Что такое формализованный документ
Формализованные документы
Смотреть что такое «Формализованные документы» в других словарях:
Формализованные документы МЧС России — документы, в которых совокупность реквизитов, установленная в соответствии с решаемыми задачами, зафиксировано в определенном порядке. Регламентация содержания и оформления Ф.д. осуществлена путем издания приказов МЧС России, которыми введен в… … Словарь черезвычайных ситуаций
Пользовательские истории — Разработка программного обеспечения Процесс разработки ПО Шаги процесса Анализ • Проектирование • Программирование • Докумен … Википедия
Бизнес-архитектура — на основании миссии, стратегии развития и долгосрочных бизнес целей определяет необходимые организационную структуру, структуру каналов продаж и функциональную модель предприятия, документы, используемые в процессе разработки и реализации… … Википедия
Листинг — (Listing) Листинг это совокупность процедур по допуску ценных бумаг к обращению на фондовой бирже Определение листинга, преимущества и недостатки листинга, виды листинга, этапы процедуры листинга, котировальный список листинга, делистинг… … Энциклопедия инвестора
Электронное таможенное декларирование — Электронное (таможенное) декларирование – передача, прием и обработка таможенных деклараций на товары, созданных в электронной форме. Предполагает эффективное взаимодействия таможенных органов и участников внешнеэкономической деятельности (ВЭД)… … Википедия
Получение данных об объекте интереса на основе анализа документов — Достаточно важную информацию об изучаемом человеке получают при анализе документов (писем, дневников, деловых отчетов, записок, литературных произведений, конспектов, фонограмм произносимых перед аудиторией речей и т.д.). В дознании и следствии… … Энциклопедия современной юридической психологии
ГОСТ Р 53894-2010: Менеджмент знаний. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 53894 2010: Менеджмент знаний. Термины и определения оригинал документа: 2.14 аудит знаний (Knowledge Audit): Систематический пересмотр знаний, проводимый, как правило, с помощью вопросников, интервью или отчетов. Проводится… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Проектирование — Существует несколько определений термина «проектирование». В основном они характеризуют его с двух сторон, как общераспространенное понятие и с научно технической позиции … Википедия
Электронное таможенное декларирование в России — Электронное таможенное декларирование в России возможность подачи таможенных деклараций в электронном виде и проведения удалённой процедуры таможенного оформления товаров, реализованная в России в начале 2000 х годов. Содержание 1 История 2 … Википедия
план — 3.1.14 план: Вид сверху или горизонтальный разрез здания или сооружения. Источник: ГОСТ Р 21.1101 2013: Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Начнем сначала: где форма, а где формат?
Часто понятия «формат» и «форма» путают. Фактически, формат — это структурированный набор данных, соответствующих определенным требованиям, который можно визуально отобразить в любой форме. А форма — это то, как зрительно документ должен выглядеть, то есть, по сути, его печатная форма. Например, форма счета-фактуры определяется Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (ред. от 19.01.2019) «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость», а формат — отдельным приказом ФНС.
Разница между формой и форматом
Формат придумали для того, чтобы упростить автоматическую машинную обработку, например, занесение информации из одной системы в другую.
Формализованным документом называется электронный документ, имеющий утвержденный или рекомендованный формат в соответствии с действующим законодательством. При этом формат определяет способ расположения и представления данных в электронном документе. Например, ФНС принимает электронные оригиналы документов в формате XML, а скан-копии — в форматах TIF и JPG. К формализованным документам относятся электронные счет-фактура, УПД, товарная накладная ТОРГ-12, акт выполненных работ.
Неформализованные документы — письма, договоры, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция — свободны от жесткого регулирования со стороны государства.
Для чего нужны формализованные документы
Наличие формата у формализованных документов упрощает занесение информации из одной системы в другую, а значит позволяет легко обмениваться такими документами не только внутри предприятия, но и между контрагентами.
Обмен формализованными документами предполагает участие различных информационных систем:
? в учетной системе документ создается;
? в СЭД согласуется, подписывается руководителем и хранится;
? сервисы электронного обмена документами передают документы контрагенту с соблюдением требований законодательства;
? сервисы сдачи отчетности передают документы в ФНС;
? в информационных системах ФНС происходит автоматическая обработка документов.
Получение информации из формализованных документов легко автоматизировать. В случае с неформализованными документами (договорами, письмами и т.д.) — приходится использовать интеллектуальные инструменты, которые способны по тексту извлечь значимые для обработки факты.
Дальше обработка извлеченных фактов происходит в различных информационных системах. Например, налоговая может искать перекосы в трассировке НДС. А внутри организации ускоряется передача информации между подразделениями, работающими в разных информационных системах — бухгалтерией, юристами, менеджерами.
Почему меняются форматы документов
Форматы документов удобнее разрабатывать в направлениях, где происходит большой обмен однотипной информацией:
? для ритейла такой информацией становятся прайсы, заявки, информация об отгрузке и приемке. Все они формализовались в EDI-документы.
? для задач налогового мониторинга применяются форматы, разработанные ФНС. Государство в лице ФНС является сейчас одним из двигателей расширения числа формализованных документов.
Обратной стороной удобства использования форматов является то, что нужно настраивать свои информационные системы на обработку конкретного формата. Каждый из них разрабатывается для определенного круга задач.
Со временем появляются новые задачи, которые не получается решить при помощи существующих форматов. Приходится вносить изменения в текущие или разрабатывать новые. Так в форматах первичных документов перечислен закрытый перечень допустимых ставок НДС. С января 2019 года ставка НДС поднялась с 18% до 20%. Потребовалось внести исправления в действующие форматы. Еще одной заметной задачей в 2019 году стал контроль движения товаров, подлежащих маркировке. Для решения этой задачи был разработан новый формат, утвержденный приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ (далее приказ 820@).
Как реагирует ИТ-окружение на изменение форматов
Каждую систему, участвующую в обмене формализованными документами, необходимо научить работать с новым форматом.
В теории все решения должны быть готова к работе с новым форматом до его вступления в силу. Это необходимо для того, чтобы независимые разработчики могли заранее убедиться в работоспособности не только своей системы, но и во взаимодействии с интегрируемыми сервисами. Также ИТ-департаменты конечных потребителей должны заранее убедиться в готовности используемых информационных систем к работе с новым форматом.
На практике наблюдается сильная задержка в поддержке новых форматов элементами ИТ-окружения, обеспечивающего обмен формализованными документами. Так поддержка формата, утвержденного приказом 820@ некоторыми сервисами задержалась на несколько месяцев после вступления приказа в силу. Хотя ФНС сообщали, что данным форматом можно пользоваться до вступления приказа в силу. Сервисы, которые реализовали поддержку формата, дают возможность бизнесу работать с системой маркировки.
Аналогичная задержка происходит сейчас с форматом, утвержденным приказом ФНС России от 27.08.2019 N ММВ-7-15/423@. Данный формат уже действующий, однако очень мало сервисов его поддерживают.
Можно ли использовать неактуальные форматы
Единственное ограничение, которое устанавливает ФНС — запрет обмена электронными счетами-фактурами в формате, не установленном ФНС. На данный момент для обмена электронными счетами-фактурами можно использовать только формат, утвержденный приказом 820@.
С 1 января 2020 г. запрещено обмениваться электронными счетами-фактурами, созданными в соответствии с форматом, утвержденным приказом ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@.
По остальным видам документов ограничений нет. Можно использовать как старые (не действующие), так и собственные форматы документов. Однако нужно иметь ввиду, что такие документы не получится передать в ФНС в электронном виде. Дополнительно потребуется зафиксировать в локальных нормативных актах форматы документов, которые используются в вашей организации, а также заключить соглашение с контрагентами на обмен «экзотическими» форматами документов.
К чему нужно быть готовым, если вы обмениваетесь электронными документами
В вашей организации переход на новый формат может происходить вполне предсказуемо по установленному плану, но «сюрприз» может прилететь от контрагента — он может отправить документ в новом формате, когда еще ни ваши сотрудники, ни ваша информационная система не готовы к этому.
В этом случае вам нужно связаться с контрагентом, сообщить, что на данный момент нет возможности обработать документы данного формата. Далее по обоюдному согласию вы можете либо аннулировать этот документ и попросить контрагента отправить документ в формате, который вы можете обработать, либо вы договариваетесь о том, что обработаете документ после обновления.
Что требуется от организации для работы с актуальными форматами
Проанализируйте, нужен ли новый формат для работы организации. Если нужен, то следующий шаг — готовность ПО.
Если в организации используется купленная информационная система, то стоит уточнить у поставщика, когда планируется поддержка новых форматов. Вендор может пересмотреть приоритет разработки новой функциональности в сторону поддержки новых форматов, если заинтересованных клиентов будет достаточное количество. Важно поддерживать диалог и иметь возможность регулярно получать обновления.
Если в организации используется самописная информационная система (СЭД, учетная система) — нужно определить особенности обработки форматов документов в интегрируемых системах. По собранной информации нужно будет спроектировать и модифицировать решение. Кроме того, необходимо выделить ресурсы для мониторинга изменений законодательства, а также изменений в интегрируемых информационных системах.
Обмен электронными, и в особенности формализованными, документами экономит ресурсы компании. Однако рынок и законодательство меняются быстро, и для соответствия требованиям необходимо быстро адаптироваться как самой компании, так и ее информационным системам.
Формат электронных документов
На электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами уже переведены основные типы документов. Для них ФНС России разработала требования к форматам. Разбираемся, что важно отразить в документах и на какую законодательную базу опираться.
Электронные документы делятся на формализованные и неформализованные. Формализованными называют документы с расширением xml, формат которых разработан ФНС. Обработка таких документов в налоговой происходит автоматически, так как их структура для ЭДО неизменна.
Если организация самостоятельно определяет формат своих документов, они считаются неформализованными. Формат может быть любой: docx, pdf, jpg и др. Юридическая значимость таких документов подтверждается квалифицированной электронной подписью (КЭП), что позволяет отправлять их контрагентам по ЭДО.
В Диадоке все документы соответствуют требованиям налоговой
Формат документов в ЭДО
Формат каждого формализованного документа прописывается в приказах ФНС. Сегодня для ЭДО законодательно утвержден xml-формат. Контрагенты могут выгружать документы из информационной системы в удобном для них формате. Однако для ФНС придется приводить их к утвержденному виду.
Приведем основной перечень документов, которые поддерживают формат xml в ЭДО.
Счет-фактура
В счете-фактуре прописывается сумма НДС, которую продавец включает в стоимость отгруженного товара.
Порядок обмена утвержден приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н.
Формат счетов-фактур для ЭДО установлен приказом ФНС от 19.12.2018 № MMB-7-15/820@.
Универсальный передаточный документ (УПД)
УПД нужно использовать при объединении всей информации из первичного учетного документа и счета-фактуры. Документ может быть односторонним или двусторонним. В первом варианте в УПД содержатся вся информация по сделке и подпись продавца. Во втором еще отражены реквизиты покупателя и его подпись.
Формат УПД для ЭДО определяется тем же приказом ФНС, что и для счетов-фактур.
Корректировочный счет-фактура
В некоторых случаях в выставленных документах могут измениться цена, количество товара или услуги. Для фиксации этих изменений существует корректировочный счет-фактура — в нем прописывают разницу между суммами и рассчитывают новый размер НДС.
Для регулирования формата корректировочного счета-фактуры ФНС выпустила приказ от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
Акт приемки-сдачи работ (услуг)
Это первичный учетный документ, с помощью которого подтверждается выполнение работ или услуг по договору. Сам акт может состоять из одного или двух xml-файлов, они содержат информацию об исполнителе и заказчике.
Формат акта по ЭДО не унифицирован, но закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает обязательные реквизиты для документа. Тем не менее ФНС рекомендует два формата электронных актов, которые описаны в приказах от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.
Товарная накладная
С помощью накладной система ЭДО фиксирует передачу товарно-материальных ценностей между организациями. Форма называется ТОРГ-12 и не считается обязательной. Документ состоит из двух файлов — сведений со стороны продавца и покупателя.
Формат накладной в ЭДО утвержден приказами ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.
Универсальный корректировочный документ (УКД)
В таком формате совмещены корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости работ или товаров. Электронный УКД может быть как односторонним, так и двусторонним — варианты такие же, как у УПД.
Отправка УKД возможна только через оператора ЭДО в формате, утвержденном приказом ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
Подключайтесь к Диадоку и обменивайтесь формализованными и неформализованными документами
Законодательная база
Использование технологий ЭДО регламентируется рядом законов:
Форматы документов регламентируются в ЭДО приказами ФНС. Сам электронный документооборот становится обязательным для компаний. Это касается маркировки и прослеживаемости товаров, а также электронной отчетности и ЭДО в госзакупках.
Вопрос-ответ
В каком формате выгружать и отправлять документы для ЭДО?
При отправке документов через оператора ЭДО необходимо сохранить файл в формате xml, который составлен по требованиям приказов ФНС России. Такие документы принимают в налоговой и судах, их не нужно распечатывать на бумаге.
Неформализованные документы используют для ЭДО между контрагентами в формате doc, xlsx, pdf, jpg и др. Для этого их нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. Чтобы сдать такие документы в ФНС, придется выполнить больше действий:
Это приводит к трате ресурсов компании: времени сотрудников, бумаги, картриджей для принтера.
Какая связь у видов и форматов документов ЭДО?
Все формализованные документы имеют формат xml, а неформализованные — любой другой.
Какие были изменения в требованиях к форматам и формам документов в 2021 году?
В конце 2020 года вышел приказ ФНС России № ЕД-7-26/736@, который определил новые требования для формата УКД и корректировочного счета-фактуры с 1 октября 2021 года. Изменения внесли для соответствия документов требованиям систем прослеживаемости и маркировки.
Новая форма счета-фактуры стала действовать с начала работы системы прослеживаемости. С 8 июля 2021 года на импортируемые партии товаров обязательно назначают регистрационный номер (РНПТ). Из-за этих изменений в бумажных счетах-фактурах появились строка 5а для сведений о документе на отгрузку и графа 1 для номера записи.
Контрагенты могут заполнять электронный счет-фактуру в соответствии с требованием приказа ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
Почему формат xml нельзя загружать в систему ЭДО?
В Диадоке такое может произойти из-за того, что формат документа устарел и не соответствует действующим приказам ФНС России. В этом случае система выдает предупреждение и предлагает исправить файл в соответствии с новыми требованиями. Иначе налоговая не примет его.
Выгружать документы из системы ЭДО также удобнее в формализованном виде. Если в учетной системе компании их создают в других форматах, то для передачи по ЭДО необходимо конвертировать УПД и прочие документы в формат xml. Диадок справляется с этой задачей с помощью коннектора «Доставка». Документы, которые создаются прямо в системе ЭДО, автоматически соответствуют установленному формату.
Поможем организовать работу с формализованными документами
Порядок обмена электронной формализованной первичкой
Все первичные документы уже давно можно формировать в электронном виде (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Однако заинтересованность государства в администрировании обмена этими документами не так велика, как в случае со счетами-фактурами, поэтому законодательством не предусматривается ни четкий регламент передачи первички, ни наличие обязательных форматов. Но, так как для автоматизации бизнеса перевода одних счетов-фактур в электронный вид недостаточно, ФНС РФ пошла навстречу налогоплательщикам и утвердила рекомендованные xml-форматы для товарной накладной и акта приемки-сдачи работ (услуг), которые сами по себе диктуют определенный порядок передачи.
Электронные xml-форматы акта и товарной накладной утверждены Приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@. И если для электронных счетов-фактур отдельным Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н был установлен порядок выставления и получения, то в отношении первичных документов порядок в какой-то мере определяется самими форматами документов.
Первичный формализованный документ состоит из двух файлов, так называемых титулов. Для накладной эти документы будут называться «титулом продавца» и «титулом покупателя», а для акта – «титулом исполнителя» и «титулом заказчика». В случае с товарной накладной обмен будет происходить по следующему сценарию:
Таким образом, основное отличие формализованных актов и накладных от неформализованной электронной первички состоит в том, что недостаточно просто поставить вторую подпись под документом. Формализованный документ состоит из двух файлов и становится юридически значимыми только в тот момент, когда оба файла сформированы и подписаны: «титул продавца (исполнителя)» подписан продавцом, а «титул покупателя (заказчика)» – покупателем. Такой формат документа решает проблему двустороннего внесения информации: на практике в бумажной ТОРГ-12 покупатель самостоятельно заполняет часть полей в документе. Так, помимо подписи он может указать доверенность, на основании которой происходит приемка товара или подписание документа, дату получения груза и т.п. В акте же, например, предусмотрено место для комментариев или претензий.
Вторым отличием формализованных документов от неформализованных является необходимость указания в документе идентификаторов участников электронного документооборота (ЭДО). О каких идентификаторах идет речь? Согласно п.2.1-2.3 Приказа Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н при подключении компании к ЭДО оператор также обязан присвоить ей идентификатор, в течение трех дней сформировать сообщение об участнике ЭДО, в котором указать реквизиты компании, реквизиты электронной подписи и идентификатор, и направить это сообщение в налоговый орган по месту учета компании. Таким образом в сам формат формализованного документа заложена информация о том, через какого оператора он был передан и какими компаниями-участниками ЭДО.
Данные из сообщения об участнике ЭДО заносятся в базу налогового органа и в дальнейшем используются при представлении формализованных документов по требованию ИФНС в электронном виде по ТКС. При передаче документа на стороне инспекции происходит сверка идентификаторов в документе с идентификаторами в базе участников, и, если участник не обнаружен, документ не допускается к проверке. Наличие участника в базе повышает доверие к электронному документу: как минимум это гарантия того, что налогоплательщик обменивается документами через оператора ЭДО и, значит, документ был подписан действующим сертификатом электронной подписи.
Из последнего пункта следует важное замечание. Компания, не подключенная к оператору ЭДО, не сможет представить формализованный первичный документ по требованию налогового органа в электронном виде по ТКС. Его придется представлять либо в виде бумажной копии, либо в виде скан-образа, что, в свою очередь, ведет к дополнительным действиям с документом: его нужно будет распечатать, заверить, отсканировать или же перевести в графический формат специальными программными средствами.
Редакция «Клерка» получила информацию от источников в ФНС о том, что в 2022 году налоговики начнут массово снимать расходы компаний.
Чтобы подготовить вас к непростому 2022 году, «Клерк» оперативно разработал уникальный курс по защите при налоговых проверках. Записаться и получить подарок тут.
Список документов
Через Диадок можно обмениваться любыми документами — как первичными, имеющими строгую печатную форму или формат XML-файла, так и внутренними документами компании.
Ниже в таблице перечислены документы, обмен которыми уже осуществляется через Диадок. Они разделены на формализованные (атрибуты которых подлежат автоматической обработке) и неформализованные. Остальные документы не были реализованы по причине отсутствия потребности со стороны клиентов.
Поэтому, если вы хотите обмениваться через Диадок другими видами документов (не указанными на этой странице), или использовать собственный формат для электронных документов, пожалуйста, сообщите нам об этом по телефону 8 800-500-10-18 или по электронной почте diadoc@kontur.ru. Мы готовы дополнять список, согласно вашим потребностям. Это важно для обеспечения юридической значимости передаваемых электронных документов.
Формализованные документы
Полуформализованные документы
Полуформализованным документом считается документ из ниже приведенного списка, если к нему заполнена дополнительная информация о документе (тип документа из развернутого списка, номер, дата и другие параметры). Полуформализованный документ тарифицируется по цене формализованного.
Неформализованные документы
| Информационное письмо (Произвольная форма) |