что такое регистрационный номер документа при поступлении
Регистрация документов в вопросах и ответах
Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п. 3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа.
Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р.
При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например:
№ 26-р – в распоряжениях;
№ 26-лс – в приказах по личному составу;
№ 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.
Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).
Регистрация документов строится на следующих основных правилах.
Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.
Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.
Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:
Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.
Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты?
Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется.
Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте?
Следует отличать виды документов от способов их передачи: правила регистрации одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации.
Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно. Если есть необходимость фиксировать способ поступления документа в офис, удобнее либо вводить в регистрационный «входящий» номер опознавательный код (Ф – факс, ЭП – электронная почта), либо дополнить регистрационный журнал (базу) соответствующей графой, где указывать способ доставки.
Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране традиционно значимость документу придает «живая» подпись автора, а ряд запросов (о персональных данных, о движении средств на счете налогоплательщика) и вовсе недействительны без «живой» печати. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.
В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие.
Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным. Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?
Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.
Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? Может ли номер приказа ставиться по дате, например № 30/08?
Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству.
Наряду с этим, ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует для регистрации документов использовать порядковые номера, которые можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года. Во избежание путаницы и задвоенности номера кадровых приказов принято дополнять литерой К (кадровый) или ЛС (по личному составу).
Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.
У предложенного варианта нумерации приказов (по дате) есть существенный недостаток – он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа. Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг?
В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, т.е. любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ. Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму (например, в формате Excel), а традиционный бумажный журнал не использовать вообще?
Форму регистрационного учета (в тетради, Excel или СЭД) и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде. Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Во избежание преднамеренного или случайного искажения уже внесенной информации следует предусмотреть защиту данных, а также дифференцированно подойти к предоставлению прав доступа к базе персоналу: работникам, ответственным за делопроизводство структурного подразделения предоставляется право вносить новые записи, в то время как остальной персонал может использовать информацию только для просмотра (поиска).
Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем (отправленном) документе по запросу коллег и клиентов.
Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации (сразу по всем структурным подразделениям) или в каждом подразделении должны быть свои журналы?
В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов. А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря.
Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами:
Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем (уполномоченным сотрудником). Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию.
Объем документооборота – это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:
Регистрация документов учитывает эти документы, но никак не влияет на их количество. Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных (поступивших на исполнение) внутренних документов. Пункт 3.4.9 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, предусматривает закрепление в инструкции по делопроизводству места и способа регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядка передачи документов между структурными подразделениями.
Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания (в структурном подразделении) или централизованно у секретаря. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству.
Другой вопрос, что регистрация внутренних документов может тормозить обмен документами между отделами, ложится дополнительным бременем на сотрудников отдела, но это лучше, чем требование начальника отдела кадров «держать в голове» информацию обо всех служебных записках и их дальнейшей судьбе.
1. В одном конверте приходят счета за месяц. Как их регистрировать: все счета под одним номером или каждому счету необходимо присвоить свой регистрационный номер?
2. Какие документы регистрируются в службе ДОУ? Должна ли я регистрировать бухгалтерские документы?
В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские. В зону ответственности секретаря входят общие документы, порядок работы с которыми определяет инструкция по делопроизводству.
Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)
3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
Прохождение (в т.ч. и учет) бухгалтерских документов (счетов, актов, платежных поручений и т.п.) регламентируется Учетной политикой организации, разрабатываемой главным бухгалтером, и входит в компетенцию работников бухгалтерии.
Однако на практике нередки случаи, когда секретарю вменяется в вину утрата бухгалтерских счетов, актов и пр. Во избежание конфликтов секретари вынуждены вести учет поступающих по почте первичных бухгалтерских документов. При этом учитывать отдельно каждый счет и акт, поступившие от одной организации в одном конверте, излишне – достаточно просто указать наименование этой организации и общую информацию о содержимом конверта.
Что такое регистрационный номер документа при поступлении
Дата публикации 27.07.2021
Использован релиз 3.0.95
Для присвоения регистрационного номера партии прослеживаемого товара (РНПТ), ввезенного на территорию РФ в таможенной процедуре выпуска для внутреннего потребления, участник оборота должен выполнить следующие действия:
1. Отражение поступления прослеживаемых товаров
В табличную часть документа в поле «Номенклатура» вносится наименование приобретаемых импортных товаров (из справочника «Номенклатура»), подлежащих прослеживаемости.
При указании в табличной части документа в графе «Номенклатура» сведений о прослеживаемых товарах в табличной части документа «Поступление (акт, накладная, УПД)» будут дополнительно указаны:
2. Формирование РНПТ на прослеживаемые товары
При при ввозе прослеживаемых товаров на территорию РФ участник оборота этих товаров должен самостоятельно присвоить данным товарам регистрационный номер партии товаров (РНПТ), который формируется:
Для внесения в документ «Поступление (акт, накладная, УПД)» сведений о присвоенном РНПТ необходимо перейти в форму присвоения РНПТ и ввести соответствующий номер, сформированный из номера декларации на товары и порядкового номера товара (рис. 3).
После заполнения формы ввода РНПТ присвоенные РНПТ по кнопке Перенести в документ будут внесены в документ «Поступление (акт, накладная, УПД)» (рис. 4).
После проведения документа «Поступление (акт, накладная, УПД)» будет внесена запись в специальный регистр «Прослеживаемые товары» с видом движения «Приход» (рис. 5).
Что такое регистрационный номер документа при поступлении
4.4. Регистрация поступающих документов
4.4.1. Поступившие в центральный аппарат (аппарат управления, структурное подразделение территориального органа) Службы документы (за исключением по содержанию не относящихся к компетенции Службы, личной переписки и документов, не подлежащих регистрации, указанных в пп. 4.2.6.8 Инструкции) после их предварительного рассмотрения независимо от способа доставки подлежат регистрации.
(в ред. Приказов ФССП России от 31.03.2014 N 112, от 02.06.2016 N 366)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.4.2. Регистрация поступивших документов производится в следующие сроки:
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. Приказа ФССП России от 02.06.2016 N 366)
(см. текст в предыдущей редакции)
(абзац введен Приказом ФССП России от 29.08.2014 N 467)
(абзац введен Приказом ФССП России от 29.08.2014 N 467)
иных документов: в день поступления либо на следующий рабочий день.
(в ред. Приказа ФССП России от 02.06.2016 N 366)
(см. текст в предыдущей редакции)
При поступлении электронных документов допускается централизованная и автоматическая регистрация.
(абзац введен Приказом ФССП России от 29.08.2014 N 467)
(в ред. Приказа ФССП России от 02.06.2016 N 366)
(см. текст в предыдущей редакции)
(п. 4.4.3 в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.4.4. Перечень сведений о документе, учитываемых в АИС ФССП России и подлежащих занесению в ЭРК документа, включает следующие реквизиты документа:
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
регистрационный номер документа;
(в ред. Приказа ФССП России от 02.06.2016 N 366)
(см. текст в предыдущей редакции)
дата поступления документа;
регистрационный номер входящего документа;
ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа;
наименование либо аннотация документа;
(в ред. Приказа ФССП России от 31.08.2012 N 355)
(см. текст в предыдущей редакции)
сведения о переадресации документа;
количество листов основного документа;
общее количество листов приложений;
указания по исполнению документа;
должность, фамилия и инициалы исполнителя;
отметка о конфиденциальности;
отметка о контроле;
(абзац введен Приказом ФССП России от 02.06.2016 N 366)
сведения об электронной подписи;
(абзац введен Приказом ФССП России от 02.06.2016 N 366)
проверка электронной подписи;
(абзац введен Приказом ФССП России от 02.06.2016 N 366)
файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).
(абзац введен Приказом ФССП России от 02.06.2016 N 366)
Перечень сведений о документе, подлежащих занесению в ЭРК, может быть изменен по согласованию с Управлением делопроизводства и Управлением информационных технологий.
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.4.5. В целях обеспечения процесса регистрации поступивших документов Управление делопроизводства совместно с Управлением информационных технологий организует актуализацию ведомственных классификаторов (справочников), используемых в СЭД:
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
сроков хранения документов;
(абзац введен Приказом ФССП России от 31.03.2014 N 112)
предметно-тематический (вопросов деятельности);
указаний по исполнению документа;
результатов исполнения документа и др.
4.4.6. При регистрации поступающих документов вне зависимости от способа их доставки на каждый регистрируемый документ в СЭД создается электронная регистрационная карточка, в которой наряду с иными сведениями о документе указывается дата его поступления и формируется входящий регистрационный номер документа, служащие уникальным идентификатором документа в СЭД.
После создания и сохранения электронной регистрационной карточки документ включается в систему электронного документооборота путем присоединения к электронной регистрационной карточке с использованием функционала СЭД электронной копии документа, поступившего на бумажном носителе, или поступившего электронного документа.
(в ред. Приказов ФССП России от 31.03.2014 N 112, от 02.06.2016 N 366)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.4.7. Структура регистрационного номера поступивших документов включает разделенные косой чертой порядковый номер документа в пределах календарного года, две последние цифры года, пятизначный код подразделения Службы, которым зарегистрирован документ. В отдельных случаях к указанным цифровым группам через дефис без дополнительных интервалов добавляются литеры из прописных букв русского алфавита.
Для документов с отметкой о конфиденциальности вида «для служебного пользования» через дефис добавляются литеры «ДСП».
Например, 12345/13/Н00060-ОР-ДСП, где:
При регистрации поступивших документов, в том числе обращений граждан и представителей организаций, они проверяются на повторность. В случае выявления повторности обращений одного и того же корреспондента по одному и тому же вопросу ЭРК регистрируемого обращения связывается с ЭРК первого обращения этого корреспондента по этому же вопросу в текущем году или с ЭРК его последнего обращения в предыдущем году, если в текущем году корреспондент по этому же вопросу еще не обращался.
(п. 4.4.7 в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.4.8. На документах, поступивших на бумажном носителе информации и подлежащих регистрации, после создания и сохранения ЭРК в верхнем правом углу первого листа документа печатается отметка о поступлении с указанием даты поступления, входящего регистрационного номера документа и соответствующего им штрихкода, уникально его идентифицирующих, либо проставляется рукописно (без штрихкода) в оттиске штампа установленного образца.
(п. 4.4.8 в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.4.9. электронная копия документа, поступившего на бумажном носителе и зарегистрированного в СЭД, создается уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения, выполнением операции сканирования документа.
(в ред. Приказов ФССП России от 31.03.2014 N 112, от 02.06.2016 N 366)
(см. текст в предыдущей редакции)
Перед сканированием документа на первом его листе, в правом верхнем углу печатается либо наносится иным способом уникальный штрих-код, позволяющий идентифицировать документ и используемый в СЭД для присоединения электронной копии документа, поступившего на бумажном носителе, к электронной регистрационной карточке данного документа с использованием функционала СЭД.
(в ред. Приказов ФССП России от 31.03.2014 N 112, от 02.06.2016 N 366)
(см. текст в предыдущей редакции)
Доступ не уполномоченных должностных лиц Службы к электронной копии документа, содержащего информацию, в отношении которой установлены требования по обеспечению ее конфиденциальности, ограничивается средствами СЭД.
(в ред. Приказов ФССП России от 31.03.2014 N 112, от 02.06.2016 N 366)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.4.10. Поступивший электронный документ (электронная копия документа) присоединяется к его электронной регистрационной карточке с использованием функционала СЭД.
(в ред. Приказов ФССП России от 31.03.2014 N 112, от 02.06.2016 N 366)
(см. текст в предыдущей редакции)
Что такое регистрационный номер документа при поступлении
6.2. Регистрация входящих документов
6.2.1. Регистрация поступающих документов производится централизованно в отделе приема и учета входящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения.
На каждый входящий (исходящий) документ в отделе заполняется регистрационно-контрольная карточка в ПК «Делопроизводство и документооборот», в которой отмечается движение документа с момента поступления до его помещения в дело после исполнения. Информация о зарегистрированных входящих документах передается в соответствующие подразделения.
Введенные в электронную базу данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 5 лет (в зависимости от вида документа).
6.2.2. Регистрация входящих документов осуществляется путем присвоения документу порядкового регистрационного номера, нанесения штрих-кода и ввода оператором в электронной базе данных в регистрационную карточку реквизитов поступившего документа.
Телеграммы, факсограммы, телефонограммы и сообщения по электронной почте регистрируются, как и другая входящая корреспонденция.
6.2.3. Регистрационный номер входящего документа соответствует порядковому номеру в общем массиве входящей документации.
При регистрации документов, поступивших из администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Федерального Собрания Российской Федерации, к порядковому регистрационному номеру через дефис ставится буква «П».
Например: «08.12.2008 101743-П».
При регистрации документов, поступивших из Минэкономразвития, к порядковому регистрационному номеру через дефис ставится буква «Э».
Например: «08.12.2008 101744-Э».
Для регистрации входящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения и имеющих отметку «Для служебного пользования», к регистрационному номеру добавляется отметка «ДСП».
Например: «01.12.2008 98577-ДСП».
При регистрации документов, поступивших в Росимущество по электронной почте, к порядковому регистрационному номеру через дефис ставятся буквы «эл».
Например: «14.01.2009 5877-эл».
Служебные записки, адресованные руководителю Росимущества и его заместителям, а также их поручения структурным подразделениям регистрируются как внутренние документы (поручения) с присвоением им порядкового регистрационного номера и добавлением через дефис буквы «У».
Например: «15.01.2009 134-У».
Обращения юридических и физических лиц, содержащие информацию о нарушении их прав, регистрируются как жалобы. К порядковому регистрационному номеру таких документов дополнительно через косую черту ставится литера «Ж». В случае направления в течение одного календарного года этими лицами жалоб по одним и тем же вопросам они регистрируются датой их фактического поступления в Росимущество за номером предыдущего обращения с добавлением цифрового индекса.
«08.09.2008 N 300-Ж», «20.11.2008 300-1-Ж» и «17.12.2008 300-2-Ж».
Жалобы, повторно поступившие от этих лиц в следующем календарном году, регистрируются в соответствии с порядковыми регистрационными номерами на день их поступления в Росимущество.
6.2.4. При регистрации отсканированного документа его сканобраз присоединяется оператором к РКФ посредством считывателя штрих-кода.
В случае регистрации документа, поступившего в Росимущество по электронной почте, к регистрационной карте документа оператором прикрепляется файл документа.
6.2.5. При наличии приложений к входящему документу каждое из них скрепляется и на лицевой стороне первого листа приложения в правом нижнем углу ставится штамп «К вх. N _______». При наличии нескольких приложений к документу, в том числе сброшюрованных, штамп ставится на каждый экземпляр поступивших приложений.
6.2.6. Документы, поступающие в Росимущество на магнитных носителях, регистрируются только при наличии сопроводительного письма.