в какой срок оформляется трудовая книжка при приеме на работу впервые
Как оформляется прием работника на работу?
Порядок приема на работу
Прием человека на работу — кадровая процедура, с которой начинаются трудовые взаимоотношения работодателя и работника. Ошибки при оформлении документов чреваты для компании претензиями со стороны государственных органов, а в случае инцидента между сторонами — судебным разбирательством.
Порядок приема на работу новичка зависит от того, в какую именно организацию он трудоустраивается (на государственной службе у кадровых процедур есть свои нюансы).
Прием работника на работу оформляется в 2 этапа:
В соответствии со ст. 65 ТК РФ для трудоустройства гражданину понадобятся:
ВНИМАНИЕ! Если новый сотрудник на предыдущем месте работы выбрал электронную трудовую книжку, то вместо бумажной трудовой он должен принести СТД-Р.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если для работника ваша компания не будет основным местом работы, трудовую книжку он представлять не должен. Если же работник устраивается на работу впервые, трудовую книжку и СНИЛС ему оформляет работодатель.
Перечень документов для приема на работу не является закрытым. Отдельные законодательные акты устанавливают для определенных профессий или категорий граждан обязанное наличие дополнительных документов. Например, иностранцы при приеме на работу представляют полис ДМС, разрешение на работу или патент, разрешение на временное проживание в РФ, вид на жительство (ст. 327.3 ТК РФ). У водителя при трудоустройстве запросят водительское удостоверение, у продавца — личную медицинскую книжку (п. 1 приказа Роспотребнадзора от 20.05.2005 № 402).
Многие работодатели при приеме на работу требуют свидетельство об ИНН, хотя этот документ не входит в перечень, установленный ТК РФ. Однако мы рекомендуем его запрашивать, поскольку с 2016 года налоговики ужесточили правила проверки сведений о доходах сотрудников по НДФЛ (письмо управления налогообложения имущества и доходов физических лиц ФНС России от 23.11.2015 № 11-2-06/0733), в том числе правильности заполнения ИНН работника.
Кроме того, согласно ФЗ «О приостановлении действия отдельных положений законодательных актов…» от 29.12.2015 № 385-ФЗ организации и предприниматели, использующие наемный труд, обязаны ежемесячно отчитываться в ПФР по форме СЗВ-ТД. Среди сведений, которые страхователь должен представлять, есть и ИНН (подп. 3 п. 2.2 ст. 2 закона № 385-ФЗ).
При приеме на работу работник пишет заявление на имя руководителя. По закону для коммерческих организаций эта процедура необязательна, однако заявление о приеме на работу составляется во многих компаниях. В нем работник указывает должность, а также дату, с которой приступит к работе. Руководитель визирует заявление и передает его в отдел, занимающийся оформлением кадровых документов.
ВАЖНО! Для устройства на госслужбу заявление необходимо (ст. 26 ФЗ «О государственной службе» от 27.07.2004 № 79-ФЗ).
Оформление документов при приеме на работу
На основании заявления работника и распоряжения руководителя кадровая служба производит оформление работника в штат. Порядок действий такой:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Перечисленные внутренние регламентирующие акты должна иметь каждая компания. В статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации» вы найдете перечень обязательной кадровой документации и размер штрафов за ее отсутствие.
Все кадровые документы, которые необходимо оформить при приеме сотрудника на работу, эксперты КонсультантПлюс собрали в единую подборку. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Подробнее о порядке заполнения формы Т-2 вы можете прочесть в этой статье.
Итоги
Мы рассмотрели документы, обязательные для оформления трудоустройства согласно ТК РФ и иным законодательным актам. Прочие кадровые документы составляются в зависимости от должности сотрудника и установленных правил кадрового делопроизводства в организации.
Оформление нового сотрудника на работу требует немалой проницательности. Ведь для этого важно знать, есть у работника стаж или нет, перешел он на ЭТК или остался с бумажной трудовой. К сожалению, работники не всегда могут дать достоверный ответ. А иногда не хотят. Как получить нужную информацию из представленных документов? Можно ли потребовать от сотрудника принести что-то еще?
Как понять, что новый работник только начал трудовую деятельность в 2021 г.
Юный возраст вовсе не показатель отсутствия стажа. И напротив, человек в самом расцвете сил может действительно не иметь трудовой книжки, а вовсе не скрывать ее от вас из-за неприглядной трудовой биографии. Как же отличить работников без стажа от тех, кто вам просто не предъявил трудовую книжку при трудоустройстве?
Сразу оговоримся, что речь идет о приеме нового сотрудника на основное место работы в «очном» формате. Трудоустройство совместителей и дистанционных работников мы в этой статье не затрагиваем.
Итак, при заключении трудового договора человек не принес ни трудовую книжку, ни сведения о трудовой деятельности (по форме СТД-Р или СТД-ПФР). Трудовой кодекс допускает подобное в двух случаях:
— во-первых, если человек устраивается на работу впервые ;
Поэтому, если у вас нет ни сведений о трудовой деятельности, ни трудовой книжки, ни заявления о ее утрате и ничего из этого представлять вам работник не намерен, считайте его трудоустраивающимся впервые. Даже если перед вами человек пенсионного возраста. Но на всякий случай уведомьте его, что, если впоследствии трудовая книжка все-таки найдется, вносить в нее записи вы уже не сможете.
Поскольку права выбора формы ведения трудовой книжки у вашего нового сотрудника нет, то и заявление ему писать не нужно. А значит, и строка формы СЗВ-ТД «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности», в которой проставляется дата подачи заявления о выборе электронной формы ведения трудовой книжки, останется пустой.
Если новый работник со стажем
Такой работник мог до трудоустройства к вам:
— или решить продолжать ведение бумажной трудовой книжки;
— или перейти на ЭТК;
— или не сделать никакого выбора и остаться с бумажной трудовой книжкой.
От этого будут зависеть ваши действия при оформлении нового сотрудника на работу. К сожалению, работники не всегда могут с уверенностью сказать, подавали они заявление о выборе формы ведения трудовой книжки или нет. А если подавали, то какой выбор сделали. Но это можно выяснить. Опираться, конечно, нужно на документы, а не на слова работника. Правда, и их не стоит оставлять без внимания, ведь не исключено, что предыдущий работодатель допустил ошибку.
Но исправить допущенную ошибку не только можно, но и нужно. Бывший работодатель должен будет подать форму СЗВ-ТД, в которой отменит ошибочно поданные сведения о получении заявления о переходе на ЭТК. А в трудовой книжке он же напишет, что запись о подаче такого заявления недействительна, и внесет запись об увольнении.
Трудовая книжка. Если в трудовой есть запись о переходе на ЭТК, вам не нужно вносить в нее запись о трудоустройстве и за ее хранение вы уже не отвечаете. Поэтому определите на основании предъявленной вам трудовой книжки, а также данных формы СТД-Р стаж на момент трудоустройства к вам и верните трудовую работнику.
Форма СЗВ-ТД. Что касается формы СЗВ-ТД на нового работника, то в ней вам нужно будет сделать только запись о приеме на работу.
А вот заполнять строку «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» не нужно. Да, в бланке СТД-Р, который вам предъявил работник, указана дата подачи работником заявления о переходе на ЭТК. Но это заявление он подавал не вам, а другому работодателю. Сведения о выборе работника уже есть в ПФР, дублировать их не нужно.
Отметим, что в таком случае наличие или отсутствие формы СТД-ПФР роли не играет.
Трудовая книжка. Поскольку от ведения бумажной трудовой книжки работник не отказывался, вам нужно сделать в ней запись о приеме на работу.
И неважно, как долго до этого человек не работал, к числу впервые устраивающихся на работу в 2021 г. он не относится.
А нужно ли делать записи в трудовой книжке, если сразу при трудоустройстве работник подал вам заявление о переходе на ЭТК и об отказе от ведения бумажной трудовой?
Форма СЗВ-ТД. В форме СЗВ-ТД, которую вам нужно будет подать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, вам нужно будет сделать в табличной части только запись о приеме на работу. И хотя ваш отчет будет первой формой СЗВ-ТД, представляемой в ПФР на этого человека, приводить в ней запись о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020 по данным его трудовой книжки не нужно. В СЗВ-ТД каждый работодатель сообщает о своих кадровых мероприятиях. По состоянию на 01.01.2020 вас с этим человеком трудовые отношения не связывали, а значит, и отчитываться вам не о чем.
Если новый работник подал вам заявление о продолжении ведения бумажной трудовой или о переходе на ЭТК до представления вами формы СЗВ-ТД со сведениями о его приеме на работу, то данные о заявлении вы можете указать в этой же форме, чтобы не отчитываться по этому человеку еще раз по окончании месяца.
Новый работник мог также предъявить вам форму СТД-Р или СТД-ПФР. Однако их отсутствие никак не мешает трудоустройству.
И в случае если работник напишет вам заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (на бумаге или в электронном виде), сообщите об этом в ПФР. Даже если ранее этот человек уже сделал выбор в пользу бумажной трудовой книжки, подача вами формы СЗВ-ТД с данными о новом заявлении не будет ошибкой.
Если работник сам хочет выяснить, писал ли он заявление или нет, предложите ему запросить сведения о трудовой деятельности в ПФР.
Сведения о своей трудовой деятельности по форме СТД-ПФР можно получить на бумаге, обратившись непосредственно в ПФР или в МФЦ, либо в электронном виде, запросив сведения через личный кабинет на сайте ПФР или через портал госуслуг . По Инструкции ПФР должен проверить поданные СЗВ-ТД и внести сведения на лицевые счета работников в течение 3 рабочих дней со дня получения . Поэтому, чтобы в форме СТД-ПФР наверняка была запись об увольнении с предыдущего места работы, запрашивать документ стоит не ранее 5 рабочих дней со дня оформления приказа об увольнении.
Форма СЗВ-ТД. Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме вам нужно подать СЗВ-ТД с записью о приеме на работу.
Нужно ли ставить отметку о подаче заявления? В форме СЗВ-ТД со сведениями о приеме на работу может быть заполнена одна из строк о заявлении только в том случае, если новый работник до момента представления этого отчета написал вам заявление о переходе на ЭТК или о сохранении бумажной книжки.
А вот дату подачи работником заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, указанную в форме СТД-Р или СТД-ПФР, предъявленной при приеме на работу, переносить в СЗВ-ТД не нужно.
Ситуация 4. Нет бумажной трудовой книжки, есть только СТД-Р или СТД-ПФР без информации о переходе на ЭТК.
Трудовая книжка. Если работник со стажем не перешел на ЭТК, то при трудоустройстве должен предъявить трудовую книжку. Если это невозможно из-за ее утраты, то у работника два варианта действий:
Если работник хочет приступить к работе, не дожидаясь оформления дубликата трудовой книжки, вы на основании его заявления должны будете оформить ему новую бумажную трудовую книжку. Не важно, что работник трудоустраивается к вам уже в 2021 г.
Форма СЗВ-ТД. Этот отчет с записью о кадровом мероприятии «Прием» нужно будет подать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу.
Напомним, если из представленных работником сведений о трудовой деятельности видно, что он уже подавал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой, не переносите эту дату подачи заявления в свой отчет.
Возможно, что при приеме на работу ваш новый сотрудник сразу же написал вам заявление или о переходе на ЭТК, или о продолжении ведения трудовой книжки (если прежде он не сделал этого). Если это произошло до представления СЗВ-ТД, то дату подачи заявления стоит указать в этом же отчете, чтобы не пришлось снова сдавать СЗВ-ТД на этого человека по окончании месяца.
Ситуация 5. Нет бумажной трудовой книжки, есть только СТД-Р или СТД-ПФР со сведениями об увольнении и о переходе на ЭТК.
Выбор формы ведения трудовой книжки. Несмотря на то что вы не увидели трудовой книжки с записью о переходе на ЭТК, не доверять данным СТД-Р или СТД-ПФР у вас нет оснований. Поэтому вам нужно исходить из того, что новый работник сделал выбор в пользу ЭТК.
Законодатели приняли поправки, позволяющие оцифровать записи, сделанные в бумажной трудовой книжке до 01.01.2020 . Для этого человеку нужно будет обращаться с заявлением в ПФР. В результате добавления данных в запрошенной форме СТД-ПФР будет показана вся информация о трудовой деятельности за весь период работы, а не только с 01.01.2020. И потеря бумажной трудовой книжки будет не страшна. Пока же в форме СТД-ПФР приводят лишь сведения о том, у каких работодателей и в какой период до 31.12.2019 трудился работник. Эти данные основаны на персонифицированной отчетности, поданной работодателями .
Форма СЗВ-ТД. В представляемом в ПФР отчете не нужно указывать дату подачи работником заявления о переходе на ЭТК, которая приведена в форме СТД-Р или СТД-ПФР. Заполните только строку о кадровом мероприятии «Прием».
Если же на основном месте работы ваш новый совместитель написал заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки и получил ее на руки, он может при трудоустройстве принести трудовую книжку вам. Но запись о приеме на работу вносить в нее не нужно.
А вот подать форму СЗВ-ТД на внешнего совместителя вам необходимо будет в любом случае. В строке с кадровым мероприятием «Прием» в графе 4 «Трудовая функция. » не забудьте указать, что сотрудник работает по совместительству.
подп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ; п. 1.8 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п.
Письма Минтруда от 14.12.2020 N 14-2/ООГ-18054, от 03.07.2020 N 14-2/ООГ-10180.
п. 10 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225.
Письмо Минтруда от 07.10.2020 N 14-2/ООГ-15729.
п. 36 Инструкции, утв. Приказом Минтруда от 22.04.2020 N 211н.
Письмо Минтруда от 16.06.2020 N 14-2/ООГ-8465.
п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225.
Письмо Роструда от 30.04.2008 N 1026-6.
п. 9 Правил, утв. Приказом Минтруда от 09.09.2020 N 585н.
ч. 6.1 ст. 2 Закона N 439-ФЗ; п. 2 ст. 12 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ.
п. 3.5.1 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 20.01.2020 N 23н.
Прием на работу: 15 ошибок, которые допускают работодатели
В процедуре приема на работу есть много важных моментов, которые работодателям не следует игнорировать. Ведь любая неточность может быть основанием для штрафных санкций.
Процедура оформления нового сотрудника затрагивает разные направления: работу с документами, внесение сведений в трудовую, представление нового отчета СЗВ-ТД, подготовку трудового договора.
В последнее время произошли изменения, которые так или иначе повлияли на процесс приема на работу. Например, с 1 сентября 2021 года произошли изменения в правилах ведения трудовой книжки. Кроме того, появились электронные трудовые и обязанность заполнять отчет СЗВ‑ТД.
Остановимся подробнее на тех вопросах, которые нередко упускают из виду.
1. Работодатель не проверяет бумажную трудовую новичка
Известно, что в России уже не первый год действуют электронные трудовые книжки. Тем сотрудникам, которые впервые трудоустраиваются в 2021 году, заводятся только такие книжки. При этом работодатель не обязан уведомлять новичка о том, что бумажная трудовая книжка на него не оформляется (Письмо Роструда от 15.09.2021 № ПГ/26715-6-1).
Все остальные в 2020 году должны были сделать выбор — оставить бумажный вариант трудовой или перейти на электронный.
При этом, даже если работник сделал выбор в пользу электронной трудовой, он должен сохранить свою бумажную книжку и предъявлять ее при новом трудоустройстве для подтверждения стажа до 2020 года.
Оформляя в 2021 году работника, проверяйте его бумажную трудовую. Отсутствие записи о ее закрытии свидетельствует о том, что работник остался с бумажной трудовой и, следовательно, вы должны продолжать ее вести. Отметка о выборе электронной трудовой будет означать, что вести нужно только электронную версию.
Для подтверждения трудового стажа сотрудника с электронной трудовой работодатель выдает ему справку СТД-Р.
2. Прием на работу без паспорта
Допустим, у работника нет при себе паспорта, так как он находится на переоформлении или вообще утерян. Значит ли это, что работодатель может принять человека на работу по справке от ФМС? Конечно, нет.
Справка — не документ, удостоверяющий личность. В этом случае от работника нужно требовать временное удостоверение личности.
3. Допуск определенной категории работников к исполнению трудовых обязанностей без обязательных медосмотров
Эти категории названы в ст. 213 ТК РФ. Кроме того, в Приказе Минздрава РФ от 28.01.2021 № 29Н приводится Порядок проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников.
Размер штрафа в случае допуска работников к исполнению трудовых обязанностей без медосмотров может достигать 130 000 руб., о чем предупреждается в п. 3 ст. 5.27.1 КоАП.
4. Подписание трудового договора до ознакомления работника с важными документами
Правила внутреннего трудового распорядка, локальные нормативные акты, коллективный договор — со всеми этими документами работник должен ознакомиться под подпись перед подписанием трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Причем подпись он ставит под каждым документом.
5. Отсутствие обязательных сведений или условий в трудовом договоре
При составлении трудового договора необходимо ориентироваться на указания в ст. 57 ТК РФ. В случае отсутствия каких-то сведений необходимо внести дополнения прямо в текст трудового договора.
Недостающие условия дополняются приложением к трудовому договору или отдельным соглашением сторон, которое заключается в письменной форме.
Удобный учет сотрудников, расчет зарплаты, больничных, отпускных, налоги и взносы, расчет дивидендов.
6. Вместо обязательного условия — места работы — работодатель указывает в трудовом договоре дополнительное условие — рабочее место
В Трудовом кодексе, как это ни странно, не дается определение понятию «место работы». Зато кодекс помогает разобраться в том, что такое рабочее место (ст. 209 ТК РФ).
Рабочее место — место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.
Согласно ст. 57 ТК РФ, работодатель должен указывать обособленное структурное подразделение. При оформлении сотрудника вносите название организации и населенный пункт.
7. Отсутствие условий труда в трудовом договоре
Условия труда на рабочем месте обязательно включаются в трудовой договор. В Федеральном законе от 28.12.2013 № 426-ФЗ приводятся четыре класса условий труда: оптимальные, допустимые, вредные и опасные.
8. Отсутствие в трудовом договоре таких условий, как характер работы и режим рабочего времени, в тех случаях, когда это необходимо
Если режим рабочего времени и времени отдыха для конкретного сотрудника отличается от общих правил, действующих у работодателя, то это должно быть указано в трудовом договоре.
Что касается характера работы, то его упоминание важно в том случае, если в компании работают, например, водители, курьеры, экспедиторы.
9. Работодатель путает дату заключения трудового договора с датой составления трудового договора
Разумеется, в трудовом договоре должна стоять именно дата заключения договора.
10. Работодатель заключает срочный трудовой, не имея на это право
Если срочный трудовой договор заключен в случае, не предусмотренном законодательством, то условия его срочности не имеют юридической силы. С этой точки зрения важно опираться на ст. 59 ТК РФ, правильно указать срок действия такого трудового договора — дату или срок наступления события, а также назвать причины обстоятельства для его заключения.
11. Работодатель допускает неточности в указании оплаты труда в трудовом договоре
Оплата труда является обязательным условием трудового договора. Поэтому в каждом трудовом договоре должен быть виден размер тарифной ставки или оклада. Необходимо указывать и доплаты, надбавки, если они есть.
12. Работодатель путает понятия «срок испытания» с понятием «испытательный срок»
Просто нужно помнить о том, что испытательный срок — термин из УИК РФ. А понятие «срок испытания» содержится в ст. 70 ТК РФ.
13. Содержание приказа о приеме на работу расходится с условиями трудового договора
О том, что содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора, говорится в ст. 68 ТК РФ. Поэтому работодателям следует внимательно проверять в документе все детали. Сотрудник должен ознакомиться под подпись с приказом в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
14. Запись о приеме на работу вносится в трудовую книжку с указанием не той даты
В трудовую книжку запись о приеме на работу вносится именно с указанием даты приема на работу, которая уже стоит в приказе о приеме на работу и трудовом договоре.
15. Работодатель забывает о подаче отчета СЗВ-ТД
Копирование и любая переработка материалов Контур.Журнала запрещены
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Заполнение трудовой книжки в 2021 году: правила и образец
Несмотря на постепенный перевод записей о трудовой деятельности в электронный формат, традиционная бумажная трудовая книжка сохраняет статус основного документа работника. Но отвечает за правильное оформление этого документа работодатель (организация или ИП). Не допустить ошибок при заполнении трудовой книжки в 2021 году поможет наша статья. В ней, в частности, рассказано, как оформить новую трудовую книжку, как правильно вносить сведения о работе, в каком порядке нужно исправить допущенную ошибку, выдать сотруднику копию книжки или сделать ее дубликат. Также приведены примеры корректных записей об увольнении.
Основные требования при оформлении трудовой книжки
Общие правила установлены в статьях 66 и 84.1 ТК РФ. Детализация этих норм содержится в двух документах. Первый — Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением правительства РФ от 16.04.03 № 225; далее — Правила). Второй документ — Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69; далее — Инструкция).
С 1 сентября 2021 года начнет действовать новый порядок ведения трудовых книжек (утв. приказ Минтруда от 19.05.21 № 320н; далее — Порядок). С этой же даты утратит силу Инструкция. Но основные положения (за некоторым исключением), сохранятся. Перечислим общие требования, которые нужно учитывать при заполнении трудовой книжки.
Во-первых, все записи вносятся ручкой. Она может быть шариковая, гелиевая или перьевая. Допускаются чернила синего, фиолетового или черного цвета. При этом н ужно следить, чтобы чернила не выцветали со временем, поскольку трудовая книжка должна служить работнику до самой пенсии. Есть одно исключение — первоначальную запись о работодателе в раздел «Сведения о работе» можно внести путем проставления соответствующего штампа (письмо Роструда от 19.08.15 № 1922-6-1).
Справка
Новый Порядок допускает использование при заполнении трудовой книжки принтеров, факсимиле и штампов, в том числе при внесении записей о приемах, переводах и увольнениях (п. 3 Порядка). Об этом и других изменениях, которые нужно учитывать при ведении трудовых книжек после 1 сентября, см. в статье « Утвержден новый порядок ведения трудовой книжки ».
Во-вторых, недопустимы сокращения (например, запрещено писать «прик.» вместо «приказ» или «расп.» вместо «распоряжение»). При указании должностей работников и сокращенного названия организации можно использовать аббревиатуры, обозначающие организационно-правовую форму (ООО, АО, ФГУП и др.).
В-третьих, установлены единые правила отражения дат. Число и месяц указываются двузначными, а год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 24.10.2020). Но есть исключение. На титульном листе дата заполнения трудовой книжки вносится иначе: число и год — арабскими цифрами, а месяц — прописью. Аналогичным словесно-цифровым способом допустимо вписать дату рождения сотрудника. Объясняется это тем, что титульный лист не является разделом трудовой книжки и общее правило указания дат на него не распространяется.
В-четвертых, в каждом из разделов записи нумеруются отдельно, сквозным методом (1, 2, 3 и т.д.). Если все страницы раздела заполнены, оформляется вкладыш, в котором нужно продолжить нумерацию соответствующего раздела из трудовой книжки (п. 38 Правил).
Внимание
С 2020 года работникам дано право отказаться от привычных трудовых книжек, оформляемых на бумажном носителе. В таком случае сведения о работе будут «копиться» исключительно в базе данных ПФР, без дублирования в традиционной трудовой книжке. Сотрудник сможет получать выписки из этой базы, в том числе через работодателя. Подробнее см. « Как заполнить форму СТД‑Р и выдать ее работнику » и « Работник отказался от электронной трудовой: обязан ли работодатель выдать ему сведения по форме СТД‑Р? »
Заполнение трудовой книжки впервые принятому на работу
До 31 декабря 2020 года работодатель был обязан оформить трудовую книжку человеку, который впервые принят на работу, в течение недели с момента трудоустройства (п. 8 Правил). Однако с 1 января 2021 года эти положения не применяются. Согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ, трудовые книжки на лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020 г., не оформляются. Все сведения о трудовой деятельности таких работников формируются исключительно в электронном виде.
Изменение титульного листа
Данные на титульном листе нужно скорректировать, если изменились какие-то сведения о работнике (например, человек сменил фамилию, получил образование и т.п.). Делается это следующим образом.
Если речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, уполномоченного на ведение книжек, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы при наличии такой печати.
Информация об образовании, профессии или специальности корректируется иначе. Если соответствующее поле не было заполнено, то нужно просто внести данные на основании представленного сотрудником документа. Если же «образовательные» графы уже были заполнены, то новые сведения их дополняют, а не заменяют. Это значит, что работодатель дописывает данные о новом образовании, профессии или специальности, не зачеркивая при этом ранее указанные.
О том как исправить ошибки, допущенные при заполнении титульного листа, см. ниже в главке «Как исправить ошибку в трудовой книжке».
Сведения о приеме на работу
Информация о приеме на работу отражается в разделе «Сведения о работе».
Сначала указываются данные о работодателе, к которому трудоустраивается владелец книжки. Их надо отразить в виде заголовка по центру графы 3 раздела. Вписывается полное и, при наличии, сокращенное наименование организации, либо ФИО предпринимателя. Как уже отмечалось, допустимо использовать штамп, содержащий сведения о работодателе. Порядковый номер этой записи не присваивается.
Под заголовком вносится непосредственно запись о приеме на работу. В графе 1 проставляется очередной порядковый номер (т.е. следующий за тем, который уже имеется в книжке). В графе 2 указывается дата издания приказа о приеме на работу (можно использовать унифицированную форму № Т-1; утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). В графу 3 вносятся данные о том, на какую должность и в какое подразделение (если оно указано в приказе) принят сотрудник. А в графе 4 отражаются данные о самом приказе: наименование документа, а также его дата и номер.
Внимание
Напомним, что с 2020 года работодатели обязаны сдавать форму СЗВ-ТД, если произошло любое из следующих кадровых событий: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение, подача сотрудником заявления о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная). Также см. «Новая СЗВ‑ТД: как с 1 июля заполнять поле «код выполняемой функции»».
Заполнение трудовой книжки при увольнении
Информация об увольнении сотрудника вносится в раздел «Сведения о работе». Делается это следующим образом.
В графу 3 нужно вписать причину и основание увольнения. Все данные переносятся из приказа. Основание увольнения вносится так, как оно записано в ТК РФ или ином федеральном законе со ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).
Важно
В трудовой книжке допустимы следующие записи: «Уволен», «Трудовой договор прекращен» или «Трудовой договор расторгнут». Это связано с тем, что полное название унифицированной формы приказа звучит так: Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). А значит, термины «увольнение», «прекращение» и «расторжение» трудового договора являются равнозначными.
В графу 4 надо внести данные о реквизитах приказа об увольнении (наименование, номер и дату издания).
После того, как сделана отметка об увольнении, надо заверить все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы сотрудника. Для этого в графе 3 раздела «Сведения о работе» на строчке, следующей за той, в которой указана причина увольнения, проставляется подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, с указанием его должности. Если у организации или ИП есть печать, эта подпись заверяется соответствующим оттиском. На следующей строчке должен поставить свою подпись увольняемый работник.
Примеры записей об увольнении
Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Уволен в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Уволен в связи с сокращением штата работников индивидуального предпринимателя, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Как исправить ошибку в трудовой книжке
Порядок исправления ошибки зависит от того, где именно она допущена. Так, если ошибка совершена при заполнении титульного листа, то неверная запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху, снизу, сбоку) вносятся правильные данные. Реквизиты документа, ставшего основанием для этой правки, указываются слева, на внутренней стороне обложки. Данная запись на обложке заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью при ее наличии.
При выявлении ошибок в разделах «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» применяется другой порядок. Зачеркивания в этих разделах не допускаются, а все изменения вносятся путем признания записей недействительными (п. 1.2 Инструкции). Поэтому при обнаружении любой ошибки в данных о работе (в т.ч. неправильных сведений о переводе или об увольнении) или в данных о награждении нужно сделать следующее.
В графе 1 проставить очередной порядковый номер записи, а в графе 2 — текущую дату. В графу 3 внести такой текст: «Запись за № таким-то недействительна». И далее в этой же графе, через точку указать верные сведения, если таковые имеются. Например: «Запись за № 12 недействительна. Принят на должность слесаря». Если же запись была внесена ошибочно и менять ее не надо, то в графе 3 достаточно указать на недействительность сведений. Например, если под номером 12 была отражена ошибочная запись об увольнении (а на самом деле сотрудник не был уволен), то для ее исправления в графе 3 достаточно написать: «Запись за № 12 недействительна».
В графу 4 следует вписать данные о приказе или распоряжении, на основании которого в трудовую книжку внесены правильные сведения. Если новая запись только отменяет предыдущую, то графа 4 остается пустой.
Важно
Вносить исправления можно не только в отношении «своих» ошибок. В таком же порядке корректируются ошибки, допущенные предыдущими работодателями. При этом инициатором внесения исправлений должен быть сам работник. Действующий работодатель может указать ему на ошибку и обязан, в случае обращения работника, оказать ему необходимую помощь (п. 27 Правил).
Как заверить копию
Копия трудовой книжки выдается работнику на основании его письменного заявления. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после поступления заявления (ст. 62 ТК РФ).
Копия оформляется следующим образом. Осуществляется светокопирование всех заполненных страниц трудовой книжки, начиная с внутренней стороны обложки. При этом на каждой странице копии делается надпись (или проставляется штамп) о верности копии («Копия верна» или «Верно»). Эта надпись заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.
На копии той страницы, где содержится последняя запись трудовой книжки, сразу после этой строчки вносится фраза «Работает по настоящее время». Эта запись также заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.
Дубликат трудовой книжки
Он является официальным документом, который полностью заменяет первоначальную трудовую книжку. Дубликат — это оригинал документа, а не копия. Он оформляется в случае утраты трудовой книжки. Также его можно сделать, если первоначальная книжка физически не утрачена, но пришла в негодность (истрепалась, порвана, обгорела, залита жидкостью и т.п.).
Во всех этих случаях необходимо заполнить новый бланк трудовой книжки. При этом на титульном листе в верхнем правом углу делается запись (или проставляется штамп) «Дубликат». После этого указываются сведения о работнике на основании документов, действующих на дату заполнения дубликата. Порядок внесения этих сведений и подписания титульного листа следующий.
Данные о работнике — фамилия, имя, отчество, а также дата рождения — берутся из паспорта. Дата рождения указывается цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ или словесно-цифровым способом в формате: ДД месяц ГГГГ; слово «года» при этом не пишется в обоих случаях. Из документов об образовании (диплома, аттестата, справки об обучении и т.п.) в титульный лист переносятся сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее), а также о профессии и специальности.
Внимание
Записи нужно вносить точно так же, как они указаны в документе об образовании, без каких-либо сокращений.
Далее на титульном листе дубликата указывается дата заполнения (число и год цифрами, а месяц — прописью). После этого вносятся две подписи: работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Если работодатель использует печать, то нужно проставить ее оттиск.
Раздел «Сведения о работе» дубликата заполняется следующим образом.
В графу 3 без всякого заголовка, а также без присвоения номера и указания даты вносится запись об общем стаже сотрудника по состоянию на дату поступления на работу к действующему работодателю. То есть указывается общее количество лет, месяцев и дней, отработанных на всех предыдущих местах работы. Например: «Общий стаж работы 8 лет, 4 месяца 12 дней». Стаж подсчитывается на основании подтверждающих документов или прежней трудовой книжки, если она не утрачена.
Далее вносятся конкретные записи о работе — от старых к свежим. Здесь действуют те же правила, что и при внесении записей о работе в исходный вариант книжки: в графе 1 ведется последовательная нумерация, в графы 2 и 3 переносятся данные из соответствующих документов, а в графе 4 приводится информация о документах, на основании которых внесены записи.
После этого нужно сделать запись о текущей работе у того работодателя, который выдает дубликат. В итоге этот документ обретает ту же силу, что и первоначальная трудовая книжка, и его можно использовать в кадровом делопроизводстве.
Следование перечисленным выше требованиям позволит правильно заполнить трудовую книжку в 2021 году, составить ее копию или дубликат. А значит, в случае проверки работодателю не грозит штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. За нарушения, допущенные при заполнении трудовой книжки, или за ее отсутствие (в тех случаях, когда ее ведение обязательно) санкции могут составить: для организации — 50 000 руб., для ИП — 5 000 руб. Кроме того, корректное ведение трудовых книжек позволит избежать конфликтов с работниками, в том числе судебных разбирательств.