что такое резолюция на документе определение
Резолюция в 1С Документооборот
Резолюция, это результат рассмотрения документа руководителем. Где он отмечает свое решение по определенному документу. В этой статье, мы рассмотрим резолюцию на примере программы 1С Документооборот КОРП.
Для того, чтобы резолюция была доступна в программе, перед этим нужно установить специальную галочку в настройках программы. Для этого, перейдите в раздел «Настройки и администрирование», после чего нажимаем на «Настройки программы», выбираем «Делопроизводство».
(Обязательно обратите внимание. Если вы используйте демо-версию программы. То этих функций может не быть. Все зависит исключительно от пользователя и интерфейса.).
После этого, в появившимся окне ставим галочку на пункте «Резолюция в документах».
Если выбрать эту установку, то в документах появиться новая функция, а именно «Резолюция». Теперь если пользователь нажмет на гиперссылку «Добавить», то он сможет внести резолюцию к документу.
Шаблон резолюции
Пользователь может добавлять по несколько резолюций к любому документу. Для этого, ему нужно в открывшемся окне внести нужный текст. После чего нажать на кнопку «Заполнить по шаблону».
При нажатии на кнопку создать, пользователь сможет внести свои резолюции. Благодаря шаблонам, пользователь сможет быстрее работать с документами.
Также, пользователь самостоятельно может вносить название резолюции и текст.
На закладке «Доступ», у вас появиться возможность выбрать пользователей, которые смогут использовать ваши шаблоны. Также, есть общий шаблон.
В конечном результате, мы получим шаблон с сохраненной резолюцией. Там можно выбрать нужную резолюцию.
После выбора шаблона, мы сможем увидеть его в документе. Расположен на закладе «Резолюция»
Как получить или обработать резолюцию в 1С Документоооборот
На примере мы рассмотрим обработку и получение резолюции. Регистрируем входящий документ, например, письмо. Выбор вида документа на прямую влияет на реквизиты в его форме. («Документы и файлы»-«Создать»-«Документ входящий»)
После того, как вы заполните все нужные поля. Вам нужно зарегистрировать ваш документ. Для этого, нажимаем на кнопку «Зарегистрировать». В следующем окне повторяем наши действия. После регистрации документа, запрещается вносить изменения.
Дальше нам нужно отправить документ руководителю. Для этого нажимаем на кнопку «Отправить».
После этого нажимаем «Перейти к отправке».
После чего нам нужно заполнить все пустые поля. В конечном результате задача отправиться к адресату.
Пользователь, который получит документ, сможет увидеть его в новых письмах. Для этого ему нужно открыть программу под именем пользователя, кому мы отправили документ.
После того как вы откроете документ, вы сможете поставить резолюцию вручную или используем шаблон. Для этого нажмите на кнопку «Шаблоны». После этого жмем «Рассмотрено». После этого резолюция сохраниться.
В результате наших действий, у вас в документе появиться отметка о рассмотрении. Но данная задача исчезнет сразу после просмотра документа.
После чего, документ возвратиться к отправителю на обработку.
Программа предложит обработать резолюцию и назначит исполнителя. Также, есть возможность выбрать нужных пользователей, например, юрист, менеджер и тд. После его, задача закрепиться на определенном сотруднике, который первый открыл документ.
Также, можно выбрать несколько исполнителей. Для этого, нужно указать задание и сроки, назначить проверяющего и контроллера.
После того, как вы нажмете на кнопку «Исполнить», все ваши задачи уйдут к исполнителю. После чего работа над резолюцией будет закончена.
Мы рассмотрели, как документ отправить на резолюцию, приняли с резолюции и отправили на исполнение. Программа 1С:Документооборот автоматизирует работу с документацией, оптимизируя и облегчая работу пользователей в целом.
Статья 29. Исполнение резолюций и документов
Статья 29. Исполнение резолюций и документов
1. Рассмотрение документа должно производиться в день поступления его адресату.
2. Все документы, зарегистрированные в общем отделе с резолюциями главы администрации, его заместителей и управляющего делами, возвращаются в общий отдел и вручаются под расписку в регистрационном журнале непосредственно руководителю (заместителю) либо должностному лицу, в функциональные обязанности которого входит прием и отправка корреспонденции.
3. Внутри структурного подразделения поступившие документы рассматриваются руководителем (заместителем) и передаются непосредственно исполнителям.
4. Резолюции, адресованные руководителям любой категории, исполняют указанные должностные лица и их подчиненные (в последнем случае письменный ответ об исполнении требований резолюции подписывается руководителем, которому адресована резолюция, он же несет ответственность за надлежащее исполнение указания, содержащегося в этой резолюции).
5. Если исполнение поручено нескольким должностным лицам (структурным подразделениям) и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за исполнение документа является должностное лицо, указанное в резолюции первым.
Общий отдел обеспечивает соисполнителей необходимым количеством копий.
6. Соисполнители, не позднее, чем за 3 дня до истечения срока исполнения документа, представляют ответственному исполнителю справки для обобщения и составления отчета либо в письменной форме сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу.
8. Срок исполнения документов, если он не определен письменно, устанавливается один месяц.
Поручения, содержащие в тексте конкретную дату или ссылку на определенное мероприятие, исполняются в соответствии с указанным сроком.
Если поручение (документ) не может быть исполнено в установленные сроки, исполнитель предоставляет по нему промежуточный ответ.
9. Срок исполнения документа может быть продлен на основании докладной записки исполнителя должностным лицом, наложившим резолюцию об исполнении документа.
Докладная записка подается не позднее, чем за два дня до истечения срока исполнения документа. Докладные записки в адрес главы администрации подписываются заместителями главы администрации или управляющим делами.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Резолюция — что это значит и как она выглядит
С термином «резолюция можно встретиться в разных сферах, в основном, это бизнес и международное право. В РФ с ним часто сталкиваются люди, которые работают в государственных службах и выполняют там бумажную работу. Каждый секретарь должен четко знать, что такое резолюция и как правильно её оформлять.
1. Что такое резолюция простыми словами
Резолюция (англ. resolution – «разрешение») — это решение, которое принимается международной компанией, должностным лицом или совещательным органом.
Практически каждый из современных терминов появляется в лексиконе русских граждан из латыни. Слово «resolution» изначально переводили как «разрешение». Его использовали в случае, когда конкретные люди, имеющие влияние, занимались обсуждением имеющихся проблем и в результате приходили к максимально эффективному решению.
Сегодня резолюцией называют решение, имеющее юридическую силу и затрагивающее один из актуальных вопросов. Его чаще оформляют письменно. Также в нём содержится обращение к лицам исполнителям. В документе всегда указывается, что именно эти лица или государство должно выполнять.
Резолюция может быть коллективной или единоличной.
В последнем случае в проблеме разбирается один человек, это может быть руководитель компании. Коллективная означает, что поиском решения занималось несколько человек, то есть коллегиальные органы. Например, это могут быть лица, входящие в следующие объединения:
В некоторых случаях, оформлением документа могут заняться представители научной конференции. Здесь речь идет об итогах рассмотрение докладов. Иногда резолюцию принимают организаторы протестов и митингов.
2. Функции резолюции на документах
На документе резолюцию должно представить должностное лицо, которому адресована бумага. Делается это в ситуации, когда необходимо быстро принять какое-либо решение. Также стоит учесть, что содержание реквизита должно нести форму распорядительного документа. Здесь необходимо максимально точно указать порядок дальнейших действий в отношении данного документа.
Принятое руководством компании оперативное решение, которое оформлено как резолюция на документе, следует поставить на консоль исполнения. При этом, в регистрационной форме следует указать конкретных исполнителей, а также обозначить сроки. В качестве номера документа используется тот, который указан на деловой бумаге.
3. Назначение резолюции
По значимости и юридической силе, резолюцию можно приравнять к распределительному документу. Если её проставили на бумаге, она сразу становится полноценным распорядительном документом, но только тогда, если она оформлена с учетом всех правил и требований. Но, большее количество владельцев компаний, особенно, если говорить о мелком бизнесе, не считают необходимым заниматься оформлением распорядительных документов.
Именно поэтому, часть устных распоряжений не всегда исполняются, например, из-за банальной забывчивости сотрудников. Такое отношение к работе часто провоцирует задержки в исполнении ряда задач. Также стоит учесть, что исполнительный контроль документов здесь станет невозможным по причине отсутствия распорядительных бумаг. Краткое и конкретное распоряжение на бумаге поможет избежать большого количества проблем, а также сэкономит время руководителя.
4. Как правильно оформить резолюцию
Правила оформления резолюции регулируются общим положением, указанным в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Основные пункты, которые следует обозначить в любой резолюции, это:
Если бумага адресована нескольким сотрудникам, первой указывается фамилия ответственного исполнителя. Он должен проконтролировать чёткое выполнение поставленных задач другими лицами-исполнителями. Кроме этого, он должен будет подать отчет после выполнения распоряжений. Если потребуется, ответственное лицо может организовать заседание, где сотрудники смогут получить подробную информацию о порядке выполнения поручений.
В большинстве случаев, текст резолюции состоит из одного предложения. Если речь идет о контекстном характере поручения, в тексте могут находиться такие формулировки как:
Если распоряжение носит общий характер, здесь иногда встречаются следующие формулировки:
Когда необходимо, в документе указываются сроки исполнения. В такой ситуации желательно не обозначать период в виде определённого количества дней, недель или месяцев. Рекомендуется ставить дату, которая означает последний день для выполнения поставленных задач. В обязанности секретаря входит проверка сроков выполнения распоряжения в случае наличие резолюции на документе.
Сроки исполнения можно не устанавливать, если данная бумага имеет типовые сроки или они присутствуют в формулировке документа. Последняя запись в резолюции, это личная подпись и дата создания. Здесь стоит помнить о том, что распорядительные реквизиты могут оставить не только лица из руководства компании, а и руководитель структурного подразделения или его заместитель.
В таком случае стоит проконтролировать, чтобы оформленное распоряжение не вышло за грани должностных полномочий данного сотрудника. Если в документе не остается места для распорядительного реквизита, его оформляют на отдельной бумаге. В такой ситуации нужно дополнительно проставить номер документа, который имеет непосредственное отношение к распоряжению, а также дату регистрации.
5. Значение резолюций в ООН
Самый важный орган ООН – это Генеральная Ассамблея. Она обладает представительными, директивными и совещательными полномочиями. Сюда входит 193 члена разных государств, обладающих одним голосом. Резолюция Генеральной Ассамблеи, это принятое решение по каким-либо вопросам международного характера. Эти решения могут касаться:
Каждый из документов, это отображение воли большинства стран, входящих в Ассамблею. Например, положения из всеобщей декларации, затрагивающие права человека, некоторые государства включили в формулировки своих конституций, а стратегию реализации, прописали в законах.
Резолюция, принятая Генеральной Ассамблеей, состоит из двух частей:
Если резолюция принята в ООН, она может иметь несколько названий, например, программа действий, конвенция или декларация.
В зависимости от того, кто именно направит резолюцию, она может иметь разный вид и название. Чтобы распоряжение было выполнено в срок и без ошибок, следует заранее изучить примеры составления резолюции. Также стоит уделить отдельное внимание правильному составлению формулировки. В противном случае у исполнителей появится возможность оспорить полученное распоряжение.
Оформление резолюции
Важной задачей, стоящей перед руководителем при обработке управленческих документов, является, прежде всего, оценка возникшей ситуации, принятие какого-то решения и оформление его в виде резолюции.
Резолюция — это способ административного воздействия, организующее деятельность исполнителей. В соответствии с Юридическим энциклопедическим словарем (М.: Советская энциклопедия, 1984 г., с. 319) резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе.
Cтруктура резолюции
Наиболее общая структура практически любой резолюции предполагает наличие следующих элементов (частей):
Иногда руководитель может дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа).
Правила написания резолюции изложены в ГОСТе Р 6.30 — 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Адресность резолюции
Обязательное требование к резолюции — адресность. Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, который может привлечь других либо четко определить степень ответственности каждого. Указывать в адресате должность исполнителя не обязательно. Адресат, в соответствии с ГОСТ 6.30–2003, содержит только фамилию исполнителя и инициалы, причем инициалы указываются после фамилии:
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в резолюции назван первым (без пометки «ответственный»). Проставлять отметку «отв.» или подчеркивать ответственного исполнителя не разрешается.
Побуждение к действию
Резолюция, своего рода, распорядительный документ, составленный на полученном документе. Поэтому в тексте резолюции будут присутствовать так называемые управленческие операторы, позволяющие активно влиять на процесс принятия решения в желаемом направлении. Приведем в качестве примеров некоторые из возможных управленческих операторов:
При составлении резолюции необходимо учитывать и то, в какой мере анализируемая ситуация носит типовой для данной организации характер. Если ситуация типовая, то и решение соответствующих вопросов должно основываться на некоторой типовой схеме. Анализируя управленческую ситуацию, зафиксированную в документе, руководитель, прежде всего, решает задачу ее идентификации. При этом производится оценка ситуации со следующих позиций:
В процессе дальнейшей оценки документа руководитель принимает одну из следующих альтернатив:
Содержание действия, безусловно, будет зависеть и от квалификации работника. Чем выше она у исполнителя, тем большую свободу действий ему можно предоставить. В связи с этим указания, содержащиеся в резолюции, могут носить либо общий, либо конкретный характер.
Общие указания выражаются следующим образом:
На документах, содержащих стандартные ситуации, не требующих дополнительных разъяснений и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции и дата.
Резолюции должны быть составлены таким образом, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные обращения за разъяснениями к руководителю. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно.
Руководитель при выработке решения должен принимать во внимание наличие целого ряда разнообразных задач у исполнителя и учитывать их приоритетность, степень завершенности, а также ряд других факторов. При этом важно обеспечить минимальное суммарное время проработки и реализации решений для наиболее приоритетных задач.
Иногда в одном и том же документе фиксируется более одной желаемой и действительной ситуации. При этом между ними могут существовать разнообразные, порой весьма сложные взаимосвязи. В подобных случаях руководителю приходится прибегать к более чем одной резолюции. Если резолюция является сложной, состоит из нескольких задач, предписываемых различным исполнителям, то руководитель перед написанием такой резолюции должен осуществить декомпозицию процесса принятия решения на отдельные, относительно самостоятельные этапы. Их состав и число зависят, с одной стороны, от содержания документа, с другой, — от информированности, методов и стиля работы самого руководителя.
Сроки исполнения
Как видно из примеров, помимо адресата и предписываемого действия, резолюция должна содержать порядок его выполнения и форму контроля .Желательно в конце текста резолюции указать предполагаемую дату, к которой вопрос должен быть решен. Это будет служить своего рода стимулом к действию у исполнителя и формой контроля за исполнением документа.
Устанавливая сроки работы по конкретным документам, руководитель в каждом случае фактически осуществляет экспертную оценку ситуации. Как показывает практика, на такую оценку часто отводится очень короткое время, и возникает опасность, что срок исполнения будет установлен достаточно произвольно. В теории сетевого планирования и управления используются вероятностные методы оценки выполнения работ по специально разработанным для этого формулам (на основе минимального и максимального времени выполнения). Конечно, руководитель не будет оценивать время по такой формуле. Однако при назначении контрольного срока очень важно иметь в виду саму возможность постановки такой задачи, учитывая имеющиеся у подчиненных ресурсы, другие поручения и т.д.
Подпись руководителя и дата резолюции
Подпись руководителя (без расшифровки) и дата написания резолюции также являются ее неотъемлемой частью и определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции.
В целях экономии времени руководителя секретарь или помощник может заранее подготовить проект резолюции и представить руководителю, который в случае согласия с ее содержанием лишь подписывает резолюцию и ставит дату.
Месторасположение резолюции
Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.
Некоторые руководители по различным причинам предпочитают оформлять резолюцию на дополнительном листе формата А6, прикрепляя его потом к документу скрепкой или скобой. В этом случае на отдельном листе-резолюции указывается регистрационный номер и дата документа, к которому резолюция относится. Такой способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечивается сохранность резолюции (лист в резолюцией может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка или скоба изымаются и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ).
Содержание резолюции с документа должно обязательно переноситься в регистрационную форму (журнал или регистрационно-контрольную карточку). Если исполнение поручения, указанного в резолюции, берется на контроль, один экземпляр регистрационно-контрольной карточки помещается в контрольную картотеку.
Делайте правильный выбор
Во многих организациях основная масса поступающих документов независимо от их содержания и степени важности передается руководителю, рассматривается им, а затем с оформленной резолюцией, спускаясь по ступеням иерархической лестницы, попадает к непосредственному исполнителю. Такой порядок работы с документами, особенно в организациях с большим объемом документооборота, имеет ряд недостатков. С одной стороны, время ожидания документом своего рассмотрения иногда во много раз превосходит время работы с ним. С другой стороны, на рассмотрение почты в таких случаях многие руководители затрачивают в общей сложности около двух рабочих дней в неделю.
Если налажена четкая организация делопроизводства, то на стол к руководителю попадают действительно важные документы, требующие указания по исполнению непосредственного от него. Для регулирования этого вопроса рекомендуется составлять специальный перечень, в котором указываются виды документов, содержащиеся в них вопросы и должностные лица или структурные подразделения, которым их следует направлять на рассмотрение. Эти перечни позволяют исключить поступление излишней информации руководству и ускорить ее прохождение.
Такая практика иногда вызывает непонимание у руководителей, которые рассматривают все документы, аргументируя это необходимостью быть в курсе всех решаемых в организации вопросов. Однако встречаются и другие руководители, которые стремятся разбросать поступившую к ним корреспонденцию между подчиненными, едва успев на нее взглянуть. Типичные резолюции в подобных случаях: «Пр. рассмотреть» или «Прошу разобраться». Так руководителю удается довольно быстро раскидать гору бумаг, но низкое качество документации, исходящей из его подразделения, и нарушение сроков не укрепляют его авторитет ни у начальства, ни у подчиненных. В конечном счете за всю деятельность организации или структурного подразделения несет ответственность руководитель, а четкое распределение обязанностей — важнейшее правило научной организации труда. Однако стремление некоторых руководителей лично охватить всю массу поступающей корреспонденции приводит к задержке исполнения документов, отвлекает руководителей от решения принципиальных вопросов деятельности организации.