Как убрать всплывающие подсказки в excel

Как скрыть все примечания в Excel одновременно

Примечания в Microsoft Office Excel — это некоторая дополнительная информация, которую пользователь привязывает к конкретному элементу табличного массива или к диапазону ячеек. Примечание позволяет прописать больше сведений в одной ячейке для напоминания чего-либо. Но иногда примечания необходимо скрыть или удалить. О том, как это сделать, будет рассказано в данной статье.

Как создать примечание

Для полного понимания темы, сначала необходимо узнать о методах создания примечаний в Microsoft Office Excel. Рассматривать все способы в рамках данной статьи нецелесообразно. Поэтому для экономии времени приведем самый простой алгоритм выполнения поставленной задачи:

Обратите внимание! Аналогичным образом можно создать примечание для любой ячейки на рабочем листе Excel. Количество вводимых в окно символов не ограничено.

В качестве примечания к ячейке можно использовать не только текст, но и различные изображения, картинки, фигуры, загруженные с компьютера. Однако их придется привязывать к конкретному элементу табличного массива.

Как скрыть примечание

В Эксель существует несколько распространенных способов осуществления поставленной задачи, каждый из которых заслуживает подробного рассмотрения. Об этом будет рассказано далее.

Способ 1. Скрытие одного примечания

Чтобы временно убрать подпись одной конкретной ячейки в табличном массиве, необходимо проделать следующие действия:

Способ 2. Как убрать примечание сразу со всех ячеек

В Microsoft Office Excel есть функция одновременного снятия примечаний со всех элементов, в которых оно присутствует. Чтобы воспользоваться такой возможностью, необходимо действовать следующим образом:

Важно! Рассмотренный выше способ скрытия дополнительных подписей считается универсальным и работает во всех версиях программного обеспечения.

Способ 3. Использование контекстного меню для скрытия примечаний в Excel

Чтобы у всех ячеек в таблице одновременно убрать подписи, можно воспользоваться другим методом. Он заключается в проделывании следующих манипуляций:

Способ 4. Отмена действия

Создав несколько ошибочных примечаний, их можно поочередно скрыть, удалить с помощью инструмента отмены предыдущих действий. На практике такая задача реализуется следующим образом:

У данного метода есть существенный недостаток. После нажатия на рассмотренную кнопку важные действия, которые были выполнены пользователем после создания подписей, также удалятся.

Важная информация! В Excel, как и в любом редакторе Microsoft Office, действие «Отменить» можно выполнить сочетанием горячих клавиш. Для этого клавиатуру компьютера нужно переключить на английскую раскладку и одновременно зажать кнопки «Ctrl+Z».

Заключение

Таким образом, примечания в Microsoft Office Excel играют немаловажную роль при составлении таблиц, выполняя функцию дополнения, расширения основной информации в ячейке. Однако иогда их приходится скрывать или удалять. Чтобы понять, как убрать подписи в Excel, необходимо внимательно ознакомиться с вышеизложенными методами.

Источник

Как сделать подсказку в excel?

Изучим простой способ добавления всплывающей подсказки в Excel при вводе данных в ячейку.

Одним из элементов упрощения ввода данных пользователем является добавление всплывающей подсказки, которая появляется при активации конкретной ячейки.
Это позволяет минимизировать возможность ошибки при вводе, а также напоминает какие конкретно данные необходимо ввести в ячейку.

Как сделать всплывающую подсказку?

Далее вводим информацию в поля Заголовок и Сообщение, при этом текст введенный в заголовок при отображении подсказки будет показываться жирным шрифтом, а также устанавливаем галочку напротив поля Отображать подсказку, если ячейка является текущей. Нажимаем OK и получаем следующий результат:

Удачи вам и до скорой встречи на страницах блога Tutorexcel.ru!

В MS Excel есть ряд очень полезных инструментов для удивительно простого создания по-настоящему сложных форм сбора информации. Однако, вот незадача — чаще всего камнем преткновения во взаимодействии с ними служат не возможности табличного редактора, а человеческая «косорукость». Пользователи стирают формулы из ячеек, вносят некорыстные данные, в общем, портят плоды наших трудов.

К счастью они делают это не со зла, и все что нужно нам — разработчикам, снабдить их подсказками и уже готовыми заранее ответами. Как это сделать, я расскажу в этой статье.

Вот и моя демонстрационная excel-таблица. Как её заполнять?

Подсказки в MS Excel

Первый способ вставки подсказки

Первым делом разберемся c подсказками. Взгляните на мою табличку. Вроде бы все просто, однако даже при такой простоте можно нагородить солидный огород. К примеру, поле «номер документ» — это №1, 1, или 22.03-1?

Самый проcтой способ вставить примечание в лист MS Excel

Самое простое, это щелкнуть по нужной ячейке правой кнопкой мыши и выбрать пункт «Вставить примечание«. В появившемся поле достаточно написать требуемый текст, и если пользователь поднесет курсор мыши к этой ячейке, текст немедленно появится во всплывающей подсказке.

Обратите внимание: ячейка с примечанием помечена особым значком — маленьким красным треугольником в правом верхнем углу. Сам же текст примечания может быть отформатирован как любой другой — вы можете сделать его жирным или курсивным, чтобы подчеркнуть особо важные моменты своего послания.

Удалить примечания можно только из контекстного меню правой кнопки мыши

Обратите внимание: нажатие кнопки «Delete» в ячейке не удалит примечание. Избавиться от него (или изменить его текст) можно повторно щелкнув в ячейке правой кнопкой мыши и выбрав пункт «Удалить примечание» или «Изменить примечание».

Второй способ вставки подсказки

Ещё один способ ввести подсказку интересен нам только с точки зрения того, о чем пойдет разговор дальше (фильтрации ввода), тем не менее знать о нем полезно.

Примечания в Excel с помощью проверки данных

Поставьте курсор мыши в выбранную ячейку, на панели «Данные» в группе «Работа с данным» откройте инструмент «Проверка данных«, и заполните поля «заголовок» и «текст сообщения» на вкладке «Сообщение для ввода«. Нажмите «Ок».

Теперь, при щелчке на ячейке с подсказкой (обратите внимание — отмеченная таким способом ячейка не помечается красным треугольником, и выглядит так же как любая другая) также будет выведен его текст в желтом прямоугольнике. Удалить и изменить примечание введенное через «Проверку данных» с помощью правой кнопки мыши, нельзя.

Проверка по числу введенных символов

Подсказки — это хорошо, но что делать с самыми «прогрессивными» пользователями, которые подсказок не читают? Остается одно — бить по рукам… то есть использовать фильтрацию ввода, я хотел сказать.

Снова открываем инструмент «Проверка данных«, переходим на вкладку «Параметры» и смотрим на наши возможности по ограничению возможностей пользователя.

Проверка по числу введенных символов в MS Excel

Первое, что может оказаться полезным, это проверка по длине введенного текста. Выбираем пункт «Длина текста» и указываем любой диапазон ограничений. К примеру, я хочу чтобы текст в поле «Сообщение» был как можно более кратким, но в то же время ячейка не могла оставаться пустой. Значения от 3-х до 25 введенных символов, этого вполне хватит, чтоб вписать что-то вроде «Напоминание об оплате» (21 символ), а при попытке ввести более длинный текст, MS Excel выдаст окно-предупреждение и не даст завершить ввод.

Слишком длинный текст! Excel стоит на страже и не пропустит такой очевидной ошибки

Проверка по числу

Ещё один хороший способ фильтрации который пригодится без сомнения: фильтрация по числу. Установите фильтр подобный указанному на рисунке и навсегда избавьтесь от проблем с тем, что в поле цена появляются буквы, пробелы и лишние символы.

Проверка по числу в Excel

Фильтрация на ввод чисел работает ничуть не хуже

Выбор из имеющегося списка значений

Самая мощная и интересная проверка ввода в MS Excel — выборка из выпадающего списка. Она подойдет не для всех типов ячеек, но там где нужна точность, а диапазон значений не слишком велик, выборка по списку это то что надо.

А теперь, сделаем проверку по выпадающему списку в MS Excel. Данные введем вручную, через точку с запятой.

Выбираем в «Проверке данных» вкладку «Параметры«, и указываем «Тип данных» → «Список». Ввести «предустановленные» значения можно двумя способами:

…или выберем из диапазона

Второй способ более интересен, так как данные «спрятаны» от пользователя, зато набить их больше десятка подряд — проблематично. Первый способ позволяет без проблем задать намного больший список для выбора данных, однако прежде придется этот список разместить где-то в документе (каждое значение на отдельной строке), например на отдельном «служебном» листе в той же книге MS Excel.

Выбор из списка на листе MS Excel. Других данных ввести не удастся.

Вот и готово — теперь заполнить ячейку можно лишь теми значениями, что мы указали в списке. При попытке ввести данные вручную, MS Excel выдаст нам уже знакомую ошибку.

Кстати, можно изменить и её текст — для этого перейдите на вкладку «Сообщение для вывода» в «Проверке данных», как мы уже делали при «втором способе» вставке подсказок, измените текст на требуемый.

Во время работы с большими объемами информации, особенно когда ее обработка осуществляется формулами или макросами, важно, чтобы данные не имели ошибок, которые способны повлиять на итог. Сложности в получении корректных исходников появляются, когда они поступают из неструктурированных источников (плохо спроектированные базы данных, ручное заполнение таблиц и форм незаинтересованными в результате людьми). Особенно трудно добиться правильного оформления по определенной маске (шаблону). Например, дату в виде строки можно записать несколькими способами:

В статье описывается функционал, позволяющий упростить процесс сбора и проверки данных в Excel.

Где находится?

Для настройки параметров проверки вводимых значений необходимо на вкладке «Данные» в области «Работа с данными» кликнуть по иконке «Проверка данных» либо выбрать аналогичный пункт из раскрывающегося меню:

На экране появиться окно с настройками по умолчанию, где в качестве типа данных может быть использовано любое значение:

Настройка условия проверки

Изначально требуется выбрать тип проверяемых данных, что будет являться первым условием. Всего предоставлено 8 вариантов:

В соответствии с выбранным пунктом, появляется возможность выбора дополнительных условий. Для чисел, дат, времени и длины текста возможно указать ограничения: меньше, больше, диапазон и т.п. К списку обязательно привязывается источник, а пункт «другой» предлагает ввести формулу, возвращающую логическое значение.

Самым необычным видом является выпадающий список.

Он позволяет выбирать значения, указанные в качестве источника и ограничивать допустимые значения им же. Также возможно создавать динамические выпадающие списки.

Всплывающая подсказка ячейки Excel

Функционал проверки данных в Excel позволяет настраивать всплывающие подсказки для ячеек листа. Для этого следует перейти на вторую вкладку окна проверки вводимых значений – «Сообщение для ввода».

На изображении показан пример возможного сообщения для ячейки, в которую вносятся целые числа от 1 до 31 (настройки вкладки «Параметры»). Заголовок и сообщения указываются по Вашему усмотрению, каких-либо правил к их оформлению нет. Не забудьте установить галочку на поле «Отображать подсказку, если ячейка является текущей», иначе сообщение будет деактивировано.

Пример всплывающей подсказки в Excel:

Вывод сообщения об ошибке

Последняя вкладка окна проверки данных позволяет настроить поведение и вывод сообщений при обнаружении ошибочного значения.

Существует три варианта сообщений, отличающихся по поведению:

Останов является сообщением об ошибке и позволяет произвести только 2 действия: отменить ввод и повторить ввод. В случае отмены новое значение будет изменено на предыдущее. Повтор ввода дает возможность скорректировать новое значение.

Предупреждение более лояльно в сравнении с остановом, так как позволяет оставлять значение, не соответствующее условиям проверки, после подтверждения ввода пользователем.

Сообщение выводить ошибку в виде простой информации и дает возможность отменить последнее действие.

Заголовок и сообщение заполняются по Вашему желанию.

Пример вывода одной и той же ошибки, но под разными видами:

Если материалы office-menu.ru Вам помогли, то поддержите, пожалуйста, проект, чтобы мы могли развивать его дальше.

У Вас недостаточно прав для комментирования.

Для таблиц, которые используют постоянные и повторяющиеся данные (например фамилии сотрудников, номенклатура товара или процент скидки для клиента) чтобы не держать в голове и не ошибиться при наборе, существует возможность один раз создать стандартный список и при подстановке данных делать выборку из него. Данная статья позволит вам использовать 4 разных способа как в экселе сделать выпадающий список.

Способ 1 — горячие клавиши и раскрывающийся список в excel

Данный способ использования выпадающего списка по сути не является инструментом таблицы, который надо как либо настраивать или заполнять. Это встроенная функция (горячие клавиши) которая работает всегда. При заполнении какого либо столбца, вы можете нажать правой кнопкой мыши на пустой ячейке и в выпадающем списке выбрать пункт меню «Выбрать из раскрывающегося списка».

Этот же пункт меню можно запустить сочетанием клавиш Alt+»Стрелка вниз» и программа автоматически предложит в выпадающем списке значения ячеек, которые вы ранее заполняли данными. На изображении ниже программа предложила 4 варианта заполнения (дублирующиеся данные Excel не показывает). Единственное условие работы данного инструмента — это между ячейкой, в которую вы вводите данные из списка и самим списком не должно быть пустых ячеек.

Использование горячих клавиш для раскрытия выпадающего списка данных

При чем список для заполнения таким способом работает как в ячейке снизу, так и в ячейке сверху. Для верхней ячейки программа возьмет содержание списка из нижних значений. И опять же не должно быть пустой ячейки между данными и ячейкой для ввода.

Выпадающий список может работать и в верхней части с данными, которые ниже ячейки

Способ 2 — самый удобный, простой и наиболее гибкий

Данный способ предполагает создание отдельных данных для списка. При чем данные могут находится как на листе с таблицей, так и на другом листе файла Excel.

Создание набора данных для списка

Введите имя для набора данных

Создать выпадающий список можно сразу для нескольких ячеек

Для создания проверки вводимых значений введите имя ранее созданного списка

При попытке ввести значение, которого нет в заданном списке, эксель выдаст ошибку.

Кроме списка можно вводить данные вручную. Если введенные данные не совпадут с одним из данных — программа выдаст ошибку

А при нажатии на кнопку выпадающего списка в ячейке вы увидите перечень значений из созданного ранее.

Способ 3 — как в excel сделать выпадающий список с использованием ActiveX

Чтобы воспользоваться этим способом, необходимо чтобы у вас была включена вкладка «РАЗРАБОТЧИК». По умолчанию эта вкладка отсутствует. Чтобы ее включить:

Включение вкладки «РАЗРАБОТЧИК»

Теперь вы сможете воспользоваться инструментом «Поле со списком (Элемент ActiveX)». Во вкладке «РАЗРАБОТЧИК» нажмите на кнопку «Вставить» и найдите в элементах ActiveX кнопку «Поле со списком (Элемент ActiveX)». Нажмите на нее.

Нарисуйте данный объект в excel выпадающий список в ячейке, где вам необходим выпадающий список.

Теперь необходимо настроить данный элемент. Чтобы это сделать, необходимо включить «Режим конструктора» и нажать на кнопку «Свойства». У вас должно открыться окно свойств (Properties).

С открытым окном свойств нажмите на ранее созданный элемент «Поле со списком». В списке свойств очень много параметров для настройки и вы сможете изучив их, настроить очень много начиная от отображения списка до специальных свойств данного объекта.

Но нас на этапе создания интересуют только три основных:

В строке ColumnCount я указал значение 2 и теперь в списке выпадающие данные выглядят вот так:

Как видите получился выпадающий список в excel с подстановкой данных из второго столбца с данными «Поставщик».

Источник

Отображение и скрытие всплывающих подсказок и свойств в отчете сводной таблицы

С помощью экранной ссылки можно получить контекстные или дополнительные сведения, например свойства участника в кубе OLAP, сведения о поле в отчете сводная диаграмма или сводная диаграмма данных.

Контекстная экранная строка — это сводная информация о значении, строке или столбце поля. Например, при надвижении указателя на ячейку в области значений контекстная экранная строка отображает текущее значение, а также расположение строки и столбца. Эта контекстная экранная советка особенно полезна при работе с большим отчетом и не нужно менять макет или прокручивать отчет для поиска или проверки этих сведений.

Щелкните отчет сводной таблицы.

На вкладке Анализ в группе Таблица нажмите кнопку Параметры.

В диалоговом окне Параметры таблицы перейдите на вкладку Экран, а затем в области Экран выберитепараметр Показывать контекстные подскаки.

Если отчет pivotttable подключен к кубу OLAP служб Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services и администратор куба включил отображение сведений о свойстве участника, значения свойств можно отобразить во во время перемещения указателя по полю во экранной технической части. Например, продукт может содержать дополнительные сведения о свойстве, такие как ключ продукта, цена за цену за акции и уровень акций. Кроме того, вы можете управлять тем, какие сведения о свойствах будут отображаться во во ветвях.

Примечание: Для этой процедуры требуется, чтобы для поля были определены и включены свойства куба OLAP. Чтобы узнать, доступны ли свойства, щелкните поле правой кнопкой мыши и в ярлыке выберите пункт Показать свойства в отчете. Если в shortcut menu (Без properties Defined)(Свойства не определены) отображаются никакие свойства.

Убедитесь в том, что свойства членов отображаются для отчета в отчете. Для этого сделайте следующее:

На вкладке Анализ в группе Таблица нажмите кнопку Параметры.

В диалоговом окне Параметры таблицы перейдите на вкладку Экран, а затем в области Экран выберите параметр Показывать свойства в наборах инструментов.

Сведения о свойствах можно отобразить в отчете pivotTable в качестве данных. Например, может потребоваться отсортировать, отфильтровать или распечатать сведения о свойстве.

При фильтрации данных свойств участника отображается подпись свойства участника вместе с именем поля. Например, если свойство «Цвет» является свойством «Продукт», можно отфильтровать продукты по цвету серебристого цвета.

Примечание: Для этой процедуры необходимо, чтобы для поля были определены и включены свойства куба OLAP. Чтобы узнать, доступны ли свойства, щелкните поле правой кнопкой мыши и выберите в ярлыке пункт Показать свойства в отчете. Если в shortcut menu (Без properties Defined)(Свойства не определены) отображаются никакие свойства.

Щелкните отчет сводной таблицы.

Убедитесь в том, что свойства членов отображаются для отчета в отчете. Для этого сделайте следующее:

На вкладке Анализ в группе Таблица нажмите кнопку Параметры.

В диалоговом окне Параметры таблицы перейдите на вкладку Экран, а затем в области Экран выберите параметр Показывать свойства в наборах инструментов.

Щелкните поле в иерархии измерений, для которого вы хотите отобразить поля свойств.

Если уровни, для которых выбраны поля свойств, не отображаются в отчете, щелкните поле и нажмите кнопку Развернуть .

На вкладке Анализ в группе Инструменты нажмите кнопку Средства OLAPи выберите свойства Поля.

Появится диалоговое окно Выбор полей свойств для измерения.

В списке Выбрать свойства из уровня выберите каждый уровень, для которого вы хотите отобразить поля свойств, а затем дважды щелкните поля свойств, которые нужно отобразить.

В поле Поля свойств используйте кнопки и для упорядочения полей свойств в том порядке, в который они должны отображаться в отчете.

Убедитесь, что выбран параметр Показывать поля для этого измерения в форме структуры и нажмите кнопку ОК.

Примечание: В полях столбцов поля свойств отображаются только для элементов с наименьшим уровнем детализации, отображаемого в отчете. Чтобы отобразить поля свойств для других уровней, переместим поле в область подписи строки.

Контекстная экранная строка — это сводная информация о значении, строке или столбце поля. Например, при надвижении указателя на ячейку в области значений контекстная экранная строка отображает текущее значение, а также расположение строки и столбца. Эта контекстная экранная советка особенно полезна при работе с большим отчетом и не нужно менять макет или прокручивать отчет для поиска или проверки этих сведений.

Щелкните отчет сводной таблицы.

На вкладке Параметры в группе Сводная таблица нажмите кнопку Параметры.

В диалоговом окне Параметры таблицы перейдите на вкладку Экран, а затем в области Экран выберитепараметр Показывать контекстные подскаки.

Если отчет pivotttable подключен к кубу OLAP служб Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services и администратор куба включил отображение сведений о свойстве участника, значения свойств можно отобразить во во время перемещения указателя по полю во экранной технической части. Например, продукт может содержать дополнительные сведения о свойстве, такие как ключ продукта, цена за цену за акции и уровень акций. Кроме того, вы можете управлять тем, какие сведения о свойствах будут отображаться во во ветвях.

Примечание: Для этой процедуры требуется, чтобы для поля были определены и включены свойства куба OLAP. Чтобы узнать, доступны ли свойства, щелкните поле правой кнопкой мыши и в ярлыке выберите пункт Показать свойства в отчете. Если в shortcut menu (Без properties Defined)(Свойства не определены) отображаются никакие свойства.

Убедитесь в том, что свойства членов отображаются для отчета в отчете. Для этого сделайте следующее:

На вкладке Параметры в группе Сводная таблица нажмите кнопку Параметры.

В диалоговом окне Параметры таблицы перейдите на вкладку Экран, а затем в области Экран выберите параметр Показывать свойства в наборах инструментов.

Сведения о свойствах можно отобразить в отчете pivotTable в качестве данных. Например, может потребоваться отсортировать, отфильтровать или распечатать сведения о свойстве.

При фильтрации данных свойств участника отображается подпись свойства участника вместе с именем поля. Например, если свойство «Цвет» является свойством «Продукт», можно отфильтровать продукты по цвету серебристого цвета.

Примечание: Для этой процедуры необходимо, чтобы для поля были определены и включены свойства куба OLAP. Чтобы узнать, доступны ли свойства, щелкните поле правой кнопкой мыши и выберите в ярлыке пункт Показать свойства в отчете. Если в shortcut menu (Без properties Defined)(Свойства не определены) отображаются никакие свойства.

Щелкните отчет сводной таблицы.

Убедитесь в том, что свойства членов отображаются для отчета в отчете. Для этого сделайте следующее:

На вкладке Параметры в группе Сводная таблица нажмите кнопку Параметры.

В диалоговом окне Параметры таблицы перейдите на вкладку Экран, а затем в области Экран выберите параметр Показывать свойства в наборах инструментов.

Щелкните поле в иерархии измерений, для которого вы хотите отобразить поля свойств.

Если уровни, для которых выбраны поля свойств, не отображаются в отчете, щелкните поле и нажмите кнопку Развернуть .

На вкладке Параметры в группе Инструменты нажмите кнопку Средства OLAPи выберите свойства Поля.

Появится диалоговое окно Выбор полей свойств для измерения.

В списке Выбрать свойства из уровня выберите каждый уровень, для которого вы хотите отобразить поля свойств, а затем дважды щелкните поля свойств, которые нужно отобразить.

В поле Поля свойств используйте кнопки и для упорядочения полей свойств в том порядке, в который они должны отображаться в отчете.

Убедитесь, что выбран параметр Показывать поля для этого измерения в форме структуры и нажмите кнопку ОК.

Примечание: В полях столбцов поля свойств отображаются только для элементов с наименьшим уровнем детализации, отображаемого в отчете. Чтобы отобразить поля свойств для других уровней, переместим поле в область подписи строки.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Источник