что такое рутинная работа

Рутинная деятельность

Терминология

Описание рутины

На наш взгляд, для описания рутин наилучшим образом подходит система понятий, разработанных в рамках теории массового обслуживания (ТМО).
По странному стечению обстоятельств теория массового обслуживания в ходе классификации наук была определена как раздел теории вероятностей, хотя ее возникновение было связано с решением конкретных управленческих проблем (рационализация работы Копенгагенской телефонной компании, 1908-1922 годы).
Основными понятиями ТМО являются:
заявки, запросы на обслуживание, требования (далее – заявки);
поток заявок, основными характеристиками которого является его однородность, периодичность и плотность;
каналы обслуживания (каналы могут быть простыми и сложными, когда заявка должна пройти через несколько стадий обработки);
дисциплина обслуживания (порядок обслуживания поступивших заявок);
очередь (это понятие относится к заявкам, есть и зеркальная ситуация, когда в очереди находятся предметы, предназначенные для обслуживания заявок – тогда это склад).

Рис.1. Схема функционирования СМО

Кроме того, в состав систем массового обслуживания (СМО) могут включаться фильтры (по сути дела, фильтр – это специальная разновидность канала обслуживания, характеризуемого вероятностью ошибки). Входной фильтр выделяет обслуживаемые заявки из общего потока заявок. Выходной фильтр оценивает качество обслуживания заявок (если качество не соответствует стандарту, заявка может возвращаться обратно в систему). Могут быть и внутренние фильтры (контроль и надзор). Фильтры могут работать с ошибками, вероятность которых учитывается при проектировании системы.
Показателями работы СМО являются, в частности[2] :
• вероятность обслуживания клиента системой;
• пропускная способность системы;
• вероятность отказа клиенту в обслуживании;
• вероятность занятости каждого из канала и всех вместе;
• среднее время занятости каждого канала;
• вероятность занятости всех каналов;
• среднее количество занятых каналов;
• вероятность простоя каждого канала;
• вероятность простоя всей системы;
• среднее количество заявок, стоящих в очереди;
• среднее время ожидания заявки в очереди;
• среднее время обслуживания заявки;
• среднее время нахождения заявки в системе,
а также показатели качества обслуживания заявок.
Поскольку работа (и простой) каждого из каналов обслуживания связаны с определенными денежными затратами, то каждая конфигурация СМО связана с определенными финансовыми (или другими, отражающими затраты ресурсов) показателями.

Показатели, характеризующие поток обработанных и навсегда покинувших систему заявок отражают результаты работы СМО.
Относительно СМО могут решаться самые разнообразные задачи. Как правило, это либо задача минимизации затрат при заданных показателях, относящихся к качеству обслуживания заявок, либо задачи на максимизацию качества при заданных затратах. Могут решаться и более сложные задачи, в том числе и с несколькими целевыми функциями.
Мы считаем, что подавляющее большинство реальных объектов и систем управления может быть проанализировано в терминах ТМО, а в тех случаях, когда это невозможно сделать, речь может идти о серьезных проблемах в построении объекта или системы управления. От качества организации рутинных процессов напрямую зависит финансовое благосостояние предприятия. В идеале количество заявок извне должно соответствовать имеющимся у предприятия ресурсам, в противном случае, сбалансированность системы нарушается, и у организации появляются лишние издержки за счет увеличения длины очереди и/или уменьшения скорости обслуживания заявок.
Рассмотрим, к примеру, упрощенную производственную цепочку (Рис.2).

Рис.2. Производственная цепочка

Как мы уже выяснили, рутинная деятельность сводится к обработке потока заявок, причем на каждом ее этапе однородность (классифицируемость) заявок увеличивается, а плотность их потока (количество) уменьшается. Какая-то доля заявок направляется в аппарат управления, другая просто “выкидывается” из системы, так как не имеет никакого отношения к предприятию (кто-то ошибся номером или хочет сделать заказ на производство продукции, которой у нас нет ассортименте). Система сбалансирована, если все поступающие заказы приняты вовремя (никто не “висел” на телефоне и не ждал ответа оператора), и если станкам хватило мощностей все их выполнить без задержки. В противном случае, предприятие несет убытки за счет потери клиентов, которым надоело ждать, пока их заявка будет обработан, и/или за счет очереди на станках, которые не справляются с количеством заказов. Для минимизации потерь предприятие вынуждено нести издержки по увеличению пропускной способности каналов обслуживания (отделов сбыта) и/или содержания склада.
Эта схема в целом отражает механизм функционирования любой организации вне зависимости от рода оказываемых услуг. Очевидно наличие жесткой взаимосвязи между качеством обслуживания потока заявок и затратами организации. Более того, если каждому акту обслуживания или их совокупности соответствует денежный показатель (работа кассира в магазине), то от количества обслуженных напрямую зависит размер выручки. Также ясно, что с помощью анализа заявок можно корректировать деятельность компании.

Цели и потоки

Почему для описания рутины мы предпочитаем систему понятий ТМО? На наш взгляд, из всех других способов описания она в наибольшей степени соответствует содержанию проблем, связанных с управлением.

Представим себя на месте предпринимателя, или политического деятеля, или другого деятеля, который намерен добиваться той или иной цели. Вообще говоря, само по себе наличие цели не делает нас ни предпринимателем, ни деятелем.
Допустим, мы хотим заработать много денег, и интенсивность этого желания настолько велика, что мы по ночам не можем спать. Но мы существуем в окружающей среде (природной и социальной), которая постоянно посылает нам разнообразные сигналы. На какие из них следует реагировать, и как именно? Наличие цели ничего не говорит нам об этом.
В любом случае мы должны создать некоторую рутину – из всего многообразия сигналов выделить те из них, на которые мы реагируем (определенным образом обрабатываем), в результате чего ждем того, что наши цели будут реализованы. Рутина может быть самой примитивной: например, обрабатываются только сигналы, несущие в себе немедленное, сразу после обработки, обещание денег. Это тоже рутина, но, как показывает исторический опыт, с точки зрения достижения поставленной цели – получения денег, далеко не самая эффективная.
Это хорошо знал Вебер, который отмечал, что примитивная жажда наживы, характерная для жителей католического юга Европы странным образом не влечет за собой роста богатства, в то время как жажда наживы, соединенная с определенным образом выстроенной рутиной, обеспечивает высокий уровень процветания.
Цель субъекта управления неотделима от некоторой реальной или потенциальной рутины, которую можно оценить с точки зрения эффективности достижения заявленной цели. Описание рутины – это и есть ответ на вопрос «в чем состоит ваш бизнес». Бизнес не может состоять просто в желании заработать деньги, получить известность, прочет, славу, или что там еще взбредет в голову.

Формирование рутины

Итак, формирование рутины заключается, прежде всего, в выделении из безграничного множества сигналов, существующих во внешней природной и социальной среде тех, обработка которых позволит нам наилучшим образом реализовать наши цели с учетом наличных ограничений (деньги, время, ресурсы).
Задача неразрешимая. Количество сигналов, генерируемых внешней средой в конечную единицу времени, бесконечно. Количество элементов внешней среды и взаимосвязей между ними тоже бесконечно. Чтобы разобраться во всем этом многообразии, необходимо бесконечное время.
Нам ведь надо не просто отобрать какие-то запросы из числа тех, которые уже были, но и понять, что такие запросы представляют собой некоторый поток (то есть можно с определенной вероятностью гарантировать, что аналогичные запросы будут появляться и в будущем), и определить параметры этого потока, чтобы правильным образом построить рутину по их обработке. То есть надо, выбрав какой-то сигнал, некоторое время понаблюдать за тем, как часто он генерируется. И если результаты наблюдений и анализа нас не удовлетворят, то все следует повторить снова.
Здесь сразу же возникает еще одна трудность. Предположим, что во внешней среде генерируется достаточный для построения рутины поток заявок. Но как мы можем об этом узнать, если мы сами в реальности являемся одним из элементов среды, и через нас проходят только отдельные заявки (а может вообще не проходить ни одной). Нам надо мысленно вывести себя за пределы окружающей среды, и уже из этой позиции наладить систему наблюдения, которая требует затрат, которые могут никогда и не окупиться.

а. максимальная загрузка каналов обслуживания с учетом, что поток заявок носит случайный и периодичный характер (содержание каждого канала стоит денег или других ресурсов, и они должны расходоваться с максимальным результатом). При этом следует иметь в виду, что в случае сложных систем, в которых проводится многоступенчатая и многовариантная обработка заявок, качество потока (интенсивность, периодичность и т. д.) внутри системы обслуживания обычно снижается. Его можно улучшить за счет, например, создания внутренних накопителей (складов), которые, однако, требуют дополнительных затрат);
б. оказание позитивного или, по крайней мере, не оказание негативного воздействия на поток запросов к данной конкретной рутине. В случае, если некоторые заявки не обслуживаются, а время на исполнение с учетом стояния в очереди велико, может последовать снижение интенсивности входного потока заявок. Это означает, в частности, что в ряде случаев мы должны смириться с тем, что каналы обслуживания будут простаивать дольше, нежели это диктуется чисто денежными соображениями;

в. негативное воздействие на поток заявок может оказывать и некачественное исполнение заявок, что требует создания и поддержания системы фильтров и уменьшения вероятности ошибок фильтрования;
г. параметры создаваемой СМО должны быть конкурентными в том случае, если существуют другие СМО, обрабатывающие аналогичные потоки заявок.

Рутина и управление

[1] Подход Нельсона и Уинтера, если рассматривать его с точки зрения экономической теории, представляется любопытным с точки зрения целей и постановок задач, однако, на наш взгляд, он методологически плохо проработан. В то же время разработанный в рамках этого подхода инструментарий достаточно интересен и при определенных условиях может быть работоспособным.

[3] Нам не очень важно, как именно они это сделали. Надо только понимать, что на каждую успешную рутину приходится неизвестное, но весьма значительное число неуспешных попыток, которые не оставили никаких следов в истории.

Источник

Что такое «рутина» в современном понимании? Плюсы и минусы рутины

Что такое рутина?

Рутина — это выполнение человеком прочно устоявшихся однообразных действий, следование шаблонам, давно превратившимся в укоренившиеся привычки. Как правило, подобные действия, проделанные индивидом сотни и тысячи раз, выполняются им без переживаний и эмоций, без размышлений, с минимумом затраченных на это сил. Термин «рутина» происходит от французского слова «routine», означающего в переводе «проторенный путь».

Описываемый феномен хорошо укладывается в распорядок типового рабочего дня, с подъемом в одно и тоже, уже определенное и известное заранее время, однообразными ежедневными сборами, выходом из дома, затратой определенного времени на дорогу к рабочему месту, работу, в конце рабочего дня — приезд домой по тому же маршруту. Такое однообразие оказывает пагубное влияние на психологическое состояние человека, по своему негативному воздействию оно сравнимо с длительным стрессом.

Но рутину нельзя отнести к сугубо негативным явлениям, часто она помогает людям достигать поставленных перед ними целей, одновременно выступая в качестве проверенного инструмента по экономии и грамотному распределению энергии. О ее положительных и отрицательных сторонах, а также о разновидностях этого явления мы расскажем далее.

Разновидности рутины

Если рассматривать рутину с позиции планирования дел, то ее можно разделить на две разновидности:

Также к рутинным делам относят работы по дому, включая стирку, приготовление пищи, уборку квартиры и т.д. Выполнение этих дел никак не отражается на достижении человеком его приоритетных жизненных целей, но положительно влияет на его качество жизни (ведь жить в чистой квартире куда приятнее, чем находится в неубранном неопрятном помещении).

Плюсы путины

Одним из главных плюсов выполнения рутинного дела является минимально затрачиваемое на него количество энергии. Постоянно повторяемое дело становится обыденным и перестает требовать приложения существенных усилий. А часто люди и вовсе начинают чувствовать себя некомфортно из-за того, что, например, проспали пробежку или не успели утром заправить постель.

Эта особенность объясняется довольно просто — усвоение нового навыка всегда сопровождается усиленными энергетическими затратами, а вот выполнение уже привычной, повседневной работы, происходит в режиме экономии энергии. Следовательно, превращение какого-либо дела в обыденную рутину сможет принести неожиданную практическую пользу: помимо того, что выполнение данной работы потребует от Вас минимальной затраты сил, Вам будет сложно отказаться от ставшего привычным ритуалом занятия.

Минусы рутины

Негативной стороной попадания человека в рутину является прекращение личностного роста индивида и дальнейший его провал в энергетическую яму. Внутренне большинство людей тянется к новому, будь то овладение новыми знаниями либо навыками или постановка новых целей. Но бытовое однообразие играет с людьми злую шутку — даже искренне желая достичь чего-то нового, они не могут выбраться из ежедневной рутинной повседневности.

В результате человек начинает откровенно скучать, а затем и хандрить, чрезмерно увлекаться компьютерными играми, социальными сетями, просмотром ток-шоу и иными распространенными способами «убивания» времени, которое можно было бы потратить на собственное развитие. Следствием такого образа жизни становятся депрессии и развитие разного рода зависимостей.

Методы борьбы с рутиной

Выполняя какие-либо однообразные действия, человек обречен будет получать одинаковые результаты. Желание достичь большего и стремление к новому относят к естественным человеческим желаниям, однако, перемены и новизна часто пугают людей, и они отдают предпочтение пусть и рутинной, но стабильной деятельности. Однако такое положение дел устраивает далеко не всех, а потому желающим избавиться от скучной повседневности людям полезно будет ознакомиться с несколькими несложными советами, благодаря которым они смогут разнообразить собственную жизнь и избавится от рутины:

Выводы

Таким образом, только преодоление своего внутреннего страха перед новым и неизвестным помогает человеку победить однообразие собственных рутинных будней. Понятие рутины является очень сложным и индивидуальным, и то, что угнетает одного человека, способно крайне положительно сказываться на моральном состоянии другого. По этой причине на одних людей рутинные дела навевают скуку, а часто и провоцируют депрессию, в то время как другим они представляются оплотом надежности и жизненной стабильности. Справиться с рутиной вполне по силам любому человеку, а потому обнаружив у себя признаки негативного влияния данного явления, прибегните к перечисленным чуть выше советам.

Источник

Что такое рутина

Содержание статьи

Слово «рутина» происходит от французского routine, то есть «дорога», «маршрут». Жизнь всегда идет по одной колее и ничего не меняется. В целом, рутину можно определить как застой, консерватизм в делах, в отношениях, в жизни вообще.

Какая бывает рутина

Чаще всего, под рутиной подразумевается неприятная, однообразная и скучная работа. Так и говорят – рутинная работа, рутинное дело или рутинное занятие. Но это понятие гораздо шире и распространяется на все сферы жизни. Что же еще можно определить как рутину?

Это и рутина повседневности, и финансовая рутина, деловая и рутина дипломатии, экспозиционная, домашняя, корпоративная, бытовая и состязательная, утренняя и обывательская, канцелярская и академическая, рутина жизни и рутина отношений. Она даже может быть приятной. Да-да, иногда приятно вернуться, например, после активного и насыщенного отдыха, в свою тихую гавань и приступить к повседневной рутине.

Можно ли ее избежать

Не все потеряно, если рутина ограничивается отношениями, работой, то есть какой-то одной стороной жизни. Такую рутину не только можно избежать, но и нужно. С рутиной просто необходимо бороться, от нее нужно избавляться и как можно быстрее.

Бегущие бесконечной чередой однообразные унылые дни могут загнать в депрессию. Будет казаться, что все застыло на месте, подвешено в вакууме и никуда не двигается. Это навалилась рутина. То есть застой, длительное, нудное и надоевшее существование. Жизнь начинает представляться серым полотном, а так недалеко дойти и до мыслей о бессмысленности всего существующего.

Но человек сам определяет свою жизненную дорогу. По сути, если он увязает в рутине дней, значит, боится перемен, подсознательно ничего не хочет менять, имеет пристрастие к шаблону, привычным приемам, методам работы, не желает разрушать установившийся порядок, обычай.

Борьба с рутиной – это возможность выпасть из жизненной суеты. Нужно просто отыскать эти возможности. Это могут быть поездки с коллегами по работе, с семьей по неизвестным городским маршрутам, выезды на природу, поездки в соседние города на экскурсии. Это могут быть занятия спортом, хобби, любимым делом, встречи в компании единомышленников.

Совместное приготовление ужина, поход в театр или на футбол. Поездка в детский дом или помощь приюту для животных. Да-да, помощь кому-либо может поднять ценность собственной жизни и найти радость от встреч и общения в привычной суете. Главное – определить общие интересы со своими близкими людьми или друзьями.

Жизнь разнообразна и интересна, стоит только оглянуться вокруг. И совсем незаметно рутина рассеется и от нее не останется и следа.

Источник

Рутина, как инструмент достижения успеха: вырабатываем полезные привычки

Мы привыкли думать о рутине, как о чем-то неприятном и скучном. И отчасти это оправдано. Но само явление рутины может помочь нам добиться успеха в интересных и вдохновляющих делах. Потому что это замечательный инструмент экономии и распределения энергии.

Но давайте разберемся – а что такое рутина? Это некие привычки, которые не требуют усилий, потому что давно стали автоматическими. Например, чистка зубов, утренний душ или приготовление еды. Работа или, по крайней мере, некоторые ее составляющие, тоже могут стать рутиной.

В чем особенность привычек? Важнейшее свойство рутинных дел – это то, что на них практически не расходуется энергия. Большинству из нас не нужно делать над собой усилия, чтобы почистить зубы или заправить постель. Если вы приучили себя заниматься спортом или рано вставать – это тоже может стать рутиной и перестать требовать усилий. Скорее наоборот – вы будете чувствовать себя неуютно, пропустив пробежку или проспав допоздна.

Этой особенностью восприятия можно воспользоваться в своих целях.

Освоение новых навыков или дел всегда требует от нас энергетических затрат. Рутинные дела же давно стали привычкой. Чем больше повседневных становятся рутиной, тем проще жить, тем больше экономится энергии – и одновременно вы больше успеваете. Если превратить максимум дел в рутину, вы достигнете сразу двух целей. Во-первых, они будут требовать минимум затрат, оставляя возможность осваивать новые навыки, узнавать что-то. А во-вторых, в сложные периоды жизни вам будет сложнее от них отказаться.

Выработка правильных привычек

Мы можем превратить в рутинные дела почти все, что угодно. Это не делается быстро, нужна планомерная и постепенная работа. Но когда у нас получится, новое дело станет привычным – и перестанет требовать усилий. Это относится к спорту, правильному питанию, практикам и обучению, бытовым делам – практически ко всему. Так можно выработать и привычки, ведущие к успеху.

Когда рутина спасает – саботаж и кризис

Зачем нужно превращать какое-то дело в рутину? Если оно, например, и так доставляет радость и не надоедает, и вы не собираетесь его бросать. Дело в том, что любой человек проходит в своей жизни и в своем развитии периоды подъема и спада. Это совершенно естественный процесс и касается он каждого. Так вот, если в периоды подъема мы относительно легко осваиваем новое, то во время спада организм переходит в «режим экономии» и отказывается делать что-то непривычное. Ведь оно требует энергии, которой и так нет.

Такие периоды называются саботажем или кризисом. Это разные состояния, хотя иногда их непросто отличить. Но саботаж – это своего рода локальное сопротивление, а кризис – более глобальное, когда вы вообще запутались и не понимаете, куда идти и что делать. Впрочем, границы этих явлений могут быть размыты.

Так или иначе, в период нехватки энергии практически невозможно осваивать что-то новое. И именно для этого необходимо заранее нарабатывать в себе привычки – привычки к тому, что вы хотите делать в любом случае, даже если вам ничего не хочется в конкретный момент.

Сколько времени нужно, чтобы новое дело стало рутиной?

На выработку привычки уходит до нескольких месяцев. Есть ошибочное мнение, что на это достаточно двадцати одного дня – люди даже носят специальные браслеты, чтобы закрепить намерение, и через три недели полагают, что новая привычка стала им родной.

И в период саботажа и или кризиса это дело, уже превратившееся в привычку, уже не будет брошено.

Как превращать полезные привычки в рутину

Для начала составьте список того, что уже стало для вас рутиной – например, та же чистка зубов или мытье посуды, зарядка по утрам и приготовление завтрака. Это то, чего вы не замечаете.

Вы наверняка сможете перечислить не все – есть такие дела, которые мы делаем совершенно автоматически и уже не отпечатываются в памяти. Это неважно, вспоминайте то, что есть.

Вы можете в то же время обнаружить, что есть дела, которые вроде должны быть привычными, вы делаете их годами, но они до сих пор не превратились в рутину. Например, для многих людей таким делом является уборка или раннее вставание на работу. Выпишите их отдельным списком.

И последний список – новые привычки, которые бы вы хотели закрепить. Возможно, вы только недавно начали заниматься спортом, или еще не начали, но планируете. Или завели дневник благодарностей себе, но заполнили только пару первых страниц.

Что теперь делать с этими тремя списками?

Первый список – это, по сути, список ваших достижений (разумеется, неполный). Похвалите себя за него. Неважно, какие там пункты. Они могут показаться незначительными, но у каждого из них есть цель. Например, зубы вы чистите для того, чтобы они дольше оставались здоровыми, а это ведь важно. Или слушаете музыку по пути на работу, чтобы прийти в бодрое состояние, улучшить настроение – это тоже существенно.

Второй список – это поле для ближайшей работы. То, что вы постоянно делаете эти дела, но они до сих пор не являются рутиной, говорит о том, что вы не понимаете их смысла. Например, вы не можете заставить себя варить себе кашу по утрам каждый день, а делаете это только раз в неделю. Или пишете дневник благодарностей пару раз в месяц. И так далее. Такие дела продолжают требовать энергии каждый раз, когда вы о них вспоминаете.

Для каждого такого висящего дела нужно понять, зачем вообще вы его делаете или пытаетесь делать. Задайте себе этот вопрос – лучше всего в письменной форме, но можно и в уме. Вы можете прийти к неожиданным выводам – например, что каша хотя бы иногда – это уже неплохо, а в остальные дни можно позавтракать и яичницей. Или все-таки поймете, что без каши никак – и понадобятся усилия, чтобы перевести ее приготовление в рутину. И тогда важно сформулировать, зачем она нужна. Если у вас будет четкое обоснование действия, вам легче будет его осуществлять.

Третий список – это задел на будущее. Если во втором списке окажется слишком много всего, за третий, может быть, даже не стоит браться. Если будете одновременно работать во всех сферах жизни, вас может не хватить надолго. Рассчитывайте свои силы. Пусть хоть где-то вы останетесь в зоне комфорта.

Выберите несколько дел и посвятите им некоторое время.

Спустя какое-то время вы обнаружите, что некоторые привычки стали для вас легкими: вам больше не нужно заставлять себя им следовать, все получается само собой. Теперь можно работать над следующими. И не забудьте похвалить себя.

И самое главное – когда в период кризиса или саботажа вы обнаружите, что готовы бросить все, кроме самых простых и привычных дел – не переживайте, это совершенно нормально. Именно потому и нужна подготовительная работа. Во время саботажа мы экономим энергию и делаем только то, что не требует слишком больших усилий. И наблюдаем за собой.

Источник