можно ли выдавать в подотчет учредителю если он не сотрудник
Как выдать деньги под отчет директору и учредителю?
Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется правилами, которые установлены в Указании Банка России № 3210-У. Сами правила не менялись с 2017 года. Но, было внесено несколько изменений в порядок ведения кассовых операций, которые нужно учитывать при выдаче денег под отчет.
Возможность выдать начальству деньги под отчет упирается в вопрос: являются ли начальники штатными либо внештатными сотрудниками компании. Если – да, то деньги под отчет можно выдать без проблем. Если нет – выдать деньги под отчет можно только после подписания с ними договора: либо трудового, либо гражданско-правового.
7 правил выдачи денежных под отчет
Все, что важно знать по этой теме:
Можно ли выдать деньги под отчет директору
В пунктах п. 6.3 и п. 5 Указания Банка России № 3210-У четко определено, что выдать денежные средства под отчет можно только работникам, с которыми заключены трудовые либо гражданско-правовые договоры.
Как правило, директор либо генеральный директор работает на основании трудового договора и числится в штате компании. Соответственно, он также считается работником организации. Поэтому, никаких ограничений в выдаче подотчет денег директору нет.
Можно ли выдать деньги под отчет учредителю
Если учредитель юридического лица одновременно с этим занимает в компании какую-нибудь должность, даже простого менеджера или советника, организация может заключить с ним трудовой договор и принять в штат.
Тогда, учредитель является работником своей же организации с трудовым договором, и нет никаких ограничений для выдачи ему денежных средств под отчет. Фактически требования Указания № 3210-У Банка России выполнены.
Если же учредитель остается только в статусе собственника, то он не вправе получать деньги под отчет. Статус учредителя не делает его штатным либо внештатным сотрудником компании.
Выданные под отчет деньги учредителю, у которого нет договора с организаций, могут расцениваться, как предоставление займа.
Такое возможно. Но, тогда, нужно оформить с учредителем договор займа. При этом нужно помнить, что запрещено расходование наличной выручки для выдачи займов.
Есть нюансы: головок перечня
Если учредитель потратит полученные средства на нужды организации, подотчетными они все равно считаться не будут. Если учредитель что-то приобретет для компании бухгалтерии придется оформлять договор купли-продажи, чтобы получить от учредителя приобретенные им активы.
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
ИСТОРИИ О СПОРНЫХ ПОДОТЧЕТНЫХ: НА ЧЬЕЙ СТОРОНЕ СУД
Ситуация стара как мир: компания выдала работникам под отчет деньги, которые впоследствии не были возвращены и с которых НДФЛ в бюджет не исчислялся и не удерживался. Налоговики, считая, что расходование денег в интересах работодателя не подтверждено, доначислили НДФЛ. Возник конфликт интересов, который стороны пошли решать в суд. На чью сторону вставали судьи в этих спорах, вы узнаете из нашей подборки свежих судебных решений.
Как расходование денег первичкой не подтверждалось
Там компания пыталась доказать, что спорные суммы являются подотчетными, поэтому она сделала правильно, что не удержала налог. Однако у судей (причем всех трех инстанций) на этот счет было иное мнение.
Лицо, получившее деньги под отчет, обязано предъявить отчет о потраченных суммах и приложить к нему документы, подтверждающие их целевое расходование. Если этого не происходит и выданные деньги обратно в кассу не возвращаются, то они становятся облагаемым НДФЛ доходом подотчетника. Соответственно, организация как налоговый агент обязана исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с этих сумм.
Как выяснилось, авансовые отчеты на спорные суммы подотчетниками не составлялись, равно как и не представлялись надлежащим образом оформленные первичные документы, подтверждающие расходование денег на нужды фирмы, в том числе на выплату зарплаты работникам.
К слову, о зарплате. В отношении ее было установлено, что она действительно, согласно платежным ведомостям, выплачивалась из кассы компании, но:
— размер денег, снятых со счета, не соответствовал размеру зарплаты, подлежащей выплате;
— даты снятия наличных не соотносились с датами выплаты зарплаты.
Вывод напрашивался лишь один: утверждение представителей фирмы о том, что выплату директор производил наличными деньгами, взятыми под отчет, было ложью.
Помимо этого, бухгалтерские проводки, на которые ссылалась организация, были внесены в учетные регистры формально. Данное обстоятельство подтверждалось наличием существенных противоречий между документами. В общем, судьи признали правомерным включение спорных сумм в доходы подотчетников, с которых компания должна была исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ, но не сделала это.
История о подотчете, который включили в доход работника до истечения срока давности. Директор получил деньги под отчет (больше 12 млн), однако на конец того же года за их расходование не отчитался. Спустя 3 года, когда нагрянули налоговики с проверкой, компания представила им авансовые отчеты, квитанции к приходно-кассовым ордерам, расписки о получении денег взаимозависимыми лицами в качестве займов, сами договоры займа. Оказалось, что руководитель не приобретал для компании товарно-материальные ценности, а от имени фирмы из полученных подотчетных сумм выдал себе и своей жене как индивидуальным предпринимателям займы, тем самым посчитав, что отчитался за подотчет.
Налоговики, в свою очередь, указали, что так как фирма не представила доказательств, подтверждающих целевое расходование денег и оприходование приобретенных работником товарно-материальных ценностей, то НДФЛ с подотчетных сумм должен был быть удержан.
Дополнительно о налоговых последствиях длительного подотчета, а также о налоговых проблемах при недостоверной первичке читайте: 2018, N 9, с. 11.
Определение ВС от 03.02.2020 N 310-ЭС19-28047.
Постановления Президиума ВАС от 05.03.2013 N 14376/12, от 05.03.2013 N 13510/12.
Постановление АС ВСО от 25.12.2019 N А78-16153/2018.
Постановление АС УО от 09.08.2018 N Ф09-4512/18.
Постановление Президиума ВАС от 03.02.2009 N 11714/08.
Как подотчет фальшивками пытались прикрыть
В ходе разбирательств выяснилось, что продавец стройматериалов был подконтролен проверяемой организации. По факту плата за материал на расчетный счет продавца не вносилась. Доказательств того, что денежные средства были учтены в качестве полученных, тоже не было.
В итоге судьи согласились с выводом налоговиков о том, что с подотчетных сумм организация должна была исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ ввиду отсутствия доказательств расходования средств на нужды работодателя.
Дело дошло до суда, в котором было установлено, что :
— копии авансовых отчетов, представленные компанией, содержали недостоверные сведения;
— подлинных экземпляров авансовых отчетов в периоде проведения выездной налоговой проверки и произведенной выемки не было;
— товарные чеки, приложенные к авансовым отчетам, составлены с нарушением законодательства о бухучете и содержат противоречивые сведения. Более того, индивидуальные предприниматели, от лица которых представлены указанные чеки, отрицают факт их выдачи проверяемой фирме и реализацию ей товара как таковую;
— объемы приобретенных по авансовым отчетам материалов в строительных работах не использованы и в остатках общества (по бухучету) отсутствовали;
— приобретение, оплата и принятие к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей не подтверждены надлежащими документами.
Однако и в этой истории судьи не поддержали налогоплательщика. И вот почему:
— все документы, подписанные от имени контрагента, оказались поддельными, в том числе и расходно-кассовые ордера, на которые ссылалась компания. Они были подписаны неустановленными лицами с подражанием подписи первого лица контрагента (умершего руководителя), что подтвердила почерковедческая экспертиза;
— доказательств того, что директор действительно использовал подотчетные средства на нужды организации или что он вернул их обратно в кассу компании, тоже не было;
— никаких действий, чтобы взыскать долг с директора, компания не предпринимала.
История о сделках с однодневкой. Директор компании A выданные под отчет денежные средства (почти 420 млн руб.) потратил на приобретение товаров и работ у некой компании B. В обоснование этого фирма A представила авансовые отчеты с приложением квитанций к приходным кассовым ордерам от фирмы B. Однако доказательств реальности отраженного в представленных документах расходования подотчетных средств и оприходования товаров и работ, полученных от компании B, не было.
Также в ходе разбирательств выяснилось, что компания B, по сути, была однодневкой. Фактически деятельность она не вела ввиду отсутствия на то необходимых ресурсов, да и сделок с ней на самом деле не было. Это ставило под сомнение факт получения ею денег от директора проверяемой фирмы. На ее расчетный счет плата не зачислялась.
Таким образом, как видим, практика разрешения споров, связанных с вопросом обложения НДФЛ подотчетных средств, если сотрудник по ним не отчитался (несвоевременно отчитался) и не вернул их, в последнее время складывается не в пользу работодателей. Хотя еще 4 года назад можно было встретить решения, в которых судьи такой подотчет доходом работника не признавали, правда, при условии что работодатель активно пытался взыскать с работника денежные средства.
К примеру, был случай, когда налоговики выданные под отчет деньги (не израсходованные, по их мнению, в соответствии с авансовыми отчетами и не возвращенные фирме) включили в доход работника, но судьи сочли эти действия неправомерными, так как :
— подотчетная сумма в собственность работника не переходит;
— бесспорных доказательств того, что денежные средства работник получил безвозмездно, не было.
Постановление АС ВВО от 23.01.2018 N А82-10407/2015.
Постановление АС СКО от 23.11.2019 N Ф08-9605/2019.
Постановление АС ЗСО от 17.04.2019 N Ф04-692/2019.
Постановление АС ВСО от 12.11.2019 N Ф02-4556/2019.
Постановление АС УО от 03.04.2019 N Ф09-799/19.
Постановления АС ЦО от 19.07.2016 N Ф10-2385/2016; 19 ААС от 05.04.2016 N 19АП-6638/2015.
Как понять, когда с невозвращенного подотчета
Как видим, исходя из рассмотренных судебных решений, налоговики в ходе проверки доначисляли НДФЛ с не возвращенного в срок подотчета, причем порой даже без оглядки на неистечение срока исковой давности в случаях, если:
— или работник не представил авансовый отчет и никаких мер по взысканию с него невозвращенных подотчетных средств не предпринималось;
— или документы, подтверждающие расход выданных под отчет сумм в интересах работодателя (чеки или квитанции, акты, кассовые ордера, накладные, договоры и т.п.), отсутствовали или являлись фальшивыми;
— или приобретенные работником товарно-материальные ценности не были оприходованы, хозяйственные операции не были отражены в учете.
Кроме того, в большинстве своем под отчет выдавались достаточно крупные суммы денег и в основном руководящему составу организации, что определенно служило дополнительным сигналом для пристального внимания инспекторов.
В общем, наличие хотя бы одного из этих критериев уже таит в себе потенциальную опасность попасть на доначисления. Чтобы этого не произошло, решайте вопрос с невозвращенным подотчетом своевременно. Просите работника вернуть деньги добровольно, предлагайте удерживать долг по частям из зарплаты, в конце концов, обращайтесь в суд. Видя, что хоть какие-то действия по возврату долга компанией предпринимались, налоговики с большой долей вероятности будут снисходительны.
Как только станет понятно, что сумма подотчета у работника не будет ни удержана из зарплаты, ни взыскана в судебном порядке, следует исчислить и удержать НДФЛ. Возникает резонный вопрос: на какую же дату это делать?
Однозначного ответа на этот вопрос не существует, а все потому, что в Налоговом кодексе дата фактического получения дохода в целях обложения НДФЛ при невозвращении подотчетных сумм в установленный срок не определена. Единой точки зрения в правоприменительной практике по этому вопросу тоже нет. Есть рекомендации специалистов финансового и налогового ведомств, но и их применение не исключает возможных споров с инспекторами на местах. Но, как говорится, это лучше, чем ничего.
Так, исчислять и удерживать налог в случаях, когда подотчетник за выданную ему сумму денег не отчитался, необходимо на дату, когда обязательство работника по возврату подотчета прекращено. Это может быть :
— или дата принятия решения об отказе от взыскания невозвращенных сумм. Например, компания может добровольно отказаться от удержания (взыскания) подотчетных сумм, приняв решение о прощении долга работнику. Обычно такое решение оформляется соответствующим соглашением, на дату подписания которого и следует исчислить НДФЛ. Но помните: простить долг можно, только если это не нарушит прав других лиц в отношении имущества компании;
— или дата, с которой взыскание долга стало невозможным, например дата истечения 3-летнего срока исковой давности со дня, когда работник должен был отчитаться, но не сделал этого.
Дополнительно об этом читайте в ГК, 2020, N 7, с. 24.
«Ложка меда в бочке дегтя»
Да, рассмотренные до этого истории особого оптимизма совершенно не внушают. Но не стоит думать, что все споры о подотчетных средствах заведомо обречены на провал. Не так давно произошла интереснейшая ситуация, в которой компании таки удалось победить налоговиков и которая подчеркнула важность должного документального оформления, ведь с ним, как оказалось, можно «творить чудеса».
История о том, как фирма директора «с ног до головы» одевала. Директор на подотчетные средства в течение 3 лет приобретал для себя деловую одежду (брюки, сорочки, пальто, пиджак, куртку) и обувь. Но, в отличие от всех предыдущих историй, отчитывался о своих тратах как полагается: представлял авансовые отчеты и достоверную первичку к ним прилагал. На их основании бухгалтер компенсировал траты и НДФЛ не удерживал.
В трудовом договоре с генеральным директором было прописано, что работодатель обязуется возмещать расходы, которые руководитель несет в связи с исполнением своих трудовых обязанностей, в частности расходы, связанные с поддержанием его делового стиля и имиджа предприятия.
Помимо этого, был издан приказ, в котором эта обязанность дублировалась, а также уточнялось, что приобретаемой фирменной одеждой руководитель только пользуется, а по факту она является собственностью организации и в собственность директора не передается. А раз это не личное имущество директора, то и НДФЛ быть не может.
Налоговики, в свою очередь, пытались доказать, что не вся одежда, приобретенная директором, была делового стиля, но и этого сделать не удалось. Перечень имущества, стоимость которого была включена инспекцией в налогооблагаемую базу, сошлась с перечнем вещей, которые директору было дозволено покупать самому себе по приказу компании.
Обычно крупные суммы под отчет выдают руководителю организации. Поэтому почаще ему напоминайте, что деньги компании /= деньги ее директора-участника. Объясните руководителю, что как только деньги попадают ему в руки, он становится таким же подотчетником, как и любой другой сотрудник, и обязан о них отчитываться в разумный срок. В противном случае возможны:
— доначисления по налогам и страховым взносам, начисление пеней и штрафов;
— внесение организации в черный список банков, что чревато отказом в банковском обслуживании в других банках.
Постановление АС УО от 27.02.2020 N Ф09-393/20.
Как правильно выдать деньги в подотчет директору?
Правила выдачи денег под отчет
Процедура осуществления выдачи подотчетной наличности регулируется п. 6.3 указания Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У. Она предусматривает обязательное следование следующим правилам:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Наличие задолженности по подотчетным суммам не является ограничением для получения нового аванса (п. 1.3 указания № 4416-У).
Инструкцию по приему и проверке авансового отчета вы найдете в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный демо-доступ можно получить бесплатно.
ВАЖНО! Указание № 3210-У не устанавливает предельную сумму, которую можно выдать под отчет. Сроки, на которые выдаются средства, также указанием не регламентированы. А это значит, что данные критерии фирма может определять по своему усмотрению.
Особенности выдачи денег под отчет директору
Директор — главный человек в компании, но с точки зрения трудового законодательства он точно такой же сотрудник, как и остальные ее работники. Поэтому все изложенные выше правила выдачи денег под отчет распространяются и на руководителя.
ВАЖНО! Отношения, возникающие в результате избрания, назначения на должность или утверждения в должности, являются трудовыми. При этом факт заключения трудового договора с гендиректором значения не имеет (ст. 16–19 ТК РФ). Поэтому фирма может выдать подотчетные средства и директору — единственному учредителю.
Единственной особенностью выдачи денег под отчет директору является то, что он не может сам написать заявление на подотчет и сам его завизировать. Поэтому в данном случае следует использовать не заявление, а распорядительный документ.
Все остальные правила, приведенные в предыдущем разделе статьи, — в т. ч. обязанность составления авансового отчета, соблюдение сроков по предоставлению в бухгалтерию документации, подтверждающей произведенные расходы, — директор обязан соблюдать.
Директор берет новые суммы под отчет, не возвращая ранее полученные: что делать?
К сожалению, это довольно распространенная проблема, решить которую не всегда легко: споры с руководителем и неподчинение ему могут обернуться неприятностями для несогласных с таким положением дел работников. Однако исправлять ситуацию необходимо, и самый действенный способ в этом случае — показать руководителю, какими рисками и убытками могут обернуться его неправомерные действия для компании. Аргументов для этого множество:
Противостоять злоупотреблениям директора с подотчетными суммами вам помогут рекомендации профессионалов, которые вы можете найти в КонсультантПлюс.
Например, в этой статье эксперты рассказывают о том, что в ходе проверки организации инспекторы обнаружили, что генеральный директор не сдал авансовый отчет и не вернул неиспользованные подотчетные средства в размере 26 миллионов рублей. Поскольку доказательств целевого расходования денежных средств не было, на невозвращенную сумму проверяющие доначислили. Читайте продолжение ситуации, получив пробный демо-доступ к системе К+ бесплатно.
Конечно, бухгалтерам нередко приходится выбираться из сложных финансовых ситуаций, порой проявляя изобретательность при закрытии сумм. Однако мы бы не советовали вам идти по такому пути, поскольку таким образом проблема не только не решается, но и разрастается со временем как снежный ком. Более рациональный способ — убеждение руководителя, ответственного за финансовое благополучие компании, в нерациональности и убыточности последствий его действий.
Итоги
Выдача денег под отчет директору в целом производится по тем же правилам, что и выдача средств остальным сотрудникам фирмы. И правила подтверждения подотчетных расходов для него такие же, как для рядовых работников.
Как закрыть подотчет директора в 2021 году: шесть способов в помощь бухгалтеру
Директор не отчитался по подотчету — классика жанра и вечная головная боль бухгалтера. Расскажем, что будет, если не закрыть подотчет, и какими способами можно списать зависшие суммы, чтобы не пришлось судиться с налоговиками.
Что будет, если бросить ситуацию на самотек
Подотчетные деньги, которые директор не возвратил в срок, отражаются в учете, как долг перед предприятием. Такой долг может висеть достаточно долго — до истечения срока исковой давности по ст. 196 ГК РФ (три года).
Эти деньги не являются доходом директора и не подлежат обложению НДФЛ.
Удержать налог предприятие вправе только в двух ситуациях:
Казалось бы, все не так уже плохо, — ну есть подотчет, висит себе, никому не мешает, какие проблемы? Однако не все так просто, если:
то при налоговой проверке инспекторы могут признать этот долг доходом директора. Результатом станет начисление на сумму долга страховых взносов, НДФЛ, а также штрафов и пеней.
Примеры судебной практики:
Немного теории о подотчете
До того, как мы озвучим возможные варианты погашения долга, кратко озвучим ключевые моменты действующего законодательства.
Сегодня правила наличных расчетов регулирует Указание ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У. Согласно Указанию организация не вправе потратить возвращенные подотчетные средства на какие-либо цели напрямую. Эти деньги нужно обязательно внести на расчетный счет, а уже потом — потратить на необходимые нужды.
Таким образом, если в кассовых документах отражен возврат подотчетной суммы, а далее эти деньги тут же выданы из кассы на какие-либо цели, минуя р/с — это нарушение действующего законодательства.
Это нарушение карается по ст. 15.1 КоАП РФ: руководителя могут наказать на сумму от 4 до 5 тыс. рублей, а саму организацию — на сумму от 40 до 50 тыс. рублей.
И еще важный момент :
Согласно последней редакции Указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У организация самостоятельно устанавливает сроки, в которые работник должен отчитаться по подотчетным суммам. То есть выдавать деньги под отчет можно не только на несколько дней (месяцев), но и даже несколько лет.
Но нужно понимать, что такой длительный срок должен быть обоснован производственной необходимостью. В противном случае налоговики опять же могут переквалифицировать висящий долг в доходы. Однако установить разумный, но достаточно протяженный срок — можно.
Например: прописать в приказе, что директор должен отчитаться по подотчету в течение полугода. Этот срок дает возможность подобрать оптимальный вариант погашения долга, если документов, подтверждающих целевые расходы, нет.
Но вот срок подачи авансового отчета истек, а денег и документов нет, как погасить долг? Приведем несколько доступных вариантов.
Удержать долг из заработной платы
Классический способ погашения долга. Удержать сумму долга из заработной платы можно только с согласия директора.
Приказ об удержании нужно подписать в течение месяца с даты окончания срока возврата подотчетной суммы.
Размер удержания не должен превышать 20% от суммы заработной платы. Если сумма долга большая, вычитать ее придется в несколько этапов.
Пример: долг директора по подотчету — 200 тыс. рублей. Его заработная плата — 100 тыс. рублей. Значит ежемесячно из зарплаты можно удерживать сумму в размере:
(100 тыс. руб. — 100 тыс. руб. * 13%) * 20% = 17,4 тыс. руб.
Таким образом на руки ежемесячно директор будет получать:
100 тыс. руб. — 13 тыс. руб. (НДФЛ) — 17,4 тыс. руб. = 69,6 тыс. руб.
Страховые взносы на сумму заработной платы начисляются в общем порядке.
На прибыль компании сумма выданного и возвращенного подотчета никак не влияет, ведь ни дохода, ни расхода не возникло.
Выдать заем на сумму долга
Заключаем с директором договор процентного займа (именно процентного, чтобы снять проблему ежемесячного начисления дохода с материальной выгоды). Переводим средства на карточку директора или выдаем деньги из кассы.
Важно: выдать заемные средства из кассы напрямую нельзя. Если по каким-либо причинам перевести деньги сразу на личный счет заемщика невозможно, то нужную сумму необходимо снять с расчетного счета.
Далее директор погашает подотчет полученными средствами. Сразу оговоримся, что долг в данном случае никуда не исчезает. Просто «переезжает» в другую строку баланса. Договор займа может быть оформлен на любой срок. Так как договор процентный, то есть налицо экономическая выгода для организации, то вопросов у проверяющих, как правило, не возникает.
В дальнейшем организация долг директору может простить.
Простить долг
Прощение долга оформляют договором дарения. Сумма прощенного долга облагается НДФЛ. При удержании налога из суммы долга вычитают 4 тыс. рублей, если ранее в этом году директор подарков от компании не получал (п. 28 ст. 217 НК РФ). Налог удерживают при ближайшей выплате дохода в денежной форме.
Однако налоговики могут проверить операции по прощению долга на обоснованность и периодичность. Если использовать этот метод систематически и без оснований, то избежать последствий в виде начисления страховых взносов уже не удастся.
Пример: долг директора составляет 200 тыс. руб. На дату подписания договора дарения у директора возникает налогооблагаемый доход. НДФЛ:
(200 тыс. руб. — 4 тыс. руб.) * 13% = 25,48 тыс. руб.
Сумму прощенного долга в расходах организации не учитывают.
Такском дарит новым клиентам годовую скидку 50% на электронную отчетность Онлайн-Спринтер при переходе от конкурентов. Меняйте оператора с выгодой.
Выплатить дивиденды и погасить долг этой суммой
Если ваш директор является учредителем, а по итогам отчетного периода организация получила прибыль, можно погасить подотчет за счет дивидендов.
Важно: если вы собираетесь выплатить дивиденды собственнику ООО до окончания года (например: по итогам квартала), сначала нужно убедиться, что возможность выплаты промежуточных дивидендов зафиксирована в уставе общества.
Составляем протокол учредителей (решение единственного учредителя) и справку о начислении дивидендов.
Полагающуюся к уплате сумму перечисляем директору — участнику ООО в установленный срок. Далее директор снова вносит средства в кассу или на счет организации, как возврат подотчета.
Дивиденды облагаются НДФЛ по ставке 13% до суммы в 5 млн руб., и 15% с суммы превышения.
Пример: сумма начисленных дивидендов — 200 тыс. руб. НДФЛ к уплате составит: 200 тыс. руб. * 13% = 26 тыс. руб.
Страховые взносы уплачивать не нужно. В базу по налогу на прибыль или УСН включить дивиденды нельзя.
Купить у директора ТМЦ
Можно купить у директора товарно-материальных ценности: стол, кресло, шкаф, ноутбук, запчасти, оборудование, стройматериалы для ремонта и т. д. А может в вашей компании уже используется имущество директора, которое нигде не учтено. Самое время правильно это оформить.
Оформляем договор купли-продажи и акт приема-передачи. Или составляем закупочный акт, который заменяет оба указанных документа (форма № ОП-5 или самостоятельно разработанный бланк со всеми необходимыми реквизитами). Выплачиваем директору стоимость имущества, а далее он за счет этих средств погашает зависший подотчет.
НДФЛ со стоимости проданного имущества директор должен заплатить самостоятельно. В данной ситуации организация не выступает налоговым агентом.Однако, если это имущество находилось в собственности директора больше 3 лет, или его стоимость не превышает 250 тыс. руб. — то ему не придется ни уплачивать налог, ни подавать декларацию 3-НДФЛ ( закон от 02.07.2021 № 305-ФЗ).
При этом организация вправе учесть приобретенные ТМЦ в расходах.
Пример: директор продал компании 10 стульев для офиса, 2 стола, копировальный аппарат, 2 ноутбука, 2 болгарки и строительные материалы для ремонта цеха на общую сумму 200 тыс. руб. Покупку оформили закупочным актом. Обязанности отчитаться перед налоговой инспекцией и уплатить налог у директора не возникает. Организация может отнести стоимость малоценки на расходы.
Списать часть трат на представительские расходы
При условии наличия первичных документов можно переквалифицировать обеды в ресторанах, доставку гостей до места проведения мероприятия и обратно в проведение деловых переговоров в интересах бизнеса.
Скажем сразу, документов потребуется немало. Если суммы мизерные, то затраты времени на оформление документов себя не оправдают.
В частности вам могут потребоваться:
Представительские расходы можно учесть в расходах по налогу на прибыль, но только в пределах норматива: не больше 4% от фонда оплаты труда за отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).
В расходы по УСН представительские расходы включить нельзя, так как этих расходов нет в закрытом перечне п. 1 ст. 316.16 НК РФ.
Три полезных совета напоследок
1. Не стремитесь списать сумму подотчета единовременно, лучше это делать по частям.
2. Старайтесь не вносить в кассу полную сумму ранее выданного подотчета, хотя бы часть стоит потратить.
В противном случае проверяющие могут начислить НДФЛ с материальной выгоды за беспроцентное использование денежных средств.
3. По мере сил и возможностей боритесь с регулярной практикой траты денег организации на личные цели. Это крайне сложная задача, но важно донести до руководителя, что бездумные расходы наносят ущерб организации и чреваты санкциями со стороны налоговой инспекции.