что такое процесс управления проектами
Что такое управление проектами: экспресс-гид для начинающих
Мы пообщались с экспертами и подготовили гид по управлению digital-проектами. Если вы новичок в профессии, читать обязательно.
Управлять проектом сложно, особенно в первый раз. Есть много тонкостей, в которых без опытного проводника не разобраться.
Что такое управление проектами?
Управление проектом — процесс. Каким он будет, зависит от типа и сложности будущего продукта. Например, процесс создания сайта отличается от создания высоконагруженного ПО.
Процессы разные, но есть элементы, без которых не выживет ни один проект. Чтобы все получилось, нужны команда и менеджер, который будет направлять и руководить. Еще в процессе участвуют пользователи, если вы делаете b2c-продукт. И заказчик, если мы говорим о заказной разработке.
Простите, а вы тут цель не видели?
Чтобы собрать подходящую команду и спланировать проект, нужно разобраться, какой результат вы хотите получить. Поэтому начните с цели, чтобы знать, куда и как двигаться.
Первый вопрос, который нужно задать прежде, чем начинать проект: зачем его делать? Какая цель? Если проект — пожелание заказчика, то пытаемся понять цели бизнеса и как их достичь.
Зачем проекту менеджер?
Цель нашли, что теперь? Тут начинается самое интересное для менеджера-новичка. Нужно собрать все силы в кучу, успокоиться, осмотреться и начать планировать проект.
Менеджер проекта — это тот человек, который отвечает за результат всего происходящего. Он должен построить рабочий процесс так, чтобы все собрались вместе и продуктивно работали. Это не тот случай, когда руководитель раздает задания и уходит на обед. Менеджер не только организует процесс, но и участвует в нем, как никто другой.
Руководитель проекта — не тот, кто делает, что написано в ТЗ, а тот, кто помогает определить проблему, понять, что работа идет корректно. Следит за тем, чтобы все понимали процесс и задачи правильно.
Чтобы эта история работала, менеджер проекта должен обладать определенным набором качеств и навыков. А если таких нет, то их придется наработать. Без этого хорошего проекта не получится.
руководитель scrum-студии «Сибирикс»
Важный навык для менеджера проекта — умение планировать: рисовать у себя в голове картину того, как и что должно быть. Нужно уметь сформулировать правила игры и донести их до команды.
Команда: одна голова — хорошо, но не в этот раз
Менеджер проекта — руководящая должность, где нужно плотно работать с людьми. От того, какие люди работают в команде, зависит успех проекта. Поэтому менеджер либо сам собирает классную команду, либо обучает людей в процессе.
Качества идеальной команды:
Где найти или как вырастить таких бойцов — это тема для отдельной статьи. Поэтому мы по умолчанию считаем, что у нас таких много. И наша задача — просто собрать их вместе и научиться с ними ладить. Да, даже с очень крутой командой может быть непросто. Но нужно уметь договариваться в любых ситуациях. Как? Искать точки пересечения.
тренер и консультант по гибким методологиям, компания ScrumTrek
Хорошо помогает общий опыт работы. Например, я отлично ладил с командами, которые разрабатывали веб-приложения (сайты, личные кабинеты), потому что сам начинал как разработчик и разбирался во всех тонкостях профессии и процесса.
Какую методологию брать будете?
Команда есть, руководитель проекта тоже. Цель определили. И что с этим всем делать? Как работать-то?
При выборе методологии важно смотреть на контекст проекта. Бывают типовые проекты, где хорошо себя показывает классический подход проект-менеджмента (водопадный). В современном бизнесе, например, если говорить про банковскую сферу, классического подхода недостаточно. Его здесь хорошо дополняют agile-методологии.
Оцениваем имеющиеся ресурсы и характер проекта и выбираем методологию, которую будем использовать.
руководитель scrum-студии «Сибирикс»
Госзаказчик — выбираете водопадный подход. Динамическая или конкурентная среда, неустаканившиеся требования, нет времени и смысла заниматься формализацией — берем Agile. Для разработки продукта — Scrum. Для поддержки и маркетинга — Kanban.
Все вокруг горит, но это нормально
С опытом вы поймете, что и как правильно делать. Какие процессы и инструменты работают, а какие — нет. А пока, чтобы ваша менеджерская жизнь была чуточку проще, вот вам простой чек-лист по управлению проектом от Владимира Завертайлова, руководителя scrum-студии «Сибирикс».
Проект закончился, но это еще не конец
Просто завершить проект в срок — мало. Менеджер проекта должен уметь оценить не только работу команды, но и свою. Это дает возможность совершенствоваться.
Для меня показатель успеха — реакция заказчика в конце проекта. Если клиент доволен результатом, значит, менеджер справился с поставленной задачей.
Нет единых критериев оценки. Все зависит от ситуации, типа и целей проекта.
тренер и консультант по гибким методологиям, компания ScrumTrek
Когда закрываешь проект, то, как правило, чувствуешь, что сделал на отлично, а что можно сделать лучше в следующий раз. Таким образом я считаю, что основной критерий успеха — это внутреннее состояние руководителя проекта. Все остальное — вторично.
Подведем итоги: что самое важное в управлении проектами?
Быть или не быть… менеджером проекта
Если вы дочитали до этого момента, то точно хотите попробовать или уже начали менеджерить проекты. Тогда вот вам основные плюсы и минусы профессии: почему круто быть руководителем проекта, но иногда не очень.
Первый и очень жирный плюс — можно расти. Нет никаких пределов. Это тот самый случай, когда появляется возможность прыгнуть выше головы, причем своей собственной.
И как бонус — успокоительное, мятный чай и сертификат на йогу входят в набор молодого менеджера проектов. Потому что минусы у этой работы тоже есть: слишком нервно, что очень выматывает. Если вы не владеете своими эмоциями и настроением, то можете внезапно начать ненавидеть людей или просто захотеть в санаторий на годик-другой.
Хочу управлять проектами: что делать?
Мы подошли к самому главному: что делать, чтобы стать крутым руководителем проекта. Надо учиться, практиковаться, нарабатывать опыт и быть готовым к тому, что каждый день будет похож на непрерывный бег с препятствиями.
Что такое процесс управления проектом
Из этого материала вы узнаете:
Процесс управления проектом невозможно представить без отрыва от других направлений развития компании. Разумеется, проектный менеджмент занимает не последнее место в ее стратегии. Фактически, он позволяет эффективно организовать внутрифирменную работу.
Основная задача управления проектами – найти баланс между проектными нуждами, чтобы улучшение одного дела не строилось на снижении показателей другого. О том, как грамотно организовать этот процесс, расскажем далее.
Отличия управления проектами от традиционного менеджмента
Для того чтобы лучше понять данную тему, необходимо усвоить основные определения.
На первый взгляд кажется, что понятия «традиционный менеджмент» и «управление проектами» тождественны, однако это не так. В таблице приведены отличия названных систем управления.
Традиционный менеджмент
Управление проектами
Проектный менеджмент – деятельность, в ходе которой необходимо найти наиболее подходящие методы достижения целей. С помощью данного инструмента администрирования можно определить проблемы, возникающие в процессе воплощения идеи, и найти способы их решения.
Благодаря управлению проектами учитываются и контролируются нюансы каждого этапа работы (сроки, бюджет и т. д.), поэтому, когда проект будет завершен, исполнители сумеют оценить промежуточные итоги и в целом конечный результат.
Плюсы и минусы проектного метода управления
Преимущества проектного управления заключаются в том, что:
Существуют и недостатки:
Распределение ролей в проектах
В процессе управления проектом и в ходе реализации идеи выделяют три группы ролей:
1. Участники проекта
Часто микробизнесу не хватает денег, сотрудников и других ресурсов для реализации крупного проекта. И тогда руководитель исполняет несколько ролей (заказчика, исполнителя, консультанта и т. д.). Есть риск, что при такой нагрузке управляющий не сможет качественно выполнять все функции. Для успешного ведения проекта в условиях нехватки персонала необходимо четко разделять роли, иными словами, руководитель сначала устраивает переговоры с клиентом как администратор, потом планирует и ищет методы реализации идеи как сейл-менеджер и т. д. В противном случае компания может заработать плохую репутацию.
2. Группа управления проектом
Руководитель и администратор в процессе управления проектом могут выполнять одни и те же функции. Администратор следит за взаимоотношениями исполнителей в команде, документооборотом и технической поддержкой. В зону его ответственности входит помощь в организации совещаний, составление графиков, рассылка документов и прочее. Чаще всего данные обязанности руководитель делегирует одному специалисту (иногда знакомому или родственнику, если речь идет о стартапе).
3. Группа реализации проекта
Избежать неопределенности в условиях, когда проект реализует небольшая команда, поможет ролевая матрица — способ распределения обязанностей. Для хорошего итога нужно четкое понимание всех специалистов, какую роль они выполняют и что требуется от исполнителей на каждом этапе.
Список необходимых компетенций для стратегического управления проектом
Процесс управления проектом предполагает комплексный подход. Руководители должны обладать определенными навыками, чтобы привести деятельность исполнителей к намеченным результатам. Организационные навыки — это способность управлять людьми, ходом работы.
Управленческие навыки — умение эффективно выполнять функции руководителя, контролировать производственные процессы, прогнозировать, анализировать ситуацию и оперативно находить решение проблемы.
Например, аналитик должен за 5 дней прописать требования в рамках проекта для дизайнеров. Специалист в первый день проанализировал деятельность этих исполнителей, составил примерный план требований и понял, что перечень займет 30 страниц печатного текста. В течение второго дня аналитик написал 5 страниц.
Если он продолжит и дальше работать в этом темпе, то к сроку успеет сделать только 20 страниц. Чтобы вовремя сдать полный перечень требований, необходимо заранее понять, сколько потребуется времени, реально ли уложиться в обозначенные сроки, можно ли в случае необходимости делегировать часть обязанностей и т. д.
Для достижения успеха руководителю проекта необходимо знать основы делопроизводства и документооборота. Компания может обанкротиться или заработать штрафы от налоговой инспекции, если бухгалтерская отчетность, к примеру, будет составлена неправильно.
Процесс управления проектом по стадиям
Процесс управления проектом включает в себя 6 стадий.
1. Стадия инициации
На этом этапе происходит подготовка к началу работ. Пока еще нет пошагового плана, не набрана команда специалистов, не распределена ответственность.
2. Стадия планирования
Планирование — неотъемлемая часть управления проектом, потому что содержит руководство к действию в новой для исполнителей ситуации. Данный этап предполагает совокупность различных процессов: составление дерева целей, анализ проблем, поиск их решения и т. д. Для достижения хорошего результата важно, чтобы силы, потраченные на планирование, соответствовали целям проекта, а выявленные сведения были полезны.
Нельзя сказать, что во всех проектах в разной последовательности выполняются процессы планирования. Для реализации некоторых идей нужно четко соблюдать одну и ту же закономерность действий. Например, нельзя рассчитать бюджет и сроки деятельности, не разобравшись предварительно, в чем заключается ее содержание и назначение. Расчет временных ограничений и издержек происходит несколько раз на каждой стадии проекта.
3. Стадия исполнения и контроля
На этой стадии исполнители воплощают идею в соответствии с планом. Чтобы прийти к желаемому итоговому результату, необходимо постоянно анализировать исполнение проекта. Иначе даже мелкие незамеченные проблемы могут привести к провалу. Контроль исполнения — это выявление недочетов, возникающих в работе исполнителей, и проверка реальных характеристик проекта. Все параметры проекта, отображенные в плане, должны быть соблюдены.
4. Стадия анализа
Этот этап предполагает анализ плана и реализации идеи.
При анализе плана нужно проверить, соответствует ли план проекта требованиям заказчика и надеждам исполнителей; учесть то, как команда и другие вовлеченные в реализацию идеи люди оценивают показатели плана. В ходе этой работы руководители могут решить, что необходимо подкорректировать условия либо полностью переписать намеченную систему действий.
Есть вариант, что администрация утвердит изначальный план. Анализ плана входит в совокупность процессов планирования. Эту оценочную деятельность, как и контроль, необходимо совершать регулярно.
Секреты продаж от Сергея Азимова и Бориса Жалило
5. Стадия управления
Управление исполнением проекта — это разработка и применение административных решений для достижения планируемого результата проекта. В случае, когда работа команды полностью соответствует плану, руководству необходимо только разъяснить другим участникам задания и следить за выполнением целей на каждом этапе. Дополнительные меры не потребуются.
Но может быть и так, что реализация идеи не соответствует нормам. Тогда стандартные методы управления не подойдут, а администрации необходимо скорректировать план, объяснить команде новые задачи. Таким образом, процессы управления предполагают изменение, согласование плана проекта. Их можно отнести к категории «управление изменениями».
6. Стадия завершения
Процесс управления проектом на стадии завершения представляет собой следующие действия:
Итак, процесс управления проектом — это способы осуществления рассмотренных выше процедур и их объединение. Стоит сказать, что структура и набор необходимых действий у разных проектов (информационных, строительных и т. д.) могут быть одинаковыми. Но управление должно подстраиваться под тип проекта. В настоящее время проектное управление распространяется среди компаний благодаря инновационному техническому оснащению и изменению тенденций. В следующих статьях читатели познакомятся с технологиями ведения проектов, проблемами их внедрения и другими вопросами.
Инструменты для управления проектами
Для успешной коммуникации с заказчиком и реализации поставленных задач пользоваться можно многими эффективными методами.
Они предлагают систему четких действий, чего нельзя сказать о стандартах, содержащих рекомендации. Чаще всего в процессе управления проектом используются такие модели:
Другой вариант названия — каскадная (водопадная) модель. Основой данного метода является принцип упорядоченных и точных действий в соответствии с предварительно разработанным планом. В качестве примера можно привести разработку IT-продукта по требованиям модели Waterfall, включающую 5 стадий:
Компания, выбирая такую методику управления проектом, минимизирует риски, потому что руководители тщательно продумывают каждое действие. Waterfall можно применять тогда, когда исполнители знают заранее все требования заказчика, а руководителям не нужно менять план.
Agile является совокупностью методов. Здесь внимание сконцентрировано на качестве продукта, в связи с чем возникает необходимость в ходе работ постоянно быть на связи с заказчиком и ожидать изменения. Чаще всего Agile применяют в IT-сфере, когда реализацией проекта занимаются немногочисленные команды специалистов.
Scrum можно назвать составляющей методологии agile. Применяя данный способ управления, руководители должны быть нацелены на результат, который ожидает заказчик, постоянно находящийся на связи. Деятельность делится на несколько частей, называемых спринтами. В спринте исполнители производят часть продукта, по сути, пилотную версию, а затем испытывают ее и показывают клиенту. Если заказчика что-то не устраивает, команда вносит изменения.
«Kanban» в переводе с японского языка означает «доска объявлений». Данная модель является также элементом agile-философии. Kanban содержит основные требования agile. Эту методологию применяют руководители проекта, чтобы грамотно распределить обязанности между работниками. Kanban минимизирует риск того, что исполнители перетрудятся и запутаются в своих ролях.
Основу составляет визуализация задач. В ходе работ исполнители будут прописывать задачи на доске или с помощью современных онлайн-платформ типа Trello. Необходимо разделить деятельность на несколько частей. На доске создаются столбцы с названиями «сделано», «в работе» и «готово». Туда участники проекта записывают задачи. У каждого исполнителя есть возможность отследить процессы, предложить изменения.
Онлайн-сервисы позволяют не упустить важные моменты. Подойдет «Google Диск» или «Яндекс.Диск», если нужно переслать кому-то документацию.
В настоящее время проектный менеджмент входит в список передовых методов управления организацией. Эту систему используют не только в бизнесе, но и в государственном управлении. Преимущества проектного подхода заключаются в том, что руководители могут сразу выявить цели и получить результат с минимальными потерями. Но итоги зависят не только от метода управления. Одну из главных ролей играет руководитель.
Получите персональный аудит отдела продаж от Сергея Азимова для 3-кратного роста продаж в 2021 году совершенно бесплатно
Управление проектами
Процессы управления проектами
Общепринятым на современном этапе подходом к управлению проектами является процессный подход.
Все процессы проектов и продуктов были должным образом выстроены и связаны с другими процессами для облегчения их координации. Эти взаимодействия между процессами часто требуют согласования требований и целей проекта. В рамках большого и сложного проекта могут происходить процессы, которые надо будет повторить несколько раз, чтобы определить и выполнить требования участников проекта и достичь согласия относительно результатов.
1. Процессы управления проектами
Термин процесс не принят в России в том контексте, в котором он далее используется. Здесь и далее под процессами понимаются действия и процедуры, связанные с реализацией функций управления. Такое понимание процессов принято в международном сообществе. Поскольку целью настоящей работы является такое изложение основ управления проектами, которое учитывает Российские особенности и при этом соответствует принятым в мире стандартам, мы по возможности сохраняем общепринятую в мире терминологию.
Эта глава представляет собой введение в концепцию Управления Проектами, как совокупность взаимосвязанных процессов, которые будут подробно описаны в последующих главах.
В проектах процессы управления проектами и процессы, ориентированные на продукт, накладываются и взаимодействуют. Например, цели проекта не могут быть определены при отсутствии понимания того, как создать продукт.
Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различныефункции управления:
Наложение групп процессов в фазе.
Процессы управления проектами накладываются друг на друга и происходят с разными интенсивностями на всех стадиях проекта, как проиллюстрировано на рисунке.
И, наконец, имеются взаимосвязи групп процессов различных фаз проекта. Например, закрытие одной фазы может являться входом для инициации следующей фазы (пример: завершение фазы проектирования требует одобрения заказчиком проектной документации, которая необходима для начала реализации).
В реальном проекте фазы могут не только предшествовать друг другу, но и накладываться.
Повторение инициации на разных фазах проекта помогает контролировать актуальность выполнения проекта. Если необходимость его осуществления отпала, очередная инициация позволяет вовремя это установить и избежать излишних затрат.
Внутри каждой группы процессы управления проектами связаны друг с другом через свои входы и выходы. Фокусируясь на этих связях, опишем отдельные процессы через:
Описываемые ниже процессы характерны для большинства проектов и подробнее освещены в последующих главах.
Планирование имеет большое значение для проекта, поскольку проект содержит то, что ранее не выполнялось. Естественно, что планирование включает сравнительно много процессов. Однако не следует считать, что Управление проектами это в основном планирование. Усилия, прилагаемые для планирования, следует соизмерять с целями проекта и полезностью полученной информации.
Напомним, что следует различать цели проекта и цели продукта проекта, под которым понимается продукция (или услуги), созданная или произведенная в результате исполнения проекта.
Цели продукта— это свойства и функции, которыми должна обладать продукция проекта.
Основные процессы планирования
Некоторые из процессов планирования имеют четкие логические и информационные взаимосвязи и выполняются в одном порядке практически во всех проектах. Так, например, сначала следует определить из каких работ состоит проект, а уж затем рассчитывать сроки выполнения и стоимость проекта. Эти основные процессы выполняются по несколько раз на протяжении каждой фазы проекта. К основным процессам планирования относятся:
Вспомогательные процессы планирования
Кроме перечисленных основных процессов планирования имеется ряд вспомогательных процессов, необходимость в использовании которых сильно зависит от природы конкретного проекта. Такие процессы включают в себя:
Взаимосвязи между вспомогательными подпроцессами, как и само их наличие, в большой мере зависят от природы проекта.
Процессы исполнения и контроля
Под исполнением подразумеваются процессы реализации составленного плана. Исполнение проекта должно регулярно измеряться и анализироваться для того, чтобы выявить отклонения от намеченного плана и оценить их влияние на проект. Регулярное измерение параметров проекта и идентификация возникающих отклонений далее также относится к процессам исполнения и именуется контролем исполнения. Контроль исполнения следует проводить по всем параметрам, входящим в план проекта.
Как и в планировании, процессы исполнения можно подразделить на основные и вспомогательные.
К основным можно отнести сам процесс исполнения плана проекта.
Среди вспомогательных процессов отметим:
Процессы анализа включают как анализ плана, так и анализ исполнения проекта.
Анализ плана означает определение того, удовлетворяет ли составленный план исполнения проекта предъявляемым к проекту требованиям и ожиданиям участников проекта. Он выражается в оценке показателей плана командой и другими участниками проекта. На стадии планирования результатом анализа плана может быть принятие решения о необходимости изменения начальных условий и составления новой версии плана, либо принятие разработанной версии в качестве базового плана проекта, который в дальнейшем служит основой для измерения исполнения. В дальнейшем изложении анализ плана не выделяется в качестве отдельной группы процессов, а включается в группу процессов планирования, делая эту группу процессов по своей природе итеративной. Таким образом, под процессами анализа в дальнейшем понимаются процессы анализа исполнения.
Процессы анализа исполнения предназначены для оценки состояния и прогноза успешности исполнения проекта согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирования.В силу уникальности проектов эти критерии не являются универсальными, но для большинства проектов в число основных ограничений и критериев успеха входят цели, сроки, качество и стоимость работ проекта. При отрицательном прогнозе принимается решение о необходимости корректирующих воздействий, выбор которых осуществляется в процессах управления изменениями.
Процессы анализа также можно подразделить на основные и вспомогательные.
К основным относятся те процессы анализа, которые непосредственно связаны с целями проекта и показателями, характеризующими успешность исполнения проекта:
Вспомогательные процессы анализа связаны с анализом факторов, влияющих на цели и критерии успеха проекта. Эти процессы включают:
В число процессов анализа не включены анализ взаимодействия с целью оптимизации процедур обработки проектной информации, анализ исполнения контрактов с целью своевременного внесения изменений и предотвращения споров и ряд других процессов, которые не носят регулярного характера (как анализ взаимодействия), либо составляют часть включенных процессов (как анализ контрактов).
В результате анализа либо принимается решение о продолжении исполнения проекта по намеченному ранее плану, либо определяется необходимость применения корректирующих воздействий
Итак, процессы управления предназначаются для определения, согласования и внесения необходимых изменений в план проекта. Такие процессы управления часто называются управлением изменениями и инициируются процессами анализа.
К основным процессам управления, встречающимся практически в каждом проекте, относятся:
Среди вспомогательных процессов управления отметим:
Завершение проекта сопровождается следующими процессами: