что такое пустой инбокс в outlook

Пустой инбокс по GTD: Анализ электронной почты на Qlik Sense

Система повышения личной эффективности GTD (Getting Things Done) Дэвида Аллена стала очень популярной. Пресловутый «ноль во входящих» / «пустой инбокс» / «Inbox Zero» стал для многих желанной целью, поэтому сегодня посмотрим, как Qlik Sense может помочь разобраться с e-mail-ами. Расскажуо приложении Qlik Sense по анализу почты Outlook от Артур Ли (Arthur Lee), вице-президента Qlik по продуктовому дизайну и пользовательскому опыту. Для удобства собрал всю информацию по инструменту Артура из поста на LinkedIn и инструкции по настройке приложения Qlik Sense на QlikCommunity. Итак, что же использует топ-менеджер Клик, чтобы повысить эффективность?

Анализ почты Outlook в Qlik Sense: откуда данные

Первый шаг – собрать данные из Outlook. Это делается с помощью бесплатного плагина CodeTwo Software, при этом каждая папка экспортируется как отдельных CSV файл. Не очень удобно для аналитики, но только не когда у нас есть Qlik Sense =)

Анализ почты Outlook в Qlik Sense: зачем

Приложение удобно использовать для следующих вещей:

Вот на какие вопросы можно ответить, установив приложение Qlik Sense Outlook Analysis:

Анализ почты Outlook в Qlik Sense: пример использования

Вот пример реального использования аналитики почты Outlook в Qlik Sense (в рамках еженедельного обзора, если мы используем терминологию GTD):

За 5 рабочих дней Артур получил много писем по улучшениям продукта, которые он ожидал, и не писал писем по некритичным задачам – это хороший индикатор. Для него проще и быстрее решать вопросы по телефону, а не ввязваться в долгую e-mail-переписку. В приложении Qlik Sense можно проанализировать динамику от недели к неделе – например, Артур продолжает работать над каким-то проектом вторую неделю и проанализировать, почему количество e-mail-ов по нему растет?

Фича: прямо в Qlik Sense можно прочитать e-mail-ы и осуществить поиск по телу писем – это очень удобно.

Вот видео на 20 секунд, как выглядит работа Артура с приложением:

Анализ почты Outlook в Qlik Sense: инструкция по установке

Приложение включает только скрипт и визуализации и никаких данных

Лист «Summary» — своего рода дэшборд, лист «Detail» — подробная аналитика, по которой удобно делать глобальный поиск.

Источник

Джедайская техника пустого инбокса или как доводить дела до конца

Я часто ловил себя на мысли — «Ааа, как же всё успеть? Еще нужно сделать … (большой перечень задач)». Неприятно, что эти мысли у меня возникали как в течение рабочей недели, так и на выходных. На работе мысли мешают сконцентрироваться на главном, на отдыхе не получатся «выключить мозг» и сложно соблюдать баланс между личной жизнью и работой.

Я искал подходящее для меня решение по принципу «Военные летчики, правильный подход, мутация и отбор». Читал книги по тайм менеджменту, проходил тренинги, внедрял техники ТМ — ничего не получалось использовать на постоянной основе. Я знал «Что делать?» и «Как делать?» и даже «Делал», но не понимал «Зачем?» и «Почему именно так?».

Ответы на вопросы я нашел в «Джедайской технике пуcтого инбокса» Максима Дорофеева. Метод идеально подходит командам проектов и всем, кому не хватает 8 часов рабочего времени и 24 часов в сутках. Эквивалент освоения этой техники — это эффекты: больше свободного времени и сила «чистого» мозга.

Далее описание техники, полезные ссылки, нюансы. Осторожно, много-много букв!

Сначала теория — это важно.

Показания к применению джедайской техники

Очень мало людей могут выполнить простое упражнение. Например, сказав: «Я отвечу тебе в среду» и ответить в среду. Если вы собираетесь что-то внедрять в компанию, улучшать процессы, то уметь доводить дела до конца — нужно и важно. Без этого никак.

Тезисы:
— 90% процентов всех задач на 90% «сделаны» и остаются в этом состоянии вечно. Почувствуйте разницу между делать и сделать.
— часто мы умудряемся максимизировать свои затраты таким образом, чтобы на выходе получить ничего.

Признаки беспокойного мозга:

Как работает наш мозг и об особенностях его эксплуатации

Если у вас в конце рабочего дня мозг не устал, то используйте техники ТМ. Но если в конце рабочего дня мозг не работает, джедайская техника пустого инбокса — для вас.

Мозг в течение рабочего дня думает максимум 2-3 часа. И может сохранять внимание максимум 30 минут — квант внимания. Состояние «потока» — когда квант внимания растягивается на 5-6 часов.

Если сделать над собой усилие и ничего не делать, то мозг подбрасывает интересные мысли. Хочешь пить — выпей чистой воды, хочешь расслабить мозг — не напрягай его. Поэтому во время отдыха никакого фейсбука, новостей и т. д.

Если вы думаете, что ваш самый драгоценный ресурс — это время, то вы ошибаетесь. Самый драгоценный ресурс — энергия. Можно уметь правильно распоряжаться временем и при этом чувствовать себя усталым, измотанным и физически, и морально, неспособным сосредоточиться и уделить должное внимание тем, кто в нем нуждается.

Что значит «экономия мышления» или фазы рабочего процесса

Правила сбора входящих. Что, как и когда надо собирать?

Алгоритм разбора инбокса.

Где лучше хранить справочную информацию? Нужно ответить на вопрос: «Когда эта информация мне потребуется?». Ответ на вопрос — место для хранения информации. Отличное хранилище всегда в зоне видимости: задачи, работы (регламенты или wiki, чек-листы), проекты (контекст проекта).

Зачем нужны списки задач?

ВАЖНО! Вести все задачи по работе и для себя в одном списке, чтобы выправить баланс между работой и личной жизнью.

Что такое хороший список задач и как он выглядит?

Основные ошибки при составлении списка задач:

Плохие списки задач.

Список узелков на память или проблем.

Это хороший список, но не задач, а проектов. Он отвечает на вопрос: «Что мне нужно сделать?». Но мозг все равно думает, какое первое физическое действие ему сделать: «С чего начать?».

Если мы видим задачу «Прочитать Капитал Маркса», скорее всего она зависнет навсегда. Если мы сформулируем задачу «Прочитать первую главу Капитал Маркса», то выполнить ее гораздо проще. А дальше поставим следующую задачу: «Прочитать вторую главу».

Список задач с высокой концентрацией прокрастиногенов.

Хороший список задач.

Когда мы делегируем кому-то задачу, то нам нужно получить от конкретного человека конкретный результат. Поэтому задачи, по которым вы ждете результата, лучше формулировать так: : Напомнить про

Если в списке задач список незавершенных дел превышает некоторое пороговое значение, то необходимо выбирать задачи, которые интересны именно вам и соответствуют личным целям.

Принцип естественного планирования: как перейти от проблемы к действиям

Метод естественного планирования — модель превращения видения результата в первое физическое действие по его воплощению, которое можно делать в половину мозга.

Метод поочередно задействует логическое и творческое полушарие.

Ежедневный и периодический обзор

Нет ничего более важного — обозревать систему задач на периодической основе.

Список задач выполняет свои функции при условии, что он постоянно находится в свежем и актуальном состоянии. Это состояние возможно только через регулярные обзоры: оперативные, ежедневные, еженедельные.

Еженедельный обзор не случается, пока в списке задач нет задачи на «еженедельный обзор задач».

Каждый день мы просматриваем задачи, которые выполняются на этой неделе и переносим их в «сегодня». В течение дня мы смотрим список задач «сегодня» и стараемся выполнить задачи, которые можно сделать прямо сейчас.

Если задача в исходной формулировке не выполнилась сегодня, то ее шансы быть выполненной завтра, еще ниже. Поэтому в конце рабочего дня нужно задаст себе три вопроса:

Нужно придерживаться правила: «Если ты не сделал то, что планировал сделать сегодня, то замени эту задачу следующим шагом к ее выполнению. Исходную формулировку задачи сохрани.»

Система обзора опирается на приоритет задач. Приоритет — это «сегодня», «на неделе», «выполнить позже». Нужно еженедельно просматривать папку «позже» и добавляем в «на неделе».

Приоритезация задач

В джедайской технике пустого инбокса приоритезация упрощена до двух приоритетов: надо сделать / не надо сделать. Таким образом, мы уходим от впихивания невпихуемого. Вместо того, чтобы бесконечно откладывать на потом выполнение невпихуемого, мы намного раньше признаем тот факт, что оно не будет сделано вообще, и начинаем корректировать свои действия исходя из этого.

Если остаться наедине со сложной задачей, убрав более просты задачи, то быстрое мышление теребит медленное и выпытывать у него, с чего же нужно начать выполнение этой задачи. Но теребить медленное мышление быстрое не любит, а потому, если есть другие дела, то лучше сначала закончить с ними и приступить к сложной, задаче когда меньше отвлекающих факторов, например, утро следующего дня.

Типы прокрастинизации и способы ее лечения

Прокрастинация — склонность к постоянному откладыванию важных и срочных дел, приводящая к жизненным проблемам и болезненным психологическим эффектам.

Для лечения прокрастинации ответьте себе на вопросы в следующей последовательности:

А теперь все вместе: «От большой сложной задачи откусываем маленький первоочередной шаг, который можем сделать „максимум за полчаса с наполовину выключенным мозгом“. Как только этот первый шаг становится понятен, вы чувствуете, как в организме начинает выделяться гормон шиловжопин, побуждающий нас начать действовать.

Для формулирования первоочередного шага используем технику естественного планирования.

Техники для работы и личной жизни

При попытке впихнуть невпихуемое выпихивается ранее впихнутое. Частное следствие этого закона — срыв потока, когда при большом числе супер-срочных задач и панике число сделанных задач устремляется к нулю.

Забить гвоздь — это когда вы работаете и вас просят что-то сделать, а вы не можете сразу понять первоочередное физическое действие и отвечаете: «Ага, все понял, чуть позже сделаю». В этот момент вбивается гвоздь, а в нежелательный момент времени этот гвоздь обязательно вылезет.

Техника вечернего гвоздодера — в конце рабочего дня вспоминаем все гвозди, присваиваем им имена и отправляем в «инбокс».

Мыслемухобойка — когда мы раскладываем мысли по местам. Каждая мысль, находящаяся не на своем месте, или не принятое решение — это гвоздь, забитый в мозг.

Результаты внедрения

В одном из выступлений Дорофеева увидел занимательные цифры.

Рост продуктивности в 2 раза!

С чего начать?

В следующей статье опишу свои личный опыт внедрения техники. Да пребудет с вами Сила!

Источник

С чего начать внедрение пустого инбокса

Год назад я выложил подборку материалов о пустом инбоксе, которая описывает стратегию перехода, но не раскрывает первый шаг — как начать и какие выбрать инструменты. Хорошие инструменты отличают профессионала от любителя — в дилерском автосервисе в 5 раз больше гаечных ключей, чем в гараже у дяди Васи.

С грамотно настроенной почтой разбирать 200 писем в день не сложнее, чем крутить гайки в автосервисе. Если вы знаете, чем IMAP отличается от POP3 — эта заметка не для вас, просто сверьтесь с чеклистом в конце.

Клиенты и серверы

Почтовый клиент — это программа, в которой вы читаете почту и отвечаете на письма. Почтовые клиенты работают на компьютере (Thunderbird, Мейл, Аутлук), в телефоне или в браузере. Чтобы скачать или отправить письма, почтовый клиент обращается к серверу.

Почтовый сервер работает, пока ваш компьютер выключен: принимает письма, фильтрует спам и раскладывает почту по папкам. Самый распространенный почтовый сервер в мире — Гмейл. Кроме бесплатной почты на домене gmail.com, он обслуживает корпоративную почту Твиттера, Дропбокса, Убера и множества мелких компаний (возможно и вашу тоже). Гмейл лучше всего подходит для спокойной работы с почтой: хранит архив переписки и за секунду находит сообщения двухлетней давности — письма из инбокса удалять не страшно.

Забудьте о корпоративной почте из прошлого века — заведите личный ящик на Гмейле и попросите админов настроить переадресацию. Чтобы писать от имени компании — добавьте рабочий ящик в Гмейл.

Единая папка входящих

Невозможно поддерживать чистоту больше, чем в одном инбоксе. Если у вас несколько адресов — настройте второстепенные так, чтобы письма с них уходили на Гмейл. Как это сделать, написано в инструкциях — iCloud, Яндекс.почта, Яху и сам Гмейл.

Некоторые почтовые клиенты самостоятельно складывают письма из разных ящиков в одну папку. Не пользуйтесь этим! Если почту собирает почтовый клиент, то состояние инбокса меняется от устройства к устройству. Представьте, что вы забыли настроить личный ящик на телефоне и пропустили письмо от авиакомпании о распродаже билетов.

Рабочая почта

Рабочий ящик — тоже второстепенный. Если админы не хотят настраивать переадресацию — не проблема: Гмейл умеет скачивать почту, притворяясь почтовым клиентом. Чтобы настроить сборщик, попросите реквизиты доступа и прочитайте инструкцию.

Если вы работаете в крупной компании, то наверняка вас заставляют пользоваться Аутлуком вместо почтового клиента. Это не страшно — попросите у админов доступ к Эксчейнджу по протоколу POP3, он так умеет.

Выбор почтового клиента

Лучший клиент для пустого инбокса — эпловский Мейл. Если мака нет, подойдет веб-интерфейс Гугла. Главное — не используйте Аутлук, Сандербёрд или «Хей».

Итого, план перехода на пустой инбокс

Меня зовут Федя Борщёв. Пишу для программистов в телеграме — 3 поста в неделю об управлении сложными проектами, хорошем коде и профессиональном развитии. А ещё я в прямом эфире пишу код на ютубе и выкладываю всякое в фейсбук. Подписывайтесь!

Источник

GTD Gmail: Inbox Zero (пустой инбокс) и оптимизация работы с почтой

Если на сегодняшний момент у вас нет системы по работе с электронной почтой, то, уверен, обработка входящих у вас отнимает массу времени и снижает производительность. Основная задача ускорить работу с почтой, сделать её эффективной.

Согласно исследованию Карлтонского университета, люди проводят одну треть своего времени в офисе, а половину — дома, читая электронные письма и отвечая на них. Но в 30% случаев электронные письма не являются ни срочными, ни важными.

Каждую неделю «типичный» работник умственного труда тратит почти 12 часов на обработку электронной почты на работе и чуть более 5 часов на дому. Это всего 17 часов, треть рабочей недели.

Gmail обладает всем необходимым, чтобы превратить его не просто в сборщик почты, а в диспетчер задач, который увеличит вашу продуктивность. Письмо требует определенного действия — ответ, напоминание или задачу? Gmail — это под силу. Давайте разбираться, как все работает.

Настройка системы

Я покажу, как я применяю GTD при обработке писем в Gmail.

Если захотите скопировать мой подход, то далее покажу, как настроить его менее чем за 15 минут, с пошаговыми скриншотами и инструкциями.

Затем рассмотрим фильтры (только самые важные!) и папки (чтобы Gmail отображал только действительно важные электронные письма).

И овладев азами, перейдём к джедайскому уровню повышения производительности: горячие клавиши, автоматический переход и многое другие.

Организация почты по GTD

Вот как выглядит мой почтовый ящик GTD Gmail

КАРТИНКА ПУСТОЙ ПОЧТЫ

Пример пустого инбокска

Рабочий процесс GTD Gmail

Рассмотрим систему в работе.

Начало рабочего дня и нас прилетают первые письма. Мы должны принять решение, что с ними сделать — отправить в спам, взять в работу или ознакомиться позднее, если это информационное письмо. Помимо входящих, есть еще и исходящие письма, которые мы просто обязаны держать под контролем.

При принятии решения мы должны руководствоваться простым алгоритмом отвечая себе, что сделать с этим письмом.

Этот простой метод позволяет быстро очистить ящик от ненужного и оставить на виду только то, что понадобится для работы.

Пошаговая настройка GTD в Gmail

Теперь, когда основной смысл работы понятен, перейдём к настройкам Gmail.

Для начала, рекомендую подключить все почтовые ящики для обработки их в Gmail. Поверьте — так удобнее. Чтобы быстро понять с какого ящика письмо, достаточно присвоить ярлыки.

1. Включите вид Дополнительные папки и нажмите на Настроить.

2. Настройте отметки для писем (звездочки). Можно повторить мои настройки, как на скриншоте.

Оранжевыми звездочками у меня отмечаются письма/задачи с высоким приоритетом, желтыми — средним, зелеными — низким, оранжевым ярлыком — Информация.

Чтобы было проще ориентироваться в запросах, вот список:

Сразу скажу, что в мобильном приложении получится отмечать только один вид звездочки — желтую. Учитывайте это.

Про основные настройки Gmail для работы по технике пустого инбокса я рассказал. Если статья понравилась — делитесь ей, оставляйте комментарии. А я отправляюсь готовить еще одну инструкцию по работе с Gmail.

Источник

✔ Нулевой инбокс

В моём случае жалко стало 53 996 писем 🙂 Кстати, если вы, как я, переживаете, что письма потеряются, не переживайте.

Дальше. Если у вас всегда всё валилось в инбокс, надо собраться с духом, выделить все письма в инбоксе, убрать выделение с тех, что важны сейчас, а все оставшиеся заархивировать к чёртовой бабушке.

По желанию можно настроить полезные фильтры, которые будут раскладывать разное говно по папочкам, но это не принципиально.

Теперь самое главное. Надо изменить отношение к архивации. Первый раз я не справился, через пару недель упорной борьбы в инбоксе снова валялись сотни писем.

Меня научил Илья Бирман. Фишка в том, что письмо надо архивировать, как только ты его обработал — ответил или сделал то, что просили. Моя ошибка была в том, что я архивировал, когда заканчивался кейс.

Например, я посылаю арт-директору дизайн. Он присылает замечания. Я их исправляю, отправляю ответ и тут же архивирую письмо, оно обработано. Сам кейс ещё не окончен, арт-директор может прислать новую пачку замечаний, но это будет уже новый ответ, который появится в инбоксе, и который я также обработаю.

P. S.
Возможно, кому-то будет интересно, что вся почта у меня собирается в Гугле, а оттуда попадает в Мэйл. Кроме того, в Мэйле я создал все учётные записи, как если бы я пользовался Мэйлом в качестве концентратора. Это нужно, чтобы я мог отвечать с разных адресов.

P. P. S.
Если вы подумали о Мэйлбоксе, который всё это умеет из коробки, то мне он, к сожалению, не подошёл. Конечно, функции архивации прикольные, но, блин, он плохо справляется с основными обязанностями почтовой программы. С разных адресов, например, не поотвечаешь. И серый текст на сером фоне пусть сами читают.

Источник