в какой срок нужно сформировать чек самозанятому
ИП перешел на НПД. Он должен отправлять чеки заказчику?
ИП работал на УСН и направлял заказчику счета и акты. Теперь он перешел на НПД. Разбираемся, какие документы нужно передавать заказчику после смены налогового режима
Леонид Яковлев
Читатель Алексей спрашивает: «Я ИП: работал на УСН, но перешел на НПД. Раньше всегда отправлял заказчику счет и акт. А теперь нужно еще и чек после оплаты?»
Самозанятый должен отправить чеки
По закону все самозанятые обязаны передавать заказчику чеки после оплаты. При этом неважно, зарегистрирован самозанятый как ИП или нет.
Самозанятый формирует чеки в приложении «Мой налог». А как передать его заказчику — зависит от договоренностей: можно прислать чек по электронной почте, в мессенджере или распечатать и передать при встрече.
Лучше всего отдать чек сразу после оплаты — так меньше шанс забыть. Можно и позже, главное — успеть до 9-го числа месяца, который следует после оплаты. Например, если деньги пришли в ноябре, чек нужно отправить до 9 декабря.
Если не передать чек, заказчик может пожаловаться на исполнителя налоговой. Если выяснится, что самозанятый не выбил чек, его могут оштрафовать. Штраф — 20% от суммы чека, а при повторном нарушении в течение 6 месяцев — на всю сумму.
Заказчику чеки нужны, чтобы включить траты в налоговые расходы. Без чека это сделать не получится, даже если есть другие документы.
Эксперты ответят на ваш вопрос
Эксперты Тинькофф отвечают на вопросы читателей по налогообложению, законам, трудовым спорам и другим проблемам в бизнесе. Чтобы мы разобрали вашу ситуацию в статье блога, пишите на secrets@tinkoff.ru.
Акты и счета тоже нужны, если это прописано в договоре
При работе с самозанятым самое главное для заказчика — это получить чек. Однако по договору у вас может быть обязанность присылать и другие документы, например счета и акты. Тут все зависит от договоренностей с заказчиком.
Менять условия договора при смене налогового режима не обязательно
Если заказчик не просит, при переходе с УСН на НПД договор менять не надо. Просто прибавляется еще обязанность отправлять чеки, даже если это не указано в договоре.
Гайд: как работать с самозанятыми
Для бизнеса работать с самозанятыми удобнее, чем с исполнителями-физлицами, но есть подводными камни. Составили инструкцию, как их обойти.
Надо ли самозанятым выдавать чеки и как их отправлять клиентам
Пилотный проект по самозанятости запустили в 2019 году, а в 2020 расширили действие на всю территорию Российской Федерации. Преподавателям, кузнецам, водителям и другим самозанятым гражданам новый налоговый режим очень понравился и его решили оставить на постоянной основе.
В новой статье поговорим о том, надо ли самозанятым гражданам выдавать клиентам чеки и как это делать. Разберём важные нюансы и поделимся советами, которые помогут сэкономить время и деньги.
Зачем выдавать чеки
До появления самозанятости в России многие жители работали нелегально. К примеру, репетиторы предоставляли услуги обучения и не платили налоги. Открывать ИП было выгодно только при больших объемах заказов. А если самозанятый параллельно работал в школе, то времени на подработку оставалось мало.
Правительство решило не устраивать налоговые проверки, а помочь людям максимально безболезненно выйти из тени и легально работать без проблем с отчётами, оплатой налогов, штрафами. Эксперимент завершился удачно и чиновники решили сделать его частью налогового законодательства.
В августе 2020 года Федеральная налоговая служба отчиталась о том, что благодаря самозанятости удалось вывести из тени 130 мрлд рублей. За всё время действия налогового эксперимента граждане заплатили более 3,5 млрд рублей налогов. В масштабах страны это не огромная цифра, но раньше деньги не доходили до бюджета.
Самозанятость создавалась с фокусом на максимальную простоту. Зарегистрироваться в качестве плательщика налога на профессиональный доход может любой гражданин с ИНН и паспортом. Не понадобится даже авторизация на портале госуслуг, можно скачать приложение «Мой налог» и заполнить анкету в нём.
У самозанятых нет налоговой отчётности как у ИП или ООО. Они создают чеки по операциям в приложении и данные автоматически уходят в Федеральную налоговую службу после завершения отчётного периода. При желании можно даже настроить автоматическое списание налогов, если привязать к приложению банковскую карту.
В 2020 году новым самозанятым давали 10 000 рублей налогового вычета, которые можно было использовать для оплаты налога на профессиональный доход. В этом году таких привилегий не было, а неиспользованные бонусы за прошлый год аннулировали в январе 2021.
Принцип работы самозанятых с клиентами максимально простой. Предположим, что есть кузнец Иван, который изготавливает металлические изделия на заказ. К нему обращается крупная компания с большим заказом. Иван заключает договор с юридическим лицом и выписывает чек на каждый платёж.
Юридические лица рассчитываются с физическими с помощью перевода на расчётный счёт. Они могут платить только по безналу, поэтому в этом случае не обойтись без помощи банка. С физическими лицами можно сотрудничать и с помощью электронных платёжных систем.
Компания подготавливает договор, Иван подписывает и ожидает предоплату. Необходимость отчитываться перед налоговой возникает у Ивана, когда средства поступают на его счёт и он выполняет обязательства перед клиентам. Согласно действующему законодательству, самозанятый обязан сформировать чек после того, как получит деньги от клиента.
При безналичных расчётах чек надо сформировать и передать не позднее 9 числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором была проведена сделка. Если нарушить сроки, контрагент может пожаловаться в ФНС и последуют санкции.
Чек — подтверждение дохода плательщика налога на профессиональный доход. Некоторые самозанятые вносят платежи за несколько дней перед окончанием отчётного периода, но лучше делать это в день поступления средств или на следующий.
Во-первых, не придётся тратить много времени на финансовый учёт сразу. Создать чек по платежу можно за 2-3 минуты, а вот если их накопится 200-300 за месяц, на работу с приложением уйдет минимум полдня. Во-вторых, в законодательных актах чётко прописан механизм работы.
У многих самозанятых возникает много вопросов по поводу онлайн-кассы. В случае с безналичным расчётом с физическими и юридическими лицами она не нужна. Достаточно сформировать чек в приложении, отправить его контрагенту и проследить, чтобы в конце месяца в интерфейсе «Моего налога» были правильные цифры по доходу.
Одна из главных ошибок самозанятых заключается в том, что они не ведут учёт финансов в сторонних приложениях и сервисах. Надо обязательно использовать Excel, CRM или приложения для учёта финансов. На рынке очень много инструментов для решения этой задачи.
Если вести учёт ещё где-то, в конце отчётного периода можно будет сверить цифры и устранить ошибки. К примеру, если несколько клиентов отказались от услуги и им пришлось вернуть деньги, самозанятый может забыть о том, что нужно аннулировать чеки.
А если он ведёт учёт в Excel или CRM и сразу после возврата средств удалил сделку, цифры будут отличаться от данных в приложении «Мой налог». Поэтому, лишний источник информации точно не помешает и поможет защититься от проблем. Если самозанятый забудет аннулировать чек и отчётность уйдёт в налоговую, устранить ошибку будет сложнее.
Расчёт за товары и услуги самозанятые граждане должны обязательно отражать в приложении «Мой налог» потому что это единственный способ сообщить налоговой о том, сколько денег проходит через счёта.
Потенциальные самозанятые жители РФ часто спрашивают о том, надо ли создавать чеки, когда они находятся на больничном или уезжают в длительный отпуск. В этом случае работать с приложением «Мой налог» нет необходимости. Если дохода временно нет, то и чеки не нужны.
Возможно, в скором времени будут внесены изменения в законодательную базу, и самозанятых обяжут закрывать каждый месяц вручную и подтверждать, что у них не было дохода, но пока такого нет. Можно сказать, что налоговая доверяет плательщикам НПД и предоставляет им свободу действий.
Хотя системы мониторинга пристально следят за всеми самозанятыми. Поэтому не рекомендуем занижать цифры в чеках или вносить только половину поступлений в приложения. Нет сомнений, что банковские счёта всех самозанятых стоят на особом контроле.
К примеру, если самозанятый проводит через «Мой налог» 100 000 рублей в месяц, а оборот превышает 500 000 рублей, у Федеральной налоговой службы рано или поздно возникнут вопросы. Плательщиков НПД редко приглашают на сверку, но при таком развитии событий инспектор может назначить личную встречу.
Если у физического лица есть документы, чтобы подтвердить происхождение средств, проблем не будет. Например, если человек параллельно работает на компанию и получает белую зарплату, он сможет предоставить документы от работодателя.
Штрафные санкции за нарушение правил ведения отчётности
Со злостными нарушителями, которые не проводят деньги от своей профессиональной деятельности через «Мой налог», разговор короткий. Согласно действующему законодательству, если не выдать вовремя чек клиенту, последует штраф в районе 20% от суммы расчёта.
Допустим, контрагент перевёл на счёт 100 000 рублей за месяц услуг репетитора. А самозанятый не выдал ему чек и забыл в конце отчётного периода провести платёж через приложение «Мой налог». Злой умысел доказать сложно, но есть прописанная законодательная база, которая определяет порядок наказания.
С самозанятого спишут 20% от стоимости заказа. Очевидно, что никому не хочется терять пятую часть суммы. Особенно, если речь идёт о крупных платежах в рамках постоянного сотрудничества, а не разовых операциях.
За повторное нарушение налоговая служба наложит штраф в размере полной суммы расчёта. На сайте ФНС есть специальная форма для жалоб на самозанятых. Если клиент оставит обращение, вероятность получения штрафа увеличится до 100%. Поэтому лучше не затягивать с формированием чека и убедиться, что контрагент его получит.
Если на момент формирования чека в приложении «Мой налог» наблюдается технический сбой, создать его можно после завершения ремонтных работ. Обычно нормальная работа базы данных восстанавливается на следующий рабочий день. В этом случае санкций не будет.
Как правильно создавать и отправлять чеки
У самозанятых часто возникают проблемы с чеками, хотя процесс их создания максимально простой. Понадобится информация от контрагента и несколько минут на заполнение формы. Технические неполадки возникают редко, поэтому в большинстве случаев проблем не будет.
Процесс формирования чека:
Если самозанятый получает деньги от иностранных заказчиков на валютный счёт, надо переводить сумму в долларах, евро или другой валюте в рубли по курсу ЦБ РФ на день поступления. К примеру, если заказчик перевёл 100 долларов 22 апреля, а самозанятый выписал чек только 30 апреля, сумму надо пересчитать по курсу недельной давности.
Самозанятые, которые выполняют услуги на дому или посещают клиентов, могут печатать бумажные чеки самостоятельно. Для этого подойдет любой Bluetooth-принтер. Если печатающего устройства с собой нет, покажите клиенту QR-код из чека и он сможет получить электронную версию документа.
Передать чек контрагенту можно несколькими способами:
В законодательных актах указано, что плательщик НПД должен передать чек клиенту, но проверить факт доставки не получится. Например, если отправить файл в мессенджере, собеседник может не заходить в диалог месяцами. Тогда получается, что документ он не видел.
Представители налоговой давали разъяснения по этому поводу и объяснили, что плательщикам НПД не о чем переживать. Им надо отправить чек клиенту любым доступным способом и на этом обязанности перед контрагентом считаются выполненными.
Сформировать чек можно в приложении «Мой налог» или партнёрских сервисах от Сбербанка и других крупных IT-компаний. Например, самозанятые клиенты банка Тинькофф могут использовать личный кабинет для формирования чеков. Они автоматически передаются в налоговую.
Что касается вычета расходов, то у самозанятых в этом плане нет преимуществ. Платить 4% или 6% надо с оборота, который и считается доходом. Например, если на закупку материалов для создания украшений тратите 20 тысяч рублей, а зарабатываете 60 тысяч в месяц, вычесть расходы не получится.
Чек создаётся на всю сумму, которую клиент перевёл на счёт в банке или кошелёк электронной платёжной системы. Расходы самозанятого могут составлять хоть 50% от дохода, но это не повлияет на расчёт налогов.
Процесс создания чека в приложении «Мой налог»:
Если предоставляете услуги или продаёте товары физическому лицу, количество заполненных полей будет минимальным. В случае с юрлицами понадобятся дополнительные данные: ИНН и наименование компании.
Обязательные реквизиты в чеке:
Если самозанятый совмещает ИП и самозанятость, ему не надо использовать онлайн-кассу для операций, которые он проводит в статусе плательщика НПД. При предоставлении услуги для клиентов как ИП обязанность использовать контрольно-кассовую технику остаётся.
При совмещении ИП с самозанятостью можно оставить кассу или продать, но перед этим снять с учёта в налоговой. При выборе второго варианта убедитесь, что данные с онлайн-кассы были переданы налоговой службе и будут храниться минимум 5 лет с момента снятия оборудования с регистрации.
В работе с чеками нет ничего сложного. У новых самозанятых могут возникать технические заминки, но с опытом процесс формирования платёжных документов будет происходит практически в автоматическом режиме.
При необходимости можно настроить интеграцию с приложением «Мой налог» через сторонние сервисы и сделать так, чтобы данные передавались в базу без ручного вмешательства. На рынке есть решения, которые частично закрывают задачу, но никто не мешает создать свои инструменты с помощью программистов.
Как аннулировать чек
Иногда возникает необходимость отозвать чек, если клиент отказывается от товара или услуги. В этом нет ничего сложного, но важно не забыть сделать операцию вовремя, чтобы не пришлось платить лишние налоги.
Чек можно отозвать, если при формировании чека была допущена ошибка или клиент через несколько дней сообщил, что хочет вернуть товар. В интересах самозанятого аннулировать платёжный документ как можно скорее.
Налоги для плательщиков НПД начисляются в 10-12 числах месяца, поэтому надо решить проблему заранее. Если уже получили уведомление о сумме начисленных налогов, придётся потратить лишнее время на передачу информации в Федеральную налоговую службу.
Инструкция по аннуляции чека:
Если передаёте чеки в ФНС через сторонние сервисы, процесс аннуляции чека будет осуществляться иначе. Например, в сервисе Тинькофф надо нажать кнопку «Отозвать доход» и указать причину.
Самозанятые не подают отчёты в налоговую, но это не значит, что им не нужно хранить документацию. Если плательщик НПД сотрудничает с юридическими лицами, договоры, платежи и другие документы надо хранить минимум 5 лет. Налоговая служба может запросить документацию по юрлицам в любой момент.
Самозанятость — максимально простой путь к «белому» доходу и вытекающим отсюда привилегиям. Зарегистрироваться в качестве плательщика НПД можно за пару минут, а формирование чека выполняется в несколько нажатий.
Как самозанятый передает чек покупателю
С 1 января 2019 года в Москве, Московской области, в Татарстане и в Калужской области введен в качестве эксперимента налоговый режим для самозанятых. Он завершится 31 декабря 2028 года. Если предварительные результаты будут успешными, остальные регионы смогут присоединиться по желанию с 2020 года.
Самозанятые получают доходы от деятельности без работодателей и без сотрудников. После регистрации в ФНС в качестве самозанятого они ставка налога на доход при работе с физлицами — 4%, с юрлицами — 6%.
На специальный налоговый режим могут перейти не все. Например, он не доступен для тех, кто продает подакцизные или маркированные товары, заработал за год более 2,4 млн рублей, продает или реализует полезные ископаемые.
Кассовые чеки для самозанятых
Как и когда выдавать чек?
Самозанятые могут не применять онлайн-кассу. Но аналог чека нужно сформировать в мобильном приложении ФНС «Мой налог» или через его веб-версию. Чек также можно формировать через оператора электронной площадки или банк. ФНС ведет реестр таких операторов и кредитных организаций.
Чек самозанятого может быть бумажным и электронным.
Если вы контактируете с покупателем напрямую, чек нужно передать при расчете. Если продажа происходит заочно и безналично, чек надо передать не позже 9 числа месяца, следующего за расчетом.
Что должно быть в чеке самозанятого (п. 6 ст. 14 422-ФЗ)?
Как сформировать чек самозанятому?
Чеки нужно формировать при поступлении оплаты от клиента. В приложении «Мой налог» или его Веб-версии выберите «Новая продажа». Подробно заполните доступные поля (стоимость, название услуги и т.д.)
Как самозанятому выдать чек покупателю?
Если чек электронный, его можно отправить на телефон, на почту или дать возможность покупателю считать его с помощью QR-кода. Бумажный чек можно передать сразу.
Если в расчете с покупателем присутствует посредник, например, магазин, в который вы передаете свои товары на реализацию, вы можете не формировать чек.
При этом у посредника может появиться обязанность применять ККТ, если это предусмотрено 54-ФЗ (Письмо ФНС России от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@).
Тонкости оформления чека самозанятым
Организация требует, чтобы сотрудники, оформленные как самозанятые, формировали чек в приложении «Мой налог» до получения вознаграждения за работу. Правомерно ли это?
Самозанятый должен предоставить покупателю (заказчику) чек в момент расчета, или в более поздний срок (в зависимости от ситуации). Законом, регулирующим порядок расчетов плательщика НПД и покупателя (заказчика), передача чека до момента оплаты услуги (работы) не предусмотрена.
Требования к порядку и процедуре передачи сведений самозанятым при произведении расчетов установлены Федеральным законом от 27.11.2018 № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход». Согласно ст. 14 указанного закона чек плательщиком НПД должен быть сформирован и передан покупателю (заказчику):
1) в момент расчета (если расчет производится наличными деньгами или электронными платежными средствами);
2) не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором произведены расчеты (при иных безналичных формах денежных расчетов).
Анализ указанных норм позволяет сделать вывод: самозанятый должен передать покупателю чек одновременно с осуществлением расчета или после него, но не раньше факта получения оплаты.
Кроме этого, чек, выдаваемый самозанятым лицом, по сути является именно документом, подтверждающим получение денежных средств от покупателя (заказчика). Следовательно, выдаваться он должен уже после осуществления оплаты.
Также обращаем внимание, что поскольку на плательщика НПД возложена обязанность сформировать и передать покупателю (заказчику) чек в качестве подтверждения получения дохода от реализации товаров (работ, услуг), ответственность за непредставление чека, либо его передачу с нарушением сроков, также лежит на плательщике НПД.
При формировании чека в приложении «Мой налог» сведения о поступившем доходе автоматически отправляются в ФНС России, после чего у самозанятого и появляется возможность выдать чек покупателю (заказчику). Если чек будет выдан раньше фактической оплаты, формально будут нарушены требования о выдаче чека: 1) в момент расчетов или 2) не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором произведены расчеты.
Поскольку спецрежим «Налог на профессиональный доход» появился относительно недавно, практика привлечения к ответственности за нарушение сроков передачи самозанятыми сведений в ФНС России еще не сформировалась. Однако в рассматриваемой ситуации возникает риск признания действий плательщика НПД нарушением ст. 129.13 Налогового кодекса РФ. Согласно названной норме за нарушение самозанятым установленных порядка и (или) сроков передачи в налоговый орган сведений о произведенном расчете предусмотрен штраф в размере 20% от суммы такого расчета. Если нарушение совершается повторно в течение полугода, штраф взыскивается в размере полной суммы расчета.
Еще одна проблема с самозанятыми: как с ними рассчитываться?
По закону, самозанятый обязан после получения оплаты сформировать чек на ее получение и не позднее 9 числа следующего месяца отправить его заказчику(п. 3 ст. 14 Закона № 422-ФЗ).
Последний имеет право принять на затраты (расходы) стоимость услуг или работ, выполненных самозанятым, только после получения такого чека (п. 8 ст. 15 Закона № 422-ФЗ).
В этой части Закон № 422-ФЗ, установивший такие требования к заказчикам, вступает в противоречия с НК РФ, в частности с п. 1 ст. 272, согласно которому расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств либо иной формы их оплаты.
И при наличии приемо-передаточного акта на выполненные работы (услуги) заказчик (применяющий ОСН, то есть работающий по методу начисления) имеет полное право принять их стоимость на затраты — или списать на расходы — не дожидаясь их оплаты.
Но законодатели здесь почему-то упорно твердят: если договор заключен с индивидуальным предпринимателем, то — без проблем, если работы выполнены (услуги оказаны) физлицом по гражданско-правовому договору — то же самое, а вот если договор заключен с плательщиком НПД — низзя. Сначала заплатите ему, потом дождитесь чека, и только после этого принимайте к учету.
Проблема эта до настоящего времени так и не разрешена. По всей видимости, большинство организаций платят самозанятым сразу же, максимум через день-два, а те, в свою очередь — люди дисциплинированные, и чеки отправляют вовремя.
В очередной раз перечитав Закон № 422-ФЗ, мы пришли к выводу, что при общении с самозанятыми у организации может возникнуть еще одна проблема: с ними нельзя рассчитаться недежными средствами, например, путем зачета взаимных требований.
Допустим, заключен договор ГПХ с каким-то физическим лицом на выполнение им для вас каких-то работ (или услуг). Одновременно с этим (или до незадолго этого, или чуть позже), он возжелал купить у вас товар или стать заказчиком ваших работ (услуг). И, возможно, такой вариант вы предложили ему сами, пообещав, что в этом случае товар (работа) ему обойдется несколько дешевле.
На основании акта, подтверждающего, что самозанятый выполнил предусмотренные заключенным договором работы (оказал услуги), заказчик примет их учету записями:
У исполнителя (физического лица) возникает доход (п. 1 ст. 210 НК РФ), с которого источник его (наш заказчик) обязан удержать НДФЛ, а также начислить страховые взносы на пенсионное и обязательное медицинское страхование.
Этим же договором, или другим данный гражданин может потребовать свое вознаграждение в виде, например, передачи ему какого-то имущества заказчика, или выполнения каких-то работ (оказания услуг). Законодательством это не запрещено.
Продажу ему, к примеру, товара на сумму причитающегося вознаграждения, заказчик покажет проводками:
А дальше будет отражен зачет взаимных требований:
И стороны не будут после этого (при условии своевременно и правильно оформленных документов) не будут иметь никаких претензий. И точно такой же договор оформлен с плательщиком НПД, что вроде бы и выгоднее, так как сумма вознаграждения у исполнителя выходит побольше, а заказчику не надо начислять и уплачивать страховые взносы.
Доходы, полученные в натуральной форме не признаются объектом налогообложения у плательщика НПД (подп. 11 п. 2 ст. 6 Закона № 422-ФЗ). Следовательно, предусмотреть в заключенном с ним договоре, что оплата будет произведена не перечислением ему средств на карту, а взаимным оказанием услуг (выполнением работ, продажей имущества) — нельзя.
Заключить дополнительное соглашение, предусмотрев в нем оплату неденежными средствами, тоже не выйдет.
Доход свой он может определить только на дату зачисления средств на карту, а такового не будет. А раз нет поступления средств, то не будет и чека. А без чека заказчик не может (по крайней мере, так упорно твердят чиновники) принять полученные услуги (выполненные работы) к учету. Получается, и расплачиваться товаром (услугами, работами) не за что.
И здесь видится только один выход: перечислить ему на карту деньги, с которыми он придет в эту контору, и расплатится ими за потребное ему имущество (работы, услуги).
Вот такие пироги получаются.
Но, если хорошо подумать, то Закон № 422-ФЗ всего лишь пытается легализовать «левые подработки», «халтуры», «шабашки» и прочие виды разовых заработков, которые ранее оплачивались «черным налом».
Строить бизнес на массовом привлечении самозанятых, маскируя этим трудовые отношения и уходя от страховых взносах, заодно и «кидая» их с оплатой — несколько рискованно. Возложение обязанностей штатного работника на плательщика НПД очень легко ловится. А если нет ему перечисления денег, то нет от него и чека, без которого на затраты (расходы) эти работы (услуги) не принять. Да гражданину обеспечивать свое существование исключительно, как самозанятому, тоже не айс.
Лимит в 2,4 млн. руб., конечно, цифра относительно неплохая, но возможно ли с таким заработком (да еще и не гарантированным), и, главное, в таком статусе, взять, например, ипотеку? Да и никаких социальных гарантий он (этот статус) не дает — работа самозанятым права на пенсию не дает.
Так что данный вид отношений (юридическое лицо — плательщик НПД), на наш взгляд, это только «джентльмен в поисках десятки» для гражданина, и разовый выход в критической ситуации — для организации, не более. Поэтому и больших претензий к качеству Закона № 422-ФЗ, на наш взгляд, можно и не предъявлять.
Только до завтра запись со скидкой 20%. Программа вебинара тут.