что такое повестка совещания в docsvision
Приложение Управление совещаниями позволяет организовывать и фиксировать результаты совещаний и различных встреч: деловое совещание, планерка, собрание и т.д. Приложение доступно пользователям Docsvision 5 и ориентировано в первую очередь на регламентацию и упрощение процессов подготовки, проведения и исполнения решений совещаний. Для этого оно снабжено такими функциями, как: рассылка уведомлений участникам совещания, автоматическое формирование и рассылка файла повестки, протокола и отчета по результатам совещания, согласование протокола совещания, рассылка заданий с возможностью контроля исполнения.
Кроме обеспечения полного жизненного цикла совещания от планирования до завершения исполнения всех решений, Управление совещаниями 5 дает возможность оценить и повысить эффективность проводимых совещаний за счет отчетов, включающих как общие статистические показатели по проведенным совещаниям, так и детальные данные по посещаемости совещаний и исполнению решений.
Ускорить процесс подготовки и фиксации результатов совещаний помогают функции автоматической рассылки приглашений на совещания, автоматической генерации заданий по решениям совещаний, генерации файлов повестки, протокола и отчета. Данные файлы генерируются по настраиваемым шаблонам, что дает дополнительную возможность настройки представления конечной информации.
Основные возможности
К основным возможностям приложения Управление совещаниями 5 относятся:
Возможности по гибкой настройке
Приложение обладает следующими возможностями по настройке:
Деловое совещание на основе СЭД Docsvision
Собрания, совещания, планерки, встречи, конференц-коллы. Все организации сталкиваются с необходимостью коллективного обсуждения вопросов, возникающих в процессе работы, принятие в итоге решений и контроль их исполнения. Цель проведения совещаний может различаться. Информационное совещание организуетсядля информирования сотрудников, доведения до них каких-то распоряжений и заданий. Такие встречи не подразумевают обсуждения и ставят сотрудников перед фактами. Бывают регулярные совещания (планерки), цель которых — обсудить текущие дела, проконтролировать выполнение регулярных и постоянных задач. Однако чаще всего совещания проводятся для решения вопросов и задач, для которых не существует заранее заготовленного алгоритма действий. На таких оперативных совещаниях и проходит коллективная разработка плана действий, распределение зон ответственности и заданий, которые должны быть выполнены в рамках созданного плана.
Деловое совещание — центральный момент организации коллективной работы
Планерки еще могут иметь разработанный регламент или понятную устоявшуюся структуру, которые позволят организовать протоколирование решений и контроль их выполнения. Обычно контроль исполнения происходит на следующей регулярной планерке. Проконтролировать выполнение задач, возникающих в процессе оперативных деловых совещаний, которые могут и не повторяться, гораздо труднее.
Использование системы электронного документооборота позволяет упростить и автоматизировать все этапы подготовки и проведения делового совещания. Система управляет всем процессом организации, в котором создается деловое совещание, определяются его участники и повестка, то есть поддерживает все функции организации совещания.
Контроль выполнения заданий по итогам делового совещания
Безусловно, самым важным является фиксация решений (протоколирование) и контроль выполнения заданий по итогам совещания и для этого приложение «Управление совещаниями» подходит как нельзя лучше. После проведения совещания, рассылки и согласования протокола всем участникам встречи, в системе могут быть сразу созданы задания, в которых будут указаны ответственные исполнители, сроки выполнения работ. Зачастую задания могут быть сложными и требовать участия большого количества сотрудников, поэтому основным преимуществом использования СЭД в таком случае является наглядность и прозрачность. Сотрудник, ответственный за выполнение решения делового совещания видит все дерево заданий: цепочку исполнителей, задания совещания и подчиненные задания, созданные в процессе исполнения, может контролировать сроки. Полная картина хода работы позволяет выявить узкие места по мере их появления, а это значит, что руководитель всегда может вмешаться в ситуацию и скорректировать ее.
Управление совещаниями
Система управления совещаниями на Docsvision помогает компаниям организовать совещание согласно внутренним регламентам и регулировать исполнение решений, принятых в ходе совещания. Система может быть использована для классического проведения совещаний, совещаний в рамках проектов. Подходит для территориально-распределенных компаний.
Выдача поручений после совещания
Закажите демонстрацию
Специалисты отдела развития бизнеса порекомендуют решение и назначат время.
Управляйте процессом на каждом этапе
Организация совещаний
Определите тему совещания, рассматриваемые вопросы и докладчиков. Предварительно согласуйте повестку, через систему вышлите материалы всем участникам. Система позволяет пригласить участников из других компаний. Можно сохранить мероприятие как шаблон.
Выработка решений
Протокол совещания формируется из повестки. По каждому вопросу выдайте поручение. Укажите срок, периодичность. Согласуйте протокол и каждое решение с исполнителем. Включите в протокол неисполненные решения из предыдущих совещаний.
Исполнение поручений
Исполнители видят поручение и контролируют сроки в личной папке. Система автоматически переносит результаты в протокол, сопоставляет плановую и фактическую трудоемкость. Возможна работа с заданиями через почту Outlook.
Контроль исполнения
В любой момент контролируйте, как ведется работа по поручению в Дереве задач. Исключите внезапное обнаружение невыполненных поручений: система покажет, какие задачи выполнены, по каким сотрудники отстают по срокам. Система информирует руководителя уведомлениями, цветовыми метками, письмом, показывает задания в специальных папках «Близится срок» и «Просроченные».
Анализ совещаний
Создайте электронную базу совещаний (участники, повестка дня, поручения, прикрепленные материалы, протоколы). Используйте Базу знаний для анализа вопросов и принятых решений. Анализируйте: продолжительность совещаний, время, затраченное на решение вопросов, “стоимость” совещания, исполнительскую дисциплину.
Отчёты и поиск
Система снабжена индивидуальными учётами трудоёмкости и отчётами. Все отчёты, таблицы-исполнения экспортируются в файл Microsoft Office. Моментальный поиск по вопросам, повесткам, протоколам: любую задачу можно найти по нужным вам параметрам.
Все функции решения
Определение типа совещания, целей.
Резервирование переговорной комнаты.
Приглашение участников со стороны 3-х лиц.
Печатная форма повестки.
Формирование протокола из повестки.
Сквозное управление совещаниями.
Согласование решений и протокола.
Отправка протокола на исполнение.
Контроль исполнения поручений.
Гибкая работа с файлами внутри поручения.
Индивидуальный учет трудоёмкости.
Работа через почту.
Экспорт и импорт данных.
База знаний по совещаниям.
Закажите демонстрацию
Специалисты отдела развития бизнеса порекомендуют решение и назначат время.
ООО «Иркутская нефтяная компания»
ООО «Иркутская нефтяная компания»
Учитывая интенсивный рост компании, оценка внедрения модуля «Управление совещаниями» положительная. Основной достигнутый эффект — своевременное предоставление информации сотрудниками о выполнении поручений, выданных по результатам рабочих совещаний. Систему можно рекомендовать крупным компаниям, где регулярно проводятся совещания, по итогам которых руководство выдаёт большое количество поручений.
ООО «Газпромдобыча Иркутск»
ООО «Газпромдобыча Иркутск»
Система по управлению совещаниями помогает компании «Газпромдобыча Иркутск» готовиться к рабочим встречам: формировать повестку, собирать материалы, приглашать участников. Во время совещания секретарь фиксирует принятые решения в протоколе и направляет его на согласование. Электронное согласование протокола позволяет оперативно подвести итог совещания и выдать поручения. Благодаря быстрой подготовке протокола у сотрудников остаётся больше времени на исполнение поручений.
Подготовка совещаний
Для продуктивной работы любой фирме очень важно устраивать коллективные обсуждения той или иной проблемы. Именно поэтому руководители компаний и отделов любят организовывать совещания. Самое главное, чтобы такие сборы сотрудников проходили как можно эффективнее и не превращались в бессмысленную полемику. Для избегания возможных ошибок, стоит как можно ответственнее подойти к подготовке совещания. Конечно, подготовка к совещанию может отнимать много сил и времени. Но точно спланированное собрание – это залог получения успешного результата. Подготовка совещаний включает в себя несколько важных аспектов.
Основная проблематика при подготовке совещаний
В первую очередь при подготовке совещания, определите основную проблематику встречи, четко сформулируйте результат, который вы хотите видеть по итогу собрания. Может быть, нужно провести небольшие встречи внутри подразделений, ответственных за выполнение какой-то части задания, над которым вы работаете. Они сэкономят время итоговой встречи, сбалансируют количество участников, дадут конкретные ответы, которые помогут при обсуждении основной задачи.
Также при подготовке совещания обратите внимание на количество вопросов, которые вы хотите обсудить. Если они слишком разнородны, то те сотрудники, в чью компетенцию не входят какие-либо из пунктов повестки, будут пассивными слушателями. Вряд ли они будут заинтересованы вникать в проблему. Насколько эффективной может быть такая встреча?
К тому же, пытаясь охватить все вопросы сразу, вы рискуете растянуть совещание, превысить лимиты времени, или скомкать наиболее важные его аспекты.
Если при подготовке совещания вы четко сформулировали тематику, будет нетрудно определить круг заинтересованных участников. Кто как не они может точно и исчерпывающе ответить на ваши вопросы? В совещании должны принимать участие сотрудники, которые действительно вовлечены в рамки конкретного процесса. При подготовке совещаний помните, что сотрудники, не задействованные в процессе, зря потеряют время, неприглашенные сотрудники, ответственные за дальнейшее выполнение, могут упустить важные моменты, озвученные на встрече.
В процессе подготовки совещания необходимо тезисно выделить основные мысли, которые Вы хотите донести до участников собрания. Для разъяснения особо трудных для понимания задач часто используются вспомогательные материалы. Например, при подготовке к совещанию Вы можете создать небольшую презентацию в Power Point или распечатать графики и таблицы с важной информацией. Не бойтесь требовать того же и от других участников при подготовке к совещанию.
Различные электронные программы позволяют упростить подготовку к совещанию!
Подготовка совещаний и Docsvision
За счет хорошо продуманного графика встреч и современных технических решений подготовка совещаний может стать легче. С помощью современных СЭД, легко правильно организовывать и планировать совещания, своевременно рассылать уведомления, оповещения и задания и их дальнейший контроль исполнения. Имея карту задач, которые были назначены по итогам встречи, вам будет проще планировать дальнейшие совещания по конкретному вопросу: обсуждать промежуточные результаты или двигаться к достижению новых целей.
Подготовка совещаний – это ответственный труд, приносящий свои плоды. Такие СЭД, как Docsvision, способствует экономии Вашего времени!
Выпущено приложение для Docsvision 5 «Управление совещаниями»
«ДоксВижн» объявляет о начале продаж нового приложения для Docsvision 5 «Управление совещаниями». Приложение вышло одновременно с релизом расширенной редакции платформы Docsvision 5.
Приложение «Управление совещаниями» позволяет организовывать совещания, фиксировать результаты и вести контроль исполнения решений совещаний. Приложение ориентировано в первую очередь на регламентацию и упрощение процессов подготовки, проведения и исполнения решений совещаний. Для этого оно снабжено такими функциями, как рассылка уведомлений участникам совещания, формирование и рассылка файла повестки, протокола и отчета по результатам совещания, согласование протокола совещания, рассылка заданий с возможностью контроля исполнения. Кроме обеспечения полного жизненного цикла совещания от планирования до завершения исполнения всех решений, «Управление совещаниями» дает возможность оценить и повысить эффективность проводимых совещаний за счет отчетов, включающих как общие статистические показатели по проведенным совещаниям, так и детальные данные по посещаемости совещаний и исполнению решений. Ускорить процесс подготовки и фиксации результатов совещаний помогают функции автоматической рассылки приглашений на совещания, автоматической генерации заданий по решениям совещаний, генерации файлов повестки, протокола и отчета. Данные файлы генерируются по настраиваемым шаблонам, что дает дополнительную возможность настройки представления конечной информации. Внедрение приложения может осуществляться на особых условиях с бесплатными доработками в рамках программы Early Adoption. Дополнительная информация о приложении доступна в разделе «Управление совещаниями». Презентацию о приложении можно посмотреть на Slideshare или Facebook.