что такое ревизия товара
Инвентаризация товара на складе: порядок проведения ревизии в складском помещении
Инвентаризация товаров на складе – это проверка для уточнения данных о хранящихся на нем товарных запасах и материальных ценностях. Результаты исследования сопоставляются с информацией, указанной в бухгалтерских и финансовых документах. Такая ревизия позволяет своевременно выявить излишки и кражу на производстве.
Когда обязательно проводить инвентаризацию склада
Различают плановую и внеплановую проверку. Первая разновидность процедуры проводится 1 раз в год по утвержденному графику. Второй тип ревизии назначает руководство фирмы или контролирующие органы при наличии особого обстоятельства.
Перечень особых случаев прописан в ФЗ № 402 от 2011 г. К таким ситуациям относят:
Под ЧП подразумевают события, связанные с форс-мажорными происшествиями. К ним относят наводнения, пожар, ураган и прочие бедствия, не связанные с человеческим фактором. Ниже рассмотрим, как правильно проводится инвентаризация на складе, какие документы оформляются по завершении мероприятия.
Документы для скачивания.
Сроки проведения инвентаризации
Полную проверку проводят не реже 1 раза в год, а также по необходимости всего предприятия или выборочно. Ее назначают в срок с 1 октября по 31 декабря. Проверка должна пройти до момента формирования отчетов за год. Если бухгалтерские итоговые документы составлены без инвентаризационной ревизии, налоговая инспекция вправе оштрафовать руководителя или главного бухгалтера на 10 тысяч рублей.
Правила проведения инвентаризации товара в магазине: что это такое и как правильно проводится
Любая организация, вне зависимости от вида её деятельности, сталкивается с необходимостью организовать стабильное производственное хозяйство. Однако это требует комплексного подхода, включающего все направления предприятия. Тем не менее важнейшим вопросом остаётся инвентаризация товара в магазине (что это такое, как проводится, для чего необходима расскажем в этой статье).
Продукты
Для склада
Для магазина
Для учреждения
Характеристика
Ревизия магазинной продукции имеет определенную последовательность. Она состоит из нескольких этапов:
Подготовка. Руководитель пишет инвентаризационный приказ и ставит свою подпись, а в проверочном магазине выбирается переучетное время. В большинстве случаев оно приходится на вечер. Если же это круглосуточный супермаркет, то отдаётся предпочтение утренним часам или поздней ночи. На этот период приходится минимальная потребительская нагрузка.
Пересчет и сопоставление информации. Для ускорения этого процесса используются терминалы сбора данных. Они позволяют быстро определить вес, количество и прочие нужные параметры каждого из проверяемого товара.
Занесение результатов. Полученные данные заносятся в счислительную ведомость ИНВ-19. После этого комиссия заполняет акт списания.
Принятие мер в зависимости от полученных результатов. Ревизия может завершиться выписыванием штрафа ответственным людям, назначением повторной проверки или определением продукции, которая нуждается в более частом контроле.
Сопоставление реального состояния имущества предприятия с тем, что указывается в представленных документах, позволяет оценить работу сотрудников и сохранить собственные материалы в целостности. Периодическое проведение таких проверок преследует следующие цели:
Выявление фактов воровства покупателями или рабочим персоналом, а также прочие злодеяния, направленные на умышленное разворовывание организации.
Установить, каким имуществом владеет компания (это особенно важный нюанс для кредиторов, а также необходимая составляющая любого готового отчета).
Контроль товарной порчи, степень утряски и усушки для подготовки эффективных мероприятий на ближайшее время.
Как проводить инвентаризации и не закрывать при этом магазины?
Собственники бизнеса и сотрудники магазинов точно знают, что невозможно обойтись без инвентаризаций — остатки «пляшут», точной информации о количестве товара на полках нет, какая сумма денег хранится в товаре и нужно ли вкладывать ещё — не понятно.
А любая инвентаризация — это время. Иногда для того, чтобы пересчитать весь товар по списку на бумажном носителе вручную, нужно закрыть магазины. И, как следствие, потерять выручку. Выбрав программное обеспечение «Клеверенс» и терминалы сбора данных iData i3 и Smart Lite, сеть магазинов «Калинка» вдвое сократила время на приёмку товаров и проведение инвентаризаций. За помощью с внедрением обратились к специалистам компании «Ай-ти Проект».
Подробное описание
Продукты питания и товары первой необходимости, табачная и алкогольная продукция — стандартный ассортимент небольших магазинов. Чем больше номенклатурный список, тем больше времени тратится на проведение инвентаризаций и приёмку товаров.
Сеть магазинов «Калинка» проводила ревизии каждого из четырёх магазинов либо в утренние часы — до открытия торговой точки, либо в вечерние — после закрытия, либо перекрывали какую-то часть торгового зала и пересчитывали товар в течение дня. Ревизии по времени занимали примерно 4-5 часов, а номенклатурный список включал в себя около 1500 позиций.
Инвентаризации по бумажным носителям доставляли неудобство именно тем, что рабочий день продавцов и товароведа увеличивался прямо пропорционально времени, затрачиваемому на учёт. Все данные после подсчёта товарных остатков так же вручную вносили в систему учёта «Щтрих-М: Торговое предприятие 7».
Приёмку товаров выполняли по накладным, путём прямого перечёта. Для этого весь маркированный товар сначала переносили в кабинет заведующего, сканировали DataMatrix коды стационарным сканером, отчитывались в «Честный ЗНАК» и только после этого переносили продукцию на склад магазина.
Задачи
Розничные торговые точки всё чаще сталкиваются с обязательной маркировкой для различных групп товаров. Принимать такую продукцию в ручном режиме стало сложнее. Взаимодействие с «Честным ЗНАКОМ» происходит по определённому регламенту, и намного выгоднее автоматизировать складские процессы, чем увеличивать рабочий день сотрудников, для того, чтобы провести ревизию.
Сеть магазинов «Калинка» искала решение, которое позволило бы сократить время на приёмку товаров и инвентаризации и дало бы возможность не перетаскивать весь маркированный товар в кабинет заведующего для приёмки при помощи стационарного сканера.
Решение
Обязательная маркировка охватывает всё больше товаров. Сейчас DataMatrix коды наносят уже на алкогольную, табачную и молочную продукцию, впереди маркировка бутилированной воды.
До того, как установили «Клеверенс» у них было так: приезжала газель — образно — с алкоголем, и продавцы побутылочно всё перетаскивали сначала в кабинет товароведа — чтобы принять и отчитаться в «Честный ЗНАК», а потом только выставляли в зал или на складе. Сканировали всё стационарным сканером. Попросту говоря, были привязаны проводом к компьютеру. Когда я у них спросил, не замучились ли они сигареты таскать, они сказали, что устали и нужно что-то с этим делать. Вот так и пришли к работе с ТСД.
Они 2,5 года не работали с маркировкой на терминалах сбора данных. Почему? Ну, потому что предыдущий внедренец им не сказал, что можно так делать. В самом начале мы никак не могли отладить работу с алкоголем в тестовой версии «Магазина 15», сложности с системой учёта периодически какие-то возникали, и руководство «Калинки» ушло к другому внедренцу. Но через год примерно вернулись к нам. Потому что им установили базовую версию лицензии, а её нельзя дорабатывать.
Так как необходимо было перенастроить некоторые бизнес-процессы, сначала сделали апгрейд лицензии до «Магазин 15 ПРОДУКТОВЫЙ» и настроили обмен между учётной системой и терминалами сбора данных по Wi-Fi.
С ТСД-шками немного помучились: при создании документа инвентаризации в «Штрих-М» и после выгрузки его на Smart Lite, не загорался сканер на терминале. Специалисты техподдержки «Клеверенс» сказали, что нужно менять прошивку. Мы перепрошили ТСД, перезалили софт, всё заработало. После этого взяли четвёртый терминал этой модели.
Сейчас в работе сотрудники сети магазинов «Калинка» используют 8 мобильных устройств: 4 терминала iData i3 и четыре Smart Lite — по 2 разных в каждом магазине. Алгоритм проведения инвентаризаций остался прежним — до открытия магазина, после закрытия или в течение рабочего дня. Но времени на выполнение операций уходит вдвое меньше, так как не нужно считать товар руками и вносить вручную в систему учёта. Одним из существенных плюсов является дополнительная идентификация товара по штрихкоду.
Результаты
Не терять прибыль — это то, к чему стремятся все собственники бизнеса. А проводить ревизии только в рабочее время — то, чего хотят все продавцы. Руководству сети магазинов «Калинка» удалось прийти к компромиссу.
Теперь они магазины не будут закрывать полностью — чтобы не терять выручку. Алкоголь считают в «дни запрета» — в Башкирии запрещено продавать спиртное не только после 23:00 часов, но и в течение дня. Так что не составит труда пересчитать несколько раз. Товар так же считают по группам: сначала табачную продукцию, потом молочку, напитки и так далее. Эта система у них давно отлажена.
В плане приёмки стало намного проще: приходит машина от поставщика, продавец достаёт товар по одному, сканирует при помощи терминала и отмечает в бумажной накладной. За счёт этого сократилось время. Теперь не нужно таскать всё в кабинет товароведа, принимают на месте.
Мы установили «Магазин 15 ПРОДУКТОВЫЙ» ещё и потому, что у них есть собственное производство. И если введут маркировку на готовую продукцию, нужен будет ещё один терминал. Тогда софт можно будет отладить уже под производственные процессы.
Партнер
Компания «Ай-ти проект» предлагает более десятка проверенных программных продуктов для автоматизации учета, готовых к использованию как в небольших магазинах, так и крупных торговых центрах.
Автоматизация торговли на любом уровне от «островка» до целой торговой сети!
Клиент
Магазин «Калинка» — это место с уникальной атмосферой и широким ассортиментом товара.
В магазине «Калинка» вы найдёте широкий ассортимент продуктов питания, готовых блюд из рыбы, фирменных пельменей и вареников.
Проведение инвентаризации и оформление ее результатов
С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался покупатель. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин, и висит табличка «Учет». Ее цель — найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью. Разберем, как проводить переучет.
Инвентаризация пройдет быстрее с МоимСкладом — наше бесплатное приложение можно установить на терминалы сбора данных. Поставьте его на ТСД и пропикайте товары, направляя устройство на штрихкоды. Инвентаризационную опись и документ расхождений с расчетным количеством составлять не понадобится: они сформируются автоматически в МоемСкладе. А еще в нашем сервисе можно скачать все документы, которые могут вам пригодиться во время переучета: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости и другие. Все это полностью бесплатно. Зарегистрируйтесь и попробуйте МойСклад прямо сейчас!
Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы — время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек — вы, в ходе переучета вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.
Сроки проведения инвентаризации
Сроки проведения инвентаризации в России определяются Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Проводить переучет обязательно:
Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц — для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявить бракованный товар, убрать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.
Порядок проведения инвентаризации
В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — по качеству или количеству — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги. Потом издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации и вносятся изменения в учет. Затем принимается решение о взыскании ущерба с материально ответственных лиц.
Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии
Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.
ИНВ-22 — Приказ о проведении инвентаризации.
Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов
Распечатывается инвентаризационная опись, члены комиссии пересчитывают остатки товара. Данные заносят в графу «Фактическое наличие». По завершении пересчета документ подписывают все члены комиссии.
ИНВ-3 — инвентаризационная опись ТМЦ.
Сверка фактического результата инвентаризации с данными учета
Формируется сличительная ведомость. Заполняются акты и другие документы, которые поясняют расхождения между фактическим данными и учетными.
Если у вас есть бухгалтер, сверку проводит он на основе инвентаризационной описи ИНВ-3.
ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.
ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути.
ИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение.
ТОРГ-16 — акт о списании товаров.
Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете
Принимается решение о взыскании ущерба с виновных. Руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации — на его основании вносятся записи в бухучет.
Одновременно составляется ведомость учета результатов инвентаризации.
Приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации.
ИНВ-26 — Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.
Ниже подробнее поговорим об обозначенных в таблице этапах.
Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии
Начинается инвентаризация в магазине или на складе с издания приказа о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, который должны подписать руководитель или владелец торговой точки. Далее необходимо создать специальную комиссию, в которую должен обязательно входить бухгалтер и материально ответственное лицо, например, продавец или работник склада.
Разберем подробнее, как правильно проводить инвентаризацию. В торговых организациях, по закону, этот процесс начинается для продавцов и кладовщиков внезапно — работники не должны знать ничего до того, как в магазин или на склад придет комиссия. После этого продажа и перемещение товара, который попадает под инвентаризацию, запрещены. То есть либо надо закрыть весь склад или магазин, либо только проверяемый отдел и кассу при отделе. Инвентаризация склада и торговой точки отличаются тем, что подсчитать товар на складе намного тяжелее, чем на полках, поэтому требуется больше времени и усилий.
Подготовка к пересчету товара должна проводиться в присутствии всех членов комиссии. Для упрощения процесса в большом магазине можно составить план инвентаризации, например, по схеме расположения товара. В этом случае после пересчета можно прямо на ней фиксировать фактическое количество продукции. Этот способ удобен своей наглядностью.
Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов
При инвентаризации комиссия проверяет не только количество товара, но и его качество, сроки хранения и годности. Для фиксирования результатов обязательно формируются документ — опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3, в котором перечисляются по группам все товары с указанием сорта, артикула и других характеристик, повышающих точность учета. В зависимости от видов продукции, представленной в магазине и лежащей на складе, в процедуру помимо пересчета вводятся процессы контрольного взвешивания, измерения и прочие.
Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка проходит быстрее — из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе. Так вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации. Для этого отлично подойдет МойСклад — удобная система учета, которая поможет максимально ускорить проверку.
Описи необходимо составлять в двух экземплярах: на основе одного бухгалтер составит сличительную ведомость, второй получит материально ответственное лицо. Если опись составляется вручную, то в ней не допускаются помарки. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, над ними проставляются корректные цифры.
Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии и материально ответственными лицами и заверены их подписью.
Во время проверки также могут быть обнаружены ценности, не отраженные в учете. Эти излишки тоже нужно включать в опись.
Сверка фактических данных с учетными
По итогам проверки необходимо передать заполненные и подписанные всеми членами комиссии описи в бухгалтерию. Там будет проводиться сверка фактических остатков товара из описей с данными системы учета. Если бухгалтерии нет, то обязанности бухгалтера выполняет генеральный директор, и сверку нужно проводить ему. Если в магазине или на складе были выявлены отклонения по фактическому наличию, это необходимо отразить в сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Ее обязательно подписывает и материально ответственное лицо.
Если товары находятся в пути, на хранении не на месте проведения инвентаризации или испорчены, то оформляются документы:
Иногда во время проверки некоторые товары еще не доставлены в магазин — в этом случае требуется заполнить бланк акта ИНВ-6. Продукция, которая хранится на складах других организаций, указывается в форме ИНВ-5.
На испорченные товары, не подлежащие дальнейшей реализации, в том числе из-за срока годности, составляется акт о списании по форме ТОРГ-16. Он заполняется в трех экземплярах: для материально ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация.. Подписать его должны все члены комиссии. При порче, бое, ломе товара заполняется ТОРГ-15 — на товары, которые можно уценить или списать. Оформить документ нужно в трех экземплярах, утверждает его руководитель организации.
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе МойСклад, где вы бесплатно сможете:
Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете
На этом этапе, когда есть четкая картина по отклонениям, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. На его основании можно взыскать ущерб с виновных лиц, внести соответствующие записи в бухучет.
Параллельно с этим в ведомость учета результатов ИНВ-26 бухгалтер вносит все итоговые цифры по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли. Документ подписывается всеми участниками процесса. После этого у владельца или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц. Процесс инвентаризации документально завершен.
Излишки и недостача при инвентаризации
Выявленные расхождения — излишки или недостачи — нужно оформить как приход или расход. Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета — по установленным нормам. Существенную для организации недостачу оплачивает материально ответственное лицо. Подробнее о списаниях читайте в нашей статье.
При инвентаризации иногда выявляется пересортица — это одновременный излишек и недостача товаров одного наименования, но разного сорта. Например, по данным учета в остатках числятся 6 коробок риса «Басмати» и 4 риса «Кубанский». При проведении инвентаризации выяснилось, что фактически есть 3 «Басмати» и 7 «Кубанский». Такая ситуация означает, что произошла пересортица.
В этом случае надо разобраться, одинаковы ли товары по цене.В учете суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика. В любом случае, даже если урон организации не был нанесен, пересортицу нужно отразить в вашей учетной системе для обеспечения качества данных.
Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов
Мы уже говорили, что автоматизация учета упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть недостачи и излишки: как в штуках, так и в деньгах.
Но закрывать точку или отдел на инвентаризацию — значит все равно на время останавливать продажи, поэтому важно провести ее как можно быстрее. Эту проблему можно решить, если сделать переучет автоматическим. Для этого нужно нужно связать программу, в который вы ведете учет — например, МойСклад — с с терминалом сбора данных. Во время инвентаризации просто сканируйте штрихкоды товаров на складе. Проверять расхождения будет система — автоматически, без вашего участия. В конце МойСклад выдаст готовую инвентаризационную опись. Настроить этот автоматический процесс очень просто — читайте инструкцию. Не понадобится даже носить с собой ноутбук и огромное количество бумаг: достаточно просто смартфона — у МоегоСклада есть удобные и бесплатные мобильные приложения, в которых можно проводить инвентаризацию товаров.
При приемке товара кладовщик может неправильно его оприходовать, кассир — ошибиться, отпуская товар покупателю, или при поставке никто не проверит комплектацию заказа. Из-за этого возникает пересортица, лишняя бумажная волокита, а товар приходится возвращать поставщикам. Выход — сделать так, чтобы комплектация проверялась автоматически. Это возможно в МоемСкладе: сервис сам найдет расхождения в заказах покупателей и поставщиков или, например, при перемещении товара со склада в торговый зал. Можно сверять не только количество, но и коды маркировки с документами. Как это сделать — читайте здесь.
А еще в МоемСкладе можно скачать или заполнить онлайн все документы для инвентаризации: бланки ИНВ-3, ИНВ-5, ТОРГ-16, образцы приказа, товарной описи, сличительной ведомости ИНВ-26 и другие. Все это бесплатно — попробуйте прямо сейчас!
После регистрации вы бесплатно получите: