что такое плановые начисления
Работа с начислениями в «1С:ЗУП»: зачем они нужны и как работают
Автор: Ольга Толоконникова, и.о. заместителя руководителя Линии Консультаций «ГЭНДАЛЬФ»
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, бухгалтеры регистрируют множество доходов, начиная с окладов, отпускных, заканчивая доплатами и надбавками, которые рассчитываются по сложнейшим формулам. В основе всего лежит начисление. Оно определяет многие моменты, например, специфику по НДФЛ, взносам, вхождение в базу среднего и др.
Создание начисления
В поставке программы предусмотрен набор наиболее распространенных типовых начислений – оклад по дням, отпуск основной и т.д. Наряду с этим пользователь может создать свое начисление, в котором можно задать необходимые настройки, назначение начисления, его расчет. Ищите начисления в разделе «Настройка» – «Начисления».
Нажимаем кнопку «Создать». Откроется карточка начисления, которое необходимо оформить.
В поле «Наименование» указываем название начисления – так оно будет отображаться в документах и аналитических отчетах программы. На вкладке «Основное» наиболее важное поле – «Назначение начисления».
Назначение позволяет программе определять, какие настройки допустимы для начисления, каким образом и где начисление может назначаться, рассчитываться и выполняться. Другими словами, по назначению программа «узнает» начисления.
Например, если выбрать назначение начисления «Премия», то программа автоматически ставит флаг «Включать в базу начислений при расчете среднего заработка» на вкладке «Средний заработок». Снять этот флаг нет возможности, так как премии учитывают в расчете среднего заработка, согласно Положению, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
Назначение «Прочие начисления и выплаты» позволяет настроить начисление произвольным образом, без каких-либо ограничений в последующих настройках среднего, НДФЛ и т.д. Его можно использовать, если все другие имеющиеся в программе назначения не позволяют решить ту или иную задачу. Прежде, чем использовать «прочее» назначение, рекомендуем убедиться, что иные возможности программы не подходят. Уточнить этот момент помогут на Линии консультаций.
Способ выполнения начислений
В значении поля «Начисление выполняется» указано то, в каком документе можно выбрать/заполнить начисление/где и как оно будет заполнено.
Какие виды выполнения начислений доступны в программе, узнаете из Таблицы 1.
Таблица 1. Виды выполнения начислений
Возможный вариант
Как работает
Ежемесячно
Такое начисление можно назначить плановым, и оно будет автоматически выполняться при окончательном расчете зарплаты документом «Начисление зарплаты и взносов» и др.
По отдельному документу
Такое начисление можно выполнить только межрасчетными документами «Разовое начисление», «Материальная помощь», «Премия» и проч.
В перечисленных месяцах
Совпадает со способом «Ежемесячно». Отличие в том, что можете выбрать месяцы, при окончательном расчете которых программа будет выполнять это начисление.
Только если ввели значение показателя
Такое начисление выполняется при окончательном расчете только в том случае, если на этот месяц с помощью универсального документа «Данные для расчета зарплаты» ввели значение хотя бы одного из отмеченных «определяющих» показателей. В формуле такого начисления должен использоваться показатель разового использования (рассмотрим далее в статье). Именно такие показатели предлагается отметить в таблице.
Только если ввели вид учета времени
Это начисление выполняется при окончательном расчете только в том случае, если на этот месяц каким-либо способом (в графике, табеле или в документе «Данные для расчета зарплаты») зарегистрировали время выбранного вида.
Только если время приходится на праздничные дни
Начисление выполняется при окончательном расчете только в том случае, если рабочее время по графику работы сотрудника (обычному или индивидуальному) выпадает на государственные праздники согласно производственному календарю.
Формулы начисления
В Таблице 1 мы упомянули про формулу начисления. Это важный параметр, который определяет, как начисление выполняется и как рассчитывается его результат.
Для части начислений автоматически заложен внутри программы алгоритм расчета, который регламентирует законодательство. Для таких начислений нельзя задать произвольную формулу расчета (например, «Оплата по больничному»).
Для других видов назначений возможно установить произвольную формулу.
Для некторых назначений формулу расчета предлагает программа автоматически. Например, для оклада. Но при необходимости ее можно изменить. Если хотите в документах просто ввести итоговую готовую сумму, то укажите способ расчета «результат вводится фиксированной суммой».
Еще используют функции. Например: Макс(Выражение1, …, ВыражениеN) – выбирается выражение с наибольшим значением. В качестве выражений подойдут любые показатели и формулы.
Если в формуле начисления фигурирует показатель «Расчетная база», программа даст доступ к такой вкладке, как «Расчет базы».
На этой вкладке указывайте начисления, участвующие в расчете данного начисления.
Например, в расчете «Доплаты за выполнение плана» работает формула, где на размер доплаты влияет процент от расчетной базы. В расчетную базу входят оклад и премия. Значит, на вкладке «Расчет базы» по кнопке «Подбор» указываем базовые начисления «Оклад по дням» и «Премия разовая (суммой)».
Также можем выбрать период расчета базы, то есть за какой месяц, квартал и т.д. брать в расчет базу.
Учет времени
На вкладке «Учет времени» определяем, как программа будет учитывать время в течение того периода, пока действует начисление. Возможные варианты: в качестве отработанного времени по норме либо сверх нормы, как неотработанное время либо как дополнительно оплачиваемое время. Например, доплата за ночные часы. Кроме того, здесь же указываем вид времени по классификатору использования рабочего времени.
В свою очередь для назначений начислений за отработанное время программа предложит следующие варианты:
Полная рабочая смена в пределах нормы времени. Означает, что время, отработанное по виду начисления, оплачиваем в пределах нормы времени сотрудника.
Неполная смена в пределах нормы времени. Время оплачиваем в пределах нормы времени, измеряем в часах.
Работа сверх нормы времени. Оплачиваем отработанное сверх нормы время. Например, оплата сверхурочных часов за работу в выходные по графику дни, нерабочие по графику.
Зависимости
Например, надбавка за ученую степень входит в расчетную базу ежемесячной премии.
Регистрация изменений плановых начислений
Журнал документов Изменение оплаты сотрудников
Начиная с версии ЗУП 3.1.8 при установленном флажке Отображать изменения оплаты труда в личной карточке (Т-2) в настройках кадрового учета ( Настройка — Кадровый учет ), данные вышеперечисленных документов попадают в Личную карточку (Т-2) ( Кадры — Кадровые отчеты — Личная карточка (Т-2) )
Документы для ввода и изменения плановых начислений
Назначение и изменение плановых начислений сотрудников в 1С ЗУП 3 может выполняться различными документами. Документ, в котором происходит первичное назначение плановых начислений — это документ Прием на работу (в случае «рекомендованного» переноса данных из ЗУП 2.5 начальные сведения о плановых начислениях содержатся в документе Начальная штатная расстановка ).
При назначении плановых начислений происходит заполнение тех показателей, которые являются постоянными, и для которых в настройках вида начисления указано, что их следует запрашивать при назначении начислений в плановом порядке.
Зачастую требуется внести изменения в плановые начисления сотрудников без оформления кадрового перевода. В этом случае можно воспользоваться следующими документами:
Документ «Назначение планового начисления»
Документ Назначение планового начисления позволяет назначить одно плановое начисление для группы сотрудников:
Начисление можно назначить бессрочно либо на определенный период времени (дата окончания периода указывается в поле Дата окончания ).
Также документ Назначение планового начисления позволяет определить способ отражения для назначаемых начислений в случае необходимости. Указанный в документе способ отражения будет самым приоритетным, более приоритетным, чем способы отражения, указанные для вида начисления, сотрудника, подразделения, организации.
Для заполнения показателей сразу для всех сотрудников из документа можно воспользоваться командой Заполнить показатели :
Документ «Изменение оплаты труда»
Документ Изменение оплаты труда предназначен для изменения действующих плановых начислений одного сотрудника, а также порядка расчета его аванса:
Документ Изменение оплаты труда «не умеет» назначать начисления на период времени, в документе можно задать только дату, с которой вносятся изменения.
Документ «Изменение плановых начислений»
Документ Изменение плановых начислений предназначен для отражения изменения плановых начислений группы сотрудников / индексации заработка сотрудников.
Для изменения начислений в этом документе есть два варианта:
При заполнении показателя можно не просто назначить нужный показатель, но и рассчитать новый показатель на основании предыдущего, используя математическую операцию сложения или умножения.
Допускается ввод нескольких документов изменения плановых начислений, рассмотренных выше, на одну дату для одного сотрудника. При этом более приоритетными будут данные того документа, который введен хронологически последним.
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, ред. 3.
Новое в версии 3.1.9
Бухучет плановых и «выстреливающих» начислений
В версии 3.1.9 добавлена возможность настраивать отражение в бухучете в разрезе сотрудника и начисления. Для этого добавлен документ «Бухучет начислений сотрудников».
Основные особенности работы с документом:
В разделе Зарплата выделен новый подраздел Бухучет, включающий в себя все документы бухучета.
Ведомости из начисления зарплаты
Реализована возможность сформировать ведомости на выплату зарплаты на основании документа «Начисление зарплаты и взносов». Созданные ведомости содержат все суммы к выплате, зарегистрированные документом, налог к удержанию формируется как при окончательном расчёте.
В таких ведомостях используется новый способ выплаты «Начисление зарплаты».
МРОТ и средний заработок
В программе всегда была возможность настроить доплату до МРОТ и назначить её сотрудникам, чья зарплата ниже МРОТ, в качестве планового начисления.
Однако такая доплата не может обеспечить полноценное выполнение п. 18 Постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922:
18. Во всех случаях средний месячный заработок работника, отработавшего полностью в расчетный период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть менее установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда.
Т.е. если сотруднику весь расчетный период платится зарплата в размере МРОТ, то при расчете, например, отпуска за весь месяц его сумма окажется ниже, чем текущий МРОТ.
В связи с усилившимся в последнее время ростом минимального размера оплаты труда по просьбам пользователей в версии 3.1.9 реализована поддержка этого пункта.
Во все документы с оплатой по общему среднему заработку (отпуск, командировка и т.п.) добавлен флажок «Учитывать МРОТ при оплате по среднему заработку».
Если он не установлен, расчет не изменится. По умолчанию он устанавливается если сотрудник работает на полную ставку и в графике работы не указан неполный рабочий день или неполная рабочая неделя. Лучшей трактовки для фразы «работника, отработавшего полностью в расчетный период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности)» найти не удалось. При необходимости пользователь может сам снять или установить флажок.
Для поддержки собственно расчета формула отпуска приняла новый вид:
Макс(СреднийЗаработокОбщий * КалендарныеДниМесяцаБезПраздников, УчитыватьМРОТ * МРОТ) / КалендарныеДниМесяцаБезПраздников * КоличествоДнейОтпуска * КоэффициентИндексацииСреднегоЗаработка
В ней используются новые показатели:
Таким образом, пересчитанный на весь месяц средний заработок сравнивается с МРОТ, действующим в этом месяце. И если МРОТ оказывается больше, то расчет производится исходя из него.
Формула командировки и других подобных начислений изменилась аналогично:
Макс(СреднийЗаработокОбщий * НормаДнейЧасов, УчитыватьМРОТ * МРОТ) / НормаДнейЧасов * ВремяВДняхЧасах * КоэффициентИндексацииСреднегоЗаработка
Здесь используется новый показатель «Норма дней (или часов)», поскольку командировка может рассчитываться исходя из среднедневного или среднечасового заработка, в зависимости от суммированности графика работы сотрудника.
При этом теперь пользователь может сам изменять формулу таких начислений чтобы, например, при необходимости учесть районный коэффициент или региональный МРОТ вместо федерального (в постановлении об этом явно не сказано).
Калькулятор стажа
Реализована возможность автоматического расчета стажей сотрудника согласно сведениям об его прошлой трудовой деятельности. Калькулятор открывать по кнопке «Рассчитать стажи» над таблицей с трудовой деятельностью.
В калькуляторе нужно флажками отметить какие периоды трудовой деятельности при расчете какого стажа нужно учесть.
Индексация
В п. 16 постановления 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» сказано:
В программе же повышение зарплаты учитывается в среднем как индексация, только если оно оформлено документом «Индексация заработка» или документом «Изменение плановых начислений» с установленным флагом «Учитывать как индексацию заработка». Если в расчетном периоде помимо индексации производилось изменение оклада сотрудника в индивидуальном порядке, то это изменение на учитываемые коэффициенты индексации влияния не оказывает.
Например, сотрудник принят в январе с окладом 30 000. С апреля произведена индексация заработка на 10% (коэффициент 1.1) до 33 000. А с июня сотрудник переведен на должность с окладом 66 000.
При расчете среднего заработка он будет определён следующим образом:
Т.е. повышение оклада в связи с переводом не повлияло на учитываемые суммы за предшествующие переводу месяцы.
Некоторые пользователи не согласны с таким расчетом, ссылаясь на требование буквального исполнения упомянутого выше пункта постановления.
В связи с этим в версии 3.1.9 реализована возможность в кадровых документах указать, что изменение ими начислений следует учитывать как индексацию заработка. Коэффициент индексации определяется как в документе «Изменение плановых начислений» – как отношение новой и старой совокупной ставки.
В этом случае при расчете среднего заработка он будет определён следующим образом.
Исполнительные листы с прочих доходов
В программе в расчетную базу исполнительных листов безусловно входят доходы, не относящиеся к начислениям, в том числе выплаты бывшим сотрудникам, прочие доходы, призы и подарки.
Однако некоторые пользователи считают, что по исполнительные листы не должны распространяться на такие доходы.
В связи с этим версии 3.1.9 добавлены возможность в удержании по исполнительному документу исключить виды прочих доходов или выплат бывшим сотрудникам из расчетной базы.
А также в конкретном экземпляре документа «Приз, подарок» можно указать, что эту сумму не нужно учитывать при расчете исполнительных листов.
Компенсация отпуска при увольнении военнослужащего
При исключении военнослужащих из списков части добавлена возможность автоматического расчета компенсации отпуска исходя из сохраняемого денежного содержания. Количество компенсируемых дней указывается вручную.
После этого автоматически рассчитывается новое начисление «Компенсация отпуска (сохр. ден. довольствие)».
Присвоение классного чина, ранга и воинского, специального звания списком
В документах «Присвоение классного чина, ранга списком» и «Присвоение воинского, специального звания списком» реализована возможность указать разные даты присвоения для разных сотрудников (в таблице). Ранее была возможность указать только одинаковую для всех дату в шапке документа.
Отпуск на санаторно-курортное лечение по сохраняемому денежному содержанию
Реализована возможность расчета отпуска на период санаторно-курортного лечения (за счет ФСС) исходя из сохраняемого денежного содержания, а не только из среднего заработка.
Для этого добавлено новое начисление «Денежное содержание на период санаторно-курортного лечения (за счет ФСС)», которое создаётся, если в программе рассчитывается денежное содержание государственных или муниципальных служащих.
При расчете отпуска на период санаторно-курортного лечения (за счет ФСС) это начисление выполняется для государственных и муниципальных служащих (если в документе принудительно не установлен расчет по среднему заработку).
Сдельная оплата
Помимо исправления многих ошибок, возникающих при использовании сдельной оплаты труда, в версии 3.1.9 реализована возможность при расчете первой половины месяца учесть «сводный» сдельный заработок.
Для этого у начислений с установленной настройкой «Значения накапливаемых показателей подбираются – все накопленные значения за месяц» включена возможность указать, что они начисляются при расчете первой половины месяца.
А в сдельном наряде («Данные для расчета зарплаты») теперь можно указать, что его данные следует использовать при расчете первой половины месяца.
Оплачиваемый отпуск ЧАЭС
В программе уже имеется возможность отражения дополнительного отпуска пострадавшим в аварии на ЧАЭС. Такой отпуск, как правило, не оплачивается работодателем – он оплачивается из федерального бюджета при обращении сотрудника в уполномоченный орган.
Однако в организациях могут производить начисления дополнительного отпуска и компенсации отпуска при увольнении сотрудникам, проживающим на территориях, подвергшихся последствиям катастрофы на ЧАЭС, но НЕ попадающим в перечень граждан, упомянутых в пункте 6 Постановления Правительства РФ от 30.08.2005 № 542. Такие отпуска оплачивает работодатель, и в соответствии с письмами Минфина (например, 03-04-05/10-413 от 02.03.2010) они являются компенсационными выплатами, а значит не подлежат налогообложению.
Для отражения таких отпусков в версии 3.1.9 добавлен новый вид отпуска «Дополнительный оплачиваемый отпуск пострадавшим в аварии на ЧАЭС», и возможность указать этот вид для начислений с назначением «Оплата отпуска» и «Компенсация отпуска». При выборе этого вида отпуска такие начисления автоматически становятся необлагаемыми НДФЛ и страховыми взносами.
Имеющийся ранее вид отпуска «Дополнительный отпуск пострадавшим на ЧАЭС» переименован в «Дополнительный неоплачиваемый отпуск пострадавшим в аварии на ЧАЭС».
Проверки отчетов в ПФР
Большинство проверок регламентированной отчетности не запрещают отправку отчета. Пользователю выводится список ошибок, и он сам решает, исправлять их или нет. В случае с отчетами в ПФР даже жесткие проверки, препятствующие проведению документа, можно обойти, поскольку для выгрузки или отправки файла проводить документ не обязательно. В результате, можно отправить файлы с заведомо неправильными данными.
Другая проблема – часть данных не хранится в документах, а считывается из базы при формировании файла (т. е. при записи документа). Из-за этого исправления не всегда попадают в файл – поскольку после внесения изменений в базу нужно перезаписать документ, что не очевидно.
В связи с этим в версии 3.1.9 поведение программы изменено:
Подбор в первой половине
В документе «Начисление за первую половину месяца» добавлена возможность заполнения сотрудников подбором.
Изменение начислений
Ранее при изменении плановых начислений можно было в одной строке прекратить какое-то начисление, и в другой его же назначить. С точки зрения производительности программы это не оптимально. Оптимально такое изменение отражать одной строкой – просто изменить размер в ней.
Теперь при попытке ввести данные таким образом программа сообщит, что такое изменение лучше отразить одной строкой.
Дополнительные реквизиты
Реализована возможность добавления дополнительных реквизитов и сведений для некоторых документов и справочников.