Что такое унификация документов
Унификация структуры текста служебного документа
Унификация структуры текста служебного документа
кандидат исторических наук, эксперт в области управления документацией, автор методик построения документных систем, руководитель направления консалтинга в управлении документами фирмы «1С».
Унификация структуры текста заключается в установлении типовой композиции, которая зависит от вида управленческого документа, формы представления информации, содержания конкретного документа и специфики отдельного акта делового общения.Композиция текста — это схема организации и структурной упорядоченности целого текста, отражающая строение, соотношение и взаимное расположение его частей, членение на смысловые элементы, степень и характер выраженности этих элементов, порядок их следования и взаимосвязь между ними. Выстроить композицию унифицированного текста документа означает подобрать нужные компоненты, определить их группировку относительно цели документа и их взаимную группировку, разместить отобранное в определенной последовательности. Композиционный строй официально-делового текста подчиняется строгой логической организации: композиция отражает систематизацию в области проблемы.
Для важнейших документов принимаются типовые композиционные формы, закрепленные законодательными актами. Так, в августе 2005 г. утвержден Типовой регламент 2 внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, в котором устанавливается содержательная и композиционная структура текста регламентного документа.
Документ состоит из тринадцати разделов:
На основе Типового регламента должны разрабатываться регламентные документы федеральных органов исполнительной власти с обязательным соблюдением установленной содержательной и композиционной формы. Композиционная схема трудового договора определена ст. 57 Трудового кодекса 3 и должна состоять из трех частей.
Первая часть включает сведения о работнике и работодателе, вторая — обязательные условия трудового договора и третья — дополнительные условия трудового договора, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Федеральный закон «Об акционерных обществах» 4 определяет обязательную содержательную сторону Устава общества. В документе должно быть отражено:
Уставом общества могут быть установлены ограничения количества акций, принадлежащих одному акционеру, и их суммарной номинальной стоимости, а также максимального числа голосов, предоставляемых одному акционеру. Кроме того, Устав общества может содержать другие положения, не противоречащие Федеральному законодательству.
Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» 5 устанавливает виды учредительных документов общества с ограниченной ответственностью и определяет их композиционную форму. В учредительном договоре учредители общества обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию. Учредительным договором определяются также:
Устав общества должен содержать:
В Распоряжении Правительства 6 РФ «Об утверждении формы анкеты для участия в конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации» определена форма анкеты, подлежащей представлению в государственный орган гражданином Российской Федерации, изъявившим желание участвовать в конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации. Таким образом, нормативной регламентации подвергаются и композиционные формы текстов, представленных в форме анкет.
Композиционная структура отдельных видов документов представлена в Методических рекомендациях 7 по унификации текстов управленческих документов и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Приведенные примеры подтверждают тенденцию к регламентации содержания документа. На законодательном уровне устанавливается обязательная композиционная схема документа, которая воспроизводится в аналогичном документе на уровне министерства, ведомства или организации.
Закрепление композиционных схем отдельных видов документов должно происходить и на уровне отдельных организаций в локальных нормативных актах. Так, в типовом положении о работе с регламентной документацией, которое входит с состав методического продукта фирмы «1С» «Комплект нормативных документов», содержатся требования к форме и структуре регламентных документов: Регламентация процессов осуществляется в форме текстовых документов (в том числе табличного формата) со следующей структурой:
В соответствии с приведенными требованиями составляются все регламентные документы организации, которая использует в своей деятельности типовое положение.
Структура распорядительного документа установлена типовым положением о работе с распорядительной документацией, а структура договора приведена в типовом положении о работе с договорной документацией. Эти нормативные документы также являются частью методического продукта «Комплект нормативных документов».
Таким образом, тексты многих документов, представленных в грамматически связной форме, составляются в соответствии с установленной законодательством типовой формой либо по устойчивым, выработанным практикой документоведения, композиционным схемам, закрепленным локальными нормативными актами. Такой подход к составлению документов снижает трудозатраты и повышает качество создаваемых документов.
Требования к оформлению документов по делопроизводству
Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.
Правила оформления документов и их значение
Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.
В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.
Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?
Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:
Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.
Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:
Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.
Требования ГОСТа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.
Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:
В приложениях А, В даны:
На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.
Документы организации: учитываем новый стандарт
На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?
Вот эти важные моменты:
Заключение
Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.
В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.
Тема 2. Понятие документа, документопотока. Правила составления документов
Цели обучения — познакомить студентов:
Оглавление
Понятие документа, документопотока
Информационные связи предприятия и документопотоки
Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:
Свойства управленческой информации
Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:
Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.
К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:
Основные понятия делопроизводства
Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.
Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.
Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ содержит сведения, отражающие:
Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.
Функции документа
К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:
Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.
Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).
Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:
Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:
Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.
Основные задачи делопроизводства
Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.
Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:
Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.
Нормативная база делопроизводства
Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.
Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.
Основные нормативные документы
Классификация документов
Общее представление и признаки классификации
Документы можно классифицировать по различным признакам:
Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.
На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.
Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.
Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.
Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.
К организационным документам предприятия можно отнести:
К распорядительным документам относятся:
К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:
К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.
Входящие – документы, которые поступили на предприятие от других организаций.
Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.
Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.
Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.
Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.
Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:
Рис. 1. Документооборот на предприятии
Правила составления документов
Установка формата бумаги и размеров полей
Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.
Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.
Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.
Что такое унификация и стандартизация документов и их основные принципы простыми словами
Повторяемость применяемых документов позволяет провести их унификацию с целью создания условия для последующей стандартизации. Это позволяет снизить разнообразие применяемой документации и оптимизировать процесс документооборота.
В статье разберемся, что означают эти два понятия, каковы их ключевые принципы, цели и порядок реализации на предприятии.
Что такое унификация документов
Управленческая деятельность в организации не обходится без составления и использования различного рода документов. Многообразие рабочих ситуаций заставляет менеджеров искать различные пути их урегулирования, что, в свою очередь, нередко приводит к возникновению большого количества служебных (деловых) бумаг. Однако при более внимательном изучении становится ясно, что в управленческой практике многие ситуации имеют свойство повторяться. Такая повторяемость позволяет унифицировать документы, создавая условия для их последующей стандартизации.
Унификация рабочих документов предусматривает выявление единообразия – как формального, так и содержательного, – проявляющегося при совершении однотипных управленческих действий.
Стандартизация рабочих документов считается логическим продолжением их унификации и состоит в нормативном закреплении общих (единых) закономерностей, характерных для большинства служебных бумаг. При этом указанные закономерности, присущие рабочим документам, обнаруживаются в процессе проведения их унификации.
Унификация преследует такие важные цели:
Смысл унификации в делопроизводстве сводится к устранению чрезмерного разнообразия применяемых документальных шаблонов. При этом важная роль отводится обеспечению содержательного и формального единства служебных (деловых) бумаг.
Унифицируются не только общая структура документов, но и языковые конструкции, используемые при их составлении.
Критерием для такой унификации может являться характер типовых процедур, совершаемых в рамках работы со служебными бумагами (речь идет о процедурах обработки, учета, а также хранения).
Основные принципы
Унификация выполняется в соответствии со следующими важными принципами:
Что такое стандартизация
Стандартизация служебных бумаг тесно связана с их унификацией.
Если унификация нацелена на выявление единообразия используемых бумаг, то стандартизация сводится к закреплению обнаруженных закономерностей в нормативно-правовых актах.
Иными словами, унификация и стандартизация – это процедуры, которые взаимно дополняют друг друга.
Стандартизация документов выражается в издании и распространении новых стандартов, регламентирующих оформление и заполнение.
Это может сопровождаться отменой или модификацией ранее действовавших стандартов.
D РФ стандарты бывают государственные (обозначение – ГОСТ Р), межгосударственные (обозначение – ГОСТ), а также отраслевые (обозначение – ОСТ). Кроме того, существуют стандарты, которые действуют внутри конкретных предприятий (обозначение – СТП).
Ключевые принципы
Стандартизация осуществляется согласно следующим ключевым принципам:
Вышеперечисленные принципы должны действовать при выработке, издании, распространении и применении стандартов, регламентирующих заполнение и оформление документации.
Унификация документов
Источник:
«ПОЛОЖЕНИЕ О ЕДИНОЙ СИСТЕМЕ КЛАССИФИКАЦИИ И КОДИРОВАНИЯ ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ (ЕСКК ТЭИ) БАНКА РОССИИ»
(утв. ЦБ РФ 19.07.2000 N 116-П)
Смотреть что такое «Унификация документов» в других словарях:
УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ — согласно ГСДОУ, – установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов,… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
Унификация (в технике) — Унификация в технике, приведение различных видов продукции и средств её производства к рациональному минимуму типоразмеров, марок, форм, свойств и т.п. Основная Цель У. √ устранение неоправданного многообразия изделий одинакового назначения и… … Большая советская энциклопедия
унификация бухгалтерских документов — Установление единых форм бухгалтерских документов, предназначенных для оформления однородных хозяйственных операций в различных предприятиях и организациях. [http://www.lexikon.ru/dict/buh/index.html] Тематики бухгалтерский учет … Справочник технического переводчика
УНИФИКАЦИЯ — (лат. uni один и facere делать) установление единообразия, приведение к единой форме (документов, деталей, запасных частей, оборудования, услуг и пр.). Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б.. Современный экономический словарь. 2 е изд … Экономический словарь
Унификация — П римечания 1 Унификация обычно связана с сокращением многообразия. 2 В практике стандартизации в Российской Федерации под унификацией понимается приведение к единообразию технических характеристик изделий, документации и средств общения… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Унификация — I Унификация (от Уни. и лат. facio – делаю) приведение к единообразию, к единой форме или системе. II Унификация в технике, приведение различных видов продукции и средств её производства к рациональному минимуму типоразмеров,… … Большая советская энциклопедия
УНИФИКАЦИЯ ТЕКСТОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ — согласно ДР 191–98 «Методические рекомендации ВНИИДАД «Унификация текстов управленческих документов», – установление единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
УНИФИКАЦИЯ СТРУКТУРЫ ТЕКСТА — согласно ДР 191–98 «Методические рекомендации ВНИИДАД «Унификация текстов управленческих документов», – выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающей назначению документа … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
УНИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ — установление единых форм бухгалтерских документов, предназначенных для оформления однородных хозяйственных операций в различных предприятиях и организациях … Большой бухгалтерский словарь
УНИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ — установление единых форм бухгалтерских документов, предназначенных для оформления однородных хозяйственных операций в различных предприятиях и организациях … Большой экономический словарь