что такое отдел учета
«Управление и Оптимизация Производственного Предприятия»
Бухгалтерия — штатно-структурное подразделение хозяйствующего субъекта, предназначенное для аккумулирования данных о его имуществе и обязательствах. Бухгалтерия является источником полной, документально обоснованной и структурированной экономической информации, необходимой для принятия управленческих решений в целях обеспечения эффективного хозяйствования.
Основной управленческой задачей бухгалтерского учёта (иначе говоря, задачей, возлагаемой на бухгалтерию) является сбор и обработка полной и достоверной информации о деятельности хозяйствующего субъекта. Такая информация, в основном, используется в двух целях:
Информация для принятия решений
Итоговая бухгалтерская информация в виде, пригодном для экономического анализа и принятия на его основе управленческих решений, формируется в виде финансовой отчётности:
Финансовая отчётность должна удовлетворять требованию достоверности, то есть позволять на её основе делать правильные выводы о результатах хозяйственной деятельности, финансовом и имущественном положении хозяйствующего субъекта и принимать базирующиеся на этих выводах обоснованные решения. В соответствии с этим, можно выделить ряд лиц, заинтересованных в наличии полной и достоверной бухгалтерской информации, называемых пользователями бухгалтерской отчётности:
Информация для контроля
Финансовый контроль, будучи составной частью контроля в деятельности хозяйствующего субъекта, является одной из важных функций управления. Он представляет собой проверку соблюдения хозяйствующим субъектом в целом и его работниками:
Одним из основных условий реализации функций финансового контроля является наличие объективной и актуальной финансовой информации. Носителями такой информации (в подробном и обобщённом виде) являются бухгалтерские документы:
Организация бухгалтерского учёта хозяйствующего субъекта
В соответствии с законодательством Российской Федерации, хозяйствующий субъект (по решению его руководителя) может реализовывать один из пяти вариантов организации бухгалтерского учёта:
Бухгалтерия крупного предприятия
В соответствии с законодательством, бухгалтерия является отдельным структурным подразделением хозяйствующего субъекта, её начальник (главный бухгалтер) подчиняется непосредственно руководителю предприятия. Рациональность организации учёта во многом зависит от правильности определения структуры бухгалтерского аппарата. Количественный состав бухгалтерии и её штатно-должностная структура зависит от следующего:
Выделяют три вида организации структуры бухгалтерии:
На период составления квартальной и годовой бухгалтерской отчётности в бухгалтерии могут создаваться временные группы по подготовке такой отчётности.
В средних и крупных хозяйствующих субъектах (в зависимости от их размера и вида деятельности) могут создаваться следующие подразделения:
Статус главного бухгалтера
Главный бухгалтер — начальник бухгалтерии, подчиняющийся непосредственно руководителю предприятия. Он несёт ответственность за формирования учётной политики, ведение бухгалтерского учёта и формирование финансовой отчётности. Распоряжения главного бухгалтера, касающиеся оформления хозяйственных операций и предоставление в бухгалтерию соответствующей информации и документов, являются обязательными для всех работников хозяйствующего субъекта. Главный бухгалтер подписывает второй подписью банковские и кассовые документы, без такой подписи они не принимаются к исполнению. Назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и т. п.) производятся по согласованию с главным бухгалтером.
Главный бухгалтер обязан обеспечивать соответствие хозяйственных операций закону. Если существуют расхождения между руководителем предприятия и главным бухгалтером по определению законности отдельной операции, главный бухгалтер ставит в известность руководителя о своих возражениях. Главный бухгалтер подписывает такой сомнительный документ только после вторичного письменного распоряжения руководителя, где последний указывает, что ознакомлен с возражениями главного бухгалтера и не согласен с ними, беря всю ответственность на себя.
В специальной литературе зачастую указываются требования к лицу, претендующему на должность главного бухгалтера (по образованию, квалификации, членству в профессиональных ассоциациях, стажу и опыту работы, наличию или отсутствию судимости). Однако следует понимать, что это лишь рекомендации; действующее законодательство Российской Федерации не содержит никаких ограничений, касающихся главного бухгалтера, — это должно быть совершеннолетнее дееспособное лицо — и всё.
Обязанности главного бухгалтера
Главный бухгалтер хозяйствующего субъекта обязан обеспечить выполнение следующих функций:
Особенности работы централизованной бухгалтерии
Централизованный бухгалтерский учет перестал быть прерогативой бюджетных учреждений. По этому принципу работают уже и крупные частные компании, небольшие фирмы предпочитают отказываться от идеи создания собственного штата бухгалтеров и обращаются в специализированные аутсорсинговые организации.
Что такое централизованная бухгалтерия (ЦБ)
Централизованная бухгалтерия (ЦБ) представляет собой учреждение, которое выполняет функции бухгалтерских служб сразу нескольких предприятий. Такой орган специализируется на ведении бухгалтерского и налогового учета. ЦБ может быть организована в нескольких формах:
При аутсорсинге бухгалтерская фирма по договору получает на возмездной основе полномочия по ведению бухгалтерского и налогового учета деятельности других юридических лиц. В случае с инсорсингом учетные функции аккумулируются в головной организации.
КСТАТИ! Отличительная черта централизации бухгалтерских служб в бюджетной сфере: выполнение обязательств реализуется в соответствии с заключенными договорами, но не предполагает оплату таких услуг.
По степени централизации можно выделить такие способы ведения учета:
Необходимость создания централизованной бухгалтерии
Письмо Минфина России от 19.082003 № 03-01-01/11-241 указывает на основную цель централизации учета в бюджетной сфере: необходимость минимизации расходов и повышения эффективности работы бухгалтерских служб. К перечню задач, решаемых усилиями ЦБ, можно отнести:
ВАЖНО! В Законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится о праве руководителя хозяйствующего субъекта самостоятельно принимать решение о том, как будет вестись учет в организации: своими силами, третьими лицами или специализированными компаниями на договорной основе (п. 3 ст. 7).
Обязанности централизованной бухгалтерии
Централизованные бухгалтерские органы должны в процессе реализации своей деятельности составлять и утверждать локальные нормативные акты в форме:
Вопрос: Является ли организация, передавшая ведение бухгалтерского учета по договору оказания услуг централизованной бухгалтерии, налоговым агентом по НДФЛ в отношении доходов, выплачиваемых работникам (п. 1 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ)?
Посмотреть ответ
Предназначение ЦБ – ведение налогового и бухгалтерского учета. Функциональные обязанности специалистов единого финансового органа дополнительно включают:
В область задач центральной бухгалтерии может входить подача отчетной документации в контролирующие органы и ведение управленческого учета, подготовка аналитических материалов, расчет смет доходов и расходов для частных и бюджетных организаций и проверка выполнения утвержденного бюджета. Работники ЦБ могут принимать участие в инвентаризациях и оказывать консультационные услуги. Отдельный сегмент работ – систематизация и организация хранения документации обслуживаемых предприятий.
Преимущества и недостатки
Положительными последствиями внедрения централизованной бухгалтерии могут стать:
К недостаткам можно отнести сокращение возможностей для руководителя в отношении расходования средств – централизованная бухгалтерия будет соотносить все виды трат с планом доходов и расходов на текущий год. Введение дополнительных обязанностей для сотрудников ЦБ возможно только при условии увеличения платы по договору.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для бюджетной сферы прямые рычаги воздействия на перечень оказываемых услуг у предприятия-заказчика отсутствуют. Степень централизации учета определяется не обслуживаемой организацией, а главными распорядителями средств и органами местного самоуправления.
Как создать централизованную бухгалтерию
Создание централизованной бухгалтерии происходит в несколько этапов:
Правовая форма централизованной бухгалтерии
Единство бухгалтерского учета может быть достигнуто путем выделения структурного подразделения, специализирующегося на учете (бухгалтерском, налоговом, управленческом) и планировании или через создание отдельного юридического лица. В последнем случае ответственность за полноту учета возлагается на директора ЦБ. При варианте с выделением бухгалтерии в отдельное подразделение надо будет вносить в Устав изменения, добавлять в него дополнительный вид деятельности – оказание бухгалтерских услуг.
Организационная структура централизованной бухгалтерии
При разработке оптимальной организационной структуры единого органа необходимо предусмотреть:
Типовой договор оказания услуг
Форма договора может быть разработана для оказания услуг на безвозмездной или возмездной основах. В документе надо прописать:
Штатное расписание и персонал
В соответствии с разработанной организационной структурой бухгалтерской службы составляется ее штатное расписание. На вакантные должности подбираются высококвалифицированные специалисты общего направления деятельности и узкой специализации. Выбор работников надо организовывать на конкурсных условиях с возможностью перевода (полного или частичного) персонала дочерних структур в ЦБ. Численность штата рассчитывается с учетом предполагаемых трудозатрат в каждом сегменте учета.
Централизация бухгалтерского учета – оптимальное решение для бюджетных организаций и крупных частных предприятий. Создание такого органа позволяет высвободить дополнительные денежные ресурсы и снизить налоговые риски.
Бухгалтерия
Содержание
Задачи бухгалтерии
Основной управленческой задачей бухгалтерского учёта (иначе говоря, задачей, возлагаемой на бухгалтерию) является сбор и обработка полной и достоверной информации о деятельности хозяйствующего субъекта. Такая информация, в основном, используется в двух целях:
Информация для принятия решений
Итоговая бухгалтерская информация в виде, пригодном для экономического анализа и принятия на его основе управленческих решений, формируется в виде финансовой отчётности:
Финансовая отчётность должна удовлетворять требованию достоверности, то есть позволять на её основе делать правильные выводы о результатах хозяйственной деятельности, финансовом и имущественном положении хозяйствующего субъекта и принимать базирующиеся на этих выводах обоснованные решения. В соответствии с этим, можно выделить ряд лиц, заинтересованных в наличии полной и достоверной бухгалтерской информации, называемых пользователями бухгалтерской отчётности:
Информация для контроля
Финансовый контроль, будучи составной частью контроля в деятельности хозяйствующего субъекта, является одной из важных функций управления. Он представляет собой проверку соблюдения хозяйствующим субъектом в целом и его работниками:
Одним из основных условий реализации функций финансового контроля является наличие объективной и актуальной финансовой информации. Носителями такой информации (в подробном и обобщённом виде) являются бухгалтерские документы:
Организация бухгалтерского учёта хозяйствующего субъекта
Бухгалтерия крупного предприятия
Организационная структура
В соответствии с законодательством, бухгалтерия является отдельным структурным подразделением хозяйствующего субъекта, её начальник (главный бухгалтер) подчиняется непосредственно руководителю предприятия. Рациональность организации учёта во многом зависит от правильности определения структуры бухгалтерского аппарата. Количественный состав бухгалтерии и её штатно-должностная структура зависит от следующего:
Выделяют три вида организации структуры бухгалтерии:
На период составления квартальной и годовой бухгалтерской отчётности в бухгалтерии могут создаваться временные группы по подготовке такой отчётности.
Основные подразделения
В средних и крупных хозяйствующих субъектах (в зависимости от их размера и вида деятельности) могут создаваться следующие подразделения:
Главный бухгалтер
Статус главного бухгалтера
Обязанности главного бухгалтера
Главный бухгалтер хозяйствующего субъекта обязан обеспечить выполнение следующих функций [9] :
Как организовать работу бухгалтерии
Бухгалтерский учет необходим любой организации. Вести его начинать нужно сразу, как только получены регистрационные документы. За организацию и правильность бухучета отвечает директор фирмы, ИП в этом плане легче — для них бухучет не обязателен. Нарушение правил ведения бухучета чревато серьезными штрафами, которые в 2018 году выросли еще больше.
Рассмотрим, какие варианты есть у руководителя, только налаживающего работу ООО, в организации бухгалтерской работы, какие компоненты должны в нее входить в обязательном порядке, как избежать типичных ошибок и недостатков.
Что собой представляет ведение бухучета
На обыденном уровне каждый знает обязанности бухгалтера: правильно считать приход и расход денег организации. Требования к бухгалтерии предъявляются на основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ от 06 декабря 2011 года.
Бухгалтерская служба в организации заключается в постоянном мониторинге информации, касающейся имущества и денежных средств организации, а также регулярном отражении этих данных в специализированных формах документов. В ведении бухгалтера находятся:
Вопрос: Можно ли для передачи дел принять на работу нового главного бухгалтера до даты увольнения прежнего и как организовать прием-передачу дел и материальных ценностей?
Посмотреть ответ
От чего зависит сложность бухгалтерской работы
В некоторых фирмах организовать и вести бухгалтерию может оказаться значительно сложнее, чем в других. Факторы, от которых зависит этот процесс, касаются особенностей деятельности фирмы:
ВНИМАНИЕ! Даже самый упрощенный вариант бухгалтерского учета требует специальных знаний, навыков и постоянного внимания к обновлению законодательной базы.
Варианты первичной организации бухучета
Поскольку ответственность за организацию бухучета и корректность его ведения лежит на руководителе, ему и выбирать форму реализации бухгалтерской службы. Возможны различные способы решения этого вопроса:
Плюсы:
Минусы:
ВАЖНО! Если фирма прогрессивно развивается, настает момент, когда этот вариант перестает себя оправдывать, и необходимо принимать решение о его пересмотре.
Плюсы:
Минусы:
Роль руководителя в организации бухучета
Нанимая бухгалтера или отдавая эту деятельность на аутсорсинг, руководитель не может просто забыть о такой важной составляющей своего бизнеса. Он должен позаботиться, чтобы в результате вовремя получать полную и достоверную информацию обо всех финансовых операциях фирмы, ее имуществе, активах, кадровых ресурсах и контролировать их динамику. Для этого ему необходимо:
Структуры бухгалтерской службы
Бухгалтерия – полноценный структурный отдел организации. В больших фирмах она представлена не одним человеком – главным бухгалтером, а представляет собой целый аппарат, имеющий свою структурную специфику. Она зависит от особенностей управления фирмой, объема учетных данных, направления деятельности. Сегодня применяются 3 основные формы структуры этого подразделения в организации:
Линейная организация бухгалтерии – наиболее простой вариант структуры этой службы. Применима при небольшом бухгалтерском штате, до 10 человек. При этом типе структуры все работники бухгалтерии находятся в подчинении главного бухгалтера, который, в свою очередь, подотчетен непосредственно руководству.
Структура бухгалтерии по функциональному признаку предполагает наличие групп или отделов, каждый из которых занимается определенным видом учета: заработной платы, материальных активов, готовой продукции, производственных затрат и пр. Каждый отдел возглавляют старшие бухгалтера, распределяющие работу между непосредственными исполнителями. Начальников групп контролирует главбух. Эту форму организации бухгалтерской службы применяют средние и часть крупных предприятий.
Организация бухучета в разрезе структурных подразделений означает наличие такого отдела в каждом обособленном отделе организации (цехе, участке производства). Иными словами, это отдельная бухгалтерия для каждого подразделения. Каждый участок имеет своего старшего, организовывающего работу в отдельной бухгалтерской структуре. В рамках такого подразделения бухучет может осуществляться и по функциональным признакам. На больших предприятиях, занимающихся разнообразной деятельностью, такая структура помогает охватить всю полноту операций.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Какая бы структура ни функционировала в фирме, необходимо решить вопрос о ее централизации, то есть сосредоточении контроля и сведения данных в единую систему в главной бухгалтерии. Эта форма эффективнее децентрализованного учета, когда балансы составляются в каждом подразделении по отдельности.
Организация структуры бухгалтерии
Автор: Елена Желенкова главный бухгалтер-консультант
Организация структуры бухгалтерии
Автор: Елена Желенкова
главный бухгалтер-консультант
Бухгалтерский учет — один из важнейших бизнес-процессов в компании. Он «пронизывает» все сферы деятельности фирмы и во многом определяет ее финансовое благополучие и безопасность. А качество самого учета, в свою очередь, зависит от его грамотной организации. Рассмотрим, какой может быть организация структуры бухгалтерии на предприятии, как она влияет на эффективность работы.
Способы ведения учета
Прежде чем говорить о типах организации структуры бухгалтерии, нужно отметить, что собственная учетная служба — это лишь один из возможных вариантов.
Закон предоставляет руководителю право не только сформировать бухгалтерский отдел, но и выбрать другие способы ведения учета:
Численность сотрудников
Если владелец бизнеса решил создавать собственную бухгалтерскую службу, то в первую очередь встает вопрос о ее численности.
Штат работников бухгалтерии прямо не зависит ни от общей численности персонала, ни от оборотов компании. Учет — это в первую очередь обработка документов, поэтому его трудоемкость вытекает из количества «бумаг».
А ведь одна и та же выручка может складываться как из 2-3 отгрузочных документов, так и из нескольких сотен. А если взять, например, зарплату, то зачастую проще начислить ее для 100-150 офисных сотрудников, работающих на окладе, чем для 20-30 рабочих по сложным сдельным тарифам.
Для оценки трудоемкости можно взять нормативы, утвержденные постановлением Минтруда РФ от 26.09.95 № 56. Они рекомендованы для бюджетных организаций, но могут использоваться и коммерческими в качестве ориентира.
Специалисты Минтруда рекомендуют применять для оценки необходимой численности бухгалтерии следующую формулу:
Ч=(Т/1910) х Кн, где
Т — общая трудоемкость всех функций, выполняемых бухгалтерами в год;
Кн — коэффициент невыходов:
Кн=1+(Пн/(100), где
Пн — предполагаемый процент невыходов (отпуска, больничные и т.п.).
1910 — среднее число рабочих часов в год, которое рекомендуют использовать разработчики инструкции.
Трудоемкость всех основных учетных функций приведена в таблицах (часть 3 нормативов).
Предположим, что общая плановая трудоемкость всех работ, выполняемых бухгалтерами за год, получилась равной 4000 часам. Коэффициент невыходов — 1,15.
Ч=(4000/1910) х 1,15=2,40
По правилам арифметики расчетное количество специалистов нужно округлить до 2. Но здесь следует учесть и другие факторы. Упомянутое постановление № 56 было принято в 1995 году. На тот момент уровень автоматизации учетных процессов был существенно ниже, чем сейчас.
Поэтому, используя нормативы Минтруда, нужно учитывать, в какой мере реализована в вашей компании автоматизация учета. Во многих случаях это позволяет существенно снизить потребность в кадрах.
Структура бухгалтерии на предприятии
В зависимости от масштаба деятельности организация бухгалтерской службы возможна в трех основных вариантах.
Линейная организация структуры бухгалтерии является самой простой и применяется в небольших компаниях. В этом случае каждый работник отвечает за свой участок и отчитывается непосредственно перед главбухом. Этот вариант удобен, если численность сотрудников бухгалтерии не превышает 6-8 человек, т.к. при большем штате непосредственное управление уже затруднено.
Вертикальная структура применяется в более крупных организациях. В этом случае у главбуха есть несколько заместителей, каждый из которых курирует отдельное направление или несколько направлений.
В последнем случае структура работы бухгалтерии начинает «ветвиться». Вводятся должности других линейных руководителей, например, старших бухгалтеров. Они непосредственно руководят рядовыми специалистами, подчиняются заместителям главбуха и отвечают за отдельные участки.
При подобной системе могут быть выделены, например, следующие отделы бухгалтерии:
Схема аппарата бухгалтерии в данном случае может выглядеть следующим образом:
Функциональная структура бухгалтерии характерна для крупных предприятий, включающих в себя обособленные подразделения. В этом случае в каждом из них производятся все учетные операции. Заместитель главного бухгалтера, контролирующий учет в подразделении, наделяется большинством функций главбуха. Сам же руководитель бухгалтерской службы осуществляет общую координацию и руководит процессом консолидации данных.
Бухгалтерский отдел организации в целом, включая главбуха, подчиняется непосредственно генеральному директору или другому представителю высшего руководства, курирующему финансовую область. Это может быть заместитель по экономике, финансовый директор и т.п.
Альтернативный вариант ведения учета
Как видим, организация работы бухгалтерской службы — весьма непростой процесс. В итоге, даже когда все вроде бы налажено, могут возникнуть непредвиденные ситуации. Бухгалтер может заболеть, неожиданно уволиться, да и просто допустить ошибку в расчетах. Также возможны и конфликтные ситуации. Все это снижает эффективность работы. А в итоге за все упущения несут ответственность руководитель и собственники бизнеса. Особенно, если речь идет о неверном исчислении налогов.
Подобных проблем можно избежать, если бухгалтерский учет ведет аутсорсинговая компания.
Преимущества работы с профессиональной командой наиболее ярко проявляются в форс-мажорных ситуациях: «уход» базы, необходимость срочного восстановления учета, внезапные проверки налоговых и правоохранительных органов.
Даже если ваши бухгалтеры добросовестно исполняют свои текущие обязанности, это еще не гарантирует отсутствие «сюрпризов» при неожиданном визите проверяющих. Работники далеко не всегда знают свои права и обязанности при общении с инспекторами или полицейскими, поэтому нередко исполняют их незаконные требования, что может повредить организации в дальнейшем.
Если учет ведет наша команда — вы готовы к проверке в любой момент. Все необходимые документы оформлены и подшиты, база данных актуализирована и соответствует бумажной информации.
Вывод
Организационная структура отдела бухгалтерии зависит от масштабов бизнеса и других особенностей компании.
Численность бухгалтеров зависит в первую очередь от количества обрабатываемых документов. Но необходимо принимать во внимание и другие факторы, например, уровень автоматизации.