Как требуется оформлять дату документа
Новый гост для оформления документов
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.
Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.
Мы прочитали его весь — вот главное.
Как составлять документы по госту
Вот несколько советов из стандарта:
Зачем гост для документов
У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.
Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.
Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.
Когда документ на нескольких страницах
Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.
У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.
Шрифты — бесплатные
Шрифты рекомендуют такие:
Или похожие по начертанию и размеру.
В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.
Отступы и интервалы
Абзацный отступ — 1,25 см.
Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.
Вот требования к интервалам:
Минимальные поля для всех документов:
Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.
Выравнивание — по ширине
Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.
Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.
Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.
От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса
Реквизиты документа
Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.
В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.
По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.
Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:
Требования к оформлению документов по делопроизводству
Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.
Правила оформления документов и их значение
Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.
В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.
Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?
Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:
Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.
Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:
Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.
Требования ГОСТа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.
Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:
В приложениях А, В даны:
На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.
Документы организации: учитываем новый стандарт
На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?
Вот эти важные моменты:
Заключение
Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.
В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.
Дата признания расходов по документам, выставленным через ЭДО
При налоговом учете расходов производственного характера датой осуществления услуг (работ) признается дата подписания акта их приемки-передачи. Датой внереализационных и прочих расходов признается дата расчетов или дата предъявления документов, служащих основанием для расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода.
Эти общие правила применяются к “бумажному” документообороту. Разъяснены некоторые специфические моменты налогового учета расходов при электронном документообороте, а именно – на какую из дат, содержащихся в электронном первичном документе, следует признавать расходы.
Порядок учета расходов по налогу на прибыль при применении метода начисления установлен статьей 272 НК РФ. Отдельных правил признания затрат, подтверждаемых электронными первичными документами, закон не устанавливает.
Расходы, которые уменьшают базу по прибыли
Среди расходов, которые формируют налоговую базу по прибыли конкретной фирмы, имеется две группы расходов:
Расходы, связанные с производством и реализацией, в свою очередь делят:
Обоснование расходов
На тот или иной вид расходов фирмы должны быть документы, которые их подтверждают. Если в затраты включена стоимость материалов – это накладные на оприходование, договор купли-продажи (если он был заключен в письменной форме), счета-фактуры. Если в расходы включены те или иные услуги производственного характера – это договор и акт их сдачи-приемки. По командировочным расходам это проездные документы, приказ о направлении в командировку и т. д.
Перечень расходов по производству и реализации, который дан в Налоговом кодексе РФ, не является закрытым.
Уменьшать прибыль фирмы могут и те расходы, которых в нем нет. Главное, чтобы затраты были документально подтверждены и экономически обоснованы, то есть связаны с получением дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Экономически оправданными затратами можно считать прежде всего те, без которых невозможно выполнение того или иного договора. Как сказано в статье 432 ГК РФ, существенными являются:
Таким образом, если ваша фирма договорилась оплатить те или иные расходы и это условие является по договору существенным, то они считаются экономически оправданными. Следовательно, данные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль.
Существенными могут быть и другие условия, которые указаны в договоре.
Главное – должны соблюдаться условия:
Расходы и первичка
Расходы – это обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК РФ). Под документально подтвержденными расходами в целях налогообложения прибыли организаций понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
Оформлению первичным учетным документом подлежит каждый факт хозяйственной жизни организации (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”, далее – Закон № 402-ФЗ).
Факт хозяйственной жизни означает сделку, событие, операцию, которые оказывают (или способны оказать влияние) на финансовое положение, финансовый результат, движение денежных средств компании (п. 8 ст. 3 Закона № 402-ФЗ). При этом первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Обязательные реквизиты
Закон № 402-ФЗ не требует обязательно применять унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом РФ. Используемые в организации формы первичных учетных документов утверждает ее руководитель (часть 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Но все они должны содержать обязательные реквизиты:
Пунктом 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ установлено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Если учетной политикой компании предусмотрено, что в качестве первичных документов применяются унифицированные формы, но для какого-то факта хозяйственной жизни бланк не предусмотрен, фирма может разработать его самостоятельно.
Когда электронный документ приравнивается к бумажному
Первичный учетный документ, составленный в электронном виде, соответствующий по составу показателей требованиям Закона № 402-ФЗ, может являться основанием для формирования данных налогового учета. Кроме того, первичные учетные документы в электронном виде могут подтверждать доходы и расходы для целей налогообложения в случаях, когда информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, по правилам Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее – Закон № 63-ФЗ) признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Об этом предупреждала ФНС РФ в письме от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984@.
Компаниям, которые хотят использовать электронный документооборот в “первичке”, налоговые контролеры рекомендуют применять утвержденные ими форматы акта приемки-сдачи работ (услуг) и товарной накладной ТОРГ-12.
Таким образом, если первичный учетный документ соответствует требованиям Закона № 402-ФЗ, а также подписан электронной подписью с соблюдением требований Закона № 63-ФЗ, то он может являться основанием для формирования данных налогового учета, а также подтверждать доходы и расходы компании в целях обложения налогом на прибыль.
Дата признания расхода
Порядок признания расходов в целях расчета налога на прибыль при методе начисления на основании электронного документа такой же, как и при оформлении документа на бумаге. Расходы, принимаемые в целях исчисления налога на прибыль, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).
Датой признания расходов при электронном документообороте должна признаваться дата составления электронного документа, подтверждающего затраты.
При налоговом учете расходов датой осуществления услуг (работ) производственного характера признается дата подписания акта их приемки-передачи (п. 2 ст. 272 НК РФ).
Однако при ЭДО может сложиться неоднозначная ситуация с датами.
Например, фирма подписывает с заказчиками акты сдачи-приемки выполненных работ в системе для обмена юридически значимыми документами. Дата передачи работ в актах соответствует дате составления актов. По условиям договора заказчик может принимать работы в течение нескольких дней с момента получения акта и только после этого подписывать акт электронной подписью. Возникает ситуация, когда дата составления акта относится к одному отчетному (налоговому) периоду, а дата фактического подписания документа заказчиком – к следующему периоду. ФНС разъяснила, что в подобных случаях датой признания расходов должна признаваться именно дата составления электронного документа.
Что касается внереализационных расходов, то их датой признается дата расчетов или дата предъявления документов, служащих основанием для расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода (п. 7 ст. 272 НК РФ). Налоговики в комментируемом письме отметили, что под датой предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, также следует понимать дату их составления.
Но возник следующий вопрос: какую из дат, содержащихся в электронном первичном документе, считать датой его составления?
Ответили налоговики так.
Например, формат УПД содержит даты:
Так вот, датой подписания документа является та дата, когда фактически был подписан документ, независимо от того, совпадает ли она с каким-либо из перечисленных реквизитов.
А период оказания услуг исполнитель может указать в элементе “Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав” (НаимТов) или “Наименование работ (услуг)” (НаимРабот). Кстати, в новом формате УПД (утв. приказом ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@) для автоматизированной обработки такой информации выделены отдельные элементы (ДатаНач; ДатаОкон).
Заметим, что это не что иное, как “содержание факта хозяйственной жизни”. Именно здесь содержится информация о том, кто, кому, на каком основании, в каком объеме, когда и что сделал. Если дата составления документа и дата самого факта хозяйственной жизни не совпадают, то в части документа, описывающей факт хозяйственной жизни, должна быть четко прописана дата свершения хозяйственной операции (дата приема груза, принятия работ или услуг и др.).
Эксперт “НА” С.М. Львовский
Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Я ндекс Дзен!
Как правильно и быстро ввести дату в документах 1С?
Вы, наверное, смотрите на заголовок и думаете: «А что можно вводить дату как-то неправильно?». Дата документа — пожалуй, один из самых недооценённых реквизитов. При этом его заполнение влияет на большое количество факторов.
Например, если ошибиться с датой при вводе документа «Поступление (акты, накладные, УПД)», то расходы могут лечь на некорректный период. А при ошибке в дате полученной счёт-фактуры вы получите требование от налогового органа с просьбой внести корректировки.
Чаще всего пользователи ошибочно вводят год документа. Вместо 2021 можно встретить 0221, 2001, и даже 2221.
Но если вы будете вводить дату документа по алгоритму, описанному ниже, то сможете минимизировать свои опечатки.
Итак, для ввода даты, приходящейся на текущий месяц и текущий год, достаточно набрать число в графе «Дата» и после этого нажать на кнопку «Enter».
Программа автоматически и безошибочно подставит текущий месяц и текущий год в вашу дату.
Если же вы вводите в базу документ датированный предыдущими месяцами текущего года, то в графе дата следует набирать число и месяц.
После нажатия на кнопку «Enter», текущий год автоматически будет заполнен в графе «Дата».
Если же необходимо внести документ, датированный годом, отличным от текущего, то придется вводить всю дату полностью.
СРОЧНО!
Успейте разобраться в ФСБУ 5/2019 «Запасы», пока вас не оштрафовали. Самый простой способ – короткий, но полный курс повышения квалификации от гуру бухгалтерского учета Сергея Верещагина
Дата подписания в ЭДО
Электронный документооборот сейчас привлекает все больше последователей, так как ускоряет и оптимизирует бизнес-процессы в компании. Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ, документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, приравнивается к документу, подписанному собственноручно. Это позволяет ускорить обмен документами и не дублировать их на физическом носителе.
У представителей компаний, которые недавно перешли на электронный документооборот, могут возникать вопросы, касающиеся нюансов работы и сроков подписания документов по ЭДО. Разберем, как правильно указывать дату подписания документа в сервисах ЭДО.
Важна ли дата подписания?
Дата совершения факта хозяйственной жизни, указанная в первичных документах, имеет значение в бухгалтерском и налоговом учете. Это связано с тем, что именно с даты приема товаров и услуг организация может учесть свои расходы и принять к вычету НДС. И этот период обозначается с помощью даты совершения факта хозяйственной жизни. До этого момента компания не имеет права принять расходы к учету.
В бумажных документах даты составления и подписания во многих случаях совпадают. И только иногда, например, если указали в договоре, что работы не будут приняты, пока акт не подпишет заказчик, в документе отдельно указывают дату подписания.
В ЭДО фиксируется несколько дат: создания документа, совершения факта хозяйственной жизни и подписания. Последняя формируется в момент, когда документ подписывают КЭП. Дата подписания не обладает большим значением, так как Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ предусматривает, что в реквизитах документов должны быть только даты хозяйственной жизни, а также даты составления документа.
Момент, когда документ подписывают КЭП, равен дате подписания в ЭДО. Даты документа и дата совершения хозяйственной жизни заполняются контрагентами по их усмотрению.
Факт подписания и дата подписания документа подтверждают совершение сделки между сторонами. Это указано в пункте 2 статьи 11 Федерального закона № 63-ФЗ. На указание периода отгрузки или оказания услуги дата подписания не влияет.
Переходите на ЭДО, настраивайте ваши бизнес-процессы в Контур.Диадоке. Формируйте документы и отправляйте их контрагентам
Какой должна быть дата подписания документа в ЭДО
Нет методологии, предписывающей правила указания даты подписания электронного документа. Эксперты советуют не использовать ее для учетных целей, а ориентироваться на факты хозяйственной жизни.
К примеру, день получения товара — 23 июня, а документ вы подписали только 10 июля. В данном случае необходимо указать 23 июня как дату получения товара.
Вопрос-ответ
Можно ли в ЭДО подписать старые документы
Многие интересуются, возможно ли подписание документов по ЭДО задним числом. Здесь надо понимать, что дата подписания у операторов ЭДО будет определена автоматически, то есть система фиксирует текущую дату в момент подписания. Дату приема работ организация может выставить по своему усмотрению, как в примере выше.
Как в ЭДО исправить подписанный документ
Если организация подписала и отправила электронный документ, а контрагент предложил внести в него правки, исправить ситуацию можно несколькими способами:
Если документ аннулировать, то дата подписания будет отличаться от даты совершения хозяйственной операции. Но, как мы указали выше, по текущему законодательству это вполне допустимо.
Что делать, если в документе напротив статуса ЭДО указано «Ошибка при подписании документа» или «Ошибка в подписи»
В системах ЭДО может произойти ситуация, когда во входящем документе установлен статус электронной подписи «Ошибка при подписании документа» или «Ошибка в подписи». Причин может быть несколько:
Ответим на ваши вопросы об электронных документах, поможем выпустить КЭП и настроить ЭДО