в каком виде выдается разрешение на работу с конфиденциальными документами
Перечень сведений конфиденциального характера
Перечень конфиденциальной информации на предприятии — это список закрытых от посторонних сведений. В их число, как правило, входят коммерческая информация, персональные и профессиональные данные (последние два вида определены федеральными законами).
Какие сведения входят
Как правило, реестры конфиденциальных данных предприятия состоят из нескольких видов закрытых материалов. Разделы о коммерческой тайне и персональных данных присутствуют в перечнях всех организаций, они составляются по нормам законов №98-ФЗ и №152-ФЗ. Сведения профессионального характера вносятся в номенклатуру в соответствии с профилем деятельности конкретной фирмы. Доступ к ней ограничен специальными законами: о банковском деле, об адвокатуре и пр.
Как утвердить перечень
Реестр в большинстве случаев состоит из двух разделов — коммерческой тайны и информации, доступ к которой ограничен законодательно.
1. Официально утвержденного перечня конфиденциальных сведений в области коммерческой тайны не существует. Каждая организация сама устанавливает, к каким материалам следует ограничить доступ третьих лиц. Чаще всего закрывают данные о:
2. Информация, доступ к которой ограничивается законом. Сюда относятся персональные данные, материалы профессионального характера, налоговая, банковская, адвокатская, нотариальная, врачебная, аудиторская и прочие виды тайн.
Чтобы понять, какое назначение имеет перечень конфиденциальных сведений предприятия, необходимо руководствоваться практическими соображениями и требованиями закона:
На предприятии надо составить и оформить перечень конфиденциальных сведений фирмы и ограничить их распространение. Для этого разрабатываются локальные нормативные акты и проводятся организационные мероприятия, определенные ст. 10 закона №98-ФЗ:
Мероприятия, устанавливающие режим конфиденциальной информации, регламентируются положением, инструкцией или регламентами. Документационное оформление зависит от установленных в организации правил документооборота. Для введения в действие документа издается приказ об утверждении перечня сведений конфиденциального характера. С его содержанием надо ознакомить всех причастных к тайне сотрудников.
Кто имеет доступ
Работников, получивших доступ, знакомят с реестром и мерами, обеспечивающими режим конфиденциальности, под роспись. Лиц, допущенных к информации, относящейся к перечню конфиденциальности, определяет руководитель. Обычно это список должностей, который оформляется приложением к приказу или отдельным пунктом в инструкции или положении. Сотруднику обеспечиваются условия для сохранения тайны: специальная мебель, запирающиеся шкафы и пр. Допуск к сведениям ограниченного доступа, если он не предусмотрен трудовым договором, предоставляется с согласия служащего.
Ответственность за нарушение
Работники или контрагенты, разгласившие перечень информации, относящейся к конфиденциальной информации, несут ответственность:
Оформление допуска для работы с конфиденциальной информацией
В.Я. Ищейнов, к.т.н., доцент, РГГУ
Регламентация доступа персонала к конфиденциальным сведениям, документам и базам данных лежит в основе режима конфиденциальности проводимых фирмой работ.
Любой режим базируется на разрешительной системе, которая предусматривает необходимость получения специального разрешения на осуществление соответствующих правовых мероприятий.
Таким образом, разрешительная система доступа к конфиденциальным документам представляет собой совокупность установленных руководством предприятия нормативных положений, обеспечивающих обоснованный и правомерный доступ пользователей к необходимому им для выполнения служебных обязанностей объему конфиденциальных документов. Этой системой должно быть четко и однозначно определено: кто, кого и к каким сведениям, когда и как допускает.
Всю конфиденциальную информацию о фирме может знать только первый руководитель организации. Конфиденциальную информацию по конкретной работе в полном объеме вправе получать лишь соответствующий заместитель первого руководителя или руководители структурных подразделений.
Разграничение доступа основывается на однозначном расчленении информации по тематическим группам и пользователям, которым эта информация необходима для работы. Это дает возможность разделить знание элементов конфиденциальной информации среди как можно большего числа сотрудников с целью, чтобы целиком идею не знал никто.
Разрешительная система допуска к конфиденциальным документам решает следующие задачи:
— ограничение и регламентация состава сотрудников, функциональные обязанности которых требуют знания тайны фирмы и работы с ценными документами;
— строгое избирательное и обоснованное распределение документов и информации между сотрудниками;
— обеспечение сотрудника всем необходимым для выполнения своих служебных функций;
— исключение возможности для посторонних лиц несанкционированного ознакомления с конфиденциальной информацией в процессе работы сотрудника с документами, делами и базами данных;
— рациональное размещение рабочих мест и коллективный контроль над работой сотрудников.
Разрешительная система как бы подразделяется на две составные части:
— допуск сотрудника к конфиденциальной информации;
— непосредственный доступ сотрудника к конкретным сведениям.
Подготовка материалов на граждан, оформляемых на допуск к конфиденциальным документам, осуществляется отделами кадров или работниками, ведущими кадровую работу.
На каждого сотрудника отдел кадров представляет в подразделение по защите конфиденциальных сведений следующие документы:
— мотивированное письмо о необходимости оформления допуска, в котором указывается должность сотрудника, ее порядковый номер, количество лиц, допущенных по данной должности к конфиденциальным сведениям, дата окончания проверочных мероприятий, дается оценка о допуске;
— анкета;
— карточка, зарегистрированная в журнале учета карточек на допуск работников к конфиденциальным материалам.
На сотрудников, оформленных на допуск по третьей форме, кадровым отделом составляются общие списки лиц или списки по каждому лицу отдельно. Карточки этих сотрудников хранятся в подразделении по защите конфиденциальных сведений вместе с договором об оформлении допуска в специальной картотеке. В карточке также указывается номер списка и дата утверждения руководителем этого списка, они заверяются подписью руководителя, его печатью и регистрируются в журнале учета карточек. Кстати, сама карточка с момента заполнения является конфиденциальным документом и уничтожается так же, как и списки, по истечении одного года после увольнения сотрудника.
Конечной инстанцией, решающей вопрос о необходимости предоставления допуска данному лицу, является руководитель, который распоряжается этой информацией и осуществляет за ней контроль. Решение о допуске оформляется распоряжением руководителя организации с соответствующей отметкой в карточке (либо в списке лиц) и заверяется его подписью и печатью организации.
Разрешение на допуск и доступ к конфиденциальной информации всегда дается полномочным руководителем только в письменном виде: резолюцией на документе, приказом, утверждающим схему именного или должностного доступа к конкретным группам информации, утвержденным руководителем списком – разрешением на обложке дела, списком ознакомления с документами и т.п.
Таким образом, руководители несут персональную ответственность за правильность выдаваемых ими разрешений на допуск, а также доступ к конфиденциальным сведениям.
К конфиденциальной информации допускаются, как правило, лица, проработавшие в фирме определенное время и зарекомендовавшие себя с положительной стороны.
Если сотрудник допускается только к части документа, то в разрешении (резолюции) указываются конкретные пункты, разделы, страницы, приложения, с которыми он может ознакомиться.
Разрешение на допуск к конфиденциальным сведениям представителя другой организации оформляется резолюцией полномочного должностного лица на предписании, представленном заинтересованным лицом. В этой резолюции должны быть указаны конкретные документы или сведения, к которым разрешен доступ.
А также указывается фамилия сотрудника фирмы, который ознакомит представителя другой организации с этими сведениями и несет ответственность за его работу в помещении фирмы.
Сотрудники органов государственной власти, иных государственных органов и органов местного самоуправления имеют право на допуск к коммерческой тайне в пределах компетенций, определенных для этих органов законодательством Российской Федерации. Таким образом, организации, обладающие коммерческой тайной, обязаны не только знакомить сотрудников таких органов с конфиденциальными документами, но и предоставлять документы в распоряжение этих органов в случаях, установленных законодательством. При этом названные органы обязаны обеспечить охрану полученных ими документов от разглашения и неправомерного использования, а также несут перед обладателем документов гражданско-правовую ответственность. Без дополнительного разрешения допускаются к документам:
— лица, визировавшие, подписавшие и утвердившие документ;
— лица, указанные в тексте документа.
Допуск может носить временный характер на период выполнения определенной работы и пересматриваться при изменении профиля работы сотрудника.
Переоформление допуска, независимо от сроков действия, производится в случае:
Отдел кадров обязан своевременно информировать обо всех изменениях в анкетных данных сотрудников для решения вопроса о целесообразности переоформления им допуска.
В случае если лицо после оформления ему допуска не соприкасалось свыше года с конфиденциальными сведениями, действие допуска прекращается. (При этом договоры и карточки хранятся в течение установленного срока (1-я и 2-я форма – год, 3-я форма – не менее пяти лет).
Уничтожение карточек и договоров осуществляется по акту, который утверждается заместителем руководителя или самим руководителем организации, их копии направляются в орган безопасности и осуществляются заключительные проверочные мероприятия.
Возникающая практическая реализация каждым сотрудником предоставленного ему допуском права на ознакомление и работу с определенным составом документов и сведений называется доступом.
Санкция на доступ может быть дана при соблюдении следующих условий:
1. Наличие подписанного приказа первого руководителя о приеме на работу или назначении на должность, в функциональную структуру которой входит работа с данной, конкретной информацией.
2. Наличие подписанного сторонами трудового договора, имеющего пункт о сохранении тайны фирмы и подписанного обязательства о неразглашении ставших известными конфиденциальных сведений и соблюдении правил их защиты.
3. Соответствие функциональных обязанностей сотрудника передаваемым ему документам информации.
4. Ознакомление и знание сотрудником требований нормативно-методических документов по защите информации и сохранении тайны фирмы.
5. Наличие необходимых условий в офисе для работы и наличие систем контроля над работой сотрудника.
Процедуры допуска и доступа сотрудников к конфиденциальной информации завершают процесс включения данного сотрудника в состав лиц, реально владеющих тайной организации, и с этого момента уже большое значение приобретает текущая работа с персоналом, в распоряжении которого находятся ценные и конфиденциальные сведения. На этом этапе важно соблюдать правило, по которому обязательно должны регистрироваться все лица, имеющие доступ к определенным документам, так как это позволит на высоком уровне осуществить работы по выявлению возможных каналов утраты информации.
Основные личные качества, которыми должен обладать потенциальный работник, связанный с конфиденциальной информацией:
Личные качества, не способствующие сохранению секретов:
Доступ к конфиденциальной информации
Аудит и классификация данных
на базе системы
В российском законодательстве особое внимание уделяется вопросам хранения и доступа к информации. В первую очередь речь идет о работе сотрудников коммерческих и государственных организаций, у которых есть доступ к конфиденциальной информации – коммерческой и государственной тайне. Это создает риск утечки данных. Примеры, которые хорошо иллюстрируют проблему – промышленный шпионаж и воровство технологий, несанкционированный доступ к базам данных клиентов банков.
Для того чтобы обезопасить информацию, принимаются обязательные меры по ее защите. Они описываются в Федеральном законе «О коммерческой тайне». Среди них можно выделить контроль за порядком получения информации и установление ограничительных мер, а также строгий учет всех лиц, которым доступны такие сведения.
Для соблюдения этих мер используются разрешительные системы доступа персонала организаций к информации.
Что такое конфиденциальная информация
Конфиденциальные данные – это информация, доступ к которой имеет ограниченный круг лиц. При этом те, кто получает конфиденциальные сведения, не имеют права раскрывать их третьим лицам без предварительной договоренности и согласия контролирующих органов.
Организации ограничивают доступ к определенной информации из-за того, что она напрямую связана с коммерческим интересом предприятия или имеет ценность сама по себе.
Разрешительные системы
Разрешительная система доступа к информации – это комплекс мер, направленных на борьбу с несанкционированным доступом к данным (НСД). В каждой организации системы устроены по-разному, но, исходя из требований закона, у них есть общие черты:
Для понимания того, как функционирует разрешительная система, нужно подробнее рассмотреть, как реализовывается каждая функция, возлагаемая на нее.
Нормативно-правовая база
Каждая разрешительная система опирается на свод нормативно-правовых документов организации, в котором описываются правила работы с защищаемыми сведениями, а также требования к лицам, которые получают конфиденциальную информации.
От того, насколько проработана правовая база системы, зависит то, как успешно она будет функционировать. В нормативно-правовых актах следует максимально детально отразить, как строится управленческая вертикаль организации (кто и каким образом выдает разрешение на доступ к конфиденциальной информации), описать требования к сотрудникам и указать перечень лиц, ответственных за управление конфиденциальной информацией.
Чем детальнее проработана нормативно-правовая база в организации, тем меньше риск утечки данных. Важно сделать так, чтобы каждое действие, связанное с защищенными данными, подвергалось контролю внутри организации.
В документах нужно перечислить сотрудников, которые могут санкционировать доступ к сведениям. При этом нужно разграничивать их полномочия. К примеру, директор имеет право предоставить разрешение на просмотр любых данных, в то время как руководитель отдела ограничен своей сферой деятельности.
Определение круга лиц, которые получают разрешение
Для защиты конфиденциальных сведений устанавливается строгий контроль за тем, кто входит в круг лиц, имеющих допуск к секретным сведениям. Сотрудникам организации выдвигаются требования, соразмерные с важностью сведений, к которым они имеют допуск. Обязательное требование – запрет на разглашение внутренней информации.
В зависимости от ценности защищаемых сведений, меняются требования. К примеру, доступ к наиболее ценной информации могут иметь только доверенные сотрудники или персонал конкретных структурных подразделений организации, которым эта информация нужна для служебных целей. В случае работы с государственной тайной работник часто не имеет права покидать пределы РФ. Запрет на выезд за границу – один из частных способов защитить ценные сведения от утечки.
Другие возможные требования к лицу, которое получает доступ к конфиденциальной информации:
Помимо этих требований, могут выдвигаться и другие. Все зависит от важности конфиденциальной информации и сферы работы организации.
Система контроля доступа также учитывает и ценность самих конфиденциальных данных. Так, к менее значимым конфиденциальным сведениям допуск могут получать даже рядовые сотрудники, в то время как к более ценным только те, которые занимают руководящие должности.
Конкретный сотрудник должен получать разрешение на изучение только тех документов, которые нужны ему для выполнения служебных обязанностей. При этом в документообороте надо обязательно указывать перечень документов и сведений, к которым человек получил доступ, а также время его получения.
Во многих организациях сотруднику предоставляют частичное право на просмотр документов. Бывает так, что для выполнения работы не нужна полная версия документа. Это дополнительная мера, способствующая увеличению безопасности.
Контроль за сотрудниками, имеющими доступ к информации
Каждый работник, который получил допуск к информации, должен быть ответственным за ее сохранность. В случае несанкционированного доступа, ответственность за возникшие проблемы несут также и те, кто выдавал допуск на изучение сведений.
Наблюдением за сотрудниками, получившими разрешение на изучение конфиденциальной информации, занимаются специалисты, указанные в правовых документах организации. В коммерческих компаниях этим обычно занимается служба безопасности или другое специально созданное структурное подразделение.
Более строгий контроль осуществляется в государственных организациях. Лица, которые получают сведения, не всегда имеют право покидать пределы России. Допуск к документам выдается в зависимости от уровня их секретности («Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности»), а также ранга сотрудника (чем выше должность, тем выше доверие к лицу).
Разрешительная система предполагает постоянный учет. Записывается время предоставления доступа к конфиденциальным сведениям, указывается перечень лиц, которые его получали. Кроме того, перечисляются конкретные положения документа, к которым пользователь получал допуск. Учет необходим для того, чтобы эффективней контролировать лиц, имеющих разрешение. Кроме того, он помогает расследовать случаи утечки сведений и находить виновных.
Хранение, обработка и передача информации
Должностные лица обязаны контролировать документооборот организации и следить, чтобы никто не получил к нему несанкционированный доступ. Для этого конфиденциальные сведения должны передаваться по защищенным каналам связи и храниться надежным образом.
Физические документы ранжируются по грифам и располагаются в охраняемом месте, в пределах которого могут находиться только доверенные лица. Выдача документов для просмотра происходит под наблюдением уполномоченных сотрудников.
Если данные хранятся на электронных носителях, то они должна быть зашифрованной. Самая важная и засекреченная информация должна храниться на устройствах без подключения к Интернету. Допускается ее передача по локальной сети организации, но только в зашифрованном виде. Эти меры позволяют защитить сведения от НСД.
Порядок доступа к конфиденциальной информации
При получении доступа к конфиденциальной информации сотрудник делает прямой запрос руководителю. В нем он должен указать причины, по которым ему понадобилась закрытая информация. Иногда запрос предварительно проверяют сотрудники более низкого ранга и служба безопасности.
Для получения разрешения сотрудник обязан изучить нормативно-правовую базу организации, касающуюся секретных сведений. Кроме того, он подписывает документ, по которому на него накладываются дополнительные обязательства, в том числе требование о неразглашении секретных данных.
Документ, который разрешает доступ к информации, – это допуск, в котором перечислены лица, получающие его, и перечень сведений, которые им выдаются. На нем обязательно должна быть подпись руководителя или официальная печать. Обязательному протоколированию подлежат дата и время получения информации.
Допуск могут выдавать и другие лица – заместители руководителя и иные должностные лица. Они выдают разрешения только в пределах своих полномочий.
Доступ к конфиденциальной информации – важный вопрос как для коммерческих, так и для государственных организаций. Чтобы защитить сведения, в организациях вводятся разрешительные системы доступа к информации, которые позволяют уберечь секретные данные он несанкционированного проникновения к ним и предотвратить их утечку из-за сотрудников.
Тест по МДК 02.02. Ведение конфиденциального делопроизводства на тему: разрешительная система доступа к конфиденциальной документированной информации
Ищем педагогов в команду «Инфоурок»
Тест: «Разрешительная система доступа к конфиденциальным документам».
Тестируемый: _______________________________ Дата: _____________________
Должна ли предусматривать разрешительная система доступ к конфиденциальной информации должностных лиц из внешних организаций, выполняющих совместную работу с организацией где введен режим конфиденциальности?
Выберите один из 3 вариантов ответа:
зависит от индивидуального решения руководителя, даже если это ставит под угрозу срыва выполнение совместных работ
Имеют ли право на доступ к различным видам конфиденциальной информации сотрудники уполномоченных органов государственной власти (налоговая служба, служба судебных приставов, органы МВД и др.)?
Выберите один из 3 вариантов ответа:
имеют, в пределах своей компетенции
имеют, в пределах своей компетенции, при этом обязаны обеспечить защиту полученной информации от разглашения и неправомерного использования
Укажите правильный порядок введения в действие Регламента доступа к конфиденциальной информации
Укажите порядок следования всех 6 вариантов ответа:
Подпись (заверение) Регламента всеми членами экспертной комиссии
Назначение приказом директора должностных лиц в составе Экспертной комиссии по защите конфиденциальной информации.
Визирование Регламента всеми лицами, имеющими право давать разрешение на доступ к КИ
Введение в действие Регламента приказом руководителя организации
Ознакомление с Регламентом всех сотрудников, работающих с КИ
Кто входит в круг лиц, имеющих право давать разрешение на допуск и доступ к конфиденциальной информации? Ответов несколько.
Выберите несколько из 5 вариантов ответа:
Любой сотрудник, имеющий доступ к КИ
Руководитель структурного подразделения всем сотрудникам
Руководитель структурного подразделения в пределах своей компетенции
Заместитель руководителя в пределах своей сферы деятельности
В каком виде выдается разрешение на работу с конфиденциальными документами?
Выберите один из 3 вариантов ответа:
в виде письма по почте
В случае организации системы доступа к КИ с сотрудниками из других организаций какие документы будут с ними подписаны?
Выберите один из 4 вариантов ответа:
договор и обязательство о неразглашении
все зависит от пожеланий руководителя организации
Кто такой контрагент в рамках реализации работ с КИ со сторонней организацией?
Выберите один из 3 вариантов ответа:
это постороннее для организации лицо
это сторона гражданско-правового договора
Обязан ли контрагент сообщить обладателю конфиденциальной информации о допущенном им же (контрагентом) факте разглашения КИ?
Выберите один из 2 вариантов ответа:
Кому сотрудник сообщит о попытке посторонних лиц получить от него КИ и кому сотрудник в случае увольнения сдаст все носители КИ?
Выберите один из 4 вариантов ответа:
сотруднику службы конфиденциального делопроизводства и руководителю организации
никому ничего не должен сообщать и передавать
руководителю организации и сотруднику службы конфиденциального делопроизводства
в вариантах не перечислено этих лиц
Что относится к специальным (особым) категориям персональных данных?
Выберите один из 3 вариантов ответа:
состояние здоровья, политические взгляды, национальность
фамилия, имя, отчество
Следует ли получать письменное разрешение на обработку персональных данных в случае однократного прохода субъекта ПД на территорию организации (завода, фирмы, предприятия)?
Выберите один из 2 вариантов ответа:
Обязан ли сотрудник отдела кадров уведомить уполномоченный орган о своем намерении обрабатывать ПД сотрудника, поступившего на работу?
Выберите один из 2 вариантов ответа:
Следует ли получать разрешение на обработку ПД в случае установления диагноза?
Выберите один из 3 вариантов ответа:
нет, если диагноз устанавливает лицо имеющее медицинское образование и выполняющее свои обязанности
нет, не следует никому, т.к. установка диагноза необходима в связи обеспечением безопасности жизни субъекта ПД
Кто обладает исключительным правом на секрет производства, созданный работником в связи с выполнением трудовых обязанностей?
Выберите один из 3 вариантов ответа:
и тот и другой в равных степенях
Перечислите случаи, когда уведомлять уполномоченный орган о намерении обрабатывать ПД не требуется.
Назовите уполномоченный орган, которому посылают уведомления об обработке ПД
Выберите один из 3 вариантов ответа:
Перечислите известные вам категории ПД
Что относится к целям обработки ПД?
Выберите один из 4 вариантов ответа:
осуществление образовательных услуг
осуществление туристических услуг
осуществление частной охранной деятелности
все вышеперечисленные варианты
Укажите истинность или ложность вариантов ответа:
Оператором ПД может быть только юридическое лицо
Уведомление об обработке ПД и обязательство о неразглашении конфиденциальной информации это одинаковые документы.
Правда ли, что обработка ПД осуществляется только на основании ФЗ-152
Без согласия субъекта биометрических персональных данных доступ к ним и дальнейшая обработка могут осуществляться в связи с отправлением правосудия.
Выберите один из 2 вариантов ответа:
Ответ #1 = в случае обезличивания ПД
Ответ #2 = в случае нахождения ПД в открытом доступе
Ответ #3 = если ПД включают в себя только ФИО
Ответ #4 = ПД необходимы для однократного пропуска на территорию
Ответ #2 = Дата рождения, социальный статус, образование
Ответ #3 = отпечатки пальцев
1=Истина, 2=Ложь, 3=Ложь, 4=Ложь
Курс профессиональной переподготовки
Библиотечно-библиографические и информационные знания в педагогическом процессе
Курс повышения квалификации
Охрана труда
Курс профессиональной переподготовки
Охрана труда
Номер материала: ДВ-272029
Международная дистанционная олимпиада Осень 2021
Не нашли то что искали?
Вам будут интересны эти курсы:
Оставьте свой комментарий
Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.
Школьников не планируют переводить на удаленку после каникул
Время чтения: 1 минута
В России запустили «Школу общественной дипломатии» для малочисленных народов
Время чтения: 2 минуты
Минобразования Кузбасса рекомендовало техникумам и школам уйти на каникулы до 7 ноября
Время чтения: 1 минута
Средняя зарплата учителей в Москве достигла 122 тыс. рублей
Время чтения: 1 минута
В школе в Пермском крае произошла стрельба
Время чтения: 1 минута
Большинство московских родителей поддерживают экспресс-тестирование на ковид в школах
Время чтения: 1 минута
Подарочные сертификаты
Ответственность за разрешение любых спорных моментов, касающихся самих материалов и их содержания, берут на себя пользователи, разместившие материал на сайте. Однако администрация сайта готова оказать всяческую поддержку в решении любых вопросов, связанных с работой и содержанием сайта. Если Вы заметили, что на данном сайте незаконно используются материалы, сообщите об этом администрации сайта через форму обратной связи.
Все материалы, размещенные на сайте, созданы авторами сайта либо размещены пользователями сайта и представлены на сайте исключительно для ознакомления. Авторские права на материалы принадлежат их законным авторам. Частичное или полное копирование материалов сайта без письменного разрешения администрации сайта запрещено! Мнение администрации может не совпадать с точкой зрения авторов.