в каком году в ссср образовалась единая государственная система делопроизводства егсд
В каком году в ссср образовалась единая государственная система делопроизводства егсд
ВИАКАДЕМИЯ
Институт переподготовки
и бизнес-экосистема
Электронная библиотека по делопроизводству, кадрам и архивному хранению
Документы доступны только зарегистрированным пользователям.
Если Вы уже авторизовались, то, спустившись ниже, Вы сможете скачать файл с нужным документом.
«Единая государственная система делопроизводства (Основные положения)» (одобрено Постановлением ГКНТ СССР от 04.09.1973 № 435)
Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) – представляет собой научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив. Внедрение ЕГСД призвано способствовать упорядочению работы с документами в учреждениях, организациях и предприятиях на рациональной основе, в соответствии с возможностями и потребностями управленческого аппарата. Целью ЕГСД является доведение до уровня общей нормы апробированные и оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы обработки служебной информации. Тематические разделы ЕГСД охватывают вопросы организации делопроизводства, экономики и организации труда делопроизводственного персонала, механизации процессов документооборота.
Официальные реквизиты нормативного акта:
«Единая государственная система делопроизводства (Основные положения)» (одобрено Постановлением ГКНТ СССР от 04.09.1973 № 435)
Официальные реквизиты документа:
«Методические рекомендации по практическому применению основных положений Единой государственной системы делопроизводства» (утв. Главархивом СССР)
Документы доступны только зарегистрированным пользователям.
Если Вы уже авторизовались, то, спустившись ниже, Вы сможете бесплатно скачать файл с нужным документом.
Единая государственная система делопроизводства (Основные положения)
Предисловие
Создание Единой государственной системы делопроизводства обусловлено насущными потребностями дальнейшего совершенствования управленческого труда, поскольку документирование организационной деятельности аппарата управления является одной из существенных форм его работы.
Основные положения ЕГСД представляют научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив позволяют практически обеспечить документное обслуживание сферы управления.
Внедрение ЕГСД призвано способствовать упорядочению работы с документами в учреждениях, организациях и предприятиях на рациональной основе, в соответствии с возможностями и потребностями управленческого аппарата.
Разработка ЕГСД осуществлялась путем всестороннего изучения систем делопроизводства в ряде звеньев государственного аппарата с целью выявления общих закономерностей в работе с управленческой документацией, присущих большинству учреждений и организаций, а также определения возможности, границ и масштабов системного упорядочения однотипных делопроизводственных операций.
Первая часть (разделы 1-7) основных положений ЕГСД посвящена методике и технике работы с документами. В ней формулируются требования и рекомендации по вопросам подготовки служебных документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за исполнением документов и их группировки в дела. К существенным моментам этой части относятся положения, устанавливающие порядок подготовки и издания организационно-распорядительной документации; правила унификации, трафаретизации и способы оптимальной организации прохождения документов; методику создания карточной формы учетно-справочного аппарата; применение перфокарт и перфолент для контроля за исполнением документов.
Вторая часть (раздел 8) основных положений ЕГСД посвящена организации труда делопроизводственного персонала. В нее включены рекомендации, обеспечивающие построение и функционирование делопроизводственных служб, исчисление их штатной положенности, нормирование документационных работ, а также требования к должностному составу и условиям труда работников.
Третья часть (раздел 9) ЕГСД излагает рекомендации в области механизации труда, подчеркивая необходимость последовательно применять технические средства на тех участках работы с документами, где возможна и необходима механизация процессов. Именно комплексное решение в сочетании с дифференцированным подходом к внедрению техники (в зависимости от объема документооборота) способно повысить управленческий и экономический эффект деятельности учреждений, организаций и предприятий.
Организационные мероприятия по внедрению ЕГСД в ведомствах, учреждениях и на предприятиях предусматривают:
— непосредственное активное применение ЕГСД, разработку положений о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкций для различных категорий работников делопроизводства;
— материально-техническое обеспечение применения ЕГСД, изготовление в соответствии с государственными стандартами новых бланков документов, регистрационных карточек, обложек дел, приобретение и установку необходимого оборудования;
— обучение работников ведению делопроизводства на основе положений ЕГСД путем организации курсов, семинарских занятий и т.п.
Внедрение Единой государственной системы делопроизводства, безусловно, потребует организационных усилий и материальных затрат. Однако это станет одним из путей повышения управленческого эффекта, создаст определенные предпосылки для оптимизации управления в будущем. Разработчики рассматривают ЕГСД как важный шаг к внедрению автоматизированных систем управления, поскольку она позволяет регламентировать состав управленческой документации и документационные операции, внедряет научно-нормативную постановку труда делопроизводственного персонала. Механизация работы с документами рассматривается ЕГСД как обязательное условие правильной организации делопроизводства. Необходимо учитывать, что без повсеместной унификации и единообразных схем оптимального документооборота не представляется возможным создание общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации.
Излагаемые в ЕГСД основные положения являются также организующей основой для совершенствования делопроизводства большого количества учреждений, которые призваны в ближайшее время упорядочить работу с документами и обеспечить ее простейшую механизацию. Использование основных положений ЕГСД осуществляется в соответствии с «Методическими указаниями по применению основных положений Единой государственной системы делопроизводства» ‘(М., 1974).
Основные положения Единой государственной системы делопроизводства разработаны Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела, Институтом государства и права Академии наук СССР, Всесоюзным научно-исследовательским институтом стандартизации, Всесоюзным научно-исследовательским институтом классификации, индексации и кодирования информации, Научно-исследовательским институтом труда, Всесоюзным научно-исследовательским институтом организационной техники.
В разработке основных положений Единой государственной системы делопроизводства принимали участие: В.Н.Автократов, В.Д.Банасюкевич, Н.А.Белева, В.Г.Белов, З.В.Бондаренко, М.А.Васильев, Д.Д.Голованов, А.В.Елпатьевский, А.К.Иванова, Ж.Г.Исаджанян, М.И.Князева, В.И.Кокарев, А.С.Красавин, Б.И.Кремер, М.Т.Лихачев, A.С.Малитиков, М.В.Мурахина, П.Я.Наговицин, Л.П.Никитина, Э.Л.Оганесян, А.К.Палкин, Р.А.Поспелова, Е.В.Предейн, А.Л.Райхцаум, Т.Г.Расщепова, В.И.Ремнев, B.В.Свешников, Г.Э.Слезингер, В.В.Снедкова, А.Н.Сокова, Д.И.Сольский, Е.Л.Сонечкина, И.Д.Тиновицкая, Ю.А.Тихомиров, К.В.Якушева.
В каком году в ссср образовалась единая государственная система делопроизводства егсд
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СОВЕТА МИНИСТРОВ СССР
ПО ВОПРОСАМ ТРУДА И ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СТАНДАРТОВ
СОВЕТА МИНИСТРОВ СССР
МИНИСТЕРСТВО ПРИБОРОСТРОЕНИЯ, СРЕДСТВ АВТОМАТИЗАЦИИ
И СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ
Единая государственная система делопроизводства
(Основные положения)
Одобрено
Государственным комитетом
Совета Министров СССР
по науке и технике
(постановление N 435 от 4 сентября 1973 года)
Предисловие
Создание Единой государственной системы делопроизводства обусловлено насущными потребностями дальнейшего совершенствования управленческого труда, поскольку документирование организационной деятельности аппарата управления является одной из существенных форм его работы.
Основные положения ЕГСД представляют научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив позволяют практически обеспечить документное обслуживание сферы управления.
Внедрение ЕГСД призвано способствовать упорядочению работы с документами в учреждениях, организациях и предприятиях на рациональной основе, в соответствии с возможностями и потребностями управленческого аппарата.
Разработка ЕГСД осуществлялась путем всестороннего изучения систем делопроизводства в ряде звеньев государственного аппарата с целью выявления общих закономерностей в работе с управленческой документацией, присущих большинству учреждений и организаций, а также определения возможности, границ и масштабов системного упорядочения однотипных делопроизводственных операций.
Первая часть (разделы 1-7) основных положений ЕГСД посвящена методике и технике работы с документами. В ней формулируются требования и рекомендации по вопросам подготовки служебных документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за исполнением документов и их группировки в дела. К существенным моментам этой части относятся положения, устанавливающие порядок подготовки и издания организационно-распорядительной документации; правила унификации, трафаретизации и способы оптимальной организации прохождения документов; методику создания карточной формы учетно-справочного аппарата; применение перфокарт и перфолент для контроля за исполнением документов.
Вторая часть (раздел 8) основных положений ЕГСД посвящена организации труда делопроизводственного персонала. В нее включены рекомендации, обеспечивающие построение и функционирование делопроизводственных служб, исчисление их штатной положенности, нормирование документационных работ, а также требования к должностному составу и условиям труда работников.
Третья часть (раздел 9) ЕГСД излагает рекомендации в области механизации труда, подчеркивая необходимость последовательно применять технические средства на тех участках работы с документами, где возможна и необходима механизация процессов. Именно комплексное решение в сочетании с дифференцированным подходом к внедрению техники (в зависимости от объема документооборота) способно повысить управленческий и экономический эффект деятельности учреждений, организаций и предприятий.
Организационные мероприятия по внедрению ЕГСД в ведомствах, учреждениях и на предприятиях предусматривают:
— непосредственное активное применение ЕГСД, разработку положений о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкций для различных категорий работников делопроизводства;
— материально-техническое обеспечение применения ЕГСД, изготовление в соответствии с государственными стандартами новых бланков документов, регистрационных карточек, обложек дел, приобретение и установку необходимого оборудования;
— обучение работников ведению делопроизводства на основе положений ЕГСД путем организации курсов, семинарских занятий и т.п.
Внедрение Единой государственной системы делопроизводства, безусловно, потребует организационных усилий и материальных затрат. Однако это станет одним из путей повышения управленческого эффекта, создаст определенные предпосылки для оптимизации управления в будущем. Разработчики рассматривают ЕГСД как важный шаг к внедрению автоматизированных систем управления, поскольку она позволяет регламентировать состав управленческой документации и документационные операции, внедряет научно-нормативную постановку труда делопроизводственного персонала. Механизация работы с документами рассматривается ЕГСД как обязательное условие правильной организации делопроизводства. Необходимо учитывать, что без повсеместной унификации и единообразных схем оптимального документооборота не представляется возможным создание общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации.
Излагаемые в ЕГСД основные положения являются также организующей основой для совершенствования делопроизводства большого количества учреждений, которые призваны в ближайшее время упорядочить работу с документами и обеспечить ее простейшую механизацию. Использование основных положений ЕГСД осуществляется в соответствии с «Методическими указаниями по применению основных положений Единой государственной системы делопроизводства» ‘(М., 1974).
Основные положения Единой государственной системы делопроизводства разработаны Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела, Институтом государства и права Академии наук СССР, Всесоюзным научно-исследовательским институтом стандартизации, Всесоюзным научно-исследовательским институтом классификации, индексации и кодирования информации, Научно-исследовательским институтом труда, Всесоюзным научно-исследовательским институтом организационной техники.
В разработке основных положений Единой государственной системы делопроизводства принимали участие: В.Н.Автократов, В.Д.Банасюкевич, Н.А.Белева, В.Г.Белов, З.В.Бондаренко, М.А.Васильев, Д.Д.Голованов, А.В.Елпатьевский, А.К.Иванова, Ж.Г.Исаджанян, М.И.Князева, В.И.Кокарев, А.С.Красавин, Б.И.Кремер, М.Т.Лихачев, A.С.Малитиков, М.В.Мурахина, П.Я.Наговицин, Л.П.Никитина, Э.Л.Оганесян, А.К.Палкин, Р.А.Поспелова, Е.В.Предейн, А.Л.Райхцаум, Т.Г.Расщепова, В.И.Ремнев, B.В.Свешников, Г.Э.Слезингер, В.В.Снедкова, А.Н.Сокова, Д.И.Сольский, Е.Л.Сонечкина, И.Д.Тиновицкая, Ю.А.Тихомиров, К.В.Якушева.
1. Общие положения
1.1. Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.
1.2. Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) представляет собой комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях и на предприятиях (приложение 1).
Далее именуются «учреждения».
Примечание. Порядок работы с секретными документами и документами для служебного пользования» устанавливается специальными инструкциями.
ЕГСД направлена на совершенствование документации и документооборота в учреждениях и создание условий для последующей разработки основ информационного обеспечения автоматизированных систем управления.
При условии, если в учреждении действует автоматизированная система управления (АСУ) или отдельные ее подсистемы, базирующиеся на организационно-распорядительной документации, формы документов и работа с ними должны строиться в соответствии с требованиями информационного обеспечения АСУ.
1.5. ЕГСД устанавливает общий порядок документирования и организации работы с документами в учреждении, типовую структуру и функции делопроизводственных служб, номенклатур должностей служащих, занятых в этой сфере деятельности; содержит рекомендации по определению численности делопроизводственного персонала и норм времени на обработку документов; налагает требования к условиям труда и правила применения средств механизации делопроизводственных процессов.
1.6. Положения ЕГСД применяются учреждениями избирательно, в зависимости от отнесения их к одной из четырех категорий:
— учреждения с объемом документооборота свыше 100000 документов в год;
— учреждения с объемом документооборота от 250000 до 100000 документов в год;
— учреждения с объемом документооборота от 10000 до 25000 документов в год;
— учреждения с объемом документооборота до 10000 документов в год.
1. Отнесение учреждений к названным категориям учитывается при установлении структуры делопроизводственных служб, механизации процессов делопроизводства а также при решении отдельных вопросов документирования и организации работы с документами.
2. Случаи избирательного применения положений ЕГСД оговариваются в тексте.
1.7. Делопроизводство в учреждениях организуется на основе полной или частичной централизации, в зависимости от объема документационных работ, их территориального размещения и технической оснащенности.
1.8. Министерства и ведомства на основе положений ЕГСД утверждают инструкций по делопроизводству для учреждений своей отрасли или типовые инструкции для подведомственных однотипных учреждений, на основе которых могут разрабатываться индивидуальные инструкция по делопроизводству применительно к условиям конкретных учреждений.
1.9. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении (группе учреждений) с учетом условий и специфики его деятельности. К инструкций прилагаются формы и образцы применяемых в учреждении документов, учетно-регистрационные формы (регистрационные карточки, номенклатуры дел, описи и т.п.), справочно-методический материал (классификаторы документов; перечень документов, не подлежащих регистрации; схемы документооборота и т.д.).
1.10. Ответственность за соблюдение требований ЕГСД в учреждениях следует; возлагать на соответствующие делопроизводственные службы или специально выделенных на то сотрудников. Вышестоящим ведомствам и организациям необходимо осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в подведомственных им учреждениях.
2. Подготовка служебных документов
2.1. Документирование управленческой деятельности
2.1.1. Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть в создании документов.
Основанием для создания документов является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи информации, хранение и использование ее в течение определенного времени.
2.1.2. Комплекс документов определяется:
— кругом вопросов, решаемых учреждением в процессе своей деятельности;
— объемом и характером компетенции учреждения;
— порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия);
— объемом и характером взаимосвязей с другими учреждениями.
2.1.3. Отбор видов документов, необходимых и достаточных для работы учреждения, производится на основе классификаторов участков и вопросов его конкретной деятельности (приложение 2).
Классификатор составляется на основе положений об учреждении, его структурных подразделениях и должностных инструкций. При составлений классификатора могут быть использованы также номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения.
При разработке классификатора учитывается разделение управленческой деятельности учреждения на конкретные участки (вопросы) и установление комплексов видов и разновидностей документов, необходимых для их выполнения.
Комплексы видов и разновидностей документов определяются в соответствии с функциональным назначением каждого документа (приложение 3).
2.1.4. Управленческая деятельность учреждения выражается посредством распорядительных документов.
Согласно действующему законодательству и сложившейся практике учреждения издают:
Советы Министров союзных и автономных республик:
Министерства СССР, союзных и автономных республик:
Лекция на тему: Единая государственная система делопроизводства
Ищем педагогов в команду «Инфоурок»
Единая государственная система делопроизводства (Основные положения)
Создание Единой государственной системы делопроизводства обусловлено насущными потребностями дальнейшего совершенствования управленческого труда, поскольку документирование организационной деятельности аппарата управления является одной из существенных форм его работы.
Основные положения ЕГСД представляют научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив позволяют практически обеспечить документное обслуживание сферы управления. Внедрение ЕГСД призвано способствовать упорядочению работы с документами в учреждениях, организациях и предприятиях на рациональной основе, в соответствии с возможностями и потребностями управленческого аппарата.
Тематические разделы ЕГСД охватывают вопросы организации делопроизводства, экономики и организаций труда делопроизводственного персонала, механизации процессов документооборота. Разработка ЕГСД осуществлялась путем всестороннего изучения систем делопроизводства в ряде звеньев государственного аппарата с целью выявления общих закономерностей в работе с управленческой документацией, присущих большинству учреждений и организаций, а также определения возможности, границ и масштабов системного упорядочения однотипных делопроизводственных операций.
Первая часть основных положений ЕГСД посвящена методике и технике работы с документами. В ней формулируются требования и рекомендации по вопросам подготовки служебных документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за исполнением документов и их группировки в дела. К существенным моментам этой части относятся положения, устанавливающие порядок подготовки и издания организационно-распорядительной документации; правила унификации, трафаретизации и способы оптимальной организации прохождения документов; методику создания карточной формы учетно- справочного аппарата; применение перфокарт и перфолент для контроля за исполнением документов.
Вторая часть основных положений ЕГСД посвящена организации труда делопроизводственного персонала. В нее включены рекомендации, обеспечивающие построение и функционирование делопроизводственных служб, исчисление их штатной положенности, нормирование документационных работ.
Третья часть ЕГСД излагает рекомендации в области механизации труда, подчеркивая необходимость последовательно применять технические средства на тех участках работы с документами, где возможна и необходима механизация процессов. Именно комплексное решение в сочетании с дифференцированным подходом к внедрению техники (в зависимости от объема документооборота) способно повысить управленческий и экономический эффект деятельности учреждений, организаций и предприятий.
Организационные мероприятия по внедрению ЕГСД в ведомствах, учреждениях и на предприятиях предусматривают:
— непосредственное активное применение ЕГСД, разработку положений о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкций для различных категорий работников делопроизводства;
— материально-техническое обеспечение применения ЕГСД, изготовление в соответствии с государственными стандартами новых бланков документов, регистрационных карточек, обложек дел, приобретение и установку необходимого оборудования;
— обучение работников ведению делопроизводства на основе положений ЕГСД путем организации курсов, семинарских занятий и т.п.
Внедрение Единой государственной системы делопроизводства, безусловно, потребует организационных усилий и материальных затрат. Однако это станет одним из путей повышения управленческого эффекта, создаст определенные предпосылки для оптимизации управления в будущем. Разработчики рассматривают ЕГСД как важный шаг к внедрению автоматизированных систем управления, поскольку она позволяет регламентировать состав управленческой документации и документационные операции, внедряет научно-нормативную постановку труда делопроизводственного персонала. Механизация работы с документами рассматривается ЕГСД как обязательное условие правильной организации делопроизводства. Необходимо учитывать, что без повсеместной унификации и единообразных схем оптимального документооборота не представляется возможным создание общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации.
1.1. Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.
1.2. Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) представляет собой комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях и на предприятиях.
_______________ Далее именуются «учреждения».
1.5. ЕГСД устанавливает общий порядок документирования и организации работы с документами в учреждении, типовую структуру и функции делопроизводственных служб, номенклатур должностей служащих, занятых в этой сфере деятельности; содержит рекомендации по определению численности делопроизводственного персонала и норм времени на обработку документов; налагает требования к условиям труда и правила применения средств механизации делопроизводственных процессов.
1.7. Делопроизводство в учреждениях организуется на основе полной или частичной централизации, в зависимости от объема документационных работ, их территориального размещения и технической оснащенности.
1.8. Министерства и ведомства на основе положений ЕГСД утверждают инструкций по делопроизводству для учреждений своей отрасли или типовые инструкции для подведомственных однотипных учреждений, на основе которых могут разрабатываться индивидуальные инструкция по делопроизводству применительно к условиям конкретных учреждений.
1.9. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении (группе учреждений) с учетом условий и специфики его деятельности. К инструкций прилагаются формы и образцы применяемых в учреждении документов, учетно-регистрационные формы (регистрационные карточки, номенклатуры дел, описи и т.п.), справочно- методический материал (классификаторы документов; перечень документов, не подлежащих регистрации; схемы документооборота и т.д.).
1.10. Ответственность за соблюдение требований ЕГСД в учреждениях следует; возлагать на соответствующие делопроизводственные службы или специально выделенных на то сотрудников. Вышестоящим ведомствам и организациям необходимо осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в подведомственных им учреждениях.
2. Подготовка служебных документов
2.1. Документирование управленческой деятельности
2.1.1. Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Основанием для создания документов является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи информации, хранение и использование ее в течение определенного времени.
2.1.3. Отбор видов документов, необходимых и достаточных для работы учреждения, производится на основе классификаторов участков и вопросов его конкретной деятельности. Классификатор составляется на основе положений об учреждении, его структурных подразделениях и должностных инструкций. При составлении классификатора могут быть использованы также номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения. При разработке классификатора учитывается разделение управленческой деятельности учреждения на конкретные участки (вопросы) и установление комплексов видов и разновидностей документов, необходимых для их выполнения. Комплексы видов и разновидностей документов определяются в соответствии с функциональным назначением каждого документа.
2.1.4. Управленческая деятельность учреждения выражается посредством распорядительных документов. Согласно действующему законодательству и сложившейся практике учреждения издают:
^ Советы Министров союзных и автономных республик: а) постановления; б) распоряжения. Министерства СССР, союзных и автономных республик: а) приказы; б) инструкции; в) указания.
^ Государственные комитеты, комитеты и комиссии: а) постановления; б) приказы; в) инструкции; г) указания.
^ Главные управления и управления при Советах Министров СССР, союзных и автономных республик: а) приказы; б) инструкции; в) указания.
^ Исполкомы Советов депутатов трудящихся, их управления и отделы: а) решения (только исполкомы); б) распоряжения (только исполкомы); а) приказы (только управления и отделы исполкомов).
^ Администрация промышленных и производственных объединений, фирм, трестов, комбинатов а) приказы; б) инструкции; в) указания.
^ Администрация предприятий, учреждений и организаций а) приказы; б) инструкции; в) распоряжения (только предприятия); г) указания.
Перечисленные ведомства и организации утверждают уставы или положения об учреждениях их структурных подразделениях и вводят их в действие соответствующими распорядительными документами.
2.1.6. Решение наиболее важных вопросов, а также вопросов, относящихся ко всем или нескольким подчиненным учреждениям либо их структурным подразделениям, излагается в постановлениях, решениях и приказах. Конкретные вопросы исполнения и уточнения принятых решений фиксируются в указаниях и распоряжениях. В коллегиальных органах распорядительные документы, принятые на основе единоначалия, носят подчиненный характер по отношению к постановлениям коллегиального органа и не могут отменять или изменять их. По вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию различных государственных органов и общественных организаций, принимаются совместные распорядительные документы. В случае принятия совместных распорядительных документов неоднородными органами, полномочными издавать разные виды распорядительных документов, документ принимается в форме решения.
2.1.7. Издание распорядительных документов обязательно:
а) по организационным вопросам: при создании, реорганизации и ликвидации учреждений и структурных подразделений; определении функций и задач учреждений и структурных подразделений; утверждении структуры учреждения; подведении итогов деятельности учреждений, организаций и предприятий; определении прав и обязанностей должностных лиц; в случаях отмены, изменения,и приостановления действия правовых актов в установленном порядке); при организации и подведении итогов социалистического соревнования, общественных смотров и т.п.;
б) в области планирования: при определении порядка и сроков составления планов; утверждении перспективных и годовых планов; в случае изменения плановых показателей и установления дополнительных плановых заданий; при подведения итогов выполнения планов;
в) в области производства: при необходимости проведения мероприятий, направленных на обеспечение научно-технического прогресса, внедрения новейших достижений науки, техники и передового опыта; для организации выпуска новой продукции или оказания новых специализированных видов услуг, а также снятия с производства устаревшей или не пользующейся спросом продукции;
г) в области капитального строительства: при определении или изменении объема и целевого назначения капитальных вложений; утверждении технико-экономических нормативов и показателей оптимальных мощностей вновь строящихся, реконструируемых и расширяемых предприятий; утверждении технико- экономических обоснований и заданий на проектирование строительства новых, реконструкцию и расширение действующих предприятий, зданий и сооружений; утверждении титульных списков строек, а также титульных списков проектно- изыскательских работ для строительства; утверждении цен, прейскурантов и т.п. нормативов на виды работ; при приемке в эксплуатацию готовых объектов;
д) в области материально-технического снабжения и сбыта; при распределении материальных ресурсов; распределении и перераспределении фондов на сырье, топливо, оборудование и другие материальные ресурсы; утверждении планов внутриотраслевых и межотраслевых кооперированных доставок продукции;
е) в области финансов и кредита: при разработке основных мероприятий по внедрению и укреплению хозяйственного расчета, повышению рентабельности и увеличению накоплений предприятий и организаций, по эффективному использованию основных фондов, оборотных средств и банковских кредитов; в случае образования фонда освоения новой техники, фонда для премирования за создание и внедрение новой техники и других централизованных фондов; при утверждении отчетов и балансов главных управлений, управлений и отделов министерств, подведомственных им предприятий, учреждений, организаций; в случаях изменения целевого расходования ассигнований, распределения и перераспределения денежных средств и т.д.; по вопросам выполнения финансовых, кредитных и кассовых планов;
ж) до вопросам труда и заработной платы: при назначений работников на должность, освобождении от должности и перемещениях по службе; при решении вопросов о поощрениях и дисциплинарных взысканиях; решении вопросов о командировках работников; введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников; утверждении систем оплаты труда работников; в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений.
2.1.8. Распорядительные документы, поступающие в учреждения из вышестоящих органов, доводятся до подведомственных учреждений посредством:
— издания самостоятельных распорядительных документов (постановления, приказы, указания, решения, распоряжения), в которых излагается содержание документа вышестоящего органа применительно к задачам учреждения и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению;
— издания информационного письма, если распорядительный документ вышестоящего органа не требует конкретизации. В любой случае документы, издающиеся на основе документов вышестоящих органов, должны содержать ссылку на них с указанием наименования документа, его номера, даты и заголовка.
2.1.9. Ход обсуждения вопросов в коллегиальных органах, на собраниях, заседаниях, совещаниях фиксируется в протоколах. Протоколы оформляются на основании стенограмм или записей хода заседания, а также других материалов (справки, проекты решений), подготовленных к заседанию. В тех случаях, когда заседание стенографируется, содержание выступлений в протокол не включается. Оформленная соответствующим образом стенограмма прилагается к протоколу. Рекомендуется также записывать ход заседания на магнитной пленке (магнитофон, диктофон). После заседания записанные таким образом тексты выступлений перепечатываются и включаются в протокол. Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей путем рассылки постановлений или решений. В учреждениях решения коллегий проводится в жизнь, как правило, приказами руководителя учреждения.
2.1.10. Учреждение организует и ведет переписку с вышестоящими, подведомственными и другими организациями, а также гражданами в пределах своей компетенции. Направление писем осуществляется: а) по требованию вышестоящих отраслевых и функциональных органов; б), по просьбе подведомственных учреждений; в) при осуществлении оперативных связей; г) по просьбе граждан. Передача текста служебного документа по телеграфу (телеграммы) допускается в тех случаях когда требуется его срочное исполнение. Для оперативной передачи информации по телефону применяются телефонограммы.
^ 2.2. Унификация документов
2.2.1. В учреждении должна использоваться унифицированная документация, обеспечивающая возможность применения средств современной вычислительной и организационной техники, независимо от того, имеются эти средства в данном учреждении или они еще не приобретены. В условиях функционирования в аппаратах управления унифицированной системы организационно-распорядительной документации, приспособленной для использования в автоматизированных системах управления (АСУ), документация учреждения должна полностью соответствовать требованиям этой системы.
2.2.2. Унификация документов заключается в установлении единого комплекса их видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.
2.2.3. Унификация комплекса видов и разновидностей документов проводится на основе классификатора участков и вопросов деятельности учреждения.
2.2.4. Формы документов должны соответствовать требованиям ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец». На его основе учреждениями проектируются бланки документов. В целях более полного единообразия в построении документов целесообразно применять бланки с угловым расположением постоянных реквизитов.
2.2.5. Трафаретные тексты рекомендуется создавать для групп документов, оформляющих идентичные управленческие действия. Трафареты определяют состав информации в документах (набор показателей), ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты могут применяться в учреждении в виде сборников таких текстов, бланков документов с трафаретными текстами, в форме образцов трафаретных текстов, приложенных к инструкции по делопроизводству. При наличии в учреждении соответствующего оборудования трафаретные тексты могут кодироваться на специальном носителе и воспроизводиться на пишущих автоматах.
2.2.6. Правила составления и оформления документов следует основывать на требованиях ГОСТ 6.38-72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и рекомендациях Основных положений ЕГСД.