что такое отпускной лист
Форма Т-60. Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику
Форма Т-60 является стандартной и на официальном языке называется запиской-расчетом о предоставлении отпуска работнику. Заполняется записка-расчет Т-60 непосредственно перед тем, как предоставить сотруднику организации очередной оплачиваемый отпуск. В этот документ входят все необходимые сведения, используемые для расчета отпускных и именно на основании него работник получает перед отпуском полагающиеся ему по закону отпускные средства.
Внимание! Выдавать отпускные сотруднику необходимо не менее чем за три дня до начала отпуска. При нарушении этого условия, работник организации имеет законное право отказаться от ухода в отпуск. Кроме того, это может повлечь за собой административное наказание со стороны контролирующих органов и штрафы.
Скачать образец и бланк записки-расчёта о предоставлении отпуска по форме Т-60
Кто заполняет записку-расчет Т-60
Форма Т-60 содержит два больших раздела. Первый включает в себя персонифицированную информацию о работнике и заполняется специалистом кадровой службы. Второй раздел является основным и содержит сведения о полагающихся сотруднику отпускных начислениях. Оформляет его бухгалтер предприятия.
Документы, служащие основанием для составления записки-расчета
В качестве документального обоснования для составления записки расчета служат график отпусков, заблаговременно составленный в организации, приказ руководства компании о предоставлении планового отпуска тому или иному сотруднику, платежная ведомость и РКО.
Перед тем, как отправить работника в плановый отпуск, кадровый специалист предприятия должен направить ему уведомление об отпуске, но не позже, чем за две недели до его начала.
В свою очередь будущий отпускник должен в обязательном порядке поставить под ним свою подпись, которая будет свидетельствовать о том, что он согласен с периодом и условиями ежегодного планового оплачиваемого отпуска.
Заполнение лицевой стороны Т-60
Заполнение оборотной стороны формы Т-60
Этот раздел в записке-расчёте по форме Т-60 является основным и включает в себя все сведения, касающиеся причитающихся сотруднику отпускных за расчетный период.
За основу берется информация о доходах за последние 12 месяцев работы на предприятии. Напротив каждого указанного месяца пишется сумма, начисленная сотруднику за этот период. Затем вписывается общее количество дней, за которые рассчитывается отпуск и вычисляется среднедневной размер заработной платы. Посмотреть расчёт отпускных с примерами.
Таблица «Начислено» включает в себя все расчетные начисления отпускнику. В столбец под номером 8 (сумма за отпуск) нужно вписать результат умножения среднедневного заработка на количество планируемых отпускных дней.
При каких-то дополнительных начислениях, полагающихся сотруднику их также нужно внести в соответствующие столбцы документа. В 15 столбец вносится общая сумма, из которой потом нужно вычесть размер удержанного подоходного налога и вписать получившийся итог в 23 столбец данного расчета.
Получившаяся в результате сумма и будет той, которую необходимо выдать на руки работнику в качестве отпускных. Эту цифру нужно внести в документ как в числовом выражении, так и обязательно прописью. Бухгалтер, производивший расчеты должен поставить внизу листа свою подпись с расшифровкой.
Таким образом, записка-расчет по форме Т-60 является внутренним документом организации и подлежит обязательному бухгалтерскому учету, заполнение ее в полной мере должно отражать все сведения, касающиеся работника, в том числе его личные данные, а также выплаты, произведенные ему в отчетном периоде. На основе этой информации делается подробный расчет отпускных, которые получит сотрудник при уходе в отпуск.
Работник уходит в отпуск: оформляем расчет отпускных
Отпуск — приятное во всех отношениях событие, но только не для работников бухгалтерии в сезон отпусков. В крупной компании рассчитывать отпускные приходится регулярно. Рассмотрим, как это происходит, на примере.
В ООО «Бригантина» для оформления кадровых и бухгалтерских документов используют автоматизированную программу, и при расчете очередных основных и (или) дополнительных отпусков эта система формирует унифицированную форму Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» — именно она служит первичным документом в данной ситуации.
Как исправить ошибку, допущенную в первичном документе, смотрите в этом материале .
«Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» унифицированной формы Т-60 утверждена постановлением Госкомитета по статистике от 05.01.2004 № 1. Скачать бланк формы Т-60 можно на нашем сайте:
ВАЖНО! Трудовым кодексом регламентирован порядок предоставления основных (ст. 114, 115) и дополнительных (ст. 116–119) отпусков, а также описаны особенности их предоставления (ст. 120–128).
Работник ООО «Бригантина» инженер Тарасов П. Г. с 25 мая уходит в отпуск на 28 календарных дней. Как бухгалтер заполнил справку-расчет Т-60, рассмотрим далее.
Заполняем форму Т-60 и выплачиваем отпускные
Унифицированная форма Т-60 по сотруднику Тарасову П. Г. заполняется с учетом:
Расчет среднего дневного заработка и суммы отпускных применяемая компанией система произвела в автоматическом режиме.
А вам это помогут сделать рекомендации и расчетные примеры от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
Посмотреть и скачать заполненный образец можно на нашем сайте по ссылке ниже:
ВАЖНО! Рассчитанную сумму отпускных нужно выдать не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). При этом сам день выплаты в этот срок не входит.
Отпускные Тарасову П. Г. были выплачены 21 мая, как и требуется по ТК РФ. Для этого бухгалтер оформил платежную ведомость унифицированной формы Т-53.
Итоги
Расчет отпуска — серьезная процедура, от правильности проведения которой зависит сумма отпускных, а значит, и настроение отпускника. Для этого удобно использовать форму Т-60, образец заполнения которой можно скачать на нашем сайте.
Посмотреть, как оформляется отпуск в других ситуациях, можно в статьях:
Алгоритм предоставления отпуска: приказ, записка-расчет, отметки в табеле
Рано или поздно любой бизнес сталкивается с процедурой предоставления отпусков. Для этого нужно правильно оформить приказ, вовремя уведомить сотрудника о начале отпуска, заполнить записку-расчет и правильно рассчитать отпускные.
Если работник идет в отпуск по графику, то заявление на отпуск ему писать не нужно. Задача работодателя — только уведомить его о начале отпуска за две недели.
Если сотрудник согласовал с работодателем перенос отпуска, то есть уходит отдыхать вне графика, то тогда ему нужно написать заявление. Работодателю при этом важно не забыть внести изменения в график отпусков. Как это сделать?
Если о переносе получается договориться с руководителем, работодатель готовит приказ о переносе отпуска и вносит соответствующие изменения в график отпусков.
Приказ можно составить в свободной форме. При этом важно отразить в нем причину переноса и внесения изменений в график отпусков, а также поручение перенести даты отпуска и внести изменения в график. Приказ подписывается руководителем компании и сотрудником.
В целом предоставление отпуска включает несколько шагов.
1. Уведомление работника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска
Согласно ст. 123 ТК РФ у работодателя есть обязанность — известить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели.
В Письме Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1 отмечается, что работодатель должен довести до сведения всех работников утвержденный график отпусков. Но помимо этого он еще должен напомнить каждому работнику о времени начала его отпуска. Причем извещать нужно не только тех, кто уходит в очередной отпуск по графику, но и сотрудников, которые решили взять дополнительный отдых. Это можно сделать с помощью уведомления, оно составляется в свободной форме.
В другом Письме от 22.03.2012 № 428-6-1 Роструд говорит о том, что формы и способы выполнения требования об извещении сотрудников о начале отпуска работодатель вправе определять самостоятельно. При этом ведомство предлагает такие формы:
2. Оформление приказа о предоставлении отпуска и составление записки-расчета
Для предоставления отпуска нужно выпустить приказ (распоряжение). Как правило, работодатели используют для этого форму № Т-6 (если в отпуск отправляется один работник). Также есть списочная форма – № Т-6А.
В приказе указываются: ФИО работника, структурное подразделение, к которому он относится, его должность, даты отпуска и другая информация.
Записка-расчет о предоставлении отпуска необходима для расчета зарплаты и других выплат, причитающихся работнику при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска. Она заполняется по форме № Т-60.
3. Расчет и выплата отпускных
При расчете отпускных учитываются различные детали, определяется отпускной стаж. Иногда приходится сталкиваться с нестандартными ситуациями. Например, когда на отпуск накладывается больничный или отпуск совпадает с праздником.
Расчет отпускных в 2021 году: правила и особенности
4. Внесение сведений в личную карточку работника
В личной карточке (форма Т-2) отражается вся информация о работнике, в том числе и о предоставленных ему отпусках.
Информация вносится на основании приказов на отпуск. Это касается всех отпусков: и ежегодного оплачиваемого, и дополнительного, и отпуска по уходу за ребенком, и отпуска по беременности и родам, и др.
5. Проставление отметок в табеле учета рабочего времени
Дни, когда работник находится в ежегодном основном оплачиваемом отпуске, обозначается кодом «ОТ» (09).
Нерабочие праздничные дни, которые перечислены в ст. 112 ТК РФ, обозначаются в табеле кодом «В» (26). Ставить «ОТ» (09) в этом случае нельзя, иначе придется заплатить за эти дни средний заработок, а на нерабочие праздничные дни отпуск продлевается.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Документы Записка-расчет для вычисления отпускных выплат
Согласно действующему законодательству каждому трудоустроенному гражданину, проработавшему на предприятии не менее 6 месяцев, предоставляется определенное время на отдых и восстановление. В этот период человек освобождается от исполнения функций, предусмотренных трудовым договором, но за ним остается рабочее место и денежные выплаты в объеме среднего месячного дохода. Для более точного вычисления размера суммы заполняется записка расчет о предоставлении отпуска.
Общее представление о документе
Рядовым служащим положено получать своевременные выплаты при уходе в отпуск и совсем не требуется вникать в бухгалтерскую терминологию. А между тем, именно обязательное применение ряда нормативных документов позволяет контролировать количество рабочих часов и расчет выплат пособий по труду. Одним из таковых является унифицированная форма Т-60 или записка расчета отпускных компенсаций. Она представляет собой стандартный бланк, один оборот которой заполняется инспектором кадрового подразделения, а другой – бухгалтером.
Важно знать! Описанный документ нужен, чтобы подтвердить права сотрудника на получение ежегодного оплачиваемого периода отдыха и начисления соответствующих выплат.
Он оформляется одновременно с приказом на предоставление отпуска и на титульной части дублирует информацию, прописанную в регламентирующем документе. Всем субъектам, которые занимаются наймом персонала, законом разрешается применять типовой унифицированный образец либо подготовить собственный бланк, но с учетом содержания всех обязательных реквизитов. Точный срок оформления записки расчета законодательством не определен, но согласно ТК РФ отпускные работник, уходящий на отдых, должен получить не позднее, чем за три дня до этого момента.
К тому же об отпуске, предоставляемом на основании утвержденного графика, подчиненный уведомляется за две недели до выбранной даты. Следовательно, оформлением документа соответствующие службы должны заняться в промежутке между двумя этими событиями. Ряд специализированных программ уже содержит стандартный бланк, который заполняется автоматически при расчете отпускных. В этом случае сумму можно рассчитать в онлайн режиме.
Нормативная база
На основании статей 114-126 ТК РФ отпуск с оплатой, предусмотренный трудовым договором (ежегодный, учебный, по беременности и уходу за ребенком) предоставляется каждому трудоустроенному гражданину. В связи с этим Постановлением Правительства РФ за № 922 от 24.12.2007 (ред. от 10.02.2016) был утвержден алгоритм вычисления среднего заработка для определения размера выплат подчиненному при уходе его на отдых.
Подспорьем для составления формы Т-60 являются:
Совет! Записку рекомендуется составлять после предоставления ходатайства сотрудника об оформлении ему периода отдыха, которое подается не позже чем за 14 дней до планируемой даты, и соответствующего распоряжения.
Содержание и структура
Записка расчет о предоставлении ежегодного отпуска работнику оформляется при наличии изданного Приказа руководителя. Она представляет собой двусторонний унифицированный бланк и предполагает определенные нормы составления.
Форма Т-60 была узаконена Постановлением Госкомстата РФ за № 1 от 05.01.2004 и являлась обязательной к применению во всех организациях, учреждениях, предприятиях. Но с 1 января 2013 года порядок ведения и оформления первичной документации по учету труда и его оплаты был упрощен. Поэтому стало возможным использование не только стандартных бланков, но также самостоятельно разработанных форм со всеми обязательными реквизитами. Единственным требованием является наличие Приказа и локальных актов, отображающих принятие такого решения.
Документ содержит два рабочих поля. На лицевой части отражается основная информация, касающаяся компании, сотрудника. Ее источником является Приказ руководителя. На оборотной части приводится расчет компенсаций, и фиксируются окончательные суммы. Обе части оформляются раздельно соответствующими уполномоченными лицами.
Особенности составления записки-расчета
В записке-расчете, составленной по форме Т-60, все сведения должны вноситься корректно без ошибок. Отражают они следующее:
При исчислении следует учитывать премиальные платежи и прочие надбавки, сведения о них положено фиксировать в предназначенных для этого графах.
Ответственное лицо
Следует иметь представление о субъектах, отвечающих за оформление записки расчета. Форму Т-60 обязаны использовать в документообороте все предприятия и компании, независимо от статуса и сферы их деятельности:
Внимание! Однако такая отчетность не ведется в государственных и муниципальных структурах, то есть во всех бюджетных учреждения данная форма не заполняется.
Лицевая часть документа оформляется инспектором кадрового подразделения. Он дублирует сведения, отраженные в приказе, подтвердив их достоверность своей подписью. Далее он передает бланк бухгалтеру. Тот, в свою очередь, производит выборку всех необходимых данных и вносит их, заполняя обратную сторону. Затем специалист осуществляет расчеты и записывает их в соответствующие поля бланка. Там же он фиксирует начисленную сумму и переданные на руки денежные средства. Всю информацию бухгалтер также заверяет от руки.
Правила оформления формы Т-60
Применение унифицированной формы Т-60 в кадровом делопроизводстве на сегодняшний день не считается строгой обязанностью. Но на практике ее оформление считается оправданным, поскольку сотрудник при увольнении имеет право потребовать предоставление ее копии.
В документе следует заполнять все обязательные пункты. Это относится и к данным о времени, и продолжительности периода отдыха. Важно отображать порядок начисления отпускных и расчета НДФЛ, указывать размер оплаты, выдаваемой на руки работнику. Документ обязаны заверять два сотрудника: инспектор кадрового подразделения и бухгалтер. Но если одно лицо совмещает две должности, он уполномочен собственноручно заполнять обе стороны бланка. Полностью готовый документ подшивается в журнал и отправляется на хранение в течение 75 лет.
Лицевая часть
Заполнив все пункты, инспектор кадровой службы заверяет сведения своей подписью, рядом указывает свою Фамилию, инициалы и занимаемую должность.
Обратная сторона
Далее записка направляется в бухгалтерию для того, чтобы там были произведены расчеты и начислены отпускные, а также корректно заполнены соответствующие разделы.
Эта сторона заверяется подписью (с полной расшифровкой) бухгалтера, производившего расчетные операции.
Образец заполнения бланка
Форма Т-60 является на сегодняшний день официально утвержденным документом и рекомендуется к применению в различных организациях и компаниях. Для правильного заполнения следует использовать пустой бланк, скачать который можно на любом специализированном сайте. Образец оформления приведен ниже в качестве наглядного примера.
Формула расчета отпускных
Если трудящийся планирует оформить отпускной период в соответствии с утвержденным графиком, ему могут быть выплачены следующие виды денежных компенсаций.
Расчет отпускных средств осуществляют следующим образом.
Заключение
Записка расчет, заполняемая при отпуске трудоустроенного гражданина по форме Т-60, включена в перечень документов внутреннего распорядка любого учреждения или компании и подлежит обязательному бухгалтерскому учету. Правильно заполненный бланк должен отражать информацию, касающуюся сотрудника: личные данные, сведения о служебном положении, а также доход, полученные в отчетном периоде. На основании бухгалтер рассчитывает сумму выплаты, которую получит на руки сотрудник при выходе в отпуск.
Какими документами оформляется ежегодный оплачиваемый отпуск
Отпуск: какие документы оформляются в первую очередь
Документы для предоставления отпуска начинают формироваться задолго до того, как работники отправятся отдыхать. Первым и очень важным документом из нашего пакета является график отпусков. Составляют его в конце года. Утвердить график на следующий рабочий год работодатель должен не позднее чем за 2 недели до окончания декабря. При установлении очередности отпусков работодателю рекомендуется учитывать пожелания работников. В то же время график должен быть составлен так, чтобы отпуска не сказывались негативно на деятельности фирмы.
Подробнее о том, в каком порядке предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска, читайте в этой статье.
Составляют график по унифицированной форме Т-7 или по форме, принятой в организации. Для утверждения графика может издаваться приказ, образец которого вы найдете здесь. Если в течение года случаются события, не вписывающиеся в установленную очередность отпусков, в график могут вноситься изменения.
Какие документы оформить на отпуск по уходу за ребенком до трех лет внешнему совместителю, узнайте в готовом решении от «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Документы по оформлению отпуска: уведомление
Если работник идет в отпуск по графику, за две недели до его начала работодатель должен уведомить работника об этом. Как именно это делать, нигде не прописано. На практике используются несколько способов уведомления (см. письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1):
«На основании статьи 123 ТК РФ информируем Вас о времени отпуска с 12.07.2021 по 25.07.2021. Согласно графику отпусков от 16.12.2020 № 1 Вам предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск сроком на 14 календарных дней».
Что будет, если не уведомить работника о начале отпуска? Работник может перенести свой отпуск, а работодатель — заработать штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.
Уведомление не требуется, если работник идет в отпуск вне графика на основании заявления.
Подробнее об этом читайте:
Какие документы нужны непосредственно для оформления отпуска
Для того чтобы отправить работника отдыхать и выплатить ему отпускные, оформляют приказ и записку-расчет о предоставлении отпуска. У этих документов есть унифицированные формы (но можно использовать свои):
Период очередного отпуска нужно отметить в табеле учета рабочего времени. Для этого используются буквенный код «ОТ» или цифровой «09». Также отметку об отпуске нужно сделать в личной карточке сотрудника.
Какие еще документы используются при оформлении отпуска
Указанный выше алгоритм документирования отпусков используется в общих случаях. Но могут быть и частности. Например, работник может захотеть перенести отпуск и пойти отдыхать не по графику. В этом случае он должен написать заявление о переносе, а вы, если вы не против, издать соответствующий приказ.
Перенос отпуска фиксируется в графике отпусков (в форме Т-7 это графы 8 и 9), а также в личной карточке.
Аналогичным образом оформляется перенос отпуска из-за больничного. Если отпуск не переносится, а продлевается на дни болезни, сделать это можно на основании больничного, оформлять приказ о продлении отпуска не обязательно.
В особом порядке оформляется и отзыв работника из отпуска. Данная процедура подробно описана в этой публикации.
Какие документы оформить при предоставлении отпуска с последующим увольнением, рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе и переходите к готовому решению.
Итоги
Стандартная схема документооборота по отпускам такова: