можно ли вести журнал инструктажей по охране труда в электронном виде
Вопрос: Возможно ли ведение журналов инструктажей по охране труда (вводного, инструктажа на рабочем месте) осуществлять в электронном виде, распечатывать заполненный журнал и собирать подписи сотрудников по факту проведения инструктажа? Возможно ли проведение вводного инструктажа регистрировать на индивидуальном бланке журнала, который будет распечататься для каждого трудоустраиваемого сотрудника. Возможно ли проведение повторного инструктажа на рабочем месте регистрировать в отдельном журнале регистрации инструктажей на рабочем месте. Таким образом, проведение первичного и повторного инструктажей будет фиксироваться в отдельных журналах? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», октябрь 2017 г.)
1. Возможно ли ведение журналов инструктажей по охране труда (вводного, инструктажа на рабочем месте) осуществлять в электронном виде, распечатывать заполненный журнал и собирать подписи сотрудников по факту проведения инструктажа? 2. Возможно ли проведение вводного инструктажа регистрировать на индивидуальном бланке журнала, который будет распечататься для каждого трудоустраиваемого сотрудника. 3. Возможно ли проведение повторного инструктажа на рабочем месте регистрировать в отдельном журнале регистрации инструктажей на рабочем месте. Таким образом, проведение первичного и повторного инструктажей будет фиксироваться в отдельных журналах?
Все документы, над которыми по закону не требуется никаких физических манипуляций (прошивка, опломбировка и т.п.), могут существовать в электронном виде. Это касается и документов, оформляемых в процессе проведения всех видов инструктажей, обучения работников требованиям охраны труда. При этом работодателем должны быть соблюдены требования действующего законодательства, касающиеся порядка оформления, хранения, передачи документов, составленных в электронном виде.
Формы журналов проведения инструктажей, приведенные в Приложении А к ГОСТ 12.0.004-2015, носят рекомендательный характер. В связи с этим работодатель может приказом утвердить иные формы и журналы в ином виде, но с обязательным включением граф, которые заполняются по окончании проведения инструктажа.
В том числе допустимо фиксировать факт проведения вводного инструктажа на индивидуальном бланке журнала, который будет распечататься для каждого трудоустраиваемого сотрудника. Также можно проведение повторного инструктажа на рабочем месте регистрировать в отдельном журнале регистрации инструктажей на рабочем месте.
Статья 212 ТК РФ устанавливает, что работодатель обязан обеспечить обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим на производстве, проведение инструктажа по охране труда, стажировки на рабочем месте и проверки знания требований охраны труда.
Результаты проверки знаний требований охраны труда работников организации оформляются протоколом по форме согласно приложению N 1 к Порядку (п. 3.6 Порядка).
Статья 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» устанавливает, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утвержденный Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, устанавливает:
— аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному (п. 16);
— достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности (п. 17);
— целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения (п. 18);
— пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени (п. 19).
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования, утвержденный Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст, устанавливает аналогичные требования к документам:
Документ является аутентичным, если он:
a) соответствует установленным правилам;
b) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это;
c) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе.
Чтобы обеспечивать аутентичность документов, организации должны внедрять и документально фиксировать принципы политики и процедуры контроля над созданием, получением, передачей, хранением и отбором (изъятием) документов и тем самым гарантировать, что создатели документов уполномочены на это и могут быть идентифицированы, а документы защищены от несанкционированного дополнения, удаления, изменения, использования и сокрытия (засекречивания) (п. 7.2.2);
Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы следует создавать во время или сразу же после операции или ситуации, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деловой деятельности при проведении данной операции (п. 7.2.3);
Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.
Необходимо, чтобы документ был защищен от несанкционированного изменения. Политика и процедуры управления документами должны указывать, какие дополнения или изменения могут быть применены к документу после его создания, при каких обстоятельствах дополнения или изменения могут быть разрешены и кто уполномочен сделать это. Любые санкционированные изменения, добавления или удаления в документе следует четко обозначать и контролировать (п. 7.2.4);
— пригодность для использования
Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен отражать связь с деловой деятельностью или операцией, в результате которой он был создан. Контекстные ссылки документов должны нести информацию, необходимую для понимания операций деловой деятельности, в которых эти документы были созданы и применялись. Должна быть предоставлена возможность идентифицировать документ в широком контексте деловой деятельности и функций. Связи между документами, фиксирующие последовательность действий, должны быть сохранены (п. 7.2.5).
Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» определено, что журналы инструктажа по технике безопасности должны храниться 10 лет (п. 626).
Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» устанавливает следующие правила (пп. 2.30-2.33):
Обязательными условиями хранения электронных документов являются:
наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации (п. 2.30);
Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A.
В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на хранении в архиве организации, должно производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды в организации и в архиве организации, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы.
В процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.
В случае если при осуществлении технического контроля установлены изменения физического состояния носителей электронных документов, архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители.
При изменении форматов в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов в новые форматы.
При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах.
Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и/или на новые носители, должны отвечать требованиям, установленным пунктом 2.31 Правил.
Для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях в архиве создается фонд пользования электронных документов.
Формы документов, приведенные в Приложении А к ГОСТ 12.0.004-2015, носят рекомендательный характер.
Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», октябрь 2017 г.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Текст материала опубликован на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ» и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.
Ведение журналов инструктажей в электронном виде
Ответ:
Вопрос о подтверждении проведения инструктажей электронно-цифровой подписью трудовым законодательством прямо не запрещен.
По нашему мнению, допустимо организовать ведение журналов регистрации инструктажей в форме электронного документа с электронно-цифровыми подписями инструктирующих и инструктируемых работников.
По вопросам ведения журналов инструктажей по пожарной безопасности, гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям, электробезопасности, а также антитеррористической безопасности Вам следует обратиться в МЧС РФ, Федеральную службу по экологическому, технологическому и атомному надзору и прокуратуру, соответственно.
Правовое обоснование:
Согласно абзацу 8 части 2 статьи 212 ТК РФ работодатель обязан обеспечить обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим на производстве, проведение инструктажа по охране труда, стажировки на рабочем месте и проверки знания требований охраны труда.
Согласно ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
В соответствии с п. 5.5.4 Постановления Правительства РФ от 30 июня 2004 г. № 324 «Об утверждении положения о Федеральной службе по труду и занятости» данный орган осуществляет консультирование работодателей и работников по вопросам соблюдения трудового законодательства и нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.
В силу пп. 21 п. 12 Указа Президента РФ от 11.07.2004 № 868 «Вопросы Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» Министр РФ по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий решает в пределах своей компетенции вопросы обеспечения правовой и социальной защиты военнослужащих спасательных воинских формирований, личного состава федеральной противопожарной службы, работников МЧС России, органов, подразделений и организаций системы МЧС России и членов их семей.
Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору организует прием граждан, обеспечивает своевременное и полное рассмотрение устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок (п. 5.6 вышеуказанного Постановления Правительства №401).
Как вести журнал по охране труда в электронном виде
Можно ли вести электронный журнал инструктажей по охране труда, если у всех сотрудников есть электронная подпись?
Да, можно, считают эксперты сервиса Роструда «Онлайн-инспекция.рф». Но следует учитывать следующее. Согласно статье 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составлять документ исключительно на бумажном носителе.
Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
В законодательстве, регламентирующем порядок оформления и ведения журналов учета инструктажей, приказов о стажировке, отсутствуют оговорки касательно возможности применения электронного документооборота при оформлении данных документов.
Следовательно, журнал, подписанный простой электронной подписью, нельзя приравнять к документу, составленному на бумажном носителе и подписанному собственноручной подписью.
Другое дело, если журнал инструктажей подписан квалифицированной электронной подписью. В таком случае он признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, поскольку нормативными правовыми актами не установлено требование о необходимости составления журнала исключительно на бумажном носителе.
Обратите внимание, что порядок применения электронных цифровых подписей необходимо закрепить локальным актом работодателя. При этом для прошивки журналов инструктажа по охране труда их следует распечатывать.
Теперь можно вести журналы инструктажей в электронном виде
Компания «Технологии производственной безопасности», как разработчик системы электронных инструктажей, собрала и систематизировала информацию по данному вопросу.
С 1 января 2021 г. согласно новым правилам по охране труда допускается возможность ведения документооборота в области охраны труда в электронном виде (кроме предприятий в морских и речных портах) с использованием простой электронной подписи или любого другого способа, позволяющего идентифицировать личность работника, в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Отметим, что в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», информация в электронной форме, подписанная простой ЭП или неквалифицированной ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе.
Какие бывают виды электронной цифровой подписи и где еще она используется? ЭЦП (или просто ЭП) бывает двух видов (регламентируется ч. 2 ст. 5 63-ФЗ):
Простая ЭП — подтверждает факт своего формирования с помощью кодов и паролей. Это так называемые ключи ПЭП. У ключей ПЭП есть публичная часть — например, номер телефона, адрес почтового ящика, и конфиденциальная часть — код из SMS сообщения, или присланный по почте конкретно данному сотруднику.
Усиленная ЭП — делится на квалифицированную и неквалифицированную —требует посещение удостоверяющего Центра.
Сейчас стоимость усиленной электронной цифрой подписи зависит от формы компании и вида ЭЦП. В среднем для физических лиц цена варьируется от 300 до 2000 рублей за одного сотрудника. Для юридических лиц и ИП выше — от 1 500 до 20 900 руб. Усиленная подпись – дорогое решение, поэтому больше встречается вариант простой ЭЦП, она обходится значительно дешевле.
Где еще используется простая ЭП, к чему мы уже все привыкли:
Соглашения между участниками электронного взаимодействия прописываются в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Там же указывается номер телефона и адрес электронной почты.
Для того, чтобы нормативные правовые акты были признаны равнозначными документам на бумажном носителе, надо соблюсти два условия:
Таким образом, для использования простой электронной подписи в организации должны быть разработаны следующие документы:
На примере РЖД, самом крупном перевозчике российской сети железных дорог рассмотрим, какие задачи можно решить с помощью электронных подписей и инструктажей по охране труда.
Численность работающих в ОАО «РЖД» 717 тысяч человек (без учета удаленных подразделений). Ежегодно проводится более 36 миллионов (. ) инструктажей, это 100 000 в день. Количество бумажных журналов, которые используются для проверки знаний по охране труда — 87 тысяч, или в пересчете на вес — 35 тонн бумаги. Все это не гарантирует добросовестного выполнения правил по технике безопасности. Напротив, руководство выделяет проблемы:
Эти проблемы решаются после внедрения цифровой платформы в рамках перевода документов в электронный вид. Руководство компании выделяет для себя преимущества электронной подписи:
Какие же инструменты «Технологии производственной безопасности» https://lp.protb.ru/ использует для достижения цели?
Не менее важен экономический эффект при введении ЭДО, а именно:
Минтруд России: работодатели вправе установить порядок оформления журналов проведения инструктажей по охране труда самостоятельно
 |
| ArturVerkhovetskiy / Depositphotos.com |
В силу ст. 225 Трудового кодекса для всех поступающих на работу лиц, а также для работников, переводимых на другую работу, работодатель или уполномоченное им лицо обязаны проводить в том числе инструктаж по охране труда (письмо Минтруда России от 16 июля 2018 г. № 15-2/ООГ-1744).
Согласно пункту 2.1.3 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций проведение всех видов инструктажей регистрируется в соответствующих журналах проведения инструктажей (в установленных случаях – в наряде-допуске на производство работ) с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего, а также даты проведения инструктажа.
Как отмечается в письме Минтруда России, формы журналов проведения инструктажей по охране труда приведены в ГОСТ 12.0.004-2015. Чиновники также отмечают, что работодатель своими локальными нормативными актами вправе установить требования, связанные с необходимостью шнуровки журналов, нумерации страниц, простановки печати и подписи, скрепляющей журнал.
Узнайте, как необходимо оформлять результаты проведения инструктажей по охране труда, чтобы проверяющие из ГИТ не привлекли к административной ответственности, в «Энциклопедии решений» интернет-версии системы ГАРАНТ.
Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!
Обращаем внимание, что сама по себе необходимость применения форм журналов инструктажей, содержащихся в ГОСТ 12.0.004-2015, вызывает споры. В самом приказе Росстандарта от 9 июня 2016 г. № 600-ст, которым данный ГОСТ был введен в действие, прямо указывается на добровольность его применения, что в полной мере соответствует положениям Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». Точка зрения о том, что у работодателей нет обязанности пользоваться формами журналов инструктажей, содержащимися в ГОСТ, и такие формы можно разработать самостоятельно, встречаются в разъяснениях специалистов Роструда. Вместе с тем в судебной практике имеются примеры привлечения работодателей к административной ответственности за несоблюдение предусмотренной ГОСТ формы журналов инструктажей (решение Ленинского районного суда г. Иваново Ивановской области от 28 августа 2017 г. по делу № 12-247/2017, решение Свердловского районного суда г. Перми Пермского края от 6 июня 2017 г. по делу № 12-484/2017).