что такое предпроектное обследование
Предпроектное обследования при разработке информационной системы
Что бывает без предпроектного обследования?
В свое время мне пришлось заниматься разработкой и продажей систем для составления маршрутов транспорта: на карту выводятся точки с заказами, обводишь их мышью и размещаешь в машины. Обращается к нам одна компания с просьбой продать приложение. Не один месяц мы пытались выяснить, зачем же им подобная система нужна, в результате продали им «коробку», очень уж они просили. Затем решила данная компания привлечь нас для внедрения. И тут выяснилось, что в первую очередь им нужна была функциональность для учета топлива, которая в нашей системе отсутствовала от слова совсем.
А бывает, присоединяешься к проекту в ходе разработки системы, изучаешь документацию по проекту и уже разработанную функциональность. И в какой-то момент приходит осознание: есть интерфейс, программа что-то делает, а вот ответить, зачем она разрабатывается, какие бизнес-задачи решает, какие показатели должны быть достигнуты, никто из проектной команды не способен. Можно ли таким образом создать систему, отвечающую запросам заказчика?
Иными словами, еще до составления Технического задания следует провести обычно небольшое (это как когда) исследование и ответить на ряд вопросов.
Основные вопросы, на которые отвечает обследование
Как говорится, вам надо понять, ЧТО, ГДЕ, КОГДА. А именно:
Зачем нужно писать, почему недостаточно обсудить и проговорить?
Составление документа позволяет сформулировать мысль на совершенно ином качественном уровне, чем при устном обсуждении. В разговоре неохваченными остаются многие детали, часть информации забывается и позже упускается из виду. А бумага сохраняет все мысли.
Да, составление документов — дело кропотливое и иногда неприятное, но оно того стоит. Мысль ценна только тогда, когда она сформирована, а сформирована она тогда, когда сформулирована на бумаге.
Что должно содержать в себе предпроектное обследование?
Обычно под предпроектным обследованием имеют в виду изучение бизнес-процессов предприятия. Об этом написано много статей и книг. Но к сожалению, простого изложения процессов недостаточно.
Результатом исследования может быть целый пакет документов (часть из них приведена в конце статьи). Центральным (и, к сожалению, часто единственным) документом у меня обычно является документ «Концепция системы». Этот документ мы и обсудим в настоящей статьей.
Разрабатывая собственную структуру Концепции, я взял за основу отчет, подготавливаемый согласно ГОСТ 34 на стадии «Формирование требований к АС» (см. стандарт РД 50-34.698-90 «Методические указания. Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов»). Но при этом внес свои дополнения.
«Концепция системы» может содержать 2, а иногда и 30 страниц. Все зависит от постановки задачи. «Концепция», как правило, согласовывается с высшим руководством заказчика, и только на основании этого можно разрабатывать Техническое задание.
Цель создания (модернизации) системы
Под целью создания я понимаю именно бизнес-цели. «Автоматизировать» — это не цель. Добавить функцию — тоже не цель. И «оптимизировать» — не цель. Например, сидит сотрудник и пару часов в день он может поспать прямо на рабочем месте (реальный случай, кстати). И кто-то просит автоматизировать его деятельность. Зачем? Чтобы он четыре часа спал?
За несколько лет анализа десятков проектов удалось определить только пять возможных целей создания (модернизации) системы:
Идея системы
В случае, если документ «Концепция» получается достаточно объемным, имеет смысл вначале кратко изложить самую суть системы, ее идею. Например, вы хотите создать какую-либо специализированную социальную сеть (ходите по музеям и делитесь впечатлениями). Я бы вначале описал потребность в общении между посетителями, а затем кратко — суть: разрабатывается мобильное приложение, в котором пользователь может написать свои впечатления от того или иного экспоната.
Сравнение старого и нового
Самым эффективным способом понять суть создаваемой системы — идти как бы от противного.
Для этого необходимо:
На чем собираемся зарабатывать
Если разрабатывается приложение, с помощью которого планируется зарабатывать деньги, то обязательно нужно определить методы заработка: размещение рекламы, платная подписка, платные услуги, взимаемый процент и т.д. Выбранный способ (или способы) может сильно повлиять на разрабатываемую функциональность.
Заинтересованность сторон
Если для функционирования создаваемой системы необходимо участие других организаций, то обязательно нужно решить, как их привлечь к работе, заинтересовать. Иными словами, сначала выстраиваем всю бизнес-цепочку, потом уже все остальное.
Описание автоматизируемых процессов
Цель данного раздела — дать общее, но полное представление о процессе. Например, вы разрабатываете интернет-магазин. Очевидно, что нужен каталог, корзина, интеграция с банком-эквайером и доставка. Но вот вопросы возврата, отказа при доставке, отказа поставщика, неожиданного отсутствия товара на складе могут ускользнуть от вашего внимания. Лучше продумать все возможные варианты заранее и решить, что из этого будет автоматизироваться, а какие случаи происходят так редко, что лучше их «разгребать» в ручном режиме.
Для описания не обязательно приводить схемы. В общем случае обычный текстовый сценарий намного более полно раскрывает сущность действий.
Юридическое обеспечение
Нередко после создания системы оказывается, что в использующие приложение люди или организации нарушают закон. Поэтому вначале надо найти юридически чистую схему, а затем уже вырабатывать технические решения.
Перечень функций
Документ «Концепция» — это не Техническое задание, поэтому описываются бизнес-функции, верхний уровень. Нет никакого смысла на данном этапе говорить об авторизации и работе с профилем пользователя. Но дать общее представление о функциональности надо обязательно.
Требования к безопасности
Если вы разрабатываете финансовую систему или систему, содержащую строго конфиденциальные данные, то необходимо привести перечень стандартов безопасности. Например, требования к шифрованию хранимых или передаваемых данных. Не забывайте и о все ужесточающихся требованиях к обработке и хранению персональных данных.
Выбор варианта реализации системы
Иногда в зависимости от потребностей необходимо определить вид приложения (веб-приложение, нативное), платформу (Windows, Linux), общую архитектуру (один сервер или несколько кластеров), взять ли типовую систему и доработать или вести разработку с нуля. Для этого необходимо сравнить предлагаемые варианты и выбрать наиболее подходящий.
Другие документы предпроектного исследования
Как мы уже говорили выше, результатом хорошего, серьезного предпроектного исследования, проводимого не одну неделю целой командой, является целый пакет документов. Вот некоторые из них:
Заключение
В статье мы очень бегло пробежались по основным разделам предпроектного обследования. Почему бегло? Потому что такое обследование — крайне творческое занятие. Главное, чтобы при прочтении концепции сложилось полное понимание, как это должно работать. А в остальном два документа с результатами исследования могут никак не быть похожими друг на друга. Соответственно и перечень разделов в вашем документе может сильно отличаться от приведенного выше.
Предпроектное обследование: необходимость или уловка?
Здесь каждая компания принимает решение по-своему: кто-то вообще считает подобное обследование нецелесообразным («ввяжемся в бой, а там посмотрим. »); другие, проводя его в ходе внедрения, не выделяют эту работу в отдельную статью; третьи проводят его как самостоятельный этап работы, однако денег за это не берут; четвертые справедливо считают предпроектное обследование отдельным коммерческим продуктом. Мой опыт как руководителя и консультанта показывает, что предпроектное обследование является необходимой составляющей работ практически любой ИТ-компании, связанной с внедрением систем автоматизации. А от правильной организации и проведения этого этапа порой зависит успех всего проекта.
Нельзя взять и применить чужое решение, не переработав его, — это все равно что проглотить еду, не пережевав: тяжело и можно испортить желудок.
В рамках данной статьи я попытаюсь ответить на поставленные выше вопросы, основываясь как на собственной практике, так и на опыте клиентов, с которыми мне пришлось общаться, внедряя с нуля технологию проведения предпроектного обследования.
Необходимость предпроектного обследования
Приходит изобретатель в комиссию и предлагает новый аппарат для бритья на улице.
«А как же работает ваш аппарат?» — спрашивают его члены комиссии.
«Очень просто, — отвечает изобретатель. — Бросаешь в прорезь монету, засовываешь в аппарат голову, и два лезвия начинают тебя брить».
«Извините, коллега, но ведь у людей форма лица разная!» — делают ему замечание члены комиссии.
«Да, — говорит изобретатель, — но это только до первого бритья. ».
Главная задача любой автоматизации — сохранить уникальные конкурентные преимущества автоматизируемой компании. Нельзя допустить, чтобы, как в этом анекдоте, все компании после автоматизации стали «на одно лицо». Поэтому если мы хотим сохранить уникальные конкурентные преимущества бизнеса заказчика, то при любой модернизации бизнес-процессов обязательно нужно проводить предпроектное обследование.
Конечно, можно произвести глубокий разбор причин, определяющих такую необходимость. Ими могут быть высокая предполагаемая стоимость проекта, потребность в изменении существующих бизнес-процессов при автоматизации, включение в проект работ, объем которых невозможно определить заранее, и т. п. Однако вспомните, как в одной очень поучительной байке полководец прервал доклад генерала о причине поражения:
Здесь аналогичная ситуация, так как для проведения предпроектного обследования вполне достаточно того, что у заказчика есть уникальные особенности бизнеса (а они должны быть у каждой компании, иначе бы она просто не выжила на рынке и уступила свое место конкурентам).
Так что глобально вопрос о необходимости такого рода работ решается довольно легко — их надо проводить, если автоматизируемая компания находится на конкурентном рынке.
Что дает предпроектное обследование заказчику и самой ИТ-компании
В ходе предпроектного обследования заказчик может:
Выгоды предпроектного обследования для ИТ-компании:
Конечно, здесь перечислены не все аргументы в пользу предпроектного обследования, однако, как показывает практика, этого вполне достаточно, чтобы убедить заказчика в его необходимости.
Основные задачи предпроектного обследования
Очевидно, что следующая по значимости задача предпроектного обследования — выявление уникальных конкурентных преимуществ заказчика. Как показывает практика, порядка 75% бизнес-процессов, используемых заказчиком, совпадают с процессами в аналогичных компаниях той же отрасли, 10% реализуют его уникальные конкурентные преимущества, а оставшиеся 15% являются результатом действия второго закона термодинамики 🙂 (следствием «естественного роста хаоса») и должны быть устранены в ходе проекта. А вот те столь важные для бизнеса конкурентные 10% просто необходимо сохранить при любой автоматизации (естественно, при условии, что эти преимущества можно формализовать). Чаще всего данный вопрос решается конфигурированием системы под заказчика, однако иногда для учета уникальных особенностей бизнеса требуются услуги программистов. Замечу, что здесь речь идет не о заказной разработке, а о внедрении тиражных систем автоматизации.
Понимая, каким образом будут поддержаны конкурентные преимущества заказчика, ИТ-компания сможет оценить необходимость и стоимость доработки продукта, а также понять, какие дополнительные ресурсы могут для этого потребоваться.
Важной целью предпроектного обследования является диагностика состояния ИТ-среды заказчика, то есть оценка используемого им компьютерного оборудования, программного обеспечения, коммуникаций, уровня квалификации ИТ-специалистов и т. п. На этом этапе необходимо понять, достаточно ли у заказчика ресурсов для успешного внедрения системы автоматизации. Здесь мы подходим еще к одной задаче предпроектного обследования — анализу потенциальных рисков проекта и описанию их вероятных последствий. При этом консультанты должны не только зафиксировать все возможные риски, но и предложить заказчику способы снижения каждого из них.
Любая КИС предполагает накопление информации об оперативной деятельности подразделений, поэтому следующей темой предпроектного обследования должен стать сбор требований к документообороту автоматизируемых департаментов.
Накопленная в системе информация останется мертвым грузом, если не будет возможности ее анализировать, поэтому очень важно в ходе предпроектного обследования выяснить, какие виды и формы отчетности необходимы заказчику. Обычно средства автоматизации уже включают в себя стандартный набор отчетов, но каждый заказчик справедливо считает свой бизнес уникальным, поэтому и требует для себя уникальной системы такого рода, реализуемой, как правило, при помощи специального генератора отчетов.
Актуальной задачей предпроектного обследования является уточнение окончательного бюджета проекта и сроков его реализации с учетом всех полученных данных. На эти сроки могут влиять самые разнообразные факторы, такие, как готовность управленческого аппарата клиента к участию в проекте, мотивация представителей заказчика и исполнителя, вероятность саботажа со стороны работников автоматизируемых подразделений, возможное увольнение (или, наоборот, прием на работу) ключевого менеджера через некоторое время после начала проекта, недостаточность существующего парка компьютеров и технологической базы для достижения всех целей автоматизации, отсутствие бюджета на закупку необходимого оборудования и многое другое. Поэтому консультант должен детально выяснить все указанные обстоятельства и отразить их в отчете, в том числе и для внутреннего использования. Составление второго — внутреннего — отчета позволит подробно отразить все нюансы взаимоотношений и рекомендации для специалистов отдела внедрения и интеграции.
Еще одним важным вопросом, который необходимо решить на этапе предпроектного обследования, является выработка рекомендаций по выбору методов реализации проекта. Здесь важно четко зафиксировать, какие из проблем, сформулированных ранее заказчиком, не решаются с помощью предложенной системы автоматизации, и предложить организационные или иные способы выхода из этого положения.
Каждая компания сможет легко добавить еще с десяток задач, которые ей хотелось бы решить на этапе обследования, но, как показывает реальная практика, получение ответов на перечисленные выше вопросы уже делает предпроектное обследование достаточно эффективным.
Что обычно является результатом предпроектного обследования
Отдельным документом предпроектного обследования должен быть предварительный план-график работ, включающий в себя в том числе согласованный список ответственных лиц (как со стороны заказчика, так и от исполнителя), зоны их ответственности и базовый регламент взаимодействия между ними. Для эффективного внедрения системы рекомендуется составить регламент информационного обмена между сотрудниками заказчика и специалистами ИТ-компании, проводящей обследование, а также, что немаловажно, оговорить сроки и порядок контроля выполнения работ.
Некоторые компании (чаще всего те, что занимаются заказными разработками) по окончании предпроектного обследования предоставляют заказчику проект технического задания.
Делать предпроектное обследование бесплатно или брать за него деньги?
Если же цель обследования соответствует описанным выше задачам, тогда оно потребует отвлечения значительных ресурсов компании и обязательно должно быть платным. Настоящее предпроектное обследование является полноценной консалтинговой услугой, позволяющей не только оценить необходимость, сроки и бюджет автоматизации, но и оптимизировать существующие бизнес-процессы заказчика.
Как показала практика, услуги предпроектного обследования несложно продавать, если в компании внедрена соответствующая технология и продавцы четко знают (и могут доходчиво объяснить клиенту), с какой целью проводится обследование и какую выгоду от этого получит заказчик.
Как обосновать для заказчика эффективность проведения предпроектного обследования
Рассмотрим потенциальные каналы экономии, учет которых может помочь в обосновании необходимости предпроектного обследования.
Отсутствие этапа предпроектного обследования в большинстве случаев приводит к значительному затягиванию сроков реализации проектов и увеличению их стоимости как из-за организационных, так и из-за технических проблем, возникающих в ходе внедрения. Нередко такие проекты вообще заканчиваются полной неудачей. Согласно исследованию Standish Group, почти треть из 2,5 тыс. проанализированных ими ИТ-проектов оказались не просто неуспешными, а вообще не были завершены. В России такие данные получить гораздо сложнее, но уверен, что доля неуспешных внедрений будет не меньше.
Поэтому если консалтинговая компания не хочет иметь в своем послужном списке нереализованные проекты, то ей просто необходимо проводить предпроектное обследование бизнеса заказчиков. Лучше еще на начальном этапе отказаться от контракта, чем завязнуть в работах и получить в итоге пятно на своей репутации.
Автоматизация сегодня – вклад в развитие вашего предприятия завтра
На сегодняшний день внедрение программных продуктов является одной из движущих сил роста компании. Использование информационных технологий помогает осуществлять деятельность предприятия более эффективно, минимизировать расходы, а также контролировать и управлять как бизнесом в целом, так и его отдельными процессами. Большинство российских компаний уже успешно используют программные продукты 1С, хотя некоторые сейчас только задумываются об их внедрении. Важно подобрать и использовать те решения и инструменты, которые подойдут вашему бизнесу с учетом всех уникальных особенностей.
Автоматизация сегодня – это толчок к развитию предприятия в ближайшем будущем. Чем крупнее становится предприятие, тем сложнее «вручную» контролировать все основные и обеспечивающие процессы, обрабатывать большие потоки информации и управлять человеческими ресурсами.
Если вы интересуетесь автоматизацией на своем предприятии, то предлагаем ответить на несколько вопросов:
Если хотя бы на один вопрос из списка вы ответили – «Нет», либо есть сомнения в качестве текущего состояния, то мы рекомендуем рассмотреть вариант внедрении программных продуктов 1С.
Важно отметить, что автоматизация на крупных производственных или торговых предприятиях – это отдельный проект, результатом которого является отлаженная работа программы, отвечающая всем требованиям бизнеса.
Любой проект включает в себя несколько этапов, а именно:
Предпроектное обследование – это первый этап начала изменений. Эта статья раскрывает основные вопросы, с которыми мы, как внедренцы, сталкиваемся при работе с Заказчиками:
Что такое предпроектное обследование и какие задачи решает?
Первым шагом на пути к автоматизации является комплексное обследование предприятия. Предпроектное обследование (ППО) необходимо для определения целей будущей автоматизации и критериев их достижения. Перед проведением работы с Заказчиком обсуждаются границы ППО: могут быть обследованы все бизнес-процессы предприятия, либо проведен аудит отдельных функциональных блоков (например, только производство, торговля, бухгалтерский учет, зарплата и т.д.).
Каждое отдельное предприятие – это уникально работающий механизм. На предпроектном обследования важно проанализировать все составляющие работы этого механизма. Основными задачами, решаемыми в рамках проведения ППО являются:
Как мы работаем с Заказчиком?
При проведении ППО специалисты нашей компании применяют процессный подход. Такая методика позволяет четко разделять процессы компании на отдельные этапы.
Процессная модель еще до старта внедрения позволяет оценить объем требуемых доработок, дает четкое представление о проблемах бизнес-процессов и необходимости их оптимизации. Позволяет подобрать для каждого Заказчика оптимальный выбор ИТ- решения и общую архитектуру информационной системы.
Таким образом, в своей работе мы придерживаемся принципа – работа на опережение. На данном этапе важно выявить риски для сокращения затрат Заказчика на доработку и настройку новой системы, предлагая типовые механизмы программ 1С. В случае, если бизнес-процессы «не ложатся» на типовую систему и их невозможно изменить, то, исходя их нашего опыта, мы вырабатываем лучшие решения по доработке типовой системы с наименьшими потерями и ограничениями для Заказчика.
Как проходит предпроектное обследование?
На первом этапе ППО наши специалисты проводят глубокие интервью с вашими сотрудниками. Основная задача – максимально подробно описать существующие бизнес-процессы, найти разрывы в информационной системе (если они есть) и подробно выяснить желаемое состояние. Мы опрашиваем владельцев бизнес-процессов. Список ключевых сотрудников создается совместно с Заказчиком.
В обычной практике интервью проходит в очном формате на территории Заказчика. Мы также готовы проводить интервью дистанционно, и всегда выберем оптимальный канал связи, при этом оставляя качество выполняемых работ на высоком уровне. Отметим, что при таком формате интервью, половину успеха обследования обеспечивает высокий уровень вовлеченности в работу со стороны Заказчика, а также настроенная техническая инфраструктура удалённых средств связи (веб-мессенджеры, трансляция экрана компьютера, сотовая связь или проч.). В случае необходимости мы всегда готовы предоставить помощь в организации данного процесса.
Какие выгоды получает Заказчик от дистанционного проведения работ? Первое преимущество – возможность сэкономить затраты на ППО. Если Заказчик находится в другом городе, то в бюджет не закладываются расходы на выезд и проживание наших специалистов. Также на проведение интервью потребуется меньше времени. Получив необходимую информацию, специалисты смогут быстрее приступить к написанию отчета на своих рабочих местах. В дополнение, сотрудники Заказчика будут меньше отвлекаться от текущей работы, дистанционное интервью не требует дополнительных работ, например, организация помещения или рабочих мест для наших специалистов.
В ходе проведения интервью опрашиваются сотрудники, принимающие непосредственное участие в бизнес-процессах.
Интервьюирование включает в себя следующий список вопросов:
В результате интервью мы получаем детальную картину работы предприятия: не отдельных рабочих мест, а то, как они взаимодействуют между собой, как двигаются потоки информации внутри и между бизнес-процессами компании. При использовании процессного подхода удается выявить «узкие» и сложные места в бизнес-процессах, а также понять причины их возникновения и предложить пути устранения.
Далее проанализировав полученную информацию, мы разрабатываем несколько вариантов концепции будущей информационной системы, подходящих под критерии конкретного предприятия: подбираем типовые продукты 1С, которые наилучшим образом подойдут для работы; понимаем, какие изменения необходимо будет внести в типовую программу для обеспечения всех уникальных особенностей ваших бизнес-процессов.
Отчет о предпроектном обследовании
По завершению работ ППО Заказчик получает отчет, который включает описание в приведенных ниже разделах:
1. Описание текущей информационной системы – в нотации «Как есть», AS-IS модель;
2. Архитектура будущей информационной системы – в нотации «Как будет», TO-BE.
Разрабатываются несколько оптимальных вариантов структуры информационной системы с учетом всех выявленных особенностей. Для каждого из вариантов приводится перечень основных реализуемых задач, особенности, возможные плюсы и минусы. В дополнение прилагаются описания бизнес-процессов после внедрения (пример фрагмента BPMN-диаграммы представлен на рисунке ниже). 
3. Требования к будущей информационной системе.
Формируется индивидуальный состав программного и аппаратного обеспечения с указанием их стоимости, а также необходимость дополнительных затрат на настройку и сопровождение инфраструктуры;
4. Описание существующих сегодня бизнес-процессов.
Предоставляется описание процессов по результату интервью с сотрудниками Заказчика. Также в данном разделе представлены требования и пожелания Заказчика к функциям и работе будущей системы;
5. Определение целей, задач и границ проекта.
Постановка целей проекта и критериев успешности, фиксация границ проекта;
6. Подходы к внедрению.
Предлагаются варианты подходов ведения проекта;
7. Бюджет и план-график проекта.
ТОП-3 возражений Заказчиков
В некоторых деталях мы рассмотрели, что же представляет собой этап предпроектного обследования, какую работу и результат мы готовы предложить Заказчикам. Пришло время принять решение: вы готовы на ППО или еще остались сомнения?
Некоторые Заказчики пренебрегают ППО, считая это неважным этапом, лишней тратой средств и времени. На основании опыта ведения проектов мы сформировали ТОП вопросов от Заказчиков:
Выгода от ППО для Заказчика
Удачных Вам проектов!
Статью подготовила Младший консультант по внедрению 1С компании «ИнфоСофт» Боровикова Арина.