что такое основы делопроизводства
Основы делопроизводства
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация.
Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу.
Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство.
Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века и обозначал не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. В настоящее время термин означает организацию информационного сопровождения дела, т.е. ведение документации.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом создания документов и организацией работы с ними.
Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управления.
Основные задачи делопроизводства:
— создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе;
— передача документов для их последующего исполнения или принятия решений
— регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;
— систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.
Формы организации делопроизводства:
Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений.
Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.
Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.
Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.
Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на:
-простые средства (ручки, карандаши)
-механические и электромеханические средства (пишущие машинки, магнитофоны, фото-, кино- и видео техника)
-автоматизированные средства (компьютерная техника).
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.
Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установ- ленным порядком оформления.
Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).
Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.
Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.
Документооборот учреждения – это процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.
Продвижение документа происходит:
Организация документооборота на предприятии
Различают внешний и внутренний контуры документооборота.
Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Заканчивается внешний контур регистрацией исходящих документов.
1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация.
Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу.
Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство.
Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века и обозначал не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. В настоящее время термин означает организацию информационного сопровождения дела, т.е. ведение документации.
Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом создания документов и организацией работы с ними.
Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управления.
Основные задачи делопроизводства:
— создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе;
— передача документов для их последующего исполнения или принятия решений
— регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;
— систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.
Формы организации делопроизводства:
Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений.
Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.
Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.
Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.
Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на:
-простые средства (ручки, карандаши)
-механические и электромеханические средства (пишущие машинки, магнитофоны, фото-, кино- и видео техника)
-автоматизированные средства (компьютерная техника).
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.
Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установ- ленным порядком оформления.
Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).
Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.
Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.
Документооборот учреждения – это процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.
Продвижение документа происходит:
Организация документооборота на предприятии
Различают внешний и внутренний контуры документооборота.
Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Заканчивается внешний контур регистрацией исходящих документов.
Что такое основы делопроизводства
Основы делопроизводства и документооборота на предприятии
Делопроизводство и документооборот — понятия, которые многие считают синонимами, однако это не так. Делопроизводство — это все, что касается работы с документами, начиная от их создания и заканчивая передачей в архив. Здесь имеется в виду обеспечение создания документов, передачи их из отдела в отдел и хранения после выполнения своей задачи.
Под документооборотом же подразумевают движение документов, т. е. фактически это этап, который находится между созданием документа и его уничтожением или передачей в архив. Делопроизводство и документооборот на предприятии находятся в тесной связи, поскольку последний является частью первого.
Делопроизводство и документооборот: важность для организации
Неспециалистам, которые не сталкиваются с организацией работы в комплексе, может казаться, что правильное делопроизводство и документооборот на предприятии — одна из наименее важных задач. Ведь это «всего лишь бумажки», а самое главное — наладить продажи, производство или предоставление услуг. И действительно, если ваше предприятие представляет собой руководителя и 3 сотрудников, то, возможно, это справедливо. Однако чем сложнее становятся ваши бизнес-процессы, и чем больше людей вовлекаются в каждый из них, тем меньше будет эффективность без налаженного делопроизводства и документооборота. Вы вольны выбирать форму: электронную или бумажную, однако совсем без них обойтись нельзя. Ведь вам нужно:
И это только небольшая часть задач, которые можно решить с помощью эффективного делопроизводства и документооборота на предприятии. Кроме того, в зависимости от вида деятельности организации и размера штата задачи могут сильно отличаться и дробиться.
Делопроизводство и документооборот на предприятии: общая схема организации
Однако вне зависимости от указанных выше факторов, есть общая схема организации делопроизводства и документооборота на предприятии, этапы и задачи, которые будут присутствовать даже в самой маленькой компании.
Организация входящих потоков документов
Это документация, которая создается в других организациях и учреждениях и поступает на предприятие в бумажном или электронном виде: письма, претензии, коммерческие предложения, счета на оплату и тому подобное. В их отношении для эффективного делопроизводства и документооборота необходимо обеспечить:
Организация исходящих потоков документов
Путь таких документов в делопроизводстве и документообороте предприятия обычно начинается в самом «низу» организационной структуры предприятия. После создания они проходят путь согласования и визирования в нескольких структурных подразделениях (в последнюю очередь — у руководства) и отправляются во внешние инстанции: торговым партнерам, поставщикам и покупателям, в контролирующие органы и так далее. Для исходящих документов необходимо разработать:
Организация внутренних потоков документов
Это самый обширный участок делопроизводства и документооборота на крупных предприятиях. При этом часто именно их движение является наиболее неупорядоченным. Внутренние документы могут объединять в себе черты входящих и исходящих. К примеру, путь какого-то документа может начинаться от специалиста или отдела в качестве проекта, пройти согласование и визирование в вышестоящих подразделениях, поступить на подпись к руководству и уже с его разрешительной резолюцией отправиться обратно вниз — к исполнению сотрудникам определенного отдела или всего предприятия.
Поэтому для результативного делопроизводства и документооборота необходимо разработать наименее затратные по времени пути движения документов как от исполнителей «наверх» при разработке проекта документа, так и «вниз», к исполнению уже готового, а также контроль их исполнения. Нужно избегать повторной регистрации одного и того же документа, поскольку это означает потери времени и непродуктивную нагрузку на исполнителей.
GLX Консалт
Организация документооборота
Оглавление:
Общее введение о документообороте.
Юридическая сила любого документа складывается из нескольких элементов.
С начала 70-х годов (20 века) в СССР начал действовать государственный стандарт, который установил требования к оформлению документов.
На некоторых предприятиях устанавливают единую систему документирования и организации работы с документами, обязательную для всех сотрудников компании.
Целью делопроизводства в компании является учет и хранение документов, своевременность их доведения до исполнителей, систематизация документов и получение информации о них.
Для этого готовят инструкцию которая определяет основные правила подготовки, оформления, контроля исполнения и организации работы с документами в компании.
Данная работа выполнена в виде инструкции применимую для организации делопроизводства в организации.
Бизнес-процесс регламентирующий и описывающий организацию делопроизводства в компании
Основные понятия в делопроизводстве:
Делопроизводство; документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.
Документирование – запись информации на бумаге или другом носителе, осуществляемая по правилам, установленным правовыми нормативными актами, и имеющая юридическую силу.
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
1.Инструкция по организации документооборота.
Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в компании.
Процесс документационного обеспечения принимаемого управленческого решения включает три составляющие:
Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:
— движение документов должно быть оперативным и целенаправленно регулироваться;
— порядок прохождения и процесс обработки однотипных категорий документов должен быть максимально единообразным;
— однократность операций одинакового целевого назначения;
— исключение лишних инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа оправдывается только деловой необходимостью).
Все документы, обращающиеся в компании, можно разделить на три документопотока:
2.Входящие документы
Входящие документы могут поступить по почте, факсу, электронной почте либо доставляться нарочным. Входящие документы для руководства регистрируются в канцелярии.
При приеме почтовых отправлений канцелярия проверяет правильность доставки и целостность вложений, фиксирует факт поступления документов в компанию и проводит предварительное рассмотрение документов с целью распределения их для обязательного представления руководству или направления непосредственно в структурные подразделения. При получении документов с пометкой «Срочно» проставляется время получения. Не вскрываются пакеты с пометками «Лично» и «Конфиденциально».
Конверты, как правило, уничтожаются, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, или когда дата почтового штемпеля на конверте необходима как доказательство времени отправки документа отправителем (как правило, для арбитражной и претензионной переписки). Рекомендуется оставлять конверты получаемые от поставщиков с договорами и дополнительными соглашениями.
Принятые документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа их получения. При регистрации на документе должна быть проставлена отметка о поступлении документа в компанию, состоящая из даты получения и регистрационного номера.
Входящие документы, адресованные руководству, регистрируются сотрудниками канцелярии и представляются руководству компании для рассмотрения и принятия решений по существу вопроса. Остальная корреспонденция, не требующая рассмотрения руководством компании, также регистрируется и направляется на исполнение непосредственно в структурные подразделения.
Результаты рассмотрения документа отражаются в резолюции. Входящие документы, рассмотренные руководством компании, в соответствии с наложенными резолюциями перенаправляются ответственным исполнителям для совершения предписываемых действий. Исполненные оригиналы документов группируются сотрудниками канцелярии в дела для текущего хранения и информационно-справочной работы.
3.Исходящие документы
Проект исходящего документа создается исполнителем на бумажном носителе.
Проверка правильности оформления документа и редактирование/корректировка текстов осуществляется сотрудниками канцелярии.
Проекты исходящих документов, требующие рассмотрения руководством компании, представляются на подпись или визирование руководству компании через канцелярию.
Руководство вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
Документы составляются, как правило, по одному вопросу и оформляются на утвержденном бланке компании, в соответствии с нормами общероссийских стандартов.
Заголовок к тексту документа должен в краткой форме отражать содержание документа, отвечать на вопрос «О чем?» и формулироваться с помощью отглагольного существительного («О внесении изменений…»).
Документы адресуют в организации или их структурные подразделения.
Допускается адресование конкретным должностным лицам, если отправитель уверен, что именно это лицо должно быть ознакомлено с содержанием документа.
Реквизит «адресат» максимально может состоять из следующих составных частей:
— наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
— наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
— указание должности получателя (в дательном падеже);
— инициалы, фамилия (в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией);
— почтовый адрес (при необходимости).
Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Пример оформления исходящего письма – в приложении А.
Текст документа не должен допускать различных толкований и состоит, как правило, из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа. Во второй части излагаются просьбы, предложения, рекомендации.
Приложения к документу должны иметь: наименование вида документа, заголовок к тексту, подписи, дату и т.п.
Если документ имеет приложения, упомянутые в тексте, отметка о наличии приложения делается по форме: Приложение: на _______ л.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, необходимо указать их наименования с указанием количества листов в каждом приложении.
Пример: Приложение: 1. Накладные (копии) на 5 л.
2. Акты выполненных работ (оригиналы) на 5 л.
Если приложения направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.
Подготовленные исходящие документы за подписью руководства компании (на бланке регистрируются в канцелярии. Исходящие документы за подписью руководителей структурных подразделений регистрируются в соответствующих подразделениях компании.
Вместе с проектом исходящего письма могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы).
4.Внутренние документы
4.1. Распорядительные документы (приказы, распоряжения)
Руководитель подразделения в пределах своей компетенции издает следующие распорядительные документы:
• приказы, которые подразделяются на две группы и подписываются генеральным директором компании:
— приказы по личному составу (1 группа);
— приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам (2 группа);
• распоряжения, которые оформляются по установленной форме и подписываются генеральным директором компании.
Приказы регистрируются и хранятся в:
— отделе кадров (приказы первой группы);
— канцелярии компании (приказы второй группы).
Оформлению приказами по основной деятельности подлежат:
Приказы 2 группы разрабатываются в следующем порядке:
Проекты приказов (распоряжений) в формате служебной записки готовят и вносят руководители структурных подразделений на основании поручений руководства компании, директора департамента, либо в инициативном порядке. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.
Проект приказа считается согласованным при наличии виз на служебной записке, необходимость которых (согласующих лиц) определяет исполнитель. Обеспечение правильности оформления проектов приказов осуществляет канцелярия.
При составлении проекта приказа или распоряжения необходимо:
Повторные распорядительные документы по одним и тем же вопросам издаются только в исключительных случаях и только после рассмотрения причин срыва выполнения ранее принятых решений.
Проект приказа должен иметь заголовок, кратко формулирующий содержание и указывается предмет приказа.
Например: «О введении пропускного режима»; наименование приказов по личному составу должно содержать слова «По личному составу»). Заголовки располагаются над текстом посередине.
Текст приказа подразделяется на две части:
Формулировки распорядительной части приказов и распоряжений должны быть конкретными, четкими, не допускающими различных толкований и не противоречить смыслу ранее изданных распорядительных документов.
Распорядительные документы могут быть подписаны лицом, официально исполняющим обязанности руководителя; при замене подписи руководителя на подпись другого ответственного лица указывается фактическая должность сотрудника, подписавшего документ.
Если к приказам (распоряжениям) имеются приложения, то их наличие должно обязательно оговариваться в тексте (например: приложение 2), они нумеруются порядковыми номерами, а в тексте основных документов должны быть ссылки на них.
В случаях, когда приложение одно, номер ему не присваивается.
Приложения к распорядительному документу (приказу/распоряжению) должны содержать в верхнем правом углу первого листа отметку с указанием названия вида распорядительного документа, его номера и даты по форме:
Пример: Приложение к приказу/распоряжению от _________
№ _____________
При наличии нескольких приложений на них проставляется порядковый номер: «Приложение 1, Приложение 2» и т.п.
Текстовая схема распоряжений аналогична схеме приказов. Отличием является отсутствие в тексте слова «ПРИКАЗЫВАЮ» (приложение В).
Текст распоряжения начинается либо непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия, либо со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».
4.2. Протоколы совещаний
Обязательные реквизиты протокола:
Заголовок протокола отвечает на вопрос «Чего?» и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и название коллегиального органа в родительном падеже.
Протоколы совещаний должны быть краткими, содержать конкретные решения по обсуждаемым вопросам с указанием сроков и ответственных исполнителей.
Датой протокола является день проведения совещания.
Регистрационным номером протокола является порядковый номер совещания или заседания в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы собрания отдела, протоколы собрания департамента, протоколы еженедельного оперативного совещания, протоколы совета директоров и т.д.
Текст протокола состоит из двух частей:
Протокол подписывается председательствующим лицом и секретарем собрания.
Подписанный протокол не подлежит исправлению.
4.3. Служебная переписка
Служебная переписка – это переписка между структурными подразделениями компании, касающаяся вопросов их деятельности, носящая информационно-справочный характер.
Служебные записки содержат информацию о фактическом положении дел в компании и носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам (приказам, распоряжениям и т.п.).
Служебная записка – документ, адресованный руководителю компании/подразделения и:
1) информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя;
2) поясняющие содержание отдельных положений того или иного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или разъясняющие причины какого-либо события, факта, поступка.
Служебная записка готовится автором (исполнителем) по собственной инициативе или по указанию непосредственного руководителя.
Цель инициативной служебной записки – побудить руководство принять определенное решение.
Поэтому текст ее четко делится на 2 части:
Служебная записка, информирующая руководителя о ходе работ, может представляться регулярно.
Служебные записки, адресованные руководству компании, могут быть подписаны только руководителями структурных подразделений/начальниками отделов.
Служебная записка готовится на бланке компании с указанием департамента и структурного подразделения по установленной форме.
Регистрация и учет служебных записок в структурном подразделении обязательна.
Служебные записки, адресованные руководству компании, регистрируются.
5.Правила оформления документов
Документы в компании печатаются на бланках установленного образца.
Внутренние документы печатаются на бланке компании с указанием структурного подразделения, предназначенных для служебной переписки.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения генерального директора не могут передаваться другим организациям и лицам.
При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 7.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размер 12.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
5.1. Порядок оформления реквизитов документа
Документ должен иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения и оформления.
При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие принципы:
— объективность и достоверность содержания,
— полнота информации, краткость изложения;
— структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение (причины, основания или цели составления документа), изложение (доказательство), заключение (выводы, просьбы, предложения, распоряжения, решения, рекомендации).
Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов:
— нейтральный тон изложения;
— точность и ясность изложения;
— исключение повторов и излишних подробностей;
— употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (направляем на рассмотрение и утверждение…, проверкой установлено, что…);
— ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; предоставить кредит, а не выдать кредит; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу);
— использование отглагольных существительных (оказать содействие, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать);
— безличный характер изложения;
— употребление специальных терминов;
— использование сокращенных слов;
— исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем);
— исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать) и др.
Используемые в тексте наименования юридических лиц (в том числе: полные, сокращенные и на английском языке, если это предусмотрено уставом) должны точно соответствовать учредительным документам. Например: Открытое акционерное общество «ВАША КОМПАНИЯ» либо ОАО «ВАША КОМПАНИЯ»; «VAHSA KOMPAHYA» Open Joint Stock Company либо «VAHSA KOMPAHYA» OJSC.
Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них.
Наиболее краткой формой изложения сведений в документе является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.
Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово «Таблица» и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.
Текст документа печатают, отступив 2-4 интервала от реквизита «заголовок к тексту», через 1,5 межстрочных интервала, а при объемном тексте через один межстрочный интервал.
В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующая страницы нумеруются
По своему характеру текст резолюции может быть двух видов:
— резолюции, содержащие решение вопроса (Пример: «Зачислить», «Отказать»);
— резолюции, содержащие указание на порядок подготовки вопроса. В этом случае текст резолюции должен содержать фамилию исполнителя (исполнителей), конкретное поручение и срок его выполнения.
Если в резолюции указывается несколько исполнителей, то ответственным за исполнение документа в целом является лицо, указанное первым, или за кем определен созыв исполнителей.
Соисполнители документов представляют все необходимые материалы и в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.
Генеральный директор
ОАО «ВАША КОМПАНИЯ» Иванов М.Ю. Иванов
Генеральный директор Иванов М.Ю. Иванов
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Генеральный директор Иванов М.Ю. Иванов
Главный бухгалтер Петров А.В. Петров
Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне, например:
Генеральный директор Генеральный директор
ОАО «ВАША КОМПАНИЯ» ЗАО «Ваш партнер»
Иванов М.Ю.Иванов Семенов С.П. Семенов
Оттиск печати ставится либо на специально обозначенное грифом «МП» место печати, либо так, чтобы оттиском был захвачен край надписи наименования должности лица, подписывающего документ, и часть его личной подписи.
Пример:
Генеральный директор личная подпись М.Ю.Иванов
Генеральный директор Генеральный директор
личная подпись личная подпись
М.Ю. НИванов С.П. Семенов
5.2. Парафирование документов
Для усиления контроля за порядком оформления договоров (приложений к договорам), количество листов в которых более одного, на окончательном варианте документа каждый лист желательно подписать (запарафировать) лицами, на подписи которых проставляются печати.
5.3. Заверение документов
Для обеспечения сохранности и во избежание внесения изменений в уже подписанные и утвержденные документы (договоры), содержащие более чем один лист, листы документа должны быть пронумерованы.
Номера страниц проставляются на второй и последующие листы посередине верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» (стр.). Точки и тире не ставятся. Если документ изготовлен на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные — на обратной.
Желательно, чтобы перед подписанием и простановкой печати документ был прошит и заверен на оборотной стороне последнего листа заверительной надписью.
Заверительная надпись: «Всего прошито и пронумеровано количество (цифрами и прописью) листов» скрепляется подписью директора и печатью компании.