что такое быстрое закрытие в бухгалтерии
«Быстрое» закрытие: цели, проблемы, пути решения
«Финансовые и бухгалтерские консультации», 2008, N 7
В последнее время очень популярными в финансовой и бухгалтерской среде стали такие термины, как fast close (быстрое закрытие), accruals (начисления), provision (оценки, предположения). Все эти термины применяются в связи с реализацией во многих российских компаниях проектов по «быстрому» закрытию периода в целях подготовки финансовой отчетности либо по российским стандартам бухгалтерского учета (РСБУ), либо по международным (МСФО).
Цели проекта «быстрого» закрытия
Важно, что рассматриваются только календарные дни независимо от дней недели и наличия рабочих и выходных дней. Возможные сроки подготовки финансовой отчетности, рассматриваемые в качестве стратегической цели проекта fact close, приведены на рис. 1.
Целевые сроки подготовки отчетности
Рис. 1 Проблемы на пути «быстрого» закрытия и способы их решения
Независимо от выбранного метода составления отчетности (либо путем трансформации, либо на основании регистров параллельного учета по МСФО) на «быстрое» закрытие периода существенное влияние оказывают сроки получения и отражения в учете компании первичных учетных документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Как показывает практика, на пути достижения цели сокращения сроков подготовки отчетности большинство российских компаний сталкиваются с однотипными проблемами, обусловленными различными факторами. Эти факторы можно объединить следующим образом:
Типичные проблемы, влияющие на подготовку отчетности компаний в режиме fast close, и возможные, на наш взгляд, пути их решения приведены в таблице.
Формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. N 100.
Применение технологии accruals как способ решения проблемы
Для достижения цели подготовки финансовой отчетности в режиме fast close можно использовать:
По документам, заменяющим первичные (например, реестрам, справкам), внутренним локальным актом разрабатываются и утверждаются конкретные формы, являющиеся составной частью порядка документооборота.
Для внедрения технологии accruals необходимо определить:
Для повышения достоверности составляемой финансовой отчетности компании в режиме fast close ежемесячно следует:
Регламент проведения контрольных процедур по анализу отклонений, необходимых для повышения достоверности составляемой финансовой отчетности в режиме fast close, должен быть закреплен внутренним локальным актом компании. В общем виде возможный алгоритм процесса проведения контрольных процедур по анализу отклонений между предварительными и фактическими данными представлен на рис. 2.
Алгоритм контрольных процедур по анализу отклонений между предварительными и фактическими
Рис. 2 Риски и препятствия на пути к достижению цели
Нельзя забывать, что хозяйственные операции совершают все подразделения компании, а задачей бухгалтерии является только корректное отражение этих операций в учете и отчетности. Иными словами, вся жизнь течет за пределами бухгалтерии, в документировании информации и формировании отчетности участвуют все подразделения и весь персонал компании.
Таким образом, сокращение сроков подготовки финансовой отчетности является задачей, охватывающей все бизнес-процессы, происходящие в компании, и предполагает комплексный подход к решению, основные направления которого приведены на рис. 3.
Комплексный подход к решению задачи по сокращению сроков подготовки отчетности
Нужно иметь в виду, что при внедрении проекта по сокращению сроков подготовки отчетности могут возникнуть риски, как связанные с человеческим фактором:
Кроме того, надо просчитать и экономические риски внедрения такого проекта, обусловленные тем, что при подготовке отчетности в режиме fast close рассматриваются только календарные дни независимо от дней недели и наличия рабочих и выходных дней. Таким образом, режим работы подразделений компании в течение времени подготовки отчетности предполагает работу персонала без выходных дней и сверх установленной нормы рабочего времени. Поэтому необходимо произвести в соответствии с Трудовым кодексом РФ экономические расчеты доплат за сверхурочную работу, а также работу в праздничные и выходные дни.
Введение новых правил документооборота и отражения в учете хозяйственных операций потребует дополнительных финансовых затрат на обучение сотрудников компании.
Возможный график достижения стратегической цели проекта fast close
Рис. 4 Факторы успеха
Универсального метода сокращения сроков подготовки финансовой отчетности не существует, каждая компания выбирает для себя те или иные механизмы достижения поставленной цели, но получению желаемого результата в более короткие сроки способствует целый комплекс различных факторов.
Как уже отмечалось, задача сокращения сроков подготовки финансовой отчетности охватывает все бизнес-процессы, происходящие в компании, поэтому успешное внедрение проекта fast close во многом зависит от поддержки со стороны руководителей высшего звена компании, а также от понимания актуальности вопроса и заинтересованности в успехе реализации проектных решений не только топ-менеджеров финансовых служб, но и руководителей всех производственных и технических подразделений. Проектные решения должны разрабатываться усилиями утвержденной рабочей группы проекта, объединяющей специалистов всех подразделений компании.
Внедрение проекта fast close требует проведения большой подготовительной работы и среди сотрудников, направленной на разъяснение целей и задач проекта. Пониманию необходимости неукоснительного соблюдения требований новых внутренних регламентов компании во многом способствует проведение семинаров и презентаций, предназначенных для обучения всего персонала новым правилам составления и представления документов, обработки и контроля учетных документов, формирования финансовой отчетности.
К факторам успешного внедрения проекта можно отнести применение системы мотивации персонала на строгое соблюдение регламентов документооборота, ввода и обработки учетных данных, подготовки финансовой отчетности, а также проведение регулярного административного контроля за процедурами отражения операций в учете в соответствии с новыми правилами.
В конечном счете должно произойти изменение не только стереотипа отстраненности сотрудников производственных, технических служб от бизнес-процесса подготовки финансовой отчетности и устоявшихся взглядов сотрудников финансовых служб на методы учета и подготовки отчетности, но и корпоративной культуры компании в целом.
Во многом успеху «быстрого» закрытия способствует привлечение консалтинговых компаний для реализации проекта fast close, так как консультанты обладают определенными технологиями работы над проектами, имеют опыт внедрения подобных проектов и комплексный взгляд со стороны, тогда как реализация проекта собственными силами компании может привести к снижению эффективности исполнения сотрудниками своих текущих функций в силу отвлечений на проведение дополнительных работ.
Одновременно не следует забывать, что консультанты выполняют работы и выносят экспертные оценки в рамках реализации проекта на базе информации, представленной компанией, также предполагается активное совместное обсуждение предлагаемых проектных решений. Поэтому сотрудники компании, входящие в рабочую группу по реализации проекта, должны своевременно представлять консультантам необходимые сведения, чтобы не сорвать сроки выполнения работ. Тем не менее не стоит забывать, что, хотя консультанты и предлагают ряд оптимальных, на их взгляд, проектных вариантов концептуальных моделей по «быстрому» закрытию периода, принятие решения всегда лежит на компании, так же как и ответственность за выбор.
Быстрое закрытие отчетного периода: как ускорить подготовку годовой финансовой отчетности
Статья руководителя практики МСФО КСК ГРУПП Крапивенцевой Светланы, опубликованная в практическом журнале по управлению финансами компании «Финансовый директор».
Система быстрого закрытия отчетного периода fast close – это набор мероприятий для подготовки отчетности в течение 1–4 недель после окончания года.
По опыту КСК ГРУПП, расходы на учет достигают 20% накладных затрат компаний. Количество бухгалтеров, несмотря на автоматизацию, не уменьшается, а главная задача – формирование отчетной информации для руководства – решается в последнюю очередь, после представления отчетности налоговикам и в органы статистики. Отчетность нужна в первую очередь менеджменту, во вторую – инвесторам. Дефицит оперативных данных заставляет искать пути сокращения сроков отчетности.
Практика ряда компаний готовить годовой отчет к июню – анахронизм. Спустя 6 месяцев после окончания года результаты отчетности лишают менеджмент шанса оперативно повлиять на операционную деятельность. В январе еще можно что-то предпринять, а в июне нет. И даже в феврале иногда уже нет.
Быстрое закрытие отчетного периода поможет урегулировать с банком-кредитором соблюдение ковенантных условий и привлечь инвесторов
При использовании кредитов с ковенантами (требования кредитного договора к деятельности заемщика и его финансовым показателям) годовая отчетность по МСФО или РСБУ обязательна к представлению. Чем раньше менеджмент получит информацию о соблюдении/нарушении условий, тем легче решит вопрос по кредитам: либо договорится с банком и получит подтверждение о сохранении кредита, либо найдет замену.
Компания-девелопер, возводящая объекты в центре Москвы и на западе Подмосковья, имеет долларовый кредит в российском банке с госучастием. В 2014–2015 гг. из-за кризиса возникли курсовые убытки, кредитные обязательства выросли. Все это – на фоне обесценения объектов строительства (залога). Представив отчетность в банк в мае 2016 г., компания получила «письмо счастья» о приостановлении кредитной линии. Другая компания-застройщик из холдинга, имеющего еще и торговую сеть, получила отчетность и переоценку объектов уже в январе. Узнав о несоблюдении ковенант и предвосхищая действия банка, менеджмент расширил перечень объектов для залога и предоставил поручительства других компаний. Отзыва кредита удалось избежать.
Если сложно договориться с обслуживающим банком, то найти новый кредит по поздней убыточной отчетности невозможно, придется готовить новую. Поэтому ценность поздней отчетности минимальна. Для инвесторов быстрая отчетность – сигнал об отлаженной системе управления и надежном контроле. Это дает преимущество перед другими проектами инвестирования.
Траты на систему fast close окупаются за год–два, а издержки параллельных учетных и отсталых систем накапливаются годами без отдачи
Даже там, где годовые отчеты формируются во втором полугодии, отдельная информация доступна в январе–мае: плановые или оценочные показатели, данные управленческого учета. Одни люди готовят оперативные данные, другие – итоговые, как результат – дублирующие функции и лишние издержки.
Быстрое закрытие отчетного периода требует затрат на начальном этапе: финансовых, временных и человеческих. Говоря научным языком, внедрение fast close – это реинжиниринг учетных процессов, то есть критический анализ практики и замена «тормозящих» действий на те, что ведут к цели – годовому отчету к 15 января. Первоначальные траты на внедрение компенсируются за счет экономии в будущем на учетных функциях, дешевого финансирования, сбалансированных решений. Нефинансовые издержки связаны с потерей работников, не способных к адаптации, и повышенными нагрузками на ответственных лиц на протяжении периода отладки процесса.
Компания по производству кондитерских изделий (оборот 900 млн рублей) приняла решение сократить сроки отчетности на три месяца, чтобы иметь комплект до 1 февраля. Спустя год после внедрения финансовая служба представила руководству следующий отчет. Экономия после первого года использования составила 2216 тыс. рублей (рис. 1).
Рисунок 1. Экономия от использвания систебы быстрого закрытия отчетного периода
По свидетельству финансовых директоров компаний, реализовавших переход на быстрое закрытие, минимальный период внедрения составляет 6 месяцев, а полноценная перестройка происходит не ранее чем через год после начала проекта.
Отчетность тормозят контрагенты и коллеги
Бухгалтерия объясняет поздние сроки отчетности недостатком документов или сверок от контрагентов, слишком важных для бизнеса, чтобы ставить им условия. Но наш опыт говорит о других факторах торможения, в том числе внутри компании:
Работая над быстрым закрытием отчетного период, сложности и решения мы делим на четыре группы:
По опыту КСК ГРУПП, наибольших усилий требует решение противоречий между подразделениями внутри компании.
Рисунок 2. Структура проблем при формировании отчетности
Контрагенты: ускорь, что возможно, оцени, что невозможно, и отличи одно от другого
Затягивание сроков отчетности не освобождает от исправлений в последующем году, а потому бессмысленно. При внедрении быстрого закрытия отчетного периода надо решиться признавать операции без официальных документов. Задача в том, чтобы свести количество таких операций к минимуму.
У каждого контрагента есть фамилия-имя-отчество, причем внутри компании. В обязанности конкретного сотрудника включается ответственность за представление документов или сведений в срок. К примеру, за покупателей отвечают менеджеры, факт отгрузки товара или предоставления услуги без подписи в документе подтверждают условия в договоре.
В рекламном холдинге привязка переменной части заработной платы клиентских менеджеров к документальной дисциплине решила 90 вопросов из 100 по сбору документов с контрагентов.
Проблемы возникают с монополиями и территориально удаленными контрагентами. В таких случаях для ускорения процесса используют метод начисления резервов (accruals).
А значит, уже в последний день отчетного периода известна приблизительная сумма.
Менеджер по логистике ж/д оператора вагонов Иванов А. М. не добьется получения документов от ПАО «РЖД» день в день, но составит справку-расчет о расходах на перевозки, используя данные о тарифах, тоннаже и километраже.
Таких «РЖД» мало, а по остальным поставщикам получить вовремя документы можно, используя конкуренцию на рынке, платежные и прочие методы убеждения.
Регламенты и автоматизированные бизнес-процессы исключают внутренние противоречия
Учет зависит от информации смежных подразделений: кадры, производство, строительный участок, снабжение, склад. Быстрое закрытие вовлекает все подразделения и достигает результата благодаря регламенту и автоматизированной системе управления бизнес-процессами.
Регламент фиксирует решения: сроки табелей, расчета заработной платы, ввод основных средств, акты по строительно-подрядным договорам, расчет себестоимости и т. д.
Автоматизированная система управляет сбором данных механически и обезличенно, избегая внутренних конфликтов.
Мясокомбинат (фермы, переработка, транспортный блок и сеть торговых точек под единым брендом) использует систему электронного документооборота «Первая Форма». 25-го числа месяца формируются задачи ответственным лицам: заполнить табели, закрыть расчеты, вложить калькуляции и прочие документы. Выполнение задачи фиксируется исполнителем и бухгалтерией, а информация о нарушении сроков стекается к руководству. Санкции за нарушение рассчитываются автоматически и корректируют переменную часть оплаты труда.
«Первая Форма» – одно из решений по автоматизации бизнес-процессов наравне с зарубежными (IBM Notes, EMC Documentum и др.), а также российскими [ЭОС (Дело), «1С» («1С:Документооборот 8»), DocsVision, Directum и т. д.]. Частично задачи можно решать через Outlook MS.
Контрольные процедуры и методология облегчают ведение бизнеса, а не жизнь бухгалтерии
Вопросы контроля решаются не отдельной задачей, а одновременно с описанием бизнес-процесса через разделение полномочий, визирование и настройки систем.
В компании (ремонт ККМ в гипермаркетах) при заведении договора в «1С» указывается срок завершения расчетов по нему. Если расчеты не завершены в срок, появляется напоминание и приостанавливается сервис.
Проволочки при закрытии периода возникают, когда не вся информация внесена при вводе данных. Такие «факультативные» поля, как «статья движения денежных средств», «способ строительства основных средств» и т. п., заполняются формально или не заполняются вовсе. «Правильная» система контролирует такие места и предоставляет специалистам доступ к источнику информации – скану-копии договора, письма или счета.
В одной девелоперской группе с иностранным владением все скан-копии документов прикрепляются в учетную систему к конкретной операции.
Вероятно, это излишне для рядовой операции, но жизненно необходимо для договоров, оснований платежей, операций по кредиту, строительству, цессии и иным нестандартным событиям. Круг таких документов определяется в регламенте, исключая поиски оригинала, тиражирования и сбор для аудиторов.
Методология учета служит целям компании, поэтому все политики в области учета отталкиваются от реальных потребностей бизнеса, а не комфорта бухгалтерской службы.
Компания по ремонту офисов А+ дает годовую гарантию заказчикам, которые удерживают 3,5% договора в обеспечение. По опыту компании, работы выполняются в 98 случаях из 100. Такая практика говорит не о плохом качестве работ, это демонстрация лояльности клиенту. Признание удержания в доходах спустя год позволяет соотносить расходы по гарантийному ремонту. Хотя бухгалтерии было удобно включать в доходы всю сумму акта в момент сдачи объекта.
Переоценку активов, тест на обесценение, оценку месторождений, расчет резервов можно организовать заранее. Ведь сложно составить базовые модели, а в готовых полный пересчет производится быстро. Для этого с внешними контрагентами заранее согласовывают договоры и методики, аудиторов приглашают на промежуточный этап.
Единый информационный комплекс строится по принципу «каждое событие обрабатывается в системе один раз»
Единая информационная система на всю компанию – это из области IT-фантастики. Современные интегрируемые между собой решения складываются в гибкую и независимую систему по принципу конструктора, используя данные одной системы в другой без повторного ввода.
В гостиничном комплексе 4* на черноморском побережье использовались программы: fidelio (гостиница), r-keeper (ресторанный комплекс), Спа (спа-комплекс), «1С:Бухгалтерия», «1С:Зарплата». Везде были свои справочники, данные стекались в «1С» после ручной обработки в Excel. В результате собственник получал краткие таблички к 30 марта, непроверяемые из-за невозможности «провалиться» в цифры.
Возможность интеграции – это главный принцип при выборе автоматизированных систем, для чего необходимы соответствие программных модулей и единая система справочников. Выявление потребности в информации у всех пользователей позволяет обрабатывать и заносить в систему событие один раз для всех.
Бухгалтеру Марии не нужна информация о дате погашения долговых ценных бумаг, а юристу Петру нужна. Чтобы юрист не вел отдельный реестр, системе нужны дополнительные поля для ввода данных по юридической части и отчеты в нужных разрезах.
Ранее использовали планы счетов для различных целей, однако, современные системы хранят информацию в регистрах, которых сколько угодно. При вводе события указывают, в каких регистрах его отразить, при этом повторяющая информация копируется, а отличающаяся заносится отдельно. Данные из регистров цепляются для финансового учета к планам счетов, а для нефинансового (продажи, производство, склад и т. д.) – формируют отчеты по регистрам в удобном и настраиваемом индивидуально для пользователя виде.
Рисунок 3. Единый учетный комплекс обеспечивает информацией все службы компании
Соблюдение регламента учета помогает сотрудникам финансовой службы, но его разработка превращает жизнь в кошмар
Регламент (иначе – правила, стандарт, положение и т. д.) – это утвержденный и обязательный к применению внутрифирменный документ, в котором описаны все процедуры, осуществляемые бухгалтерской службой и связанными подразделениями, указаны сроки их осуществления и ответственные за них должностные лица, а также санкции и поощрения.
Семь из десяти регламентов пишут по требованию бухгалтерских и иных нормативных актов. Их оформление снижает отдельные риски, но не формирует логичных бизнес-процессов.
Быстрое закрытие требует не только регламент, но и систему мотивации для его соблюдения. Сделать это можно внутренними силами, но знающие финансовые директора предпочитают привлечь к работе консультантов. Вот их основные аргументы:
Для сохранения внутреннего климата при разработке регламента отдать роль «плохого полицейского» консультанту. Ответственный за проект со стороны компании станет «хорошим полицейским». Он останется в одной лодке со своей командой и объяснит ей преимущества новой системы.
Комплексный регламент включает в себя:
«Быстрое» закрытие: цели, проблемы, пути решения
Автор: Е.В. ГАВРИЛОВА, старший консультант департамента бухгалтерского консалтинга компании «ФБК», Е.Е. ПЕТРОВСКАЯ, старший консультант департамента бухгалтерского консалтинга компании «ФБК»
Источник: Журнал «Финансовые и Бухгалтерские консультации» №7-2008
Опубликовано: 20 октября 2009
В последнее время очень популярными в финансовой и бухгалтерской среде стали такие термины, как fast close (быстрое закрытие), accruals (начисления), provision (оценки, предположения). Все эти термины применяются в связи с реализацией во многих российских компаниях проектов по «быстрому» закрытию периода в целях подготовки финансовой отчетности либо по российским стандартам бухгалтерского учета (РСБУ), либо по международным (МСФО).
Цели проекта «быстрого» закрытия
Как известно, финансовая отчетность, составленная в соответствии с МСФО, — одно из обязательных условий выхода компании на зарубежные рынки, так как позволяет представителям международного бизнеса должным образом оценивать и воспринимать российские предприятия. Составленная по международным стандартам отчетность:
Исходя из этого одной из задач компании, стремящейся к интеграции в мировое экономическое сообщество, является обеспечение своевременного выпуска отчетности по МСФО на регулярной основе в сроки, необходимые для удовлетворения требований акционеров, инвесторов, регуляторов рынка ценных бумаг. Для этого многие российские компании ставят перед собой задачу подготовки отчетности в режиме «быстрого» закрытия периода, когда бухгалтерские регистры закрываются не позднее чем на тре-тий—пятый день по окончании отчетного периода, а комплект финансовой отчетности представляется на подпись руководителю на 10-й день по окончании отчетного периода (квартала).
Важно, что рассматриваются только календарные дни независимо от дней недели и наличия рабочих и выходных дней. Возможные сроки подготовки финансовой отчетности, рассматриваемые в качестве стратегической цели проекта fact close, приведены на рис. 1.
Проблемы на пути «быстрого» закрытия и способы их решения
Независимо от выбранного метода составления отчетности (либо путем трансформации, либо на основании регистров параллельного учета по МСФО) на «быстрое» закрытие периода существенное влияние оказывают сроки получения и отражения в учете компании первичных учетных документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Как показывает практика, на пути достижения цели сокращения сроков подготовки отчетности большинство российских компаний сталкиваются с однотипными проблемами, обусловленными различными факторами. Эти факторы можно объединить следующим образом:
Типичные проблемы, влияющие на подготовку отчетности компаний в режиме fast close, и возможные, на наш взгляд, пути их решения приведены в таблице.
Применение технологии accruals как способ решения проблемы
Многие российские компании для подготовки отчетности в режиме fast close применяют метод «начисления» (или технологию accruals). Общая концепция этой технологии заключается в признании доходов в момент их поступления, а затрат в тот момент, когда они были понесены, независимо от наличия первичных документов, установленных законодательством. Совершенная хозяйственная операция находит отражение в отчетности вне зависимости от того, получены ли первичные учетные документы и закончена ли их обработка. Согласно требованиям российского законодательства все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании полностью оформленных первичных документов в соответствии с утвержденными внутренними регламентами документооборота и обработки первичных учетных документов. Для отражения же хозяйственной операции в учете по правилам МСФО возможно наличие как оформленного первичного документа, так и документа, составленного на основании provision — бюджетных прогнозов, нормативных показателей, сметных расчетов и т.п.
Проблемы, влияющие на сроки «быстрого» закрытия
Возможные пути решения
Внешние факторы, подверженные влиянию «изнутри»
Несвоевременное представление документов контрагентами, в том числе генподрядчиками.
Возврат контрагентам документов, оформление которых не отвечает требованиям российского законодательства
Изменение взаимоотношений и условий договоров с контрагентами:
Внешние факторы, не подверженные влиянию «изнутри»
Сроки и порядок представления первичных документов по группе контрагентов, закрепленные в специфических отраслевых регламентах либо связанные со спецификой работы контрагента
Изменение учетных бизнес-процессов:
Повышение качества финансовых прогнозов, внедрение системы бюджетирования по принципам МСФО.
Совершенствование корпоративной системы управления:
Несвоевременное представление первичных документов в бухгалтерию ответственными специалистами подразделений.
Дублирование функций визуального контроля на соответствие требованиям РСБУ, условиям договора и внутренним распорядительным документам, а также ручного ввода реквизитов и содержания документа различными службами.
Отсутствие процедур контроля за сроками возврата документов, отправленных на переоформление контрагенту.
Потеря информации по первичному документу, связанная с возвратом документов на переоформление контрагенту.
«Зависание» документа на подписи у руководителей.
Неравномерная загрузка специалистов бухгалтерии
Оптимизация действующей системы документооборота:
Создание электронного архива документов:
Укрепление исполнительской дисциплины:
Применение для составления и передачи отчетности в рамках одного подразделения компании различных учетных систем, не связанных между собой, замедляющее процесс консолидации отчетности
Создание единой интегрированной корпоративной системы учета, объединяющей все участки ведения учета и подготовки отчетности
* Формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100.
Для достижения цели подготовки финансовой отчетности в режиме fast close можно использовать:
По документам, заменяющим первичные (например, реестрам, справкам), внутренним локальным актом разрабатываются и утверждаются конкретные формы, являющиеся составной частью порядка документооборота.
Для внедрения технологии accruals необходимо определить:
Для повышения достоверности составляемой финансовой отчетности компании в режиме fast close ежемесячно следует:
должен быть закреплен внутренним локальным актом компании. В общем виде возможный алгоритм процесса проведения контрольных процедур по анализу отклонений между предварительными и фактическими данными представлен на рис. 2.
Риски и препятствия на пути к достижению цели
Нельзя забывать, что хозяйственные операции совершают все подразделения компании, а задачей бухгалтерии является только корректное отражение этих операций в учете и отчетности. Иными словами, вся жизнь течет за пределами бухгалтерии, в документировании информации и формировании отчетности участвуют все подразделения и весь персонал компании.
Таким образом, сокращение сроков подготовки финансовой отчетности является задачей, охватывающей все бизнес-процессы, происходящие в компании, и предполагает комплексный подход к решению, основные направления которого приведены на рис. 3.
Нужно иметь в виду, что при внедрении проекта по сокращению сроков подготовки отчетности могут возникнуть риски, как связанные с человеческим фактором:
Кроме того, надо просчитать и экономические риски внедрения такого проекта, обусловленные тем, что при подготовке отчетности в режиме fast close рассматриваются только календарные дни независимо от дней недели и наличия рабочих и выходных дней. Таким образом, режим работы подразделений компании в течение времени подготовки отчетности предполагает работу персонала без выходных дней и сверх установленной нормы рабочего времени. Поэтому необходимо произвести в соответствии с Трудовым кодексом РФ экономические расчеты доплат за сверхурочную работу, а также работу в праздничные и выходные дни.
Введение новых правил документооборота и отражения в учете хозяйственных операций потребует дополнительных финансовых затрат на обучение сотрудников компании.
Обратите внимание: стадия внедрения проекта, от его начала и до достижения стратегической цели — получение полного пакета отчетности по МСФО, например, на 10-й календарный день с отклонениями по accruals менее 2—3%, — может занимать значительный временной промежуток (рис. 4). После запуска проекта следует проводить обязательный ежемесячный мониторинг соблюдения сроков подготовки отчетности с целью выявить отклонения во времени прохождения бизнес-процессов подготовки отчетности от утвержденного графика и анализ причин этих отклонений для их устранения в дальнейшем.
Факторы успеха
Универсального метода сокращения сроков подготовки финансовой отчетности не существует, каждая компания выбирает для себя те или иные механизмы достижения поставленной цели, но получению желаемого результата в более короткие сроки способствует целый комплекс различных факторов.
Как уже отмечалось, задача сокращения сроков подготовки финансовой отчетности охватывает все бизнес-процессы, происходящие в компании, поэтому успешное внедрение проекта fast close во многом зависит от поддержки со стороны руководителей высшего звена компании, а также от понимания актуальности вопроса и заинтересованности в успехе реализации проектных решений не только топ-менеджеров финансовых служб, но и руководителей всех производственных и технических подразделений. Проектные решения должны разрабатываться усилиями утвержденной рабочей группы проекта, объединяющей специалистов всех подразделений компании.
Внедрение проекта fast close требует проведения большой подготовительной работы и среди сотрудников, направленной на разъяснение целей и задач проекта. Пониманию необходимости неукоснительного соблюдения требований новых внутренних регламентов компании во многом способствует проведение семинаров и презентаций, предназначенных для обучения всего персонала новым правилам составления и представления документов, обработки и контроля учетных документов, формирования финансовой отчетности.
К факторам успешного внедрения проекта можно отнести применение системы мотивации персонала на строгое соблюдение регламентов документооборота, ввода и обработки учетных данных, подготовки финансовой отчетности, а также проведение регулярного административного контроля за процедурами отражения операций в учете в соответствии с новыми правилами.
В конечном счете должно произойти изменение не только стереотипа отстраненности сотрудников производственных, технических служб от бизнес-процесса подготовки финансовой отчетности и устоявшихся взглядов сотрудников финансовых служб на методы учета и подготовки отчетности, но и корпоративной культуры компании в целом.
Во многом успеху «быстрого» закрытия способствует привлечение консалтинговых компаний для реализации проекта fast close, так как консультанты обладают определенными технологиями работы над проектами, имеют опыт внедрения подобных проектов и комплексный взгляд со стороны, тогда как реализация проекта собственными силами компании может привести к снижению эффективности исполнения сотрудниками своих текущих функций в силу отвлечений на проведение дополнительных работ.
Одновременно не следует забывать, что консультанты выполняют работы и выносят экспертные оценки в рамках реализации проекта на базе информации, представленной компанией, также предполагается активное совместное обсуждение предлагаемых проектных решений. Поэтому сотрудники компании, входящие в рабочую группу по реализации проекта, должны своевременно предоставлять консультантам необходимые сведения, чтобы не сорвать сроки выполнения работ. Тем не менее не стоит забывать, что, хотя консультанты и предлагают ряд оптимальных, на их взгляд, проектных вариантов концептуальных моделей по «быстрому» закрытию периода, принятие решения всегда лежит на компании, так же как и ответственность за выбор.
Автор: Е.В. ГАВРИЛОВА, старший консультант департамента бухгалтерского консалтинга компании «ФБК», Е.Е. ПЕТРОВСКАЯ, старший консультант департамента бухгалтерского консалтинга компании «ФБК»