Что такое учтенная копия документа
Что такое учтенная копия документа
Единая система конструкторской документации
ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ
Unified system for design documentation. Registration and storage rules
Дата введения 2014-06-01
Предисловие
Цели, основные принципы и общие правила проведения работ по межгосударственной стандартизации установлены ГОСТ 1.0 «Межгосударственная система стандартизации. Основные положения» и ГОСТ 1.2 «Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Правила разработки, принятия, обновления и отмены»
Сведения о стандарте
1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным унитарным предприятием «Всероссийский научно-исследовательский институт стандартизации и сертификации в машиностроении» (ВНИИНМАШ), Автономной некоммерческой организацией Научно-исследовательский центр CALS-технологий «Прикладная логистика» (АНО «НИЦ CALS-технологий «Прикладная логистика»)
2 ВНЕСЕН Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии
3 ПРИНЯТ Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол от 28 августа 2013 г. N 58-П)
За принятие стандарта проголосовали:
Краткое наименование страны по МК (ИСО 3166) 004-97
Код страны по
МК (ИСО 3166) 004-97
Сокращенное наименование национального органа по стандартизации
Госстандарт Республики Беларусь
Госстандарт Республики Казахстан
4 Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22 ноября 2013 г. N 1628-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 2.501-2013 введен в действие в качестве национального стандарта Российской Федерации с 1 июня 2014 г.
6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Июль 2020 г.
Информация о введении в действие (прекращении действия) настоящего стандарта и изменений к нему на территории указанных выше государств публикуется в указателях национальных стандартов, издаваемых в этих государствах, а также в сети Интернет на сайтах соответствующих национальных органов по стандартизации.
В случае пересмотра, изменения или отмены настоящего стандарта соответствующая информация будет опубликована на официальном интернет-сайте Межгосударственного совета по стандартизации, метрологии и сертификации в каталоге «Межгосударственные стандарты»
ВНЕСЕНА поправка, опубликованная в ИУС N 1, 2021 год
Поправка внесена изготовителем базы данных
1 Область применения
На основании настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема документации, условий документооборота и используемых автоматизированных систем учета и хранения данных об изделии.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие межгосударственные стандарты:
ГОСТ 2.051 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения
ГОСТ 2.102 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов
ГОСТ 2.106 Единая система конструкторской документации. Текстовые документы
ГОСТ 2.301 Единая система конструкторской документации. Форматы
ГОСТ 2.503 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений
ГОСТ 2.601 Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы
В Российской Федерации действует ГОСТ Р 2.601-2019.
ГОСТ 2.602 Единая система конструкторской документации. Ремонтные документы
ГОСТ 2.701 Единая система конструкторской документации. Схемы. Виды и типы. Общие требования к выполнению
ГОСТ 3.1102 Единая система технологической документации. Стадии разработки и виды документов. Общие положения
ГОСТ 3.1201 Единая система технологической документации. Система обозначения технологической документации
ГОСТ 13.1.002 Репрография, микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы
3 Термины, определения и сокращения
3.1 Термины и определения
В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:
Здесь и далее знаком «*» отмечены пункты, к которым даны комментарии в приложении А.
3.1.2 контрольная копия: Копия конструкторского (технологического) документа, служащая для восстановления подлинника, изготовления дубликатов, рабочих копий, справок или сверки документации*.
3.1.3 рабочая копия: Копия конструкторского (технологического) документа, предназначенная для обслуживания производства.
3.1.5 электронная копия бумажного документа: Электронный конструкторский (технологический) документ, содержательная часть которого соответствует подлиннику бумажного документа*.
В настоящем стандарте приняты следующие сокращения:
4 Основные положения
4.1 Все имеющиеся и изготовленные в организации документы подлежат учету и хранению.
— все поступающие на хранение подлинники, дубликаты и копии документов;
— абоненты (внешние и внутренние), принятые на абонентское обслуживание и извещаемые о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов;
— абоненты разовой выдачи (передачи) копий документов, которые не извещаются о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов;
— движение документов (изготовление и учет копий, изменения, применяемость);
4.3 Подлинники конструкторских и технологических документов, принимаемые на хранение, должны соответствовать требованиям ЕСКД и ЕСТД соответственно.
4.4 Подлинники электронных КД и электронных ТД должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051*.
4.5 Подлинники на бумажном носителе должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки и должны соответствовать требованиям ГОСТ 13.1.002.
4.6 При приемке подлинников на хранение проверяют:
— комплектность КД в соответствии со спецификациями, ведомостями электронных КД (ТД) или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;
— комплектность ТД в соответствии с маршрутной картой или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;
— наличие установленных подписей (в том числе электронных цифровых подписей) и дат. Принимать на хранение документы, не имеющие подписи лица, осуществляющего нормоконтроль, не допускается*.
4.7 Документы, поступающие на хранение, регистрируют.
Регистрацию производят автоматизированным или неавтоматизированным способом*.
4.8 Каждому подлиннику документа присваивают один регистрационный (инвентарный) номер независимо от количества листов в бумажном документе или количества файлов в электронном конструкторском (технологическом) документе, из которых они состоят.
На бумажном документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.
Аккредитация в Росаккредитации
форум для аккредитованных лабораторий
ГЛОССАРИЙ термины и их определения, используемые в процедурах управления документами
#1 ГЛОССАРИЙ термины и их определения, используемые в процедурах управления документами
Состав действий по управлению документами внутреннего происхождения
1. Создание документов
1.1. Инициирование Должен быть установлен круг лиц, уполномоченных инициативно или в ответ на поступившие предложения давать
указания на разработку документов соответствующих категорий.
1.2. Разработка Должен быть определен механизм назначения группы разработчиков, установления сроков и форматов (шаблонов) оформления проекта документа.
1.3. Согласование Должен быть установлен механизм согласования проекта документа со всеми исполнителями и заинтересованными лицами и организациями (в том числе за пределами организации, инициировавшей разработку документа).
1.4. Анализ на полноту Проект документа должен быть проанализирован на полноту охвата содержащимися в нем положений и требований целей (предназначения) данного документа.
1.5. Анализ на адекватность Проект документа должен быть проанализирован на соответствие требованиям внутренних и внешних нормативных документов.
1.6. Проверка Проект документа должен пройти соответствующую проверку (нормоконтроль, метрологическую, юридическую экспертизу и т.д.).
1.7. Утверждение (одобрение, санкционирование применения) Должен быть установлен круг лиц, уполномоченных утверждать соответствующие категории документов с учетом результатов согласования проекта документа, анализа его на полноту и адекватность, а также его проверки.
2. Управление распространением документов
2.1. Регистрация Должен быть установлен порядок регистрации утвержденного документа в единой системе кодированного учета соответствующих категорий документов.
2.2. Ввод в действие Должен быть установлен порядок ввода в действие документов каждой категории (вида), устанавливающий, в том числе, интервал времени, необходимый для гарантированного размножения документа и обеспечения необходимым количеством копий будущих пользователей. Если требуется, документ должен быть введен в действие путем издания приказа, выпуска распоряжения, разработки и реализации плана организационно‐технических мероприятий по вводу его в действие и т. п.
2.3. Хранение оригинала Должны быть установлены место, условия, сроки хранения и ответственные за хранение оригинала документа.
2.4. Размещение в электронной базе документов Должен быть установлен круг лиц, ответственных за размещение в соответствующих местах электронной базы (баз) данных утвержденного документа и уведомление об этом заинтересованных лиц с предоставлением им права чтения (и
чтения) этого документа.
2.5. Изготовление и идентификация контрольной копии В целях более надежного сохранения оригинала для изготовления необходимого числа рабочих копий часто с оригинала сначала делают первую копию, которую идентифицируют оригинальным штампом (например, «Контрольный экземпляр»).
2.6. Централизованное изготовление копий, их учет и рассылка Должен быть установлен порядок оформления и реализации заказа на изготовление необходимого числа копий, включающий назначение лиц, ответственных за размножение, учет сделанных копий и идентификацию мест их рассылки, а также за получение копий и их доставку в подразделения и отдельным должностным лицам.
2.7. Учет и хранение копий в подразделениях Должен быть установлен порядок учета и хранения доставленных в подразделения учтенных копий, их выдачи пользователям и возврата, а также ответственный за осуществление этих действий.
2.8. Изготовление дополнительных копий или выписок из документов на местах При необходимости должен быть установлен порядок изготовления, санкционирования к применению, учета выдачи и возврата всех дополнительных копий документов или выписок из них, изготовляемых непосредственно в подразделениях, в том числе путем распечатки документов, находящихся в официальных электронных базах.
2.9. Анализ состояния документов Должен быть установлен порядок периодической проверки (сверки) находящихся в применении подлинных документов и/или их копий на предмет их адекватности оригиналу, а также анализа их физического состояния (возможности прочтения).
3. Применение документов
3.1. Ознакомление Должен быть установлен порядок заблаговременного (до ввода их в действие) ознакомления исполнителей и их
руководителей с принятыми документами, а также юридически значимого подтверждения возложения ответственности за
соблюдение установленных в них требований на соответствующих лиц.
3.2. Надзор за применением Должен быть установлен порядок периодической проверки соблюдения положений и требований, установленных в документе.
4. Внесение изменений, отмена и изъятие документов
4.1. Внесение изменений Должен быть установлен порядок подачи предложений о целесообразности оформления новой редакции документа, разработки новой редакции или внесения изменений в документ, их обсуждения и решения вопроса о согласовании откорректированной редакции, ее утверждения, ввода в действие, а также внесения изменений в учтенные копии (в том числе размноженные непосредственно в подразделениях) и ознакомления исполнителей с изменениями в документе.
4.2. Отмена документов Должен быть установлен порядок инициирования, обсуждения и решения вопроса об отмене документа, выпуска (при необходимости) соответствующего распорядительного документа, а также порядок извещения пользователей о дате прекращения действенности отмененного документа.
4.3. Изъятие и уничтожение или соответствующая идентификация отмененных документов Должен быть установлен порядок изъятия и уничтожения или соответствующей идентификации (например, штампом «Отменено») отмененных документов, предупреждающий их непреднамеренное использование в будущем в качестве инструктивных или предписывающих документов.
4.4. Хранение отмененных документов Должен быть установлен порядок хранения оригиналов и/или других экземпляров отмененных документов, идентифицированных соответствующим образом (например, штампом «Отменено. Сохранено для информации»), если их оставляют для каких‐либо целей.
ГЛОССАРИЙ (термины и их определения, используемые в процедурах управления документами систем менеджмента различных организаций)
Издание документа — процесс создания подлинника документа, включающий этапы определения необходимости его разработки, оформления, согласования и утверждения.
Оформление документа — комплекс процедур, необходимых для подготовки и утверждения документа в соответствии с порядком, установленным на предприятии. Примечание. К подготовке документа относятся его подписание, согласование и т. д.
Разработка документа — комплекс работ по определению требований, оформлению, согласованию с заинтересованными сторонами, рассмотрению, утверждению и регистрации документа; обоснование и определение требований к содержанию документа, подготовка проекта документа, его согласование и представление на утверждение.
Согласование документа — способ взаимодействия между работниками, посредством которого замечания и предложения, возникшие в ходе согласования проекта договора, устраняются (снимаются) путем устного обсуждения либо обмена сообщениями по электронной почте; официальное подтверждение заинтересованными сторонами согласия с разработанным документом и возможности его утверждения.
Согласователь — лицо, с которым в обязательном порядке согласовывается документ до его утверждения. Заинтересованное структурное подразделение или лицо — структурное подразделение или отдельное должностное лицо, участвующее в описываемой документом деятельности или пользующееся ее результатами.
Виза — подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с проектом документа и признания его правильности.
Адекватность — соответствие документов установленным требованиям; отсутствие противоречий требований разрабатываемого документа требованиям документов более высокого и более низкого уровней, а также требованиям действующих документов такого же уровня, в том числе документов других подразделений, штатного расписания, организационной структуры.
Проверка документа на адекватность — проверка на соответствие требованиям стандарта ISO 9001 и других международных стандартов, требованиям компании; проверка разрабатываемого документа на соответствие требованиям законодательных актов, стандартов ISO, государственных стандартов, правил, норм и других нормативных документов.
Проверка документа на пригодность — проверка разрабатываемого документа на соответствие требованиям функции в системе управления, полноты изложения и наличия взаимосвязи с описываемой функцией (т. е. пригодность описываемой процедуры для реализации ее целей).
Нормоконтроль — контроль применения действующих норм и стандартов, обеспечения комплектности и качества оформления документации. Примечание. Следует отметить, что есть и другие виды контроля, не отраженные в проанализированных процедурах, в частности метрологическая и юридическая экспертиза.
Подтверждать, одобрять — делать имеющим силу путем официального одобрения; ратифицировать; (по отношению к объекту) отвечать установленным требованиям.
Утверждение документов — официальное удостоверение уполномоченного на это должностного лица или органа в том, что разработанный документ адекватен и вводится в действие.
Дата введения документа в действие — календарная дата, с которой документ приобретает юридическую силу; дата, с которой документ приобретает юридическую силу и обязателен для применения подразделениями, указанными в разделе «Область действия»; дата, с которой документ приобретает юридическую силу и наступает обязательность его выполнения.
Оригинал документа — документ, выполненный на любом материале, предназначенный для изготовления по нему подлинников и заверенный разработчиками;
Подлинник документа — документ, оформленный подлинными установленными подписями и выполненный на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с него копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль; экземпляр документа, оформленный подлинными подписями, имеющий подлинные реквизиты утверждения (подпись, дату утверждения), идентификационный номер, относящийся к фонду нормативных документов, пригодный для размножения; один или несколько оригинальных экземпляров документов на бумажном носителе, оформленных подлинными подписями.
Держатель подлинника — подразделение, обладающее подлинником документа, имеющее право на тиражирование и передачу копий подлинника другим подразделениям и внесения в него изменений.
Дубликат — технический документ, идентичный по содержанию подлиннику, предназначенный для изготовления копий; повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу.
Идентификация — присвоение объекту уникального наименования, номера, знака, условного обозначения, признака или набора признаков, позволяющих однозначно выделить его из других объектов.
Выявление (идентификация) документа — процедура, обеспечивающая однозначное распознавание документов и данных, используемых в системе менеджмента качества; процедура, обеспечивающая однозначное распознавание документов путем присвоения буквенно-цифрового кода.
Реквизит документа — обязательный информационный элемент (автор, дата и т. п.), присущий тому или иному виду письменного документа.
Регистрация документа — запись в учетных формах (журналах, карточках и т. п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации; присвоение документу уникального идентификатора при его вводе в систему.
Регистрационный номер документа — числовой код документа, имеющий учетный номер по списку действующих документов.
Введение документа в действие — организационно-распорядительная деятельность (подготовка проекта приказа и его утверждение), устанавливающая дату, с которой начинается осуществление документа его пользователями с выполнением требований, установленных в документе, в соответствии с областью его распространения и сферой действия.
Срок (дата) введения документа в действие — дата, с которой документ приобретает юридическую силу.
Срок действия документа — интервал времени, в течение которого действует документ, начиная от даты введения его в действие до момента его замены или отмены.
Распространение документа — комплекс мероприятий по своевременному обеспечению документом заинтересованных в нем пользователей.
Доступ — право, возможность, средства поиска, извлечения или использования информации. Внедрение документа — процесс выполнения мероприятий, обеспечивающих применение и соблюдение норм, показателей, требований, правил, методов, установленных документом, в соответствии с областью распространения, сферой деятельности; осуществление организационно-технических мероприятий, обеспечивающих соблюдение требований данного документа.
Применение документа — использование документа его пользователями с выполнением требований, установленных в документе, в соответствии с областью его применения.
Обращение документации — использование документации по прямому назначению в течение срока обращения: рассылка, внедрение, применение, внесение изменений.
Срок обращения документации — период времени от даты получения рабочей копии утвержденного документа до даты ее изъятия в связи с отменой (заменой) или вследствие технической непригодности рабочей копии для использования по прямому назначению.
Контрольный экземпляр документа — копия утвержденного документа, служащая для учета, хранения и снятия копий в архиве; зарегистрированная и идентифицированная штампом «Контрольный экземпляр» копия подлинника документа.
Копия, копия документа — документ, выполненный способом, обеспечивающим его идентичность с подлинником, и предназначенный для непосредственного использования при разработке, в производстве, эксплуатации и ремонте изделий; технический документ, идентичный с подлинником и предназначенный для непосредственного использования в практической деятельности; документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, предназначенный для непосредственного использования в практической деятельности, но не имеющий юридической силы.
Заверенная копия — копия документа, на которой проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Учтенная копия — копия действующего документа, имеющая учетный номер экземпляра на бумажном носителе, применяемая в структурном подразделении, выполненная с подлинника, актуальность которого постоянно контролируется работниками отдела по управлению качеством; зарегистрированная копия нормативного документа, полученная путем распечатки его электронной копии с информационной системы или копированием с контрольного экземпляра нормативного документа в архивной точке.
Экземпляр — учтенная копия документа.
Контролируемая копия — копия подлинника документа, предназначенная для непосредственного использования в практической деятельности, управляется аналогично подлиннику; копия документа, выполненная с контрольного экземпляра/подлинника, с синим штампом «Экземпляр ООО «ХХХ» или «Годен для производства».
Неконтролируемая копия — документ, воспроизводящий информацию подлинника, использующийся только как информационно-справочный документ; бумажная копия документа без синих штампов и оригинальных подписей или с синим штампом «Неучтенная копия» и находящаяся в месте использования, не предусмотренном списком рассылки.
Выписка из документа — часть документа (таблица, схема, инструкция, памятка и т. д.), оформленная отдельно от него; копия части документа.
Проверка документа — анализ действующего документа в целях определения необходимости его обновления или отмены.
Актуальность — действенность, современность документа.
Актуализация документа — анализ документа на его пригодность к использованию, при необходимости внесение изменений и дополнений; процедура поддержания документа в рабочем состоянии путем своевременного внесения в него принятых в установленном порядке изменений, дополнений и информации о сроках его действия, ограничении, замене или отмене на момент использования в работе.
Изменение документа — модификация, дополнение или исключение определенных фрагментов документа ; любое исправление, исключение или добавление каких либо данных в этот документ; любое исправление документа, исключение или добавление в него каких либо данных, проводимое в установленном порядке; действия, направленные на дополнение, уточнение либо исключение отдельных требований разработанного ранее документа.
Редакция (редактирование) документа — обработка и исправление какого-либо текста; текст, получивший определенную обработку; изменения к действующей версии документа путем замены листов. Новая редакция выпускается при незначительных изменениях в документе (до 30% текста).
Ревизия — пересмотр документов, проверка документов, внесение изменений в документы по истечении срока действия документа или вследствие возникшей необходимости.
Пересмотр — внесение всех необходимых изменений в содержание документа с оформлением, принятием и введением в действие нового документа, заменяющего действующий документ; внесение всех необходимых изменений в содержание и оформление документа.
Версия документа — новое изложение всего документа. Новая версия выпускается при значительных изменениях в документе (более 30% текста).
Переиздание — новое печатное издание документа, включающее изменения к предыдущему изданию.
Статус — положение, состояние. Устаревший, вышедший из употребления — больше не применяемый или неиспользуемый; вышедший из моды, устарелый; больше не производимый или не используемый; устарелый.
Аннулирование документа — прекращение действия документа; отмена действия и изъятие из обращения документа для последующего уничтожения.
Аннулированный документ — документ, которому в результате пересмотра или физического износа присвоен статус аннулированного и имеющий штамп «Аннулирован».
Утилизация — уничтожение документов.
Уничтожение документа — процесс уничтожения документа без какой-либо возможности восстановления.