что такое ркпд в системе дело

Что такое ркпд в системе дело

Создание новой версии проекта документа

Если в процессе согласования и утверждения проект документа получил какие-либо замечания и дополнения, исполнитель все учел и исправил, то на основе этого проекта можно создать новую версию проекта документа.

Создать новую версию проекта документа может только исполнитель проекта.

На экране отобразится РКПД новой версии проекта. Она получает статус «Создан» и ей автоматически присваивается следующий по порядку номер версии (см. поле Версия ).

РКПД новой версии наследует часть реквизитов РКПД предыдущей версии, а также список визирующих и подписывающих, добавленных исполнителем проекта.

Файлы, прикрепленные визирующими и подписывающими должностными лицами, не передаются в новый вариант проекта.

В случае если визирующие и подписывающие лица добавляли в РКПД предыдущей версии дополнительных визирующих лиц, при создании новой версии проекта система выведет на экран запрос:

После создания новой версии проекта РКПД предыдущих версий становятся недоступными для редактирования. Их можно только просмотреть или удалить.

Если РКПД предыдущей версии была отправлена на визирование и/или подписание, то при создании новой версии, записи предыдущей удаляются из папок На визировании и На подписи кабинетов визирующих и подписывающих должностных лиц, указанных в предпоследнем варианте РКПД.

Для просмотра РКПД какой-либо версии проекта в поле Версия выберите из раскрывающегося списка номер этой версии (статус предыдущих версий, при этом, не отображается).

Внимание. РКПД последней версии проекта удалению не подлежит.

Источник

Что такое ркпд в системе дело

Перечень исполнителей представлен в виде таблицы, где в записи каждого исполнителя указаны дополнительная информация и его права в работе с проектом. Эти же данные отображаются под таблицей.

При создании РКПД в этом окне автоматически указывается главный исполнитель проекта, определяемый по правилам, описанным выше, в п. «Основные реквизиты РКПД». Этому исполнителю автоматически присваиваются полные права, и устанавливается значение «Автор» в поле «Доп. инфо.». Автоматически введенную запись исполнителя можно отредактировать или удалить.

Если для данной группы документов в правилах заполнения реквизитов РКПД на закладке «По умолчанию» в поле «Доп. исполнители» задан перечень исполнителей, добавляемых по умолчанию, тогда при создании РКПД в окне Исполнители после главного исполнителя будет также автоматически введен перечень записей исполнителей по умолчанию. В их записях права будут не установлены.

При щелчке на кнопке ( Добавить из виз и подписей ) открывается окно, выбор исполнителей в котором происходит из списка, содержащего перечень визирующих и подписывающих проект должностных лиц.

При выделении записи исполнителя в таблице, в полях под таблицей отображаются его данные. При добавлении в таблицу записи исполнителя следует в эти поля ввести следующие данные:

Для пошагового изменения веса исполнителя в перечне выделяйте его запись и щелкайте на кнопках . Для удаления исполнителя выделите его запись (записи) и щелкните на кнопке .

Пользователи, исполняющие роль Исполнителя РКПД, могут иметь права на разный набор операций, выполняемых на этой РКПД. Этот набор операций зависит от прав Исполнителей РКПД, за которых пользователь может работать:

Например, пользователь имеет право работать за Иванова И.И., Сидорова С.С. и Петрова П.П., которые являются Исполнителями одной РКПД. Допустим, эти Исполнители имеют следующие права:

Возможны следующие варианты прав исполнителей:

Замечание. К разделу «Файлы» в режиме редактирования имеют доступ и пользователи, работающие за других фигурантов РКПД, например, визирующих и подписывающих, но они допускаются к работе со «своими» файлами.

Добавление и удаление визирующих и подписывающих РКПД;

Направление РКПД на визирование/подписание и отзыв РКПД с визирования/подписания;

Направление (и отзыв) РКПД на регистрацию.

Ввод и редактирование информации о визировании/подписании за визирующих и подписывающих (если это позволяют системные параметры «Ввод виз/подписей только визирующим/подписывающим ДЛ» и «Запретить редактирование инф. о визировании (подписании) при статусе:… и выше»).

Изменение веса записей визирующих и подписывающих в перечне.

Завершив формирование перечня исполнителей, и задав их права, сохраните информацию, щелкнув на кнопке ОК.

При сохранении информации раздела «Исполнители» система проверяет выполнение следующего условия – у РКПД должен быть хотя бы один Исполнитель с правом «Управление Исполнителями». Если такого исполнителя нет, появится системное предупреждение, при подтверждении которого произойдет возврат к редактированию окна «Исполнители».

Источник

Системы управления задачами, документами и бизнес-процессами

Многофункциональное приложение для решения основных задач Бизнеса

Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Система автоматизации документооборота и бизнес-процессов

*** Самые популярные решения

Для органов власти и государственных структур

Система электронного документооборота «Дело»

Для крупных компаний и международных корпораций

Система документооборота «Тезис»

Для малого и среднего бизнеса

Система управления заданиями и документами «Ведок»

Для электронного архива

Подсистема «Архивное Дело»

*** Система автоматизации подбирается индивидуально, в соответствии с требованиями и нуждами заказчика. Данные решения являются стандартными, и представлены здесь исключительно как пример.

Источник

Функциональные возможности

Применение электронной подписи

Сервер проверки электронной подписи

Юридически значимый документооборот

Защита от несанкционированного доступа

Создание и управление бизнес-процессами (Workflow)

Автоматизация процесса согласования документов

Контроль исполнения заданий и поручений

Интеграция с IT системами

EOS Desktop Service

Сервер Электронного Взаимодействия

Опция «Модуль локального системного технолога»

Быстрый поиск документов

Поиск по штрих-коду

Электронный архив документов

Управление документами и информацией

СЭД «ДЕЛО» позволяет структурировать и упростить стандартные процессы совместной работы над документами.

Благодаря внедрению СЭД «ДЕЛО» становится возможным в рамках единого информационного пространства компании структурировать и упростить стандартные процессы совместной работы над документами, такие как подготовка и согласование проектов, создание новых версий документа, ознакомление с документами, рассмотрение и выдача поручений, контроль их исполнения.

Таким образом, СЭД «ДЕЛО» становится основным инструментом эффективного взаимодействия сотрудников различных подразделений, в том числе территориально распределенных. Web-доступ и мобильные приложения позволяют сотрудникам быть непривязанными к рабочему месту в офисе и решать любые вопросы удаленно.

Одной из важнейших функциональных задач системы является защита информации от несанкционированного доступа и конфиденциальность документов, хранящихся в СЭД. Система позволяет гибко настраивать доступ сотрудников ко всем зарегистрированным документам точно в соответствии с их должностными обязанностями и полномочиями (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа и т.д.). Помимо картотечного принципа доступа к регистрационным карточкам и документам, реализована возможность ограничить доступ к РК только фигурантами данной карточки (автор, исполнитель поручений, контролер поручений, адресат или получатель РК). Такой принцип доступа называется персонифицированным.

Возможность протоколирования всех действий пользователей в СЭД позволяет быстро восстановить историю работы с документом и его изменений. Это важно при проведении внутренних проверок и для восстановления хронологии событий. Система протоколирования также учитывает (в случае наличия у одного пользователя прав работы за другого) от своего ли имени были сделаны те или иные изменения или от имени обладателя права работы за пользователя.

Регистрация документов

Регистрации документа в системе

Для регистрации документа в системе пользователь выбирает необходимую группу документов (входящие, исходящие, внутренние, договоры, обращения граждан и др.), на основании которой образуется регистрационно-контрольная карточка (РК).

РК содержит полный набор реквизитов необходимый для регистрации документов. Реквизиты сгруппированы по блокам или вкладкам (при работе через Web-доступ). В зависимости от настроек, часть реквизитов может заполняться автоматически а также быть обязательной для заполнения. Без заполненных обязательных реквизитов система не позволит сохранить изменения в РК.

Пример: При регистрации РК присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в компании стандартами, либо на основании заданных шаблонов.

В зависимости от специфики компании в регистрационную карту могут быть добавлены дополнительные реквизитные поля, содержащие необходимую дополнительную информацию по документу, к карточке могут быть прикреплены электронные файлы документов, любого объема и формата.

При регистрации документов в системе предусмотрены средства предотвращения повторной регистрации, возможность автоматизированной и ручной связки с ранее зарегистрированными документами, что позволяет облегчить поиск документов по конкретной тематике, запросу.

Применение электронной подписи

Электронная подпись (ЭП) – необходимое условие для полноценной реализации защищенного электронного документооборота. Она позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа в электронном виде после его подписания.

В СЭД «ДЕЛО» ЭП может применяться при согласовании, визировании и подписании документов. С помощью ЭП можно подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись.

Средства криптографической защиты информации, входящие в состав системы, обеспечивают надежное шифрование данных. Шифрование сообщений, передаваемых по открытым каналам, позволяет гарантированно защитить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа (прочтения, искажения либо подмены).

Сервер проверки электронной подписи

Решение позволяет проверять корректность используемых электронных подписей в СЭД.

Юридически значимый документооборот

Решение позволяет придать юридическую значимость создаваемым в системе «ДЕЛО» электронным документам благодаря обеспечению ряда условий (установленных законодательно).

Защита от несанкционированного доступа

Решение позволяет обеспечить защиту хранимой информации от несанкционированного доступа или кражи.

Сканирование

Опция позволяет сканировать документы при регистрации непосредственно из системы «ДЕЛО».

Сканируемый документ может быть преобразован в текстовый формат, а затем прикреплен к регистрационной карточке.

Поточное сканирование

Опция «Партионная почта»

Современные технологии почтовой пересылки предусматривают возможность отслеживать отправления с помощью уникального идентификатора. Благодаря использованию этого уникального идентификатора, единой системы учета и контроля, существует возможность мониторинга почтового отправления через Интернет.

Опция «Партионная почта» СЭД «ДЕЛО» позволяет автоматизировать присвоение 14-символьного почтового-кода идентификатора почтовым отправлениям. А также автоматизирует формирование необходимой печатной и электронной документации на партионную почту.

Взаимодействие в компании

Создание и управление бизнес-процессами (Workflow)

Создание маршрутов движения при работе с документами.

Для улучшения взаимодействия между сотрудниками в ходе бизнес-процессов и повышения эффективности работы организации в системе «ДЕЛО» реализована опция «Управление процессами», позволяющая создавать маршруты движения при работе с документами.

Пример: В системе создается определенный маршрут движения документов в зависимости от их группы/вида или необходимых действий по данному документу (согласование/визирование, ознакомление и т.д.). Маршруты могут быть как произвольными, так и строго регламентированными на основании принятых правил.

В состав опции «Управление процессами» входит библиотека стандартных операций, позволяющих автоматически выполнять практически любые действия над объектами системы «ДЕЛО», и стандартные процессы согласования.

Наличие стандартных процессов позволит пользователям начать работу с подсистемой сразу после установки и минимального конфигурирования. Если стандартные процессы не будут удовлетворять нужды организации, клиент самостоятельно (или с привлечением специалистов ЭОС) может реализовать произвольный процесс.

Автоматизация процесса согласования документов

В СЭД «ДЕЛО» предусмотрена возможность автоматизация процедур подготовки проекта документа.

Любой управленческий документ (письмо, приказ, договор и т.д.) до его подписания и регистрации проходит стадию проекта. В СЭД «ДЕЛО» предусмотрена возможность автоматизация процедур подготовки проекта документа.

Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование (визирование) и утверждение, регистрация документа, созданного на основе проекта.

Чтобы запустить проект документа на согласование, в системе должна быть создана регистрационная карточка особого типа – РК проекта документа (РКПД). К ней и прикрепляется файл проекта документа. При согласовании документа у пользователя есть возможность выбрать последовательное или параллельное согласование и откорректировать маршрут движения между согласующими. В процессе согласования файл проекта документа может редактироваться, в него могут быть внесены корректировки, замечания. Редактирование может осуществляться путем исправления текущей версии, прикрепления к карточке файла с замечаниями, а также путем создания новой версии проекта документа. Система поддерживает работу с неограниченным количеством версий, что позволяет удобно организовать коллективную работу с проектом, эффективно отслеживать и упорядочивать создание различных его вариантов и, при необходимости, на любой стадии процесса согласования вернуться к предыдущей редакции.

Контроль исполнения заданий и поручений

Работа с разными видами поручений и контроль сроков их исполнения.

Система обеспечивает работу с разными видами поручений и позволяет контролировать сроки их исполнения. СЭД поддерживает работу с любым количеством поручений по документу, каждое из которых имеет своих фигурантов (авторов, контролеров и исполнителей). В системе предусмотрена автоматическая рассылка уведомлений и оповещений в электронную почту пользователей о различных событиях системы «ДЕЛО».

Таким образом, всем заинтересованным должностным лицам предоставляются эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов.

Формирование поручений с указанием срока, инициатора и исполнителей;

Использование шаблонов поручений;

Групповой ввод поручений к однотипным документам;

Направление поручений исполнителям;

Утверждение (подписание) поручений, в том числе с использованием электронной подписи;

Создание отчета об исполнении поручений.

Для контрольных документов, по которым введено поручение, автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения.

В системе предусмотрен контроль движения и исполнения документов, печать сводок, справок, списков и журналов исполнения поручений и движения документов.

Интеграция с IT системами

Практически в любой организации параллельно функционирует несколько информационных систем, в зависимости от их специфики обеспечивающих выполнение разных задач и групп бизнес-процессов. Многие документы, образующиеся в процессе деятельности компании либо поступающие от контрагентов, циркулируют сразу в нескольких IT-системах. В таких случаях возникает необходимость в организации оперативного обмена информацией и документами между различными информационными системами. Наличие открытого API-интерфейса обеспечивает возможность интеграции системы «ДЕЛО» с любыми информационными системами заказчика.

Пример: Интеграция системы электронного документооборота «ДЕЛО» и автоматизированной системы бухгалтерского учета 1С, позволяет упорядочить работу с финансовыми документами, автоматизировать процесс работы с договорами и сопроводительными документами, осуществлять контроль сумм и сроков действия ответственных лиц по договорам.

Оповещение пользователей

В СЭД «ДЕЛО» предусмотрено автоматическое визуальное и звуковое оповещение пользователя о наступлении событий, связанных с определенными объектами системы (поручениями, регистрационными карточками документов, проектов документов, в которых данный пользователь является фигурантом). В зависимости от настроек рассылка оповещений может осуществляться при поступлении новых или непрочитанных записей, а также по документам и поручениям, находящимся у пользователя на исполнении (если срок их исполнения истек или истечет через заданное время) и при других событиях.

По истечении планового срока, выделенного для исполнения операции, уведомления пользователю направляются ежедневно, вплоть до фактического исполнения операции. Периодичность рассылки уведомлений по каждому из событий может быть задана отдельно. Обеспечена возможность задавать периодичность рассылки с указанием, в какие именно дни следует направлять первое, второе и т.д. уведомления.

Стандартные отчеты

Встроенные инструменты для получения формализованных отчетов.

В системе существуют встроенные инструменты для получения формализованных отчетов, предоставляющих полную информацию о ходе работы с документами (в дополнение к стандартному поисковому механизму).

Эта функция позволяет мгновенно получать интересующие руководство статистические данные по документообороту в соответствии с заданными параметрами. Система автоматически обрабатывает данные и представляет их в виде готового документа в формате Word с возможностью вывода на печать средствами текстового редактора.

Пользователям доступно получение следующих отчетных форм:

Сведения о документообороте;

Сводка об исполнении;

Справка-напоминание об исполнении документов и поручений;

Сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам;

Сведения о работе должностных лиц/подразделений с документами;

Сведения о работе пользователей;

Сведения о результатах отправки документов.

Возможность гибкой настройки параметров для каждого отчета обеспечивает максимальную точность и качество результатов поиска и удобство работы с системой.

Наличие открытого API в системе позволяет пользователям создавать дополнительные отчетные и печатные формы произвольной сложности.

Удаленная работа

Использование системы электронного документооборота позволяет создать единую информационную среду компании. Единство в данном случае означает как возможность оперативной работы в системе всех сотрудников, так и единую базу документов. СЭД «ДЕЛО» позволяет работать с документами оперативно, несмотря на то, что центр принятия решений и исполнителей могут разделять тысячи километров. Для России с ее расстояниями это особенно актуально.

Подсистема «ДЕЛО-WEB» – необходимое решение для предприятий с территориально распределенной структурой. Благодаря новым функциональным возможностям системы, сотрудники удаленного филиала, не имеющие возможности подключиться к локальной сети «основной компании», становятся равноправными участниками документооборота в рамках всего предприятия. Руководителям и исполнителям, лишь периодически работающим в системе документооборота, гораздо легче освоить и использовать наглядный интерфейс «ДЕЛО-WEB», лишенный избыточности, которая требуется лишь для специфических делопроизводственных операций. «ДЕЛО-WEB» позволяет оперативно принимать решения по документам, предоставляет эффективные средства контроля их исполнения и позволяет в случае необходимости быстро найти нужный документ.

Web-интерфейс

«ДЕЛО-WEB» предоставляет пользователям возможность работать в системе удаленно (по каналам сети Интернет через веб-интерфейс) и оставаться полноценным участником электронного документооборота, независимо от местонахождения, с возможностью:

регистрации документов (включая автопоиск и автоматическое заполнение некоторых полей РК);

регистрации связанных документов;

прикрепление файлов к РК;

заверение и проверка электронных подписей прикрепленных к РК файлов;

вынесение резолюций по документу и контроль исполнения;

ввод отчетов об исполнении поручений;

работа в папках кабинета (просмотр поступивших в кабинет документов, настройка представления, применение фильтров, совершение ряда групповых операций над документами);

согласование (визирование) и подписание проектов документов;

поиск документов и поручений по значениям их реквизитов (включая возможности сохранения запросов и создания общих запросов);

полнотекстовый поиск документов;

использование разнообразных встроенных поисковых запросов;

разграничение прав доступа к данным и функциям.

«ДЕЛО-WEB» позволяет разграничить функционал и права доступа в зависимости от роли пользователя. Специально для этого подготовлены индивидуальные рабочие столы: АРМ Руководителя, АРМ Помощника руководителя, АРМ Специалиста.

Источник

Что такое ркпд в системе дело

Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело», разработанная компанией «Электронные офисные системы», обеспечивает автоматизацию делопроизводства, минимизируя при этом рутинные операции по обработке документов, а также позволяет перейти в организации на полностью электронный документооборот. Система функционирует на локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводства.

Система позволяет обеспечить автоматизацию делопроизводства в службе документационного обеспечения управления и ее подразделениях: экспедиции, канцелярии, общем отделе, группе контроля и т.п., а также обеспечить автоматизацию делопроизводства в других структурных подразделениях.

Должностное лицо – в терминологии системы это сотрудник организации, непосредственно участвующий в работе с документами, т.е. сотрудник, который может быть адресатом, исполнителем документа, автором, контролером, исполнителем поручения, лицом, визирующим или подписывающим проект документа. Должностные лица не обязательно являются пользователями системы. Если должностное лицо является одновременно пользователем системы, то оно обязательно регистрируется в системе в качестве пользователя.

Пользователь системы – сотрудник, непосредственно работающий с системой на автоматизированном рабочем месте. Он выполняет технологические функции, вводя данные о документах, их местонахождении и исполнении. Отдельные пользователи могут вводить информацию за одного или нескольких должностных лиц. Например, секретарь подразделения может вводить в систему сведения за всех сотрудников структурного подразделения, включая своего руководителя. Каждый пользователь имеет свой личный идентификатор (специальное имя пользователя) и пароль.

Системный технолог – особый пользователь, обладающий обширными правами при работе в системе, обеспечивающий деятельность остальных пользователей системы. Выполняет операции по контролю и исправлению ошибок в работе пользователей. Производит заполнение, дополнение и изменение содержимого справочников системы, настраивая систему на существующие правила делопроизводства и текущие изменения в структуре организации. Системным технологом должен быть работник, знающий принятый для данной организации порядок работы с документами и обладающий навыками работы с компьютером. В относительно большой по числу пользователей системе может быть несколько системных технологов с разделением отдельных функций между ними. В небольшой организации один из пользователей может совмещать свои обязанности с обязанностями системного технолога.

Администратор системы – сотрудник, осуществляющий установку системы на сервере и рабочих местах пользователей, а также решающий вопросы системной поддержки эксплуатации базы данных системы. Системный администратор в большинстве случаев назначается «Владельцем базы данных», которому доступны модули «Справочники» и «Пользователи».

Регистрационная карточка документа (РК) – электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки документа (РКК), предназначенной для внесения сведений о документе в целях его учета и поиска. РК создается при регистрации документа в системе. РК документа является основной единицей хранения информации в базе данных системы. Каждый документ, информация о котором хранится в системе, описывается набором реквизитов РК. Вместе с регистрационной карточкой в системе может храниться и электронный образ документа, прикрепленный к РК.

Регистрационная карточка проекта документа (РКПД) – электронная карточка, предназначенная для внесения информации о проекте документа. РКПД также содержит информацию о процессе согласования (визирования) и подписания (утверждения) проекта документа.

Справочники системы – справочники, заполняемые системным технологом с целью настройки системы на структуру организации и правила работы с документами, существующие в данной организации. Без заполнения справочников работа в системе не возможна. Справочники содержат информацию, используемую в системе для формирования реквизитов РК и РКПД, а также для определения направлений документопотоков. Задание значений реквизитов РК и РКПД выбором из справочников позволяет максимально ускорить выполнение процедуры регистрации, исключить ошибки, а также для отдельных пользователей ограничить выбор только разрешенными для них значениями.

Картотеки системы можно интерпретировать как некоторое подмножество РК, зарегистрированных в системе. Картотеки системы аналогичны картотекам, включающим бумажные РКК в отдельных подразделениях организации. Количество создаваемых в системе картотек зависит от структуры организации, порядка регистрации и движения документов в ней.

Зарегистрированная в системе РК документа будет принадлежать одной или нескольким картотекам, определенным в системе. «Приписывание» РК к тем или иным картотекам осуществляется системой в зависимости от того, где была зарегистрирована РК, какая информация была введена в РК или какие операции (функции) выполнены над ней.

Кабинет – совокупность папок, в которые поступают записи о документах, поручениях (резолюциях) и проектах документов, направляемых для работы должностным лицам. Кабинет можно условно назвать «виртуальной надстройкой над картотекой» или «виртуальным рабочим местом», основным назначением которого является отбор только тех документов, поручений и проектов, с которыми должны быть выполнены определенные делопроизводственные операции.

Каждое должностное лицо может быть приписано только к одному кабинету, поскольку туда будут направляться все адресованные ему документы и поручения. Приписанное к кабинету должностное лицо в терминах системы называется владельцем кабинета.

Работу с документами в кабинете осуществляют пользователи, которым открыт доступ к одной, нескольким или всем папкам кабинета.

Количество и состав кабинетов организации определяется принятой в организации технологией обработки документов, наличием компьютеров в подразделениях, количеством рабочих мест системы и т.д.

Кабинеты могут быть персональными (когда к кабинету приписано только одно должностное лицо) и коллективными (когда к кабинету приписано несколько должностных лиц). Коллективные кабинеты, например, могут создаваться в отделе, если в нем установлено одно рабочее место системы. В этом случае владельцами кабинета будут все должностные лица отдела, а пользователем – секретарь отдела или ответственный за делопроизводство в отделе.

Папки кабинета – папки, содержащие записи о документах, поручениях (резолюциях) и о проектах документов, с которыми должностное лицо – владелец кабинета должен выполнить определенные делопроизводственные операции. При выполнении действий с РК документов, поручениями, а также с РКПД в папках кабинетов появляются или исчезают записи, связанные с этими РК, поручениями или РКПД.

Кабинет включает девять папок. Папки Поступившие, На исполнении, На контроле, У руководства, На рассмотрении предназначены для работы с документами, требующими исполнения.

В папке Поступившие содержатся записи о РК документов и поручениях, посланных на исполнение или ознакомление должностным лицам, являющимся владельцами данного кабинета, и еще не обработанные пользователями данного кабинета.

В папке На исполнении находятся записи о РК документов и поручениях, принятых к исполнению пользователями данного кабинета и еще не исполненных.

В папке На контроле хранятся записи о РК документов и поручениях, находящихся на контроле, ход исполнения которых контролируется владельцем кабинета.

Две следующие папки У руководства и На рассмотрении обеспечивают взаимодействие руководителя и его делопроизводственного персонала (секретариат, канцелярия, общий отдел) на этапе рассмотрения документов и выработки резолюций. Обычно, изучив документы, помощник или референт готовит проекты резолюций и передает их на рассмотрение руководителю.

В папке У руководства находятся записи о проектах резолюций, направленных на рассмотрение владельцам кабинетов.

В папке На рассмотрении хранятся записи о подготовленных проектах резолюций, ожидающих рассмотрения владельцем кабинета.

Папка В дело предназначена для хранения записей об РК документов, подлежащих списанию в дело, но еще не списанных.

Папки Управление проектами, На визировании и На подписи используются для работы с проектами документов.

В папке Управление проектами содержатся записи о РКПД, исполнителями которых являются владельцы текущего кабинета.

В папке На визировании находятся записи о РКПД, присланных на визирование (согласование) владельцам данного кабинета.

В папке На подписи хранятся записи о РКПД, присланных на подписание (утверждение) владельцам кабинета.

Доступ пользователю к тем или иным папкам кабинета предоставляется системным технологом.

Гриф доступа – реквизит РК документа, а также электронного документа, ограничивающий круг пользователей, имеющих доступ к РК или электронному документу. Каждый пользователь системы получает право доступа к РК и электронным документам только с определенными грифами (например, Общий, Для служебного пользования, Конфиденциально и т.д.). Пользователь может просмотреть РК или электронный документ, а также осуществить с ними какие-либо действия только в том случае, если РК или электронный документ имеют разрешенный пользователю гриф доступа.

Электронный документ – в терминах системы это электронный образ документа, связанный с РК. Для такой связи в составе реквизитов каждой РК документа предусмотрен специальный раздел – Файлы. К одной РК может быть присоединено любое количество файлов. При этом в качестве файлов электронных документов могут использоваться файлы различного вида (текстовые, графические, аудио, видео и т.д.).

Связки документов – логическая связь между РК одного документа и РК другого документа или с несколькими РК других документов. Связи могут быть различного рода (тематические, иерархические, производственные и т.д.).

Группа документов – это совокупность документов, объединенных единой технологией работы с ними. Все регистрируемые в системе документы обязательно должны относиться к какой-либо группе документов. Одни группы документов являются входящими в организацию (например, входящая корреспонденция, входящая распорядительная документация от вышестоящей организации, заявления, обращения и жалобы граждан и т.д.). Для них в системе разработано два вида РК: Входящие и Письма граждан.

Другие группы документов создаются в организации (например, внутренние документы: приказы, распоряжения, служебные записки и другие, а также исходящие документы: исходящая корреспонденции и т.д.). Для них разработан один вид РК: исходящие.

Для каждой организации создается необходимое для них количество групп документов, которое зависит от видов документов получаемых и создаваемых в организации, а также от формы регистрации документов (централизованная, децентрализованная).

Для каждой группы документов задается шаблон, по которому формируется регистрационной номер, а также, при необходимости, состав дополнительных реквизитов РК и значения реквизитов РК, которые должны заполняться по умолчанию.

При работе с системой различным категориям пользователей необходим доступ к определенному набору функций системы. Например, работа системного технолога сводится к настройке системы, что обуславливает необходимость доступа к функциям, поддерживающим ввод значений в системные справочники и их редактирование. Круг задач других пользователей может определяться должностными инструкциями и быть ограниченным, например, только регистрацией поступающих документов или подготовкой отчетов руководству. В связи с этим система имеет модульную структуру; каждый из модулей реализует набор функций, поддерживающих определенный технологический этап работы с документами.

Каждый модуль оформлен как отдельное Windows-приложение. Система включает следующие модули: Пользователи. Справочники. Документы. Отчетные формы. При запуске того или иного модуля запрашивается идентификатор и пароль пользователя и проверяется наличие его прав на работу с данным модулем.

Модуль Пользователи предназначен для регистрации в системе новых пользователей, а также для установки прав доступа этих пользователей к другим модулям, картотекам, кабинетам и документам, хранящимся в системе.

Модуль Справочники используется для настройки системы на структуру организации и технологию работы с документами путем ввода и редактирования содержимого справочников системы.

Модуль Документы реализует основные функциональные возможности системы.

Модуль Отчеты обеспечивает формирование отчетов, содержащих сведения о документообороте, сводок об исполнении документов и справок-напоминаний об исполнении документов.

Модуль Пользователи предназначен для ведения учетных записей пользователей и управления их правами. Под управлением правами понимается работа с учетными записями пользователей (создание, редактирование, удаление), а также назначение и разграничение прав пользователей, позволяющих выполнять им те или иные служебные функции в системе.

При создании учетной записи в модуле Пользователи каждому пользователю присваивается уникальное имя и пароль для входа в систему, определяется перечь доступных ему функций системы и дополнительных опций, а также устанавливаются права, необходимые для выполнения тех или иных операций в системе. Создание учетных записей выполняет системный технолог, он же устанавливает пользователям права доступа.

Права пользователей в системе можно условно классифицировать на следующие группы: право доступа к картотекам; абсолютные права; картотечные права; ограничения доступа.

Право доступа к картотекам определяет, в каких картотеках пользователь может осуществлять работу.

Особенность абсолютных прав заключается в том, что они распространяются на все картотеки, доступные пользователю. К абсолютным относятся следующие права: Системный технолог. Поиск по всем картотекам. Отправка документов по реестрам. Просмотр всех поручений. Ввод резолюций. Исполнение поручений. Контроль исполнения поручений. Визировать проекты. Подписывать проекты. Редактирование регистрационного номера карточки. Добавление организаций и граждан. Редактирование организаций и граждан. Создавать системные запросы. Групповое удаление карточек.

Особенность картотечных прав заключается в том, что они распространяются на определенную картотеку. Если пользователю доступны несколько картотек, то картотечные права для каждой картотеки назначаются отдельно. К картотечным относятся следующие права: Регистрация документов. Редактирование карточек. Удаление карточек. Пересылка карточек. Получение отчетов. Переотметка документов. Списание документов в дело. Отметка ознакомления. Отправка по e-mail. Отметка отправки документов. Опись дел. Добавлять файлы. Читать файлы. Редактировать файлы. Удалять файлы. Просмотр поручений.

Также к картотечным правам можно отнести право доступа к кабинетам картотеки и папкам кабинетов.

С помощью ограничения прав доступа определяются те группы документов и грифы доступа, к которым пользователь будет иметь доступ.

Формирование и ведение справочников системы (модуль «Справочники»)

Справочники содержат информацию, используемую в системе для формирования реквизитов регистрационных карточек, а также для определения направлений документопотока. Без заполненных базовых справочников система не может функционировать, поэтому настройка базовых справочников всегда предшествует работе в системе.

К базовым справочникам относятся: Подразделения. Кабинеты. Группы документов. Грифы доступа. Виды доставки.

К дополнительным справочникам относятся: Рубрикатор. Список организаций. Граждане. Категории адресатов. Типы реестров. Типы связок. Номенклатура дел. Регионы. Статусы заявителей и другие.

Работа с документами (модуль «Документы»)

Функция «Регистрация документов»

Для того чтобы документ был учтен в системе, он должен быть зарегистрирован. При регистрации формируется регистрационная карта документа (РК), в которую заносятся сведения о документе, и присваивается регистрационный номер, формируемый по единым для данной подгруппы документов правилам. Регистрируются как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, договоры, акты и прочее.

Регистрация документов может производиться централизовано (в одном подразделении) или децентрализовано.

РК содержит полный набор реквизитов, предусмотренных Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08 ноября 2005 г. № 536. Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей РК может быть расширен за счет дополнительных реквизитов. Новые реквизиты могут создаваться системным технологом самостоятельно. К РК документа могут прикрепляться файлы документов любого формата.

Некоторые поля РК заполняются путем выбора значений из справочников, а в остальные поля информация вводится с клавиатуры. При этом в системе существует возможность выполнять проверку орфографии текста, введенного с клавиатуры. Кроме этого каждый пользователь может вести список стандартных текстов, используемых для экономии времени при заполнении полей, информация в которые вводится с клавиатуры.

Файлы исходящих и внутренних документов по стандартной технологии могут быть прикреплены к РК. Для документов, которые готовятся в MS Word, реализована упрощенная процедура регистрации напрямую из среды текстового процессора.

Документы в системе регистрируются однократно. После осуществления регистрации РК можно переслать в кабинеты должностных лиц, которые должны осуществлять работу с документом или должны быть с ним ознакомлены. Также, при необходимости, на основании документа может быть издано поручение, в этом случае РК документа вместе с информацией о поручении автоматически направляется в кабинеты исполнителей и контролера.

В системе «Дело» реализовано понятие проектов документов и поддержан полный цикл работы с проектами:

· создание регистрационной карты проекта документа, в том числе и «во исполнение» документа;

· изменение проекта с хранением предыдущих версий;

· согласование (визирование) проекта документа;

· утверждение (подписание) проекта документа;

· регистрация документа, созданного на основе проекта.

Для работы с проектами используется специальный тип карточки – РКПД (регистрационная карта проекта документа), включающей перечень должностных лиц, визирующих и подписывающих проект, и маршрут визирования. Исполнитель (разработчик) проекта документа может анализировать ход визирования и подписания проекта. Должностные лица, которым документ направлен на визирование, могут завизировать его, высказать свои замечания или оформить замечания в виде отдельного файла.

В процессе визирования и утверждения (подписания) визирующие и подписывающие должностные лица, при необходимости, могут добавить дополнительных визирующих должностных лиц.

Системой поддерживается версионность проектов документов. На любой стадии согласования проекта можно приостановить работу с текущим вариантом и, на основе замечаний к нему, создать новый вариант. История работы с вариантами проекта документа может быть сохранена.

При регистрации согласованного и подписанного проекта, как внутреннего, так и исходящего, его РК автоматически создается на основе РКПД.

Контроль за исполнением поручений (документов) – совокупность действий, целью которых является содействие своевременному и качественному исполнению поручений (документов), обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Поручения могут содержаться в документах, а также в резолюциях руководителей по исполнению документов.

В системе используются следующие виды поручений: Резолюция. Пункт. Подчиненная резолюция. Проект резолюции.

В отличие от резолюции (т.е. поручения, выдаваемого на основании документа), пункт – это поручение, содержащееся в тексте самого документа. Как по резолюциям, так и по пунктам, могут выноситься подчиненные резолюции, относящиеся не к документу в целом, а к его конкретному пункту или конкретной резолюции. Подчиненная резолюция, в свою очередь, может иметь свои подчиненные резолюции (более низкого уровня иерархии) и т.д.; такой подход позволяет повысить эффективность контроля исполнения поручений.

Вид поручения проект резолюции используется при подготовке помощником руководителя проекта резолюции руководства. В дальнейшем проект резолюции передается на утверждение руководителю, после чего рассылается исполнителям.

Документ считается контрольным, если на его основании создано хотя бы одно контрольное поручение, которое еще не снятое с контроля. Для контрольных документов, по которым заведено поручение, автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения.

Система позволяет формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных документов.

Контролю подлежат все документы, имеющие контрольные поручения. Снятие с контроля происходит после проставления фактической даты исполнения поручения. Когда поручение снято с контроля, записи о нем (в РК документа, на который оно было заведено) автоматически удаляются из всех кабинетов.

При рассылке контрольных поручений (кроме сообщений в кабинетах исполнителей) создается сообщение в папке На контроле автора поручения и контролера. Контроль исполнения также может осуществляться путем поиска документов по реквизитам контрольных поручений.

Информация о поручениях (документах), направленных тем или иным должностным лицам на исполнение, находится в папке Поступившие соответствующего кабинета. Прежде чем принять какое-либо поручение (документ) к исполнению исполнитель должен удостовериться, что оно направлено к нему не по ошибке. Убедившись в этом, он принимает поручение (документ) к исполнению; запись об этом документе или поручении при этом перемещается из папки Поступившие в папку На исполнении.

После окончания работы над поручением (документом) исполнитель находит РК этого документа, вводит текст отчета и, при необходимости, связывает РК исполняемого документа с РК одного или нескольких документов, на которые ссылается в своем отчете (например, в случае подготовки исполнителем исходящего или внутреннего документа). Если поручение было неконтрольным, то запись, связанная с этим поручением, удаляется из папки На исполнении после ввода отчета об исполнении.

РК контрольного документа и сами контрольные поручения выделяются соответствующим признаком. Записи о контрольном поручении в кабинетах его исполнителей и контролера остаются до тех пор, пока поручение не будет снято с контроля. В системе снятие поручения с контроля происходит, как правило, после получения итоговых отчетов от ответственных исполнителей; при этом указывается фактическая дата исполнения поручения и снимается признак контрольности.

После снятия поручения с контроля записи о нем автоматически удаляются из кабинетов ее исполнителей, контролера и автора.

В системе существует несколько механизмов организации движения документов. Каждый механизм обеспечивает оптимальное выполнение того или иного делопроизводственного процесса.

1. При работе над проектом документа карточка автоматически пересылается по последовательному или параллельному маршруту между заранее определенными согласующими или подписывающим (утверждающим) должностными лицами. В процессе пересылки проекта контролируются сроки рассмотрения.

2. После заведения поручений документ автоматически пересылается исполнителям, контролеру и автору поручения, при этом контролируются сроки исполнения поручений.

3. В системе реализовано также множество других механизмов движения документов: внутренняя адресация, пересылка электронных документов внешним организациям, полный контроль всех видов движения бумажных документов и прочие.

Отслеживание движения бумажного документа происходит с помощью «Журнала передачи бумажных оригиналов и копий документов (ЖПД)», в который заносится информация:

· передаче бумажного оригинала документа или его копии должностному лицу;

· списании документа или его копии в дело;

· об уничтожении документа.

На основании данных, фиксируемых в ЖПД, при необходимости, можно формировать и печатать реестр документов для их последующей передачи под расписку.

После исполнения документа он списывается в дело. Списание документа в дело осуществляется путем занесения в РК записи, содержащей наименование дела (согласно справочнику Номенклатура дел), дату и время списания.

Отправка исходящего документа заключается в проставлении в РК документа даты и времени фактической отправки документа адресату. Дополнительно фиксируется способ отправки (фельдсвязь, почта, курьер и т.п.). Отправку документов можно отметить как в конкретной РК документа, так и групповым способом – через функции «Отправка документов» и «Реестры внешней отправки документов».

С помощью функции «Реестры внешней отправки документов» могут быть подготовлены и распечатаны реестры отправки для передачи соответствующей почтовой службе вместе с документами. Кроме того, данная функция поддерживает возможность формирования конвертов с их последующей надпечаткой.

Функция «Отправка документов» предназначена для групповой отметки отправки документов внешним адресатам, а также для контроля поступления квитанций о регистрации документов, присылаемых внешними адресатами.

Зарегистрированный в системе «Дело» документ можно отправить в другую организацию по электронной почте. При этом в электронном письме адресату отправляется РК документа и прикрепленные к ней файлы. РК документа при формировании электронного сообщения трансформируется в файл определенного формата – паспорт РК. Формат паспорта РК зависит от настроек, сделанных пользователем. Если в организации-получателе тоже установлена система «Дело», то полученный документ может быть зарегистрирован в местной системе прямо из электронной почты. При этом реквизиты РК документа будут сформированы из данных паспорта РК.

Механизмы поиска позволяют искать документы, поручения и проекты документов по значению и сочетанию любых реквизитов РК (включая поручения) или РКПД. Поиск документов и проектов также может быть осуществлен по их текстам (текстовым файлам).

Сложность поисковых запросов не ограничена. При необходимости сложный поисковый запрос может быть сохранен и использован многократно. Отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.

В зависимости от прав пользователь может осуществлять поиск документов в пределах той или иной картотеки или во всем множестве зарегистрированных в системе документов.

Формирование отчетов (модуль «Отчеты»)

Данный модуль обеспечивает формирование печатных отчетов, содержащих сведения о документообороте, сводок об исполнении документов и справок-напоминаний об исполнении документов.

Главной особенностью системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело» является настраиваемость на уникальную структуру организации и на правила ведения делопроизводства конкретной организации.

Под структурой организации понимается состав и организационная подчиненность ее подразделений, а также перечень должностных лиц.

Настройка системы на структуру необходима для правильного, быстрого и точного прохождения документов в организации.

К моменту внедрения системы в организации уже могут существовать устоявшиеся правила делопроизводства. К таким правилам можно отнести:

· порядок регистрации документов, включая порядок формирования регистрационного номера документа;

· порядок отслеживания движения оригиналов и копий документов между исполнителями;

· порядок списания документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

· порядок рассылки исходящих документов и другие.

Для того чтобы система смогла поддерживать правила делопроизводства конкретной организации, их нужно выявить на этапе проведения обследования и настроить систему с учетом этих правил.

Настройку системы можно разделить на следующие поэтапные работы:

1. Проведение обследования структуры и правил делопроизводства в организации.

2. Выбор правил настройки системы (правил заполнения справочников системы).

3. Заполнение базовых справочников системы.

4. Регистрация пользователей системы и описание их прав.

5. Заполнение дополнительных справочников системы.

Справочники системы – справочники, заполняемые системным технологом с целью настройки системы на структуру организации и правила работы с документами, существующие в данной организации. Без заполнения справочников работа в системе невозможна.

Справочники содержат информацию, используемую в системе для формирования реквизитов регистрационных карточек документов и регистрационных карточек проектов документов, а также для определения направлений документопотоков. Задание значений реквизитов РК и РКПД выбором из справочников позволяет максимально ускорить выполнение процедуры регистрации, исключить ошибки, а также для отдельных пользователей ограничить выбор только разрешенными для них значениями.

Справочники могут быть линейными и иерархическими.

В линейных справочниках элементы, входящие в их состав, представлены в виде простых списков: Виды доставки. Виды подписей. Граждане. Грифы доступа. Категории адресатов. Категории поручений. Типы виз. Типы организаций. Типы реестров. Типы связок. Состояние исполнения поручение). Состояние исполнения (исполнитель).

В иерархических справочниках элементы, входящие в их состав, представлены виде списков, имеющих иерархическую структуру: Группы документов. Подразделения. Регионы. Рубрикатор. Список организаций. Статус заявителя.

Элементы, которые могут быть детализированы списком значений более низкого уровня иерархии, называются вершинами, конечные элементы справочника, т.е. элементы, которые нельзя детализировать, называются листьями.

В общем случае иерархический справочник может иметь произвольную глубину вложений. Вершина может содержать в качестве элементов, как листья, так и другие вложенные в нее вершины (подвершины).

Кроме линейных и иерархических справочников в системе используется несколько справочников, имеющих специальную структуру: Кабинеты. Текущая организация. Номенклатура дел. Настройка реквизитов. Ведение календаря.

К базовым (обязательным) справочникам относятся следующие: Подразделения, Кабинеты, Группы документов, Грифы доступа, Виды доставки.

Без заполненных базовых справочников система не может функционировать, поэтому настройка базовых справочников всегда предшествует работе в системе. Под заполнением понимается первоначальное создание элементов справочников. Под ведением справочников понимается их редактирование, т. е. создание, изменение и удаление элементов справочников, а также исправление ошибок, если они обнаружены.

Ведение справочников осуществляется с помощью модуля Справочники и доступно только пользователю, обладающему правами технолога системы, а также владельцу базы данных. Исключением являются справочники Список организаций и Граждане, добавлять элементы в которые могут другие пользователи системы в процессе регистрации или редактирования РК (при наличии у них соответствующих прав).

Справочник является основным для описания структуры организации. Элементы справочника используется в системе для указания в регистрационных карточках получателей входящих документов, должностных лиц, подписавших документы, исполнителей исходящих документов, авторов и исполнителей поручений, внутренних адресатов документов и лиц, визирующих эти документы.

В данном справочнике вершинами являются структурные подразделения организации, а листьями – должностные лица. Вершины могут содержать, как подвершины, так и листья. Если структурное подразделение не имеет подчиненного подразделения, то вершина, которой обозначается подразделение в справочнике, будет содержать только листья (т.е. перечень должностных лиц, которые работают в данном подразделении).

Если же структурное подразделение имеет подчиненное подразделение (например, в состав управления входят отделы), то вершина, которой обозначается подразделение в справочнике, может содержать подвершины, а также листья.

Основным критерием при определении состава справочника является не формальное следование структуре организации, а необходимость отражения в нем фактических делопроизводственных и функциональных связей, используемых в организации при работе с документами.

В каждой вершине (подразделении) должен существовать один лист (должностное лицо) с признаком Начальник. При выполнении некоторых операций в системе, например при пересылке РК в подразделение (без указания конкретного должностного лица в качестве адресата), РК будет получать должностное лицо с признаком Начальник.

Важным элементом формируемого справочника Подразделения является совокупность созданных картотек, поскольку каждый раз при внесении в справочник нового подразделения необходимо указывать, нужно ли при этом создавать в системе картотеку данного подразделения или нет. Если нет, то данное подразделение автоматически будет приписано к картотеке, существующей на более высоком уровне иерархии.

Картотеку можно интерпретировать как некоторое подмножество РК, зарегистрированных в системе. Картотеки системы аналогичны картотекам, состоящим из бумажных РКК в отдельных подразделениях организации.

Количество создаваемых в системе картотек зависит от структуры организации, порядка регистрации и движения документов в ней. Зарегистрированная в системе РК документа будет принадлежать одной или нескольким картотекам, определенным в системе. «Приписывание» РК к тем или иным картотекам осуществляется системой в зависимости от того, где была зарегистрирована РК, какая информация была введена в РК или какие операции (функции) выполнены над ней.

Количество создаваемых в системе картотек зависит от структуры организации, порядка регистрации и движения документов в ней. В простейшем случае достаточно иметь всего одну картотеку – картотеку организации в целом, которая всегда существует изначально и носит наименование «Центральная картотека». В ней будут находиться все документы, когда-либо зарегистрированные в организации.

Однако иметь общую картотеку не всегда удобно. Например, в организации могут быть подразделения, интенсивно ведущие со сторонними организациями свою собственную переписку большого объема. Возможно, какое-либо подразделение издает для своих целей много внутренних документов, которые не попадают в другие подразделения. Наличие в общей картотеке РК таких документов загромождает ее и усложняет поиск нужного документа в картотеке работникам других подразделений.

Неудобно также иметь общую картотеку в том случае, когда специфика деятельности отдельных структурных подразделений организации существенно отличается от остальных или когда по соображениям конфиденциальности нежелателен несанкционированный доступ одних подразделений к документам других. В этих случаях целесообразно создание нескольких картотек.

Стоит отметить, что количество создаваемых картотек также зависит от требования по детализации прав пользователей. Часть прав пользователей системы, например, право редактирования, удаления РК и т.д. устанавливаются для каждой картотеки отдельно, поэтому выделение отдельных картотек позволяет более детально описать права пользователей системы.

Этот справочник связан со справочником Подразделения и заполняется после него.

С помощью справочника Кабинеты в системе создают необходимые кабинеты, назначаются владельцы кабинетов и определяются папки кабинетов, в которые будет разрешено (запрещено) поступление записей о документах, поручениях и проектах документов.

Кабинет – совокупность папок, в которые поступают записи о документах, поручениях (резолюциях) и проектах документов, направляемых для работы должностным лицам.

Кабинет можно условно назвать «виртуальной надстройкой над картотекой» или «виртуальным рабочим местом», основным назначением которого является отбор только тех документов, поручений и проектов, с которыми должны быть выполнены определенные делопроизводственные операции.

Каждое должностное лицо может быть приписано только к одному кабинету, поскольку туда будут направляться все адресованные ему документы и поручения. Приписанное к кабинету должностное лицо в терминах системы называется владельцем кабинета. Работу с документами в кабинете осуществляют пользователи, которым открыт доступ к одной, нескольким или всем папкам кабинета.

Количество и состав кабинетов организации определяется принятой в организации технологией обработки документов, наличием компьютеров в подразделениях, количеством рабочих мест системы и т.д.

Кабинеты могут быть персональными (когда к кабинету приписано только одно должностное лицо) и коллективными (когда к кабинету приписано несколько должностных лиц). Коллективные кабинеты, например, могут создаваться на отдел, если в нем установлено одно рабочее место системы. В этом случае владельцами кабинета будут все должностные лица отдела, а пользователем – секретарь отдела или ответственный за делопроизводство в отделе. Пользователи кабинетов назначаются в модуле Пользователи.

Как правило, при создании кабинета следует руководствоваться следующими соображениями:

1. Если один или несколько пользователей одновременно обеспечивают работу нескольких должностных лиц какого-либо подразделения, то целесообразно в справочнике «Кабинеты» назначить данных должностных лиц владельцами одного кабинета. В этом случае при вводе данных в РК документа от имени того или иного должностного лица пользователю не придется выполнять дополнительных действий, связанных с переходом из одного кабинета в другой. Такой подход может использоваться, когда в подразделении установлено одно или пара рабочих мест системы для ответственных за делопроизводство в подразделении и данные сотрудники осуществляют в системе ввод резолюций, отчетов и т.д. за всех сотрудников подразделения.

2. Если у каждого должностного лица организации установлено рабочее место системы, то целесообразно создавать для каждого должностного лица отдельный кабинет и назначить его единственным владельцем кабинета.

Папки кабинета – папки, содержащие записи о документах, поручениях (резолюциях) и о проектах документов, с которыми должностное лицо – владелец кабинета должен выполнить определенные делопроизводственные операции. При выполнении действий с РК документов, поручениями, а также с РКПД в папках кабинетов появляются или исчезают записи, связанные с этими РК, поручениями или РКПД.

Кабинет имеет девять папок.

Папки Поступившие, На исполнении, На контроле, У руководства, На рассмотрении предназначены для работы с документами, требующими исполнения.

Поступившие – в этой папке содержатся записи о РК документов и поручениях, посланных на исполнение или ознакомление должностным лицам, являющимся владельцами данного кабинета, и еще не обработанные пользователями данного кабинета.

На исполнении – в этой папке находятся записи о РК документов и поручениях, принятых к исполнению пользователями данного кабинета и еще не исполненных.

На контроле – в папке хранятся записи о РК документов и поручениях, находящихся на контроле, ход исполнения которых контролируется владельцем кабинета.

Две следующие папки На рассмотрении и У руководства обеспечивают взаимодействие руководителя и его делопроизводственного персонала (секретариат, канцелярия, общий отдел) на этапе рассмотрения документов и выработки резолюций. Обычно, изучив документы, помощник или референт готовит проекты резолюций и передает их на рассмотрение руководителю.

У руководства – в папке находятся записи о проектах резолюций, направленных на рассмотрение владельцам кабинетов.

На рассмотрении – в папке хранятся записи о подготовленных проектах резолюций, ожидающие рассмотрения владельцем кабинета.

В дело – папка предназначена для хранения записей об РК документов, подлежащих списанию в дело, но еще не списанных.

Папки Управление проектами, На визировании и На подписи используются для работы с проектами документов.

Управление проектами – в этой папке содержатся записи о РКПД, исполнителями которых являются владельцы текущего кабинета.

На визировании – в папке находятся записи о РКПД, присланных на визирование (согласование) владельцам данного кабинета.

На подписи – в папке хранятся записи о РКПД, присланных на подписание (утверждение) владельцам кабинета.

Доступ пользователю к тем или иным папкам кабинета предоставляется системным технологом.

В справочнике содержатся сведения о группах, на которые делятся документы, регистрируемые в системе. В соответствии с тем, к какой группе отнесен регистрируемый в системе документ, определяется вид регистрационной карточки, состав дополнительных реквизитов и шаблон, по которому формируется регистрационный номер.

В справочнике для каждой группы документов можно также задать значения отдельных реквизитов, которые будут устанавливаться по умолчанию при регистрации РК (и РКПД, если для данной группы документов могут создаваться проекты) и при записи РК, а также перечень обязательных для заполнения реквизитов.

В данном справочнике листами являются группы документов, подлежащих регистрации в модуле Документы (например, «Входящие из вышестоящих организаций», «Приказы по основной деятельности» и т.п.).

Вершины справочника представляют собой папки, объединяющие элементы-листья и папки более низкого уровня иерархии.

Группировка элементов справочника по папкам нужна для следующих целей:

1. Позволяет наглядно отразить форму работы с документами (централизованная, децентрализованная), правильно располагать последовательность групп документов в отчетных формах, а также облегчить работу, связанную с поиском документов.

2. Делает возможным задать номерообразование порядкового номера в регистрационном номере документов в соответствии с теми правилами, которые приняты в организации.

В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Если группы документов не объединены в единой папке, то номерообразование порядковых номеров у них будет раздельное (т.е. для формирования порядкового номера каждой группы документов будет использоваться отдельный счетчик).

Если группы документов созданы в одной папке, то номерообразование порядковых номеров у данных групп может быть как общее или сквозное (т.е. для формирования порядковых номеров всех групп документов будет использоваться только один счетчик), так и раздельное. Например, в организации входящие документы могут быть разделены на две группы: входящие документы от организации и входящие документы от граждан. Чтобы у данных групп документов был единый счетчик для порядковых номеров, следует их объединить под одной вершиной «Входящие документы».

Для заполнения справочника «Группы документов» необходимо определить:

1) перечень групп документов, создаваемых в организации, форму регистрации (централизованная, децентрализованная) и место регистрации каждой группы документов;

2) вид РК для каждой группы документа;

3) порядок образования (шаблон) регистрационного номера для каждой группы документов, при этом стоит обратить особое внимание на номерообразование порядковых номеров групп документов (сквозная или раздельная нумерация);

4) необходимость создания дополнительных реквизитов РК для каждой группы документов. Если такая необходимость существует, то следует определить набор дополнительных реквизитов для определенной группы (групп) документов;

5) необходимость присвоения реквизитам РК определенных параметров, которые будут заполняться по умолчанию при регистрации документа. Если такая необходимость существует, то следует определить набор реквизитов и их параметры для определенной группы (групп) документов;

6) перечень реквизитов для каждой группы документов, обязательных для заполнения в момент регистрации;

7) необходимость присвоения отдельным реквизитам РК обязательных значений. Если такая необходимость существует, то следует определить набор таких реквизитов и обязательные их значения для определенной группы (групп) документов. Кроме того необходимо установить распределения РК по картотекам системы;

8) необходимость организации работы с проектами документов в системе. Если такая необходимость существует, то следует определить, для каких групп документов в системе будет осуществляться работа с проектами.

Справочник «Грифы доступа»

Справочник содержит грифы доступа к документам, использование которых позволяет ограничить доступ пользователей к документам, зарегистрированным в системе. Грифы доступа присваиваются документам при их регистрации или при редактировании РК.

При назначении пользователю прав в модуле «Пользователи» устанавливается, с документами каких грифов он имеет право работать. Каждый документ может иметь только один ограничительный гриф. Пользователю может быть дано право работы с несколькими грифами в зависимости от его должностного положения и выполняемых служебных функций.

Если требуется предоставить пользователю доступ ко всем документам системы, следует при назначении ему прав в модуле «Пользователи» указать все грифы, включенные в справочник «Грифы доступа».

Как правило, виды доставки и виды отправки совпадают.

Какой-либо регламентации на заполнение справочника видами доставки (отправки) нет. Это могут быть любые обычно употребляемые в этих случаях термины, например: почта, курьер, E‑ ma il и т.п.

Кроме базовых справочников также рекомендуется настроить дополнительные справочники, к которым относятся: Рубрикатор, Список организаций, Граждане, Категории адресатов, Типы реестров, Типы связок, Номенклатура дел, Регионы, Статусы заявителей и некоторые другие. Эту работу может осуществить пользователь с правами технолога.

Модуль «Пользователи» предназначен для регистрации в системе новых пользователей, а также для установки прав доступа этих пользователей к другим модулям, картотекам, кабинетам и документам, хранящимся в системе «Дело».

При создании учетной записи в модуле «Пользователи» каждому пользователю присваивается уникальное имя и пароль для входа в систему, определяется перечь доступных ему функций системы и дополнительных опций, а также устанавливаются права, необходимые для выполнения тех или иных операций в системе.

Под управлением правами понимается работа с учетными записями пользователей (создание, редактирование, удаление), а также назначение и разграничение прав пользователей, позволяющих выполнять им те или иные служебные функции в системе.

Права пользователей в системе классифицируют на следующие группы:

· право доступа к картотекам;

Создание учетных записей выполняет системный технолог, он же устанавливает пользователям права доступа, используя приведенные далее технологии.

Учетная запись пользователя

Чтобы предоставить пользователю право работать с тем или иным модулем или дополнительной опцией, установите соответствующие флажки: Дело, Поточное сканирование, ЭЦП и шифрование и т.д.).

В поле Долж. лицо выбором из справочника «Подразделения» выберите ассоциированное с пользователем должностное лицо. Ассоциация пользователя с должностным лицом используется, в частности, при определении круга лиц, которым дается доступ к файлам, прикрепленным к РК

Созданные учетные записи можно редактировать, сортировать и удалять (восстанавливать).

Выбор доступных картотек

Откройте закладку Картотеки. В левой части закладки расположен перечень всех картотек, существующих в системе, отсортированный в алфавитном порядке.

Установите флажки рядом с названиями тех картотек, к которым пользователь должен иметь доступ. Первая из выбранных картотек автоматически назначается главной картотекой для данного пользователя и отмечается красной галочкой. Главная картотека будет открываться по умолчанию при входе пользователя в модуль «Документы». Если требуется сделать главной другую картотеку, выделите ее название и щелкните на кнопке Главная в правой части закладки.

Должна быть выбрана хотя бы одна картотека. В противном случае, при попытке сохранить введенную информацию (при щелчке на кнопке Записать) на экране появится сообщение об ошибке: «Не определена главная картотека».

Назначение абсолютных прав

На закладке Абсолютные права назначаются права, позволяющие пользователю выполнять соответствующие операции во всех доступных ему картотеках. Если же пользователь наделен полномочиями системного технолога, на этой закладке, при необходимости, ограничивается доступ данного пользователя к тем или иным справочникам системы и модулю «Пользователи».

Назначение картотечных прав

На закладке Права в картотеках для каждой из доступных пользователю картотек устанавливаются права, позволяющие пользователю выполнять соответствующие операции в этой картотеке и в ее кабинетах.

Закладка разделена на две области. В левой области находится перечень прав, которые могут быть назначены пользователю для работы в картотеке, название которой указано в поле, расположенном в верхней части этой области (по умолчанию, отображается наименование картотеки, заданной для данного пользователя как главная). Права, которыми пользователь уже наделен, отмечены флажками.

При необходимости можно выбрать из раскрывающегося списка название другой картотеки (в списке находятся только доступные пользователю картотеки, расположенные в алфавитном порядке). При этом в области, находящейся под этим полем, будет показан перечень прав, которые могут быть назначены пользователю для работы в выбранной картотеке.

Если требуется наделить пользователя и другими полномочиями для работы в данной картотеке, установите флажки рядом с наименованиями соответствующих прав.

Назначение групп документов, доступных пользователю при работе в кабинетах

Назначение грифов доступа, с которыми пользователь имеет право работать

Для того чтобы документ был учтен в системе, он должен быть зарегистрирован. При регистрации формируется РК документа, в которую заносятся сведения о документе и присваивается регистрационный номер, формируемый по единым для данной подгруппы документов правилам.

Регистрационная карточка документа (РК) – электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки документа (РКК), предназначенной для внесения сведений о документе в целях его учета и поиска. Регистрационная карточка документа является основной единицей хранения информации в базе данных системы. Каждый документ, информация о котором хранится в системе, описывается набором реквизитов РК. РК создается при регистрации документа в системе. Вместе с регистрационной карточкой в системе может храниться и электронный образ документа, прикрепленный к РК.

Регистрируются как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, договоры, акты и прочее.

Регистрация документов может производиться централизовано (в одном подразделении) или децентрализовано.

К входящим группам документов могут относиться:

В организации может существовать более подробная детализация входящих групп документов. В этом случае, возможно, потребуется создание подпапок для объединения групп документов.

В небольших, средних и ряде крупных организаций регистрация входящих документов обычно осуществляется централизовано в службе делопроизводства, которая может носить разные наименования: управление делами, служба управления документацией, канцелярия и т.д.

С помощью регистрационных карт осуществляются следующие действия над документами:

Для входящих документов используются два вида РК:

Входящие – для групп, документы которых поступают от организаций.

Обращения граждан – для групп, документы которых поступают от граждан.

Описание реквизитов регистрационной карты входящего документа, имеющего вид Входящие, дано в таблице:

Наименование
реквизита

(для множественных реквизитов)

Регистрационный номер документа

Номер (индекс) документа, задаваемый по принятым в организации правилам

Дата регистрации поступившего в организацию документа

Номер(а) экземпляра документа

Гриф доступа пользователей к содержимому карточки по принятой в организации классификации

Плановая дата исполнения

Плановая дата исполнения документа

Фактическая дата исполнения

Фактическая дата исполнения документа

Количественные характеристики состава документа. Количество листов, наличие и количество приложений и т.п.

Наименования организаций.
Исходящие номера.
Исходящие даты.
Кто подписал.

Информация об авторах документа и их регистрационных реквизитах документа

Наименование способа получения документа по принятой в организации классификации

Реквизит доставки документа (номер заказного письма, телеграммы и т.п.)

Наименования подразделений или ФИО и должности работников

Адресаты документа в организации

Сопроводительные документы

Содержание.
Корреспонденты.
Исходящие номера.
Исходящие даты.

Описание характеристик сопроводительного документа и его авторов

Для организаций указываются:

Наименование организации. Дата, время и вид отправки. Состав документа.

Кому адресован документ: регион, город, почтовый индекс, адрес; e-mail.

Полное название организации.

Для граждан указываются:

Кому адресован документ. Дата, время и вид отправки. Примечание. Регион, город, почтовый индекс. Адрес. Е-mail.

Для внутренних адресатов указываются:

Наименования подразделений или ФИО и должности работников.

Дата и время отправки.

Вид документа (оригинал, копия).

Номер экземпляра. Примечание

Перечень адресатов документа (организации, граждане, внутренние адресаты организации) и атрибуты отправки им документа

Журнал передачи документа

Дата и время передачи документа.

Вид документа (оригинал, копия).

Наименования подразделений или ФИО работников, которым передан документ.

Название дела, в которое был списан документ.

Информация о движении бумажного документа

Краткое содержание

Краткое описание содержания документа

Наименования рубрик.
Коды рубрик

Тематические рубрики, по которым классифицируется документ. Могут быть расширены дополнительными реквизитами

Типы связок.
Номера связанных документов

Информация о связи текущего документа с другими документами (проектами документов)

Наименования файлов.
Грифы доступа

Описание прикрепленных файлов и грифы доступа к ним

Поле для ввода произвольного текста комментария с характеристиками документа или, возможно, способа его обработки

Дополнительные реквизиты

По усмотрению организации можно дополнить реквизитный состав РК

Описание реквизитов регистрационной карты входящего документа, имеющего вид Обращения граждан, дано в таблице:

Наименование
реквизита

Состав (для множественных реквизитов)

Регистрационный номер письма

Номер (индекс) документа, задаваемый по принятым в организации правилам

Дата регистрации поступившего в организацию письма

Номер(а) экземпляра письма

Гриф доступа пользователей к содержимому карточки по принятой в организации классификации

Плановая дата исполнения

Плановая дата исполнения документа

Фактическая дата исполнения

Фактическая дата исполнения документа

Количественные характеристики состава документа.

Количество листов, наличие и количество приложений и т.п.

ФИО граждан.
Регионы.
Города проживания.
Почтовые индексы и адреса авторов

Информация об авторах письма и их почтовые реквизиты

Признак того, что данному корреспонденту в дальнейшем будет отправлен ответ

Признак коллективности

Признак коллектива авторов письма

Признак анонимности

Признак анонимности письма

Наименование способа получения письма по принятой в организации классификации

Реквизит доставки письма

(номер заказного письма телеграммы и т.п.)

Наименования подразделений или ФИО и должности адресатов

Адресаты письма в организации

Сопроводительные документы

Содержание.
Корреспонденты.
Исходящие номера.
Исходящие даты.

Описание характеристик сопроводительного документа и его авторов

Для организаций указываются: Наименование организации.

Дата, время и вид отправки. Состав документа.

Кому адресован документ:

регион, город, почтовый индекс, адрес; e‑mail.

Полное название организации. Примечание.

Для граждан указываются:

Кому адресован документ.

Дата, время и вид отправки. Примечание: регион, город, почтовый индекс.

Для внутренних адресатов указываются:

Наименования подразделений или ФИО и должности работников.

Дата и время отправки.

Вид документа (оригинал, копия). Номер экземпляра.

Перечень адресатов документа (организации, граждане, внутренние адресаты организации) и атрибуты отправки им документа

Журнал передачи документа

Дата и время передачи документа.

Вид документа (оригинал, копия).

Наименования подразделений или ФИО работников, которым передан документ.

Название дела, в которое был списан документ.

Информация о движении бумажного документа

Краткое содержание

Краткое описание содержания письма

Наименования рубрик.
Коды рубрик

Тематические рубрики, по которым классифицируется письмо (могут быть расширены дополнительными реквизитами)

Типы связок.
Номера связанных документов

Информация о связи письма с другими документами (проектами документов)

Наименования файла.
Грифы доступа

Описание прикрепленных файлов и грифы доступа к ним

Поле для ввода произвольного текста комментария с характеристиками письма или, возможно, способа его обработки

Дополнительные реквизиты

По усмотрению организации можно дополнить реквизитный состав РК

Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей РК может быть расширен за счет дополнительных реквизитов. Новые реквизиты могут создаваться системным технологом самостоятельно.

Некоторые поля РК заполняются путем выбора значений из справочников, а в остальные поля информация вводится с клавиатуры. При этом в системе существует возможность выполнять проверку орфографии текста, введенного с клавиатуры. Кроме этого каждый пользователь может вести список стандартных текстов, используемых для экономии времени при заполнении полей, информация в которые вводится с клавиатуры.

Файлы исходящих и внутренних документов по стандартной технологии могут быть прикреплены к РК. Для документов, которые готовятся в MS Word, реализована упрощенная процедура регистрации прямо из среды текстового процессора.

Документы в системе регистрируются однократно. После осуществления регистрации РК может быть переслана в кабинеты должностных лиц, которые должны осуществлять работу с документом или должны быть с ним ознакомлены. Также, при необходимости, на основании документа может быть издано поручение, в этом случае РК документа вместе с информацией о поручении автоматически направляется в кабинеты исполнителей и контролера.

Внутренние документы можно условно разделить на организационно-правовые (или нормативные), распорядительные и информационно-справочные.

К организационно-правовым относятся следующие группы документов: положения, инструкции, регламенты, правила и т.д.

К распорядительным относятся: приказы, распоряжения, решения и т.д.

К информационно-справочным относятся: протоколы, акты, служебные записки, докладные записки, объяснительные записки и т.д.

В большинстве организаций (за исключением очень крупных) организационно-правовые и распорядительные документы, а также часть информационно-справочных документов регистрируются централизовано в службе ДОУ.

Служебные записки, докладные записки и объяснительные записки должны регистрироваться децентрализовано в подразделении, являющемся создателем документа. Соответственно для каждого подразделения нужно создать свои группы документов для служебных, докладных и объяснительных записок.

Для внутренних документов используется вид РК «Исходящие».

В системе «Дело» реализовано понятие «проект документа» и поддержан полный цикл работы с проектами:

· создание регистрационной карточки, в том числе и во исполнение документа;

· изменение проекта с хранением предыдущих версий;

· согласование (визирование) проекта документа;

· утверждение (подписание) проекта документа;

· регистрация документа, созданного на основе проекта.

Для работы с проектами используется специальный тип карточки – «регистрационная карточка проектов документа» (РКПД), включающей перечень должностных лиц, визирующих и подписывающих проект, и маршрут визирования.

Описание реквизитов регистрационной карточки регистрационной карточки, имеющей вид Проекты документов (тип РКПД) дано в таблице:

Наименование
реквизита

Состав (для множественных реквизитов)

Регистрационный номер

Номер (индекс) проекта документа, задаваемый по принятым в организации правилам

Дата создания и регистрации проекта документа

Дата, к которой проект документа должен пройти все необходимые стадии подготовки проекта и стать подписанным документом

Гриф доступа пользователей к содержимому регистрационной карточки, которая будет создана на основе данного проекта, по принятой в организации классификации

ФИО и должность работника организации, подготовившего проект документа

Количественные характеристики состава проекта документа. Количество листов, наличие и количество приложений и т.п.

Краткое содержание

Краткое текстовое описание содержания проекта документа

Номер текущей версии проекта документа

Типы связок.
Номера связанных документов

Информация о связи текущего проекта документа с другими документами (проектами документов)

Поле для ввода произвольного текста с характеристиками проекта документа или, возможно, способа его обработки

Перечень адресатов проекта документа (организации, граждане и внутренние адресаты организации) и атрибуты отправки им проекта документа

Описание прикрепленных файлов и грифы доступа к ним

Информация о ходе согласования и утверждения проекта документа (ФИО и должности визирующих и подписывающих должностных лиц, содержание визы/подписи,

дата и время отправки проекта документа на визирование/подписание, срок выполнения визирования/подписания, даты визирования /подписания, ФИО работника, направившего проект на визирование /подписание)

Исполнитель (разработчик) проекта документа может анализировать ход визирования и подписания проекта.

Должностные лица, которым документ направлен на визирование, могут завизировать его, высказать свои замечания и/или оформить замечания в виде отдельного файла.

В процессе визирования и утверждения (подписания), визирующие и подписывающие должностные лица, при необходимости, могут добавить дополнительных визирующих должностных лиц.

Системой поддерживается версионность проектов документов. На любой стадии согласования проекта можно приостановить работу с текущим вариантом и на основе замечаний к нему создать новый вариант. История работы с вариантами проекта документа может быть сохранена.

При регистрации согласованного и подписанного проекта, в качестве внутреннего или исходящего, его РК автоматически создается на основе РКПД.

Исходящие документы в основном представляют собой исходящую корреспонденцию (переписку). Регистрация исходящих документов осуществляется по такому же принципу, что и входящих документов.

В некоторых организациях регистрация исходящих документов осуществляется централизовано в службе делопроизводства.

В крупных организациях регистрация может осуществляться децентрализовано: в службе делопроизводства регистрируются исходящие документы за подписью руководителя организации и его заместителей, в структурных подразделениях – исходящие документы за подписью руководителя подразделения и его заместителей, а также других сотрудников подразделений в соответствии с их должностными правами и обязанностями.

Для исходящих документов используется вид РК «Исходящие».

Описание реквизитов регистрационной карты исходящего документа (РК, имеющей вид «Исходящие») дано в таблице:

Наименование
реквизита

Состав (для множественных реквизитов)

Регистрационный номер документа

Номер (индекс) документа, задаваемый по принятым в организации правилам

Дата подписания документа

Номер(а) экземпляра документа

Гриф доступа пользователей к содержимому карточки по принятой в организации классификации

Плановая дата исполнения

Плановая дата исполнения документа

Фактическая дата исполнения

Фактическая дата исполнения документа

ФИО и должности работников.

Дата и время подписания

Информация о должностных лицах, подписавших документ

Количественные характеристики состава документа. Количество листов, наличие и количество приложений и т.п.

Краткое содержание

Краткое текстовое описание содержания документа

Исполнитель документа

Наименование подразделения или ФИО и должность работника организации, подготовившего документ

Наименования организаций.
Исходящие номера.
Исходящие даты.
Кто подписал

Соисполнители совместного с другими организациями документа

Журнал передачи документа

Дата и время передачи документа.

Вид документа (оригинал, копия).

Наименования подразделений или ФИО работников, которым передан документ.

Название дела, в которое был списан документ

Информация о движении бумажного документа

Кто визировал.
Дата визирования.
Примечание

ФИО и должности работников организации, визировавших документ

Наименования рубрик.
Коды рубрик

Тематические рубрики, по которым классифицируется документ (могут быть расширены дополнительными реквизитами)

Типы связок.
Номера связанных документов

Информация о связи текущего документа с другими документами (проектами документов)

Наименования файлов.
Грифы доступа

Описание прикрепленных файлов и грифы доступа к ним

Поле для ввода произвольного текста с характеристиками документа или, возможно, способа его обработки

Для организаций указываются: Наименование организации. Дата, время и вид отправки. Состав документа. Кому адресован документ: регион, город, почтовый индекс, адрес, e‑mail, полное название организации, примечание, рег. №, рег. дата.

Для граждан указываются: Кому адресован документ. Дата, время и вид отправки, примечание, регион, город, почтовый индекс, адрес, e-mail.

Для внутренних адресатов указываются:

Наименования подразделений или ФИО и должности работников.

Дата и время отправки.

Вид документа (оригинал, копия).

Номер экземпляра. Примечание.

Перечень адресатов документа (организации, граждане и внутренние адресаты организации) и атрибуты отправки им документа

Дополнительные реквизиты

По усмотрению организации можно дополнить реквизитный состав РК

Модуль «Отчетные формы» предназначен для формирования сведений о документообороте, справок-напоминаний, статистических выходных форм, сводок о документах и состоянии их исполнения на основе информации, хранящейся в базе данных системы.

В модуле «Отчетные формы» возможно получение следующих отчетов:

· Сведения о работе должностных лиц (подразделений) с документами.

· Сведения о документообороте.

· Сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам.

· Сводка об исполнении.

· Справка-напоминание об исполнении документов.

· Сведения о работе пользователей.

Формирование отчетов доступно только тем пользователям, которым в картотечных правах дано право Получение отчетов.

Отчет «Сводка об исполнении»

Отчет позволяет получить сведения о количестве исполненных и находящихся на исполнении документов (поручений, пунктов, резолюций). Сводка формируется либо по документам текущей картотеки, т.е. в сводке учитываются документы, в которых указаны автор или исполнитель резолюции, приписанные к указанной картотеке, либо по документам всех доступных пользователю картотек (тех картотек, в которых пользователю предоставлено право Получение отчетов).

В качестве параметров задаются: Картотека. Исполняемые документы. Дата регистрации документов. Срок исполнения. Группы документов. Период. Поручения. Подразделения и должностные лица. Контролеры. Авторы резолюций.

Сводка об исполнении контрольных документов может быть следующих видов:

Отчет «Справка-напоминание об исполнении поручений»

Справка-напоминание позволяет получить перечень документов, поручения которых подлежат исполнению до заданной даты контроля в выбранных подразделениях или указанными должностными лицами (по состоянию на текущую дату). Справка формируется на основании данных текущей картотеки либо по данным всех доступных пользователю картотек (если право Получение отчетов предоставлено пользователю в нескольких картотеках). Для каждого указанного должностного лица и подразделения формируется отдельный бланк справки.

В качестве параметров задаются: Картотека. Поручения. Период. Подразделения и должностные лица. Отв. исполнитель. Группы документов. Контролер.

Отчет «Сведения о документообороте»

Отчет содержит данные об объеме документооборота какого-либо структурного подразделения, имеющего собственную картотеку, по группам документов за указанный период времени.

При формировании отчета учитываются документы, находящиеся в текущей картотеке.

В качестве параметров задаются: Картотека. Период. Группы документов.

Отчет «Сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам»

Данный отчет предназначен для получения характеристики документооборота по одному или группе корреспондентов (с возможностью получения информации по обращениям граждан) по данным заданной картотеки.

В качестве параметров задаются: Период времени. Наименование картотеки. Корреспонденты. Признак. ФИО граждан. Группы документов.

Для получения сведений по гражданам необходимо, чтобы было установлено хотя бы одно значение в секции Корреспонденты.

Отчет «Сведения о работе должностных лиц (подразделений) с документами»

Данный отчет позволяет получить данные о количестве документов, с которыми работали сотрудники структурных подразделений. В качестве параметров задаются: Период времени. Наименование картотеки. Область поиска исполнителей: «по журналу пересылок»», «по журналу передачи», «по обоим журналам». Перечень групп документов. Перечень должностных лиц или подразделений.

Отчет «Сведения о работе пользователей»

Данный отчет предназначен для получения сведений о работе пользователей с РК и РКПД за определенный период времени.

В качестве параметров задаются: Период времени. Вид отчета. Отчет по работе с РК или РКПД. Перечень пользователей. Параметр «с учетом множественных реквизитов».

Источник