что такое системность действий
Мыслить системно: что это значит и как научиться?
Все в этом мире подчинено системам. Это упорядоченные структуры, состоящие из различных элементов: природа, общество, быт, работа. Чтобы эффективно взаимодействовать с окружающим миром, нужно развивать системное мышление.
Мышление — одна из базовых функций головного мозга, оно позволяет нам обретать опыт, обучаться навыкам, применять их в деятельности, решать задачи. Системное мышление (СМ) — это способность понимать связи между объектами, предметами, явлениями, а также целостно их рассматривать. Логика направлена на упрощение любой системы, ведь она позволяет как раз разделить ее на составные элементы. А выявить глобальные закономерности можно лишь при помощи системного подхода. Таким образом, для развития СМ необходимо обладать развитым логическим мышлением.
Зачем нужно
Системное мышление полезно людям абсолютно разных профессий — творческих, аналитических, прикладных. Оно позволяет проследить процессы развития тех или иных явлений, разрушить стереотипы, рассматривать ситуации объективно — т.е. со стороны. Если говорить простыми словами, то такой мыслительный процесс позволяет здраво оценивать мир вокруг и допускать меньше ошибок. Это пригодится для управления в любом виде — от руководства компанией до воспитания детей, создания комфортных условий для жизни, аналитики, прогнозирования. Вместе с критическим мышлением, СМ позволяет объективно оценивать поступающую информацию и правильно ее применять.
Где познакомиться
Поскольку понятие СМ появилось относительно недавно, сейчас многие ученые активно изучают его принципы, а также формулируют основы развития. Дети самостоятельно создают почву для развития этого склада ума. Пример — сборка конструктора. Для взрослых же разрабатываются инструкции, упражнения, игры, книги.
Например, в книге «Технология системного мышления», которая создана целым коллективом авторов, разобрана пошаговая инструкция:
Авторы Джозеф О’Коннор и Иан Макдермотт в своей книге «Искусство системного мышления: необходимые знания о системах и творческом подходе к решению проблем» также дают несколько полезных рекомендаций:
Как развить
Системное мышление не развивается вместе с остальными когнитивными функциями, его необходимо тренировать дополнительно. Этот навык формируется в процессе обучения следующими методами:
Креативное решение проблем. Фундаментальная стратегия развития СМ основана на всемирно признанной Теории решения изобретательских задач (ТРИЗ). Это методика направленного поиска ответа, которая позволяет выявить закономерности развития любой системы и применить их в качестве рабочего инструмента. Подробно эта методика разобрана в нашем курсе «Творческое мышление».
«Незамеченные ошибки могут стать критичным барьером для дальнейшего развития»: о роли системного мышления в бизнесе
Редакция Нетологии поговорила с Джозефом О’Коннором — профессором по коучингу бизнес-школы ISCTE в Лиссабоне и преподавателем курса «Системное мышление для решения бизнес-задач» в Нетологии. Джозеф рассказал, чем отличается системное мышление от привычного, кому и как критически важно его изучить и почему компаниям нужны люди с системным мышлением.
Ведущий теоретик коучинга и системного мышления
Главный миф о системном мышлении
Само словосочетание «системное мышление» звучит довольно сложно, поэтому у людей часто возникают ассоциации со сложным техническим оборудованием и ложная логическая связь ⟶ «этот тип мышления нужен в первую очередь математикам и инженерам». Всё это мешает многим разобраться, почему важно иметь системное мышление и чем оно может быть полезно.
Система — любая сложная конструкция, между частями которой есть связи. Это и тело человека, и система кондиционирования воздуха, и система управления организациями, странами, и многое другое.
В системном мышлении есть своя методология, но она не требует специальных технических знаний для изучения, а позволяет по-другому понимать происходящие процессы, посмотреть на привычные вещи иначе и понять, как устроены и функционируют системы.
В чём отличие системного мышления от стандартного
В процессе эволюции обучение человека проходило через формирование причинно-следственных связей. Поэтому наш стандартный мыслительный процесс выглядит так: то, что для одного события было причиной, автоматически становится следствием и причиной для развития новых событий.
Такой упрощённый подход к мышлению иногда приводит к ложным и примитивным выводам. Например, когда нас спрашивают о причине автомобильной аварии, мы в первую очередь думаем о превышении скорости водителем или его алкогольном опьянении. А если попросят предположить причину повышенной преступности, то, скорее всего, мы спишем её на возрастающую безработицу.
Однако мир устроен сложнее и для формирования корректных выводов не всегда достаточно простых, линейных причинно-следственных связей.
Системное мышление помогает структурировать потоки информации и понимать, как функционируют и взаимодействуют между собой сложные системы — компании, организации, команды. А также видеть закономерности и определять, к каким последствиям может привести деятельность человека или компании.
Мы часто ищем подтверждение наших собственных суждений в событиях: совершаем действие «А» и ждём, что произойдёт событие «Б». Но эти события могут быть не связаны друг с другом. Например, некоторые менеджеры думают, что деньгами можно мотивировать человека подходить к делу более творчески. Повышают зарплату и ждут проявлений творческого подхода. Согласно системному мышлению, время от времени человеку свойственно проявление творчества и для него не нужны дополнительные материальные стимулы. Этот подход называется регрессией.
Помимо этого системное мышление включает в себя постоянную работу с обратной связью, построение ментальных и системных моделей, понимание циклических причинностей, которые позволяют понять, как изменение одного элемента системы влияет на остальные, и многое другое.
Принципы системного мышления
Обычно люди воспринимают системы как машины, но система — группа элементов, которые взаимодействуют друг с другом, выполняют ряд задач и стремятся сохранить стабильность. Системное мышление обращено и к целому, и к частям этих элементов, а также к связям между ними. Особенно важным этот тип мышления стал в последние 10–15 лет — когда рынок изменился стремительно и кардинально, а процессы во многих компаниях застряли в 1990-х годах.
К ключевым аспектам системного подхода относятся:
Отказ от привычного причинно-следственного мышления и развитие дополнительных софт-скиллов. Один из них — получение обратной связи, поскольку она помогает отслеживать реакцию на действия и выстраивать дальнейшие шаги с учётом этого отклика. Чем сложнее система, тем больше времени нужно на получение обратной связи и результатов. Это схоже с физической нагрузкой или отказом от вредных привычек — отдача не будет моментальной.
Понимание, что стабильность системы зависит от размера, числа и разнообразия подсистем, а также от характера и силы связи между ними. При этом появление новых элементов может привести к созданию множества дополнительных связей. Но сложные системы не обязательно должны быть нестабильными.
Изучение мотивации людей и форматов взаимодействия между ними. Системное мышление помогает прийти к пониманию, что законы динамики внутригруппового взаимодействия значительно отличаются от общения между двумя людьми.
Обращение к контексту. Например, при обсуждении лидерства возникает множество стереотипов о том, как лидер должен себя вести. Однако чаще всего лидерами становятся в конкретной ситуации — в одном случае человек может взять на себя такую роль, а в другой нет. И контекст иногда может быть более значимым, чем конкретные качества человека.
Обращение к архетипам систем — паттернам событий и проблем, которые появляются из-за типовых внешних и внутренних ограничений систем. Например, один из известных архетипов — «чем больше усилий потрачено для достижения результата, тем сложнее этот результат улучшить». Когда вы учитесь играть на гитаре, строите бизнес или приобретаете любой новый навык, сначала прогресс идёт очень быстро, а со временем для достижения даже несущественных улучшений нужно приложить намного больше усилий.
Кому в первую очередь необходимо системное мышление
В целом системное мышление помогает решать задачи разных сфер жизни и масштабов проблематики — от выстраивания семейных и межгрупповых процессов до организационных. Однако можно выделить несколько основных типов людей, которым системное мышление критически необходимо.
Топ-менеджеры и предприниматели
Чем выше человек находится в иерархии, тем в большей степени ему необходимо мыслить системно — уровень сложности задач и горизонт планирования у него намного шире, чем у рядового сотрудника.
Так, планирование сотрудника на стойке ресепшен будет, скорее всего, лишь на несколько дней вперёд. А предпринимателям и руководителям высшего или среднего звена следует отслеживать и менять процессы прошлого и настоящего, прогнозировать возможные последствия, оценивать различные сценарии развития событий на рынке и внутри компании. При этом всё предсказать не получится — эффект чёрного лебедя никто не отменял.
Те, кто хочет изменений в системе
Если перемены нужны в работе организации, то системный подход помогает понять, как устроен бизнес на всех уровнях и этапах развития, как процессы и элементы выстраиваются в систему и какие из них нужно изменить.
Системное мышление не только помогает в работе, но и затрагивает другие аспекты жизни: общение и выстраивание отношений с людьми, регулирование жизни семьи и бытовых вопросов. Поэтому по большому счёту оно может быть полезно каждому.
Как понять, что человек не мыслит системно
Если в компании уже несколько раз пытались провести изменения, было потрачено много ресурсов и сил, но результат не достигнут или становится только хуже — это верный признак того, что люди, задействованные в этом проекте, не мыслят системно.
Этот эксперимент показывает, что даже те, кто не сталкивался со сложностями, перенимают привычные психологические и ментальные модели, а также склонны действовать по уже сложившейся практике.
Проблема заключается в том, что отказ от использования системного мышления загоняет человека в рамки: из-за стереотипных представлений не происходит развития и изменений, хотя обстоятельства и условия уже могли поменяться.
Стоит также сказать, что люди с системным и несистемным мышлением задают разные вопросы. Первые задумываются сначала о том, что важно изменить, а вторые — как.
Ключевое отличие заключается в следующем: когда мы думаем, как изменить что-то, мы подразумеваем действие. Хотя на самом деле сначала нужно думать о том, что мешает изменениям и почему. Устранение этих препятствий поможет изменить всю систему так, что больше не придётся прикладывать никаких усилий. Поэтому прежде чем просто идти путём проб и ошибок, лучше сначала отрефлексировать и понять, как получить максимальную отдачу с минимальными усилиями.
курс
Системное мышление: подходы и техники развития
Основные тезисы прямого эфира с Константином Тютюновым, директором департамента развития управленческих программ Русской Школы Управления.
Системное мышление — полезный навык для руководителя и любого специалиста. Это не просто что-то не запутанное, не хаотичное, рациональное: и для системного подхода, и для мышления существует множество терминов, методов, инструментов и навыков. Как их развить, какие подходы использовать — читайте в этой статье.
Системный подход очень помогает в хаосе, непостоянстве самой жизни — появляется четкая картинка и возможность предсказывать (конечно, не на 100%) будущие события. И, что самое важное, можно выстраивать работу больших объектов, создавать целые бизнесы. Без системного мышления, конечно, тоже получается, но не очень надежно.
Свойства систем
Разберем несколько базовых свойств систем, которые в большинстве источников признаются правильными.
Система состоит из элементов.
Элементы должны взаимодействовать между собой.
Вместе они в виде системы выполняют какую-то полезную функцию. Если что-то поменять в схеме взаимодействия, составе элементов, система начнет меняться, а также изменится ее основная функция.
Системный подход обязательно нужен в менеджменте. Его можно использовать в процессном и проектном подходе, стратегическом менеджменте, оргпроектировании. Любая функциональная область в компании — финансы, персонал, маркетинг — при выходе на самый минимальный уровень управления нуждаются в системном подходе.
Общие навыки системного подхода
Важный навык, который нужно освоить в рамках системного мышления, это способность выделять систему из внешнего фона. Менеджерам это сделать особенно сложно, потому что их система — не предмет или инженерное устройство, система с четкими границами, а чаще всего изменчивая деятельность людей. Поэтому бывает непонятно, как обозначить начало системы и где остановится. Ведь связей образуется много, и их все нужно учесть.
Как определить границы процесса
Задуматься над вопросом: какую цель/полезную функцию описываемый процесс должен выполнять? Например, если цель — продажа, то придется включить в систему и продавца, и прием денег, и отгрузку товара, потому что конечный результат дает цепочка. Но так получается слишком много данных, нужно уменьшить объем анализа и сделать целью конвертацию сделки из лида в собственно продажу. И с такой четко сформулированной целью окажется, что при конвертации необязательно получать деньги, отгружать товар. Значит, в действиях остается получить потребности клиента, провести презентацию и подсветить преимущества товара/услуги и дожать клиента до сделки. Это основные действия процесса, который требовалось описать. таким образом, были установлены границы процесса с набором действий для достижения цели всей системы.
Этот способ можно тренировать: сначала расписывать на листочке, а затем придет интуитивное понимание, какие элементы системы нужны при фокусе на цели процесса. Напишите для любого процесса 3-4 цели, которые он может преследовать. И для каждой цели укажите действия для достижения результата, чтобы была видна разница.
Второй способ определить границы системы — описать более высокую надсистему. Например, собственно продажи — это часть процесса продаж вместе с логистикой, финансами. То, что называется реестром основных бизнес-процессов или общих процессов в компании, либо ландшафтным процессом. Рассматриваются действия на укрупненном уровне в 5-6 процессов: на поле как бы появляются разные «коробочки», в которые можно разложить разные элементы системы. Так, применительно к приведенным продажам можно подумать: так, в этой коробочке «продажи» нужно ли оставить подготовку счета — ведь это финансовый вопрос, и можно перекинуть его в коробочку «финансы»? Так учитываются все необходимые элементы и становится ясно, какие из них нужны для финальной цели.
Процессное управление
Системный подход необходим для процессной деятельности. Альтернативой системному подходу с похожими проблемами является процессное управление. Недавно РБК PRO провела опрос среди 200 компаний, узнавая основной фактор успеха и провала проектов. И как ни странно, топовым фактором и успеха, и провала стал один и тот же — управление объемами проекта. То есть управление границами проекта, границами управляемой системы.
В проектах часто начинают рассуждать об одном объеме работ, одних задачах, по ходу дела выясняется, что их можно дополнить или убрать лишние И при неумелом управлении элементами проект провалится (по крайней мере, так считают 40% опрошенных РБК PRO предпринимателей).
В проектах упражнения могут быть похожими, но со своими специфическими элементами. Например, для определения границ проекта полезно перечислить все его продукты и результаты. Открывая бизнес, предприниматель прикидывает ключевые элементы: нужно открыть юрлицо, подготовить пакет документов, найти помещения и нанять персонал, обеспечить его техникой и запустить процесс. И во многих проектах один из основных вопросов — подбор персонала. Как понять, какие вопросы найма будут внутри проекта, а что останется снаружи? Когда персонал в этом проекте (например, в создании нового бизнеса, подразделения) готов для работы, и проект найма можно закрыть?
Так, можно по штатному расписанию оценить, имеются ли все нужные сотрудники с требуемой квалификацией. Или провести аттестацию, оценить, способны ли они выполнять требуемые функции. Либо сделать аудит или нанять «тайного покупателя». Все три способа позволяют оценить, есть ли в компании нужный для выполнения работ персонал. Однако они подразумевают разные точки окончания проекта — банально календарные даты. Например, проверка штатного расписания выполняется быстрее всего. При проведении аттестации время добавляется и, кроме того, в проект добавляется объем работы по обучению персонала. В третьем случае учитывается не только время выполнения самого проекта, но и время запущенного периода работы «тайного покупателя»/аудита. Это довольно четко определяет точку завершения проекта через выбранные продукты и способы.
«Книжная полка РШУ» — подкаст о классике мировой бизнес-литературы.
Слушайте обзоры книг от наших экспертов.
В бизнесе неаккуратное обращение с этими параметрами влечет за собой большие финансовые, качественные, репутационные потери. Это происходит, например, потому, что менеджер проекта считал, что выполнил свою работу, а заказчики (руководители компании) решили, что в задаче много недоработок — то есть, они разошлись в понимании объемов работы в проекте (в терминологии системного подхода — в понимании границ системы).
В качестве упражнения можно при описании проекта указать его результаты (что обязательно в проектном подходе). И тут же определить, как эти результаты принимать, с помощью, например, какого из трех описанных выше способов. Они уже дают диапазон для тренировки, понимания разных результатов. И следующий этап — для понимания, как разные способы меняют границы приемки проекта, определить точку окончания, какие специфические действия требуются для определенного способа.
Делегирование
Существует еще один прием определения границ проекта, который можно сделать на старте. Он похож на делегирование в общем менеджменте.
В его рамках менеджер проекта определяет, какие вещи абсолютно необходимы для достижения результатов, успешного проекта. Например, школе бизнеса нужна образовательная лицензия. Менеджер проекта, запускающий работу нового учебного заведения, думает: «Оформление лицензии — это часть моего проекта, за который я отвечаю? Или я могу потребовать у компании, чтобы она предоставила эту лицензию извне? Потому что у нее есть юридический департамент, репутация, связи с лицензирующими органами. А мне придется выделять время, искать людей для этой задачи».
В этом случае он заполняет специальный раздел документа (приказа о запуске проекта или его устава) «Предположение проекта». В нем говорится, что все необходимое для выполнения задачи менеджеру должно быть предоставлено извне. И только в этом случае он обязуется выполнить проект в оговоренные сроки, в требуемых объемах.
Определение уровней системы
Это второй навык, которым нужно овладеть при развитии системного мышления. Например, при обсуждении того, что должен делать специалист-продажник возникает предложение автоматизировать отправку коммерческих предложений или техзаданий, чтобы упростить взаимодействие с клиентами. И это выбивается из уже оговоренной последовательности работы менеджера, входит в другую систему. В этом ловушка: в самой автоматизации (если ее детализировать) тоже есть свои шаги, которые специалист должен был сделать, вмонтировать в свой привычный алгоритм взаимодействия с клиентом на старте. И всю цепочку действий нужно менять из-за включения элемента более высокого уровня.
Так часто происходит, когда предприниматели при обсуждении скачут между уровнями задач. В итоге в принятых решениях появляются неучтенные, противоречивые элементы. Чтобы этого не случалось, нужно тренировать навык разделения системы на уровни.
Как тренировать навык разделения на уровни
Детализация уровней «вниз». Система всегда имеет большой масштаб, поэтому второй способ упростить для себя анализ и проектирование — разложить ее на уровни, спускаясь ниже и ниже. И детализация отдельных элементов помогает обсуждать элементы, важные для конкретной задачи. Здесь тренировка проста: возьмите отдельный рабочий вопрос, определите заложенную в него систему и ее полезную функцию (например, процесс продаж или процесс техподдержки специалистов) и спуститесь на уровень ниже, детализируйте пошагово мини-систему. Так тренируется навык выделения двух уровней в системах.
Такую детализацию можно вести и дальше, «копать вглубь». Некая официальная норма в классическом процессном подходе позволяет выделить минимум 4 бизнес-процесса в компании. От больших до конкретных операций, которые выполняют конкретные люди. На больших уровнях анализируется поток создания ценности, а на нижнем, четвертом, уровне — то, что должны делать специалисты. Уровни управления компании разделяют на стратегический, тактический и операционный.
В процессном подходе есть жесткое требование — все уровни должны быть между собой четко согласованы, все элементы на нижележащих уровнях понятны и на вышестоящем, а все связи между ними продуманы. А во втором подходе (где разделяются уровни управления) делается фокус на то, что у них разные цели и задачи, циклы исполнения, участники. И это отличие от первого способа заставляет совершенно по-другому строить подсистему управления.
Тренировать навык детализации уровней «вниз» — довольно трудоемкая задача. Если разделить процессы компании на пять основных и решить, что в каждом из них выделяется по пять этапов, уже на третьем уровне получится 5 основных процессов, умноженных на 25 второго уровня и процессы первого, то есть потребуется описать 125 элементов.
Детализация уровней «вверх». Еще один полезный навык— уходить на уровень выше, определять не только границы проекта, но и цели, границы для нижележащих уровней. Для этого нужно выделить вопрос (в нем выделить три уровня), определить подсистему и надсистему.
Что делать с разными взглядами на систему
Кроме определения границ, уровней, с точки зрения неудачи проекта очень важно учитывать ошибки с заинтересованными сторонами. Говоря о системе, можно в ней выделять элементы, выделять свойства, и в каждый раз по-другому. Маркетолог, производственник или финансист видят систему по-разному. Но часто они вместе решают какой-то вопрос, требуя от нее противоречивых заданий. И задача руководителя — спроектировать решение так, чтобы удовлетворить всех. Потому что все правы со своей точки зрения.
Кроме того, любой руководитель (или специалист) смотрит на систему с разных точек зрения. И он играет разные роли (что очень хорошо выражено в менеджменте). Так, в одном проекте человек может выступать экспертом, в другом — руководителем, в третьем — заказчиком, которому нужен результат, в четвертом — исполнителем. И в каждой роли он по-разному смотрит на один и тот же проект. Большая ошибка руководителя в этом случае — поставить задачу исходя из одной роли, а принимать ее в другой.
Многие делают крайними исполнителя. Например коммерческий отдел хочет увеличить продажи, увеличивая затраты на рекламу. Но руководитель недоволен: сначала он оценивал будущую прибыль как финансист, а потом включил режим «я экономист, следящий за затратами и эффективностью». Руководителю нужно научиться помнить, в какой роли он ставит и принимает задачи. И определить заинтересованные стороны: в результатах проекта, в его процессе. А также помнить, кто может повлиять на процесс, и учитывать только их мнение — например, мнение владельца компании, клиента.
Как тренировать этот навык
Опишите его с точки зрения клиента (поиск, сама покупка) и одновременно напишите то же самое с точки зрения исполнителя-продажника. И, в-третьих, описывайте процесс с точки зрения владельца компании (он может к процессу продаж предъявить свои ожидания). В такой таблице, составленной из многих этапов проекта, из многих (как минимум трех) точек зрения будет понятно, как оптимизировать процесс в целом.
Так, в бережливом производстве описание процесса с точки зрения клиента — это классика. Также как описание того, что должен выполнить клиент и исполнитель для получения результата. Ведь часто руководитель перекладывает часть забот на клиента, и последнему не нравится взаимодействие с компанией. Поэтому в маркетинге сейчас в тренде customer journey map — описание процесса с точки зрения клиента, но так, чтобы компания могла в него вмешиваться, улучшать. Само описание процесса неплохо тренирует навыки определения ролей, понимания нужд этих ролей, удержания последовательности поведения в каждой роли, системного мышления.
Для описания систем обязательно используйте онлайн-сервисы. Есть бесплатные mind-менеджеры, которые помогают разложить сложные системы на отдельные элементы, с визуальными составляющими, с функциями разворота или свертывания.
Принимать системное решение в одиночку сложно. Общая терминология в команде, общее мышление, системное проектирование — это еще одна область, которую стоит тренировать.