что такое kpi простыми словами для сотрудников

Ключевой показатель эффективности (KPI)

Ключевой показатель эффективности (KPI) – это показатель деятельности организации, который помогает компании достигать стратегические и тактические цели.

KPI является одним из инструментов, с помощью которого можно проанализировать, насколько эффективно работает персонал для достижения целей компании.

Используя ключевые показатели эффективности, организация получает возможность управлять процессом и вносить в него изменения, а также ставить цели перед персоналом и мотивировать сотрудников фирмы к достижению поставленных целей.

Для чего нужен KPI

В задачи KPI входит стимулирование сотрудников и их мотивация на достижение запланированных результатов.

Виды KPI

Выделяют несколько видов KPI в связи со следующими результатами деятельности:

статья затрат – объем затраченных ресурсов в стоимостном выражении;

статья производительности – процент загрузки задействованных мощностей;

статья эффективности – показатели, характеризующие отношение одного показателя к другому (например, отношение выручки к затратам);

статья итогов – количественное выражение результата деятельности компании.

Также ключевые показатели эффективности можно разделить на два вида – оперативные и стратегические.

Оперативные показатели используются в текущей деятельности предприятия и его подразделений. Оперативные показатели позволяют компании ставить цели и задачи в зависимости от изменяющихся условий.

К оперативным показателям можно отнести показатели, характеризующие эффективность организации производства, объемы поставки сырья, качества изготавливаемой продукции.

К стратегическим показателям можно отнести показатели эффективности деятельности предприятия (например, рентабельность).

Правила и принципы внедрения KPI

Правила и принципы внедрения KPI заключаются в следующем:

Принцип управляемости и контролируемости. Подразделению, ответственному за определённый показатель, должны быть выделены необходимые ресурсы на управление им, и полученный результат может быть проконтролирован;

Принцип партнерства. Для успешного решения задачи повышения производительности требуется установление эффективного партнерства между всеми заинтересованными лицами;

Принцип перенесения усилий на главные направления. Для повышения производительности труда требуется расширение полномочий сотрудников организации, повышение квалификации персонала, проведение тренингов, эффективное взаимодействие подразделений компании;

Принцип интеграции процессов оценки показателей, отчетности и повышения производительности. Должна быть создана интегрированная схема оценки показателей и отчетности, стимулирующая конкретные действия сотрудников компании. Для этого следует регулярно проводить совещания, которые по срокам зависят от сложности решаемых вопросов;

Принцип согласования производственных показателей со стратегией. Показатели производственной деятельности должны быть привязаны к текущим факторам успеха, составляющим сбалансированную систему показателей, и соответствовать стратегическим целям организации.

Преимущества KPI

К основным плюсам применения KPI можно отнести:

справедливость, прозрачность и сопоставимость результатов (руководству и персоналу становится ясно, кто из сотрудников предприятия сколько работает и сколько зарабатывает);

корректировка работы сотрудника по полученным низким показателям;

участие персонала в достижении поставленных целей организации;

контроль качества выполнения обязанностей.

Таким образом, преимуществом системы KPI является активная мотивация персонала на основе рассчитанных сопоставимых показателей.

Ключевые показатели эффективности в продажах

Ключевые показатели эффективности в продажах рассчитывают, исходя из следующих показателей:

процент бракованных изделий;

сумма оборотных активов;

Ключевые показатели эффективности в производстве

Ключевые показатели эффективности в производстве рассчитываются, исходя из следующих показателей:

производительность труда рабочих;

объем незавершенного производства и запасов;

прочие производственные расходы;

хранение готовой продукции.

Примеры KPI для представителей различных специальностей

Итоги

Ключевые показатели эффективности основаны на измерении количественных результатов сотрудников, прямым образом влияют на оплату труда сотрудников организации и помогают мотивировать персонал компании.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».

Источник

KPI ― помощники бизнеса. Что это и как использовать

Следить за бизнесом, когда у вас на руках нет цифр и графиков, практически невозможно. Нельзя опираться только на собственные ощущения, даже если вы опытный бизнесмен. Отслеживать различные показатели эффективности бизнеса можно с помощью KPI. В этой статье мы расскажем, что такое KPI простыми словами.

Что такое KPI и как с ними работать

KPI (расшифровка: Key Performance Indicators), или ключевые показатели эффективности, — это показатели достижения успеха в определённой деятельности или цели. KPI отражает успешность произведённых действий. Приведём простой пример KPI из обычной жизни. Вы хотите больше читать. Для этого вы решаете, что в день вы будете читать не менее 20 страниц в день. Вот эта цель «не менее 20 страниц» и есть KPI. Если вы будете читать это количество страниц или больше, значит, вы достигли своей цели и стали читать больше. Если страниц меньше — цель не достигнута.

У KPI есть две основные задачи:

«KPI: как рассчитать этот показатель?» ― спросите вы. Список KPI-метрик очень разнообразный. По сути, каждая компания может выделить для себя индивидуальные показатели и рассчитывать их по собственной формуле. Можно считать привлечённых посетителей на сайт, количество созданных деталей, скорость обработки документов. В общем, границ тут нет. Давайте разберём некоторые виды ключевых показателей эффективности, а потом подробнее остановимся на метриках, которые используются в интернет-маркетинге.

Виды KPI

На данный момент есть десятки показателей KPI. Найти то, что будет нужно конкретно вашему бизнесу непросто. Мы покажем несколько классификаций, которые помогут ограничить список возможных показателей.

Финансовые и нефинансовые. С этой классификацией всё просто. К финансовым показателям относятся выручка, расходы, оборот средств, ликвидность, маржинальность и т. д. Это непосредственно бизнес-показатели. Нефинансовые показатели считают всё, кроме денег: долю рынка, удовлетворённость клиентов, текучесть персонала и многое другое.

Индивидуальные и командные. Вы можете поставить индивидуальные показатели KPI для работников, чтобы отслеживать их продуктивность. Такие методы оценки используются во многих магазинах, в которых есть консультанты. У каждого работника есть план по продажам, к которому они стремятся. Командные, или групповые, показатели отражают общие результаты работы группы или всей организации.

Запаздывающие и опережающие. Запаздывающие показатели отражают последствия уже выполненных действий. К ним относятся прибыль и затраты.

Задача опережающих показателей повлиять на результат, который будет отражаться в запаздывающих индикаторах. Давайте разберём это на примере работы IT-компании. В этой сфере активно отслеживают NPS (индекс потребительской лояльности). Чем он выше, тем лучше. NPS ― это запаздывающий показатель. Мы можем его узнать, когда закончится период, например месяц. На NPS может повлиять работа технической поддержки. Опережающими показателями в этом случае будет скорость ответа сотрудников, а также смог ли специалист помочь пользователю.

Основные принципы метрик по KPI

Чтобы не заблудится в обилии показателей, выделим принципы, которых нужно придерживаться при постановке целей.

Также при выборе KPI-метрик западные маркетологи рекомендуют опираться на SMART-требования.

Когда организация выбирает для себя систему оценки эффективности работы, часто выбирают между KPI и OKR. OKR — это тоже метод постановки целей, однако у него есть серьёзное отличие от KPI. OKR — это про серьёзные изменения, модернизацию. Цели, поставленные по OKR-методике, должны быть амбициозными, выше тех результатов, которых команда обычно достигает. KPI нацелены не на изменение и достижение новых высот, а на стабильно хорошие показатели. Это скорее метрика здоровья бизнес-процессов.

Преимущества и недостатки KPI

У KPI есть и недостатки:

Для кого подходит система KPI, а для кого нет

Как мы и сказали, KPI подходит не для всех. И больше всего эта технология не подходит для творческих работ. Писатели, дизайнеры и художники просто не могут спрогнозировать своё вдохновение. Даже если представитель творческой профессии работает в компании и помогает в разработке продукта, он не может точно сказать, как быстро он сможет выполнить работу. Исходя из опыта сотрудник может установить некие рамки, но в процессе выполнения задачи могут случиться творческие форс-мажоры.

Сразу после творческой работы хочется отметить исследовательскую деятельность. В основном это относится к инженерам, архитекторам и работникам медицинской сферы, которые трудятся в лабораториях. Их задачи уникальны. До них ещё никто не делал подобное, поэтому и нет никаких прогнозов, сколько времени и сил потребует решение задачи.

Также есть профессии, задачи которых слишком разнообразны. Отслеживать все показатели трудно и неэффективно. Пример такой профессии ― секретарь. Он занимается подготовкой документов для начальника, оформляет поручения для других отделов и даже может засыпать кофе в кофемашину. Готовить KPI для каждого вида задач долго, а изменить, по сути, ничего не получится. Задачи должны просто выполняться по запросу. Можно выбрать ряд основных показателей, но в этом случае есть риск, что сотрудник будет фокусироваться на отслеживаемых задачах и забудет про другие.

KPI в интернет-маркетинге. Что считать?

Как измерить KPI? Мы говорили, что единой формулы для расчёта KPI нет, так как у каждой компании своя специфика и свои показатели, которые нужно считать. В интернет-маркетинге есть несколько KPI, которые чаще всего используются специалистами:

Это только небольшой список показателей, за которыми следят владельцы интернет-магазинов.

Как внедрить систему KPI и не нарушить рабочий процесс

Как разработать цели и KPI? Начинать ставить цели нужно с самого верха. То есть определите стратегические цели компании. Хотите ли вы сделать упор на повышение прибыли или хотите повысить лояльность потребителей. На основе стратегических целей командам и менеджерам будет проще выбрать показатели, на которые им нужно обратить внимание.

Внедрение новой системы контроля ― это всегда неудобство для рабочей команды. Если вы всё-таки решились внедрить KPI-метрики в рабочий процесс, нужно начать со знакомства сотрудников с технологией. Приведите примеры метрик, которые могут взять для себя команды, расскажите о плюсах внедрения новой методики. Работнику проще свыкнуться с изменениями, если он понимает, что от него требуется и как это может повлиять на бизнес.

Постарайтесь автоматизировать процесс подсчёта метрик. Чем меньше сотрудники будут тратить время для расчёта параметров, тем больше у них будет времени для выполнения своих непосредственных задач. Используйте Яндекс.Метрику, Google Analytics и CRM-системы.

На начальном этапе можно привлечь специалистов-аналитиков, которые помогут подобрать метрики и формулы, которые подойдут именно для вашей организации. Таким образом, каждой команде не придётся окунаться в мир сложной аналитики, а топ-менеджеры будут уверены, что все показатели рассчитываются верно.

KPI – это полезный инструмент для контроля за бизнес-процессом. Он помогает как руководителям, так и сотрудникам. Сложность этой технологии в её индивидуальности. Слишком много показателей не может отслеживаться одной командой. Здесь важно сфокусироваться на главных, самых необходимых метриках на данный момент. Именно поэтому топ-менеджеры должны первыми озвучивать направление развития и только потом требовать от команд выбор KPI-метрик.

Источник

Подробно о kpi

Если вы наблюдаете такую ситуацию, когда в один месяц компания работает продуктивно и выходит на хорошую прибыль, а в другой получает нулевые показатели, здесь кроется какая-то проблема. Иногда причиной неутешительного результата является работа сотрудников. Поэтому чтобы понять, в чем загвоздка, необходимо воспользоваться системой Key Performance Indicators. Метод KPI помогает грамотно контролировать работу персонала.

В статье разбираемся с понятием КПЭ, расчетами, внедрением и особенностями использования показателей эффективности.

Что такое KPI
и где он используется?

KPI — это ключевые показатели эффективности или специальные индикаторы, которые позволяют измерить полезные качества каждого работника. С помощью таких бизнес-индикаторов можно отследить, в какой мере конкретный сотрудник выполняет поставленные цели.

КПЭ является показателем результативности деятельности каждого отдельного специалиста, группы работников или целого подразделения. Параметр выражается в цифрах.

Простой пример KPI:

Благодаря performance indicators руководитель видит, какие действия не имеют смысла, а на какие необходимо сделать акцент, затратить время и финансы.

Что дает внедрение КПЭ:

Если система KPI была разработана и введена правильно, руководитель может анализировать результаты деятельности работников в любом ключе: как в позитивном, так и в негативном.

Чтобы проверить уровень работы, показатели пропускают через специальные «умные» фильтры, которые должны быть актуальны для бизнеса, подходить для измерения эффективности, соответствовать выбранному интервалу времени. Также каждый фильтр должен иметь конкретную цель. Для получения более точных результатов необходимо ориентироваться на несколько индикаторов.

Следует понимать, что показатели эффективности — это динамичные единицы. Они меняются в соответствии с ситуацией на рынке. Если для измерения результативности работы использовать одни и те же индикаторы, существует риск получить неактуальные данные и цели, которые уже устарели.

Руководители должны обратить внимание и на то, что для каждого сотрудника КПЭ рассчитывается индивидуально:

В личные performance indicators включают и особые параметры оценки: переработки, опоздания, выполнение дополнительных задач.

Система эффективности направлена не только на контроль качества работы и достижений, но и на личностную мотивацию. Если специалист получает фиксированный оклад, он теряет желание усердно трудиться. В результате даже при всех возможных стараниях человек получит «голую» зарплату.

Если внедрить КПЭ, сотрудник будет мотивирован на больший объем задач и положительный результат. Он получит не только фиксированный оклад, но и премиальные выплаты.

Понять, как работает система ключевых показателей эффективности, можно на примерах различных сфер деятельности:

Продажи

Выбор индикаторов зависит от возраста организации и поставленных целей. Для молодой компании на первом месте стоит большая клиентская база и объем продаж. Для фирм, которые давно присутствуют на рынке, важно удержать старых клиентов и продвинуть новые/инновационные продукты.

Необходимо учитывать и конверсию. Если при большом трафике маленький процент реальных покупателей, то продажники плохо справляются со своими обязанностями. Причины таких ситуаций бывают разными. Задача руководства — выяснить, почему так происходит, и скорректировать действия работников.

Интернет-маркетинг

В сфере digital можно выделить долгосрочные и краткосрочные цели, которые определяют метрики эффективности. При этом можно использовать стандартные и специальные индикаторы:

Внедрение системы показателей KPI в интернет-маркетинге позволяет сделать работу с проектами любой сложности максимально прозрачной.

Торговля

Для организаций, которые занимаются розничной торговлей, важны следующие индикаторы:

Выбор индикаторов зависит от направления деятельности торгового предприятия. При правильно подобранной схеме магазин может увеличить объем продаж и чистой прибыли, повысить свою рентабельность.

Руководство торгового объекта может мотивировать персонал следующим образом:

Чтобы система оценки работала эффективно, для каждого розничного специалиста достаточно восьми индикаторов. Также необходимо позаботиться о наличии CRM-системы, которая позволяет легко анализировать данные за указанный период.

Управление персоналом

Для отдела кадров и управления сотрудников используют универсальные и специальные индикаторы:

Отдел по подбору персонала может акцентировать внимание и на других метриках, в зависимости от направления, целей и стратегии предприятия.

Виды ключевых показателей

КПЭ метрики делятся на две группы:

По направлениям индикаторы делят на пять основных групп:

При этом индикаторы устанавливают не только для специалистов младшего звена, но и для руководства.

Для выражения индикаторов используют баллы, часы, рубли.

Кроме основных показателей используют внутренний и внешний indicator. Они различаются по значению:

Для каждого отдела устанавливают свои внутренние индикаторы:

В составлении карты метрик эффективности KPI используют:

Универсальные индикаторы, которые подойдут для большинства компаний: трафик и конверсия, средний чек, объем продаж, постоянные клиенты, вовлеченные клиенты, отзывы, финансовые потоки по отделам.

Индивидуальные или специфические индикаторы: сложность задач, скорость работы, поток обязанностей на одного человека, время, затраченное на создание продукта (сколько часов рабочий провел за оборудованием).

НА ЗАМЕТКУ

Каждое предприятие использует свои индивидуальные индикаторы. Метрики подбирают с учетом направления и особенностей бизнес-процессов. Универсальной карты не существует, но можно применять performance indicators, которые подходят для большинства.

Расчет KPI:
как подсчитать, что учитывать

Чтобы правильно рассчитать КПЭ, создают матрицу, в которую вносят маркеры с данными:

Маркеры помогают рассчитать КПЭ. По результатам можно узнать, достойны рабочие премии или нет.

Для обычных сотрудников матрица должна отражать пять индикаторов, для руководителей — семь.

Для оценки индекса KPI пользуются следующей формулой:

В итоге получаем коэффициент результативности.

Чтобы не запутаться, приведем пример:

Делаем вывод, что индекс получился в три раза выше 100%. Это значит, что продавец перевыполнил план и достиг поставленной цели. Если индекс ниже 100, специалист работает неэффективно, не справляется с нормами. В этом случае руководство принимает меры для повышения показателей.

Основные шаги
по внедрению системы KPI

Внедряя систему, необходимо еще учитывать принципы КПЭ:

Для введения Key Performance Indicators разрабатывают стратегию компании и только после этого создают матрицы. Выборкой ключей занимается не только руководство, но и компетентные специалисты.

После разработки стратегии и изучения принципов функционирования переходят к поэтапному внедрению системы:

Показатели должны соответствовать целям, которые ставит перед собой фирма. Чтобы не ошибиться в выборке, рекомендуется ответить на ряд вопросов:

Ответы позволяют выделить цели на короткий и длительный сроки.

Когда проделаны все шаги по внедрению стратегии, ее испытывают. Для этого лучше собрать небольшую группу работников из разных отделов или провести испытания на базе конкретного подразделения. Такой подход позволит избежать в будущем серьезных ошибок.

Для контроля функционирования системы можно выбрать любой временной отрезок. Фокус-группе выдаются задачи, с которыми она обязана справиться. Далее ведется подсчет по составленной матрице показателей.

Сегодня KPI персонала можно автоматизировать. Для этого существуют специальные инструменты, которые оптимизируют работу системы: доски мотивации, CRM и пр.

Как грамотно презентовать систему КПЭ подчиненным

Работникам необходимо объяснить, что система направлена на контроль и повышение их производительности. Они должны знать, как рассчитываются индикаторы, как происходит мотивация.

Для закрепления информации можно сделать таблицу, в которую будут вноситься показатели и все изменения по ним. Сотрудники должны знать, какая ситуация обстоит на текущий момент, делать соответствующие выводы, чтобы исправить проблемные точки.

Ответственный менеджер может создать группу-чат для подчиненных. В чате каждый имеет право задавать вопросы о работе системы, возникающих проблемах.

Чтобы работник мог отслеживать эффективность своего труда, рекомендуется передавать ему отчеты за каждую неделю на физическом и электронном носителе. Специалист оценит изменения по показателям, поймет, на какие действия обратить внимание.

Плюсы и минусы системы мотивации KPI

КПЭ как инструмент применим не только в сфере продаж. Технологию можно использовать в любых направлениях, включая личностный рост. Весомый плюс от внедрения системы получают компании, которые планируют масштабировать бизнес и могут столкнуться с проблемой отслеживания изменения из-за большого объема данных. Key Performance Indicators позволяет избежать путаницы и оптимизировать контроль динамики развития организации.

О плюсах и минусах подробно в таблице:

Что еще важно знать о KPI

Руководители очень часто допускают ошибки при внедрении системы. Чтобы избежать их, следуйте простым правилам грамотного КПЭ:

Налаженная система позволит с максимальной точностью измерять индикаторы. От руководства требуется только профессионально подойти к задаче и не использовать неизмеримых и недостижимых метрик.

Кому не подходит KPI

Руководители очень часто допускают ошибки при внедрении системы. Чтобы избежать их, следуйте простым правилам грамотного КПЭ:

НА ЗАМЕТКУ

Также не забывайте, что показатели эффективности могут изживать себя. Если индикатор стал бесполезен, его заменяют актуальным.

Вы узнаете о своих сильных и слабых сторонах, получите знания о построении эффективной системы управления персоналом и финансами, узнаете, как повысить объемы продаж, провести финансовый анализ, работать с KPI и так далее.

Курс рекомендован руководителям компаний, аналитикам, менеджерам по развитию и инновационным проектам.

Автор: Юлия Тришкина эксперт, руководитель отдела

С уважением, команда Moscow Business School

Источник