в каком документе ведется учет пко и рко
Для чего нужен журнал регистрации кассовых документов?
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов предназначен для регистрации:
Ведется журнал бухгалтерией. Регистрация в нем документов происходит перед их передачей в кассу организации для исполнения.
Внимание! Применение унифицированно формы №КО-3 не является обязательным, т.к. не установлено Указанием о порядке ведения кассовых операций.
Структура журнала регистрации кассовых документов
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов оформляется по унифицированной форме № КО-3, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (форма по ОКУД 0310003). Скачать бланк журнала можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Он состоит из обложки и собственно журнала.
Обложка журнала содержит такие сведения, как:
Далее идет таблица, в графах которой отражаются:
Срок, на который заводится журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, нормативно не определен. Этот срок установите самостоятельно с учетом количества проводимых организацией кассовых операций.
Эксперты КонсультантПлюс детально разъяснили, как соблюдать кассовую дисциплину. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель «Порядок ведения кассовых операций, соблюдение кассовой дисциплины организациями и ИП».
Образец заполнения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов
Вы можете бесплатно скачать образец заполнения журнала приходных и расходных кассовых документов по ссылке ниже:
Итоги
Унифицированная форма КО-3 ведется организациями для регистрации кассовых документов, которые передаются в кассу. Применение данного формуляра не является общеобязательным и используется хозсубъектами по собственному желанию.
Нюансы документального оформления кассовых операций
Документальное оформление и порядок ведения кассовых операций
С 01.06.2014 ведение кассовых операций регулируется указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). Ранее действовавшее положение о порядке ведения кассовых операций, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П, с этой даты утратило силу.
В процесс документального оформления кассовых операций кардинальных изменений указание № 3210-У не внесло. Основные новшества коснулись:
Как рассчитать лимит остатка кассы, читайте здесь.
Эксперты «КонсультатПлюс» разъяснили порядок оформления кассовых операций:
Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Последние нововведения в кассовых операциях
Следующие крупные изменения в порядке ведения кассовых операций были введены указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У и вступили в силу 19.08.2017:
Ряд изменений претерпел также порядок выдачи денег под отчет. Читайте об этом здесь.
Последняя редакция кассового порядка введена с 30.11.2020 (указание Банка России от 05.10.2020 № 5587-У). С этой даты:
Кассовые операции: что к ним относится
К кассовым операциям относятся (п. 2 указания № 3210-У):
Приходными операциями могут быть: поступление наличной выручки, получение денег со счета в банке, возврат неиспользованных подотчетных сумм и т. п. К расходным относятся выплата зарплаты, выдача подотчетных и командировочных сумм, сдача денег в банк и др.
Все приходные и расходные операции в обязательном порядке документируются, исключение сделано для ИП, ведущих учет доходов, доходов и расходов либо физпоказателей в соответствии с выбранной системой налогообложения.
С 30.11.2020 при приеме наличных денег кассир должен проводить контроль их платежеспособности в соответствии с Указанием ЦБ от 26.12.2006 № 1778-У. Платежеспособные банкноты и монеты кассир обязан принимать. Это банкноты и монеты, не содержащие признаков подделки, без повреждений или имеющие повреждения следующего характера:
Кассирам запрещено выдавать банкноты, имеющие одно и более из повреждений, указанных в абз. 6–15 п. 2.9 положения ЦБ РФ № 630П (их нужно сдать в банк):
Какими документами оформляются кассовые операции
Для документального оформления кассовых операций предназначены:
Унифицированные формы данных документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
Далее мы расскажем об общих правилах оформления кассовых операций и подробно рассмотрим каждый из документов.
О том, как учитывать денежные средства, если у вас онлайн-касса, читайте в следующих материалах:
Общие правила оформления документов по кассовым операциям
Кассовые операции ведутся кассовым или иным работником, на которого руководитель организации или предприниматель возлагает обязанности кассира. Со своими должностными правами и обязанностями кассир должен ознакомиться под подпись. Если кассиров у организации или ИП несколько, назначается старший кассир. При необходимости вести кассовые операции может также сам руководитель организации или ИП.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Кассир является материально ответственным лицом, с которым подписывается соответствующий договор. Его пример вы можете скачать по ссылке.
Все кассовые документы, включая кассовую книгу, могут составляться в бумажном или электронном виде. Документы на бумажном носителе оформляются от руки или на компьютере и подписываются уполномоченными лицами. Электронные документы оформляются с применением технических средств с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потери информации. Они подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), а также кассиром. Если документ электронный, то он подписывается электронной подписью (ЭЦП). Минфин считает, что при оформлении первичных учетных документов возможно использование простой электронной подписи (письмо от 17.07.2017 № 03-03-06/1/45323). Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. Кассир обязан сверять подписи с образцами, только если документ составлен не в электронном виде с ЭЦП. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.
При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных денежных средств.
Документирование приходных кассовых операций
Прием наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (форма по ОКУД 0310001).
При получении ПКО кассир:
Если суммы не соответствуют, а вноситель отказывается добавить недостающую сумму, кассир перечеркивает ПКО и передает его главбуху, бухгалтеру или руководителю для переоформления на фактически вносимую сумму наличных денег. В случае оформления приходника в электронном виде кассир проставляет отметку о необходимости переоформления ПКО.
В случае оприходования выручки, полученной с использованием ККТ, приходник может оформляться один раз на общую сумму на основании контрольной ленты или бланков строгой отчетности онлайн-ККТ.
Расходные кассовые документы
Расходными документами по кассе являются:
При получении указанных документов кассир:
Для выдачи подотчетных сумм необходимо письменное заявление подотчетного лица либо распоряжение руководителя. Выбранный порядок закрепляется в Положении о расчетах с подотчетными лицами.
Образец заявления о выдаче денег подотчет вы можете скачать по ссылке.
Если выплата зарплаты производится по ведомостям, на фактически выданные суммы составляется РКО. С 30.11.2020 проставлять в ведомости пометку о депонирвании зарплаты не обязательно.
Если деньги выдаются по доверенности, кассир должен также проверить:
В расчетно-платежной или платежной ведомости перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир ставит отметку «По доверенности». Сама доверенность прилагается к РКО или ведомостям.
Если доверенность оформлена на несколько выплат либо получение денег у разных организаций или ИП, с нее делаются заверенные копии. Оригинал хранится у кассира и при последней выдаче денег прилагается к расходному ордеру или ведомости.
Кассовая книга
Все движения по кассе отражаются в кассовой книге (форма по ОКУД 0310004).
Записи в книге осуществляются кассиром или иным уполномоченным лицом по каждому ПКО или РКО.
В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит сумму остатка наличных и проставляет подпись. Затем записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главбухом, бухгалтером или руководителем и подписываются.
Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовой книге не осуществляются. Обособленные подразделения передают юрлицу копию листа кассовой книги в установленном им порядке. С 30.11.2020 подразделениям, которые не хранят деньги, а сдают их в кассу юрлица, разрешено кассовую книгу не вести.
Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер, при его отсутствии — руководитель.
Итоги
Документальное оформление кассовых операций претерпело ряд изменений, связанных с внедрением онлайн-касс и распространением электронного документооборота. Кроме того, чиновники решили несколько упростить порядок выдачи денежных средств под отчет.
Чтобы быть в курсе всех изменений в порядке работы с ККТ и денежной наличностью, читайте нашу рубрику «Онлайн-кассы ККТ ККМ».
Какой порядок оформления кассовых документов?
Оформление первичных кассовых документов
Все мы знаем, что с 01.01.2013 организации получили право разрабатывать собственные формы первичной учетной документации (подробнее об этом — «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения»).
Однако это не касается первичных кассовых документов, которые и сейчас продолжают составляться по утвержденным унифицированным формам (см. информацию Минфина России № ПЗ-10/2012).
В настоящее время порядок оформления кассовых документов регулируется:
Важно! С 30.11.2020 в порядок ведения кассовых операций внесены изменения. Обо всех нововведениях в сфере регулирования кассовой дисциплины вы можете прочесть здесь.
Заполнение кассовых документов
Составляет и заполняет кассовые документы сотрудник, на которого возложена данная обязанность. Это может быть бухгалтер, главный бухгалтер, кассир. Если в штате нет бухгалтерских работников, этим занимается сам руководитель или ИП.
Заполнять кассовые документы можно несколькими способами (п. 4.7 указания № 3210-У):
В первых 2 случаях документы подписываются собственноручными подписями уполномоченных лиц. Электронный же документ может подписать электронной подписью не только тот, кто его сформировал, но и получатель денежных средств – в случае оформления расходного кассового ордера. А если сотрудник формирует электронный приходный кассовый ордер, то квитанция такого документа может быть направлена вносителю денежных средств по электронной почте (п. 5.1 указания № 3210-У).
Как правильно оформлять кассовые операции, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.
Правила нумерации кассовых документов
Нормативные акты, регулирующие оформление кассовых документов, не содержат специальных требований к порядку их нумерации. Следовательно, разработать правила присвоения номеров можно самостоятельно, указав их в локальном акте по документообороту.
При этом допускается использовать дробную нумерацию, цифровые, буквенные или комбинированные индексы и другие удобные варианты — главное, чтобы соблюдалась хронологическая последовательность. Кстати, порядок возобновления хронологии тоже можно выбрать свой. Например, при большом количестве документов начинать нумерацию с первого номера можно ежедневно. Если же ордеров мало, то возможна сквозная нумерация на протяжении всего года. Закрепите выбранный порядок нумерации кассовых документов в положении о кассе или учетной политике.
Печать на кассовых документах
Как обязательный реквизит печать предусмотрена на таких кассовых документах, как:
Поскольку печать содержат унифицированные формы этих документов, обязательные к применению, проставлять ее целесообразно даже в том случае, если вы официально от нее отказались. Она обезопасит вас от возможных претензий при проверке. Однако это не обязательно должна быть круглая печать организации, ее вполне можно заменить печатью для кассовых документов или специальным штампом.
В другой кассовой первичке, в том числе расходном ордере, Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и Книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств, печать необязательна.
Итоги
Заполнение кассовых документов – строго регламентированная процедура. Кассовые документы могут быть бумажными, а могут формироваться в электронном виде, но тогда и подписываться они должны электронной подписью.
Подробнее о порядке ведения кассовых операций, в том числе с учетом перехода большинства налогоплательщиков на онлайн-ККТ, читайте в рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».
Кассовые операции: правила
Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации — это специализированная система учета деятельности по движению наличных денежных средств в кассе учреждения. Нормативы по ведению дисциплины обязан применять любой экономический субъект, работающий с наличностью. Чиновники систематически обновляют законодательство. Наиболее значимым нововведением последнего времени является введение обязательного использования онлайн-касс.
Важные изменения законодательства
| Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У о порядке ведения кассовых операций |
Порядок организации и ведения кассовых операций
Соблюдайте следующий порядок ведения операций с наличными:
Назначьте кассира. Введите новую штатную единицу «бухгалтер-кассир» либо возложите обязанности по ведению расчетов наличными на другого специалиста. Отметим, что кассиром назначается только штатный работник учреждения. На внештатника или договорника возложить такие обязанности нельзя. Ознакомьте кассира с действующим порядком ведения КО под подпись.
Утвердите лимит наличных. Лимит остатка кассы — это максимальная сумма наличных денег, которая может храниться в специализированном помещении каждый день, то есть в кассе. Исключением признаются дни выплаты зарплаты, пособий и стипендий. В остальные дни сумму денег, превышающую лимит по кассовым операциям, необходимо сдать на расчетный счет.
Фиксируйте каждую операцию с наличными. Любое движение денег, поступление или расход в кассе необходимо отразить соответствующим документом. Причем не только первичным, но и зарегистрировать в журнале ведения учета.
Отражайте операции в бухучете. На каждую операцию с наличными в кассе необходимо составить соответствующую бухгалтерскую проводку. Отражайте движение денег на соответствующих счетах, согласно инструкциям по ведению БУ.
Обеспечьте тотальный контроль операций. Организуйте систематические проверки. Только профессиональный контроль и проверки того, как соблюдаются правила ведения кассы, позволят избежать штрафов за нарушение ведения кассовой дисциплины.
Унифицированные формы для кассовых операций
Актуальные бланки и образцы
Ключевое назначение расчетов наличностью в учреждении — это выдача подотчетных денег. Например, из кассы выдается наличность на покупку материалов, командировочные расходы сотрудников и прочие выплаты. Оформление таких операций в кассе учреждения проводится особым образом.
Все расходные операции, то есть выбытие налички из кассы, оформляются расходным кассовым ордером.
Так, к примеру, следует оформить выдачу денег работнику учреждения.
Пример заполнения РКО
Операции по поступлению наличности в кассу оформляем приходным кассовым ордером. Причем поступления могут быть не только от работников, но и с расчетного счета банка в кассу организации. Например, учреждение выдает заработную плату и пособия наличными.
Пример заполнения ПКО
Все расходные и приходные операции регистрируются в специальном документе — кассовой книге, учитывая хронологический порядок регистрации и ведения бухгалтерских данных.
Пример заполнения
Использование ККМ в 2020 году
С 01.07.2017 наступила обязанность применять только новую ККМ, то есть с этой даты прекращена регистрация контрольно-кассовой техники в порядке, установленном старой редакцией закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (в ред. от 08.03.2015). Переход происходил в несколько этапов. И сейчас почти все организации и ИП, работающие с наличностью, должны применять онлайн-ККТ. В соответствии с правилами ведения кассовых операций, в 2020 году ККМ вправе не применять компании, осуществляющие деятельность:
На сегодняшний день существуют уже более 100 моделей онлайн-касс, а действующие ОФД обеспечивают передачу данных с касс в ОФД, ФНС и ЕГАИС.
По каждой онлайн-кассе ОФД собирает и актуализирует массу параметров: время открытия и закрытия смены, сумму наличных, средний чек и т. д. А значит, любую точку продаж теперь есть возможность проверить через интернет за считанные минуты. Кроме того, встроенные сервисы некоторых ОФД позволяют не только хранить полученные данные, но и формировать различные отчеты.
После введения онлайн-касс все их владельцы с 19.08.2017 обязаны выполнять через личный кабинет КК-техники следующие действия (пункт 1 главы I приказа ФНС РФ от 29.05.2017 № ММВ-7-20/483@):
Что делать при неисправности ККМ
А как не нарушить кассовую дисциплину, если произошла поломка единственного ККТ, который в своей деятельности использует компания? При поломке ККТ организация вправе вести деятельность без ее использования. В этом случае покупателю выдают бумажный документ, подтверждающий факт оплаты (например, товарный чек). Сразу же после устранения поломки, чтобы избежать штрафа, необходимо (п. 14.5 КоАП РФ):
Проверки ФНС
Ответственность за нарушения оформления кассовых операций
Если кассовая дисциплина в 2020 году не отвечает заявленным требованиям, на нарушителей наложат штраф:
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь
Кассовые операции: как оформить приходные и расходные документы, порядок обслуживания физических лиц, учет денежных средств
Уделим внимание одному из ключевых элементов учета деятельности предприятия. Разберем, что такое кассовые операции (КО), каких видов они бывают и как их оформлять. Приведем образцы заполнения РКО, ПКО и других бумаг, чтобы вы понимали, как правильно работать.
Это актуально для любого экономического субъекта, через которого проходит наличность. Он обязан использовать онлайн-ККТ, причем строго по актуальным нормативам, которые периодически обновляются.
Важные изменения закона
Последние из них проведены 19 августа 2017 года. Это было редактирование указаний ЦБ РФ 3210-У от 11 апреля 2014. Посмотрим, к чему они сведены, что наглядно показывает следующая таблица:
ПКО и РКО снова заполняют после соответствующих кассовых операций, руководствуясь фискальными документами согласно 27 абзацу статьи 1,1 ФЗ № 54 от 22 мая 2003.
Когда ПКО составляется в электронном виде, вноситель средств вправе затребовать еще и квитанцию – на указанный им email.
Проверка на предмет наличия подписей всех ответственных лиц осуществляется при заполнении бланка в бумажном виде.
Получатель наличных должен поставить цифровую подпись, если РКО проводится в режиме онлайн.
Если подотчетное лицо действует по приказу, нет необходимости составлять отдельное заявление.
П 6.3 – утрата силы абзаца № 3
Аванс допустимо выдавать даже тогда, когда предыдущий долг еще не погашен.
Последняя редакция указаний 3210-У привела к серьезному изменению дисциплины.
Порядок планирования операций с наличностью и их ведения
Любая компания должна прозрачно отражать движение средств, чтобы избежать проблем с налоговой и другими инспекциями. Для этого ей достаточно действовать по следующей схеме:
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Унифицированные бланки
Согласно постановлению № 88 Госкомстата РФ от 18 августа 1998, регламентирующему оформление документов по кассовым операциям, это:
Зная их реквизиты, вы существенно упростите и убыстрите составление деловых бумаг. Также есть необязательные, и в их числе:
Учреждение может не использовать именно унифицированные бланки, а разработать свои, отвечающие актуальным стандартам, но оно в любом случае должно своевременно заполнять обязательные бумаги и предъявлять их по требованию проверяющих органов.
Пакет и правила оформления кассовых документов в бухгалтерии
Все, что утверждено в уже упомянутом постановлении № 88, также внесено в Общероссийский классификатор ОК 011-93. Нюансы мы рассмотрим ниже, но сначала отметим, что для ИП есть определенные исключения.
Так, индивидуальные предприниматели не обязаны составлять ПКО и РКО – об этом ясно говорит НК РФ, – но могут их заполнять по желанию, для своего удобства. И практика показывает, что это стоит делать – для лучшего контроля перемещения финансов в пределах компании. В таком случае им следует соблюдать те же нормы, которые установлены ЦБ РФ и актуальны для организаций других ОПФ.
Теперь подробнее рассмотрим конкретные унифицированные бланки.
Кассовая (КК) и ее виды
Если приходные и расходные операции отражают движение средств, то она помогает их фиксировать и систематизировать. По ОКУД ее код 0310004, ее допустимо вести в одном из двух вариантов – ниже их особенности.
Бумажная
Каждый ее лист должен быть пронумерован главбухом предприятия, причем до начала заполнения. На бумаге, которая скрепляет ее страницы, обязаны стоять подписи директора компании и все того же главного бухгалтера, а в ситуации с ИП еще и печать фирмы.
Электронная
Важно, чтобы она не только отражала транзакции и факты их сохранения, но и была надежно защищена от стороннего доступа и подделки данных. Поэтому каждую внесенную в нее запись ответственным лицам необходимо заверять своими цифровыми подписями (ЭЦП).
Оформление денежных и кассовых документов должно осуществляться и на физическом носителе. Поэтому главе фирмы следует принять решение о том, с какой периодичностью распечатывать ее листы. Промежуток допускается любой, но обычно используют 4 вариант: единожды в день, неделю, месяц и, соответственно, квартал.
Полученные в итоге бумаги подшиваются в специально предназначенную папку – чтобы полностью собрать годовую КК. Это необязательно делать лишь ИП, но индивидуальный предприниматель все равно должен периодически проверять, ставят ли его подчиненные свои ЭЦП там, где необходимо. Данных реквизитов может не быть только в том случае, если за сутки не проведено ни одной транзакции – тогда нужно просто продублировать предыдущий размер остатка.
Как оформить КК
Общий порядок ее ведения следующий:
Нумерацией обязаны обладать обе версии КК, а не только бумажная. В электронном варианте страницы отсчитываются автоматически – их хронологически проставляет программа.
Забота о ведении и сохранности книги ложится на плечи главного бухгалтера. Если его временно нет на месте – в связи с отпуском, командировкой, больничным или по другой причине, – эта обязанность переходит к директору. Если он отсутствует как штатная единица – тоже к руководителю.
К приходным кассовым операциям относятся все поступления наличных – вот их и фиксирует данный ордер, подтверждая, что ответственное лицо получило деньги, и отражая происходящие в течение рабочего дня дебетовые процессы. По ОКУД он обладает номером 0310001. Должен содержать 4 обязательных элемента:
Составлять его можно и в бумажном, и в электронном варианте, как удобнее. Но сдавать его необходимо строго в чистовом виде – любые помарки, опечатки, ошибки, исправления или корректировки недопустимы.
К расходным кассовым операциям относятся все списания наличных с баланса фирмы – их данный ордер и фиксирует. Его цель – показать изменения и помочь легально их провести. По ОКУД он обладает номером 0310002.
Выдавая наличность, работник обязан спросить подтверждение личности и проверить расписку у покупателя, причем:
Реквизиты вносит ответственное лицо, но заверяет только главбух, а глава фирмы ставит свою подпись. Обязательные элементы у этого бланка те же, что и у ПКО.
Книга учета денежных средств
Она является ответом на вопрос о том, какими документами оформляются кассовые операции между подчиненными и старшим кассиром. Последний ее и ведет, хотя в небольшой компании ее наличие не является обязательным. Но по ОКУД она обладает номером 0310005, а заполнять ее нужно по следующей простой схеме:
Обычно сдача осуществляется в специальных конвертах, на обороте которых работники указывают точные суммы. Ответственность за контроль и сверку информации лежит на главбухе, хотя он вправе перепоручить ее кому-то еще, но с разрешения вышестоящего руководства. ИП может решать эту задачу лично или доверить ее какому-нибудь ответственному специалисту.
Расчетно-платежная ведомость
Помогает упростить документальное оформление и порядок ведения, учет кассовых операций. Отражает такие показатели каждой штатной единицы:
По ОКУД она обладает номером 0310009. Предназначена для внутреннего пользования, поэтому составляется в единственном экземпляре, главбухом. Должна давать представление не только о зарплате, но и о премиях, надбавках, штрафах, соцвыплатах.
Создается следующим образом:
Платежная ведомость
Помогает соблюдать порядок оформления кассовых документов и перечисления средств персоналу. По ОКУД обладает номером 0301011. Составляется по той же схеме, что и предыдущая. За нее ответственен главный бухгалтер, а в случае его временного или постоянного отсутствия – руководитель организации. Сдавать ее следует без помарок, ошибок, неточностей и правок.
Актуальные бланки
С переходом на онлайн-ККТ были упразднены многие, но не все бумаги. Те, что остались, удобны, так как унифицированы и упрощают создание отчетности при выдаче финансов на командировки, закупку сырья и прочие расходы.
Образец РКО
Помогает отразить затраты на любые нужды.
Пример ПКО
Позволяет зафиксировать поступления – как от банка или контрагентов, так и от сотрудников предприятия.
Фискальные документы
Они несколько расширяют понятие кассовых операций: это те бланки и чеки, которые ККТ создает в соответствии с форматом, утвержденным ФЗ № 54. К ним относят:
Рабочий день поделен на смены, каждая из которых не может длиться более 24 часов (иначе реквизиты просто не будут правильно вписываться, что приведет к появлению ошибок оборудования). Это единственное ограничение, накладываемое Федеральным Законом № 54, других не предусмотрено.
Отчет о закрытии смены
Обязательный документ при стандартном порядке кассового обслуживания физических лиц, так как является основанием для оформления ПКО, одного или нескольких, и записи в КК. В нем приводятся все данные о поступлениях, по которым осуществляются проводки о полном или частичном погашении при реализации продукции или сервисов, а также о предоплате.
Использование ККМ в 2021 году
Есть те компании, которые вправе их не применять. Обычно это организации, расположенные в сельской или труднодоступной местности, продающие религиозные предметы, оказывающие услуги в области образования, спорта, физкультуры, творчества, предоставления парковки, коммунальщики. Полный их список приведен в ФЗ № 54.
Остальные же юрлица обязаны подключать онлайн-ККТ для ведения деятельности, разбираться в нюансах оформления первичных документов по кассе, а также:
Все передаваемые данные следует подтверждать усиленной квалифицированной ЭЦП, убеждаясь, что ИНФС ее получила и разместила квитанцию о приеме. На физическом носителе подача тоже возможна – его следует направлять в налоговую.
Что делать, если ККМ неисправна
При массовых сбоях разрешено осуществлять продажи без задействования контрольных машин. Если после восстановления работоспособности вы создадите коррекционный чек (КЧ), никаких санкций наложено не будет.
Когда же из строя выйдет единственный аппарат, придется выдавать каждому покупателю бумажное подтверждение оплаты, а при нормализации ситуации:
Чтобы обезопасить свое предприятие от поломок, допустимо купить запасную ККТ.
Проверки ФНС
Если раньше учет кассовых операций и денежных документов контролировали банки, то теперь этим занимается налоговая. Она устраивает выездную комиссию и выясняет:
Ответственность за допущенные нарушения
Согласно КоАП РФ, она заключается в наложении административного штрафа в размере:
Общая организация при ведении кассовых операций
Правильная дисциплина обязательна к выполнению. И ЦБ РФ устанавливает, по какой схеме она должна быть реализована, с помощью указаний № 3210-У. В соответствии с ними нужно последовательно уделять внимание ряду ключевых моментов – рассмотрим их.
Лимит остатка
Прежде чем проводить транзакции, следует определить, какая максимальная сумма может оставаться на хранении на момент закрытия смены. Ее можно задать самостоятельно, выбрав по размеру запланированных валютных потоков и подтвердив приказом. Для филиалов и независимых подразделений эти пределы определяются отдельно, после чего подсчитывается общий.
Собирать деньги сверх этой цифры запрещено, кроме случаев работы в праздники (выходные) или дней выдачи зарплат, премий, пособий.
Расчетные виды кассовых операций
Осуществляются уполномоченным работником, назначенным приказом и знающим свои должностные инструкции (обязан подтвердить это подписью). При большом объеме задач таких сотрудников может быть несколько, при малом допустимо, чтобы подобные вопросы решал директор предприятия, а бухгалтерию разрешено поручить аутсорсерам.
Все транзакции должны быть зафиксированы с помощью РКО и ПКО, в КК, ведомостях и других обязательных бумагах, утвержденных Госкомстатом и направляемых на проверку как на физическом носителе, так и в электронном варианте.
Выдача разменной монеты
В начале и конце смены не должно быть вообще никакого остатка. Поэтому на старте рабочего дня старший из ответственных сотрудников оформляет РКО на соответствующую сумму и проводит его через КК, а в конце – ПКО с возвратом всех неиспользованных средств, вплоть до копейки.