что такое служебное совещание
Деловые совещания
Современный бизнес невозможен без различного рода переговоров. Деловые совещания – это возможность руководства донести основные цели и задачи сразу до всех структурных подразделений, получить обратную связь и на основании полученных данных скорректировать план действий для компании.
Совещания – это своеобразный инструмент управления бизнесом, который постоянно нуждается в оценке эффективности и анализе достигнутых результатов.
Деловое общение, деловые беседы, собрания, переговоры, дискуссии: как форма деловой коммуникации
Деловое общение следует отличать от обычного, поскольку первое преследует определенную цель и имеет строгую этику поведения, а последние – могут и не иметь никакой почвы и повода.
Форм деловой коммуникации существует большое множество, к основным из них относятся:
Помимо перечисленных форм существует еще целый их ряд: деловые собеседования, споры, совещания, переписки, презентации, конференции. Все они имеют свою специфику, но отвечают единым правилам деловой этики.
Деловые совещания: задачи, цели, темы
Деловые совещания проводятся для того, чтобы выработать конкретное решение актуальной проблемы или задачи. Помимо этого на совещаниях сотрудники подразделений могут делиться с руководством своими идеями по возможному решению каких-либо вопросов. Такая форма коммуникации позволяет комплексно увидеть ситуацию в компании, ее слабые и сильные стороны, способствует вхождению новых людей в коллектив, их знакомству с корпоративной культурой и нормами, принятыми в организации.
Основными целями и задачами совещаний являются:
Темы, которые присутствуют на совещаниях, могут быть абсолютно разными.
В российской практике принято не менее одного раза в неделю проводить совещания-планерки. Таким образом, руководители отделов отчитываются о проделанной за неделю работе и ставят планы на следующую (либо получают задания для реализации в рамках предстоящей рабочей недели).
Поводом или темой для внепланового совещания может быть целый ряд вопросов, которые возникают в связи с динамичной и изменчивой внешней средой, в которой приходится работать компаниям.
Виды, типы и классификация деловых совещаний
Деловые совещания могут быть разными по форме проведения, тематике и присутствующим лицам.
Основная их классификация представлена ниже:
Помимо представленной классификации совещания можно разделить на проблемные, оперативные и инструктивные.
Проблемные совещания направлены на поиск оптимального решения задач в сжатые сроки.
Оперативные (или их еще называют диспетчерскими) имеют целью получение данных о текущем положении компании. Вся информация от подчиненных аккумулируется у руководителей подразделений, а затем передается главному руководителю организации. Это данные о том, насколько были выполнены планы, достигнуты цели, решены задачи. Главное отличие таких совещаний от всех остальных – в их регулярности, постоянстве списка участников и возможном отсутствии повестки совещания (то есть его подробного плана).
Инструктивные совещания имеют обратный порядок в отличие от диспетчерских – вся информация в директивном формате спускается от руководителя к непосредственным подчиненным, и далее передается по вертикали власти в организации до конкретных исполнителей тех или иных задач. К такой информации относятся распоряжения руководства, которые могут повлиять на текущий ход работы организации, новые правила, нормы поведения, сроки исполнения конкретных задач.
Подготовка, организация и проведение деловых совещаний
Для того чтобы совещание было эффективным, необходимо тщательно продумать его основные моменты: цель совещания, основные задачи, этапы мероприятия. Только при таких условиях можно получить выгоду от совещания.
К сожалению, многие из них проводятся только потому, что в бизнес-среде так принято. Регулярные встречи и совещания в начале недели с руководством во многих компаниях стали обыденностью и потеряли смысл.
Однако крупные компании, которые стремятся развиваться и завоевывать большие доли рынка, подходят к данному вопросу с большой скрупулезностью:
Этапы и технологии ведения делового совещания
Каждое совещание имеет два основных этапа: подготовка и непосредственное проведение.
На первом этапе определяется актуальность проведения мероприятия, ставятся его цели и задачи, формируется список участников, подготавливаются доклады и презентации в соответствии с повесткой.
На втором – непосредственно согласно имеющейся повестке освещаются вопросы, в которых могут принимать участие все присутствующие. Как правило, руководство компании является председателем совещания и задает ему тон, предоставляет право слова, прекращает дискуссию, если она вышла за рамки конструктивного обсуждения.
Помимо основных этапов в совещании может присутствовать этап принятия решения, если оно предполагает решение какой-либо задачи. Это может происходить путем обсуждения или голосования.
Пример плана делового совещания
Имея на руках подробный план совещания, можно с уверенностью знать, что оно пройдет эффективно.
Такой план может включать в себя:
В процессе совещания важно фиксировать основные его моменты для того, чтобы иметь возможность вернуться к тому или иному вопросу и более подробному его рассмотрению.
Деловые совещания на выставках и конгрессах Экспоцентра
Одним из эффективных средств продвижения продукции является проведение деловых совещаний в рамках выставок и конгрессов, проводимых в ЦВК «Экспоцентр». Деловые совещания подобного формата несколько отличается от других. Если на обычном совещании собирается руководящий состав одного предприятия, то во время работы выставки у любого производителя есть уникальная возможность комплексно решить проблемы предприятия и пригласить всех поставщиков и дистрибьютеров продукции.
Специально оборудованные комнаты для деловых переговоров, конгресс-холлы ЦВК «Экспоцентра» рассчитаны на разное количество человек. Поэтому проблем с размещением всех участников не бывает. С помощью системы MatchMaking можно заранее согласовать время проведения совещания. Презентационная техника позволит сделать совещание более насыщенным и полным.
Ещё интересные ссылки на статьи
Читайте интересную подборку статей и полезной информации.
Понятие служебного совещания и принципы его организации
Общая характеристика делового (служебного) совещания
Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской практике широко распространены деловые (служебные) совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.
К обязательным требованиям, позволяющим сделать деловые совещания действенным инструментом создания команды единомышленников, относятся [1]:
сочетание обсуждения стратегических и оперативных вопросов;
урегулирование на совещаниях вопросов корпоративных отношений (к таким вопросам можно отнести изменение приоритетов внутрифирменных отношений, уточнение функций и полномочий исполнителей, выработка новых идей, оценка результатов предыдущих программ);
руководителю следует помнить, что совещание оказывает огромное влияние на его имидж и стиль деловых отношений.
Руководителям и специалистам, готовящим совещание, необходимо руководствоваться общими принципами организации деловых совещаний [2]:
в организационной деятельности нет мелочей;
техническая сторона организации (рабочие места участников, материалы, техническое обеспечение) должны быть безупречными;
должен быть подготовлен ведущий (предусмотрена замена, помощники ведущего и другой вспомогательный персонал).
При установлении цели совещания следует избегать расплывчатых, неконкретных формулировок. Это вызывает снижение интереса к предлагаемой проблеме и подсознательно ведет к ощущению необязательности ее предметного решения. Формулировка цели должна отражать черты предполагаемого результата обсуждения вопросов.
Служебное совещание как форма управления
Совещание позволяет не только достигать указанных целей, оказывать адресное воздействие на объекты управления (отдельных работников и коллектив в целом) для стимулирования инициативы и творческого подхода к делу, но и подчиненным оказывать при необходимости воздействие на руководителя, что в значительной степени способствует созданию нормального морально-психологического климата в коллективе.
С учетом сложившейся практики управления можно выделить следующие основные виды служебных совещаний:
— совещания для оперативного решения текущих вопросов, так называемые планерки, оперативки и т.п. Как правило, они проводятся для выяснения хода реализации намеченных планов, принятых ранее решений, выявления и устранения возникших сбоев в работе, внесения в нее коррективов в связи с возникновением непредвиденных обстоятельств и изменениями обстановки, оценки хода работы по конкретным проектам, осуществления мероприятий, требующих согласованных действий нескольких участников, и др. Такие совещания должны быть сугубо деловыми, предельно краткими, с ограниченным числом участников;
— совещания для поиска путей решения возникающих проблем (дискуссионные совещания), успех которых определяется, прежде всего, правильным выбором и постановкой проблемы, искренней заинтересованностью руководителя в коллективном поиске путей ее решения. На таком совещании очень важно создать непринужденную, творческую атмосферу с тем, чтобы каждый участник имел возможность высказать свое мнение, задать вопросы другим выступающим и т.д.;
— итоговые совещания используются для анализа результатов работы коллектива организации (подразделения) за определенный период и постановки общих задач на будущее, после завершения крупных проектов, имевших важное значение и четкие временные параметры (строительных, торговых, особо важных научных разработок и т.д.).
На них, как правило, сообщаются результаты анализа обстановки, в условиях которой велась работа, ее наиболее существенные текущие изменения и прогноз на будущее, проводится критический разбор достигнутого, объективно оцениваются положительные результаты и наиболее существенные недостатки, определяются пути их устранения и намечаются задачи на предстоящий период.
Деление совещаний на указанные виды носит условный характер. На практике они могут совмещаться, но особенности подготовки и проведения каждого них необходимо учитывать. Вместе с тем, есть и некоторые общие правила подготовки и проведения совещаний. Прежде всего, руководителю надо определить, имеются ли веские основания для проведения совещания: ведь это довольно сложное и в ряде случаев дорогостоящее организационно-управленческое мероприятие, требующее немалых усилий и временных затрат не только самого руководителя, но и других участников. Не следует организовывать и проводить совещание в том случае, если руководитель может принять решение самостоятельно или для его качественной подготовки достаточно консультаций с соответствующими специалистами. Если же необходимость совещания очевидна, то его надо тщательно подготовить. Прежде всего, следует четко определить цель совещания, его характер, повестку (перечень вопросов, выносимых на обсуждение). Включение в повестку более одного-двух вопросов нецелесообразно: слишком широкий круг вопросов неизбежно ведет к снижению эффективности их обсуждения.
Не менее важным является вопрос о составе участников предстоящего совещания. Если на инструктивно-информационные и итоговые совещания приглашаются, как правило, все или большинство работников, то на другие (например, на дискуссионные совещания) – только те, кто принимает непосредственное участие в выработке решения по обсуждаемым вопросам или в их реализации, либо наиболее сведущие в подлежащих обсуждению вопросах работники.
При планировании совещания, следует учитывать и временной фактор. Во-первых, надо стремиться к тому, чтобы совещание не нарушало трудовой ритм коллектива, не отражалось отрицательно на проведении других важных оперативно-служебных мероприятия, не выходило за пределы рабочего времени. Для этого необходимо заранее известить участников совещания о его времени и повестке, а для периодических совещаний (например, совещаний по подведению итогов работы за неделю) установить жестко фиксированный срок проведения.
Во-вторых, длительное, искусственно затянутое совещание обычно малоэффективно. С учетом того, что нормальная работоспособность работников сохраняется в течение 45-50 минут при условии их заинтересованности в рассматриваемых вопросах, необходимо предусмотреть перерывы, если длительность предполагаемого совещании превышает эту величину. Вообще на совещание целесообразно отводить не более полутора-двух часов.
Важное значение имеет строгое соблюдение установленного регламента. В регламенте следует оговаривать порядок проведения совещания. Ориентировочно он должен включать:
— основной доклад (не более 30 минут);
— вопросы докладчику (не более 2 минут на каждый);
— вопросы содокладчику (не более 1 минуты на каждый);
— выступления (5-7 минут);
— ответы докладчика и содокладчиков (5-7 минут каждому);
— подведение итогов совещания (не более 10 минут);
— справки по ходу совещания (не более 3 минут).
Изменять регламент по ходу совещания, особенно сокращать время для выступлений, не следует, так как люди специально готовились к выступлению и перестройка его для многих достаточно сложна.
Большое значение для эффективности совещания имеют вступительное слово и основной доклад. Во вступительном слове лаконично и четко определяется цель совещания, порядок его проведения, акцентируется внимание на основных вопросах, подлежащих обсуждению и т.п. Как показывает опыт, наибольшее значение имеет доклад по подведению итогов работы коллектива за определенный период. Как правило, такой доклад предварительно обсуждается в узком кругу формальных и неформальных лидеров коллектива. Особое внимание должно быть уделено тем разделам доклада, где дается оценка деятельности конкретных работников, а также выводам (выдвигаемым требованиям, предстоящим задачам), рекомендациям и предложениям, что позволит организовать более глубокое обсуждение доклада, мобилизовать работников на решение стоящих задач.
В интересах повышения эффективности каждого совещания следует придерживаться выработанных теорией и практикой управления рекомендаций: при выступлении на совещании (с докладом, содокладом и входе их обсуждения) следует говорить сдержанно, внятно, не повышая голоса, избегая монотонности в изложении вопроса; строго соблюдать регламент доклада или выступления; не допускать прямых выпадов против оппонентов («критикуй мнение, а не челвоека»); добиваться искренности и откровенности выступающих, конструктивности высказываемых предложений; все выступающие должны обращаться к аудитории, а не к ведущему совещание.
Каждое совещание должно заканчиваться подведением итогов. Весьма важным условием эффективности совещания является фиксирование его хода и результатов. Иначе многие принятые на совещании решения, высказанные замечания и предложения просто забываются, отсутствует должная организация их исполнения и контроля. Кроме того, результаты выполнения решений, принятых на предыдущих совещаниях, реализации высказанных замечаний и предложений должны доводиться до сведения участников совещания. Отступление от этой рекомендации снижает роль совещаний как формы управления, ведет к созданию в коллективе атмосферы низкой исполнительской дисциплины и безответственности.
Служебные совещания являются одной из самых эффективных, но и дорогостоящих форм управленческой деятельности, требуют тщательной подготовки, добросовестного и заинтересованного отношения как со стороны субъекта, так и объекта управления. Поэтому к совещанию должны тщательно готовиться все его участники. Вместе с тем, как ни велика роль совещаний в процессе управления, излишнее увлечение различными заседаниями, заслушиваниями и коллективными обсуждениями уводит систему управления от живой практической работы, привносит в управленческие отношения элементы формализма и безответственности, приводит к неоправданной трате времени.
Правила проведения совещаний — подготовка и основные этапы
Система проведения совещаний во многих организациях развита недостаточно, из-за чего заседания превращаются в бесполезную трату времени и не приносят результатов. Дело не только в отношении сотрудников, но и в отсутствие должной подготовки руководителя.
Групповые обсуждения и планерки — это мощный инструмент командной работы и способ управления бизнес-процессами при условии правильной организации делового совещания. Чтобы правильно провести рабочие переговоры необходимо заранее подготовиться к нему, как руководящему органу, так и подчиненным, чтобы сохранить фокус внимания на решении важных задач.
Зачем проводить совещания?
Систематическое проведения собраний создают организацию, помогают поддерживать внутрикомандные отношения и увеличивают скорость решения корпоративных задач. К тому же, это позволяет сплотить разные отделы для выполнения единой цели и обезопасить предприятие от распространения слухов и сопротивления неизвестности.
Преимущества:
Систематичность проведения совещаний
Предприятия, в которых систематически организовано проведение совещаний, показывают лучшие результаты и скорость развития. Для внедрения такой практики следует добиться от сотрудников дисциплины, последовательности и посещаемости. Внезапные планерки не принесут результатов, так как не позволят работникам подготовиться к ним, сделать отчеты и снижают вовлеченность в процесс.
Важно: стоит заранее составить и утвердить график проведения собраний. Если в компании применяется больше одного вида, укажите это в предварительном плане.
Систематичность призывает к дисциплинированности, так как сотрудники точно знают, что им нужно поставлять рапорт о проделанной работе и ответственно относятся к ее исполнению.
Виды собраний
Способы проведения совещаний зависят от необходимого формата для действенного использования этого вида командной работы. Перед составлением плана определитесь, что вы хотите получить и какие цели поставлены. У каждого типа есть свои преимущества и показания.
Сроки и условия проведения совещаний обозначают еще две группы: плановые (собрания по заранее оглашенному графику) и оперативные (срочное решений конкретной задачи).
По особенностям и порядку проведения совещания выделяют:
Готовимся к совещанию правильно
Чтобы не тратить свое и чужое время на бессмысленные формальные собрания, подходите с ответственностью к подготовке.
1. Создайте план проведения совещания. Это поможет избежать путаницы и сумбура.
2. Определите присутствующих. Не всегда должны присутствовать все работники, всё зависит от текущих целей.
3. Регламентируйте время. Не превращайте оперативку в многочасовое заседание, это существенно снизит эффективность.
4. Соберите отчеты по задачам, поставленным на прошлом собрании.
5. Расставьте пункты обсуждения в порядке приоритетности.
6. Заранее напомните коллективу лично или по телефону. Попросите взять блокноты и ручки, чтобы делать пометки.
7. Подготовьте все необходимые материалы.
Правила проведения рабочего совещания
Если проведение совещания организовано с учетом базовых правил в соответствии с целями руководства, результат такого собрания станет не только корпоративное общение, но и эффективно проведенное время.
Этапы и технологии ведения делового совещания
Процедура проведения совещаний предполагает несколько этапов.
Этап 1. Подготовка
На первом этапе руководитель определяет актуальность, тип, предмет обсуждения. Составляет план и список участников, рассылает приглашения. Ознакомьте всех участников с повесткой, по которой будете рассматривать задачи. Это позволит заранее все обдумать и предложить свежие идеи. Все необходимые материалы, документы и доклады должны подготавливаться заранее.
Этап 2. Организация
После определения количества участников делового совещания, подготовьте место для встречи. Это позволяет сократить время на рассадку и повысить результативность общения. Если вы собираетесь использовать мультимедийные устройства, проверьте и настройте их перед планеркой.
Этап 3. Реализация
Непосредственно процесс проведения совещания в указанное время с обсуждением всех указанных в повестке вопросов. Руководителю важно следить за регламентов и ходом дискуссии, вовремя останавливать неконструктивные диалоги и ссоры. Если есть необходимость принятия решения, это можно сделать путем общего обсуждения или голосования.
Этап 4. Протокол
Фиксируйте основные моменты, имена докладчиков и принятые решения. Это официальный документ, на основании которого вы можете требовать от сотрудников выполнения поставленных задач.
Пример протокола совещания:
Важно: раздайте бумажные копии протокола всем подчиненным, которые несут ответственность за выполнение.
Этап 5. Анализ
Проанализируйте, насколько успешным было собрание и подготовка к нему. Было ли принято решения и эффективно проведено время? Какие недочеты выявились в ходе совещания? Были ли противоречия между участниками. Что вы можете улучшить в следующий раз?
Пример плана делового совещания
Заранее подготовленный подробный план рабочего собрания гарантирует его успешность и эффективность. Составляйте такой документ для каждой встречи, в соответствии с текущими потребностями и целями.
Примерные пункты плана:
Следуйте правилам подготовки и проведения заседаний и делайте это систематически, чтобы обеспечить качественную коммуникацию внутри коллектива и эффективно использовать команду для решения рабочих задач.
Правила проведения эффективных совещаний
Как часто ты сидел на совещаниях, которые, перевалив по длительности за 2 часа, пытались решить одновременно все проблемы на свете? Когда люди, красные от духоты, теряя самообладание от усталости, начинают пытаться перекричать друг друга в попытке найти правильное решение? Когда каждое совещание кончается ничем, а все участники клянутся себе, что больше никогда снова не соберутся на эти бессмысленные встречи?
Оригинал статьи: tvoyplan.com/2013/04/28/effective-meeting-rules
Из чего складывается эффективность совещания?
Эффективность совещания = ценность принятых решений / (время совещания * количество участников * средняя зарплата участника)
Очевидно, что увеличивая ценность принятых решений (числитель) и уменьшая время совещания и количество участников, а также стараясь по минимуму задействовать время высокооплачиваемых людей (знаменатель), можно максимизировать отдачу от него. Не смотря то, что стараясь оптимизировать каждый из этих параметров, вы уже добьетесь немалых успехов, между ними существует взаимосвязь и умелое балансирование ими — непростая задача, которая получается не у многих руководителей.
Поэтому совещание — достаточно затратная штука, чем справедливо заслужило себе страх и ненависть среди офисных служащих. Те же самые эмоции распространяются и на организаторов этих совещаний, включая тебя. Если ты хочешь заслужить уважение своей команды, ты должен уметь проводить эффективные собрания.
Эта статья посвящена тому, чтобы научить тебя извлекать максимум из совещаний при минимальных временных и эмоциональных потерях участников.
Подготовка к совещанию
А нужно ли именно совещание?
«Совещания — это симптом плохой организации. Чем меньше совещаний, тем лучше.» — Петер Друкер, «Эффективный руководитель».
Четко обозначь цель и повестку
Как и любое другое начинание, без четко выраженной цели совещание обречено на провал.
Цель любого совещания — план действий. Не «обсудить возможности», не «решить вопрос», а «поручить такому-то сделать то-то к такому-то числу». Любая другая постановка цели может привести к тому, что совещание не будет иметь никаких последствий.
Поэтому при назначении встречи четко перечисли участникам, план действий по решению какой проблемы или проблем ты хочешь получить и разошли им получившуюся повестку. Письменная повестка позволит людям удостовериться, что они не потратят время в бесцельном обсуждении, а обсуждаемые вопросы будут относиться к их сфере интересов.
На случай, если для совещания не хватит отведенного времени, вопросы в повестке должны быть отсортированы по убыванию важности (тогда вы успеете обсудить самое важное) или по возрастанию сложности (тогда вы успеете закрыть максимум вопросов).
Не приглашай лишних участников
Каждый человек на совещании неизбежно будет тратить общее время своими выступлениями и вопросами, будь-то из искреннего интереса к проблеме или чтобы просто оправдать свое присутствие. При этом вероятность того, что дополнительный человек будет знать что-то, чего не знают другие, уменьшается с ростом числа участников. То есть, в добавок к очевидному росту временных затрат группы, увеличение числа участников уменьшает эффективность обсуждения.