в каком документе указываются места хранения материалов
Положение о складе на предприятии
Организации используют склады для хранения ТМЦ. Чтобы упорядочить работу этих подразделений, руководство может издать положение о складе. Это необязательный документ, однако с его помощью можно утвердить некоторые особенности работы склада.
Общая информация
Положения о ведении учета материалов на складах предприятий прописаны в приказе Минфина России от 28 января 2001 года № 119н. Организация может утвердить и частные нормы, но они не должны идти вразрез с законодательством.
Руководство должно возложить на определенных должностных лиц обязанности по приему, учету матценностей в каждом складском помещении. Этим могут заниматься заведующий складом или кладовщик. Они же будут нести ответственность за соблюдение правильности приема, отпуска или учета ТМЦ. Также им нужно будет правильно оформлять отпуск или прием товаров или иных ценностей, вести всю необходимую документацию.
К сведению! С названными сотрудниками компания должна заключить договоры о полной матответственности.
В положении о складском учете можно указать порядок передачи сведений и бумаг со склада бухгалтерам компании и прописать взаимодействие этих отделов (особенности документооборота). Также в этом документе должна содержаться информация о структуре склада, правилах инвентаризации, особенностях учета ТМЦ.
Как составить положение о складе
Руководство организации самостоятельно составляет положение, унифицированного бланка такого документа не существует, поскольку это необязательная бумага в компании.
В шапке документа указывают: полное и краткое наименование организации, наименование и номер документа, дату и место его составления. Кроме того, нужно разместить гриф «Утверждаю» для руководителя организации, в нем он поставит свою подпись.
Положение о складе может состоять из таких разделов:
Документ подписывает, как правило, главный бухгалтер.
Наш образец положения о складе можно скачать и изменить для своих нужд.
В каком документе указываются места хранения материалов
4.4. Размещение документов в хранилище
4.4.1. Документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения.
4.4.2. Средства хранения
4.4.2.1. Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения применяют металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.п.
Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии с нормами:
Оборудование с выдвижными частями (ящиками, секциями, дверцами) устанавливается по специальным нормам с учетом типоразмеров средств хранения.
4.4.2.3. Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т.п.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов:
микрофильмы страхового фонда и фонда пользования должны иметь стандартные и защитные ракорды, наматываться в рулон на сердечники фотослоем наружу и храниться в металлических коробках по ГОСТ 4097-78;
микрофильмы и фотодокументы на плоских пленочных или других форматных носителях упаковывают в конверты и кассеты и хранят в коробках, папках, другой упаковке по ГОСТ 7-65-92.
В соответствии с «Примерным положением об архиве (архивной службе) документов на машинных носителях учреждений, организаций, предприятий» (М., 1990).
4.4.2.5. Обязательными условиями архивного хранения ЭД являются:
наличие в архиве программно-аппаратных средств для хранения, копирования и воспроизведения ЭД, их перезаписи в новые форматы, передачи информации по каналам связи и др.;
обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических средств и правовых норм);
обеспечение режима хранения ЭД, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации.
Обеспечение хранения ЭД предусматривает также поддержание оптимальных режимов хранения носителей ЭД.
Технические параметры данных режимов определяются соответствующими государственными стандартами (ГОСТ 28388-89. Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения; ГОСТ 2.501-88. ЕСКД. Правила учета и хранения; ГОСТ 19.601-78. ЕСПД. Правила дублирования, учета и хранения; ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов автоматизированной системы управления. Система технической документации на АСУ. Учет, хранение и обращение; РД 50-524-84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях).
По мере старения носителя должна производиться перезапись ЭД на новые носители.
4.4.2.6. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.
4.4.2.7. Размещение секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по работе с секретными материалами.
4.4.3.1. Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются.
В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо.
4.4.3.2. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели.
4.4.3.3. Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения (приложение 15).
4.4.3.4. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов (приложение 16). При необходимости архивом организации может проводиться топографирование хранящихся в архиве документов с учетом структурных подразделений организации.
В каком документе указываются места хранения материалов
ОХРАНА ТРУДА ПРИ СКЛАДИРОВАНИИ МАТЕРИАЛОВ
Дата введения 1999-07-01
СОГЛАСОВАНО Письмом Федерации Независимых профсоюзов России от 06.01.98 N 109/2
УТВЕРЖДЕНО Департаментом экономики машиностроения Министерства экономики Российской Федерации 25 февраля 1998 г.
Положение содержит основные требования к складским помещениям и площадкам для складирования материалов, требования к размещаемым на хранение грузам и материалам, требования к их размещению на хранение и условиям хранения и обработки грузов и материалов и действует на всей территории Российской Федерации.
С введением в действие настоящего Положения аналогичные отраслевые правила и положения по охране и безопасности труда при складировании материалов, утвержденные министерствами и ведомствами бывшего СССР и РСФСР, не применяются и подлежат приведению в соответствие с настоящим Положением нормативные и другие акты организаций по охране и безопасности труда.
ВВЕДЕНИЕ
Положение может применяться всеми предприятиями, учреждениями, организациями и производствами машиностроительного профиля вне зависимости от ведомственной принадлежности, формы собственности и сферы хозяйственной деятельности.
Положение соответствует требованиям Положения о порядке разработки и утверждения правил и инструкций по охране труда и Методических указаний по разработке правил и инструкций по охране труда, утвержденных постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 01.07.93 N 129.
1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ
1.1. Положение устанавливает единый порядок организации и обеспечения условий хранения и складирования материалов, веществ, продукции и сырья (далее материалов), не требующих особых мероприятий для сохранения их свойств и параметров внутренней среды.
Положение не распространяется на складирование минеральных удобрений и химических средств защиты растений, взрывчатых и радиоактивных веществ, каучука, целлулоида, сельскохозяйственной продукции.
1.2. Вводимые в эксплуатацию по завершению строительства, реконструкции или технического перевооружения складские помещения должны удовлетворять требованиям настоящего Положения.
1.3. Требования отдельных пунктов Положения, выполнение которых в действующих складских помещениях связано со значительными капитальными затратами, могут быть по срокам их осуществления решены администрацией организации по согласованию с органами государственной инспекции охраны труда при субъекте Российской Федерации и с другими государственными органами контроля и надзора в части подконтрольных им объектов или принадлежности вопросов.
1.4. Все организации, включая проектные, конструкторские, научно-исследовательские и др., обязаны выполнять (предусматривать в проектах, инструкциях и другой документации) требования настоящего Положения.
1.5. Наряду с настоящим Положением в организации должны соблюдаться требования других действующих нормативных и правовых актов по гигиене, охране и безопасности труда.
1.6. На основе настоящего Положения и с учетом конкретных условий, в организации должны быть разработаны и, после согласования с профсоюзным органом, утверждены в установленном порядке инструкции по охране труда для работников, обслуживающих складские помещения и выполняющих работы по складированию материалов.
1.7. Служба охраны труда организации должна осуществлять контроль за своевременной (в соответствии с перечнем) разработкой, пересмотром инструкций и обеспечением ими работников, а также должна оказывать содействие и методическую помощь в их разработке.
Перечень инструкций должен быть составлен службой охраны труда при участии руководителей подразделений и служб главных специалистов, утвержден руководителем организации и разослан структурным подразделениям.
1.8. Контроль за выполнением инструкций возлагается на руководителей структурных подразделений (служб), заведующих складами, начальников участков, бригадиров.
Выполнение требований инструкций следует проверять при осуществлении всех видов контроля.
1.9. Основными физическими опасными и вредными производственными факторами по ГОСТ 12.0.003, характерными для процессов складирования материалов, являются:
перемещаемые изделия, заготовки, материалы;
повышенная или пониженная температура воздуха рабочей зоны;
повышенная или пониженная влажность воздуха;
повышенная или пониженная подвижность воздуха;
недостаток естественного освещения;
острые кромки, заусенцы, шероховатость поверхности заготовок и др.
1.10. Основными химическими опасными и вредными производственными факторами по ГОСТ 12.0.003, характерными для процессов складирования материалов, являются: вещества токсического или раздражающего воздействия (лакокрасочные материалы, кислоты, щелочи, горючие и ядовитые газы в баллонах и др.), проникающие в организм работника через органы дыхания, кожный покров и слизистую оболочку.
1.11. Безопасность работ при складировании и хранении материалов должна обеспечиваться:
1.11.1. Выбором способов складирования и хранения материалов;
1.11.2. Выбором технологических процессов складирования материалов;
1.11.3. Выбором производственного оборудования и площадок для складирования материалов;
1.11.4. Обучением работающих и организацией работ;
1.11.5. Применением средств индивидуальной защиты;
1.11.6. Включением требований безопасности в нормативно-техническую и технологическую документацию.
2. ТРЕБОВАНИЯ К ПРОЦЕССАМ СКЛАДИРОВАНИЯ МАТЕРИАЛОВ
2.1.1. Материалы, доставляемые железнодорожным транспортом, должны выгружаться на складе в любое время суток.
Материалы, доставляемые автомобильным транспортом, должны приниматься на складе в рабочее время в соответствии с договором с поставщиком или транспортной организацией.
Задержка транспортных средств на складе не допускается;
2.1.2. При поступлении грузов в открытом подвижном составе (железнодорожном или автомобильном) на складе должна быть осуществлена проверка их состояния;
2.1.3. При поступлении грузов в крытом подвижном составе на складе перед снятием пломб должен быть проведен внешний осмотр. При обнаружении дефекта пломбы должна быть проведена проверка всего груза по счету-фактуре поставщика;
2.1.4. Принятые грузы на складе должны быть отсортированы, распакованы, приняты и уложены на места хранения;
2.1.5. Способы укладки грузов, материалов на складе зависят от их формы, массы, свойств;
2.1.6. Отпускаемые со склада материалы должны предварительно отбираться, комплектоваться, упаковываться.
2.2. Применяемые при складировании материалов процессы должны соответствовать требованиям ГОСТ 12.3.002, ГОСТ 12.3.020 и предусматривать:
2.2.1. Устранение непосредственного контакта работников с исходными материалами, заготовками, полуфабрикатами, готовой продукцией и отходами производства, оказывающими вредное на них воздействие;
2.2.2. Замену процессов и операций с возможным воздействием вредных и опасных производственных факторов на работника, на процессы и операции, при которых указанные факторы либо отсутствуют, либо имеют меньшую интенсивность воздействия;
2.2.3. Механизацию или дистанционное управление операциями и процессами при наличии опасных и вредных производственных факторов;
2.2.4. Рациональную организацию производства работ по складированию материалов;
2.2.5. Применение средств индивидуальной защиты.
2.3. Требования безопасности к производственным процессам складирования материалов должны быть изложены в технологической документации.
2.4. Складирование грузов следует выполнять с соблюдением требований ГОСТ 12.1.007, ГОСТ 12.3.002, ГОСТ 12.3.009, ГОСТ 12.3.010, ГОСТ 12.3.020, ГОСТ 19433, Правил устройства и безопасной эксплуатации грузоподъемных кранов, настоящего Положения, Правил перевозки опасных грузов автомобильным транспортом, Правил безопасности при перевозке опасных грузов железнодорожным транспортом и другой нормативной технической документации, утвержденной в установленном порядке.
2.5. Операции складирования грузов, материалов на складах и погрузочно-разгрузочных площадках должны производиться в соответствии с технологической планировкой, техническими условиями на груз и с соблюдением действующих санитарных норм и противопожарных правил.
2.6. При складировании материалов должно обеспечиваться:
2.6.1. Рациональное использование площадей;
2.6.2. Сохранность качества материалов;
2.6.3. Возможность беспрепятственного осмотра и погрузки любой единицы груза;
2.6.4. Безопасность производства работы;
2.6.5. Максимальное использование средств механизации и автоматизации.
2.7. Использование грузозахватных устройств, создающих опасность повреждения груза, тары или падения груза, не допускается.
2.8. Строповку складируемых грузов следует производить инвентарными стропами или специальными грузозахватными устройствами, изготовленными по утвержденному проекту (чертежу).
2.9. Не допускается строповка груза, находящегося в неустойчивом положении, а также поправка положения стропов и других строповочных приспособлений на приподнятом грузе.
2.10. Разгрузка транспортных средств с эстакад, не имеющих отбойных брусьев, не допускается.
2.11. В целях обеспечения безопасности работников и сохранения целостности упаковки запрещается при подъеме металла в пачках (пакетах) зачаливать их за обвязку.
2.12. Во избежание опрокидывания запрещается загружать двусторонние стеллажи только с одной стороны.
При резке каната рекомендуется предварительно место рубки в 3-3,5 диаметра каната с обеих сторон обвязать мягкой отожженной проволокой на длину обмотки не менее 4-5 диаметров каната.
Начальный конец обмоточной проволоки должен быть загнут и введен в прядь каната, а ходовой конец по завершению обмотки пропущен под витки и обрезан. Только после заделки образуемых после рубки концов каната можно приступать к его рубке. Рубку необходимо производить на стальной плите острым кузнечным зубилом.
2.14. Работы по приемке, сортировке, разгрузке и разделке металлического лома должны быть механизированы и производиться в соответствии с требованиями ГОСТ 2787.0 и НРБ-96.
2.15. Выдача в производство лома с закрытыми полостями (пустотелых предметов) без специальной проверки и их вскрытия запрещается.
2.16. Разгрузка огнеупоров на складе, как правило, должна быть механизирована.
2.18. Запрещается передвижение вагонов, находящихся под погрузкой или выгрузкой, без предварительного удаления из них работников.
Вагоны, находящиеся под погрузкой или выгрузкой, должны быть отцеплены от локомотива, застопорены башмаками с обеих сторон, и зона производства работ должна быть блокирована от подачи на эти пути подвижного состава.
2.19. При нахождении на железнодорожных путях работающих кранов на железнодорожном ходу, подвижной состав должен подаваться составителем только после накладки на рельсы тормозных башмаков для остановки вагонов. Маневры с вагонами, погрузка или выгрузка которых не закончена, допускается производить только по согласованию с руководителем погрузочно-разгрузочных работ.
В каком документе указываются места хранения материалов
Раздел 6. УЧЕТ МАТЕРИАЛОВ НА СКЛАДАХ
250. Для хранения материальных запасов в организациях создаются:
а) центральные (базисные) склады, которые находятся в ведении непосредственно руководителя организации или службы (отдела) снабжения и сбыта. Центральные склады, как правило, должны быть специализированными, особенно в случаях, когда в организации имеются материалы, требующие разных режимов хранения. Для хранения готовой продукции создаются, как правило, отдельные склады;
б) склады (кладовые) цехов, филиалов и других подразделений организации.
251. Не должно допускаться создание излишних промежуточных складов и кладовых, а также перемещение материальных запасов с одних складов в другие.
252. Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.
253. Склады (кладовые) должны быть обеспечены исправными весами, другими необходимыми измерительными приборами, мерной тарой и противопожарным оборудованием. Измерительные приборы должны периодически проверяться (переосвидетельствоваться) и осуществляться их клеймение.
Для материалов открытого хранения оборудуются специально приспособленные площадки.
Размещение материальных запасов должно обеспечивать их надлежащее хранение, быстрое отыскание, отпуск и проверку наличия.
К месту хранения материальных запасов, как правило, прикрепляется ярлык, а на ячейках (ящиках) делаются надписи (например, на приклеенных листках бумаги или бирках) с указанием наименования материала, его отличительных признаков (марка, артикул, размер, сорт и т.п.), номенклатурного номера, единицы измерения и цены.
255. На складах (в кладовых) должны соблюдаться соответствующие режимы хранения материальных запасов (температурно-влажностные и другие) с тем, чтобы не допускать их порчу и потерю необходимых физико-химических и других свойств.
256. Прием, хранение, отпуск и учет материальных запасов по каждому складу возлагаются на соответствующих должностных лиц (заведующий складом, кладовщик и др.), которые несут ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им запасов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску. С указанными должностными лицами заключаются договора о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
257. Если в штате организации, подразделения отсутствует должность заведующего складом (кладовщика), то его обязанности могут быть возложены на другого работника организации с обязательным заключением с ним договора о полной материальной ответственности.
258. Прием на работу и увольнение заведующих складами, кладовщиков и других материально ответственных лиц осуществляются по согласованию с главным бухгалтером организации.
259. Распоряжения (указания) главного бухгалтера организации в части учета материальных запасов, оформления и представления учетных документов и отчетности (сведений) обязательны для заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и других материально ответственных и должностных лиц, а также ее работников.
260. Учет материальных запасов (т.е. материалов, тары, товаров, основных средств, готовой продукции и др.), находящихся на хранении в складах (кладовых) организации и подразделений, ведется на карточках складского учета по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам материальных ценностей (сортовой учет). При автоматизации учетных работ указанная выше информация формируется на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.
261. На складах ведется количественный сортовой учет материальных запасов в установленных единицах измерения, с указанием цены и количества, кроме случаев, приведенных в пункте 264 настоящих Методических указаний.
262. Учет измерительных приборов и приспособлений, мерной тары, а также основных средств, находящихся на складах (в кладовых) в эксплуатации (т.е. используемых по прямому назначению, а не на хранении), ведется в том же порядке, что и учет соответствующих ценностей в других подразделениях организации.
На каждый номенклатурный номер материала открывается отдельная карточка.
Карточки выдаются заведующему складом (кладовщику) под расписку в реестре.
В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка и т.п.).
264. Учетные цены материальных запасов, хранящихся на складах (в кладовых) организации и подразделений, проставляются на карточках складского учета организации.
В случаях изменения учетных цен на карточках делаются дополнительные записи об этом, т.е. указывается новая цена и с какого времени она действует.
В случае применения организацией в качестве учетной цены цен поставщиков или фактической себестоимости материалов:
а) открывается новая карточка складского учета при каждом изменении цены;
б) учет ведется на одной и той же карточке независимо от изменения цены. В этом случае в карточках по строке «Цена» указывается «Цена поставщика» или «Фактическая себестоимость». Новая цена записывается по каждой операции.
Если в бухгалтерской службе учет материалов ведется по сальдовому методу, карточки заполняются по форме оборотной ведомости, с указанием по каждой операции по приходу и расходу цены, количества и суммы, остатки выводятся соответственно по количеству и сумме. Записи сумм в карточках, как правило, производит работник бухгалтерской службы. Решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера эта работа может быть возложена на лицо, ведущее учет на карточках складского учета.
265. Учет движения материальных запасов (приход, расход, остаток) на складе (в кладовой) ведется непосредственно материально ответственным лицом (заведующим складом, кладовщиком и др.). В отдельных случаях допускается возлагать ведение карточек складского учета на операторов с разрешения главного бухгалтера и с согласия материально ответственного лица.
После полного заполнения карточки для последующих записей движения материальных запасов открывается второй лист той же карточки и последующие листы. Листы карточки нумеруются и брошюруются (скрепляются).
Второй и последующие листы карточки визируются работником бухгалтерской службы при очередной проверке.
При автоматизации (механизации) учета движения материальных запасов указанные в настоящем пункте формы учетной документации и накопительные регистры оперативного учета могут быть представлены на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.
266. На основании оформленных в установленном порядке и исполненных первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных документов) заведующий складом (кладовщик) делает записи в карточках складского учета с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа и краткого содержания операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели).
В карточках каждая операция, отраженная в том или ином первичном документе, записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением общего количества по этим документам. В этом случае в содержании такой записи перечисляются номера всех таких документов или составляется их реестр.
Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций и ежедневно выводятся остатки (при наличии операций).
Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца.
В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.
267. Работники бухгалтерской службы организации, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически, в установленные организацией сроки, но не реже одного раза в месяц, осуществлять непосредственно на складах (в кладовых) в присутствии заведующего складом (кладовщика) проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, записей (разносок) операций в карточках складского учета, а также полноты и своевременности сдачи исполненных документов в бухгалтерскую службу организации.
При ведении в бухгалтерской службе сальдового метода учета материалов работник бухгалтерской службы сверяет все записи в карточках складского учета с первичными документами и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков в карточках. Сверка карточек с документами и подтверждение операций подписью проверяющего могут производиться также в случаях, когда в бухгалтерской службе учет материалов ведется с использованием оборотных ведомостей.
При ведении карточек учета в бухгалтерской службе организации (первый вариант оборотного метода) сверяются карточки бухгалтерской службы со складскими карточками.
268. Материально ответственные лица обязаны по требованию проверяющего работника бухгалтерской службы предъявлять для проверки наличия материальные ценности.
Прием-сдача первичных учетных документов оформляется, как правило, составлением реестра, на котором работник бухгалтерской службы или иного подразделения организации расписывается в получении документов.
Сдача складом лимитно-заборных карт производится после использования лимита. В начале месяца должны быть сданы все карты за прошлый месяц независимо от использования лимита. Если лимитно-заборная карта была выдана на квартал, она сдается в начале следующего квартала, а в начале второго и третьего месяцев текущего квартала сдаются месячные талоны от квартальных карт, если талоны оформлялись.
До сдачи лимитно-заборных карт их данные выверяются с цеховыми экземплярами карт (при ведении карт в двух экземплярах). Выверка подтверждается подписями заведующего складом (кладовщика) и ответственного работника подразделения организации, получавшего материалы.
270. О результатах произведенных на складах (в кладовых) проверок и выявленных недостатках и нарушениях, а также принятых мерах работники бухгалтерской службы, проводившие проверки, докладывают главному бухгалтеру организации.
Если при выборочной проверке склада (кладовой) были выявлены недостачи, порча, излишки, они оформляются актом, на основании которого излишки приходуются, а недостачи и потери от порчи списываются с одновременным учетом их стоимости по счету «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Главный бухгалтер организации по результатам проверок обязан информировать руководителя организации о выявленных недостатках и нарушениях.
271. При оформлении отпуска материалов подписями получателей непосредственно в карточках складского учета, без оформления расходных документов (пункт 99 настоящих Методических указаний), карточки складского учета в конце каждого месяца передаются в бухгалтерскую службу или иное подразделение организации по реестру и после обработки (составления соответствующих учетных регистров) возвращаются на склад.
При использовании средств вычислительной техники карточки передаются на вычислительный центр и после ввода данных возвращаются на склад.
272. Если склады (кладовые) отдельных подразделений организации (филиалов, производств, цехов, подсобных хозяйств и т.д.) расположены от бухгалтерской службы организации на отдаленном расстоянии, прием первичных учетных документов и проверка могут осуществляться непосредственно в бухгалтерской службе организации или ином подразделении организации (например, вычислительный центр). В этом случае первичные учетные документы в установленные сроки представляются (передаются, пересылаются) в соответствующие подразделения организации с реестром сдачи документов, в котором указываются номера и наименования сдаваемых документов.
Кроме того, заведующий складом (кладовщик) представляет в указанное подразделение организации в те же сроки ведомость остатков материалов на конец отчетного месяца или квартала. Форма ведомости остатков материалов, порядок ее составления и периодичность представления устанавливаются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера.
Работник бухгалтерской службы должен в отдаленно расположенных складах (кладовых) производить проверки (пункт 267 настоящих Методических указаний) в сроки, установленные главным бухгалтером, или в порядке, изложенном в пункте 277 настоящих Методических указаний.
По указанию руководителя службы снабжения (снабжения и сбыта) и разрешению главного бухгалтера карточки складского учета могут вестись (продолжаться) и в следующем календарном году. В необходимых случаях новые карточки могут закрываться и открываться в середине года.
274. На складах (в кладовых) вместо карточек складского учета допускается ведение учета в книгах складского учета.
В книгах складского учета на каждый номенклатурный номер открывается лицевой счет. Лицевые счета нумеруются в том же порядке, что и карточки. Для каждого лицевого счета выделяется страница (лист) или необходимое количество листов. В каждом лицевом счете предусматриваются и заполняются реквизиты, указанные в карточках складского учета.
В начале или в конце книги помещается оглавление лицевых счетов с указанием номеров лицевых счетов, наименований материальных ценностей с их отличительными признаками и количества листов в книге.
Книги складского учета должны быть пронумерованы и прошнурованы. Количество листов в книге заверяется подписью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и печатью (при наличии печати).
(в ред. Приказа Минфина России от 24.10.2016 N 191н)
(см. текст в предыдущей редакции)
Книги складского учета регистрируются в бухгалтерской службе организации, о чем делается запись в книге с указанием номера по реестру.
Организацией может быть установлен иной порядок оформления книг складского учета.
275. Складской учет материальных запасов может вестись при помощи средств вычислительной техники. В этом случае оператором (кладовщиком) вводится информация (реквизиты), предусмотренная в карточках складского учета, и данные первичных учетных документов непосредственно в средства вычислительной техники.
За определенные промежутки времени, но не реже одного раза в месяц, составляется оборотная ведомость (табуляграмма) по движению материальных ценностей, в которой отражаются:
— номера лицевых счетов;
— номенклатурные номера (если они имеются);
— наименования материальных ценностей и их отличительные признаки;
— остаток на начало отчетного периода;
— приход за отчетный период;
— расход за отчетный период;
— остаток на конец отчетного периода.
В графах «приход за отчетный период» и «расход за отчетный период» отражаются операции, а также итоги по приходу и расходу. В оборотной ведомости в указанных графах могут отражаться только итоговые данные по приходу и расходу. В этом случае при необходимости делаются отдельные табуляграммы (распечатки) оборотов по каждому номенклатурному номеру с указанием каждой операции по приходу и расходу.
Кроме того, при необходимости отдельно могут составляться сальдовые ведомости с указанием остатков материальных запасов на определенные даты (т.е. без указания оборотов).
При ведении складского учета механизированным способом карточки складского учета могут не вестись.
При механизированной обработке операций бухгалтерской службой должен осуществляться надлежащий контроль за движением материальных ценностей, предусмотренный в настоящем разделе.
276. При небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных складах (кладовых) организации и подразделений вместо карточек (книг) складского учета вести месячные материальные отчеты.
В месячном материальном отчете отражаются данные (реквизиты), которые имеются в карточках складского учета, остаток материалов на начало месяца, приход и расход за месяц и остаток на конец месяца. При этом для записи операций по приходу и по расходу могут отводиться несколько граф, в том числе для отражения сведений о поступлении материалов (от поставщиков, от других складов и подразделений организации и т.д.), отпуск (производственным подразделениям, обслуживающим производствам и хозяйствам, для продажи и т.д.) и (или) для каких целей.
В месячных материальных отчетах обычно отражают материалы, по которым имелось движение (приход или расход) в данном месяце. В этом случае на начало каждого квартала составляется сальдовая ведомость по всей номенклатуре материалов данного склада (кладовой).
В материальных отчетах указывается также сумма (по приходу, расходу и остаткам) материальных ценностей. Сумма заполняется (таксировка) бухгалтерской службой организации или специалистом, осуществляющим бухгалтерскую функцию, или заведующим складом (кладовщиком).
Материальные отчеты с приложением всех первичных документов представляются в бухгалтерскую службу организации в установленные в организации сроки. Перечень складов (кладовых), на которых ведутся месячные материальные отчеты, форма отчета, порядок его составления, представления и проверки определяются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера.
277. В организациях, имеющих службу внутреннего аудита, функции по контролю движения материальных ценностей на складах организации и других местах хранения или часть этих функций может выполняться указанной службой. По решению руководителя организации указанная работа может осуществляться и аудиторской организацией в процессе оказания ею аудиторских услуг.