Как сэкономить на кассовом аппарате

Как минимизировать затраты на внедрение онлайн-кассы

Не секрет, что многие розничные предприниматели еще не обзавелись новыми кассами. Причины могут быть разные: кто-то не хочет афишировать свои доходы и предпочитает до поры до времени работать «в серую», кто-то опоздал, никак не соберется и по старой русской традиции надеется на авось, а кому-то и вовсе полагается отсрочка до следующего года.

Так или иначе процесс замены касс, несмотря на истекший дедлайн, еще далек от завершения, и для многих ритейлеров вопрос цены остается серьезным барьером для перехода на «светлую сторону». Особенно чувствителен к расходам малый бизнес.

Для тех, кто не успел, есть хорошая новость и плохая. Хорошая состоит в том, что сегодня на рынке представлено намного больше моделей, чем полгода назад, есть подешевле, есть подороже (от 20 000 до 40 000 руб. в зависимости от модели), а значит всегда можно выбрать то, что больше подходит вашему бизнесу, исходя из текущих и стратегических задач и бюджета. Если касса нужна как средство автоматизации бизнеса, то надо искать такую, которая умеет работать с распространенными товароучетными системами. Если стоит задача соблюдать закон и не более того, можно найти вариант попроще и подешевле, лишь бы умел выгружать данные о продажах в таблицы Excel.

Плохая новость состоит в том, что покупкой кассы не обойтись. Кроме покупки нового аппарата и фискального накопителя, требуются установка, ежемесячное обслуживание, договор с оператором фискальных данных, электронная цифровая подпись и оплата программного обеспечения. Дополнительные расходы сопоставимы по цене со стоимостью самой кассы, то есть суммарные расходы на покупку и установку колеблются от 40 000 до 80 000 руб. в зависимости от региона. А это весьма ощутимо для небольшого торгового предприятия. Как сэкономить?

Способ №1 — модернизировать старую кассу

Этот способ подходит тем, кто приобретал кассовую технику не раньше 2015 года (примерно с этого периода многие устройства производились с расчетом на модернизацию). Вполне возможно, что ваш аппарат достаточно «перепрошить» и адаптировать под новые требования 54-ФЗ, подключив к нему компьютер с программой.

Состав комплекта доработки зависит от производителя, в некоторые кассы необходимо установить накопитель, а в других придется также менять платы. Но прежде, чем хвататься за отвертку, надо уточнить у производителя — можно ли в принципе доработать кассу. И уже потом решать, стоит ли игра свеч.

На первый взгляд, расходы на модернизацию не будут выглядеть слишком большими. Но, как показывает практика, все эти преобразования — настройки, ремонт, поддержка — в конечном счете выливаются в приличную сумму, а выживаемость и работоспособность таких конструкций остается под большим вопросом.

Способ №2 — правильно выбрать кассу

Существенно сэкономить в стратегической перспективе поможет правильный выбор кассы. Обычно критерия два — кто-то ориентируется на раскрученность бренда, а кто-то на цену — чем меньше, тем лучше. Но в данном случае входная цена не является показателем экономии, более весомый критерий — это ежегодная стоимость владения или во что вам выльется не только покупка, но и содержание нового аппарата.

Обратить внимание следует на простоту установки и функциональность ПО, именно эти факторы могут повлиять на бюджет:

Способ №3 — правильно выбрать модель сервисной поддержки

Как работает поддержка и какие вопросы они готовы с вами решать? В большинстве случаев вас будут направлять «туда, где купили», то есть в центр продажи кассовых аппаратов. Это поддержка по модели «приносите и там посмотрим» или «покупайте спецтариф на обслуживание и, если что, наш мастер к вам придет». Понятно, что по приезду вам выставят дополнительный счет за починку и решение проблем. Я сам видел один прайс, где «очистка мусорной корзины» инженером ЦТО в рамках его работ по настройке приложения Windows стоила 500 руб.!

Нужно искать другой вариант обслуживания — такой, чтобы большинство проблем решалось по телефону, когда мастер заходит на вашу кассу, выявляет и устраняет имеющуюся проблему дистанционно.

Способ №4 — взять кассу в аренду

Если вы занимаетесь только интернет-продажами, то вам ненужно приобретать кассу в собственность. Дело в том, что интернет-магазину необязательно печатать чек, достаточно отправить его покупателю по электронной почте или SMS. Уже есть промышленные разработки, позволяющие такой сценарий реализовать: веб-фискализация подразумевает обмен данными — с планшетом и интернет-магазином удаленно. Чек отправляется в ОФД и клиенту в момент продажи, что полностью соответствует 54-ФЗ.

Учитывая это обстоятельство, аппарат можно не покупать, а вместо этого взять его в аренду — через облако, обратившись в один из сервисов по аренде интернет-касс. Основное преимущества такого подхода — это снижение единоразовых затрат на оборудование (стоимость аренды меньше покупки как минимум в 2-2,5 раза). Впоследствии придется оплачивать только поддержку и мониторинг — порядка 2000 руб. в месяц. Помимо этого, с предпринимателя снимается головная боль за работоспособность новой кассовой техники. Корректность функционирования — в компетенции компании-поставщика услуги.

Купить кассу (а может и не одну) вам придется в том случае, если вы осуществляете доставку заказов самостоятельно. Соблюдение кассовой дисциплины требует наличие кассового аппарата у каждого курьера. Если же вы пользуетесь услугами сторонней курьерской службы, ничего приобретать не надо — наличие кассы у курьера является целиком и полностью их заботой. Ваша задача — при заключении договора удостовериться, что компания работает по правилам.

Способ №5 — сэкономить на количестве касс

По умолчанию крупные поставщики и сервисы будут советовать купить или арендовать как минимум две кассы — для подстраховки. В этом есть резон только в том случае, если количество совершаемых транзакций превышает 10 000 в сутки. Для тех, кто делает меньше, вполне достаточно одной. Также еще надо учитывать нагрузки в высокие сезоны, например, канун нового года или во время распродаж. Иногда в моменты пиковой нагрузки в магазин поступает порядка 50 заказов за несколько секунд. Если у вас так бывает, есть резон взять вторую кассу. Если нет, то нет. Так что, выбирая новую технику, нужно выяснить, насколько само железо и встроенное ПО готовы к вашим нагрузкам, а также поинтересоваться качеством фискального регистратора — они тоже бывают разными. У тех, что подешевле, пропускная способность ниже.

Если у вас есть и интернет-магазин, и физическая точка присутствия, не спешите приобретать две кассы! Вы можете приобрести и использовать один аппарат и на онлайн, и на офлайн, то есть для приема платежей и в интернете, и в торговом зале. Наконец по этому спорному моменту дали разъяснение! (см. Письмо Минфина РФ от 20.07.2017 № 03-01-15/46230).

В конце концов можно сэкономить и на самой ККТ, используя в ее составе в качестве «управляющего устройства» собственный ноутбук, планшет или даже мобильный телефон. Просто покупаете фискальный регистратор — и готово!

Способ №6 — знать все нюансы законодательства

Уже давно обсуждается (но пока не утверждена) компенсация для ИП, ранее не использовавших кассу. Для таких предпринимателей планируется вычет до 18 000 руб. за каждую ККМ. Не поленитесь отследить, когда эта поправка будет принята.

Также в новой версии 54-ФЗ отменено обязательство заключать договор с ЦТО. Фискальный накопитель можно заменить самостоятельно, что позволит сэкономить до 10 000 руб. в год.

А вот подключение к ОФД, как раз наоборот, обязательно для всех владельцев онлайн-касс. На данный момент в реестре имеется почти 20 операторов, поэтому не бегите к первому найденному в интернете, а узнайте, у кого из них наиболее выгодный тариф и условия, на которых предоставляется услуга. Пусть разница будет и не очень большая, но зачем отдавать лишнее при прочих равных? Да и любая «прибавка к жалованию» всегда приятна.

Иван Воробьев, руководитель дирекции по развитию бизнеса I-Retail

Все самое интересное о бизнесе — на нашем канале в Telegram. Присоединяйтесь!

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Сколько стоит онлайн-касса для ИП и как на ней сэкономить

Бизнес обязан применять онлайн-кассы в 2021 году. Исключений минимум. При этом онлайн-касса для предпринимателей — не просто кассовый аппарат, который выдаёт чеки, это целая система устройств и программ, без которых невозможно работать по закону. Касса «под ключ» даже для микробизнеса может обойтись в 30–50 тысяч ₽. Рассказываем, из чего складываются эти расходы и на чём можно сэкономить.

ИП для работы с онлайн-кассой должен купить фискальный накопитель и не только

Чтобы использовать онлайн-кассу, понадобится фискальный накопитель, сам кассовый аппарат и дополнительное оборудование.

Фискальный накопитель (с учётом вида бизнеса)

Кассовый аппарат (на выбор)

Дополнительное оборудование (по необходимости)

Каждому предпринимателю приходится выбирать оптимальные варианты по каждой из трёх позиций. Нельзя работать без фискального накопителя или кассового аппарата, а также не обойтись без дополнительного оборудования, если оно не идёт в комплекте с кассой.

Как сэкономить при покупке контрольно-кассовой техники (ККТ)

эксперт сервиса Контур.Маркет

Выбирая кассу, можно сразу определить, получится ли сэкономить на покупке дополнительного оборудования или нет. Например, если ИП подходит кассовый аппарат со встроенным эквайрингом и сканером (модель MSPOS-E-Ф), то можно сэкономить несколько тысяч рублей на приобретении этих дополнительных устройств. Отдельно не придётся их докупать.

Инструкция для ИП: как выбрать онлайн-кассу и не переплатить

ИП должен оплачивать сопутствующие услуги

Чтобы онлайн-касса могла работать, нужно оплатить ряд услуг при покупке ККТ.

Разовые затраты на старте

Кроме стартовых расходов, есть ещё сопутствующие, которые возникают в процессе использования кассы. Без этого не получится соблюдать требования законодательства.

генеральный директор БИФИТ Касса

Чтобы сэкономить, ИП стоит продумать заранее, как он будет использовать кассу — с помощью приложения на смартфоне через Wi-Fi или Bluetooth или потребуется подключение к компьютеру. У ККТ должны быть все необходимые интерфейсы.

Если нужно подключить сканер или электронные весы — тоже важно проверить наличие соответствующего входа под них. Заранее нужно узнать, какое используется кассовое программное обеспечение (ПО), нет ли для него скрытых платежей и соответствует ли оно 54-ФЗ в принципе.

Если не уточнить эти моменты при покупке, то есть большой риск переплаты или даже замены кассы в будущем.

Регулярные затраты

эксперт сервиса Контур.Маркет

Экономия на ККТ более ощутима, если пользоваться акциями или всё необходимое приобретать в одной компании. Это не только о кассовом аппарате и фискальном накопителе, но и о программном обеспечении и сервисах, которые помогают «подружить» компоненты между собой и соблюсти все требования закона. Например, ИП может получить сразу кассу, ПО, учётный сервис для ведения номенклатуры, услуги ОФД (для отправки чеков в налоговую) и круглосуточную техподдержку. В комплекте это выходит дешевле, чем по отдельности приобретать в разных местах.

Чтобы не переплачивать за онлайн-кассу, нужно найти оптимальный набор «железа» (кассовый аппарат, фискальный накопитель, допоборудование) и выбрать лучшее решение по сопутствующим услугам. Предварительно ИП нужно рассчитать общую стоимость всех затрат как на старте, так и в процессе применения кассы, чтобы это не стало неожиданностью.

Источник

Как сэкономить на приобретении онлайн-кассы

Периодически мне попадаются статьи о том, как сэкономить на покупке онлайн-кассы. Зачастую написаны они с явным незнанием дела, ведь, по моему опыту, можно приобрести ещё лучше и дешевле. В этой статье я расскажу о наиболее экономном способе приобретения онлайн кассы и сопутствующих товаров и услуг.

Что советуют другие?

Один предприниматель хвалится как он сэкономил, рассказывает, что купил дешевую кнопочную кассу с фискальным накопителем за 15.000 рублей, докупил к ней доступ к ОФД на 1 год за 3.000 рублей, потом еще что-то, и в итоге ему все обошлось в 28.000 рублей.

На самом деле он мог сэкономить гораздо больше. О том, как это сделать, я расскажу максимально подробно.

На чем можно сэкономить?

Сэкономить можно на каждой детали, товаре и услуге, которые необходимы для полноценного функционирования онлайн-кассы:

1. Касса

Я не рекомендую покупать кнопочные онлайн-кассы. Они, конечно же, дешевле смарт-касс, но в перспективе они могут оказаться затратнее: кнопочные кассы не могут самоперепрошиваться и самообновляться, как это могут кассы на базе компьютеров, планшетов и смартфонов, в том числе смарт-кассы. Федеральный закон №54, регламентирующий применение онлайн-касс, неоднократно переписывали, в связи с чем, владельцев онлайн-касс обязывали менять настройки. Так, например, произошло после изменения ставки НДС и переименованием безналичной оплаты. Если придется перепрошивать онлайн-кассу, то смарт-кассы сделают это самостоятельно и бесплатно, а вот кнопочные придется перепрошивать через ЦТО (инженерные сервисные центры обслуживания ККТ) за деньги. Как я слышал, перепрошивка стоит примерно 1000-1500 рублей. А если перепрошивок будет 10? Тогда кнопочная онлайн-касса окажется дороже навороченной смарт-кассы?

Итак, если вы хотите сэкономить в дальнейшем с помощью приобретения онлайн-кассы, но не умеете её самостоятельно перепрошивать — откажитесь от этой идеи!

2. Фискальный накопитель

Фискальный накопитель (ФН), как и онлайн-кассу, лучше покупать у тех, кто предлагает дешевле. Бывает так, что выгоднее купить кассу и фискальный накопитель отдельно друг от друга, а бывает и так, что комплект стоит дешевле, чем по отдельности у разных продавцов. Не бойтесь покупать ФН отдельно, ведь его не сложно установить самостоятельно. Для этого нужно открутить винт на крышке с помощью отвёртки или десятикопеечной монеты, снять крышку и вставить ФН в паз, как показано на фото ниже:

3. ОФД

Не все ОФД стоят по 3000 рублей за год, как это принято считать. Есть ОФД, которые могут обойтись значительно дешевле. Цены можно посмотреть здесь: тарифы ОФД.

4. Регистрация кассы

Зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой можно 3 способами:

5. Товароучетные системы

Перед покупкой онлайн-кассы обязательно узнайте какую товароучетную систему можно установить на кассу или на Ваш мобильный телефон, планшет или компьютер, которые будут подключены к фискальному регистратору. Уточните информацию по расценкам и абонентской плате, ведь не все товароучетные системы могут оказаться бесплатными.

Какую онлайн-кассу я купил

Я купил смарт-кассу «МодульКасса» MSPOS-K с фискальным накопителем на 36 месяцев и со встроенной бесплатной товароучетной системой (вероятно, для новых пользователей она может быть и платной) за 17.880 рублей. Также я заплатил:

Итого потратил: 17.880+500+240=18.620 рублей.

Если включить в стоимость кассы ЭЦП, которое покупал ранее, то общая стоимость с ЭЦП получится: 18.620+1.000+1.500=21.120 рублей, а не 28.000, как у тех людей, которые покупали кнопочные кассы и хвалились своей экономностью.

Источник

Лайфхаки, как сэкономить при переходе на онлайн-кассы

Чего ждать по онлайн-кассам в 2018 году? Читайте наш обзор: с советами, как работать с онлайн-кассами с наименьшими потерями денег и нервов.

И еще расскажем, как выбрать аппарат, получить за покупку вычет и не ошибиться с кассовым софтом.

Этот обзор мы сделали совместно с нашими партнерами из LiteBox.

Смелый законопроект по онлайн-кассам

На днях всех шокировала новость по новый проект по изменению закона № 54-ФЗ.

Поправки заставят не только применять ККТ при получении безналичного платежа от физлица, но еще и обяжут применять кассовую технику при выплатах. И при зарплате на карту тоже.

Этот законопроект, скорее всего, примут. Его разработчики — группа депутатов во главе с Андреем Макаровым (председателем Комитета по бюджету и налогам).

Кто в итоге получил отсрочку

Один из самых частых вопросов, который задают у нас на форуме и в комментариях на сайте: должен ли в 2018-м году ИП применять онлайн-кассу. Об отсрочке заговорили еще летом. Ее обещал Президент.

До 1 июля 2019 года могут не применять ККТ:

Как предпринимателям сэкономить на покупке онлайн-касс

Сделайте три продуманных шага:

1. Купите «железо», подходящее вашему бизнесу;

2. Получите за ККТ вычет;

3. Выберите недорогой, но функциональный софт.

Давайте по пунктам.

Шаг 1. Выбираем «железо»

Сейчас в реестре ФНС России 112 моделей ККТ.

Как выбрать из них нужную вам?

Есть несколько важных критериев:

Если нужны минимальные функции, можно купить аппарат тысяч за 10. «Полный фарш» обойдется в районе 80 000 рублей.

И еще стали продавать готовые комплекты «железа», где уже все установлено.

Шаг 2. Получаем вычет за онлайн-ККТ

С 1 января 2018 года предприниматели смогут получить налоговый вычет на покупку онлайн-ККТ.

Вычет — 18 000 руб. за приобретение кассы. В них входят затраты на покупку кассы, фискального накопителя, необходимого ПО, выполнение сопутствующих работ и оказание услуг (например, услуг по настройке ККТ).

Шаг 3. Выбираем программу для онлайн-кассы

А как выбрать правильный софт?

Вот самые важные моменты:

Мы прошерстили предложения, чтобы узнать, кто так делает. Например, кассовое приложение LiteBox — бесплатно, товароучетная система за 500 рублей в месяц. Это самая низкая цена на рынке. В нее входит круглосуточная поддержка и большой функционал. И даже менее функциональные аналоги стоят дороже.

Какой функционал программы для онлайн-кассы — передовой и действительно нужный:

— специальные возможности при продаже и оплате товара;

Отлично, если в софте реализованы функции по продажам со свободной ценой, смешанные и отложенные чеки, работа с заказами, избранным и весовым товаром.

— возможность скачать приложение на гаджеты (хорошо, если скачать можно бесплатно);

— работа на разных операционных системах;

— работа без фискального регистратора (демо-режим);

— временная блокировка кассы;

— обмен данными с 1С и онлайн-бухгалтериями;

— интеграция с «Ecwid», «Эвотор», «Дримкасс» и «UDS Game»

— аналитика продаж, кассовых операций и функции по ценообразованию;

— реализация программ лояльности для покупателей;

— складской учет и проведение инвентаризации.

Недорого софта на рынке немало. Важно понимать, что именно предлагают.

Просто дешево купить — мало. Надо, чтобы после покупки поставщик софта предоставлял адекватную техподдержку.

И еще. Кто-то техподдержку предлагает за отдельную плату или только с 9 до 18-ти. Есть варианты, когда за 500 руб. в месяц можно получить не только софт, но и круглосуточную техподдержку.

Сбои в работе онлайн-касс

Нельзя обойти тему массового сбоя в работе онлайн-касс. 20 декабря в стране произошел массовый сбой в работе онлайн-касс. Начали отключаться фискальные регистраторы при полностью исправном оборудовании.

Неполадку быстро ликвидировали. А налоговики в тот же день экстренно выпустили разъяснение:

«В таких обстоятельствах пользователи ККТ не привлекаются к административной ответственности, так как в соответствии частями 1 и 4 статьи 1.5 КоАП РФ вины пользователей за неприменение контрольно-кассовой техники, в том числе при реализации алкоголя, нет».

До того, как налоговики выступили с этим заявлением, владельцы касс успели изрядно попаниковать. Вот почему так важно иметь нормальную техподдержку.

Мы взяли комментарий у генерального директора LiteBox Романа Арифуллина:

«Мы уверены в том, что от таких ситуаций сегодня, к сожалению, не застрахован никто.

Техника и программное обеспечение могут дать сбой по разным причинам. И очень важно то, как быстро проблемы можно устранить.

Чтобы минимизировать негативные последствия от подобных форс-мажоров, уделите внимание тому, как работает техподдержка компании, в которой вы купили и обслуживаете кассовую технику. То, насколько быстро специалисты устранят сбой в системе, отразится на объемах ваших убытков. Поэтому внимательно обсудите с поставщиком стоимость поддержки, быстроту обработки самой жалобы и сроки устранения неполадок».

Неважно, дело в «железе» или в кассовом программном обеспечении, в LiteBox нам пообещали, что всегда расскажут о последствиях и успокоят, подсказав, как действовать.

И никак не защититься от сбоев?

Полностью от неполадок не застрахован никто. Но если выбрать правильный софт, можно себя обезопасить.

Сергей Музыкантов, CTO, сo-Founder облачного решения для онлайн-касс LiteBox рассказывает:

«При сбое те, кто торговал без выдачи чека, вряд ли смогут восстановить историю продаж, так как чеки не регистрировались и не печатались из-за ошибки фискального регистратора. При этом даже после разъяснения ФНС, разрешившего торговлю без выдачи чеков, во многих сетях покупатели не смогли расплатиться при помощи пластиковых карт. Дело в том, что большая часть кассового ПО блокирует проведение безналичных платежей, если не напечатан чек.

Если у клиентов Litebox происходят проблемы с кассами, аналогичные произошедшим, проблем с продажами не возникнет».

Мы спросили, почему. Оказывается, еще на этапе проектирования архитектуры в LiteBox учли подобные риски.

«В нашей программе есть возможность работать без использования фискального регистратора и печати чеков. При настройке администратором системы соответствующих прав у касс, можно разрешить торговать без печати чеков на ККМ. Такую настройку может сделать полномочный на то сотрудник из центрального офиса или любой точки с доступом в Интернет. При этом чеки формируются в штатном режиме, а безналичные платежи проводятся без ограничений, но фискальный регистратор при этом не используется. Обычно это режим включается для тестирования оборудования и ПО, а также может использоваться компаниями и частными предпринимателями, которым согласно законодательству необязательно использовать фискальный регистратор в своей работе», — добавил Сергей Музыкантов.

СРОЧНО!

Успейте разобраться в ФСБУ 5/2019 «Запасы», пока вас не оштрафовали. Самый простой способ – короткий, но полный курс повышения квалификации от гуру бухгалтерского учета Сергея Верещагина

Источник

Инструкция для ИП: как выбрать онлайн-кассу и не переплатить

При выборе онлайн-кассы индивидуальному предпринимателю нужно определиться: он хочет арендовать или купить устройство. Также важно выбрать тип аппарата и фискального накопителя. Всё это влияет на конечную стоимость кассы. Рассказываем, какие есть варианты и как не переплатить за аппарат.

Шаг 1. Фискальный накопитель: на 15 или 36 месяцев

Фискальный накопитель (ФН) — это память кассы, устройство, которое хранит информацию обо всех проведённых расчётах.

ФН привязан к конкретному кассовому аппарату, с которым он регистрируется в налоговой. При замене кассы нужно заново покупать фискальный накопитель и ставить их на учёт вместе.

Фискальные накопители бывают двух видов в зависимости от срока действия: на 15 или 36 месяцев. Выбирать их нужно с учётом вида деятельности, налогового режима и масштабов бизнеса.

Кому подойдёт ФН на 15 месяцев

Кому подойдёт ФН на 36 месяцев

Кому подойдёт любой ФН — на 15 или 36 месяцев

ФН выпускаются со сроком действия 15 и 36 месяцев, но память может закончиться раньше, если ИП передаёт много информации в налоговую. Тогда придётся заменить ФН до окончания предельного срока.

ФН на 15 месяцев стоит от 8500 ₽. Через 15 месяцев (или даже раньше) его придётся заменить — купить новый и поставить на учёт в налоговой.

ФН на 36 месяцев — от 12 500 ₽. Его придётся менять через три года (или раньше).

Сам кассовый аппарат выбрать сложнее, чем фискальный накопитель.

генеральный директор БИФИТ Касса

При выборе кассы обязательно нужно узнать, необходимо ли вам применять её вообще. Таких ситуаций всё меньше, но они есть. Например, касса не нужна ИП, которые ремонтируют обувь, или самозанятым.

Если кассу всё-таки надо брать, то необходимо проверить, есть ли выбранная модель в реестре ККТ ФНС, а не брать первую попавшуюся. Также нужно проверять периодически работу аппарата: уходят ли чеки в ОФД, всё ли верно печатается, нет ли сбоев и ошибок. Это минимизирует риск переплаты и штрафов.

Кому не нужна онлайн-касса: 5 исключений для ИП

Шаг 2. Облачная или стационарная касса

Для разных видов бизнеса подходят разные решения — в офлайн-деятельности необходима стационарная касса, а для онлайна потребуется облачная касса. Разберёмся, в чём разница и как они работают.

Стационарная касса

Стационарную кассу можно установить в магазине или офисе. Её применяют при непосредственном контакте с клиентами: когда покупатели приходят за покупкой или оплачивают заказ лично. Стационарную кассу можно купить или взять напрокат у производителя.

Кому подходит только стационарная касса

Облачная касса

Выглядит это как приложение на мобильном устройстве или компьютере. Сервис подходит только для дистанционных расчётов с клиентами: например, при продажах на сайте, в соцсетях или на территории клиента.

Облачная касса физически находится не у бизнесмена, ему дают лишь удалённый доступ к ней на условиях аренды — платить нужно за каждый месяц.

Условия, в которых можно использовать облачную кассу

Есть комплект 2 в 1, куда входят кассовый аппарат и облачный модуль, подключённый к сайту. Если клиент оплачивает покупку на сайте, то чек будет отправлен ему на e-mail или в СМС. Когда он платит в магазине наличными или картой, ему выдают бумажный чек.

генеральный директор LIFE PAY

Есть решения, которые позволяют не покупать отдельные кассы для разных каналов продаж. Например, у LIFE PAY доступен режим «материнская касса» — смарт-терминал фискализирует платежи и оформляет чеки вне зависимости от того, как и где платит клиент — в интернет-магазине, курьеру при доставке или в офисе продавца. Во всех случаях приложение направляет покупателю электронные чеки. При этом ИП не нужно покупать по отдельности кассу для офиса, мобильную кассу для курьера и арендовать облачную кассу для интернет-продаж. Также не придётся к каждой кассе приобретать фискальный накопитель. Достаточно одного смарт-терминала с нужным приложением.

Шаг 3. Покупка кассы, аренда или подключение к облачному сервису

ИП сам выбирает подходящее решение, но должен учесть все сопутствующие расходы. Кроме покупки или аренды кассового аппарата, придётся оплачивать и фискальный накопитель, регистрацию в налоговой, подключение и настройку, а также услуги оператора фискальных данных (ОФД) по передаче данных, обновление программного обеспечения, интернет-связь.

Покупка стационарной кассы

Аренда стационарной кассы

Облачная касса

Платёжный агент — сервис, позволяющий работать без кассы, поскольку сам выдаёт чеки клиентам

Мы принимаем платежи от физлиц на двух сайтах. Чтобы сэкономить, нашли такое решение: установили две физические кассы в офисе, подключили их через микрокомпьютер, и теперь специальный сервис автоматически формирует и отправляет чеки нашим клиентам в электронном виде. Это решение дешевле, чем аренда облачных касс.

На старте три года назад мы купили:

Потратили всего 40 000 ₽ и теперь платим по 8000 ₽ ежегодно: 3000 ₽ за услуги ОФД и 5000 ₽ за сервис автоматической фискализации.

Если бы выбрали облачные кассы, то расходы за три года составили бы уже 160 000 ₽ — это стоимость фискальных накопителей и аренда.

Шаг 4. Оптимальная стационарная касса: простая кнопочная, смарт-терминал или POS-система

Автономная касса с кнопочной клавиатурой. Небольшое устройство с маленьким экраном, как у калькулятора, и минимумом возможностей. Это самый простой вариант, но подходит только при ассортименте до 20–30 позиций.

Смарт-терминал с сенсорным экраном. Устройство с большим экраном, напоминает смартфон или планшет. Для работы требуется установка приложений для управления данными о товарах и расчётах. Вариант для любого бизнеса.

POS-система из нескольких компонентов. Комплексное решение, основа которого — фискальный регистратор. Для работы нужно ещё подключение к компьютеру/планшету и другому оборудованию. Подходит крупному бизнесу.

Особенности разных видов стационарных касс

эксперт сервиса Контур.Маркет

Если в магазине мало места, курьеры принимают оплату на выезде или надо рассчитывать гостя прямо за столиком, удобно пользоваться мобильными кассами, например MSPOS-K или MSPOS-E-Ф. По размеру они чуть больше смартфона, в них можно вставлять сим-карту для мобильного интернета или подключаться к Wi-Fi. Для менее активного бизнеса можно купить фискальный регистратор, например Атол 25Ф, и подключить его к компьютеру или ноутбуку. Это решение хорошо подходит для стоек администратора в парикмахерских, салонах красоты или ветеринарных клиниках. Сотрудник сможет принимать оплату, не отходя от рабочего места

Шаг 5. Поиск лучшей стационарной кассы: на что смотреть и какие характеристики сравнивать

После выбора типа кассы остаётся определиться с моделью. Всего в реестре налоговой — около 200 моделей кассовых аппаратов. Чтобы не запутаться, нужно понимать, как их сравнивать. Вот на какие параметры нужно смотреть.

1. Питание

2. Нагрузка

3. Чековая лента

4. Связь

5. Маркировка/подакцизные товары

6. Интеграция с другими системами

Предпринимателю стоит предусмотреть и возможность подключения дополнительного оборудования — сканера штрих-кодов или электронных весов. Например, к кнопочному аппарату многое подключить не удастся — там маловато разъёмов для внешних устройств.

генеральный директор БИФИТ Касса

Чтобы не переплачивать, стоит продумать заранее, как будет использоваться касса — все возможности есть в самом аппарате, с помощью приложения на смартфоне или потребуется подключение к компьютеру. В выбранной модели должны быть все необходимые интерфейсы.

Заранее нужно уточнить, какое используется кассовое ПО, сколько за него придётся платить, можно ли его поменять на сторонние решения и нет ли скрытых платежей.

Если не уточнить эти моменты, то существует большой риск переплаты в будущем или даже замены кассы из-за нехватки функционала для работы.

А чтобы работать спокойно уже после выбора кассы, ИП нужно узнать все требования из 54-ФЗ, которые касаются конкретно его бизнеса. И важно не забывать следить за нововведениями, чтобы быть в курсе и подстраиваться под них.

Источник