что такое офлайн формат проведения мероприятия
Соскучились по общению: как деловые мероприятия возвращаются в офлайн
Переход в онлайн: вынужденно и временно
На деловые мероприятия пандемия повлияла не меньше, чем на ресторанный бизнес и индустрию путешествий. 87% организаторов отказались от проведения форумов, конференций, выставок и других событий, показывал опрос PCMA. В условиях локдауна пришлось отменять мероприятия по всему миру — от международного автосалона в Пекине до ежегодной конференции Facebook в Сан-Хосе.
В РФ из-за коронавируса не смогли провести три крупнейших деловых события года — РИФ в Сочи, ПМЭФ в Санкт-Петербурге и Восточный экономический форум. В первых двух случаях организаторы говорили о переносе, но новые даты так и не объявили.
Большая часть деловой активности целиком или полностью перекочевала в онлайн. Наиболее заметно и масштабно это получилось у технологических компаний. Например, в цифровом формате прошел Adobe Summit, который ежегодно принимал тысяч и делегатов в Лас-Вегасе. Компания организовала онлайн более 100 различных сессий. А SAP для онлайн-версии своей традиционной конференции Sapphire Now создала собственную цифровую платформу — с тематическими каналами, советами и инсайтами.
Многим казалось, что деловая жизнь онлайн — это навсегда. Почти четверть респондентов в опросе PCMA выражали опасения, что дистанционный формат полностью вытеснит традиционные очные мероприятия.
Но вскоре после снятия ограничений стало ясно, что бизнес не готов жить только виртуальной жизнью. В первый же посткарантинный месяц деловая активность в Москве выросла на 35% к прошлогодним показателям: сработал отложенный спрос. А как только власти разрешили массовые мероприятия, оживление началось и в ивент-индустрии.
Незаменимые элементы: живое общение и внутреннее волнение
Одно из первых крупных деловых событий в России после пандемии — Тюменский нефтегазовый форум (TNF), намеченный на 22-24 сентября. «Бизнес-сообщество соскучилось по живому общению. Заменить его виртуальным довольно трудно. А контакты, которые устанавливаются в ходе личных встреч, не сравнить по эффективности с онлайн», — объясняет решение вернуться к офлайну программный директор форума и гендиректор Агентства развития научно-образовательных проектов Антон Машуков.
Он подчеркивает, что в ивент-индустрии, как и во многих других отраслях, тоже сформировался отложенный спрос. Поскольку большинство мероприятий в нефтегазовой отрасли были отменены, к TNF ожидается повышенный интерес. «За время изоляции накопилось много новых идей, планов и проектов. Самое время их сейчас реализовать», — говорит эксперт.
По словам организаторов, у них нет опасений по поводу количества гостей: за две недели до TNF было зарегистрировано около 2 тыс. человек. Участие подтвердили глава Минприроды Дмитрий Кобылкин, председатель фонда «Сколково» Аркадий Дворкович и губернатор Тюменской области Александр Моор. На форум приедут делегации крупнейших нефтегазовых компаний, включая «Газпром нефть», «Роснефть», «Лукойл», «Новатэк» и «Сургутнефтегаз».
Площадь Выставки инноваций ТЭК, которая проводится в рамках форума, в этом году увеличится на 40% — до 2,4 тыс. кв. м. Всего здесь заявлено более 60 участников, в том числе резиденты «Сколково».
Именно выставки, по мнению экспертов, сложнее всего заменить онлайн-форматами. «Выставки осязаемы и дают возможности, которые просто нельзя воспроизвести в электронном виде, даже в самом реалистичном виртуальном мире. Каждому, кто был на фестивалях в Эдинбурге, Гластонбери или на Чемпионате мира по футболу знакомо это внутреннее волнение от того, что ты становишься частью живого события и находишься среди близких по духу людей», — отмечают в британской компании Apex, которая работает в ивент-индустрии около 30 лет.
Антивирусные меры: плюс анализы, минус фуршеты
Запланированный в Тюмени форум пройдет по законам пандемийного времени. Как рассказали в оргкомитете, всем участникам и гостям рекомендовано пройти экспресс-тест на COVID-19. Они могут сдать анализ в терминале B «Шереметьево», в тюменском аэропорту «Рощино» или павильоне регистрации на площадке форума. Результаты обещают уже через 30-45 минут. Гостям с положительным тестом откажут в посещении.
При входе на площадку у посетителей будут измерять температуру и установят санитайзеры для обработки рук. Все поверхности планируется обрабатывать дезинфицирующими средствами каждые полчаса. Персонал обеспечат защитными экранами и перчатками, а каждый участник получит личный набор средств защиты вместе с раздаточными материалами. «Это наша новая реальность», — признают организаторы.
Из-за коронавируса на форумах и других массовых мероприятиях поменяется система питания. Традиционные фуршеты и ужины с плотной рассадкой может заменить еда в индивидуальных упаковках и бесконтактный шведский стол.
После пандемии: гибрид онлайна и офлайна
«Постковидные» деловые мероприятия будут отличаться от привычных версий не только мерами безопасности. За время карантина бизнес, в том числе ивент-индустрия, неплохо освоил онлайн. Теперь организаторы могут проводить события и очно, и дистанционно.
«Общая эволюция мероприятий неизбежна — будущее за комбинированными форматами, когда офлайн- и онлайн-направления будут сосуществовать», — считает директор Фонда Росконгресс Александр Стуглев.
В оргкомитете TNF подчеркивают, что форум будет проводиться одновременно в обоих форматах. Весной в рамках подготовки к событию организаторы запустили серию онлайн-сессий на платформе TNF Online. Теперь здесь планируется трансляция форума с возможностью участвовать в обсуждениях.
«Если в офлайн-формате мы физически ограничены пространством площадки, то здесь ограничений нет, — указывает программный директор TNF. — Любой желающий из любого уголка мира может присоединиться к дискуссиям на Тюменском нефтегазовом форуме, трансляциям пленарных сессий и других мероприятий».
Всего с помощью платформы организаторы надеются привлечь более 20 тыс. человек.
«Пока Москва не торопится возвращаться к массовыми мероприятиям, фокус деловой активности смещается в регионы. В частности, на Тюменскую область и ТЭК как одну из ключевых отраслей экономики», — добавляют организаторы TNF. При этом в регионах, по словам Машукова, форумы и конференции отличаются «некоей кулуарностью». Например, при желании здесь можно пообщаться с топ-менеджерами крупных компаний, в то время как на столичных площадках такой возможности обычно нет.
Подписывайтесь также на Telegram-канал РБК Тренды и будьте в курсе актуальных тенденций и прогнозов о будущем технологий, эко-номики, образования и инноваций.
Онлайн-конференции – это будущее? Как продвинуть бизнес через онлайн мероприятия
Что такое онлайн-мероприятия?
Это различные конференции, вебинары, онлайн мастер-классы, прямые эфиры на информационных площадках в интернете и социальных сетях, которые собирают определённую аудиторию под конкретную тематику.
С началом пандемии коронавируса и переходом в режим изоляции, многие компании стали активно осваивать эту нишу в самых разных областях: руководители предприятий стали организовывать онлайн-встречи и вебинары, делиться опытом управления бизнесом в кризис, маркетологи — предлагать свои услуги через полезные мероприятия по работе в социальных сетях, SEO-продвижению, полезным сервисам для перевода бизнеса на удалёнку с минимальными убытками, а иногда даже и наоборот.
Так же, как и на оффлайн-мероприятиях, глобальных целей на онлайн-мероприятиях две: представить компанию широкому кругу заинтересованных в вашем продукте людей и найти полезные связи для будущих совместных проектов. Таким образом, меняется лишь форма взаимодействия между людьми и компаниями, а цели остаются прежними.
Как проходят онлайн-мероприятия?
Прямые эфиры в социальных сетях
Этот формат хорошо прижился у блоггеров и бизнесменов, которые позиционируют себя в качестве экспертов в какой-либо области или хотят быстро реагировать на происходящие события и обсуждать их вместе со своей аудиторией.
Выглядит это так: блогер запускает прямой эфир в Instagram, YouTube, VK и выходит в общение со своей аудиторией, читая лекцию по заявленной ранее теме и уделяя время на ответы на сообщения зрителей в онлайн-чате.
Отметим, что у каждой социальной сети есть своя специфика и особенности. Так, в Инстаграме можно выходить в прямой эфир с гостем, но время эфира ограничено одним часом, ВК — сразу же изучать сообщество, на площадке которого проводится прямой эфир, а в Ютьюбе можно транслировать онлайн целое телевизионное шоу, подключить донатные сервисы и интегрировать качественную рекламу — всё зависит от ваших возможностей и количества аудитории, которые придут к вам на мероприятие.
Онлайн-конференции в Zoom
В этом блоге мы писали, насколько важен оказался во времена карантина сервис видеоконференций Zoom. Его начали использовать в рабочих и образовательных целях буквально все, и это неудивительно — Zoom предоставляет широкие возможности онлайн-взаимодействия в бизнесе: это может быть и корпоративное общение, и использование Zoom для связи с аудиторией на онлайн-мероприятиях.
Формат видеоконференции в Зуме предполагает одновременное участие и обсуждение темы сразу нескольких спикеров. Остальное зависит от вашей фантазии. Вы можете дать ссылку на просмотр мероприятия буквально неограниченному числу людей и даже подключить кого-то из них к обсуждению темы не только в чате трансляции, но и непосредственно в видеоконференции.
Как организовать эффективное офлайн-мероприятие
С июньским обновлением в We.Study появится еще один инструмент для организации смешанного обучения — модуль «Офлайн-мероприятия».
Теперь к вебинарам, текстовым материалам и тестовым заданиям можно добавить офлайн-конференции, аудиторные занятия и консультации: это позволит вам провести очный разбор и презентацию домашних заданий и даст вашим участникам возможность познакомиться лично, обменяться опытом и знаниями. Мероприятие будет отображаться в системе курса: слушатели смогут увидеть его дату и место проведения, а по его окончании — отметку о посещении и оценку.
Подробнее о функционале нового модуля мы рассказали в специальной статье, а в этом обзоре — дадим несколько советов организаторам офлайн-мероприятий.
Приглашение участников — важный этап подготовки к любому мероприятию. Однако на этом работа с участниками не заканчивается: до мероприятия необходимо отправить участникам напоминания (а иногда — материалы для подготовки), а после — определить возможности для нового взаимодействия. Почему бы не «выжать» из мероприятия максимум, превратив довольных участников в покупателей?
Эффективная работа с участниками превратит мероприятие в сообщество: напоминания, дополнительные материалы, сбор обратной связи позволят повысить ROI проекта. Кроме того, не забывайте об участниках, которые зарегистрировались, но не пришли на мероприятие: регистрация уже свидетельствует об интересе к вашей теме или продукту.
Как это устроено в We.Study? В Адресную книгу в вашем Личном кабинете сохраняются все контакты участников, приглашенных на мероприятия или зарегистрировавшихся самостоятельно. В редакторе курса вы сможете установить напоминания, чтобы собрать на мероприятии максимальную аудиторию.
Вы также сможете посмотреть статистику по каждому участнику, чтобы узнать, на сколько мероприятий он зарегистрировался и сколько посетил. Платформа позволяет систематизировать контакты в Адресной книге: например, разделить их на группы или присвоить теги для быстрого поиска.
Кроме того, We.Study поддерживает интеграцию с CRM-системой по API: ваша Адресная книга может стать полноценным инструментом лидогенерации, собирая контактные данные участников и автоматически передавая их отделу продаж.
Любое мероприятие можно превратить в продукт. Если вы востребованный специалист и проводите встречи, выставки, форумы или тренинги — задумайтесь о продаже билетов. Прибыль от мероприятия полностью зависит от качества контента, его идеи, упаковки и рекламы.
Как это устроено в We.Study? Начните получать прибыль в несколько кликов: добавьте к курсу офлайн-мероприятие и сделайте курс платным. Ваш курс может состоять из одного офлайн-мероприятия — просто установите цену в настройках и приглашайте участников. Прежде чем завершить регистрацию и получить доступ к мероприятию, участник должен будет заплатить указанную сумму.
Все заботы о приеме платежей We.Study берет на себя. Платежи, принимаемые через платформу, соответствуют Федеральному закону №54-ФЗ, а участники платных курсов автоматически получают фискальный чек, подтверждающий оплату.
Подробнее о платных курсах — в Базе знаний.
Некоторым организаторам кажется, что чем больше инструментов и сервисов задействовано при подготовке к мероприятию, тем лучше. В итоге информацию о мероприятии можно найти на лендинге, регистрация проходит на специальной платформе, предварительные материалы приходят на почту, а на самом мероприятии можно получить подробную трехсотстраничную программу. Если через полгода участник захочет освежить полученные знания — мы ему не завидуем.
Найдите площадку, которая позволит вам объединить в одном пространстве весь необходимый для мероприятия контент — пресс-релиз, памятки, схемы, видеоинструкции, опросы, формы для регистрации и обратной связи и т.д. Так участникам будет легче сориентироваться и – при необходимости — вернуться к пройденному материалу.
Как это устроено в We.Study? В We.Study есть все необходимые инструменты для запуска мероприятия. Платформа создаст лендинг и форму регистрации для вашего мероприятия, позволит добавить к мероприятию текстовый контент, опросы и видео.
Пройдя регистрацию и подтвердив электронный адрес, участник получит доступ в Личный кабинет, где будут отображаться все мероприятия и курсы — текущие и завершенные: чтобы вернуться к пройденным материалам, достаточно одного клика.
Новый модуль позволит быстро запускать и монетизировать офлайн-мероприятия, а также легко интегрировать офлайн-активности в смешанное обучение.
Оффлайн мероприятие в пандемию: как и зачем?
Атмосфера
Наша команда побывала на большом количестве топовых конференций криптовалютного мира и для нас Blockchain Life это, пожалуй, лучший форум. В этом году он проходил на новой площадке Music Media Dome и его размах только увеличился.
В работе стенда участвовала вся команда: от нюансов подготовки до консультирования на самом форуме и анализа итогов мероприятия. Наш стенд на форуме мы рассматриваем прежде всего как возможность открытого диалога. Посетители форума подходили с самыми разными вопросами по взаимодействию с криптовалютными биржами и особенностям листинга. Поэтому все два дня форума команда работала на пределе.
Если вы были на нашем стенде, то мы точно знаем, что вам понравилось: особые шоколадки в виде биткоина (и низкие цены на листинг). Мы специально готовим их для клиентов, и посетителей форума уже 3-й год. Многие из них уже четко знают эту фишку и сразу ищут наш стенд.
«Больше всего запомнилось огромное количество людей, которые пришли в разгар пандемии.
В этот раз был один зал и удалось собрать в него лучших спикеров, это один из первых форумов на моей памяти, когда все места в зале были заняты в любой момент времени все два дня, потому что были очень интересные выступления.
Особенно люди оценили нововведение этого форума — зону нетворкинга. Она подошла тем людям, кто стесняется просто подойти и познакомиться с кем-то на форуме, наладить связи. В зоне нетворкинга люди сами подходят знакомиться к тебе, либо все знакомятся со всеми в рамках специального формата.» — Кирилл Замковой, Executive Director Listing.Help
Ну и, конечно, были соблюдены все меры по защите здоровья участников форума, на входе выдавали маски и перчатки, повсюду были антисептики, предупреждения о социальной дистанции. Надеемся, что такое серьезное отношение к здоровью участников станет стандартом качества и на других криптовалютных конференциях.
«Для меня поездка на криптовалютную конференцию это всегда нечто особенное. Здесь надо выложиться по полной. Первый раз на стенд мы приезжаем за день до форума: надо проверить его комплектацию, проверить все надписи на стенах стенда.
Утром мы приезжаем за пару часов до начала: полностью готовим стенд: раскладываем материалы, подключаем мониторы с видео, заранее плотно едим и ждем прихода первых участников форума. Надо быть готовым к абсолютно любым вопросам по листингу и криптовалютному рынку в целом от гостей. Время в таком ритме время летит настолько незаметно, что мы даже сфотографироваться командой забыли в этом году!» — Андрей Кулишов, Business Development Manager Listing.Help 
Key Takeaways
Благодаря таким мероприятиям наша команда понимает, что оффлайн события остаются незаменимыми. Онлайн формат пока неспособен заменить эмоции и плотность проведения живого форума.
Кроме того, на Blockchain Life 2020 мы как нигде прочувствовали развитие криптовалютного комьюнити; какие новые интересные проекты появляются на рынке. Выступления мы посмотрели уже после проведения форума: на нем самом не было свободного времени чтобы послушать даже нашего руководителя Сергея Хитрова. 
Было очень здорово видеть, насколько ответственными оказались посетители форума! Люди не просто решились выйти из онлайна, но и отнеслись максимально рассудительно ко всем мерам защиты, за что им большое спасибо.
Мы получили большое количество эмоций от встреч с коллегами по цеху и обратной связи на форуме. Мы также очень рады новым знакомствам: спасибо всем, кто приходил к нам на стенд и всем, кто был в зоне нетворкинга!
Moving Forward
В следующем году мы обязательно поедем на форум Blockchain Life 2021. Буквально неделю назад мы с командой уже обсуждали какие новые идеи и предложения мы хотим воплотить в 2021. Но мы понимаем самое главное, что если на Blockchain Life 2020 в условиях пандемии смогло прийти более 3000 человек, то уже на следующем форуме участников будет значительно больше!
Концерты, фестивали и другие офлайн-события: когда они вернутся и как это будет
Уже сейчас многим странам удалось преодолеть пик заболеваемости и приблизиться к постепенному снятию строгих карантинных мер. Кажется, пройдет еще немного времени и все вернется на круги своя. Но каким будет первый концерт после отмены самоизоляции? Пойдут ли зрители смотреть выступление любимого артиста, если придется отправиться в концертный зал в маске и перчатках? Какие изменения ждут ивент-индустрию в целом? Об этом мы расспросили экспертов отрасли.
Первые мероприятия после карантина. Что это будет?
Денис Максимов / предоставлено организаторами
Денис Максимов, ивент-продюсер, генеральный директор компании Артего, организатор церемоний награждения Олимпийских игр в Сочи, реалити-шоу M1 Fighter, Redbull paper wings National finals 2019, коммерческих музыкальных событий: «Думаю, первыми вернутся ивенты, связанные со спортом. В целом спортивные мероприятия вообще не требуют зрителей — вся монетизация осуществляется за счет трансляций, а потому эта сфера может выйти из кризиса практически моментально. Следом стартуют концерты-квартирники по приглашению и концерты с ограниченным количеством гостей. После снятия всех официальных ограничений пройдет бум государственных мероприятий, бюджет на которые уже выделен — их необходимо провести как можно скорее. А вот крупные частные концерты и фестивали вернутся самыми последними. Кстати, несмотря на предложение организаторов вернуть деньги за билеты перенесенных событий, большая часть зрителей предпочла дождаться новой даты. Они ждут приезда своих кумиров, а значит, спрос ожидается даже более высокий, чем ранее».
Роман Цыганов, генеральный продюсер и основатель 2BTREND Group. Один из крупнейших игроков ивент-рынка в государственном секторе: «Все зависит от сроков отмены самоизоляции. Если это будет лето, то, конечно, первыми мероприятиями станут фестивали. Но, скорее всего, все начнется с государственного сектора. У мероприятий, связанных со спортом, молодежью, так называемых стратегических, бюджет никто не отбирал. Следом вернутся ивенты, связанные с промоутированием алкоголя и сигарет — а это зачастую вечеринки. И именно по ним: по эмоциям, танцам, веселью, красивым нарядам, по живому общению — люди соскучились больше всего. У вечеринок есть еще одно преимущество. Поскольку во главе организации любых мероприятий посткоронавирусной эпохи будет безопасность и организаторы обяжут гостей носить маски и перчатки, вечеринки позволят органично вписать эти требования в антураж мероприятия. Тусовщики наденут скафандры, противогазы, маски, что угодно — и это будет круто! Думаю, нас ждет всплеск постапокалиптических тем».
Когда состоятся первые офлайн-события?
Юлия Жоля / facebook.com/julia.medvedeva.5494
Юлия Жоля, исполнительный директор и член правления Национальной ассоциации организаторов мероприятий (НАОМ), владелец агентства Show&Motion: «Первое реально крупное мероприятие состоится в 2021 году. Будет это концерт или выставка. Возможно, это случится чуть раньше, если официально снимут ограничения, но я сомневаюсь. Думаю, в любом случае, это будет очень позитивно. Люди соскучились по мероприятиям. Так что, уверена, на будущий год мы без работы не останемся».
Азат Галямшин, учредитель и генеральный продюсер компании по организации зрелищных событий iPro.Show: «Первое масштабное офлайн-событие произойдет тогда, когда это будет безопасно для организаторов и участников. Учитывая, что на подготовку крупного фестиваля или зрелищного мероприятия необходимо в худшем случае три-четыре месяца, а в лучшем — от полугода, вряд ли стоит ждать эти события раньше осени 2020 года. Учитывая множество ограничений как для посетителей, так и для организаторов, даже осенние коммерческие фестивали ввиду потенциально низкой посещаемости могут быть перенесены на 2021 год».
Будет ли спрос?
Роман Цыганов: «Будет страх. Думаю, даже когда объявят о возобновлении массовых мероприятий, люди никуда не пойдут. Во-первых, мы отвыкли от такого досуга. Многие сменили образ жизни и отправились за город. Есть мнение, что люди истосковались по ивентам и пойдут куда угодно, но я считаю иначе. Скорее наоборот: люди станут разборчивее, потому что за два-три месяца самоизоляции они нашли более полезные и интересные варианты времяпрепровождения, занялись спортом, начали читать книги. И нужно время, чтобы вернуться в ритм тусовок».
Денис Максимов: «Вероятно, старшее поколение предпочтет дольше оставаться дома и воздерживаться от массовых мероприятий. Это может сказаться на театрах, концертах классической музыки — они дольше будут терпеть убытки. А вот на концертах российской эстрады это, скорее всего, не отразится, так как они финансируются за счет телетрансляций, а зал можно будет заполнить за счет снижения цен на билеты. Безусловно, какое-то время люди будут соблюдать меры предосторожности, но не более».
Что ждет ивент-индустрию?
vk.com/parklivefest
Денис Максимов: «Крах индустрию точно не ждет. Музыкальные мероприятия в течение года восстановятся полностью. Скажем, в Канаде после эпидемии птичьего и свиного гриппа и достаточно суровых ограничений в начале 2010-х ивенты вернулись в полном объеме. Мы пойдем по этому же пути. С большой вероятностью сократятся или полностью уйдут корпоративы, что, конечно, повлияет на доходы звезд. Но ничто не остановит людей, которые захотят попасть на концерт любимого исполнителя. Потому что эти эмоции не заменит ни один онлайн-суррогат».
Роман Цыганов: «Концерты, безусловно, вернутся. Ни война, ни конец света не могут выбить из человека потребность в коллективном восторге. А вот ивент-индустрия в целом претерпит изменения. Не восстановятся в полном объеме презентации, фешн-показы, потому что онлайн-формат этих мероприятий дает те же результаты, что и офлайн, при меньших затратах. Вообще ивент-индустрия в последние годы перенасыщена, сплошное месиво. Скажем, в 2008 году (мировой финансовый кризис. — Прим. ред.) рынок мероприятий тоже существенно пострадал, потребовалось два-три года на его восстановление. При этом прежние масштабы так и не были достигнуты: остались в прошлом грандиозные вечеринки, рейв. Сейчас нас ждет примерно то же самое, зато ивент-индустрия может выйти на новый уровень. Появятся новые лидеры и новые перспективы».
Азат Галямшин: «Одно скажу точно: впечатления, за которыми наши посетители приходят на мероприятия, не получить в онлайне, какой бы степени диджитализации они ни достигли».
В ситуации карантина и самоизоляции переходим на домашнее киносмотрение. Чтобы не растеряться во всем разнообразии, советуем найти фильм в наших подборках или огромном каталоге по жанрам или годам с непредвзятыми кинорецензиями наших читателей.