что такое рпв в бухгалтерии
Инструкция: как вести ведомость по зарплате в бюджетной организации
Учреждения бюджетной сферы обязаны вести бухгалтерский учет по специальным нормам, которые существенно отличаются от общеустановленных требований. Данные бухучета в таких госучреждениях отражают в специальных формах первичной и учетной документации. Документы для отражения расчетов по оплате труда не исключение.
Бланки для бюджетников
Для государственных и муниципальных учреждений чиновники предусмотрели специальные формы первичной документации. Бланки и порядок их составления закреплены в Приказе Минфина России № 52н от 30.03.2015 (с изменениями и дополнениями от 2017 г.).
Так, для отражения расчетов по оплате труда учреждения бюджетной сферы используют:
Расчетная ведомость по зарплате
Унифицированная форма бланка утверждена Приказом Минфина РФ № 52. Имеет специальный код по ОКУД 0504402.
Форма составляется ежемесячно, содержит информацию обо всех начислениях в пользу работников за расчетный месяц. В образце расчетной ведомости по зарплате отражается не только должностной оклад, исчисленный исходя из фактически отработанного времени, но и все доплаты, компенсации и выплаты, положенные в качестве вознаграждений за труд. Например, премиальные, доплаты за ночные, оплата совмещений и прочие виды выплат.
Для начисления заработной платы и отражения ее в РВ используют данные следующих бухгалтерских документов:
Если говорить простыми словами, РВ используется для начисления заработной платы. Бухгалтер отражает суммы, причитающиеся конкретному работнику в расчетном периоде, за фактически отработанное время с учетом должностного оклада или тарифной ставки.
Платежная ведомость
Бланк имеет унифицированную форму по ОКУД 0504403. Документация предусмотрена для отражения выдачи заработной платы и авансовых расчетов из кассы учреждения. Если в госучреждении зарплату выдают наличными, то составляется ПВ. Актуальный бланк в 2020 году выглядит так:
Информация вносится на основании расчетных документов за отчетный месяц. Также к учету следует принимать информацию о выплаченных авансах и о суммах задолженностей по расчетам по оплате труда.
Итоговые данные платежной и расчетной форм должны совпадать. Исключением станут только суммы депонированной зарплаты, которую работники не смогли получить в день выдачи по уважительным причинам.
Каждый сотрудник учреждения при получении обязан пересчитать деньги, полученные в кассе, и поставить подпись в ПВ.
Отметим, что если организация переводит зарплаты своих сотрудников сразу на банковские карты, например, на зарплатную карту «МИР», то составлять ПВ не требуется.
Заполненный образец документа выглядит так:
Расчетно-платежная ведомость
Единая форма РПВ представляет собой унифицированный документ, который объединяет в себе сразу информацию о начислениях и выплатах работникам. По сути это РВ И ПВ в одном большом документе.
Бухгалтер регистрирует информацию о начислениях аналогичным образом. Учитывает данные бухгалтерской первичной и учетной документации, приказов, табелей, больничных и прочего. Регистрирует сведения об удержаниях и произведенных выплатах авансов за первую половину рабочего месяца. Сумма к выплате исчисляется как разница общих сумм начислений и произведенных выплат и удержаний.
При получении денежных средств в кассе работник расписывается возле своей фамилии. Бланк РПВ позволяет работнику сразу ознакомиться с информацией о зарплате. Если зарплату перечисляют на банковские счета сотрудников, то составлять РПВ не нужно.
Образец расчетно-платежной ведомости по зарплате выглядит так:
Иные формы и бланки
Некоммерческие организации, отнесенные к бюджетной сфере, вправе использовать другие формы документации для отражения расчетов по заработной плате. Данные бланки утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Бесплатно скачать образец для НКО и ознакомиться с особенностями заполнения документа можно в отдельном материале «Инструкция: как правильно составить ведомость по зарплате».
С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.
Оформление расчетно-платежной ведомости
При использовании труда наемных рабочих предприятие должно выплачивать им вознаграждение за труд.
Для расчета сумм, которые нужно выплатить коллективу трудящихся предприятия, необходимо обработать большой объем документации, в том числе заполнить и расчетно-платежную ведомость (далее РПВ).
С какой целью применяется данный документ и как правильно его оформить, вы узнаете из этой статьи.
Что это за документ и каково его назначение
Многие сотрудники администрации компании знают, что РПВ — это стародавний бухгалтерский документ, используемый для начисления заработной платы штата предприятия. Основная цель создания данного бланка под зарплату заключается в том, что с его помощью значительно уменьшается число документов, в которых хранятся сведения о расчетах и платежах.
В ее графах содержится одновременно вся информация о начислении и выплате окладов за отработанное время. Поэтому ее заполнение значительно упростило работу бухгалтера, т.к. отпала обязанность по оформлению еще нескольких бумаг.
В своей деятельности РПВ используют:
Использовать можно наиболее подходящую форму для внесения данных по зарплате. Вариант бланка может быть доработан по своему усмотрению, но при этом нужно учесть некоторые ограничения.
Формы ведомости и где они используются
Бланки по начислению и выплате зарплаты составляются в бухгалтерии предприятия на основании предоставленных подразделениями табелей выхода сотрудников. Причем, на тех рабочих, которым переводится заработок на банковскую карту, оформляют только расчетную ведомость.
Есть еще несколько вариантов ведомостей, которые используются при оплате труда рабочих. Отличаются они по таким параметрам:
Информация, изложенная в некоторых бухгалтерских классификаторах, подразделяет РПВ по форме ОКУД: 0301009, 0504401.
Использование ведомости Т-49
Одновременно с таким документом оформляется кассовый ордер. РПВ, обозначенная кодом 0301009 по ОКУД, также является тем же документом с шифром Т-49. Применять ее можно в компаниях, имеющих любую форму собственности.
Однако ее нельзя использовать государственным и муниципальным учреждениям. Индивидуальные предприниматели также могут ее применять для расчета со своими работниками.
Форма РПВ 0504401 по ОКУД регламентирован к использованию для расчетов со служащими организаций в государственной собственности. Основные отличия в данном варианте документа в нем не содержится информация о количестве отработанного времени и размере окладов. Но данные для заполнения РПВ 0504401 берутся из тех же источников, что и для ведомости, используемой на предприятиях иной формы собственности. Только их редактируют под госучреждения.
Расчётная ведомость Т-51
Многие предприятия выбирают более удобный вариант расчета со своими сотрудниками, в котором задействованы безналичные платежи путем перечисления средств на платежные карты. При таких условиях администрация должна заполнять форму расчетной ведомости под кодом Т-51.
Иногда создается ситуация, при которой одному их сотрудников нужно выплатить его заработок наличными. В этом случае бухгалтеру придется неизбежно заполнять форму РПВ под кодом Т-49.
Платежная ведомость Т-53
Довольно просто заполняется ведомость под кодом Т-53. К тому же она удобна в использовании. В ведомости отражается сумма, подлежащая к выплате трудящемуся за конкретный месяц.
Данный вариант документа можно применять для выдачи таких средств:
Внимание! РПВ с кодом Т-49 является универсальным унифицированным документом, рекомендованным к применению Госкомстатом в Постановлении №1 от 05.04.2001г.
Она может быть заменой двух других вариантов РПВ:
Применяется РПВ во многих бюджетных организациях. С 2015 года вменена к заполнению форма 0504401 согласно мартовскому приказу № 52 Минфина РФ.
Документ заполняется бухгалтером при начислении зарплаты, а затем передается в кассу вместе со средствами для оплаты денег. При этом РПВ нумеруется и указывается дата ее выдачи.
Основания для заполнения
Источником сведений для заполнения РПВ могут быть такие бумаги:
Данные, содержащиеся в этих документах, подлежат занесению в РПВ при начислении выплат работникам.
Правила оформления
Ответственным лицом за заполнение РПВ может быть как кассир, так и бухгалтер в случае его отсутствия.
Документ составляется в одноразовом экземпляре одним из способов:
Заполненную ведомость в обязательном порядке визируют у руководителя предприятия.
Порядок заполнения
РПВ должна содержать конкретные обязательные сведения.
На титульном листе заполняют такую информацию:
В табличной части бланка РПВ нужно заполнить следующие параметры:
Информация в ведомости должна полностью совпадать с табелем рабочего времени. Крайний столбец предназначен для отражения общей суммы к выплате.
В процессе внесения параметров в форму бланка Т-49, обратите внимание на отражение расчетов в таблице.
Она содержит 23 графы, в которые вносятся сведения по каждому работнику в алфавитном порядке:
Если получилось так, что заработок какому-то сотруднику не выплачен, то необходимо в графе 23 взамен росписи трудящегося делается отметка о депонировании суммы.
После окончания выдачи по результату подбивается общая сумма отданных средств персоналу. Ее отражают под таблицей числом и прописью. Ниже вписывают ФИО кассира, ставят его подпись. В соответствующей графе заполняют реквизиты и дату РКО, по которому из кассы выданы деньги. Если не все работники получили свою зарплату, то прописью и цифрами указывается такая депонированная сумма.
В организации документ нужно заполнять один раз в месяц. Для выдачи всех платежей отводиться 3 дня.
Внимание! Все данные заполняются в ведомости только в рублях.
Исправления и ошибки
Прежде чем начать осуществлять выплату денег по РПВ, ответственный за внесение данных в форму должен проверить правильность заполнения, чтобы исключить ошибки. Если вдруг они будут выявлены до начала выдачи средств, то документ можно отпечатать новым экземпляром.
При обнаружении неточностей в данных уже в процессе выдачи средств работникам, то ошибочные сведения нужно зачеркнуть и сверху вписать правильные. На полях против исправления записывают «Исправленному верить» и ставят подпись уполномоченного лица.
Учет и хранение данного документа
Поскольку РПВ принадлежит к бухгалтерским документам строгой отчётности, то в отношении него необходимо выполнять некоторые процедуры. Обязательно должна регистрироваться каждая ведомость в Журнале регистрации платёжных ведомостей. Его создают с целью учета и регистрации платежных ведомостей в бухгалтерии по выплатам, произведенным сотрудникам предприятия.
РПВ считается обязательным бухгалтерским документом. В НК РФ и ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учёте» указано, что её требуется хранить на предприятии до 5 лет.
Порядок составления данного документа в 1С представлен в следующем видео уроке:
Что такое расчетно-платежная ведомость
Выдавая работникам зарплату, кассир и бухгалтер должны отражать эту операцию в соответствующих документах. Одним из них является расчетно-платежная ведомость (РПВ).
Разновидности документа
Применяют расчетно-платежные ведомости (форма № Т-49), расчетные ведомости (форма № Т-51) и платежные ведомости (форма № Т-53). Формы утверждены Постановлением Государственного комитета статистики РФ от 05.01.2004 года № 1.
Бланк Т-49 применяется для одновременного расчета и выдачи заработной платы. В плане заполнения бланк неудобный, поскольку содержит двадцать три графы; и что каждый работник, расписываясь за полученную сумму, видит данные о коллегах.
Форма Т-51 составляется и ведется в бухгалтерии в единственном экземпляре и служит основанием для начисления заработной платы и составления платежной ведомости.
Ведомость Т-53 составляется на основе расчетной ведомости и используется при выдаче наличных средств работникам под роспись.
Порядок заполнения
Оформление РПВ производится бухгалтерией по данным табеля рабочего времени, приказов о принятии на работу и трудовых договоров, а также по данным прочих первичных документов учета трудового времени. Бухгалтер заполняет как титульный лист, так и табличную часть. Он же подписывает документ, после чего передает кассиру. Перед началом выдачи наличных документ обязательно должен подписать руководитель.
Титульный лист
На титульном листе указывают:
Таблица
В табличную часть заносят:
В зависимости от того, какая используется форма ведомости, графы и их заполнение могут варьироваться. Например, в расчетном бланке (форма Т-51) не предусмотрены графы для росписи работников, поскольку он не является платежным, в то время как РПВ Т-49 отражает всю полноту информации.
Закрытие
После совершения всех выплат кассир выводит две итоговые суммы – фактически выданных средств и депонированных – и оформляет расходный кассовый ордер на фактически выплаченную сумму. После этого бланк передается в бухгалтерию, где все данные снова проверяются. Документ при этом также регистрируется в специальном журнале.
Вот вкратце основные сведения о том, как заполнить расчетно-платежную ведомость.
Платежная ведомость : Видео
Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы)
Виды регистров бухгалтерского учета
Учетные регистры позволяют систематизировать и накапливать поступающую из первичной бухгалтерской документации информацию, которая впоследствии будет использована для отражения на счетах и в бухотчетности. На основании данных из учетных регистров составляются и финансовые отчеты предприятия.
Занося данные в учетные регистры бухгалтерского учета, бухгалтер может одновременно проводить регистрацию первички и осуществлять контроль за хоздеятельностью предприятия путем анализа результатов.
Регистры бухгалтерского учета по характеру ведения записей подразделяются на:
Регистры бухгалтерского учета различаются по форме построения на:
По объему содержания разделение регистров бухгалтерского учета на виды производится следующим образом:
Как вести аналитический бухгалтерский учет, узнайте из Готового решения от КонсультантПлюс. Пробный полный доступ к системе можно получить бесплатно.
По внешнему виду регистры делятся на:
Регистры бухгалтерского учета: перечень
В информации Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 указано, что унифицированные формы регистров бухгалтерского учета больше не являются обязательными для использования, за исключением тех, которые установлены уполномоченными органами. Теперь при формировании регистров бухгалтерского учета на предприятиях необходимо лишь соблюдать наличие обязательных реквизитов в них (п. 4 ст. 10 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Кроме того, согласно п. 5 ст. 10 закона № 402-ФЗ формы регистров, предоставляемые главбухом, должны утверждаться руководителем организации. Перечень используемых регистров бухгалтерского и налогового учета должен быть приведен в учетной политике компании.
В то же время формы регистров бухучета госпредприятий устанавливаются в соответствии с действующими бюджетными законами. Перечень таких регистров утвержден приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н.
На практике довольно часто коммерческие предприятия при разработке собственных регистров берут за основу перечень и формы регистров, предназначенных для госпредприятий.
Приведем выдержку из этого перечня в виде часто используемых на практике регистров:
Унать подробнее, что такое журнально-ордерная форма бухгалтерского учета, вам помогут разъяснения от экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к правовой системе и переходите в Готовое решение.
Также выделяют следующие виды бухгалтерского учета:
В настоящее время автоматизированная форма в перечне способов ведения бухгалтерского учета является наиболее прогрессивной. Ведь при данном типе бухгалтерского учета на основе введенных в систему данных первичных документов производится автоматическая систематизация информации и ее группировка с необходимой степенью детализации за любой промежуток времени. На основе введенных данных программа автоматически заполняет отчетность, а также снижает риск ошибок при ведении учета.
Приказ об утверждении регистров бухгалтерского учета
Регистры бухгалтерского учета — перечень и формы их должны быть утверждены соответствующим приказом. Формы регистров бухгалтерского учета разрабатывает главный бухгалтер, а руководитель утверждает их.
Образцы ведения налоговых регистров можно найти в статье «Как вести регистры налогового учета (образец)?».
Такой приказ обязательно будет затребован для ознакомления проверяющим при проведении налоговой проверки. Исходя из перечисленных там регистров, налоговый инспектор затребует распечатки интересующих его форм.
О том, как будет проходить проверка, вы сможете узнать из статьи «Порядок проведения выездной налоговой проверки (нюансы)».
Ведь сегодня почти все компании ведут регистры в виде машинограмм.
А в соответствии с п. 6 ст. 10 закона № 402-ФЗ регистры должны быть оформлены либо на бумажном носителе, либо в электронном варианте и подписаны цифровой подписью. Поэтому регистры придется распечатывать или отправлять в ИФНС в виде подписанного ЭЦП электронного документа.
Зачастую в приказе утверждаются формы регистров для каждого из счетов: карточка счета, оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета. Привязку формирования регистров по счетам бухучета целесообразно представить в табличной форме. В таблице потребуется указать Ф.И.О. ответственного за ведение регистра.
Таблица с перечислением регистров может быть отображена в приказе так:
Формирование регистров бухучета
Ф.И.О. ответственного за ведение регистра лица
Форма Т-49. Расчётно-платежная ведомость
Оформление расчетно-платежной ведомости сопровождает выдачу заработной платы работникам предприятий и организаций. Особенность данного документа заключается в том, что он является одновременно как расчетным, так и платежным, что в свою очередь, позволяет существенно уменьшить документооборот компании. Стоит отметить, что наиболее целесообразно использовать расчетно-платежную ведомость на малых предприятиях, в крупных же компаниях лучше заполнять платежную и расчетную ведомости отдельно.
Кто заполняет бланк расчётно-платёжной ведомости
Расчетно-платежная ведомость является первичным бухгалтерским документом, поэтому ее оформление входит в компетенцию специалиста бухгалтерского отдела. Основанием для составления ведомости является табель учета рабочего времени работников, который обычно ведет кадровик или секретарь организации. Документ имеет регулярный характер и оформляется один раз в месяц (перед выдачей зарплаты).
Порядок оформления расчётно-платёжной ведомости
Прежде чем выдать заработную плату, ответственный сотрудник предприятия проверяет табель учета рабочего времени, который затем передается в бухгалтерию. Далее бухгалтер вносит необходимые данные на титульную страницу и в таблицу, подписывает ведомость сам и отправляет ее на утверждение руководителю компании, затем передает ее кассиру.
Хранится расчётно-платёжная ведомость в архиве, как и все документы предприятия.
После того как деньги будут выданы, ведомость возвращается обратно в бухгалтерию, где после проверки главным бухгалтером внесенных в нее сведений, информация о ней вносится в специальный внутренний журнал учета документов, а сама ведомость отправляется в архив предприятия.
Когда применяется расчётно-платёжная ведомость
Бланк ведомости заполняется в тех случаях, когда заработная плата передается через кассу предприятия, путем выдачи работникам наличных денежных средств.
В случаях перечисления на банковские счета и карты работников используются другие документы.
Правила составления и оформления расчётно-платёжной ведомости
На сегодняшний день ведомость может составляться в свободной форме или по разработанному внутри предприятия шаблону (в этом случае документ должен быть зарегистрирован в учетной политике фирмы). Многие предприятия по старинке предпочитают использовать ранее обязательный к применению бланк Т-49. Это связано с тем, что данная форма включает в себя все необходимые сведения и имеет удобную и понятную структуру.
Заполнять документ можно как в рукописном, так и в печатном виде (второй вариант существенно ускоряет процесс), при этом независимо от того, какой путь будет выбран, бланк обязательно должен содержать оригиналы подписей:
Что делать, если в документе есть ошибки
К заполнению данного документа следует относиться крайне внимательно и скрупулезно, проверяя и перепроверяя все вносимые в него сведения. Нужно стараться избегать неточностей и ошибок, но если они все же случились, а переделать весь документ по каким-либо причинам уже невозможно, нужно аккуратно зачеркнуть неверные данные и написать сверху правильные. При этом рядом с корректировкой следует написать «исправленному верить», а рядом поставить подписи всех ответственных за составление ведомости сотрудников.
Важно отметить, что использование штрих-корректора для исправления ошибок недопустимо.
Пример составления расчётно-платёжной ведомости
Первая часть документа включает в себя основные сведения об организации:
Далее в ведомость прописью вносятся:
В завершение эта часть документа должна быть подписана первыми лицами компании: руководителем (или уполномоченным действовать от его имени сотрудником), а также главным бухгалтером.
Ниже идет основная часть документа, которая оформлена в виде таблицы.
В первый столбик вносится номер работника по порядку,
во второй – его табельный номер (находится в личной карточке),
в третьем — должность (в соответствии со штатным расписанием).
В четвёртом указывается тарифная ставка, по которой работает сотрудник (или оклад).
С пятого по седьмой — количество отработанных им дней (строго исходя из тех данных, что отражены в табеле учета рабочего времени).
При необходимости в таблице нужно отметить число выходных и праздничных дней, в которые человек также выходил на работу (по ним идет двойная оплата труда) или же поставить здесь прочерки.
Следующие графы посвящены непосредственно насчитываемой сумме заработной платы.
Восьмая графа фиксирует, сколько начислено сотруднику в соответствии с тарифной ставкой. Девятая указывается размер премии (но только при наличии на то специального приказа или распоряжения директора компании).
В десятую графу вписываются данные о выплатах по больничному листу,
с 11 по 13 – все прочие суммы. Если какие-то виды начислений отсутствуют, в нужные ячейки необходимо ставить прочерки.
В четырнадцатой графе следует указать общую сумму начисления.
Далее в таблицу в пятнадцатую нужно внести сведения о подоходном налоге, который удерживается с работника (в размере 13 % от всей суммы дохода),
в графы с 16 по 18 – все остальные виды удержаний (авансы, взыскания и т.п.).
В графу под номером 19 вносится долг (при его наличии), числящийся за предприятием по отношению к сотруднику,
а в 21 графу вписывается окончательная сумма, подлежащая к выдаче. Рассчитывается ее значение просто: от суммы всех начислений (гр. 14) вычитается сумма удержания (гр. 15-18) и прибавляется сумма долга (гр.19).
В завершение напротив каждой строки должен расписаться тот сотрудник, по которому вносились сведения.
После того, как таблица документа будет полностью заполнена, внизу прописью указывается вся сумма денежных средств, которая выдается работникам в виде заработной платы. Затем ведомость подписывают кассир и бухгалтер предприятия.