что такое письменная коммуникация

Понятие письменной коммуникации в современном мире.

Понятие письменной коммуникации в современном мире. Татаркина Е.А.

Письменная речь – это вид речевой деятельности, который имеет целью передачу информации в письменной форме в соответствии с ситуацией общения. В последнее время вопрос формирования коммуникативной компетенции в письменной речи при обучении иностранному языку стал очень актуальным. Актуальность заключается в том, что языковые умения и навыки формируются только в речи и никакого другого пути овладения языком на современном этапе не существует. В устной речи реализуется меньшая часть потенциала языка. Значит, большая часть потенциала языка заключена в письменной речи. Вряд ли кто-нибудь станет оспаривать тот факт, что письменная коммуникация в современном мире чрезвычайно велика. Как и говорение, письмо является продуктивным видом деятельности, но еще более осложненным целым рядом обстоятельств, связанных с условиями письменной формы общения.

Целью обучения письменной речи является формирование у учащихся письменной коммуникативной компетенции, которая включает в себя владение письменными знаками, содержанием и формой письменного произведения речи.

Письмо тесно связано с чтением. В их основе лежит одна и та же графическая система языка.

Письмо имеет большое значение и влияет на то, как мы думаем и учимся, а так же на наше индивидуальное развитие и на наши отношения с другими людьми. Можно выделить 5 причин необходимости обучения данному виду деятельности:

Письмо содействует нашему обучению. Оно помогает нам отбирать, сортировать, информацию и выделять главное, конкретизировать. Письмо помогает запомнить нам то, что мы учим.

Письмо обеспечивает успех, так как учит нас думать и учиться.

Письмо способствует личностному развитию. Через письмо мы учимся размышлять, глубже отражать наш личный опыт.

Письмо является средством связи с миром.

Цель обучения письму в данном случае научить учащихся писать те же тексты, которые любой образованный человек может писать на своем родном языке. Это может быть:

написание различного рода писем и ответов на них, включая как официальные, так и личные

составление резюме, биографий, автобиографий

написание различных заявлений

написание сочинений, эссе

написание поздравительных открыток

написание записок и т. д.

Если говорить об этапах обучения, то следует рассмотреть следующие:

Обучение различным формам записи (запись основных идей, ключевых предложений, составление плана, выписывание опорных слов, расширение или сокращение текстов, составление тезисов);

Обучение написанию различных письменных текстов (написание резюме, писем различного характера и назначения, заполнение бланков, написание статей, рецензий на книги, фильмы или выставки, написание различных рассказов по картинке, о событиях из личной жизни, написание инструкций, репортажей и др.

И, в третьих, владение письменной речью на иностранном языке, дает ребенку неоспоримое преимущество в дальнейшей «взрослой» жизни. Наверняка, путешествуя, ему придется сталкиваться с заполнением различных бланков, заявлений, иммиграционных карт. Работая, ему будет необходимо вести деловую переписку на иностранном языке. И чем раньше ребенок овладеет навыком письменной речи, тем проще ему будет в будущем.

Таким образом, изучение письменной речи на иностранном языке нельзя переоценить, ведь смело можно говорить: «Когда я учусь писать, я учусь говорить». Письменная речь позволяет нам отточить мастерство устной речи и получить полный арсенал коммуникативных навыков для эффективного использования иностранного языка в дальнейшей профессиональной и частной жизни.

Источник

Тема 13. ПИСЬМЕННЫЕ КОММУНИКАЦИИ

Письменные коммуникации являются разновидностью личных коммуникаций. Их особенность – дистанцирование в пространстве от партнера.

Исходя из этого письменные коммуникации имеют определенные особенности. Основная из них – необходимость передачи достаточно больших объемов информации в тексте письма.

Деловая переписка между партнерами несет информацию не только в тексте, но и «между строк». Важно не только, что написано, но и как это сделано. По тому, как составлено и оформлено письмо, реципиент делает вывод о культуре делопроизводства, об уровне культуры управления организацией.

Для эффективного ведения деловой переписки необходимо знать и уметь применять нормы служебной переписки, правила создания, оформления и организации работы с документами.

По сути, любой документ, созданный в организации является элементом ее имиджа.

Элементы архитектоники письма:

· наименование организации адресата,

· текст письма (включая обращение),

ПРАВИЛА ПИСЬМЕННЫХ КОММУНИКАЦИЙ

При написании текста необходимо передавать позицию «Вы», что означает необходимость сосредоточиться на нуждах и интересах вашего адресата, а не на своих собственных.

4. Энергичность, активность.

5. Цельность, т.е. в деловой корреспонденции каждое предложение должно содержать только одну мысль, текст должен быть связанным и подчиненным определенной цели. Желательно избегать в одном письме решения нескольких вопросов.

7. Ясность, что выражается в выборе слов, структуры предложения и абзаца, а также общую организацию сообщения.

8. Краткость, т.е. следует избегать многословных выражений, избитых фраз, ненужных повторений и абстрактных слов.

10. Использование элементов унификации

Деловая переписка в управленческой деятельности большую роль играет, постоянно завоевывая новые сферы в деловом мире она становится всеобъемлющей отраслью деловой коммуникации. Это связано с техническим прогрессом, увеличением количества контактов между деловыми партнерами, в том числе и удаленных пространственно.

Деловая письменная коммуникация занимает особое место в сегодняшней социокультуре и обладает своим функциональным стилем. Коммуниканты отбирают и организуют необходимые языковые средства для успешной деловой коммуникации.

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

ПИСЬМА С ПОЛОЖИТЕЛЬНЫМИ СООБЩЕНИЯМИ.

К письмам с хорошими новостями относятся все сообщения, в которых отправитель исполняет желание другой стороны. Среди наиболее часто встречающихся типов писем с хорошими новостями — те, в которых пишущий положительно разрешает возникшую ситуацию, удовлетворяет запрос, продлевает кредит, подтверждает получение заказа. Реакция получателя на такое письмо обычно бывает положительной.

Структура письма с положительным сообщением:

ПИСЬМА С НЕЙТРАЛЬНЫМИ СООБЩЕНИЯМИ.

Нейтральное письмо, как правило, встречает осторожный интерес со стороны реципиента. Это могут быть заявки на услуги, информационный бюллетень, коммерческая переписка.

Как и письма с хорошими новостями, нейтральные письма должны быть прямыми.

Структура нейтрального письма

ПИСЬМА С ПЛОХИМИ НОВОСТЯМИ И ОТКАЗЫ.

Письма с плохими новостями не вызывают положительной реакции, поэтому их пишут, как правило, пишут в уклончивой или индуктивной манере — от второстепенного к главному. Такая последовательность изложения делает сообщения такого типа более приемлемыми для реципиента, поскольку позволяет коммуникатору привести аргументы прежде, чем сообщить о принятом решении. В идеале реципиент может согласиться с тем, что решение является обоснованным. Если текст письма составлен не тактично, может возникнуть угроза взаимоотношениям коммуникантов.

Структура письма с плохими новостями:

Главная задача таких писем — объяснить причину отказа так, чтобы претендент не утратил веры в будущий успех.

УБЕЖДАЮЩИЕ ПИСЬМА (ПИСЬМА-ПРЕДЛОЖЕНИЯ И РЕКЛАМНО-ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПИСЬМА).

Убеждающее письмо — это письмо, которое пытается изменить в определенном направлении образ мыслей и действий других людей.

В наиболее ярко выраженной форме попытка убеждения присутствует в письмах-предложениях и рекламно-информационных письмах.

Предложение — это попытка убедить кого-либо в том, что именно Вы обладаете необходимой квалификацией для удовлетворения его потребности в обмен на вознаграждение. Предложение, как правило, делается в письменном виде, причем вид и размеры этого документа могут быть разнообразными.

Предложения могут различаться по степени формализованности, так же как и по содержанию планов, включенных в них.

В отличие от рекламно-информационных писем, написание которых всегда инициируется рекламодателем, письма-предложения могут быть сделаны как по собственной инициативе (инициативные предложения), так и по запросу (пишутся в ответ на какой-либо запрос).

Написание инициативных предложений инициируется предлагающим; никаких предварительных действий со стороны предполагаемого получателя предложения при этом не предусматривается.

Запрос на предложение может исходить из разнообразных источников. Иногда запрос представляет собой лишь незначительный комментарий или слова поддержки. Зачастую изменения происходят как результат предложений, сделанных по запросу. Могут заключаться контракты, могут распределяться фонды, может предприниматься любое из тысяч возможных действий. Предложения играют ведущую роль в обеспечении функционирования коммерческих организаций любых размеров.

В предложении, являющемся ответом на запрос, обычно можно выделить следующие элементы:

Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет

Источник

Вопрос 1. понятие письменный коммуникаций.

Вопрос 1. понятие письменный коммуникаций.

· Пути сообщения транспорта, связи, сети подземного и наземного коммунального хозяйства.

· Передача информации в процессе деятельности человека.

В век электронных чудес, в котором мы живем, выражения «деловое письмо», «служебная записка», «должностная инструкция», на первый взгляд, могут показаться несколько устаревшими. Широкое внедрение мобильной телефонной и факсимильной связи, доступность электронной почты действительно снизили потребности в письменных документах. Тем не менее, имея в своем распоряжении эти альтернативы, мы продолжаем посылать сотни миллионов писем в год, фиксировать на бумаге свои договоренности с партнерами, вести внутрифирменное делопроизводство и т.д. Значит, все-таки письменные коммуникации сегодня также важны как двадцать, тридцать и даже сорок лет назад. Они хранят записи сообщений, формулируют условия деловых взаимоотношений, организуют, информируют, служат напоминанием и побуждают к конкретным действиям. Более того, грамотно составленные письменные сообщения создают наиболее благоприятные впечатления о тех компаниях и организациях, которые их рассылают. Такое благоприятное впечатление может в дальнейшем послужить прекрасным залогом коммерческого успеха Вашего бизнеса.

Когда рекомендуется прибегать к письменным коммуникациям?

К письменным коммуникациям обычно прибегают при необходимости:

· Сохранить запись сообщения;

· Обеспечить письменное основание для обсуждения или доказательства;

· Прояснить сложный вопрос;

· Передать важную или официальную информацию

· Отправить одно и то же сообщение нескольким людям.

Вопрос 2. Виды обмена информацией. Преимущества и недостатки письменных коммуникаций.

Обмен информацией осуществляется через:

¥ через устное слово,

¥ с опорой на диаграммы, схемы и таблицы,

¥ с помощью языков мимики и жестов,

¥ с помощью прикосновений.

Преимущество письменных коммуникаций:

ü Обеспечивают постоянный информационный след, фиксируя информацию, на которую можно сослаться впоследствии.

ü Одно и то же сообщение можно отправить одновременно нескольким адресатам. Адресат – тот, куму направляется, адресант – тот, кто отправляет. Если нескольким отправляет – это циркулярная рассылка (циркуляр).

ü Письменные сообщения играют первостепенную роль в передаче официальной информации. 2 февраля того года были внесены изменения в 2006 года. Это официальное опубликование на официальном сайте.

ü Письменные сообщения могут служить средством передачи конфиденциальной информации. Сложнее дело с секретной информацией: на ней гриф, определенные люди, которые могут иметь к ней доступ. Для ее передачи есть фельдегерская служба.

ü Позволяют четко согласовать и определить договорные обязательства и служат средством для поддержания деловых и служебных отношений[1].

Недостатки письменных сообщений:

Ø Затраты времени и средств на подготовку сообщений.

Ø Задержка во времени между отправкой и получением документа.

Ø Легко можно обидеть, неправильно или неясно изложить мысль, а значит необходимо адаптировать информацию на адресата.

Вопрос 4. Функции и виды письменных сообщений.

Функции – основные направления деятельности.

Функции:

¹ Документальное фиксирование информации. Расследование уголовных дел. Протокол осмотра места происшествия.

¹ Отбор и представление информации.

¹ Передача информации на расстоянии. Различные каналы используются.

¹ Накопление и хранение информации, которая может выступать в трех видах:

ª Планирования. В основном касается ведения сложных, трудоемких, громких день. «Простынь».

Виды сообщений:

† НПА. Речь о приказах нормативного характера.

† Организационно-распорядительные документы. В основном здесь приказы, распоряжения, должностные инструкции, протоколы, докладные записки.

Вопрос 7. Требования, предъявляемые к деловому стилю. Средства регулирования документопотоков.

Основные требования к деловому стилю:

Унификация формы.

Стандартизация изложения и нейтральный тон изложения материала.

Точность.

Определенность.

Однозначность.

Лаконичность.

Единообразие формулировок.

Краткость изложения текста. Для делового письма стандарт – страница машинописного текста. С соблюдением машинописных параметров – 1,5 – 2 страницы.

Устойчивость и использование устойчивых шаблонных словосочетаний. Например, «проверкой установлено, что», «сообщаем Вам, что», и т.д. Варианты ссылок в курсовой. «В соответствии с …», «согласно п.». цифровое обозначение: 14.02.2013. цифро-буквенное: 14 февраля 2013 г.

Преобладание в деловой переписке простых распространенных предложений.

В деловых письмах должны быть сочетаемость слов. Допустим, «вносить предложения», а не «давать предложения», «предоставить кредит», а не «выдать кредит», «вступать в силу», а не «входить в силу».

Правильное употребление специальных терминов и сокращенных слов. Либо это должны быть общеупотребимые сокращение, либо оговорка (далее …). Не допускается употребление архаизмов, например, «сего года», «при сем направляем», а также неологизмы, например, «конструктора».

Вопрос 17. Требования к форме делового письма.

Решаются следующие задачи:

¥ Обеспечивается юридическая сила документа,

¥ обеспечивается качественное его исполнение и оперативный поиск.

¥ Возможность обработки с помощью средств вычислительной техники.

¥ Создание и фиксация данного документа как исторического источника информации.

ª К содержанию документов:

§ Точность, ясность, логичность изложения

§ Соблюдение закона 3 «К»: короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы.

§ Соблюдение кис принципа. Коротко, ясно, доступно.

§ Грамотность и корректность

§ Тон изложения – нейтральный

§ Требования логики, ясных мыслей

§ Максимальная доступность текста для понимания: удобочитаемость текста. Есть индексы, в данном случае индекс туманности Ганнинга (американский ученый). В тексте исследуется общее количество слов, количество законченных мыслей, средняя длина предложения, процент сложных слов. Удобочитаемость текста тем выше, чем ниже индекс туманности.
Как оформить бланк делового письма?
Оформление деловых писем должно соответствовать общим требованиям унификации и стандартизации. В отечественной практике документационного обеспечения управления оформление писем должно соответствовать ГОСТ Р6.30-97. Согласно требованиям ГОСТ официальная переписка компании ведется с использованием специальных бланков для писем.
Бланк письма (горизонтальный или угловой) должен содержать следующие реквизиты:

· Эмблему (логотип) организации

· Наименование организации — автора документа

· Регистрационный номер документа

· Ссылку на номер и дату входящего документа

Наличие указанных реквизитов должно облегчить операции по регистрации и обработке письма в компании-получателе.
Как правильно указать регистрационный номер письма?
Вне зависимости от тематики и содержания, письма, отправляемые из Вашей организации, делятся на две группы: инициативные и ответные.
Если Вы пишите инициативное письмо (просьбу, запрос, предложение, претензию), для удобства присвойте своему письму исходящий номер. И не забудьте дату. Предпочтителен вариант размещения исходящего номера и даты на одной строке в левом верхнем углу письма под «шапкой» бланка, например:
21.05.02 № 01-07/111
Если же Вы пишите письмо-ответ, в нем помимо исходящего номера необходимо дать ссылку на дату и номер инициативного документа, на который Вы отвечаете. Ссылочную дату и номер перепишите из инициативного письма. Например:
27.06.02 № 01-07/113
на № 03-21/135 от 03.06.02.
Какую еще информацию со стороны отправителя помимо реквизитов должно содержать письмо?
Помимо реквизитов компании-отправителя, составитель письма должен указать:

· Должность, фамилию и инициалы подписывающего (в конце письма под подписью)

· Фамилию, инициалы и номер телефона составителя (если составитель не подписывает письмо)

· Перечень приложений (если есть)

Например, конец письма может выглядеть так:
С уважением,
В.И. Петров
Генеральный директор
Исп. Н.М. Михайлова
тел.(095) 232-5566
Приложение: бланк заказа на 2л. в 1экз.
Какие реквизиты получателя должны быть указаны в письме?
Реквизиты адресата максимально могут состоять из следующих частей:

· Наименование организации (в именительном падеже)

· Наименование структурного подразделения (в именительном падеже)

· Должность получателя (в дательном падеже)

· Фамилия и инициалы получателя (в дательном падеже)

· Почтовый адрес и индекс

Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки. Знаки препинания между строками не ставятся. В зависимости от формы бланка письма (горизонтальной или угловой) реквизиты адресата размещаются в левом или правом верхнем углу письма. Например:
Главному редактору
Журнала «Свободная мысль»
Ефимову Н.В.
125468, Москва
Ленинградский просп., 49
В ответах на обращения частных лиц сначала указывается почтовый адрес, а уже затем — фамилия и инициалы получателя.
Какие реквизиты получателя должны быть указаны в письме?
Представьте, что Вы сами получили по почте деловое или рекламное письмо. На что Вы сами обычно обращаете внимание? Прежде, чем прочесть хотя бы слово, замечаете качество и форму конверта. Затем смотрите на название компании-отправителя и его адрес. После этого сверяете название и адрес Вашей собственной компании-получателя и смотрите, кому персонально адресовано письмо. Вся эта информация и должна быть на Вашем конверте. Реквизиты получателя обычно располагаются в верхней части конверта, а отправителя — в нижней.
Многие компании используют конверты с окошками для адреса. Если письмо сложить, этот адрес будет виден в окошке.
При использовании обычного конверта необходимо помнить, что адрес получателя на конверте должен точно соответствовать адресу в письме.
На что еще обратить внимание при оформлении письма?

Важную роль в оформлении письма будет играть выбранная Вами бумага. Стоит уделить внимание тому, какой тип бумаги больше всего соответствует целям и стилю Вашего письма. Обычные деловые письма отпечатываются на простой белой бумаге нормальной плотности. Письма-приглашения и поздравления печатаются на плотной или тисненой бумаге. Рекламные письма могут быть напечатаны на цветной бумаге или бумаге со специальным покрытием.

Вопрос 18. Реквизиты делового письма.

· ГОСТ 2003 года – 30 реквизитов, которые там написаны. Реально, 31 реквизит, в ГОСТе не указано грифов секретности.

Вопрос 19.

Основные требования к текстам документов. Особенности расположения реквизитов углового и продольного бланков делового письма.

Основные особенности оформления текста письма состоят в следующем.
* Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
* Письма печатаются на стандартных листах или бланках формата А4 или А5; при оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
* Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу. », «направляю. ». В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
* Если к тексту письма предусмотрено приложение, то оно указывается ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. в 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обозначением количества экземпляров и листов.

Вопрос 20. Согласование документа. Правила оформления.

Гриф согласования— реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. 1

Гриф согласования(реквизит 23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. 2

коммерческий директор
ЗАО «Термика»
Личная подпись Е.Н. Ярославцева

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом: 3

Письмо ЗАО «Термика»
от 06.04.2009 № 430

Протокол общего собрания
акционеров ЗАО «Термика»

Рис. 1.
Пример оформления реквизита «Гриф согласования документа»

Схема расположения реквизита «Гриф согласования документа» приведена на рисунке 2.

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается. 4

Лист согласования может оформляться следующим образом: 5