что такое рабочая встреча
Как правильно и с пользой провести рабочее совещание
Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять.
Проведение совещаний нужно сделать системой
Зачем проводить совещания
Еще совещания дисциплинируют работников. Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению. И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону. Стоишь, солидный и в костюме от “Бриони”, а тебя отчитывают, как первоклассника. Нет уж, лучше подобрать перед совещанием все хвосты и гордо рапортовать о выполненных поручениях.
Виды совещаний
Совещания бывают плановыми и внеплановые:
Готовимся к совещанию правильно
Оперативки не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Вот алгоритм подготовки:
Правила проведения рабочего совещания
Никаких секретных рецептов здесь не существует. Есть набор базовых правил, которые помогут провести совещание с наибольшим эффектом.
Не делайте встречу однобокой
Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов. Разбейте встречу на части:
Не превращайте оперативку в набор формальностей
Хвалите подчиненных
Давайте всем право голоса
Собрание не должно быть монологом руководителя, каким бы хорошим оратором он не был. Поэтому всегда давайте высказаться всем собравшимся. Сделать это проще простого: после каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний. Вообще как можно больше вовлекайте людей в процесс. Приучите их к тому, что вопросы можно и нужно задавать.
Делайте лирические отступления
Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Вспомните лекции в университете или уроки в школе. Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске интегралы, такой урок становится скучным и неинтересным. Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и лекция получается увлекательной и захватывающей. На такие занятия ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше.
С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура.
Протокол совещания
Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мегаважный документ, в котором записаны все ходы. Вот что нужно отразить в протоколе:
Копии протоколов раздайте всем подчиненным, лучше в бумажном виде. Пусть повесят у себя в офисе и вдохновляются. Не пускайте выполнение поручений на самотек. Иногда зайдите да проверьте, как выполняются ваши поручения и нет ли каких-то трудностей. Бывает, что работы, по каким-то причинам, буксуют, но сотрудники об этом не сообщают.
Подытожим
10 важных дел при организации деловых встреч
Автор: Пластинина Н.В.
Характер деловых встреч
Подготовка деловых встреч
Деловая встреча / переговоры ― это деловое взаимное общение людей различных должностей и даже организаций с целью достижения совместного решения.
Любой руководитель независимо от ранга проводит не только внутренние совещания и планерки, но и время от времени ― деловые встречи, переговоры. И одной из функций секретаря или его помощника является правильная организация таких деловых встреч руководителя.
Деловые встречи могут быть:
― внутренними. Они проводятся среди сотрудников своего учреждения, чаще всего в форме совещаний, планерок. В крупных компаниях с широкой филиальной сетью встречаются и расширенные встречи, которые проводятся между коллегами центрального офиса и филиалами. Применяются такие виды встреч, как конференции, семинары, дистанционные конференции по видеосвязи.
― внешними. Они проводятся среди нескольких организаций. Как правило, в них участвуют только руководители высшего, а иногда и среднего звена. Форматы таких встреч различны: переговоры, брифинги, форумы, «круглые столы» и пр.
― формальными, когда действует определенный протокол таких встреч, повестка дня и даже дресс-код. На таких встречах имеется определенная основная цель ― подписание договора, заключение соглашения о намерениях и пр.
― неформальными, когда общей концепцией встречи является достижение контакта между представителями разных организаций, внутри коллектива, выработка делового доверия участников друг к другу. Как правило, официально–целевой направленности такие встречи не носят. Можно определить эти встречи как знакомство и неформальное общение для облегчения взаимодействия в будущем.
― официальными. Как правило, они являются и формальными встречами с обязательным завершением встречи подписанием каких-либо договоров, деловых бумаг.
― неофициальными. Неофициальные встречи могут оказаться как формальными, так и неформальными.
Также деловые встречи принято подразделять на информативные, консультативные и исполнительные. Первые два вида чаще свойственны для внутренних встреч: информативные ― для доведения до подчиненных общей стратегии и направления компании, о введении новых технологий и планов производства и развития; консультативные ― для выработки решения по конкретной проблеме. Исполнительные встречи чаще относятся к внешним встречам.
В зависимости от того, к какому виду встречи необходимо подготовиться помощнику руководителя (секретарю, делопроизводителю, протокольному отделу), необходимо будет последовательно совершить несколько важных дел.
1) Определить вид встречи. Подготовке к официальным, формальным, исполнительным, внешним встречам придется уделить намного больше внимания и подготовки.
2) Запланировать встречу. Для этого необходимо определить время и место. Оба этих фактора весьма немаловажны. При этом первостепенность одного фактора перед другим будет различной в зависимости от обстоятельств конкретной встречи. Если встреча предстоит официальная, с участием в ней руководителей предприятий (или внутренняя с участием руководителей многих филиалов одной организации), с иностранными партнерами, то лучше сначала определить время встречи.
При определении времени встречи будет учитываться много факторов:
― необходимость быстрого решения какой-то проблемы, налаживания связей или заблаговременность встречи перед основными планируемыми событиями. Если встреча планируется для решения какой-то срочной проблемы, то необходимо запланировать ее как можно скорее.
― не предстоят ли какие-либо национальные или общепринятые праздники в планируемый период встречи.
Пример: так, в России рождественские праздники приходятся после наступления 1 января, а в европейских странах ― за неделю до наступления нового года. Таким образом, планирование встречи с иностранными партнерами на конец декабря будет вызывать неудобство для тех, кто проживает в Европе, а на первые две недели января ― для представителей российских предприятий.
― как долго и тщательно необходимо готовиться к встрече. От этого зависит минимальный срок подготовки, ранее которого встречу назначить нельзя. Очень много зависит от того, участвуют ли иностранные партнеры в предстоящей деловой встрече и предстоит ли обмен подарками / сувенирами. Ведь может потребоваться некоторое дополнительное время для изучения обычаев стран-участников с тем, чтобы правильно спланировать стиль поведения с участниками встречи ― выходцами из этих стран, безошибочно выбрать и приобрести подарки для них (если планируется их вручение).
Пример: предстоит встреча руководителей трех предприятий: российского, японского и финского ― с обменом деловыми подарками. Это первая встреча с представителями этих стран для российского руководителя. Для того чтобы встреча прошла достойно, без казусов и неприятных моментов, необходимо не только изучить деловые и бытовые обычаи в этих странах, особенности невербального общения в них, но и возможные увлечения руководителей, которые будут на данной встрече (в целях вручения им актуальных подарков со смыслом).
Обратите внимание!
Если среди участников встречи есть японцы ― необходимо быть очень умеренным и осторожным с проявлениями приветственных или прощальных касаний друг друга: японцам не нравится манера прикасаться друг другу в процессе общения. В Японии рукопожатие не принято и к нему прибегают лишь в исключительных случаях.
Кроме того, определенное время занимает подготовка места встречи, оформление проектов деловых бумаг, согласование их со своими службами, прежде чем они в готовом варианте будут предъявлены участникам встречи.
― какое минимальное и максимальное время планируется отвести на встречу. От этого, равно как и от других факторов, зависит определение времени начала встречи в рамках рабочего и календарного дня. Иногда встречу удобнее назначить на утренние часы. Например, когда требуется от участников встречи ясная голова, внимание и отсутствие усталости. Иногда оправдывает себя стратегия послеобеденной встречи, когда вашему руководителю как приглашающей стороне необходимо получить спокойное благожелательное отношение участников встречи к предстоящим предложениям. Лучшего времени как после обеда и не найти. У вечерних встреч имеется минус в виде усталости, невнимательности участников, подсознательном стремлении «отложить решение важного вопроса на потом». Это же свойственно и для пятничных встреч во второй половине дня.
Это интересно:
Исходя из изученного материала о биологических часах человека, лучше всего работа мозга и активность человека проявляется с 10 до 12 часов и с 16 до 18 часов, после чего падает. Поэтому именно в перечисленные часы лучше всего назначать важные и даже судьбоносные встречи.
― нет ли уже запланированных встреч на ту же дату или время. Это необходимо уточнить, изучив график встреч руководителя.
При определении места встречи необходимо учесть следующие факторы:
― удобство с точки зрения транспортной доступности и целевой направленности. Так, например, руководителям далеко не всех организаций ― участников встреч удобно собираться в загородном клубе в г. Находке или в отеле на Кипре, предназначенном для пляжного отдыха.
― наличие или отсутствие необходимости паритетных начал встречи. Так, если основной целью встречи является подписание важных документов, договоров и при этом встречающая сторона и является самой заинтересованной, а контрагент ― излишне осторожным, место встречи желательно определить нейтральное, ни в коем случае не имеющее прямого отношения к встречающей организации. Такие деловые встречи не дают преимуществ никакой из сторон переговоров, сохраняя для них паритетные (равные) возможности.
Обратите внимание!
Большинство руководителей предпочитают деловые встречи на своей территории, в стенах своего офиса. Для этого зачастую даже оборудуют конференц-зал или комнату переговоров. Как правило, такой подход создает не только удобство с точки зрения бытовой организации, но и дает руководителю психологическую уверенность в достижении поставленной цели встречи.
3) Внести информацию в график встреч руководителя. Это необходимо, чтобы ничего больше на то же самое время не запланировать, чтобы не произошло случайного наложения событий на один и тот же период времени. Очень важно отразить также и продолжительность встречи ― для правильного построения графика дня. Кстати, если организатор встречи вы (ваша организация) ― обязательно при приглашении на встречу озвучивайте планируемую продолжительность встречи. Это нужно для тех же целей планирования, а также для правильной и жесткой компоновки течения переговоров на встрече, чтобы не получилось «переливание из пустого в порожнее» два часа кряду.
4) Известить приглашенных. Этот этап предстоит только в том случае, если именно ваша организация является организатором встречи. В приглашении должны быть указаны не только адресат, время и место встречи, но и цель (характер) встречи (что предстоит обсудить), и ее продолжительность. Приглашения рассылаться могут различными способами. Основной и быстрый вид рассылки ― по электронной почте. Но для официальных, торжественных, важных и крупных встреч лучше все же использовать бумажный вариант приглашения, подписанного руководителем, с вручением представителю партнера / контрагента через курьера, почту или спецсвязь.
5) Оформить аренду конференц-зала, заказать комнату для переговоров, договориться (заказать) усиленную уборку-подготовку собственного помещения для переговоров. Данный этап потребуется, если именно ваша организация является приглашающей стороной ― инициатором встречи.
6) Подготовить необходимые документы для подписания или отследить их своевременную и качественную подготовку теми, кому это будет поручено руководителем. Понадобиться могут рекламные и информационные буклеты, информационные материалы ― в зависимости от цели и формата встречи.
7) Подготовить необходимый расходный материал для канцелярского обеспечения встречи. Если организатор встречи вы, то необходимо подготовить бумагу, ручки, стикеры, маркеры, проектор, проекционный экран, презентеры, флипчарт, магнитно-маркерную доску и прочее оборудование для деловой встречи. В зависимости от формата встречи участникам может понадобиться как расширенный ассортимент канцелярских принадлежностей, так и просто бумага и ручки. Если вы приглашенная сторона, данный список будет намного скромнее и будет зависеть от роли вашей организации в переговорах / встрече.
8) Решение иных вопросов обеспечения. Такое может понадобиться, если встреча назначена на нейтральной территории или на встрече будут присутствовать иногородние участники. Секретарю / помощнику руководителя приглашающей стороны может потребоваться решать вопросы с размещением участников в гостинице, прочих вопросов организации их прибытия и убытия по окончании встречи.
9) Отработка образа руководителя для конкретной встречи. Данное поручение помощнику руководителя дается редко. В основном руководитель этим вопросом занимается самостоятельно. Если же проработать образ руководителя поручено его помощнику, то исходить необходимо из вида встречи, места и времени. В большинстве случаев для руководителя ― мужчины достаточно стандартного делового костюма с галстуком в безупречном состоянии и чистой обуви. Вечерний вариант выхода для деловых встреч редко используется.
10) Проверка «боеготовности». Накануне встречи помощник / секретарь руководителя проводит контрольные мероприятия:
С помощью различных средств связи (электронной почты, телефона) напоминает о предстоящей встрече и уточняет участие (у секретарей других участников, если ваша организация ― организатор встречи), или секретарь / помощник руководителя просто уточняет время и место и другие детали у организатора, если вы ― в числе приглашенных.
Проверяет транспортную готовность: интересуется готовностью автомобиля у начальника гаража, нет ли изменений в расписании поездов / самолетов ― при необходимости доставки к месту встречи этими видами транспорта, и т. д.
Готовит полный пакет необходимых документов, канцтоваров, складывает их в папку / портфель.
Проверяет готовность и оснащенность места встречи, если вы ― организатор. За час-два до начала встречи обеспечивает место организации встречи минеральной водой, стаканами, канцелярскими принадлежностями.
Важные нюансы деловой встречи:
Опаздывать ― неприлично и некрасиво. Возьмите за правило так организовывать следование руководителя к месту проведения деловой встречи, чтобы даже в случае пробки или наступления всевозможных транспортных коллапсов руководитель на встречу не опоздал.
Перенесение встречи, отказ от нее ― неприемлемый вариант взаимодействия. Это возможно только в крайних случаях при наличии безусловно оправдывающих (извиняющих) факторов ― несчастье с близкими людьми, общий траур и пр.
Если организатор встречи вы, не ждите опаздывающих более 2-3 минут, если ожидание вообще возможно по протоколу (нет четко установленного времени начала приветственной речи, а на нее выделено 15 минут). Именно это время еще можно определить как вежливое извинение опоздавших. Но не всегда и не везде.
Если организатор встречи вы, назначьте время начала и окончания собрания. Придерживайтесь этого времени. Учтите, что у всех участвующих ― такие же графики встреч и план работы. Старайтесь не задерживать окончание встречи.
Придерживайтесь повестки дня в любом случае, и если вы организатор, и если приглашенный. Не стоит выходить за рамки целей и задач встречи, пытаться решить попутные вопросы. Это приемлемо для неформальных встреч. Для деловых официальных формальных переговоров это неприемлемо.
Деловые встречи
Деловые встречи представляют собой мероприятия (включая протокольные), цель которых – способствовать установлению взаимовыгодных контактов между представителями бизнеса.
Чаще всего встречи организовывают компании, имеющие значительное число партнеров как в своей стране, так и за границей.
Виды деловых встреч
Выделяют несколько видов подобных мероприятий. Все они могут при том быть международными, отраслевыми, научными.
Конференция необходима для обсуждения конкретной проблемы. Такая деловая встреча проходит в формате отдельных выступлений. Фактически, конференция является совещанием группы специалистов в определенном вопросе и может быть сосредоточена в одном или разных (распределенная форма) местах по территориальному признаку.
Съезды организовываются для дистрибьюторов и дилеров.
Бизнес-семинар – учебно-практическое мероприятие, проводится в форме обсуждения тематических сообщений.
Презентация призвана привлечь внимание общественности к новой продукции, фирме, определенным достижениям, итогам работы.
Круглый стол организовывается в случае обсуждения социально значимого вопроса, требующего широкого общественного внимания. В нем обязательно участие экспертов, способных дать происходящему объективную оценку. Также на круглые столы принято приглашать прессу, чтобы получить полное освещение в СМИ всех основных точек зрения на проблему.
Существуют и специальные мероприятия для журналистов: пресс-конференции, брифинги, торжественные открытия, пресс-ланчи, дни открытых дверей.
Пресс-конференция и брифинг предназначены для озвучивания позиции фирмы. Обычно ее представители делают заявления для журналистов и отвечают на их вопросы. Брифинг отличается более сжатой формой. Является реакцией на определенное происшествие, представляющее интерес для компании.
Церемония открытия – шоу, призванное увеличить интерес к новому объекту и осветить все его преимущества.
День открытых дверей позволяет ознакомить максимальное число заинтересованных лиц с основными принципами работы фирмы.
Пресс-ланч – способ добиваться лояльности ключевых СМИ региона. Для его проведения выбирают престижное. Круг допущенных на мероприятие сознательно ограничивается, причем со стороны компании обязательно присутствуют первые лица.
Фуршет (коктейль, банкет) подразумевают неформальную обстановку. Цель такого мероприятия – помочь компании-организатору и ее гостям установить максимальное количество новых связей и завязать знакомства.
Официальные и неофициальные деловые встречи
Официальные и неофициальные мероприятия различаются по составу участников и предполагаемому результату:
Этапы деловых встреч
Обычно любая встреча подразумевает реализацию четырех обязательных этапов:
Цели и задачи деловой встречи
Но главная цель – убедить партнера поступать определенным образом, согласиться с предложенным вариантом действий.
Программа и сценарий деловой встречи
Для успеха переговоров необходима тщательная подготовка, которая обычно включает решение организационных проблем и подготовку сценария собственно встречи.
К первой группе задач относятся разработка повестки дня, выбор времени и места проведения встречи, количества, состава и полномочий участников, регламента и количества раундов.
Составление программы компания обычно поручает специально назначенному сотруднику.
Программа должна быть детальной и включать в себя четкий перечень мероприятий по обеспечению:
В программе должны быть указаны ответственные за реализацию каждого этапа. Ее обязательно согласовывают со всеми сторонами, принимающими участие в переговорах. При этом важно уточнить, чьей обязанностью будет ведение протокола встречи. Если же предполагается международный формат, необходимо выяснить и вопрос, кто должен будет обеспечить переводчика.
Поскольку во время деловых визитов принято организовывать не только официальное, но и неформальное общение сторон (невзирая на официальный характер мероприятия), программа должна включать свободный день, предназначенный для этого.
Переводчик английского языка для деловой встречи
Чаще всего бизнес-мероприятия требуют перевода с/на английский язык. При выборе переводчика следует учитывать ряд факторов:
Лучше заранее предупредить специалиста о тематике встречи и о принятом на ней дресс-коде.
Ведущий на деловую встречу
Его задача – направлять ход переговоров. Это может делать один человек или команда. В первом случае упрощается процесс принятия решений – все делает один работник, и на нем же лежит вся полнота ответственности.
Во втором случае уменьшается вероятность ошибки – в команде могут присутствовать специалисты в разных областях. Но условием успеха является слаженность ее работы, иначе оппонент может использовать внутренние разногласия в своих целях.
Результаты, итоги деловой встречи
Позитивный результат переговоров требует обязательного повторения их основных достижений. Это необходимо для того, чтобы все участники осознали достигнутое и восприняли итог переговоров как достижение. Полезно будет и договориться о следующей встрече.
Если же результаты негативны, важно суметь корректно выйти из контакта.
Особенности деловых встреч с клиентом в России
Иностранцам важно учитывать, что русские предприниматели предпочитают договариваться в неформальной обстановке, но при том внимательно оценивают партнера по внешнему виду. Нужно быть готовым к тому, что одни переговоры результата не дадут, потребуется несколько встреч. Можно использовать как официальные, так и личные каналы связи. Русские бизнесмены отличаются пунктуальностью и не любят пустых обещаний.
Деловые встречи на выставках
Деловые встречи на выставке наиболее выгодны, поскольку собственные службы мероприятия помогут договориться с клиентом, спланировать встречу и обеспечить реализацию всех поставленных целей.
ЦВК Экспоцентр постоянно проводит тематические выставки разного направления, где каждый производитель может найти новых партнеров и клиентов.
Ещё интересные ссылки на статьи
Читайте интересную подборку статей и полезной информации.