что такое реорганизация склада
Реорганизация склада: последовательно или параллельно?
Когда появляется задача улучшить производительность работы складского комплекса, всегда возникает несколько вопросов, от квалифицированного решения которых будут зависеть скорость, стоимость и эффективность обработки единицы товара. Способов улучшения складских операций существует несколько, но, как правило, повысить эффективность работы склада с помощью одного инструмента не удается.
Первое, что надо понять: без предварительной экспертизы для определения существующего положения дел на складе и выявления узких мест не обойтись. Поэтому прежде всего следует проанализировать существующую технологию, при необходимости провести исследования зданий и сооружений на предмет их соответствия той логистике, которую планируется внедрить. Если складской комплекс уже имеет какую-то систему автоматизации, не обойтись без выводов о ее актуальности, вариантах адаптации или замены другим решением, больше соответствующим новым потребностям склада. Самое важное, что экспертизу текущего состояния складского комплекса и последущую реализацию проекта его реинжиниринга должна осуществлять одна команда. В противном случае эффективность проведенных работ может быть равна нулю.
Наибольшую сложность в комплексных проектах представляет согласованность работы всех участников проекта, так как с помощью одного локального мероприятия решить задачу улучшения управления складом в большинстве случаев не удается. Приходится использовать несколько решений одновременно, а именно:
Решить эти вопросы силами одной организации невозможно, поэтому не обойтись без квалифицированной координации всех участников предполагаемого проекта, что и является основной задачей процесса реинжиниринга. Недостаточно создать технологический проект силами, например, консалтинговой компании, специализирующейся в сфере логистики, и на основании этого проекта пытаться идти дальше. Вопросы технологии неизбежно увязаны с такими ограничивающими факторами, как особенности конкретного здания, возможности будущей WMS, подъемно-транспортного оборудования определенной торговой марки и проч. Как правило, с началом реализации работ, будь то реконструкция здания, внедрение системы автоматизации склада или выбор складского оборудования, приходится корректировать технологический проект, а в результате «плывут» сроки и увеличивается стоимость проекта.
Пожалуй, самое сложное в подобных проектах – это стыковка различных «мировоззрений». Логистики создадут технологический проект, который при внедрении, скорее всего, придется значительно корректировать. Проектная организация перед началом архитектурного проектирования запросит четкое техническое задание, но при этом ее не волнует, можно ли вообще будет его реализовать с точки зрения уже разработанного проекта. Строители не начнут стройку без проекта, да еще заявят, что с точки зрения технологии строительства и физических характеристик объекта он будет реализован не совсем так, как запланировано. Поставщик стеллажного оборудования возьмет величину Ast (ширина рабочего прохода) из технологического проекта и на этом основании расставит свои любимые стеллажи с коэффициентом максимального заполнения «всего и вся». При проведении тендера заказчик выберет поставщика техники, наилучшим образом соответствующего по критериям стоимости и срокам поставки. В процессе монтажа стеллажей окажется, что строители повесили пожарные гидранты не по проекту и необходимо либо сужать межстеллажные проходы, либо выбрасывать пару секций. А когда придет техника, она не впишется в проходы, но стеллажи переконфигурировать будет поздно, поскольку их уже смонтировали. Наконец, появится поставщик WMS-системы и скажет, что это вообще так работать не может и придется всё переделывать, ведь ядро своей системы переписать он не может, а если и может, то за дополнительную плату и через какое-то время.
Конечно, все это в итоге как-то заработает, но не так, как хотели, а так, как у нас в России всегда бывает. Вывод? Последовательное решение этой задачи и подобных ей возможно только за счет увеличения сроков реализации проекта, постоянной переделки технологического проекта. Закономерным и негативным следствием в этом случае станет выход за рамки планируемого бюджета и непредсказуемый конечный результат.
Сроки реализации проекта для действующего складского комплекса – вопрос, имеющий первостепенное значение, так как в ходе реорганизации приходится отрывать специалистов от текущих плановых работ, приостанавливать или изменять на ходу какие-то бизнес-процессы. Все это снижает производительность действующего предприятия, поэтому все мероприятия надо проводить быстро и слаженно, добиваясь при этом прогнозируемого и четкого результата.
Для достижения поставленных целей по реорганизации складского хозяйства задачи необходимо решать параллельно, увязывая методы, технологию, терминологию и особенности работы всех предполагаемых подрядчиков. Пожалуй, самое сложное во всем этом то, что заказчик порой плохо представляет себе, что же конкретно он хочет и с помощью каких инструментов и в какие сроки это можно реализовать. Техническое задание на реконструкцию комплекса, написанное консультантом, вызовет улыбку у строителей и законное требование составить нормальную рабочую документацию, а изведенные на детально прописанные бизнес-процессы тонны бумаги окажутся бесполезной тратой времени и сил и вызовут обоснованные замечания у поставщика WMS-системы. А уж если консультанту в области логистики ставят задачу прописать структуру и методологию стыковки существующей ERP-системы с WMS, при этом четко не определив, что это будет за WMS-система, то это похоже на вопрос к сапожнику, как правильно испечь хлеб.
Грамотный технологический проект, который будет реально работать, можно создать, только если этим займутся специализированные фирмы, разрабатывающие свои собственные специализированные разделы под квалифицированным контролем управляющей проектом организации. Это позволит преодолеть все описанные выше трудности и значительно сократить сроки реализации задач.
В этом случае неопределенный термин «Техническое задание на реконструкцию промышленных полов» станет вполне конкретным проектом реконструкции, выполненным компанией-профессионалом в данной сфере деятельности, бюджет обретет конкретный вид, а бизнес-процессы, опирающиеся на сметную стоимость, предоставленную подрядчиками и участниками проекта, благополучно будут описаны поставщиком WMS-системы применительно к возможностям последней. Не будет двойной, а порой тройной работы, сроки и участники будут четко определены. Останется принять обдуманное решение, выделить средства, махнуть рукой и сказать: «Поехали». Главное – в процессе движения не забыть координировать сам процесс движения, чтобы все приехали туда, куда надо, а не на разные станции, точно в срок и в соответствии с запланированным бюджетом.
При выборе компании, которая сможет управлять процессом движения к намеченной цели, следует учесть, что специалисты этой организации должны, с одной стороны, быть компетентными в самых разных областях: логистике, строительстве, архитектуре, владеть вопросами согласования документации в различных инстанциях, хорошо знать особенности характеристик подъемно-транспортного оборудования, складской техники, WMS-систем и др., а с другой – иметь навыки координации сложных, нестандартных проектов. Однако самое важное, пожалуй, это быть заинтересованным в защите интересов заказчика больше, чем в продвижении какого-либо конкретного вида продукции или услуг.
Реорганизация склада: последовательно или параллельно?
В условиях растущей конкуренции на логистическом рынке, компании стремятся оптимизировать производственный процесс. Реорганизация склада – один из ключевых действенных методов.
Модификация работы склада помогает улучшить производительность и наладить логистику, что в свою очередь помогает сократить расходы и увеличить прибыль, повысить качество обработки и координации грузовых, финансовых и информационных процессов.
В этой статье разберём процесс реорганизации склада, поговорим о рисках и видах складского переустройства.
Зачем нужна оптимизация склада?
В России стремительно развивается отрасль логистики. Компании борются с такими проблемами, как недостаточно разработанная логистическая структура, применение старых технологий и оборудования, недостаточная база теоретической информации относительно управления складом. Одним из методов решения данных проблем является реорганизация складской системы.
Склад представляет собой сложную структуру взаимосвязанных элементов, у каждого из которых свой функционал. Правильно организованное складское хозяйство повышает организованность производства и его ритмичность.
Даже если ваш склад работает продуктивно, на момент изменения бизнес-стратегии стоит задуматься о переустройстве. Изменение системы предполагает комплекс мероприятий по внедрению инноваций в каждую отдельную подсистему (отдел хранения, транспортировка, внутренняя логистика). Это сложный процесс. Прежде чем приступить к реорганизации, подумайте, для чего вам это нужно и каким вы видите итог работы.
Причины реорганизации склада:
Принятию предпринимательского решения о системной модернизации склада при текущей деятельности должна предшествовать детально продуманная подготовка. Это необходимо, т.к. зависящая от склада надежность логистической цепи при любых изменениях подвергается риску. А это влияет на рынки и на каждого отдельного клиента.
Как спланировать реорганизацию?
Необходимо сосредоточиться на целях и задачах реорганизации. Сформулируйте желаемый итог, основываясь на статистике. Бездумное внедрение нововведений не приведёт к желаемым результатам. Скорее всего, на финальном этапе работы окажется, что изменения привели к перебоям и убыткам.
Для грамотной постановки целей важно провести комплекс мероприятий общей оценки работы склада. Проводится анализ:
Проведите исследование бюджета. Может недостаток средств на оптимизацию приведёт к финансовому ущербу. Будьте готовы к рискам, связанным с реорганизацией работы склада. Здесь необходимо учитывать расходы, такие как аренда складского помещения, оборудование, затраты на починку оборудования, оплата работы сотрудников. Соотнесите издержки и показатели прибыли, выявите процент прибыли с вычетов затрат. Также стоит подумать о дополнительных инвестициях.
По каким направлениям проводить модернизацию склада?
Можно составить список направлений модернизации склада:
По каким этапам проходит реорганизация склада
Когда решение о переустройстве принято, составьте финансовый план, который будет включать:
Также, чтобы процесс переустройства структуры прошел максимально эффективно, он должен включать в себя:
Проект переустройства складской логистики предполагает изменение технологии процессов, документооборота, перестройку здания склада, переобучение сотрудников.
Особое внимание стоит уделить внедрению систем автоматизации.
Автоматизация склада
Тенденция автоматизации склада является важной и неотвратимой частью развития предприятия.
Автоматизация склада — это внедрение программного обеспечения, интеграция электронного современного оборудования в логистические процессы. Говоря о преимуществах, можно утверждать о потенциальном сокращении внутренний издержек компании, что, в свою очередь, может оказать влияние на дальнейшие возможности расширения сети поставок и области производства. Таким образом, можно говорить о стратегически важной характеристике автоматизации — это вклад в дальнейшее развитие предприятия, подстройка под будущие условия существования организации.
WMS в автоматизации
Наиболее часто для задач автоматизации используются WMS-системы.
WMS (Warehouse Management System) – программа, направленная на развитие и механизацию управления и работы склада. Предполагает централизацию, контроль при помощи радиотерминалов и рабочих станций.
Внедрение WMS-системы улучшит качественные показатели работы. Процесс установки затрагивает специфику всех элементов складской структуры. Автоматизация потребует много времени, сил и ресурсов. Просчитайте риски.
Перемены в работе складского комплекса не должны негативно сказываться на общей работе в данный момент. Поэтому перед руководителями перед началом модернизации встает вопрос: “Как проводить реорганизацию: параллельно или последовательно?”
Параллельная реорганизация
Прежде чем переходить к планированию, определите методы реорганизации. Предпочтительной для работающего складского комплекса является параллельная реорганизация. Это процесс, когда задачи по переустройству системы склада решаются одновременно. Метод действенный, так как команда изначально ознакомлена с технологией предстоящего проекта по переустройству. Процесс сразу затрагивает все области складской структуры.И если задачи изначально грамотно сформулированы, за небольшой промежуток времени приводит к желаемым результатам.
Преимущества:
Параллельная реорганизация — довольно оптимальный способ. Однако стоит обратить внимание на подготовительный период. Именно на разработку технического задания и плана нововведений будет потрачена большая часть времени. В противном случае вас могут ожидать большие финансовые потери и значительное снижение показателей продуктивности.
Недостатки параллельной реорганизации:
Команда проекта по реорганизации
В первую очередь вам необходимо понимать, что происходит на этапе реализации и осуществлять контроль. Во время подготовки к модернизации склада подумайте о формировании системы управления, центром которой будете вы. Здесь необходимо внедрение программных обеспечений, которые будут вам передавать все необходимые данные о проекте.
Тщательно подбирайте проектную команду. Профессионалы хорошо знают проектные тонкости. Это поможет избежать форс-мажорных ситуаций в ходе реализации. Также вы будете в доступной форме получать всю необходимую информацию и сможете полностью контролировать процесс работы. Смотрите данные о компании, которую хотите нанимать.
Как организовать рабочий процесс во время реорганизации
Также на этапе подготовки продумайте, каким образом ваш склад будет функционировать в процессе осуществления модернизации. Если вы собираетесь проводить при необходимости ремонтные работы или обучение сотрудников, проанализируйте, как и на каких отделах складского комплекса это может отразиться. Склад не будет работать в привычном режиме, и здесь необходим дополнительный анализ и проработка нюансов.
Если вы решились на параллельную реорганизацию, будьте готовы к большим объемам работы. Определите необходимый бюджет и наймите профессионалов с опытом. В первую очередь сосредоточьтесь на составлении технического задания.
Прежде чем нанять команду специалистов, чётко сформулируйте цели, пропишите задачи. В названии технического задания должно быть указано конкретное действие, в противном случае вас не поймут. Это осложнит не только работу, но и негативно повлияет на дальнейшее сотрудничество. Большая часть конфликтов, в том числе и финансовых, происходит из-за недопонимания. Визуализация процессов и результатов реорганизации поможет вам понятно донести мысль до исполнителей.
Последовательная реорганизация
Это процесс поочередного решения задач. Несмотря на меньшую продуктивность, позволяет избежать рисков, связанных с реорганизацией, таких как перебои в работе склада. Нововведения внедряются поэтапно. Вы и ваша команда сотрудников грамотно прорабатываете каждый элемент плана, выделяете достаточное количество времени для осуществления процессов внедрения инноваций.
Преимущества:
Последовательное внедрение изменений упрощает контроль и позволяет осуществить более гибкую систему реализации. Вы можете анализировать каждый этап работы и отслеживать дефекты. Однако есть определённые сложности данного метода.
Недостатки:
Временной ресурс значим в процессе работы, особенно в сфере логистики. Старайтесь оптимизировать проведение модернизации складского комплекса с учётом издержек. На этапе планирования учитывайте временной резерв. Несоответствие дедлайнам приведёт к нарушению проектной схемы. Стоит подумать о тайм-менеджменте. Для этого необходимо:
Также временные затраты поможет сократить грамотное планирование. Несмотря на гибкую модель осуществления реорганизации, не стоит забывать, что постоянные корректировки изначального плана сильно повлияют на продуктивность.
Последовательная реорганизация работы склада подойдёт компаниям, которые специализируются на сезонных товарах. В период, когда спрос на товары падает по естественным причинам, можно выделить необходимое количество времени для проведения модернизации работы складского комплекса.
Модернизация склада
Для проведения реорганизации нужно не только иметь знания, но и современные компьютерные программы, уметь применять математические операторы, иметь логистическую смелость и учет вероятных рисков логистического решения. Для этого необходимо автоматизировать работу склада, регулярно проводить обучение сотрудников, проводить реорганизацию складской работы с целью повышения качества всей системы складской логистики.
Складская логистика дает огромное количество возможностей для того, чтобы оптимизировать работу склада предприятия, и, соответственно, минимизировать затраты и повысить прибыльность производственной работы.
Если вы ищете складское помещение с уже проведенной оптимизацией, рассмотрите аренду модернизированного комплекса.
Реорганизация склада: последовательно или параллельно? В. Савинов
Реорганизация склада: последовательно или параллельно? В. Савинов
Реорганизация склада: последовательно или параллельно?
Когда появляется задача улучшить производительность работы складского комплекса, всегда возникает несколько вопросов, от квалифицированного решения которых будут зависеть скорость, стоимость и эффективность обработки единицы товара. Способов улучшения складских операций существует несколько, но, как правило, повысить эффективность работы склада с помощью одного инструмента не удается.
Первое, что надо понять: без предварительной экспертизы для определения существующего положения дел на складе и выявления узких мест не обойтись. Поэтому прежде всего следует проанализировать существующую технологию, при необходимости провести исследования зданий и сооружений на предмет их соответствия той логистике, которую планируется внедрить. Если складской комплекс уже имеет какую-то систему автоматизации, не обойтись без выводов о ее актуальности, вариантах адаптации или замены другим решением, больше соответствующим новым потребностям склада. Самое важное, что экспертизу текущего состояния складского комплекса и последущую реализацию проекта его реинжиниринга должна осуществлять одна команда. В противном случае эффективность проведенных работ может быть равна нулю.
Реорганизация склада: последовательно или параллельно?
В. Савинов, коммерческий директор компании «Архитек-Инжиниринг»
Когда появляется задача улучшить производительность работы складского комплекса, всегда возникает несколько вопросов, от квалифицированного решения которых будут зависеть скорость, стоимость и эффективность обработки единицы товара. Способов улучшения складских операций существует несколько, но, как правило, повысить эффективность работы склада с помощью одного инструмента не удается.
Первое, что надо понять: без предварительной экспертизы для определения существующего положения дел на складе и выявления узких мест не обойтись. Поэтому прежде всего следует проанализировать существующую технологию, при необходимости провести исследования зданий и сооружений на предмет их соответствия той логистике, которую планируется внедрить. Если складской комплекс уже имеет какую-то систему автоматизации, не обойтись без выводов о ее актуальности, вариантах адаптации или замены другим решением, больше соответствующим новым потребностям склада. Самое важное, что экспертизу текущего состояния складского комплекса и последущую реализацию проекта его реинжиниринга должна осуществлять одна команда. В противном случае эффективность проведенных работ может быть равна нулю.
Наибольшую сложность в комплексных проектах представляет согласованность работы всех участников проекта, так как с помощью одного локального мероприятия решить задачу улучшения управления складом в большинстве случаев не удается.
Приходится использовать несколько решений одновременно, а именно:
• изменять структуру складской логистики, переписывать технологические и бизнес-процессы склада;
• внедрять WMS-систему и осуществлять ее стыковку с существующими программными продуктами, которыми пользуются другие бизнес-подразделения компании;
• изменять документооборот и штатное расписание, при необходимости производить кадровый реинжиниринг;
• реконструировать существующее здание или возводить новое, осуществлять общее архитектурное и специализированное проектирование;
• производить выбор подъемно-транспортного оборудования, стеллажных систем, согласовывать все свои действия с надзорными органами;
• обучать новым технологиям сотрудников складского комплекса и т. д.
Решить эти вопросы силами одной организации невозможно, поэтому не обойтись без квалифицированной координации всех участников предполагаемого проекта, что и является основной задачей процесса реинжиниринга. Недостаточно создать технологический проект силами, например, консалтинговой компании, специализирующейся в сфере логистики, и на основании этого проекта пытаться идти дальше. Вопросы технологии неизбежно увязаны с такими ограничивающими факторами, как особенности конкретного здания, возможности будущей WMS, подъемно-транспортного оборудования определенной торговой марки и проч. Как правило, с началом реализации работ, будь то реконструкция здания, внедрение системы автоматизации склада или выбор складского оборудования, приходится корректировать технологический проект, а в результате «плывут» сроки и увеличивается стоимость проекта.
Пожалуй, самое сложное в подобных проектах – это стыковка различных «мировоззрений». Логистики создадут технологический проект, который при внедрении, скорее всего, придется значительно корректировать. Проектная организация перед началом архитектурного проектирования запросит четкое техническое задание, но при этом ее не волнует, можно ли вообще будет его реализовать с точки зрения уже разработанного проекта. Строители не начнут стройку без проекта, да еще заявят, что с точки зрения технологии строительства и физических характеристик объекта он будет реализован не совсем так, как запланировано. Поставщик стеллажного оборудования возьмет величину Ast (ширина рабочего прохода) из технологического проекта и на этом основании расставит свои любимые стеллажи с коэффициентом максимального заполнения «всего и вся».
При проведении тендера заказчик выберет поставщика техники, наилучшим образом соответствующего по критериям стоимости и срокам поставки. В процессе монтажа стеллажей окажется, что строители повесили пожарные гидранты не по проекту и необходимо либо сужать межстеллажные проходы, либо выбрасывать пару секций. А когда придет техника, она не впишется в проходы, но стеллажи переконфигурировать будет поздно, поскольку их уже смонтировали. Наконец, появится поставщик WMS-системы и скажет, что это вообще так работать не может и придется всё переделывать, ведь ядро своей системы переписать он не может, а если и может, то за дополнительную плату и через какое-то время.
Конечно, все это в итоге как-то заработает, но не так, как хотели, а так, как у нас в России всегда бывает. Вывод?
Последовательное решение этой задачи и подобных ей возможно только за счет увеличения сроков реализации проекта, постоянной переделки технологического проекта. Закономерным и негативным следствием в этом случае станет выход за рамки планируемого бюджета и непредсказуемый конечный результат.
Сроки реализации проекта для действующего складского комплекса – вопрос, имеющий первостепенное значение, так как в ходе реорганизации приходится отрывать специалистов от текущих плановых работ, приостанавливать или изменять на ходу какие-то бизнес-процессы. Все это снижает производительность действующего предприятия, поэтому все мероприятия надо проводить быстро и слаженно, добиваясь при этом прогнозируемого и четкого результата.
Для достижения поставленных целей по реорганизации складского хозяйства задачи необходимо решать параллельно, увязывая методы, технологию, терминологию и особенности работы всех предполагаемых подрядчиков. Пожалуй, самое сложное во всем этом то, что заказчик порой плохо представляет себе, что же конкретно он хочет и с помощью каких инструментов и в какие сроки это можно реализовать. Техническое задание на реконструкцию комплекса, написанное консультантом, вызовет улыбку у строителей и законное требование составить нормальную рабочую документацию, а изведенные на детально прописанные бизнес-процессы тонны бумаги окажутся бесполезной тратой времени и сил и вызовут обоснованные замечания у поставщика WMS-системы. А уж если консультанту в области логистики ставят задачу прописать структуру и методологию стыковки существующей ERP-системы с WMS, при этом четко не определив, что это будет за WMS-система, то это похоже на вопрос к сапожнику, как правильно испечь хлеб.
Грамотный технологический проект, который будет реально работать, можно создать, только если этим займутся специализированные фирмы, разрабатывающие свои собственные специализированные разделы под квалифицированным контролем управляющей проектом организации. Это позволит преодолеть все описанные выше трудности и значительно сократить сроки реализации задач.
В этом случае неопределенный термин «Техническое задание на реконструкцию промышленных полов» станет вполне конкретным проектом реконструкции, выполненным компанией-профессионалом в данной сфере деятельности, бюджет обретет конкретный вид, а бизнес-процессы, опирающиеся на сметную стоимость, предоставленную подрядчиками и участниками проекта, благополучно будут описаны поставщиком WMS-системы применительно к возможностям последней. Не будет двойной, а порой тройной работы, сроки и участники будут четко определены. Останется принять обдуманное решение, выделить средства, махнуть рукой и сказать: «Поехали». Главное – в процессе движения не забыть координировать сам процесс движения, чтобы все приехали туда, куда надо, а не на разные станции, точно в срок и в соответствии с запланированным бюджетом.
При выборе компании, которая сможет управлять процессом движения к намеченной цели, следует учесть, что специалисты этой организации должны, с одной стороны, быть компетентными в самых разных областях: логистике, строительстве, архитектуре, владеть вопросами согласования документации в различных инстанциях, хорошо знать особенности характеристик подъемно-транспортного оборудования, складской техники, WMS-систем и др., а с другой – иметь навыки координации сложных, нестандартных проектов. Однако самое важное, пожалуй, это быть заинтересованным в защите интересов заказчика больше, чем в продвижении какого-либо конкретного вида продукции или услуг.
Владимир Савинов