Что такое управление коммуникациями
Менеджмент
Коммуникации в управлении
Понятие коммуникации
Коммуникация – это обмен информацией на основе которого руководитель получает данные, необходимые для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации.
Коммуникация – процесс принятия решения относятся к связующим процессам.
По данным исследований руководитель до 90% всего времени тратит на коммуникации, именно по тому, что обмен информации встроен во всем виды управленческой деятельности по этому коммуникации называют связующим процессом.
Поскольку руководитель исполняет три свои роли (в межличностных отношениях, в информационном обмене, в процессе приятия решений) и осуществляет четыре основных функции (планирование, организация, мотивация, контроль) с тем чтобы сформировать цели организации и достичь их качество обмена информации может прямо повлиять на степень реализации цели.
Коммуникация и информация – взаимосвязанные понятия, однако коммуникация включает так же и то, как передается информация.
Виды коммуникации
Коммуникации между руководителем и рабочей группой позволяют руководителю повысить эффективность действий группы т.к. в обмене участвуют все члены группы каждый может высказаться о задачах отдела, о проблемах и достижениях и т.д.
По каналам распространения слухов чаще всего передается следующая информация:
Невербальные коммуникации – информация, переданная отправителем без использования слов.
Типы невербальных коммуникаций:
К невербальным можно отнести также и использование среды (мебель, освещённость, шум, температура воздуха, чистота и опрятность, дистанционная близость в общении, и др. способы использования и ощущения внешнего окружения). Время – одна из разновидностей невербальных коммуникаций.
Невербальные коммуникации в большинстве случаев имеют бессознательную основу, т.к. свидетельствуют о действительных эмоциях участников коммуникационного процесса. Невербальной информацией сложно манипулировать и её сложно скрывать.
Управление коммуникациями на предприятии
Необходимо различать элементы коммуникаций и основные этапы.
Факт обмена информацией не гарантирует эффективного общения участвующих в обмене людей.
Базовые элементы коммуникаций:
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы все стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой в которой смысл может быть искажён или полностью утрачен.
Коммуникации в организации
Роль коммуникации в управлении
Управление персоналом невозможно представить без коммуникаций. Процесс передачи информации лежит в основе функционирования любой организации, принятия и исполнения управленческого решения, взаимодействия между руководителем и подчиненными, коллегами, клиентами, поставщиками, конкурентами. На практике доказано, что руководитель тратит 48 минут каждого часа своего рабочего времени на коммуникации с персоналом, клиентами, т. е. в среднем 80 % всего его рабочего времени уходит на общение, процесс передачи информации, и от того, насколько этот процесс будет эффективен, настолько будет успешна и вся деятельность организации.
Коммуникация (лат. сommunico — делаю общим, связываю, общаюсь) – это процесс передачи и обмена информацией взаимодействующих сторон, к которым можно отнести индивидов, социальные группы, организации, государства и общества.
Коммуникации выполняют следующие функции:
Таким образом, коммуникации позволяют осуществлять процесс управления персоналом в организации.
Для эффективного использования коммуникаций в управленческой деятельности необходимо изучить процесс передачи информации в организации, т. е. последовательность действий при общении людей, или коммуникационный процесс. Он предполагает наличие отправителя, получателя информации и процесса ее обмена информацией. Учеными разработана модель коммуникации, включающая в себя следующие элементы.
отправитель (источник) это лицо или организация, генерирующая сообщение (президент компании, пресс-секретарь, информационное агентство). Это управляющая подсистема; кодирование это представление идеи, которую стремится донести до получателя источник, в кодах или символах. В качестве кодов могут выступать слова устной или письменной речи (лексика, темп, стиль речи), визуальные образы (людей, товаров, предметов интерьера) и их движение, запахи (цветов, духов, сигарет, мыла), звуки (мелодии, интонация и тембр голоса), цвет (яркий, приглушенный), жесты (статуса, отношения к чему-либо); сообщение это закодированная идея, то, что хотел сообщить источник получателю. Сообщение включает в себя содержание сообщения – основные мысли, аргументы, доводы, факты; средство передачи (канал) сообщения – телевидение, личная встреча, газета, журнал, радио, публичное выступление; личность, делающая сообщение; декодирование сообщения это перевод информации на язык получателя; передача сигнала осуществляется через канал коммуникации. Вид сигнала зависит от типа осуществляемой коммуникации и используемого канала; канал коммуникации это промежуточный механизм от коммуникатора к реципиенту, который может быть в виде устного обращения, телефонной и интерактивной (двухсторонней телесвязи), собраний, митингов, рекламы, т. е. все то, что является средством общения между отправителем и получателем информации; получатель лицо или группа лиц, принимающих сообщение, это управляемая подсистема. обратная связь результат эффективного коммуникационного процесса, выражаемого в достижении необходимых действий (поведения) от получателя информации. помехи это любой фактор, который может нарушить передачу сообщения в любой момент коммуникационного процесса (внимание отвлекли, шум в организации, не понятно закодированная информация, психологические барьеры, особенности восприятия информации).
Процесс передачи информации происходит как внутри организации, так и за ее пределами. В общем виде все коммуникации в организации или корпорации бывают или внешними, или внутренними.
Виды корпоративных коммуникаций:
1. Внешние – обмен информацией между организацией и ее внешней средой: потребителями, конкурентами, органами государственного регулирования.
2. Внутренние – это осуществление информационных обменов между элементами организации. Они в свою очередь бывают:
2.1 Горизонтальные коммуникации, связывающие равноправные элементы организации, формируя между ними отношения кооперации и координации.
2.2 Вертикальные, с помощью которых информация передается с высших уровней руководства на низшие.
2.3 Неформальные, основанные на личных, неслужебных, нерегламентированных отношениях. Основным видом таких коммуникаций являются слухи.
2.4 Между руководителем и подчиненным.
Эффективность коммуникации зависит от множества факторов, которые могут быть подразделены на две большие группы: индивидуальные и организационные.
Под индивидуальными факторами понимается все то, что связано с персоналом организации, их способностью и мотивацией участвовать в информационном обмене, достигать поставленных целей коммуникации, уменьшать коммуникационные барьеры. К таким факторам относят:
Организационные факторы связаны со структурой и процессами в организации. К ним относят:
На практике доказано, если при управлении коммуникациями учитывать перечисленные факторы, то значительно улучшаются взаимоотношения членов коллектива, налаживается командная работа. При этом необходимо помнить, основное правило управления коммуникациями – связь с корпоративной стратегией, которая будет определять цели и содержание сообщений.
Управление коммуникациями организации
Для того чтобы избежать коммуникационного хаоса и, как следствие, глубокого кризиса, необходимо уметь управлять коммуникациями в организации.
Управление коммуникациями осуществляется на стыке трех областей:
Если уделять должное внимание каждой из этих областей, то организация создаст качественное коммуникативное пространство.
Управление коммуникациями в организации — это формирование и упорядочение потоков циркулирующей в ней информации.
При этом оно должно проводиться системно, т. е. должна быть продумана и реализована система управления коммуникациями, включающая в себя следующие цели:
Одной из целей управления коммуникациями является выявление коммуникационных барьеров. На практике видно, что в любой организации существует ограниченное количество проблем или коммуникационных барьеров, которые могут снижать эффективность коммуникации на уровне отдельного сотрудника. Основные барьеры предложены в таблице.
Коммуникационные барьеры необходимо преодолевать, иначе это пагубно отразится на деятельности организации. Специалисты разработали следующие направления деятельности, позволяющие преодолевать коммуникационные барьеры и повышать эффективность коммуникации на уровне сотрудников организации:
| Коммуникационный барьер | Причины | Примеры |
|---|---|---|
| Различия в восприятии | Люди интерпретируют информацию на основании своего опыта, положения в организационной иерархии | Конфликт между начальником цеха и инженерным отделом по поводу причин выхода из строя оборудования. Аттестация оценка сотрудника и его руководителя |
| Семантика | Использование специального жаргона или диалекта | Переписка между отделом продаж и конструкторским бюро. Совещание – встреча финансового директора с начальником цеха |
| Субъективная оценка | Оценка отправителя получателем на основании прошлого опыта | Отсутствие прогресса в реализации проекта из-за неэффективной коммуникации между его руководителем и группой сотрудников, считающих его некомпетентным |
| Навыки коммуникации | Отсутствие специального обучения | Неспособность директора филиала подготовить аналитический отчет. Невладение компьютером представителя по продажам |
В настоящее время наиболее существенными коммуникационными барьерами на организационном уровне считаются организационная структура, информационная перегруженность, фильтрация и неадекватное техническое оснащение.
Значение коммуникаций возрастает в связи с быстрым изменением внешней среды, развитием информационных технологий.
Поэтому эффективные коммуникации в современных условиях являются одним из способов повышения конкурентоспособности организации на рынке. С связи с этим оценка эффективности коммуникаций является важным условием управления коммуникациями в организации.
Ф. И. Шарков считает, что эффективность коммуникации — это отношение результата, полученного от организации коммуникативной деятельности, к затратам на его получение.
Ученые по-разному предлагают различные взгляды на эффект коммуникации.
В. Б. Кашкин к эффекту коммуникации относит изменение:
М. А. Василик к эффекту коммуникации относит:
В настоящее время именно коммуникации являются тем средством управления работниками, который является наиболее эффективным и менее затратным, но, к сожалению, не всегда правильно применяемым руководителем.
Управление конфликтами
Наиболее распространенным результатом, неэффективных коммуникаций является возникновение конфликта или столкновение интересов людей в связи с различными жизненными позициями.
Поскольку в повседневной работе руководитель не менее 20 % своего времени тратит на разрешение конфликтов или участие в них, то одна из задач управления персоналом состоит в предупреждении возникновения нежелательных, негативных конфликтов, а также в формировании неизбежных конфликтных ситуаций конструктивного характера.
Различные подходы к понятию «конфликт»:
1. Конфликт – столкновение противоположных интересов, мнений и стремлений; или борьба, противоречие, противодействие.
В этом случае конфликт рассматривается как негативное явление, при этом выделяются конструктивные и деструктивные конфликты. При таком подходе главной целью является ликвидация конфликта с максимальной выгодой для себя.
2. Конфликт – это отношения взаимного противодействия отдельных людей, процесс развития взаимодействия. Таким образом, конфликт представлен как естественное условие существования взаимодействующих людей, инструмент развития организации, любого сообщества. Этот подход предполагает невозможность управления конфликтом и оптимизацию взаимодействия, теоретически обосновывая развитие конфликта как саморегулирующегося механизма, вместо решения конфликта используют термин «преодоление».
На основе этих подходов, можно представить конфликт как процесс развития взаимодействия субъектов по поводу различия их интересов и ценностных ориентаций.
Конфликтная ситуация — это противоречие мотивов или суждений, способное привести к конфликту. Поскольку конфликтные ситуации возникают между разными людьми, то и конфликты бывают различными.
1. По служебно-коммуникативной направленности:
а) вертикальные (конфликты, возникающие между иерархическими уровнями управления);
б) горизонтальные (между равными по служебному положению работниками).
2. По уровню отношений:
а) на деловой основе – функциональные конфликты;
б) на личной основе – личностные.
3. По качеству выхода из конфликта:
а) конструктивные (или созидательные);
б) деструктивные (или разрушительные).
4. По степени выраженности:
а) скрытые;
б) потенциальные;
в) открытые.
5. По природе возникновения:
а) психологические;
б) социальные;
в) экономические;
г) организационные;
д) национальные;
е) этнические.
6. По способу решения:
а) антагонистические;
б) компромиссные.
7. По объему:
а) общие, происходящие в организации;
б) парциальные, касающиеся отдельной части организации.
8. По количеству участников:
а) внутриличностный – конфликт, возникающий в случае столкновения мотивов, потребностей, ценностей, чувств личности;
б) межличностный, возникающий в случае столкновения потребностей разных личностей;
в) внутригрупповой – конфликт, возникающий в случае отказа личности выполнять требования группы;
г) межгрупповой, возникающий в случае проявления враждебности, столкновения интересов групп;
д) внутрикорпоративные;
е) межкорпоративные.
Многообразие видов конфликтов может возникать в одной организации. Для того чтобы предотвратить такие ситуации в компании необходимо учитывать, что конфликт не возникнет мгновенно «сам по себе» – он проходит определенные этапы. Этапы развития конфликта:
1. Возникновение противоречий (они могут быть истинными или мнимыми).
2. Противоречия перерождаются в конфликтную ситуацию, т.е. в такое положение дел, при котором ценности, интересы, установки сторон объективно вступают в противоречие друг с другом, но открытого столкновения еще нет.
3. Возникновение инцидента, т. е. случая недоразумения, происшествия, столкновения. Он может быть целенаправленно спровоцирован или произойти случайно, в результате которого происходит обострение и распространение конфликта, т. е. эскалация.
4. Конфликт, который может проявляться в виде кризиса и разрыва отношений между оппонентами, конструктивном решении, процессе открытого противоборства, которое может проявляться в различных формах: бойкоте, саботаже, травле, словесной агрессии, физическом насилии, массовых стихийных или организованных вступлениях.
5. Полное разрешение противоречий, перемирие, или тупик.
Конфликт вызывает сильные эмоциональные напряжения, снижает производительность труда, ухудшает морально–психологический климат в коллективе, тем самым снижает эффективность деятельности организации в целом. Поэтому руководителям и кадровому подразделению необходимо научиться управлять конфликтами.
В настоящее время существуют три направления работы с конфликтами:
1) уход от конфликта. Преимуществом такого направления является оперативность принятого решения. Метод применяется в случае ненужности конфликта, банальной проблемы, наличия более важных проблем, необходимости охлаждения разгоревшихся страстей, потребности выиграть время для сбора необходимой информации и ухода от принятия немедленного решения; наличия страха перед противоположной стороной. К способам или методам такого направления относят уступки, или приспособление; методы бездействия, сглаживания;
2) подавление конфликта. Преимущества этого направления схожи с указанным выше. Самым главным является оперативность решения конфликта. К разновидностям данного метода относят методы скрытых действий (подкуп, кулуарные переговоры, сговор) и быстрого решения;
3) управление конфликтом – наиболее рациональное и оптимальное направление.
Управление конфликтами – это процесс целенаправленного воздействия на персонал организации с целью устранения причин, породивших конфликт, и приведения поведения участников конфликта в соответствие со сложившимися нормами взаимоотношений.
Методы управления конфликтами:
– Внутриличностные методы, воздействующие на отдельную личность и состоящие в правильной организации своего собственного поведения, в умении высказать свою точку зрения, не вызывая защитной реакции со стороны оппонента.
– Структурные методы, воздействующие преимущественно на участников организационных конфликтов, возникающих из–за неправильного распределения функций, прав и ответственности, плохой организации труда, несправедливой системы мотивации и стимулирования работников. К ним относятся: разъяснение требований к работе, использование координационных механизмов (иерархия полномочий), разработка или уточнение общеорганизационных целей, создание обоснованных систем вознаграждения.
– Межличностные методы, предполагающие выбор стиля поведения участников конфликта, чтобы свести к минимуму ущерб своих интересов. Известные стили: уклонение, противоборство, сотрудничество и компромисс, принуждение, решение проблемы.
– Переговоры – урегулирование конфликта, ориентированное на совместном решении сторон; наборе приемов, направленных на поиск взаимоприемлемых для противоборствующих сторон решений.
– Ответные агрессивные действия – нежелательные методы, разрешение конфликтов с позиции силы.
Руководителю необходимо учитывать, что при управлении конфликтами необходимы:
Для решения этих проблем И. В. Мишурова определила для руководителей правила профилактики конфликтов:
Самым эффективным поведением руководителя в организации является предотвращение конфликта («профилактика конфликтов») – это работа с еще не начавшимися, а лишь с возможными конфликтами. Она предполагает их прогнозирование при постоянном информационно-аналитическом сопровождении, т. е. мониторинге конфликтных ситуаций в организации.
Таким образом, можно выделить составляющие управления конфликтами:
Управление коммуникациями
Эффективное управленческое общение предполагает разработку коммуникационной политики организации и включает определение целей коммуникации, путей и средств их достижения, содержание распространяемой на различные аудитории информации, планирование обратной связи, управление коммуникационными проблемами.
1. Определять цели коммуникации.
2. Определять пути достижения этих целей.
3. Планировать с учетом ресурсов и ситуаций конкретные действия, направленные на достижение целей.
4. Организовать реализацию этих планов.
5. Координировать взаимодействие компонентов коммуникационного процесса, а также действия непосредственных исполнителей.
7. Корректировать процесс по результатам коммуникации и обратной связи.
Коммуникационное управление предполагает решение следующих задач:
— выявление неформальной коммуникационной сети организации;
— выявление наполняющих информационное поле организации слухов, искаженных управленческих команд и распоряжений, организационных стереотипов, ярлыков, негативных оценок, организационных ценностей, их систематизация и использование в работе;
— изучение степени информированности различных групп и подразделений по ключевым проблемам организации;
— измерение информированности административно-управленческого персонала об оценках его управленческих решений рядовыми работниками организации;
— использование печати (многотиражная газета, «обращения», листовки, календари), местного радио и телевидения, аудиовизуальных средств для формирования позитивных установок, тонизирования общественного настроения;
— создание постоянных семинаров, курсов, общественных слушаний, укрепляющих организационные связи;
— организация праздничных вечеров, выездов на природу, чаепитий с руководством организации, где каждый может говорить с кем угодно и о чем угодно, и т.д.
Для формирования и реализации политики в организации создаются службы, включающие как минимум, такие направления деятельности: а) аналитико-прогностическое, для выявления и разработки коммуникационных проблем организации; б) связи со средствами массовой информации; в) связи с общественностью, обеспечивающие более принципиальные и надежные контакты с целевыми аудиториями, эффективную обратную связь.
Перейдем к рассмотрению вопросов коммуникационной деятельности и начнем с организации коммуникативных процессов. В любой организации могут быть эффективно переданы большие объемы информации. Часть этого потока формально планируется, а каналы их передачи выбираются сознательно, другая часть носит неформальный характер, возникая из комплекса взаимоотношений в организации. Содержательной же стороной коммуникаций является информация, которую можно охарактеризовать как фактор осуществления согласованности между действиями всех работников организации.
Состав информации об управлении связан с информационными потребностями, которые обладают такими особенностями:
— нестабильность, т.е. частое изменение направленности интересов, связанных с решением широкого круга задач управления;
— оперативность, обеспечивающая требуемую быстроту решения задач в конкретной ситуации;
— ретроспективность и перспективность, дающие возможность анализировать прошлое, оценивать тенденции и перспективы развития;
— лаконичность, позволяющая в условиях лимита времени получить синтезированную информацию.
Исходя из этого, можно определить следующие важные свойства информации в организации:
* Особенно ценна информация, которая является опережающей, содержит в себе элемент предвидения хода событий, постановку целей, разработку планов и программ, стратегий действий в будущем.
* Своевременность, оперативность. Запаздывание информации затрудняет своевременное принятие решения, создает ситуацию «цейтнота», увеличивает степень риска, приносит значительный ущерб.
* Надежность (основные параметры надежности: достоверность, объективность, полнота). Большинство ошибочных решений руководителей обусловлены недостаточным уровнем надежности получаемой ими информации. Достоверность информации обеспечивается правильностью выбора источника информации, надежностью каналов связи при передаче и неискажением ее при выдаче. Полнота достигается осуществлением процесса сбора, обработки и передачи информации по совокупности всех звеньев управления с учетом их взаимосвязей.
* Логичность и лаконичность (максимальная смысловая нагрузка при минимальных размерах носителя информации, кратности временного интервала передачи сообщения). При отсутствии или недостаточности данных качеств увеличиваются затраты времени на переработку и усвоение информации, затрудняется удержание содержания сообщения в памяти субъекта управления (руководителя, менеджера, специалиста).
* Комплексность, системность. При отсутствии данных качеств снижается эффективность принятых решений, особенно при усложнении объекта управления и повышения степени неопределенности среды.
* Соответствие информации полномочиям и компетенции субъекта управления. При несоблюдении этого требования возникает проблема избыточности либо недостаточности информации с соответствующими отрицательными последствиями, дополнительных потерь времени руководителей, менеджеров, специалистов разных уровней на согласование, выяснение, уточнение и т.п.
* Субординация, т.е. постоянная информационная связь руководителя с непосредственными подчиненными.
* Ориентация на машинную обработку. При построении информационной системы необходимо учитывать возможность алгоритмизации процессов обработки информации, создания первичных машинных носителей, ее классификации и кодирования.
Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет
Управление коммуникациями в организации
Вы будете перенаправлены на Автор24
Общая характеристика управления коммуникациями в организации
Коммуникации, как и другие упроизводственные процессы, должны контролироваться руководителем. Это значит, что они должны быть управляемы и спланированы.
Управлению коммуникациями часто уделяется недостаточное внимание. Это связано с тем, что коммуникация как таковая воспринимается как естественная для человека функция, осваиваемая в раннем детстве.
Планирование коммуникаций
В ходе планирования коммуникаций необходимо учитывать всё разнообразие их типов. Достаточно упустить хотя бы один тип, и получаемая и передаваемая информация уже станет неполной. Укажем основные типы коммуникаций:
Планирование коммуникаций предполагает учёт требований и потребностей заинтересованных сторон в получении информации, а также исходит из имеющихся у организации активов. Если коммуникация правильно построена, она способствует повышению эффективности и результативности деятельности компаний, в частности, за счёт снижения информационного шума, уменьшения количества искажений в передаваемых данных, снижения ресурсных и временных потерь на уточнение данных.
Готовые работы на аналогичную тему
При планировании коммуникаций в организации необходимо учитывать следующие ключевые аспекты:
Кроме того, при планировании следует принимать во внимание языковые барьеры, часовые пояса и межкультурные различия.
Требуется регулярно инспектировать планы по коммуникациям на предмет актуальности. При необходимости следует вносить корректировки для обеспечения их применимости. Часто правильно выбрать каналы и методы коммуникации не менее важно, чем передать правильную информацию. При этом должны учитываться такие факторы:
Независимо от масштаба разрабатываемого плана коммуникаций все они должны содержать:
Методы коммуникации в организации
Методы коммуникации можно разделить на три большие группы:
Интерактивными называются коммуникация между двумя и более сторонами, которые осуществляют многосторонний обмен информацией.
Интерактивные коммуникации являются самыми эффективными для того, чтобы обеспечить общее понимание по определённым вопросам всеми участниками. К этому методу относятся:
Информирование без запроса предполагает, что отправитель отсылает информацию определённым адресатам, возможно нуждающимися в ней.
Метод информирования без запроса обеспечивает распространение информации, при этом фактическое её получение и понимание аудитории не гарантируется. К этому методу относятся:
Информирование по запросу предполагает, что получатели самостоятельно по собственному желанию обращаются к носителю информации.
Информирование по запросу широко распространено для больших аудиторий и больших объемов информации. К этому методу относятся:
Получи деньги за свои студенческие работы
Курсовые, рефераты или другие работы
Автор этой статьи Дата написания статьи: 06 12 2021
Юлия Валерьевна Шульгина