что такое валовая нумерация в архивном деле
Архив города Осинники
Обращение к ответственным за ведение архивов в организациях
Вам поручено важное дело по комплектованию и обеспечению сохранности документов организации. Распоряжением Главы города Ваши организации включены в источники комплектования муниципального казенного учреждения «Архивное управление администрации Осинниковского городского округа».
В городской архив организация предоставляет:
В организации в процессе делопроизводства, а также в процессе подготовки дел для передачи на постоянное хранение проводится экспертиза ценности документов.
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного хранения (приложение 1), временного (свыше 10 лет) и по личному составу (приложение 2), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 3).
В городской архив передаются только дела постоянного хранения.
Полное оформление дел предусматривает:
Документы, составляющие дела, переплетаются с учетом возможности свободного прочтения текста. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления из документов удаляются.
Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение 5).
Установлены следующие предельные сроки хранения архивных документов в организациях:
Таким образом, в архиве Вашей организации дела по личному составу хранятся 75лет с момента их окончания, а дела постоянного хранения по истечении 5 лет хранения в организации необходимо передать в городской архив.
Описи дел постоянного хранения, по личному составу и электронных копий составляются по окончании календарного года после систематизации дел, и также предоставляются на утверждение в городской архив.
По всем вопросам, связанным с ведением архива в Вашей организации, Вы можете обращаться в МКУ «Архивное управление администрации Осинниковского городского округа» по адресу: г. Осинники, ул. Революции, 3, тел 4-33-17 или по электронному адресу: postoyanka.ar2013.@yandex.ru
О требованиях к систематизации дел постоянного хранения и порядке их систематизации в описи № 1
Хотелось бы напомнить Вам о наших требованиях к ведению документов по личному составу. Остановлюсь только на тех видах документов, которые мы принимаем на хранение и используем для исполнения социально-правовых запросов.
Приказы по личному составу. В приказах о приеме и переводе работника обязательно указывайте полное и правильное название должности, особенно если условия труда человека этой профессии предполагают в дальнейшем льготное пенсионное обеспечение. Если человек переводится временно, то обязательно оговаривается период пребывания в этой должности. На приказах обязательно должны стоять дата и номер, подпись руководителя.
В дело входят приказы на прием, перевод и увольнение. Подшиваются документы по порядку, начиная с января по декабрь. Нумерация страниц валовая. Срок хранения документов 75 лет ЭПК.
Личные карточки работников. В личной карточке должны быть правильно записаны по паспорту Ф.И.О. работника, дата рождения. На оборотной стороне обязательно записываются все перемещения работника. Четко ставятся даты, номера приказов, на основании которых человек был принят, переведен и уволен. Не забывайте записывать: с какого числа человек вернулся на прежнюю должность после временного исполнения обязанностей. Обязательно указывайте, с какого и по какое число человек находился на курсах повышения квалификации, в отпуске без содержания, учебном, декретном, по уходу за ребенком.
Подшиваются по году увольнения и по алфавиту. Составляется внутренняя опись. Нумерация страниц валовая. Срок хранения 75 лет ЭПК.
Личные дела уволенных работников. Документы систематизируются по годам увольнения и алфавиту фамилий (это обычно касается временных работников или обслуживающего персонала). Либо каждое личное дело формируется отдельно в этом случае нумерация документов по мере поступления. Срок хранения 75 лет ЭПК.
Акты формы Н-1. должны быть заполнены в соответствии со специальной инструкцией, обязательно должны быть подписаны руководителем предприятия и поставлена четкая печать.
Ведомости начисления заработной платы (лицевые счета); Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях; Трудовые договоры (контракты, трудовые соглашения); Документы (представления, ходатайства, характеристики, выписки из решений и постановлений и др.) о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий в организации систематизируются по году и алфавиту фамилий. Нумерация страниц валовая. Срок хранения 75 лет ЭПК.
Еще до составления описи с отобранными и сформированными делами необходимо выполнить комплекс технических работ.
Подшивка дел: перед подшивкой или переплетом документы систематизируют. Дело не должно быть толще 2,5 см (это соответствует 250 листов).
Нумерация листов: Для лучшей сохранности документов и закрепления порядка их расположения все листы дела (кроме листов внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу.
На последнем листе составляется заверительная надпись дела.
Уточнение заголовка: Заголовки дел определяются еще на стадиях составления номенклатуры и формирования дел. Если номенклатура составлена правильно, и заголовки в ней продуманы и точно сформулированы, то их можно брать за основу при оформлении обложек архивных дел.
Внутренняя опись составляется для учета документов и облегчения поиска. Она составляется на отдельном листе и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. В конце внутренней описи составляется итоговая запись о количестве включенных в нее документов и количестве листов. Внутренняя опись подписывается ее составителем с расшифровкой подписи и должности, указывается дата составления.
Подшитые, пронумерованные и оформленные дела готовы для составления описи. Графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дел. Рассмотрим подробнее содержание граф.
Заголовок: переносится с обложки дела. Если в описи идет один за другим несколько одинаковых заголовков, то первый пишется полностью, а все остальные обозначаются словами «То же». На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.
Крайние даты и количество листов переписываются с обложки дела.
Примечание: Это графа используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о наличии копий и т.д.
После составления описи нужно сосчитать количество дел и в конце нее сделать итоговую запись, в которой указываются фактическое количество дел, первый и последний номера дел, отражают особенности нумерации (наличие пропущенных и литерных номеров и т.д.). Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием его должности и даты составления описи.
Составление исторической справки учреждения
В архиве организации составляется историческая справка к архивному фонду.
Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации.
НУМЕРАЦИЯ ЛИСТОВ ДЕЛА И ОПИСИ
Все дела и описи дел, отобранные для специальной обработки, должны быть пронумерованы.
Нумерация проводится с целью закрепления систематизации документов, индивидуального учета и обеспечения их сохранности.
Следует обратить внимание на особенности нумерации листов в описях дел, где нумерация может быть проведена как в листах, так и в страницах (Приложения 6,7). Это касается, прежде всего, старых описей исторических госархивов. Важность присутствия данного обстоятельства особенно значима в случаях, когда описи дел оцифровываются для целевого использования независимо от документов.
В случаях, если нумерация проставлена не чётко или на тексте, при оцифровывании и последующей обработке файла начертание цифр может «теряться» в тексте или затруднять читаемость документа, что не допустимо.
При нумерации и проверке нумерации листов необходимо учитывать, что все листы каждого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией, за исключением:
▪ чистых листов (кроме чистых листов с филигранями);
▪ листов внутренней описи;
Листы внутренней описи документов нумеруются последовательно после обложки самостоятельной нумерацией. Следует отметить, что внутренние описи в исторических госархивах традиционно нумеруются римскими цифрами.
Делопроизводственная обложка в начале дела или титульный лист (имеющие особенности оформления) могут нумероваться как римской (как правило, в исторических госархивах), так и арабской цифрами.
Если дело состоит из нескольких вложенных друг в друга дел, то обложка и внутренняя опись первого дела нумеруется римскими цифрами, а обложки и внутренние описи документов вложений нумеруются общей валовой нумерацией арабскими цифрами.
Номера проставляются мягким простым графитным карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста, четко и ясно.
Запрещается нумеровать листы цветными карандашами и чернилами, ручками с шариковыми, гелевыми и тому подобное стержнями, а также маркераторами.
Не допускается ставить номер листа на тексте документа.
Если же лист покрыт сплошным текстом и на нем вообще отсутствует хоть какое-то свободное от графических изображений место, то номер ставится в правом верхнем углу прямо по тексту, но так, чтобы он не затруднял свободное чтение документа.
Если документ имеет большие поля, то номер следует ставить в правом верхнем углу вблизи текста.
Цифры в двухзначных, трехзначных номерах должны писаться раздельно и четко.
Высота цифр не должна превышать 10 мм и быть менее 5 мм:
52 – ↕ максимальное начертание по высоте
52 –↕ минимальное начертание по высоте
Лист, прошитый за один край, нумеруется как один лист.
Лист, сложенный в несколько раз в разных направлениях и прошитый за один край, нумеруется в развернутом виде как один лист.
Лист, меньший по формату, чем основные листы дела, нумеруется как один лист.
Лист, склеенный из нескольких частей, нумеруется как один лист.
Лист, разорванный на части, нумеруется как один лист. Для большей надежности сохранности такого документа (в случае отсутствия возможности его реставрации) каждая из этих частей нумеруется под одной цифрой нумерации, о чем делается соответствующая запись в листе-заверителе.
Лист, сложенный вдвое и пришитый за середину, нумеруется как два листа.
Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками и тому подобное) нумеруется как один лист, наклейки не нумеруются, но информация о них оговаривается в листе-заверителе дела.
Если дело состоит из одних газетных вырезок, наклеенных на листы бумаги, то нумеруются сами вырезки общей валовой нумерацией.
Если к документу подклеены за один край другие документы – вырезки, переводы, вставки и тому подобное, то каждый документ нумеруется отдельно.
Если документы сложены «гармошкой» и каждый фрагмент «гармошки» является отдельным документом, то каждый фрагмент нумеруется как отдельный лист.
В делах с буклетами, программками или другими документами на листах, сфальцованных в несколько параллельных сгибов-страниц, нумеруется каждая страница.
Если на обороте листа архивного документа имеется какая-либо информация (текст, изображение, пометы, графические изображения), нумерация оборота листа при проведении оцифровывания и микрофотокопирования данного документа является обязательной.
Обороты листов следует нумеровать и в том случае, если первая страница листа чистая, а текст имеется только на обороте. Тогда лист получает порядковый номер и нумеруется оборот. Оборотная сторона получает цифровое обозначение лицевой стороны листа с добавлением сокращенного обозначения слова «оборот» – «об.».
Например:
Ф. 1236, Оп.3, Л. 5 об.
Номер на обороте проставляется в верхнем левом углу листа.
Конверты, на которых имеется текст, марки, монограммы и тому подобное, нумеруются.
При постраничной нумерации нумеруется и оборотная сторона конверта, если на ней имеются печати, штемпели и текст (записи).
Если на конверте или открытке имеется марка, то она учитывается как отдельный документ и, соответственно, нумеруется самостоятельной нумерацией за конвертом.
Ненаклеенные марки нумеруются или на своем обороте ближе к правому верхнему углу, а в случае, если марка наклеена, порядковая нумерация ставится рядом с маркой справа вверху на основу, на которую марка наклеена.
Почтовые конверты нумеруются после документов, к которым они относятся.
Чистые конверты нумеруются только в исторических госархивах.
Если в конверт вложена фотография, рисунок и т. п., на их обороте в левом нижнем углу следует проставлять архивный шифр: номерфонда, номер описи, номер дела, номер листа; нумерация же фотографии, рисунка или других вложений проставляется в правом верхнем углу на обороте изображения.
Если вложения по каким-либо причинам пронумеровать нельзя (например, вложение является куском ткани с текстом или изображением), то их наличие оговаривается в листе-заверителе.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе и печатные издания, которые подшиты в дело, в госархиве могут быть пронумерованы заново, или сохранить собственную нумерацию, о чем в листе-заверителе необходимо сделать отметку.
Обложка и титульный лист печатного издания нумеруется общей порядковой нумерацией.
Гражданские паспорта, свидетельства, трудовые книжки, членские билеты и другие подобные документы нумеруются общей порядковой нумерацией страниц, как с рукописным, так и с печатным (типографским) текстом.
Обложки поздравительных адресов, почетных дипломов нумеруются в валовом порядке только в случае, если на них имеются дарственные надписи.
Листы дела, состоящего из нескольких томов, нумеруются в каждом томе самостоятельно.
Следует отметить, что в практике работы встречаются характерные только для исторических госархивов дела, состоящие из нескольких томов, которые ранее создавались работниками лабораторий по согласованию с историческими госархивами из-за трудностей (на тот период) в создании переплета дел большого объема. Поскольку дело расшивалось, а затем переплеталось отдельными частями, работники госархивов, в целях неделимости исторического документа, сохраняли его учет в виде одной единицы хранения, при этом нумерацию оставляли валовой, указывая в архивном шифре номер тома.
Лист, на котором имеется делопроизводственная запись, представляющая исторический интерес, нумеруется как лист документа.
В делах из рукописей авторская нумерация листов, как правило, сохраняется и оговаривается в листе-заверителе.
Если дело состоит из нескольких рукописей, пронумерованных автором, в первой авторская нумерация сохраняется, а остальные части перенумеровываются. Авторская нумерация при этом не зачеркивается.
При отсутствии в рукописи небольшой части листов авторская нумерация сохраняется, а в листе-заверителе делается соответствующая запись.
Например:
По авторской нумерации отсутствуют листы 3, 6, 8.
В случае значительного пропуска листов рукопись нумеруется заново, при этом авторская нумерация зачеркивается.
Если в рукописи авторская нумерация постраничная (с лицевой и оборотной стороны листа) рукопись не перенумеровывается, а в листе-заверителе и на обложке дела объем указывается в страницах.
Если рукопись с авторской нумерацией имеет вставки, автором не пронумерованные, на них ставятся литерные номера и особенность такой нумерации оговаривается в листе-заверителе. В случае если литерных листов большое количество, рукопись перенумеровывается.
Авторское произведение и предисловие к нему с разной авторской нумерацией перенумеровывается в валовом порядке. Авторская нумерация при этом не зачеркивается.
Если дело состоит из нескольких авторских произведений, записных книжек, тетрадей с самостоятельными нумерациями, дело перенумеровывается в валовом порядке. Авторская нумерация при этом не зачеркивается.
Если на листе документа несколько стихотворений или других произведений размещены колонками, нумеруется только лист.
Дела из записных книжек или тетрадей, в которых имеется авторская нумерация с двух сторон, перенумеровываются в валовом порядке с одной стороны. Авторская нумерация при этом не зачеркивается.
Листы записных книжек, календарей, телефонных и иных справочников с печатными (типографскими) текстами, но без авторских записей, не нумеруются.
Если текст начинается со второй страницы или размещен на развороте листа, листы нумеруются постранично, исходя из последовательности текста. Если такие документы находятся в деле среди оформленных обычным образом, то все листы дела нумеруются постранично.
Листы с переводами, с расшифровкой сложных текстов, с пояснениями и аннотациями, которые приложены к оригинальным текстам документов, нумеруются римскими цифрами. В общее количество листов дела данные листы не входят, их наличие оговаривается в листе-заверителе.
Старые листы использования, остающиеся в деле, нумеруются римскими цифрами. Если лист использования был заменен бланком новой формы, а в старом листе использования еще сохранились незаполненные графы, в целях исключения случаев внесения пользователями записей в старый лист использования последний по незаполненным строкам необходимо перечеркнуть в виде латинской буквы «Z». В общее количество листов дела данные листы не входят, их наличие оговаривается в листе-заверителе.
Фотография на паспарту нумеруется в правом верхнем углу.
Если на паспарту имеется информация (текст, др.), нумеруется паспарту и следом фотография.
На неподшитых в дело и хранящихся отдельно документах (чертежах, картах, рисунках и других графических материалах нестандартных форматов, а также на неподшитых или ненакленных фотографиях), на обороте в левом нижнем углу проставляется полный архивный шифр: номерфонда, номер описи, номер дела, номер листа.
Например:
В тех случаях, когда на обороте паспарту фотографии имеется штамп фотоателье, архивный шифр проставляется по краю паспарту, не задевая штампа.
Если на каждый лист альбома наклеен один документ, то он не нумеруется, нумеруются листы в обычном валовом порядке.
Если на лист альбома наклеено несколько документов (например, фотографий), документы нумеруются валовой нумерацией в такой последовательности – слева направо, сверху вниз. Номер при этом ставится рядом с наклеенным документом (Приложение 8).
Листы альбомов без надписей не нумеруются.
Если графические материалы вшиты в дело, то они нумеруются в обычном порядке. Номер листа ставится в правом верхнем углу на поле документа.
Чертежи внутри дела нумеруются в валовом порядке, начиная с титульного листа.
Небольшие по формату чертежи хранятся в деле в развернутом состоянии и нумеруются в правомнижнем углу лицевой стороны листа над угловым штампом или около него, если над угловым штампом имеются другие надписи.
Чертеж большого формата складывается до формата А4, и нумеруется как один документ в правом нижнем углу.
При наличии собственной чертежной нумерации чертежи не перенумеровываются.
4. ИСПРАВЛЕНИЕ НУМЕРАЦИИ И ПЕРЕНУМЕРАЦИЯ ЛИСТОВ ДЕЛА
При проверке нумерации листов дела обращается внимание на ее порядок, проверку наличия документов, четкость нанесения цифр.
Для удобства работы и во избежание технических ошибок в процессе проверки нумерации листов все изменения в имеющейся нумерации следует фиксировать на отдельном листе бумаги, чтобы затем учесть их при заполнении листа-заверителя, в котором должны быть указаны особенности формирования и состояния дела.
Если проверкой установлено, что нумерация имеет слишком большое количество недочетов, дело перенумеровывается.
При перенумерации листов все ранее проставленные номера исправляются только зачеркиваниемодной наклонной чертой.
Исправлять, стирать ластиком или закрашивать корректором ранее проставленные номера листов категорически запрещается.
Стершиеся и неразборчиво написанные номера листов пишутся заново, с отступом от того места, где были размещены первоначально.
Листы со слабоконтрастной нумерацией перенумеровываются.
На непронумерованных листах ставится номер предыдущего листа с прибавлением букв «а», «б» и далее по алфавиту (так называемый «литерный номер», сочетающий цифровое и буквенное обозначение).
Например:
При дублировании одного номера на нескольких листах, идущих друг за другом, к номеру на каждом листе прибавляются буквы «а», «б» и далее по алфавиту.
Если дела или отдельные листы пронумерованы цветными карандашами или чернилами они подлежат перенумерации:
▪ при подготовке к микрофотокопированию – так как при получении черно-белых фотокопий цвета спектра невидимы или слабоконтрастны, что в ряде случаев не позволит установить номера листов;
▪ при подготовке к реставрационным работам – так как водорастворимые чернила будут растекаться (смываться) при проведении реставрации, что также не позволит установить номера листов.
5. СОСТАВЛЕНИЕ ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА
Лист-заверитель дела закрепляет объем и состав документов, отражает особенности формирования дела и его нумерации. Лист-заверитель имеет две формы заполнения, которые определены Правилами (приложения 6 и 7 к Правилам).
Особенности заполнения листа-заверителя определяются спецификой формирования и физическим состоянием дела.
На основании листа-заверителя на обложку дела выносится запись о количестве листов в деле.
Лист-заверитель составляется на бланке, который помещается в конце дела (после последнего листа дела или между форзацем и внутренней частью переплетной крышки или обложки).
Запрещается вместо бланка листа-заверителя использовать лист с текстом документа, оборот последнего документа или обложку дела.
При проведении любых проверок нумерации или проверок наличия особо ценных документов, несброшюрованных документов, документов, которые учитываются по внутренним описям, при наличии листов-заверителей дел на старых формах бланков, составляются новые листы-заверители. При этом старый лист-заверитель остается в деле. Зачеркивать его запрещается.
В случае отсутствия листа-заверителя, его необходимо подклеить или подшить.
Лист-заверитель не нумеруется.
Лист-заверитель должен быть заполнен шариковой или чернильной ручкой синего или черного цветов (не графитным карандашом!) и содержать:
полный архивный шифр: фонд (№) опись (№) дело (№);
количество листов дела, указанное цифрами и в скобках прописью; номера литерных листов;