в какой срок необходимо дать ответ на полученное деловое письмо
Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ
Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.
Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.
Общие правила написания ответа
В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.
Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.
Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).
Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.
Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.
В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.
Как составить ответ на запрос
Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.
В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.
Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.
Как оформить письмо-ответ
Ответ можно писать
Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.
Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.
Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.
Как отправить письмо
Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.
Ждать ли ответ на письмо-ответ
Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.
Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.
При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.
В какие сроки организация обязана отвечать на обращения граждан
Срок предоставления ответа на обращение граждан — 30 дней. Федеральным законом № 59-ФЗ от 02.05.2006 или иным законодательным актом может быть установлено иное.
Общие сроки ответа на письменное обращение граждан установлены в ФЗ 59 от 02.05.2006. В ч. 4 ст. 1 указано, что этот закон обязателен для всех организаций, исполняющих публично значимые функции, и их должностных лиц. В ч. 2 сказано, что если другими законами установлены другие периоды рассмотрения, они имеют преимущество, по сравнению с нормами ФЗ 59. Правила предоставления ответа могут быть конкретизированы в Административных регламентах.
Чтобы правильно составить обращение и быстрее получить ответ, используйте бесплатно материалы и образцы КонсультантПлюс.
Что говорит закон
Предельный срок рассмотрения обращений граждан в государственные органы, органы местного самоуправления, иные организации — 30 дней с момента регистрации документа. Направление ответа за его пределами является нарушением. Есть особенности по рассмотрению устных и письменных заявлений, нюансы в расчетах.
Специальные нормы о периоде рассмотрения отдельных запросов есть в самом ФЗ 59. В ст. 12 указано, что высшему должностному лицу субъекта РФ дается всего 20 дней на принятие решения по письменному сообщению о фактах нарушения миграционных законов.
Многими нормативными документами периоды предоставления информации и сведений значительно сокращены. Так, согласно правилам содержания общего имущества в многоквартирном доме, утвержденным постановлением правительства РФ № 491 от 13.08.2006, исполнитель жилищно-коммунальных услуг обязан предоставить собственнику жилого помещения перечень оказываемых услуг не позднее 5 рабочих дней с момента запроса.
На устные заявления
Ст. 13 ФЗ 59 регламентирует порядок личного приема заявителей, но в ней конкретно срок ответа на заявления граждан, сделанное в устной форме, не установлен. В ч. 3 указано, что непосредственно во время приема даются ответы на вопросы, которые не требуют дополнительной подготовки специалиста. В остальных случаях составляется письменный ответ в стандартном порядке.
На основании этого можно сделать вывод, что сроки ответов на запросы граждан в устной форме следующие:
Если в ходе личного визита сформулировано письменное заявление, оно рассматривается в стандартном порядке.
На письменные запросы
Порядок предоставления ответа на письменное заявление в законе четко регламентирован и включает следующие этапы:
Получается, что указанные в законе 30 дней на практике составляют 33 дня или 46 дней (30 дней рассмотрения плюс 6 дней на регистрацию в обеих организациях). С учетом возможных пересылки и продления, а также регистрации ответ на вопрос, каков максимальный срок исполнения обращений граждан, — 73 дня (30 дней на рассмотрение плюс 30 с учетом продления, 7 дней на пересылку, плюс 6 дней на регистрацию). И все эти периоды не включают почтовую пересылку.
Когда можно не отвечать
В соответствии со ст. 11, срок ответа на обращения граждан в организацию не имеет значения в следующих случаях:
Рассмотрение таких запросов не производится, о чем отдельно сообщается заявителю, если есть информация о заявителе и адресе и она читаема (кроме первого случая, такое заявление допускается игнорировать).
Ответственность за нарушения
По КоАП РФ нарушение сроков ответа на обращение граждан является наказуемым деянием. В соответствии со ст. 5.59, в таком случае государственный орган, орган местного самоуправления, другие организации, выполняющие общественно значимые публичные функции, их должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности в виде штрафа. Сумма материального взыскания составляет от 5000 до 10 000 рублей.
В законе дан конкретный ответ на вопрос, сколько рассматриваются обращения граждан, — 30 дней, но в процедуре есть нюансы, которые влияют на итоговый период рассмотрения.
10 основных правил деловой переписки
Мы научились составлять толковые и приятные деловые письма, которые отправляем партнерам, полезным знакомым, заказчикам. Они точны, лаконичны и вежливы. Но в деловой переписке с коллегами нередко допускаем ошибки.
Как обычно мы общаемся с коллегами?
Привет! Там клиент чего-то попросил сделать, я так и не понял. Сможешь к завтра?
Кому: project@********.ru, manager@********.ru, kolya@********.ru, submissions@********.ru, superduper@********.ru, arinastepanovna@********.ru, kotik@********.ru, natasha1990@********.ru, klassnjiparen@********.ru, irrishka@********.ru, bigboss@********.ru, russiavpered@********.ru….
Ну что, мы договорились? Сделаешь?
Как показывает практика, коллеги забивают рабочую почту успешнее, чем партнеры, заказчики и спам вместе взятые. В день на рабочую почту офисного сотрудника приходят около 20 писем. Каждое нужно прочитать, на каждое — составить ответ. Если экономить на понимании смысла и формулировке ответа хотя бы минуту, высвобождается довольно много времени.
Правила внутрикорпоративной деловой переписки
Содержание письма
Рабочая почта — для рабочих писем, поэтому лучше сразу ограничить круг тем, по которым стоит писать деловые сообщения:
Для остальных мелких задач есть Skype и другие сервисы.
Тема в письме нужна по двум причинам:
Тема — это фундамент порядка в почтовом ящике. Сформулируйте содержание письма в одном коротком предложении без ущерба смыслу и поставьте его в поле «Тема».
Тема: Договор → Прошу согласовать договор
Тема: Срочно → Пришли банковские реквизиты (срочно)
Тема: Важно → Резюме встречи по проекту ***
Если переписка ведется по конкретному проекту, есть смысл создать для него отдельную папку: настройки большинства почтовых ящиков позволяют это делать. В рамках почтового ящика можно делать подтемы: например, «Правки» или «Текущие задачи».
Важно: отправляя ответ, не меняйте тему и сохраняйте историю. Заботьтесь о порядке в ящиках своих коллег.
Адресация
В поле «Кому» ставят тех, от кого требуется ответ на письмо. Если получателей несколько, отписаться, как правило, должны все.
В поле «Копия» ставят тех, кто должен быть в курсе общения, но может не отвечать на письмо. Если в этом поле стоит кто-то из руководителей, переписка сразу становится конструктивнее, а ответы — быстрее. Поле «Скрытая копия» использовать не рекомендуется, оно так же неприлично, как перешептывания в присутствии третьего человека.
Важно: по возможности, не ставьте в поле «Кому» больше пяти человек. В этом случае электронный ящик за полчаса превращается в помойку, где невозможно разобраться.
Приветствие
Приветствие с именем («Игорь, здравствуйте!», «Олег, привет») – простая норма вежливости. Письмо без приветствия неуловимо меняет настроение получателя. Даже если вы пишете старому другу, поздоровайтесь с ним в первом письме дня.
Психологи давно доказали, что людям приятно слышать и читать свое имя.
Первое предложение — суть письма
Первый абзац — самое главное. В нем автор письма рассказывает, что хочет от получателя. Если пришли правки, в первых строках значится «Пришли правки по проекту****. Пожалуйста, посмотри и отпишись, когда сможешь все выполнить».
Если вопросов, которые предстоит решить, много, в начале стоит написать «Накопились вопросы по проекту. Прошу ответить в течение дня».
Обязательное прочтение всех вложений и пересылаемых комментариев
Если вы пересылаете вложения или чье-то длинное письмо, ознакомьтесь с ним (за исключением случаев, когда этот текст попал к вам по ошибке). Возможно, стоит сделать краткое резюме, указать на особо важные моменты или, наоборот, попросить не придавать значения. Это будет полезно, если письмо потребуется вам в дальнейшем.
Уточнения
Полезно задавать в письме вопросы-уточнения: сколько времени потребуется для выполнения задачи? Сможешь ли ты сделать все ко вторнику? Есть ли у тебя вопросы по письму? Уточнения подразумевают ответ на письмо, а значит, вы будете уверены, что до получателя информация дошла, и он не отложил задачу в долгий ящик.
Орфография и пунктуация
Перечитывайте письма, исправляйте ошибки и опечатки, даже если коллега-получатель — ваш старый друг, который понимает все с полуслова.
Для этого есть пара причин:
Структура
Правило «один информационный повод — одно письмо» сегодня не работает: слишком большая повестка дня. Когда вопросов много и на каждый нужен ответ, пронумеруйте их. Это даже визуально облегчит понимание информации. Если развернутое письмо посвящено одной теме, каждую мысль оформляйте в отдельный абзац.
Важно: на письмо с кучей вопросов отвечайте по пунктам. В начале каждого пункта обозначайте цитату, на которую рассчитан ответ.
Оперативность ответа
Полчаса-час — нормальное время для ответа на рабочее письмо (в переписке с партнерами или другими лицами не из вашей компании это время увеличивается: как правило, им не нужно решать с вами срочные задачи). Если вы не можете ответить на письмо достаточно быстро, объясните это в ответном письме («Мне требуется время, чтобы собрать материал» или «Я подробно отвечу вам в течение трех часов»).
Важно: не отправляйте письма и не отвечайте на рабочие сообщения в нерабочее время. Пожалейте всех.
Тимур Асланов, главный редактор журнала «Управление сбытом», руководитель издательского дома «Имидж-Медиа», автор блога о продажах и маркетинге www.supersales.ru, автор и ведущий семинаров и тренингов по продажам, маркетингу и PR, автор книги «Арифметика продаж»
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Временные рамки ответа юридического лица на запрос
По долгу службы я периодически отправляю, от имени организации, запросы о продукции предприятиям-изготовителям, как письмом на адрес, так и посредством электронной почты.
В связи с этим возник вопрос: каким законами, если таковые существуют, регламентируются временные рамки ответа юридического лица другому юридическому лицу?
Здравствуйте, вообще сроки ответа установлены обычно договором, если же срока нет, то по общему правилу — 30 дней на любой запрос по договору.Если договора нет, то нет никакой обязанности
2. Требование об изменении или о расторжении договора может быть заявлено стороной в суд только после получения отказа другой стороны на предложение изменить или расторгнуть договор либо неполучения ответа в срок, указанный в предложении или установленный законом либо договором, а при его отсутствии — в тридцатидневный срок.
Добрый день, если запрос внедоговорной, то никакими, юридическое лиц имеет право вам не отвечать.
Если организация не государственная и не муниципальная таких временных рамок для коммерческого типа организаций закон не предусматривает.
30-дневный срок установлен для таких категорий как:
порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами.
Егор, добрый день! В общем то в случае переписки между двумя коммерческими организациями срок ответа на запрос, если речь не идет
о переписке в рамках заключенного между ними договора (предъявление претензии, ответ на претензию) либо если получатель не должен предоставлять такую информацию в силу закона (например в рамках исполнения требований Стандартов раскрытия информации) то срок законодательством не установлен. В случае когда речь об обращении ЮЛ в госорган, например, по аналогии применяется 30 дневный срок. установленный для ответа на обращения граждан
Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ
«О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Если получатель коммерческая организация не связанная какими либо обязательствами то обязать ее дать ответ в какой либо срок нельзя — не на что опираться. Тут собственно действует принцип свободы договора — если заинтересован ответит как можно скорее, если нет — то и заставить нельзя
Законодательно данный вопрос не урегулирован. В настоящее время, существуют сроки рассмотрения обращений граждан, которые определены в ФЗ от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», но который затрагивает правоотношения, связанные с реализацией гражданином Российской Федерации закрепленного за ним Конституцией Российской Федерации права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, а также устанавливается порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами.
Кроме того, в силу ст. 1 данного закона указано, что
4. Установленный настоящим Федеральным законом порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением указанными органами, должностными лицами обращений объединений граждан, в том числе юридических лиц, а также на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, осуществляющими публично значимые функции государственными и муниципальными учреждениями, иными организациями и их должностными лицами.
Однако, в силу ст. 6 ГК РФ нет препятствий для применения его норм в части установления сроков по аналогии.
И в этой связи можно говорить о 30 дневном сроке рассмотрения писем.
С другой стороны в ГК РФ, содержится специальная норма, определяющая разумность сроков.
так по смыслу ст. 314 ГК РФ
2. В случаях, когда обязательство не предусматривает срок его исполнения и не содержит условия, позволяющие определить этот срок, а равно и в случаях, когда срок исполнения обязательства определен моментом востребования, обязательство должно быть исполнено в течение семи дней со дня предъявления кредитором требования о его исполнении, если обязанность исполнения в другой срок не предусмотрена законом, иными правовыми актами, условиями обязательства или не вытекает из обычаев либо существа обязательства.
Но для его применения, нужно понимать о каком характере писем идет речь. Если ваши письма связаны с установлением сроков удовлетворения Ваших требований в рамках конкретных обязательств — то вполне уместно устанавливать и разумные сроки их рассмотрения.
Требования к письму. О времени ответа на письмо
Эта статья — ответ на вопрос, который постоянно звучит у меня на тренинге.
Вопрос такой:
«Есть ли какие-то общепринятые стандартные нормы относительно времени, в течение которого необходимо давать ответ клиенту/партнеру/коллеге?»
Интересный вопрос. Ответить на него с одной стороны – просто, а с другой – достаточно сложно, т.к. ответить можно: и да, и нет.
Если говорить о внутренней переписке – здесь все определяется скоростью и ритмом жизни самой компании. Есть компании, в которых задержка с ответом более 1,5 часов считается деловой неприличностью. Наряду с этим в других компаниях вполне комфортна скорость ответа в течение дня.
Если же говорить об общепринятых нормах, которые существуют в практике общения с внешним клиентом и адресатом, то очень многое здесь будет определять специфика сторон-участниц переписки и специфика предмета их общения. Если перед нами ситуация деловой переписки по вопросам достаточно стандартным и регулярно повторяющимся – сроки ответа одни. Если переписка ведется по вопросам, требующим для ответа отдельного обдумывания, уточнения и поиска дополнительной информации – сроки ответа могут быть существенно другими.
Так, для писем специалистов таких служб, как техподдержка, всякого рода работа с пользователями и клиентами – предельно допустимым считается время ответа не более 2- часов с момента получения письма-вопроса/запроса.
Что в связи с этим можно предпринять, чтобы устранить или предупредить у адресата дискомфорт ожидания?
Я предлагаю разделить понятие «ответ на письмо» на две составляющих: «реакция на письмо» и «собственно ответ на письмо».
Реакция на письмо – это как минимум информирование адресата о том, что его письмо получено. А как максимум – сообщение о том, когда следует ждать ответа по существу. Думаю, что пояснение термина «собственно ответ на письмо» уже излишне.
Реакция на письмо должна быть мгновенной, ну, или максимально скорой (ведь электронная почта – это средство оперативного общения). Выглядеть это может очень просто: «Андрей, добрый день! Я получила Ваше письмо. Постараюсь ответить до конца сегодняшнего дня» или «Маша, здравствуйте! Прочла Ваше письмо. Для детального ответа мне нужно время. Рассчитываю ответить не позднее 12.00 завтрашнего дня». Уважающие себя сервисы включают здесь автоматическое информирование о получении письма: «Уважаемый пользователь. Ваше письмо получено. В ближайшее время наши специалисты свяжутся с Вами». (Кстати сказать, таким же вариантом реакции на письмо является автоматически настроенное письмо-уведомление адресату о том, что Вы находитесь в деловой командировке, в отпуске, на обучении и указание лица, к которому можно обратиться в случае необходимости).
И после обязательной реакции на письмо Вы можете спокойно приступить к «собственно ответу». Единственным временнЫм ограничением для Вас теперь будет только то время, которое Вы сами указали.
Возьмите в пользование этот простой прием – и создавайте свой позитивный имидж в глазах ваших деловых партнеров, коллег и клиентов! В отношении писем близким коллегам и друзьям этот прием также неплох!
Обратите внимание на наши тренинговые программы, которые могут вам помочь: