что такое ресурс фн менее 30 дней на кассовом аппарате
Что такое ФН в кассовом аппарате
Применение онлайн-кассы невозможно без фискального накопителя (ФН). Он устанавливается внутрь кассы и хранит всю информацию об операциях. В этой статье разбираемся, что это такое и зачем нужен фискальный накопитель.
Фискальный накопитель — это чип для записи и хранения информации о расчетах, проведенных через онлайн-кассу. Это фискальные данные. Скорректировать информацию, зафиксированную на накопителе, невозможно. Требования к фискальному накопителю определены 54-ФЗ в ст 4.1.
Виды фискальных накопителей
Накопители различаются по сроку действия: 13,15 и 36 месяцев. Важно также убедиться, что модель накопителя аккредитована в ФНС. Это можно проверить в реестре, который ведет налоговая служба.
Какой ФН покупать
С 6 августа 2021 года реестр накопителей изменится. Исключат все ФН, которые не соответствуют новым требованиям. В реестре останутся фискальные накопители, которые умеют работать со всеми форматами фискальных документов, включая новый 1.2 для маркировки. Пока такой накопитель один — ФН-1.1М.
Хранение информации и блокировка накопителя
Фискальный накопитель блокируется, если в течение 30 дней от оператора фискальных данных (ОФД) не приходят подтверждения о доставке чеков оператору. 30 дней отсчитываются с момента последнего подтверждения сформированного на кассе чека. 30 дней касса продолжит печать чеков и информация о них будет сохранятся на ФН. Но если не передать данные в ОФД до истечения назначенного срока, накопитель заблокируется. Исключение составляет применение кассы в автономном режиме. (п. 1 ст. 4.1 54-ФЗ)
Чеки могут не уходить в ОФД по техническим причинам. Например, отсутствие интернета — это частая причина, сбой в работе кассы или ФН, проблемы на стороны ОФД.
Также ФН заблокируется, если его память заполнена или закончился срок действия. Когда память ФН станет менее 30 дней, вам придет уведомление в личном кабинете Контур.ОФД. Также это можно отследить в отчете о закрытии смены. Там появится строка «Ресурс ФН менее 30 дней».
Как не допустить блокировку ФН
Если ФН все-таки заблокировался, попробуйте устранить причины блокировки. Например, проверьте подключение к интернету. Когда все данные попадут к ОФД, блокировка отменится, а работа продолжится в обычном режиме.
Замена ФН
Если пришло время заменить ФН, убедитесь, что все документы переданы в ОФД. Затем сформируйте на кассе «Отчет о закрытии смены» и «Отчет о закрытии ФН». Извлеките старый ФН и установите новый и перерегистрируйте кассу по причине «Замена ФН». Как это сделать, смотрите в нашей инструкции.
Клиенты Контур.ОФД могут обратиться с вопросами по замене ФН в техподдержку. Консультант поможет с решением или направит к нужному специалисту. Или закажите услугу перерегистрации с заменой ФН.
Закрытый ФН нужно хранить в недоступном для посторонних месте, например, в сейфе в течение 5 лет.
Повторное использование ФН
Использовать накопитель повторно нельзя. Он обеспечивает однократную запись РН ККТ и ИНН пользователя кассы.
Ресурс ФН менее 30 дней: что это значит, как устранить проблему?
Согласно изменениям в ФЗ-54, с 2017 года предприниматели, занимающиеся реализацией товаров и услуг, должны работать с онлайн-кассами. Отличительная особенность от прежней ККТ – это то, что современное оборудование оснащено криптографическим средством защиты информации, позволяющим передавать информацию о продажах ФНС в режиме реального времени через интернет.
Взаимодействие предпринимателей и организаций осуществляется через оператора фискальных данных (ОФД), с которым заключается договор об обслуживании. Он обрабатывает отчеты о финансовых операциях и передает их регулирующему органу.
Основным элементом онлайн-кассы является фискальный накопитель. Он отвечает за шифрование, защиту, хранение и передачу данных. Срок действия устройства должен соответствовать виду деятельности владельца и системе налогообложения, поэтому оно не входит в базовую комплектацию и приобретается отдельно. Модуль подлежит замене, если появляется ошибка «ресурс ФН менее 30» или в результате технической неисправности.
Причины и сроки переустановки. Предупреждение «ресурс ФН менее 30 дней»: что это означает?
Криптоустройства различаются в зависимости от периода службы ключей фискального признака: 13, 15 и 36 месяцев. Последние обязательны для юридических лиц и ИП, работающих на упрощенной системе налогообложения, патенте и ЕСХН.
В качестве исключения выступает:
Согласно законодательству, ИП и ООО на общей системе налогообложения могут применять ФН с любым периодом действия.
Продавцы подакцизной продукции тоже имеют право выбирать любой накопитель, но в их случае прослужит он не более 410 дней. Еще следует принять во внимание, что чипы с ключом 36 при автономном режиме эксплуатируются не более 560 дней.
Производители советуют менять отслужившее оборудование до окончания расчетного периода. Если вовремя этого не сделать, то есть риск того, что не получится закрыть архив флеш-памяти без помощи технических специалистов.
Основные причины для замены ФН
Одна из распространенных причин замены — ресурс ФН менее 30 дней, что означает истечение периода пользования. Указанное в техническом паспорте количество месяцев является номинальной цифрой, поэтому на практике комплектующие не всегда отрабатывают заявленное время.
Память заполнена
Все данные сохраняются на микрочип. Их невозможно удалить или перезаписать. Объем памяти ограничен.
При покупке фискального накопителя необходимо учитывать задачи и особенности предприятия.
Некоторые предприниматели выбирают ФН, рассчитанные на 3 года, чтобы снизить финансовые затраты на обслуживание оборудования. Но на практике подобная экономия не всегда оказывается оправданной. Если ежедневно через торговую точку проходит большое количество покупателей, то место для записи быстро закончится. В этом случае покупать ФН-36 нет смысла, поскольку его стоимость намного выше, а замену придется производить чаще, чем заявлено производителем. Они станут оптимальным вариантом для владельцев торговых точек с небольшим клиентопотоком.
Израсходованный объем памяти можно отслеживать: процент заполнения указывается в системном меню. Есть и альтернативный вариант. Как только количество распечатанных чеков будет приближаться к 150 000, то стоит подумать о приобретении нового устройства. Помимо этого есть возможность активации ежедневного напоминания за 1—2 месяца до предполагаемого окончания ресурса.
1. Задай вопрос нашему специалисту в конце статьи.
2. Получи подробную консультацию и полное описание нюансов!
3. Или найди уже готовый ответ в комментариях наших читателей.
Блокировка
Заблокированные устройства не формируют фискальный признак, а без него документы не могут быть отправлены на сервер налоговой инспекции. Блокировка может произойти по одной из следующих причин:
У предприятия есть 30 календарных дней для устранения технических неполадок. На протяжении этого периода допускается использование ККТ в автономном режиме. Данные о чеках могут не передаваться в ОФД. Если за установленный период проблема не была решена, то кассовый аппарат автоматически блокируется.
Смена владельца
Оборудование для хранения данных используется исключительно одним плательщиком налогов. ИНН собственника заносится в память при фискализации устройства. Предыдущий владелец онлайн-кассы закрывает архив, передает данные ОФД и снимает кассу с учета. Новый собственник устанавливает купленный им ФН и заново проходит процедуру регистрации, после которой ему выдается актуальная карточка.
Технические ошибки
Фискальный накопитель состоит из следующих компонентов:
Поломка возможна по следующим причинам:
Если нет возможности устранить неисправность, то требуется замена чипа. На устройство распространяется гарантийное обслуживание, поэтому если оно вышло из строя не по вине собственника, то производитель предоставит новое бесплатно.
Неправильно указан номер при регистрации
Каждая единица ККТ имеет индивидуальный регистрационный номер, присваиваемый ФНС при постановке оборудования на налоговый учет. Пользователь заходит в системные настройки кассы и вводит его вместе со своим ИНН. Если будут допущены ошибки, то номер изменить уже не получится. Поэтому нужно быть очень внимательным, поскольку в противном случае придется покупать новый фискальный накопитель.
Ресурс ФН менее 30 дней: способы решения проблемы
Если на ККТ появилось предупреждение «ресурс ФН менее 30 дней», то что это значит? Что делать в данном случае? Инструкция по устранению ошибки следующая:
Замена фискального накопителя
Регистрация кассы в ФНС
Техническое сопровождение
Предупреждение «Ресурс ФН менее 3 дней»: что это значит и как устранить ошибку?
Эта ошибка может возникнуть при попытке открытия новой рабочей смены. Она говорит о том, что запись информации не начата или невозможна. Как правило, проблема заключается в самом ФН. Устранить ее можно по следующей инструкции:
Что значит ресурс ФН менее 30 дней в ККТ Атол?
Точкой отсчета применения ключа ФН является дата регистрации онлайн-кассы. Это очень важный нюанс, поскольку дата фискализации отличается от даты регистрации оборудования. Второй нюанс: переустановка может потребоваться не только в случае окончания срока эксплуатации, но и по следующим причинам:
В современных моделях ККТ предусмотрена функция оповещения пользователей об окончании срока эксплуатации ФН. За 2 месяца до предполагаемой даты начинает всплывать системное уведомление о необходимости проведения плановой замены. За месяц напоминание будет дублироваться на чеке о закрытии смены. На ККТ Атол оно выглядит так: «Ресурс ФН менее 30 дней». Сигнальная строка всплывает и при заполнении памяти на 99 %. Если собственник никак не реагирует на уведомления, то фискальный накопитель будет автоматически заблокирован. Это чревато тем, что предприниматель или организация не смогут выполнить законодательные предписания о закрытии ФН.
Деятельность ИП и ООО без передачи информации о закрытии смены возможна в одном из двух случаев:
Переустановка ФН на Атол: алгоритм действий
Ее можно производить как самостоятельно, так и в сервисном центре. Алгоритм переустановки оборудования на Атол такой:
Особенности переустановки оборудования в кассе Атол
Во-первых, конструкция корпуса была спроектирована таким образом, чтобы полностью не разбирать его, а во-вторых, предусмотрена возможность ручного сброса настроек даты и времени, когда нельзя закрыть архив из-за блокировки чипа. И последнее, снятый ФН нельзя выбросить или утилизировать. После окончания срока эксплуатации он подлежит хранению на протяжении 5 лет.
Ресурс ФН менее 30 дней: инструкция по переустановке в кассе Меркурий
Если на ККТ Меркурий высветилось предупреждение «ресурс ФН менее 30 дней», то для его переустановки необходимо выполнить ряд действий:
Если фискальный накопитель вышел из строя, то распечатать отчет о его закрытии не получится. В этом случае шаг пропускается, а при перерегистрации нужно поставить галочку «ФН неисправен». После этого необходимо отправить чип производителю, который проведет диагностику и выдаст документ, подтверждающий неисправность. Акт нужно предоставить ФНС в течение 30 дней с момента регистрации новой онлайн-кассы.
Ресурс ФН менее 30 дней: придется ли платить штраф, если вовремя не заменить?
Некорректная эксплуатация оборудования является административным правонарушением, за которое предполагается денежное взыскание:
Чтобы избежать штрафных санкций, нужно вовремя проводить замену ФН по инструкции. Также приобретайте оборудование только у официальных дистрибьюторов и используйте модели, которые соответствуют всем требованиям законодательства.
Что означает предупреждение «Ресурс ФН менее 30 дней»
Пользователь ККМ может в определенный момент заметить, что в различных фискальных документах и программных интерфейсах для управления онлайн-кассой проскакивают сообщения «Ресурс ФН менее 30 дней» или «Ресурс ФН менее 3 дней». Рассмотрим, что они означают и как на них реагировать.
Ресурс ФН менее 30 дней: что это значит
Сообщения типа «Ресурс ФН менее 30 дней» (и иногда сопутствующее ему — «Ресурс ФН менее 3 дней») означают, что до истечения срока действия ключей фискального признака (то есть, до завершения нормативного срока эксплуатации накопителя) осталось, соответственно, менее 30 или 3 дней. Выходит, что такие сообщения надо понимать буквально — и реагировать на них установленным образом.
Можно выделить 3 основных типа срока нормативной эксплуатации ФН: 13, 15 месяцев и 3 года с момента регистрации онлайн-кассы в ФНС. Накопители первого и второго типа разрешено в общем случае использовать при общей системе налогообложения, третьего — при специальном налоговом режиме (УСН, ПСН, ЕНВД, ЕСХН). Точные сроки эксплуатации конкретной модели накопителя можно найти в документации к нему.
Срок действия ключа фискального признака, указанный в паспорте накопителя, в установленном порядке считывает сама онлайн-касса, в которую вставлен накопитель. По истечении срока действия ключа фискального признака ККМ блокируется — и на ней становится нельзя формировать кассовые чеки.
Указанные выше типы сроков эксплуатации ФН — «жесткие» и не зависят, к примеру, от интенсивности пользования устройством. Хотя она определяет многие другие технические условия, при которых эксплуатация накопителя ККМ может быть завершена — например, уровень заполнения памяти ФН. Ее емкость рассчитана на размещение данных примерно о 150 — 200 тыс. фискальных документов (опять же, конкретная емкость прописывается в документации к накопителю). Как и в случае с рассматриваемыми статусами по ресурсу ФН в 30 дней или 3 дня, пользователь ККМ может быть в установленном порядке информироваться о ходе заполнения памяти накопителя.
В случае с нормативным сроком эксплуатации ФН сообщения, адресованные пользователю, могут формулироваться по-разному, но их смысл останется неизменным. Иногда то, что срок эксплуатации накопителя заканчивается в течение 30 дней, обозначается довольно нейтральным сообщением типа «Исчерпание ресурса ФН», а если в течение 3 дней — более резкой формулировкой наподобие «Срочная замена ФН».
Отметим, что на некоторых моделях ККМ может быть предусмотрено применение сообщений о срочной замене ФН с обозначением периода в 3 дня в особой трактовке — не связанной сроками эксплуатации накопителя, а отражающей те или иные технические проблемы с накопителем. Как правило — мешающих правильной эксплуатации онлайн-кассы и по существу приравнивающих проблему к ситуации, когда накопитель не функционирует из-за истечения срока его эксплуатации.
В случае «выскакивания» сообщений о срочной замене фискального накопителя, когда он, предположительно, должен работать еще долго — надо запустить тестирование ФН в соответствии с прилагаемой к кассе инструкции, и выявить, в чем же конкретно заключается проблема. Скорее всего, она будет в той мере серьезной, что правомерен будет вывод об отсутствии возможности дальнейшей эксплуатации накопителя — точно так, как если бы истекал нормативный срок пользования ФН.
После того, как срок эксплуатации ФН истекает — касса, как мы уже отметили выше, блокируется. По истечении месяца после прекращения работы ФН касса автоматически снимается с учета в ФНС. При этом, владелец ККМ предупреждается о снятии письменно (письмо ФНС от 10.04.2019 № ЕД-4-20/6682@ — ССЫЛКА ). Таким образом, в Налоговую службу в установленном порядке передается «сигнал» о том, что у ФН истек срок действия и ККТ становится «нелегитимной».
По сути, рассматриваемое двухэтапное — сначала по ресурсу ФН на 30 дней, потом — на 3 дня, информирование пользователя ККТ по сроку эксплуатации фискального накопителя предусмотрено именно для его удобства. В обоих случаях — когда и то и другое сообщение выскакивают, сама онлайн-касса считается исправной и полноценно функционирующей (можно печатать чеки, отчеты), но ее пользователю надо обеспечить скорую замену накопителя. Если он увидит сообщение «Ресурс ФН менее 30 дней», то может быть уверен, что, как минимум, 4 дня у него точно на замену накопителя есть. А если — «Ресурс ФН менее 3 дней», то приложить усилия к замене накопителя нужно уже срочно.
Где можно увидеть такое предупреждение
Рассматриваемые сообщения — о скором завершении ресурса ФН, обычно появляются сразу при включении онлайн-кассы на ее экране. Скорее всего, пользователь ККМ быстро их заметит.
Еще один вариант отображения статуса ФН — в отчете об открытии или закрытии смены. Эти отчеты формируются обязательно — в соответствии с требованиями законодательства, регулирующего применение онлайн-касс. Предполагается, что пользователь ККМ будет читать их — и увидит, таким образом, что фискальный накопитель надо скоро менять.
Если по каким-то причинам указанные сценарии «автоматического информирования» не работают и, вместе с тем, есть подозрения, что накопитель скоро перестанет работать, то есть способы проверить статус ФН «вручную».
Общераспространенный способ проверки риска прекращения функционирования накопителя в ближайший месяц или даже более короткий срок — запуск системного теста фискального накопителя. Он может, в зависимости от конкретной модели ККМ, называться по-разному. Но, как правило, не очень сложно — например, может звучать как «Тест ФН».
Запускается тест в соответствии с инструкцией по эксплуатации кассы. По его завершении печатается специальный чек, в котором отображается, выявлено ли скорое истечение срока эксплуатации ФН. Во многих случаях в одном и том же отчете о тестировании одновременно печатается статус и по ресурсу ФН на 30 дней, и по ресурсу на 3 дня.
Отметим также, что в настройках некоторых моделей ККМ можно включить опцию по информированию об истекающем сроке завершения эксплуатации ККМ задолго до того, как пользователю будут представляться «официальные» сообщения о ресурсе ФН на 30 дней или на 3 дня. Как вариант, касса может быть приспособлена к настройке такого информирования за 2 месяца или даже за большее количество времени до прекращения работы ФН вследствие истечения нормативного срока его эксплуатации.
Проверить статус фискального накопителя можно в личном кабинете ОФД и ФНС
Примечательно, что оба рассматриваемых статуса фискального накопителя — когда его ресурс исчерпывается через 30 или 3 дня, могут быть определенным образом отображены на стороне Оператора фискальных данных, с которым у пользователя онлайн-кассы должен быть заключен договор. Практически всегда у клиента ОФД есть Личный кабинет на сайте Оператора, через который можно получать много полезной информации по онлайн-кассам.
В частности — сведения о текущих статусах фискальных накопителей по кассам. Так, например, у 1-ОФД это вкладка «Статусы ФН». Там фиксируются разные типы данных по ККМ, и сроки эксплуатации накопителя — по сути, лишь небольшая часть информации. Если говорить конкретно об инфраструктуре 1-ОФД, то там реализована возможность получения исключительно подробных технических параметров по работе накопителей — вплоть до заполнения памяти устройства в процентах.
Видео — как в личном кабинете ОФД посмотреть статус ФН (на примере Первый ОФД):
Чтобы выявить ФН, у которых ресурс заканчивается через 30 или 3 дней, пользователю личного кабинета 1-ОФД надо выбрать соответствующую кнопку во вкладке, о которой идет речь. Если ее нажать, то на экране отобразятся — по принципу фильтрования, те кассы, у которых заканчиваются сроки эксплуатации ОФД в течение выбранного количества дней.
Как правило, те или иные критичные статусы — например, о фактическом заполнении памяти ФН либо истечении срока эксплуатации накопителя, достаточно четко визуализируются в ЛК ОФД. В случае с 1-ОФД — красным цветом.
И еще один ресурс, с помощью которого пользователь может оценить то, как скоро прекратит работать ФН на его кассе — Личный кабинет на сайте ФНС. В разделе «Регистрация ККТ» в таблице, где приведен перечень зарегистрированных касс, есть столбец «срок окончания действия ФН». Можно узнать его в любой момент.
Что делать в случае, когда ресурс фискального накопителя менее 30 дней
Самое очевидное — менять фискальный накопитель на новый. К моменту соответствующей замены должен быть, таким образом, куплен другой подходящий ФН. Причем, подходящим он должен быть сразу по нескольким критериям — актуальным на момент замены предыдущего.
Прежде всего — в части соответствия нормативного срока эксплуатации налоговому режиму. Кроме того, желательно, чтобы фискальный накопитель по техническим параметрам соответствовал актуальным требованиям Закона № 54-ФЗ в части процедуры обработки фискальных данных — которым свойственно меняться, поддерживал нужную версию Форматов фискальных документов и отвечал другим дополнительным требованиям, которые могут выдвигаться — например, при продаже маркированных товаров. В этом смысле «затоваривание» партиями ФН на отдаленное будущее не имеет особого смысла: требования законодательства и к накопителям и к кассам могут стать другими к тому моменту.
Таким образом, покупать новый фискальный накопитель имеет смысл как раз примерно тогда, когда пользователю будут различными способами представляться сообщения о скором истечении ресурса ФН. Условно говоря, вышло уведомление о том, что ФН прекращает работать через 30 дней — уже можно начинать искать выгодного поставщика накопителей. Но если через 3 дня — закупать накопитель на замену нужно срочно.
Фактическая замена накопителя — когда новый ФН уже есть «на руках», происходит в рамках следующей общей процедуры:
Старый накопитель при этом нельзя выбрасывать: ФНС может запросить его на считывание в рамках налоговой проверки. Устройство надо в установленном порядке оформить на ответственное хранение — и держать в надежном месте не менее 5 лет.
В общем случае данная процедура осуществляется через интерфейс настройки кассы. Надо выбрать опцию «Перерегистрировать кассу с заменой ФН» или ту, что звучит аналогично (конкретный вариант прописывается в инструкции по эксплуатации ККМ), затем — действовать по инструкции.
Очень важно не допустить ошибку при рассматриваемой процедуре: если данные при перерегистрации в систему будут внесены неверные, то ФН придется еще раз менять. По законодательству записи в реестрах ФНС — которые формируются после перерегистрации, в том числе с учетом ее результатов на текущем этапе, должны в точности соответствовать различным идентификаторам фискальных накопителей.
Как правило, он называется отчетом «об изменении параметров регистрации».
Это делается, опять же, через Личный кабинет налогоплательщика. Надо войти туда, выбрать раздел «Учет ККТ», потом — ту модель ККМ, у которой заменен накопитель. Далее — нажать на кнопку «Перерегистрировать» и далее действовать по инструкции.
Ее ФНС должна оформить (в общем случае — опять же, с использованием Личного кабинета) в течение 5 дней после направления туда уведомления о перерегистрации. Фактические сроки данной процедуры могут быть разными — в зависимости от нагрузки на серверы ФНС.
Поэтому, с учетом данного нюанса, перерегистрацию ККМ лучше осуществлять не менее, чем за 5 дней до истечения нормативного срока эксплуатации ФН. То есть, идеально, если дело не доходит до получения сообщений об истечении ресурса ФН в течение 3 дней. Если они появляются, то есть риск, хоть и небольшой, не «вписаться» в схему — по причине того, что ФНС не успеет обработать заявление на перерегистрацию ФН.
Важно также, чтобы на момент перерегистрации ККМ у пользователя была действующая электронная подпись для пользования ЛК налогоплательщика. Без нее никакие регистрационные процедуры осуществить не получится.
Резюме
У каждого фискального накопителя есть срок нормативной эксплуатации — 13, 15 месяцев или 3 года. За 30 дней до его истечения пользователь различными способами информируется о том, что скоро ФН перестанет работать. А за 3 дня до истечения срока эксплуатации — информируется дополнительно о том, что ФН надо срочно менять. К тому моменту у пользователя ККМ должен быть готовый ФН на замену — которая производится в несколько этапов.
Как и где можно найти товар по штрих-коду в интернете с телефона или любого другого устройства с доступом в интернет.
Смотрите статью об использовании технологических карт приготовления блюд на предприятиях общепита.
Почта России https://onlain-kassy.ru/normativ/kom/pochta-kak-platezhnyj-agent.html как платежный агент при приеме платежей от физических лиц.
Видео — замена ФН на ККТ Атол:
Если не использовать онлайн-кассу 30 дней, то может произойти блокировка фискального накопителя. Но это произойдет, только если в ФН есть неотправленные в ОФД фискальные документы
Порядок замены фискального накопителя в кассовом аппарате и перерегистрации ККТ. Важные моменты, на которые следует обращать особое внимание
В каких случаях нужна перерегистрация ККТ в Налоговой службе и как она производится. Где взять бланк заявления о перерегистрации ККТ и как его заполнить
