что такое адекватность документированной информации

Статья 11. Документирование информации

Статья 11. Документирование информации

ГАРАНТ:

См. комментарии к статье 11 настоящего Федерального закона

1. Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации.

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 18 июня 2017 г. N 127-ФЗ часть 2 статьи 11 настоящего Федерального закона изложена в новой редакции

2. В государственных органах, органах местного самоуправления документирование информации осуществляется в соответствии с правилами делопроизводства, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 65-ФЗ в часть 4 статьи 11 настоящего Федерального закона внесены изменения

4. В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

5. Право собственности и иные вещные права на материальные носители, содержащие документированную информацию, устанавливаются гражданским законодательством.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Источник

Адекватность информации

Адекватность информации — это уровень соответствия образа, создаваемого с помощью информации, реальному объекту, процессу, явлению. От степени адекватности информации зависит правильность принятия решения.

Адекватность информации может выражаться в трех формах: синтаксической, семантической и прагматической.

Синтаксическая адекватность отображает формально-структурные характеристики информации, не затрагивая ее смыслового содержания. На синтаксическом уровне учитываются тип носителя и способ представления информации, скорость ее передачи и обработки, размеры кодов представления информации, надежность и Точность преобразования этих кодов и т. д. Информацию, рассматриваемую с таких позиций, обычно называют данными.

Семантическая адекватность определяет степень соответствия образа объекта самому объекту. Здесь учитывается смысловое содержание информации. На этом уровне анализируются сведения, отражаемые информацией, рассматриваются смысловые связи. Таким образом, семантическая адекватность проявляется при наличии единства информации и пользователя. Эта форма служит для формирования понятий и представлений, выявления смысла, содержания информации и ее обобщения.

Прагматическая адекватность отражает соответствие информации цели управления, реализуемой на ее основе. Прагматические свойства информации проявляются при наличии единcтва информации, пользователя и цели управления. На этом уровне анализируются потребительские свойства информации, связанные с практическим использованием информации, с соответствием ее целевой функции деятельности системы.

Источник

Свойства документированной информации

Свойства документированной информации.— это качест­ва, признаки, которые присущи документу вне зависимостиот того, осознаются они человеком или нет. Свойства теснымобразом связаны с содержанием понятия документа и его ос­новными функциями. Документированная информацияобла­дает большинством тех же свойств, что и информация вооб­ще. Эти свойства также можно разделить на внутренниеи внешние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника инфор­мации, ее приемника и объекта или явления, которое она от­ражает.

Наряду с общими свойствами, документированная инфор­мация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. Ких числу следует отнести прежде всего фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа. Кроме того, документированная информа­ция обладает свойствами оперативности и ретроспективное™ ивсегда имеет целевое назначение. Иначе говоря, она обладает атрибутивностью и функциональностью.

Любая документированная информация имеет знаковую форму. Прячем возможна запись информации на материаль­ный носитель с помощью различных знаковых систем. Иначе

говоря, информация обладает свойством инвариантности, т. е. автономности от видов носителей.

Носители информации подвержены различным вид) старения и возможности разрушения, что предопределяет ещё одно свойство— бренность документированной ин« формации.

Возможность размножения информации, передачи её с од­ного носителя на другой связана с таким свойством информа­ции, как транслируемость.

Следствие размножения — мультипликативность инфор­мации, т. е. возможность одновременного существования од­ной и той же информации на различных носителях.

Важнейшим свойством документированной информация является её рассеяние. Будучи зафиксированной на материаль­ном носителе и отделившись таким образом от субъекта, ин­формация начинает относительно самостоятельное движение в социальном времени и пространстве. Это движение на первый взгляд может показаться хаотичным, но в действительности, подчиняется определённым закономерностям.

С рассеянием документированной информации тесно свя­зано ещё одно её свойство — дискретность, заключающееся в возможности информации передаваться, храниться и исполь­зоваться по частям. Дискретность, с одной стороны, способст­вует рассеянию информации, а с другой — помогает оптими­зировать многие информационные процессы. В частности, дискретность позволяет разделять какое-либо сообщение на отдельные части, которые можно кодировать, передавать в преобразованном виде во времени и пространстве с после­дующим декодированием.

Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: полнота, полез­ность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.

Важнейшее свойство документированной информации — её ценность, т. е. потребительская значимость, которая выра­жается, как правило, в соответствии информации своему целе-

Свойства и структура документированной информации

₀му назначению. При этом ценность любой информации мо­жет быть реализована только в рамках определённой инфор­мационной системы, в качестве элемента этой системы, свя­занного с другими её структурными элементами и блоками. Отсюда ценность документированной информации зависит прежде всего от степени её вовлечённости в сферу обществен­ного бытия человека. Отражая определенные социальные от­ношения, документ изменяет свою ценность в зависимости от изменений пространственно-временной, психологической сре­ды его бытования.

Одна и та же информация может иметь различную цен­ность для разных потребителей. К примеру, сообщение о над­вигающейся грозе неравноценно для одинокого путника в сте­пи, для городской домохозяйки или для горняка, работающего в шахте.

Как можно определить, измерить ценность информации? Вспомним «Остров сокровищ» Р. Л. Стивенсона. Там пираты, чтобы добраться до зарытых сокровищ, настойчиво стреми­лись заполучить бумаги Флинта, карту, т. е. документирован­ную информацию. В противном случае для достижения цели пиратам пришлось бы либо перекопать весь остров, либо дей­ствовать методом случайного поиска для определения места раскопок. Карта же позволяла существенно сэкономить время и средства. Таким образом, ценность документированной ин­формации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели. В науке одним из показателей ценности информации служит частота цитирования работы того или иного автора, учёного, т. е. чис­ло ссылок на неё в течение года.

В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение.

Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для её источника. Для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, так как увеличивает исходную не­определённость, уменьшает вероятность достижения цели.

Существенной характеристикой документированной ин­формации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и получен­ной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информа­ция никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксиро­вать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому все­гда можно говорить лишь о степени полноты информации.

Однако с избыточностью информации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Прежде всего необходимо различать семантическую (смысло-

1 Коган В. В. Человек в потоке информации. Новосибирск, 1981. С. 59.

2 Воробьёв Г. Г. Твоя информационная культура. М., 1988. С. 158.

Свойства и структура документированной информации

вую) и лингвистическую (языковую) избыточность. Семанти­ческая избыточность документированной информации всегда конкретна, т. е. для каждого реципиента она различна и зави­сит от уровня его знаний в той области, с которой связана дан­ная информация.

Будучи неотъемлемой составляющей человеческой дея­тельности, документированная информация социальна по своей сущности, а следовательно, неизбежно содержит эле­мент субъективности. Документ составляется человеком, ко­торый по своему усмотрению производит отбор тех или иных

1 Суханов А. П. Мир информации (история и перспективы). М: Мысль, 1986. С. 125-129; Бельковец Л. П. Нужны ли алгоритмы чте­ния. // Делопроизводство. 2000. № 2. С. 70.

фактов, определённым образом их располагает, анализирует, интерпретирует и т. д. Реципиент также субъективно воспри­нимает документированную информацию. Поэтому можно говорить лишь о той или иной степени объективности доку­мента.

С полнотой и субъективностью связана достоверность ин­формации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности. Достоверность зависит от источника информации, прежде все­го от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации.

Проблема достоверности информации нередко бывает свя­зана с преднамеренным её искажением— дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно ис­кажённой интерпретации каких-либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её откло­нения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.

Понятие новизны также относительно. Одна и та же ин­формация, утратив новизну в оперативной среде, может ока­заться новой при реконструкции событий прошлого, т. е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.

1 См., в частности: Коренченко Р. А. Общая теория организации. М.: Юнити, 2003. С. 169.

Свойства и структура документированной информации

С новизной связана своевременность информации, т. е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.

Одно из свойств документированной информации— её доступность, т. е. возможность получения потребителем.

Защищённость— свойство документированной информа­ции, которое характеризует невозможность несанкциониро­ванного доступа и изменения, искажения её со стороны других лиц.

Ещё одним свойством информации является её эргономич-ность, т. е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.

Наконец, важным свойством документированной инфор­мации является её адекватность (определённость), т. е. со­ответствие отражённых в документе фактов, событий, пока­зателей самому объекту или явлению, а также задаче кон­кретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степе­ни адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

Изучение свойств документированной информации, хотя на первый взгляд и может показаться чем-то достаточно далёким от практической документной деятельности, в действительно­сти тесно связано с этой практикой. Рассмотренные теоретиче­ские проблемы необходимо принимать во внимание на многих этапах работы с документами: при использовании унифициро­ванных текстов; в процессе свёртывания информации либо, напротив, преднамеренного создания в необходимых случаях её избыточности; в ходе анализа, критической оценки инфор­мации; при определении принципов и критериев её ценности и т. п. Иначе говоря, свойства документированной информа­ции реализуются как раз в процессе непосредственной работы с документами, начиная от их создания и заканчивая архивным хранением и использованием в качестве исторических источ­ников.

Помимо внешних, существуют внутренние свойства доку­ментированной информации. Они находят свое выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.

Источник

Адекватность информации

Свойства информации

Информация объект – динамический, образующийся в момент взаимодействия объективных данных и субъективных методов. Информация обладает набором некоторых свойств. На свойства информации влияют свойства данных и свойства методов. По окончании процесса свойства информации переносятся на свойства новых данных, то есть свойства методов могут переходить на свойства данных. Например, материалы следствия выражаются в виде приговора суда.

К основным свойствам информации принято относить следующие:

актуальность – это степень соответствия информации текущему моменту времени;

доступность информации – это мера возможности получить ту или иную информацию;

полнота информации – ее достаточность для принятия решения

адекватность – это степень соответствия образа, создаваемого с помощью полученной информации реальному объекту.

От степени адекватности информации зависит правильность принятия решений человеком или управляющей системой.

В народной мудрости “лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать” заключено представление о том, что информация может иметь качество. Адекватность информации является одной из характеристик качества информации.

Примеры разного подхода к адекватности и достоверности информации мы можем найти в законодательстве. Закон различает права свидетелей и подозреваемых. В то время как сообщение заведомо ложных данных подозреваемым считается адекватным поведением, те же действия со стороны свидетелей адекватными не являются и рассматриваются как правонарушение.

Адекватность может выражаться в трех формах.

Синтаксическая адекватность отображает формально-структурные характеристики информации и не принимает во внимание ее содержательную часть. На синтаксическом уровне учитывается тип носителя, способ представления, скорость передачи информации.

Семантическая (смысловая) адекватность определяет степень соответствия образа объекта и самого объекта. На этом уровне анализируются те сведения, которые отражает информация, рассматриваются смысловые связи. Эта форма служит для формирования понятий и представлений, выявления смысла, содержания информации и ее обобщения.

Прагматическая (потребительская) адекватность отражает соответствие информации цели управления, реализуемой на ее основе. Эта форма адекватности связана с практическим использованием информации, с ее соответствием целевой функции деятельности системы.

Источник

Свойства документированной информации

Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает[9].

Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.

Релевантностью (от англ. «relevant»- уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.

Ценность документированной информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели.

В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение. Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для её источника. Для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, так как увеличивает исходную неопределённость, уменьшает вероятность достижения цели.

Существенной характеристикой документированной информации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.

Однако с избыточностью информации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Установлено, что в целом ряде случаев избыточная информация приносит даже пользу. Причём необходимость избыточности доказана эволюционным развитием.

С полнотой связана достоверность информации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности[10].

Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создаётся человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности.

Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.

Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим её свойством является новизна. Понятие новизны относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.

С новизной связана своевременность информации, т.е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.

Ещё одним свойством информации является её эргономичность, т.е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя[11].

Наконец, важным свойством документированной информации является её адекватность (определённость), т.е. соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.

Заключение

Глобальная информатизация общества, широкое распространение новых информационных и коммуникационных технологий, постепенное внедрение рыночных механизмов и современного менеджмента привели к усилению роли информации в социально-экономических процессах и осознанию ее как важнейшего стратегического ресурса.

Согласно российскому законодательству, в информационные ресурсы включаются документированная информация и информационные технологии, т.е. предмет и средства информационной деятельности.

Документирование информации – обязательное условие для ее включения в информационные ресурсы – осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

При помощи документирования информация приобретает необходимые свойства и в виде документов выполняет свою основную роль в процессах управления, передавая управленческие воздействия от объекта субъекту управления и сигнализируя об обратной реакции.

В результате документирования информация закрепляется (фиксируется) на носителе, приобретает юридическую силу, возможность идентификации, доказательства ее подлинности. Таким образом, основной формой организации информации в управлении является документ.

Носители информации самым тесным образом связаны не только со способами и средствами документирования, но и с развитием технической мысли. Отсюда – непрерывная эволюция типов и видов материальных носителей.

Развитие материальных носителей документированной информации в целом идёт по пути непрерывного поиска объектов с высокой долговечностью, большой информационной ёмкостью при минимальных физических размерах носителя.

Источник